EPK Elektronická podpisová Kniha *Uživatelský manuál* 11/2011 v. 1.0 2011 FPO s.r.o.
Obsah 1. ÚVOD... 3 2. ČINNOST REFERENTA... 4 2.1. PŘÍPRAVA DOKUMENTU DO EPK... 4 2.2. VYTVOŘENÍ ŽÁDOSTI... 4 2.3. PŘEHLED ŽÁDOSTÍ... 6 2.4. ZRUŠENÍ ŽÁDOSTI... 6 2.5. VYŘÍZENÉ ŽÁDOSTI... 7 2.6. ŽÁDOSTI VRÁCENÉ K PŘEPRACOVÁNÍ... 7 3. ČINNOST ZPRACOVATELE POŽADAVKŮ... 8 3.1. ZPRACOVÁNÍ POŽADAVKŮ... 8 3.2. VRÁCENÉ POŽADAVKY...10 3.3. SCHVÁLENÉ POŽADAVKY...11 4. ZÁPIS DO HISTORIE DOKUMENTŮ...12 2 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
1. Úvod Elektronická podpisová kniha (EPK) není vedena jako samostatný modul, ale je součástí modulu USU, přidává do hlavního navigačního menu další rozšíření. Principem EPK je možnost referenta o zaslání žádosti svému nadřízenému o podpis a schválení elektronického dokumentu. To vše bez nutnosti převedení vlastnictví dokumentu, ať formou předání nebo přidělení. Nadřízený vedoucí má tedy právo provést podepsání el. dokumentu a jeho schválení bez nutnosti převzetí dokumentu. Toto právo podepsání a schválení funguje i pro neveřejné dokumenty. Celá příručka je rozdělena na dvě části. Na část pro referenta, který zadává požadavky na podepsání a schválení a část pro vedoucí pracovníky, kteří tyto požadavky zpracovávají, tj. podepisují a schvalují elektronické dokumenty. Princip modulu EPK nejlépe vysvětluje následující obrázek Vedoucí Schválení / Vrácení k přepracování E-podpis, včetně časového razítka Předání dokumentů ke schválení a podpisu Předání schváleného dokumentů k dalšímu vyřízení Příprava ke schválení el. dokumentu v PDF Referent 3 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
2. Činnost referenta Modul USU je pro práci referenta rozšířen o nové menu v navigačním stromu. Vložené žádosti přehled čekajících nevyřízených žádostí o podpis nebo schválení. Zpracované, tj. vyřízené nebo zamítnuté žádosti z tohoto seznamu mizí. Vrácené k přepracování přehled žádostí, které byly zamítnuty schvalovatelem a vráceny referentovi na přepracování. Vyřízené žádosti přehled vyřízených žádostí. 2.1. Příprava dokumentu do EPK Do Elektronické podpisové (EPK) knihy se vkládají dokumenty evidované v modulu USU, které obsahují elektronické dokumenty, a to el. obraz případně i el. přílohy. Vytvořením žádosti v EPK zasílá referent požadavek pověřené osobě o elektronický podpis dokumentu a jeho schválení. Je doporučeno při vytvoření žádosti v EPK mít již el. dokumenty ve formátu PDF. 2.2. Vytvoření žádosti V modulu USU otevřete dokument s el. obrazem ve formátu PDF, který chcete zaslat pověřenému pracovníkovi na el. podpis a schválení 4 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
A v liště vyberte ikonku Vložit do podpisové knihy nebo pomocí menu Činnosti\Vložit do podpisové knihy V následujícím okně si vyberu činnost, kterou požaduji (Podepsat, schválit, Podepsat a schválit) a vedoucího, kterému požadavek na danou činnost zašlu. Výběr potvrdím stiskem tl. OK. 5 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
Detail dokumentu lze zavřít. 2.3. Přehled žádostí V menu USU vyberte Elektronická podpisová kniha\vložené žádosti, nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst V zobrazeném přehledu jsou všechny nevyřízené žádosti. Po vyřízení nebo zamítnutí žádosti vyřizující osobou řádek žádosti z tohoto seznamu zmizí a přesune se do přehledu Vrácených žádostí k přepracování nebo Vyřízených žádostí. 2.4. Zrušení žádosti Pokud nastane případ, že chcete již zaslanou žádost o podpis nebo schválení zrušit, vyberte menu Elektronická podpisová kniha\vložené žádosti a na řádku žádosti ke zrušení v místní nabídce vyberte řádek Zrušit žádost. Podmínkou je samozřejmě, že daná žádost ještě není provedena. 6 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
Po potvrzení se na daném řádku zobrazí modrá fajka o úspěšné provedení A po znovunačtení seznamu se žádost již nezobrazuje 2.5. Vyřízené žádosti Pokud schvalující osoba provede schválení vašeho požadavku, ať se jedná o podpis, schválení, nebo podpis a schválení, požadavek zmizí z přehledu Vložených žádostí a zobrazí se v přehledu Vyřízených žádostí v menu Elektronická podpisová kniha\vyřízené žádosti. Nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst 2.6. Žádosti vrácené k přepracování V případě kdy Váš požadavek na podepsání/schválení byl Vámi vybranou osobou na schválení požadavku zamítnut, Vaše zamítnutá žádost se zobrazí v menu USU Elektronická podpisová kniha\vrácené k přepracování. Zde nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst. Důvod zamítnutí žádosti je ve sloupci Popis vyřízení, pokud schvalovatel tento důvod do zamítnutí žádosti napsal. 7 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
3. Činnost zpracovatele požadavků Činnost zpracovatele požadavků, vedoucích odborů nebo pracovníci vedení MěÚ, spočívá ve zpracování žádostí od referentů, tj. jejich schválení nebo zamítnutí. Samozřejmě i tito pracovníci můžou zakládat požadavky na schválení (podepsání/schválení) a posílají tyto požadavky na své nadřízené, v našem případě na pracovníky vedení MěÚ. Proto vedoucí odborů a pracovníci vedení MěÚ mají v menu modulu USU v části Elektronické podpisové knihy menu pro schválení požadavků od referentů tak i menu stejné jako referenti, tj. pro zaslání požadavků. Modul USU je pro práci zpracovatele požadavků rozšířen o nové menu v navigačním stromu. Vložené žádosti přehled čekajících nevyřízených žádostí o podpis nebo schválení. Zpracované, tj. vyřízené nebo zamítnuté žádosti z tohoto seznamu mizí. Vrácené k přepracování přehled žádostí, které byly zamítnuty schvalovatelem a vráceny na přepracování. Vyřízené žádosti přehled vyřízených žádostí. K posouzení/schválení přehled zaslaných žádostí od referentů na zpracování Vráceno k přepracování přehled vrácených žádosti o podpis/schválení. Posouzeno/schváleno přehled schválených žádostí vrácených referentovi 3.1. Zpracování požadavků V menu USU vyberte Elektronická podpisová kniha\k posouzení-schválení, nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst 8 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
V přehledu se zobrazí všechny požadavky od referentů Dvojklikem na vybraný řádek požadavku se zobrazí detail dokumentu, případně v levé části v přehledu el. dokumentů lze zobrazit pouze el. dokument. Činnost, kterou referent požaduje, zda podepsání el. dokumentů nebo schválení nebo obojí, se přednastaví zaškrtnutím polí. Je doporučeno zaškrtnout i Časově orazit Vyřízení požadavku nebo schválení požadavku se provede pouze kliknutím na tl. Vyřídit požadavek nebo Vrátit k přepracování. V případě zamítnutí žádosti lze do pole Důvod napsat zdůvodnění zamítnutí žádosti. 9 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
Po potvrzení, nebo zamítnutí žádosti se zobrazí modrá fajka o úspěšném provedení a daný požadavek po znovunačtení zmizí z přehledu požadavků a přesune se do přehledu Posouzeno/schváleno nebo Vráceno k přepracování. 3.2. Vrácené požadavky Všechny vrácené požadavky k přepracování jsou zobrazeny v menu Elektronická podpisová kniha\vráceno k přepracování. Zde nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst. 10 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
Zobrazí se všechny zamítnuté žádosti přihlášeným uživatelem a na řádku žádosti je ve sloupci Popis vyřízení napsán i důvod zamítnutí. Pokud tento důvod byl napsán při zamítnutí žádosti. 3.3. Schválené požadavky Všechny schválené požadavky od referentů jsou zobrazeny v menu Elektronická podpisová kniha\posouzeno-schváleno. Zde nastavte datumové rozmezí a stiskněte tl. Načíst. 11 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO
4. Zápis do historie dokumentů Všechny činnosti v elektronické podpisové knize se zaznamenávají do historie dokumentu. Lze tedy vždy zpětně dohledat kdy, a komu byla podaná žádost a jak žádost dopadla, zda byla zpracovaná nebo zamítnuta. 12 / 12 EPK Uživatelská přiručka - MUBO