Verze 2.02 2006
Obsah: I. Vazby mezi modulem Autoservis a souvisejícími moduly Sklad, Vydané doklady, Vozidla a Adresář... 3 Modul Sklad... 3 Modul Vydané doklady... 8 Modul Vozidla... 9 Modul Adresář... 13 II. Modul Autoservis... 14 Menu modulu Autoservis... 14 Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 2
I. Vazby mezi modulem Autoservis a souvisejícími moduly Sklad, Vydané doklady, Vozidla a Adresář Na začátku je potřeba vysvětlit, že modul Autoservis je úzce provázán s ostatními moduly systému VARIO, jako je modul Sklad, Vydané doklady, Vozidla a modul Adresář. Modul Sklad Obecně modul Sklad slouží k agendě spojené se skladovým hospodářstvím ve firmě. Modul Sklad tvoří 3 agendy Katalog, Sklad a Skladové doklady. Pro modul Autoservis se agenda Katalog využívá ke specifickým funkcím. Pro položky agendy Servisních zakázek zde musejí být založeny minimálně 4 knihy s následujícími názvy: Katalog dílů Katalog prací Katalog kompletů Katalog subdodávek Katalog dílů slouží k evidenci všech katalogových položek dílů, které se dostávají přes Příjemky na sklad. Těchto katalogů dílů muže být i několik (obr.1). Obr.1 dialog Produkt Katalog prací slouží k evidenci obecných druhů prací jako je mechanická, klempířská,elektrikářská a diagnostická práce, ale také k evidenci normovaných operací. Zde zadané položky se nabízejí uživatelům v položkách práce agendy Servisní zakázky, modulu Autoservis. Ve spodní části je pole Norma. Vedle tohoto pole je tlačítko [ ], přes které se vzvolá dialog na zadání norem či různorodých sazeb např. podle modelů (obr.2). Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 3
Obr.2 dialog Produkt Každá takto zadaná práce či normovaná operace lze zařadit do stromu produktů. Tímto způsobem pak lze rychleji vyhledávat v rozsáhlejším katalogu prací. Nejdříve si musíte založit strom produktů a pak do něj zařadit již zadané práce či normované operace. Strom produktů vytvoříte v modulu Sklad, agenda Sklad nebo Katalog přes menu tohoto modulu (obr.3). Obr.3 menu agendy Katalog Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 4
Nejdříve si přes dialog Strom produktů záložka Definice stromu založíte skupiny oblastí kam chcete jednotlivé operace zařadit např. Motor Hlava válců Ventily (obr.4). Obr.4 dialog Strom produktů záložka Definice stromu Potom přes záložku Zařazení produktů si jednotlivé operace zatřídíte do stromové struktury prací (obr.5). Obr.5 dialog Strom produktů záložka Zařazení produktů Katalog kompletů slouží k evidenci opravárenských kompletů u kterých se dá dopředu stanovit počet kusů potřebných dílů a také případně i počet hodin práce. Takto zadaný komplet lze vybrat na zadání opravy v agendě Servisní zakázky, modulu Autoservis. Zadaný komplet umožní při zadání Servisní zakázky stanovit přesně předběžnou cenu opravy a předvyplnit jednotlivé Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 5
položky Servisní zakázky. Položky kompletu se zadávají přes záložku Ostatní dialogu Produkt. Zde si uživatel vybere ze seznamu Zobrazit položku Materiál. Zde se pak do tabulky zadají z nabízených produktů požadované položky a jejich množství (obr.6). Obr.6 dialog Produkt záložka Ostatní zadání Kompletu Katalog subdodávek slouží k evidenci často se opakujících položek subdodávek, jako je lakování, testy tlumičů, kontrola geometrie, plnění klimatizací, které si firma zajišťuje u subdodavatelů. Takto zadanou subdodávku lze vybrat na položce opravy v agendě Servisní zakázky, modulu Autoservis. V agendě Skladové doklady jsou oproti standardnímu nastavení modulu Sklad dva typy skladových dokladů navíc: Výdejka na zakázku Vratka na zakázku Pouze přes tyto doklady se realizují výdeje dílů a vratky dílů na zakázky. Tyto doklady umožňují automaticky svázat položky materiál na konkrétní zakázku. Nastavují se v možnostech agendy Skladové doklady na záložce Povolené záznamy (obr.7). V případě, že ve firmě je zaveden proces vydávání na servisní zakázku z modulu Sklad, tak typ skladového dokladu Výdejka na zakázku automaticky při jeho založení vyvolá dialog, ve kterém si uživatel vybere číslo servisní zakázky, na kterou bude vydávat díly (obr.8). V tomto případě je nutné mít nainstalovaný doplněk Výdej servisních zakázek přes menu Nástroje Doplňky - Správce doplňků. Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 6
Obr.7 dialog Možnosti knihy záložka Povolené záznamy Obr.8 dialog Výběr servisní zakázky v modulu Sklad V druhém případě, kdy se položky zadané v servisní zakázce vyskladňují rovnou ze zakázky přes tlačítko Vyskladnit zakázku >, pak se automaticky vystaví skladový doklad s typem dokladu Výdejka na zakázku. K úpravě takto vygenerovaných dokladů je potřeba mít nastavená oprávnění a příslušnou licenci na modul Sklad. Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 7
Modul Vydané doklady Obecně modul Vydané doklady slouží ke správě agendy spojené s vydanými doklady. Do tohoto modulu se vystavené doklady (faktury) generují z modulu Autoservis automaticky dle nastavení ve Fakturačních vzorech modulu Autoservis (viz. dále Menu modulu Autoservis). Položky vydaného dokladu jsou oproti standardním položkám vloženým do dokladu ručně, doplněny o údaj, z jaké zakázky jsou vygenerovány, a k jakému zadání opravy jsou v zakázce přiřazeny (obr. 9) Obr.9 doplnění Vydaného dokladu (faktury) o údaje z modulu Autoservis Dále jsou zde v poli Poznámka uvedeny údaje o vozidle ze zakázky v modulu Autoservis (obr. 10). Všechny ostatní funkce modulu Vydané doklady jsou zachovány (viz. menu Nápověda). Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 8
Obr.10 doplnění Vydaného dokladu (faktury) o údaje o vozidle z modulu Autoservis Modul Vozidla Obecně modul Vozidla slouží ke správě agendy spojené s evidencí jednotlivých vozidel. Tento modul je tvořen dvěmi agendami, Vozidla a Katalog vozidel. V agendě Katalogu vozidel si uživatel může předefinovat nejvíce používané modely, které si pak může vybírat ze seznamů, které má k dispozici při zakládání nového vozidla do agendy Vozidla. Nejdříve si založí model pomocí tlačítka Nový záznam (obr.11). Obr.11 dialog Katalog vozidel Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 9
Po vyplnění údajů v záhlaví formuláře (Značka, Model, Modelový rok), vkládá jednotlivé prodejní (modelové) entity do spodní tabulky (obr.12). Obr.12 dialog Model Na záložce Barva má uživatel možnost si nadefinovat barvy, které se pak u tohoto modelu nabízejí. Přes tlačítko Přidat otevřete dialog (obr. 13), kde k barvě lze zadat i kód barvy a další specifikace odstínu či složení barvy, které se využije pro lakovnu. Poklepáním na čtvereček v levé části formuláře si může přiřadit barvu ze standardního vzorníku barev Windows. Obr.13 dialog Barva vozidla Takto zadanou barvu si pak přesunu z části Číselník barev pomocí středového tlačítka se šipkou do seznamu Dostupné barvy (obr.14). Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 10
Obr.14 dialog Model záložka Barva Modely zadané dle předcházející části pak má uživatel možnost využít v agendě Vozidla. Tímto způsobem se zrychlí zadávání často se opakujících modelů. Stejně lze zadat Model a Prodejní entitu z karty vozidla pomocí tlačítka Vložit nový model. V agendě Vozidla si uživatelé evidují všechny údaje o vozidlech jednotlivých zákazníků. Tyto vozidla se pak nabízejí v seznamech při zakládání servisní zakázky. V dialogu Vozidla jsou údaje o vozidle rozdělena do skupin pomocí záložek (obr.15). Na kartě Obecné jsou nejdůležitější údaje o vozidle. Dále Vám popíšeme jen ty nejdůležitější: VIN Interní je to identifikátor vozidla v databázi. V nastavení modulu Vozidla má uživatel možnost si vybrat, co bude tvořit tuto položku. Buď si vybere, že VIN Interní je stejné jako celé VIN Vozidla, nebo bude tvořeno určitou částí VIN Vozidla, a nebo bude VIN Interní stejné jako bude SPZ vozidla. Stav tachometru tato položka se vždy aktualizuje, podle posledně zadanému stavu tachometru na poslední zakázce. V případě, že je na zakázce vložen nižší údaj o tachometru, než byl na předchozí zakázce (např. výměna tachometru) je tento údaj zaznamenán do Deníku na vozidle. Pomocí tlačítka, se přesunete na záložku Deník, kde budou zobrazeny pouze záznamy o změně stavu tachometru. Majitel vozidla zde má uživatel možnost zvlášť evidovat majitele vozidla, když je vůz pořízen např. na operativní leasing. V případě, že se změní majitel vozidla, je tento údaj zaznamenán do deníku, a pomocí tlačítka o změně majitele vozidla., se přesunete na záložku Deník, kde budou zobrazeny pouze záznamy Kontakt v případě, že si uživatel v modulu Adresář uloží u zákazníka i na záložce Osoby, jednotlivé osoby zákazníka, má pak zde možnost si k vozidlu zadat osobu odpovědnou k jednání ve věcech ohledně servisní zakázky včetně telefonického spojení, a dále řidiče vozidla (přepínání mezi oběma osobami je stlačením tlačítka Zástupce nebo Řidič). Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 11
Obr.15 dialog Vozidlo Záruka (měs.)/ Datum konce záruky jestliže je zde uveden konec záruky, pak Vám systém hlídá, jestliže je na zakázce použit Fakturační vzor typu garanční, zdali datum záruky již nevypršel a uživatel je na tuto skutečnost případně upozorněn v informačním pruhu dialogu Zakázky (obr.16). Obr.16 dialog Servisní zakázka upozornění na skončení záruky Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 12
Modul Adresář Obecně modul Adresář slouží ke správě agendy s údaji o zákaznících. Z tohoto modulu s pak zadané údaje přenášejí do zakázek v modulu Autoservis. Zde se pouze zmíníme o položkách, které se používají specielně pro modul Autoservis. Na záložce Obchodní se využívá pole Sleva pro zadání slevy na materiál v zakázce, a pole Počet 2 (po rozbalení seznamu polí tlačítkem vedle pole Údaj 1) pro zadání slevy na práci (obr.17). Obr.17 dialog Adresář karta Obchodní Osoby zadané na záložce Osoby, se pak využívají pro osoby uvedené na vozidle jako Zástupce a Řidič. Pojišťovny, které se mají zobrazovat v seznamu pojišťoven na kartě Servisní zakázky, se zadávají do modulu Adresář stejně, jako jiné firmy, a ještě se doplní na záložce Obchodní do pole Kategorie text Pojišťovna. Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 13
II. Modul Autoservis Menu modulu Autoservis Obr.1 - menu modulu Autoservis Modul Autoservis má, jako každý modul systému VARIO, své vlastní menu (obr.1). Toto menu obsahuje následující položky: Úschovy pneumatik - jedná se o další agendu modulu Autoservis. Pomocí této agendy se řeší evidence spojená s úschovou pneumatik. Práce s touto agendou je stejná jako s agendou Servisní zakázky. Fakturovat zakázky - přes tuto položku menu se vyvolává dialogové okno, v kterém si může uživatel vybrat servisní zakázku (popřípadě servisní zakázky), ve které jsou položky servisní zakázky ve stavu Fakturovat. Vybrané zakázky se vyfakturují podle jejich zadaných fakturačních vzorů. Hromadná fakturace - přes tuto položku menu se vyvolává dialogové okno, v kterém si může uživatel vybrat servisní zakázky od jednoho zákazníka či zákazníků. Takto vybrané zakázky se vyfakturují tak, že položky všech zakázek jednoho zákazníka, které jsou ve stavu fakturovat, se vyfakturují v jedné faktuře. Samozřejmě i zde jsou respektovány fakturační vzory. Vyskladnit zakázky - přes tuto položku menu se vyvolává dialogové okno, v kterém si může uživatel vybrat servisní zakázku (popřípadě servisní zakázky), ve které jsou položky servisní zakázky ve stavu Vydat. Fakturační vzory - přes tuto položku menu se vyvolává dialogové okno (obr.2), v kterém se nastavují jednotlivé typy zakázek (standardní, garanční, interní, atd.) ve vztahu k navazujícím dokladům servisní zakázky, jako je skladový doklad, faktura, předkontace položek, a další volitelná nastavení. Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 14
Obr.2 dialog Fakturační vzory Katalog norem - přes tuto položku menu se vyvolává dialogové okno (obr.3), v kterém se nastavují sazby k jednotlivým druhům prací či pracovních norem a to buď: - obecně bez rozdílu značek a modelů vozidel, - samostatně k jednotlivým značkám a modelům (položka Kód modelu). V levé části dialogového okna Katalog norem (obr.3) se zobrazují operace norem zařazené do stromové struktury tak, aby se daly rychleji vyhledat (např. Motor Hlava válců Ventily Výměna výfukového ventilu). Obr.3 - dialog Katalog norem Položky norem, které se nejdříve zadají do Katalogu prací v modulu Sklad, se zde zobrazí v seznamu operací. Poklepáním na název operace se zobrazí dialogové okno Operace, ve kterém lze nastavovat jednotlivé sazby (obr.4). Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 15
Obr.4 dialog Operace Ve horní části dialogu se zadá sazba pro všechny značky a modely aut, nebo se ve spodní části okna zadají sazby pro jednotlivé kódy modelů (kódy modelů musí být zadány v agendě Katalog vozidel). Tímto způsobem se nastavují také konkrétní normy na opravárenské úkony např. Výměna ložiska na přední nápravě. Nastavení agendy tento dialog slouží k nastavení dalších vlastností modulu Autoservis, které nelze zadat přes standardní dialog nastavení agendy. Na záložce Obecné (obr.5) lze nastavit název šablony (Kontrola), ve které si může uživatel nastavit povinná pole, která musí být vyplněna v dialogu Servisní zakázky, nebo pole, která se pouze barevně zvýrazní (to když u pole v šabloně Kontrola nevyplní hodnotu pro kontrolu položky). Další volbou na této záložce je možnost uzamykat pole podle stavu zakázky. Když zakázka má nastaven stav zakázky Zahájeno, tak nelze měnit Zákazníka, Vozidlo, Ceník, Odhadovanou cenu, Zadání opravy, Smluvený termín dokončení, atd. Obr.5 dialog Nastavení agendy záložka Obecné Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 16
Vložení šablony Kontrola se provádí standardním postupem jako v jiných agendách, a to tak, že na tabulce servisních zakázek vyvoláte pravým tlačítkem myši lokální menu (obr.6), a přes položku Možnosti si vyvoláte dialogové okno Možnosti knihy. V něm si vyberete záložku Šablony (obr.7) a zde si přidáte šablonu s názvem Kontrola. Obr.6 lokální menu agendy Autoservis Obr.7 dialog Možnosti knihy V dialogu Možnosti šablony se na oušku Nový záznam zadají do tabulky pole, která chcete hlídat či vybarvit (obr.8). Když chcete např. hlídat pole SPZ (textové pole), aby při uložení bylo vždy Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 17
vyplněné, je potřeba zadat do pole Výchozí hodnota text: [SPZ] <>. Pro pole Stav_tachometru, které je číselnou hodnotou se pak zadá do pole Výchozí hodnota text: [Stav_tachometru]<>0. Obr.8 dialog Možnosti šablony Část Systémová nastavení se používá pro implementace modulu Autoservis v jiných odvětvích, než je autoopravárenství. Na záložce Faktura (obr.9) lze nastavit přirážku na zakázku za drobný materiál, který se připočítá na faktuře (v případě, že to má fakturační vzor povoleno), dále text nad položkami faktury, který fakturu doplňuje o údaje z vozidla, a také text popisu položky ve faktuře. Přirážka se nastavuje v % z celkové částky za materiál nebo za práci. Lze zadat % i za obě položky, tj. jak za materiál, tak i za práci. Pole Limit slouží k nastavení částky, od které se bude přirážka na faktuře uplatňovat. Jestliže se do pole Text na položce dokladu použije stejný text u obou polí, pak se na faktuře zobrazí pouze jeden řádek se součtem přirážky. Jestliže uživatel nechce na některém dokladu uplatnit přirážku, musí ve vydané faktuře smazat řádek s touto položkou. Obr.9 dialog Nastavení agendy záložka Faktura Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 18
Na záložce Položky zakázky se dají přes dialog Nezobrazovat sloupce skrýt vybrané pole Položky zakázky, které se kliknutím vyberou v tomto seznamu. Takto lze nastavit zobrazení položek, které uživatel bude používat (obr.10). Na této záložce lze také nastavit znepřístupnění tlačítek Vyskladnit zakázku a tlačítka Fakturovat zakázku (obr.10). Tato funkce se využije, když ve společnosti je nastaven výdej dílů na zakázku pouze přes samostatné středisko sklad, které používá modul Sklad. V tomto případě je nutné mít nainstalovaný doplněk Výdej servisních zakázek přes menu Nástroje Doplňky - Správce doplňků. Znepřístupnění tlačítka Fakturovat zakázku se použije, když zakázky má fakturovat jiná osoba, než je přijímací technik. Volba Barevně upozorňovat na disponibilitu produktu zajistí, že po vložení materiálu do položek zakázky se zabarví množství podle dostupnosti materiálu zeleně, když je zadané množství skladem, oranžově, když je skladem menší množství než zadané a červeně, když skladem není žádný kus. Obr.10 dialog Nastavení agendy záložka Položky zakázky Na záložce Servisní zakázka se nastavují hodnoty, které ovlivňují upozornění na překročení odhadované ceny (obr.11). Uživatel má možnost se nechat programem informovat o součtu položek na zakázce v souvislosti se stanovenou odhadovanou cenou. Upozornění má dvě barvy, kterými upozorňuje uživatele na překročení nebo přiblížení se k odhadované ceně. Když se položky zakázky blíží k odhadované ceně, v záhlaví zakázky se zobrazí upozornění (obr.12) a na záložce Položky ve spodní části, kde jsou součty položek je první pole zprava zbarveno do oranžova. Při překročení odhadované ceny je toto pole a i vedlejší pole červené (obr.13). Dalším možným nastavením na záložce Servisní zakázka je volba, která aktivuje zasílání upozornění o překročení odhadované ceny referentovi, který zakázku založil. Ten obdrží na stanici, kde je přihlášen do Varia upozornění, že byla překročena odhadovaná cena zakázky. Střední část této záložky je určena pro nastavení funkce kontroly prodeje zboží pod nákupní cenou. Tato funkce se zde může aktivovat zatržením v poli Upozorňovat na prodej pod., a nastavením hodnoty v dalším poli ovlivnit její funkci při upozorňování. Ve spodní části záložky je možné určit nové zakázce, jaký ceník se použije na položky zakázky, když u zákazníka nebo na zakázce není tento ceník vyplněn. Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 19
Obr.11 dialog Nastavení agendy záložka Součet zakázky Obr.12 dialog Servisní zakázka upozornění o překročení odhadované ceny zakázky Obr.13 dialog Servisní zakázka upozornění o překročení odhadované ceny zakázky Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 20
Na záložce Slevy se dají touto volbou nastavit, zdali se má sleva u zákazníka použít i na zakázku přes pojišťovnu či nikoliv (obr.14). Obr.14 dialog Nastavení agendy záložka Slevy Poslední záložkou Nastavení agendy je záložka Katalog (obr.15). Pomocí zde uvedených knih z agendy Katalog modulu Sklad, se dá touto volbou nastavit, jaký typ položek obsahuje jednotlivý katalog. Zdali se jedná o položky typu materiál, práce, komplet nebo subdodávky. Ke každému katalogu se přiřadí jeden typ záznamů ze seznamu. Upozornění při výběru položky Materiál ze seznamu typů záznamů zůstává toto pole prázdné! Obr.15 dialog Nastavení agendy záložka Katalog Carsys s.r.o. modul Servisní zakázky Strana 21