Manuál k aukčnímu portálu Diakonie ČCE I. OBECNÉ INFORMACE Tento manuál ve stručnosti popisuje aukční portál Diakonie ČCE. Je určen především dosavadním správcům webů diakonické rodiny, kteří mají alespoň základní uživatelskou zkušenost s obsluhou redakčního systému VIZUS CMS. Další informace o obsluze diakonických webů a hlavní manuál jsou ke stažení na helpdesk.diakonie.cz. Aukční portál je web sloužící celé Diakonii, tedy společná platforma, kde lze dražit výrobky klientů, umělecká díla a mnohé další předměty ve prospěch střediska či školy Diakonie ČCE. Nový portál nahrazuje dosavadní jednoduchý aukční web aukce.diakoniecce.cz, rozšiřuje jej o nové funkce a je graficky přizpůsoben a propojen se stávající rodinou diakonických webů. Zásadní novinkou je fakt, že prostor v určitém kalendářním období není limitován aukcí pouze jednoho střediska a může tedy běžet libovolný počet aukcí zároveň, zapojit se tak může kdykoli a kterékoli středisko. Jednou aukcí se nyní myslí jedna aukční položka (např. obraz, keramický hrnek, dřevěný vláček, lahev vína, kopačka Petra Čecha), nikoli tedy celý soubor aukčních předmětů z jednoho střediska, jako tomu bylo dříve. Každá jednotlivá aukce má tedy svůj vlastní počátek a konec, jež jsou nezávislé na jiných. Podobným systémem fungují i komerční aukční portály (například aukro.cz). Středisko tak může mít více různých nezávislých aukcí a celkový počet aukcí v systému není shora omezen. Organizátorem aukce je vždy jedna z organizačních jednotek Diakonie ČCE, dražitelem pak kterákoli osoba po předchozí jednoduché registraci. Přístup Každé organizační jednotka Diakonie ČCE má vlastní přístup do systému a spravuje zde pouze své aukce. Nadto hlavní administrátor má přístup ke všem aukcím a může případně zasáhnout kamkoli v rámci portálu. Hlavní administrátor též upravuje další položky webu mimo konkrétní aukce (menu, texty, grafiku). Přístup každému správci na počátku nastaví hlavní administrátor, a to tak, že vybere již existujícího správce střediskového webu a přiřadí jej k aukčnímu portálu. Přihlašovací údaje pak správce obdrží e-mailem. Kategorie aukčních položek Každá položka je zařazena do příslušné kategorie (například: Umělecká díla / Obrazy). Tyto kategorie a subkategorie jsme zatím nastavili podle očekávaného spektra aukčních předmětů (výrobky klientů podle typu a umělecká díla), nicméně přivítáme vaše požadavky na jejich úpravu (platí ovšem, že hlavních kategorií by mělo být jen několik, například pět, kvůli snadné orientaci uživatelů, mohou se ale dále větvit, například umělecká díla se nyní dělí na obrazy sochy, fotografie, grafiku). II. OBSLUHA SYSTÉMU Přihlášení do systému Do systému je třeba se přihlásit z adresy aukce.diakonie.cz/cms (před spuštěním v beta verzi aukce.beta.diakonie.cz/cms). Pro tento účel používejte prosím výhradně prohlížeč MS Windows Explorer. Na přihlašovací obrazovce vyplňte své jméno a heslo. Pro získání přihlašovacích údajů aukce.diakonie.cz Manuál 1.1 - říjen 2013 strana 1
prosíme kontaktujte Pavla Hanycha (hanych@diakonie.cz, 734 423 792). Po přihlášení vidíte prostředí, jež je podobné tomu, které znáte z redakčního systému webů diakonické rodiny. Náležejí vám práva správce střediskových aukcí, můžete tedy kompletně editovat veškeré své aukce (v rámci vašeho střediska/školy). Za tuto oblast také nesete odpovědnost, vyřizujete vyhrané aukce, komunikujete s dražiteli apod. Přidání aukce Po kliknutí na položku v levém menu Aukce uvidíte tabulku - Seznam aukcí náležejících Vašemu středisku / škole). Kliknutím na Přidat v horním menu vložíte novou aukci. Zobrazí se následující: aukce.diakonie.cz Manuál 1.1 - říjen 2013 strana 2
Všechny položky jsou přímo v systému popsány a vysvětleny. Vyplňte, pod jakým názvem se bude položka zobrazovat (například Keramické hodiny s medvědem z Litoměřic). Vyplňte také ostatní položky (odkdy se má aukce zobrazit na webu, začátek a konec aukce). Doporučujeme zaokrouhlovat časy na celé hodiny). U položky stav ve většině případů označte příprava (na úpravě této terminologie ještě pracujeme). Před kliknutím na červené tlačítko Přidat je třeba vyplnit ještě ostatní parametry aukce (přepnete mezi nimi nahoře): informace o položce, správce aukce, ceny, platba, ostatní, doprava atd. Všechny položky jsou dostatečně popsány přímo v tabulce. Položka WEB uživatelé sdružuje všechny registrované uživatele všech aukcí na celém portálu. Registrovaní uživatelé aukčního portálu se mohou účastnit všech aukcí v rámci portálu. Do tohoto přehledu můžete pouze nahlédnout. Uživatel se registruje sám přímo na webu kliknutím na odkaz Registrace v horním menu. Pro případné smazání uživatele (na jeho žádost) kontaktujte prosím hlavního administrátora na adrese aukce@diakonie.cz. Úpravy v profilu uživatele (změna jména, kontaktních údajů) může udělat dražitel sám ve svém nastavení (změnit nelze pouze veřejné jméno neboli přezdívka, pod kterou uživatel draží). Položka CMS uživatelé umožňuje spravovat přístupy k Vašim aukcím. Můžete přidat nového správce, ale ten musí být předtím registrován jako správce Vašeho střediskového webu. Archiv souborů je znám ze střediskových webů. Sem se nahrávají veškeré soubory, v případě aukcí především obrázky dražených předmětů. Každá organizační jednotka má svůj vlastní Archiv souborů, kam může libovolně umisťovat soubory a vytvářet složky. Tento Archiv souborů je neviditelný ostatním (s výjimkou hlavního administrátora). V Osobním nastavení prosím nastavte svůj mail a telefon Další položky menu (Systém a Statistiky) nejsou určeny k přístupu na této úrovni. Poslední položka, Web, zobrazí web z pohledu uživatele internetu ( zvenku ). III. PRŮBĚH AUKCE Aukce je zahájena v nastaveném termínu (den a čas). Může být připravena už dříve, v tom případě se na hlavní straně zobrazí v seznamu aukcí připravovaných (Nejbližší aukce). Jakmile je aukce aktivní, registrovaní uživatelé mohou přihazovat. Systém automaticky nabízí příhozy dle následující tabulky: Aktuální vydražená částka 0-1000 Kč 50 Kč > 1000 Kč 100 Kč > 5000 Kč 250 Kč > 15000 Kč 500 Kč Automatická (přednastavená) výše příhozu Vzhledem k benefičnímu smyslu diakonických aukcí systém umožňuje zvolit přihození vlastní (vyšší) částky, stejně tak více za sebou jdoucích příhozů totožného uživatele. Po každém přihození systém automaticky rozešle notifikační e-mail pořadateli aukce, dražiteli a ostatním dražitelům, kteří se již do této konkrétní aukce zapojili. aukce.diakonie.cz Manuál 1.1 - říjen 2013 strana 3
IV. PO UKONČENÍ AUKCE - VYDRAŽENÁ POLOŽKA Po skončení aukce obdrží automaticky výherce i všichni zúčastnění dražitelé notifikační e-maily (informace o výsledku). Výherce je tímto notifikačním e-mailem vyzván k potvrzení aukce, přičemž si zároveň zvolí způsob doručení (pošta, zásilková služba, osobní převzetí ve středisku). Poté, co výherce potvrdí aukci, obdrží rovněž automaticky platební údaje (platba je možná pouze bankovním převodem). Další komunikaci s uživatelem (bude-li jí třeba) je možné řešit individuálně v rámci konkrétní aukce, tzn. správce aukce kontaktuje dále výherce (kontaktní údaje výherce se správci zobrazí u konkrétní aukce ve sloupci OBJ. Administrace v redakčním systému po skončení aukce Na záložce Seznam aukcí zjistíme ve sloupci Stav, zda je položka prodána (ukončená vydraženo), nebo zůstala nevydražená (ukončená k prodeji). Prodaná položka informace o prodeji ve sloupci OBJ E-mail výherci lze odeslat kliknutím na žlutou obálku vedle jména. Podle položky Stav se dále můžete orientovat v objednávce: čeká znamená, že výherci aukce byl zaslán notifikační e-mail o vydražení, ale on ještě aukci nepotvrdil a nezvolil způsob odběru a platby. Možnosti potvrzeno, neuhrazeno a uhrazeno se zobrazí poté, co výherce potvrdí aukci a zvolí způsob odběru. Dále mezi nimi přepíná správce aukce a sám si stav spravuje. Seznam příhozů a kontaktů na všechny dražitele lze zobrazit v seznamu aukcí po kliknutí na položku ve sloupci VÝV. aukce.diakonie.cz Manuál 1.1 - říjen 2013 strana 4
Neprodané položky Poaukční prodej Neprodanou položku máte možnost nabízet v poaukčním prodeji za pevnou cenu, to znamená, že je v sekci poaukční prodej nabízena jako v e-shopu, dokud není prodána. Tato možnost je přednastavena a jednotlivé položky neprodané v aukci automaticky přecházejí do poaukčního prodeje. Pevnou prodejní cenu máte možnost měnit na záložce Ceny/platba v okně úprava aukce. Pokud již položku v poaukčním prodeji prodávat nechcete, je třeba přepnout její stav v okně editace položky na ukončená - neprodáno. V. ZOBRAZENÍ A PROPOJENÍ V RÁMCI WEBOVÉ RODINY Na hlavní straně portálu aukce.diakonie.cz se zobrazí vždy šest právě probíhajících aukcí a tři připravované. Pořadí probíhajících je určeno blížícím se koncem aukce, pořadí připravovaných blížícím se termínem začátku. Všechny probíhající aukce se zobrazují v příslušných kategorií, při zadávání do systému (viz výše) je možno nastavit, kde všude se má daná položka zobrazit (například obraz Studie lesa Antonína Slavíčka bude uveden v kategorii Umělecká díla/obrazy a zároveň obecněji v kategorii umělecká díla). Právě probíhající aukce se rovněž zobrazují na webu příslušného střediska/školy prostřednictvím tzv. widgetu ve formě boxíku (obrázek, název předmětu). Je-li položek více, střídají se v krátkém časovém sledu cyklicky za sebou. Po kliknutí je uživatel přesměrován na příslušnou aukci na aukčním portálu. Tím je zajištěno efektivní propojení vašich aukcí a vašeho webu. VI. KDO VÁM POMŮŽE Pro další informace, pomoc nebo rady kontaktujte prosím administrátory: Pavel Hanych, tel. 734 423 792, e-mail hanych@diakonie.cz nebo aukce@diakonie.cz Katka Jelínková, tel. 731 192 085, e-mail jelinkova@diakonie.cz aukce.diakonie.cz Manuál 1.1 - říjen 2013 strana 5