Příloha č. 2 Spisový a skartační řád

Příloha č. 2 Spisový a skartační řád

Starosta města Stráž pod Ralskem vydává v souladu s ustanovením 110 odst. 4 písm. e) zák. č. 128/2000 Sb. o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů a v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, následující Spisový a skartační řád Městského úřadu Stráž pod Ralskem. I. Úvodní ustanovení 1. Spisový a skartační řád Městského úřadu Stráž pod Ralskem (dále jen řád ) je soubor pravidel pro manipulaci s dokumenty (příjem, třídění, zapisování, oběh, vyřizování, odesílání, ukládání a skartaci dokumentů), jehož součástí je spisový a skartační plán. 2. Spisová služba se řídí: Zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů; Zákonem č. 148/1998 Sb. o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 167/2012 Sb. o elektronických podatelnách ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 412/2005 Sb. o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti ve znění pozdějších předpisů; Zákonem č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu ve znění pozdějších předpisů; Zákonem č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek ve znění pozdějších předpisů. II. Vymezení pojmů 1. Spisová služba specifická část činnosti, jejímž úkolem je kompletní péče o dokumenty zahrnující zajišťování úkonů spojených s příjmem, označováním, evidencí, rozdělováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovením a podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. Spisová služba zahrnuje veškerý oběh dokumentů v úřadu včetně dokumentů v podobě záznamů na elektronických nosičích. Tvoří jednotný ucelený informační podsystém, který je součástí administrativního systému úřadu. Městský úřad Stráž pod Ralskem provádí spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby WinESS elektronická spisová služba. 2. Výkon spisové služby zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. 3. Původce organizace, jejíž zaměstnanci (zpracovatelé) vytvářejí dokumenty. 2

4. Zpracovatel každý, z jehož činnosti dokument vznikl. 5. Dokument každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce nebo byl původci doručen. 6. Výběr archiválií posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií. 7. Spis - je soubor dokumentů týkajících se téže věci vyřizovaných jedním konečným zpracovatelem. Každý spis musí být označen spisovou značkou. Do spisu jsou zařazovány rovněž dokumenty týkající téže věci a vzniklé z vlastní činnosti určeného původce. V soupisu součástí spisu se jako první poznamená iniciační dokument a přidělí se mu číslo jednací lomené pořadovým číslem 1. Ostatní dokumenty, které se stanou součástí spisu, se označí číslem jednacím a pořadovým číslem, pod nímž byly zařazeny do spisu. Dokument je uložen ve spisu (WinESS) a ihned opatřen skartačním znakem a skartační lhůtou podle platného spisového a skartačního plánu, který je přílohou tohoto interního předpisu. 8. Spisové (ukládací) znaky a podznaky - jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů a spisů ve věcném členění podle jednotlivých agend (v případě potřeby lze při respektování těchto znaků provést po dohodě s příslušným okresním archivem podrobnější členění agend). 9. Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce (MUSPR), pořadové číslo a označeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok. Dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. 10. Skartační návrh - návrh úřadu na vyřazení dokumentů, které nejsou dále potřebné pro jeho činnost. 11. Skartační znak - (A, S, V) vyjadřuje, jak má být po uplynutí skartačních lhůt s dokumenty naloženo ve skartačním řízení: znak "A" označuje dokumenty trvalé dokumentární, historické nebo kulturní hodnoty, které po uplynutí skartační lhůty budou navrženy k trvalému uložení v Státním okresním archivu Česká Lípa, znak "S" označuje dokumenty, které po uplynutí skartační lhůty budou navrženy ke zničení., znak "V" označuje dokumenty, u nichž se teprve po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení posoudí, zda je převezme Státní okresní archiv, nebo zda budou po vydání skartačního povolení zničeny. 12. Skartační lhůta je doba, po kterou dokument zůstává uložen u původce. Tato lhůta je závazná a nelze ji zkracovat. V případě potřeby může být prodloužena. Počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení (uzavření) spisu (dokumentu). 13. Skartační řízení se provádí jedenkrát ročně a týká se všech dokumentů, u nichž v právě uplynulém kalendářním roce prošly skartační lhůty. Dodržení skartačních lhůt a přiřazení skartačních znaků je elektronicky sledováno a evidenčně zajišťováno prostředky spisové služby. 14. Skartační protokol - záznam příslušného archivního orgánu o provedeném skartačním řízení. 15. Spisový a skartační plán - je soustava třídících spisových (věcných) hesel a jim odpovídajících spisových znaků a podznaků (identifikačních kódů), které vytvářejí vnitřní strukturu spisové agendy úřadu, slouží k roztřiďování dokumentů do skupin, k označování 3

spisů a k jejich pozdějšímu systémovému ukládání v centrální spisovně úřadu. Spisový a skartační plán je členěn podle věcného hlediska, předřazeny jsou znaky společné. Uvádí závazné skartační znaky a skartační lhůty dokumentů. 16. Datová schránka je úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci či provádění úkonů vůči těmto orgánům. Datová schránka nese název Město Stráž pod Ralskem. Městský úřad Stráž pod Ralskem má pouze jednu datovou schránku. 17. Datová zpráva je dokument přijatý datovou schránkou úřadu nebo zpracovatelem vytvořený elektronický dokument, určený k odeslání prostřednictvím datové schránky úřadu. 18. Autorizovaná konverze dokumentů - převod dokumentu v listinné podobě do dokumentu v elektronické podobě a opačně. III. Příjem, označování, evidence a třídění dokumentů 1. Doručené dokumenty v analogové i digitální podobě se přijímají v podatelně, která současně plní funkci výpravny (dále jen podatelna ). 2. Zaměstnanec podatelny u dokumentu v analogové podobě zkontroluje nejdříve neporušitelnost obalu zásilky, dále prověří, zda zásilky doručené poštovním úřadem jsou skutečně adresované úřadu. Zjištěné závady reklamují, popřípadě vrátí zásilky bez zbytečného odkladu poště, nebo osobě, od níž zásilku přijaly. 3. Zaměstnanec podatelny otevírá veškeré došlé zásilky, kromě těch, kde je již z obálky zřejmé, že buď obsahují skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství, nebo přihlášky do výběrového řízení s poznámkou Neotvírat, nebo je na prvním místě před označením uvedeno jméno a příjmení pracovníka. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Obdobně postupuje rovněž adresát, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě. 4. Doručené dokumenty v analogové podobě zavede pracovnice podatelny do elektronického systému spisové služby, který přidělí dokumentu jednací číslo a označí dokument v den doručení otiskem podacího razítka a dále postupuje takto: Na dokumentu bude v podacím razítku vyznačeno datum doručení nebo vzniku dokumentu, číslo jednací, přidělené v elektronickém systému spisové služby a údaj o počtu příloh; dokumenty podléhající zvláštní evidenci (příloha č. 3) se evidují pod pořadovým číslem na jednotlivých odborech; dokumenty, které se nezaznamenávají do evidence dokumentů a nemají úřední charakter (příloha č. 4) se označí podacím razítkem; zásilky, které se týkají výběrového řízení se na obálce označí otiskem podacího razítka, kde se vyznačí datum doručení, číslo jednací a hodina přijetí; vlastní dokumenty v analogové podobě se označí číslem jednacím a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty. 5. Za doručený dokument se považuje také dokument doručený mimo podatelnu, nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně, pokud byl učiněn zápis. 6. Dokumenty, které se nezaznamenávají do evidence dokumentů, nejsou podatelnou označovány číslem pořadovým, ani nejsou opatřeny otiskem podacího razítka. 7. Do evidence se nezapisují dokumenty, které jsou evidovány v samostatných evidencích (příloha č. 3). Dokument zaevidovaný na příslušném odboru v samostatné evidenci 4

dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo obsahuje vždy název samostatné evidence dokumentů a pořadové číslo lomené rokem. 8. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást: je-li v souladu s jiným právním předpisem doručován původci do vlastních rukou, je-li to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl původci doručen jiným způsobem, údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele, i v dalších případech, když zpracovatel usoudí, že je třeba obálku ponechat. 9. U doručeného dokumentu v digitální podobě prostřednictvím datové schránky se zkontroluje čitelnost, přípustnost datového formátu a v nezměněné podobě se uloží v úložišti doručených datových zpráv, zavede se do elektronického systému spisové služby a označí se číslem jednacím. 10. Pokud je dokument doručen na adresu elektronické pošty podatelna@strazpr.cz nebo na adresy jednotlivých zaměstnanců městského úřadu postupuje se obdobně, tzn., že takto doručený dokument se vytiskne a zaeviduje ve spisové službě. 11. Podací deník se vede v elektronické podobě WinESS elektronická spisová služba. 12. Podací deník v elektronické podobě se tiskne po ukončení kalendářního roku a vyřízení všech dokumentů a kopie se uloží na CD nosiči. 13. Veškeré doručené dokumenty rozděluje podatelna tak, že řádně zaevidované dokumenty v evidenci písemností přidělí jednotlivému spisovému uzlu a fyzicky je předá pověřenému zaměstnanci příslušného odboru, který potvrdí převzetí dokumentů na protokole o předání dokumentů. 14. Výdej dokumentů na odbory probíhá na podatelně každý pracovní den. 15. Zjistí-li vedoucí odboru, že dokument nepatří do jeho kompetence, dokument předá jak fyzicky tak prostřednictvím elektronické spisové služby jinému odboru. Předání bude doložené podpisem na protokolu o předání dokumentu. IV. Vyhotovování dokumentů 1. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak A, vyhotovuje příslušný zaměstnanec (dále jen zpracovatel) na trvanlivém papíru určenému pro dokumenty. 2. Dokumenty vzniklé z činnosti městského úřadu se označují záhlavím a zápatím dle přílohy č. 5. V. Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený organizačním řádem městského úřadu. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. 2. Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují pořadovými čísly. 3. Sekretariát zodpovídá za vedení evidence razítek, v níž musí být otisk razítka s uvedením jména, funkce a podpisu osoby, která razítko převzala a používá. 4. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty, jeho opotřebování 5

VI. Vyřizování a odesílání dokumentů 1. Vedoucí odboru pověří zpracovatele vyřízením příslušného dokumentu. Zpracovatel zodpovídá za jeho bezpečné uchování. 2. Zpravidla se věc vyřizuje formou písemné odpovědi žadateli, správním rozhodnutím, usnesením či jiným úředním opatřením. Pokud věc nevyžaduje písemnou odpověď, vyřizuje se ústně, elektronicky nebo jiným způsobem učiní se o tom úřední záznam nebo poznámka přímo na dokumentu jako např. vzato na vědomí, vyřízeno při osobním kontaktu nebo telefonicky. 3. Způsob vyřízení je zpracovatelem dokumentu také zadán v elektronické spisové službě spolu s vytvořením zásilky. 4. Povinností každého zpracovatele je zjistit při odesílání dokumentů přednostně, zda má adresát datovou schránku. Pokud datovou schránku nemá, může přistoupit k odeslání dokumentu prostřednictvím poštovní služby nebo prostřednictvím poštovního doručovatele. Poštovní doručovatel (zaměstnanec úřadu) roznáší zásilky v rámci území Stráže pod Ralskem. 5. Dokument připravený k odeslání datovou schránkou zpracovatel převede do formátu PDF CREATOR, dokument opatří uznávaným elektronickým podpisem oprávněné úřední osoby, přiřadí datovou schránku adresáta a dokument odešle. 6. Dokumenty, které se odesílají prostřednictvím poštovní služby nebo prostřednictvím poštovního doručovatele jsou předávány v zalepené obálce spolu se stejnopisem podatelně. 7. Dokumenty určené k odesílání prostřednictvím poštovní služby budou na podatelnu předávány pondělí, středa do 14.00 hodin, úterý, čtvrtek do 12.00 hodin, pátek do 10.00 hodin včetně zásilek připravených k odeslání v elektronickém systému spisové služby. Dokumenty doručené na podatelnu po stanovených hodinách budou odeslány následující pracovní den. 8. Dokumenty určené k odesílání prostřednictvím poštovního doručovatele v rámci území Stráže pod Ralskem budou na podatelnu předány každý pracovní den do 10.00 včetně zásilek připravených k odeslání v el. spisové službě. 9. Datové zprávy budou zaměstnancem podatelny odesílány průběžně každý pracovní den, nejpozději 30 minut před koncem pracovní doby. VII. Ukládání dokumentů 1. Dokumenty jsou ukládány v průběhu roku u zpracovatele. Zpracovatel třídí vyřízené dokumenty podle spisového a skartačního plánu (příloha č. 9) na jednotlivé agendy. Zpracovatel dokumenty opatřuje spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Po uplynutí kalendářního roku jsou uzavřené dokumenty předány k uložení a evidenci do spisoven městského úřadu. Předávací protokol dokumentů je přílohou č. 6. 2. Městský úřad má jednu hlavní spisovnu. 3. O uložených dokumentech vede evidenci v archivní knize zaměstnanec pověřený vedením spisovny. 4. Dokumenty se ze spisoven úřadu zapůjčují pouze prostřednictvím zaměstnance, který vede spisovnu. O zapůjčených dokumentech se vede kniha zápůjček, která je přílohou č. 7. 5. Ukládání do spisoven probíhá jednou ročně a to do 31.03. 6. Pro nahlížení dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisu v řízení před správním orgánem. To neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné. 6

VIII. Podrobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů 1. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence dle V/4 tohoto spisového řádu. 2. Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen ve spisovnách městského úřadu a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. 3. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud zpracovatel potřebuje dokument pro další vlastní činnost. Tato skutečnost se oznámí Státnímu okresnímu archivu Česká Lípa. 4. Členem skartační komise zřízené k provedení skartačního řízení je vždy zaměstnanec pověřený vedením spisovny a dalšími jejími členy jsou pověření zaměstnanci jednotlivých odborů. 5. Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení zaměstnanec pověřený vedením hlavní spisovny. 6. Dokumenty připravují ke skartačnímu řízení zaměstnanci pověření vedením spisoven (hlavní spisovna, spisovna finančního odboru, spisovna stavebního odboru). V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A, zvlášť dokumenty se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem A nebo k dokumentům se skartačním znakem S. 7. Dokumenty se skartačním znakem S mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu. 8. Zaměstnanec pověřený starostou města zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek Státnímu okresnímu archivu Česká Lípa v listinné podobě. 9. Po provedeném skartačním řízení a na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S zabezpečí skartační komise jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Při přípravě skartačního řízení, tzn. před příjezdem pracovníků Státního okresního archivu Česká Lípa, vyjádří vedoucí odborů písemný souhlas se zařazením dokumentů do skupiny dokumentů S. 10. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se ukládají na odboru městského úřadu pověřeného organizačním řádem vedením spisovny. 11. Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. IX. Řízení a kontrola 1. Starosta města zodpovídá za zabezpečení spisové služby. Spisovou manipulaci na podatelně, spisovně a metodiku v oblasti spisové služby zajišťuje odbor všeobecné vnitřní správy. 2. Za řádné a včasné vyřizování písemností včetně ukládání dokumentů do spisoven ve stanovené lhůtě odpovídají příslušní vedoucí odboru MěÚ. 7

X. Závěrečné ustanovení 1. Tento spisový řád nabývá účinnosti dnem 1. února 2013 a zároveň pozbývá platnost spisový řád ze dne 1. listopadu 2012. Ve Stráži pod Ralskem dne. PŘÍLOHY: Příloha č. l - Seznam použitých zkratek odborů a organizačních jednotek Příloha č. 2 - Vzor podacího razítka a razítka stejnopisu Příloha č. 3 - Dokumenty podléhající zvláštní evidenci Příloha č. 4 - Dokumenty, které se nezaznamenávají do evidence dokumentů a nemají úřední charakter Příloha č. 5 - Vzor záhlaví a zápatí úředního dokumentu Příloha č. 6 - Předávací protokol do hlavní spisovny městského úřadu Příloha č. 7 - Vzor knihy zápůjček ze spisoven Příloha č. 8 - Vzor skartačního návrhu Příloha č. 9 - Spisový a skartační plán Bc. Věra Reslová starostka města 8

Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem Seznam použitých zkratek odborů nebo organizačních jednotek Starosta Místostarosta Tajemník Finanční odbor Odbor výstavby Odbor správy majetku a rozvoje města Odbor všeobecné vnitřní správy Městská policie Oddělení technické správy města Oddělení domovní správy Městská knihovna Dům s pečovatelskou službou S MS T FO OV OSMaRM OVVS MP TSM DS MěK DPS 9

Příloha č. 2 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem Vzor podacího razítka a razítka stejnopisu 10

Příloha č. 3 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem Dokumenty podléhající zvláštní evidenci 1. Přijaté faktury dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník 2. Vydané faktury dle zákona č. 563/1991 SB., o účetnictví a č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník 3. Vystavené objednávky dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník 4. Stížnosti dle zákona č. 248/1985 Sb. a 3/1988 Sb. 5. Petice dle zákona č. 85/1990 Sb. O právu petičním 6. Žádosti o informace dle zákona č. 106/1999 Sb. 7. Dokumenty zvláštního stupně utajení dle zákona č. 552/1991 Sb. 11

Příloha č. 4 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem Dokumenty, které se nezaznamenávají do elektronického systému spisové služby Poř. Č. Typ dokumentu 1. Sbírky zákonů 2. Věstníky 3. Pozvánky (pokud se nevztahují ke správnímu řízení) 4. Novoroční gratulace 5. Katalogy 6. Časopisy, noviny, knihy, brožury 7. Plakáty k výlepu + jejich objednávky 8. Dokument ke zveřejnění na ÚD 9. Propagační a reklamní písemnosti 10. Přihlášky k trvalému pobytu 11. Cestovní příkaz 12. Kulturní programy 13. Bankovní výpisy 14. Neschopenky 15. Dotazníky, průzkumy 16. Nabídky školení a seminářů 17. Návrhy na udělení cen města 18. Příkazy k úhradě 19. Pokladní doklady 20. Výkaz docházky zaměstnanců 21. Výplatní listina platů a OON 22. Přehled o spotřebě známek a kolků 23. Inventarizace majetku 24. Účetní závěrky 25. Spotřeba stravenek 26. Protokol o likvidaci majetku 27. Protokol o převzetí majetku 28. Přehledy o spotřebě PHM a materiálových zásob 29. Pokladní deník 12

Čj: Počet listů dokumentu/příloh: Vyřizuje: Příloha č. 5 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem Vzor záhlaví a zápatí úředního dokumentu Město Stráž pod Ralskem starosta Revoluční č.p. 164, 471 27 Stráž pod Ralskem ve Stráži pod Ralskem dne 13

IČ: 00260967 IDDS: ifqba8b www.strazpr.cz Fax: Tel.: e-mail: Čj: Počet listů dokumentu/příloh: Vyřizuje: Městský úřad Stráž pod Ralskem odbor... Revoluční č.p. 164, 471 27 Stráž pod Ralskem ve Stráži pod Ralskem dne 14

IČ: 00260967 IDDS: ifqba8b www.strazpr.cz Fax: Tel.: e-mail: Příloha č. 6 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem Předávací protokol do hlavní spisovny městského úřadu Rok Spisový Skartač Poř.číslo Druh (název) dokumentu Množství vzniku znak lhůta VVS/01/05 vzor změny příjmení 2005 607 V/5 vázací desky 15

Příloha č. 7 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem Kniha zápůjček ve spisovnách městského úřadu Datum zapůjčení Jméno a příjmení Obsah a rozsah dokumentů, spisu poř.č. arch.knihy Podpis výpůjčovatele Vráceno dne ----------------- podpis pověř. pracovníka poznámka 16

Příloha č. 8 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem Vzor skartačního návrhu Městský úřad Stráž pod Ralskem Odbor všeobecné vnitřní správy Revoluční č.p. 164, 471 27 Stráž pod Ralskem Čj: Stráž pod Ralskem Počet listů dokumentu/příloh: dne Vyřizuje: Adresa Skartační návrh Na základě zákona o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. a předpisů s ním souvisejících, vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a podle spisového a skartačního řádu Městského úřadu ve Stráži pod Ralskem předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty úřadu z let...s uplynulými skartačními lhůtami, které nejsou nadále potřebné pro jeho činnost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovnách městského úřadu Stráž pod Ralskem, Revoluční č. p. 164. Přiložený seznam je uspořádán podle znaků spisového řádu a skartačního plánu, který je přílohou spisového a skartačního řádu úřadu. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů a navrhujeme termín pro provedení skartačního řízení dne.... Příloha: seznam dokumentů Seznam dokumentů skupina A Jméno, příjmení, funkce pořadové číslo dokumentu ukládací znak Druh dokumentu Skartační lhůta Množství (počet krabic, balíků, svazků) Seznam dokumentů skupina S pořadové číslo ukládací znak Druh Skartační lhůta Množství (počet 17

dokumentu dokumentu krabic, balíků, svazků) Příloha č. 9 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem Spisový a skartační plán Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Jednotlivé skupiny spisových znaků spisové znaky od - do Znaky všeobecné 51-99 Organizace činnosti 101-108 Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu 111-115 Personální práce 117-122 Finance 176-181 Životní prostředí 201-249 Správa majetku obce 254-260 Doprava a silniční hospodářství 276-280 Obchod a cestovní ruch 302-306 Územní plánování a stavební řád 326-343 Kultura 401-411 Záležitosti církví a náboženských společností 431 432 Školství a sport 451-457 Zdravotnictví 526-531 Sociální péče 552-557 Požární ochrana 581-585 Všeobecná vnitřní správa,ochrana veřejného pořádku 602-625 18

Znaky všeobecné II. Spisové znaky spisového a skartačního plánu 51 Dokumenty vedoucích útvarů, které nelze zařadit do jiných věcných skupin: 51.1 Dokumenty starosty V/10 51.2 Dokumenty místostarosty V/10 51.3 Dokumenty tajemníka V/10 51.4 Dokumenty vedoucích odborů V/10 52 Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty: 52.1 Součinnost se správními úřady V/5 52.2 Součinnost s jinými subjekty V/5 52.3 Členství ve svazu měst a obcí ČR apod. V/5 52.4 Mikroregiony, přeshraniční spolupráce V/5 53 Organizace členění a působnost úřadu: 53.1 Systemizace úřadu A/5 53.2 Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy,pokyny,rozhodnutí) a další řídící předpisy A/5 53.3 pověření, plné moci V/5 54 Řízení, kontrola a metodická činnost: 54.1 u městského úřadu A/5 54.2 u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, a organizačních složek obce A/5 54.3 Ústřeními správními úřady pro činnost městského úřadu V/5 54.4 Metodické materiály 54.4.1 vlastní A/5 54.4.2 ostatní S/5 55 Rehabilitace A/10 56 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů) 56.1 Všeobecně-metodické pokyny S/1 56.2 Hospodářské A/10¹ 56.3 Nájemní V/10¹ 56.3.1 nebytové prostory V/10¹ 56.3.2 pozemky (dočasné úžívání) V/10 1 56.4 Majetkoprávní A/15 56.4.1 Kupní A/15 56.4.2 Darovací A/15 56.4.3 Věcná břemena A/15 19

56.5 Kolektivní A/5¹ 56.6 Ostatní V/5¹ 56.6.1 Obstaravatelské smlouvy A/5 56.6.2 Smlouvy o výkonu správy A/5 56.7 Smlouvy o dílo (uzavřené včetně podkladů) V/10 56.8 Mandátní smlouv V/5 57 Statistika, výkaznictví 57.2 Roční výkazy, výroční zprávy A/5 57.3. Výkazy s kratší než roční periodicitou S/5 57.4 Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů V/5 57.5 Jednorázové soupisy S/5 57.6 Podkladový materiál k výkazům S/5² 58 Automatizace, výpočetní technika 58.1 Informační systém úřadu A/5¹ 58.3 Programová dokumentace S/5³ 58.4 Provozní dokumentace, licence S/5³ 59 Petiční právo V/10 60 Stížnosti, podněty a oznámení občanů 60.1 Stížnosti, podněty a oznámení občanů V/5 60.1.1Správní řízení zásah do pokojného stavu S/5 60.2 Hodnocení, rozbory, evidence A/5 61 Ochrana obyvatelstva, integrovaný záchranný systém, krizové řízení, hospodářské opatření pro krizové stavy 61.1 Ochrana obyvatelstva 61.1.1 Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany A/5 61.1.2 Spolupráce s ostatními orgány a subjekty (jednotky požární ochrany, občanská sdružení, technické a jiné služby, aj.) V/5 61.1.3 Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace,ukrytí nouzové přežití aj.) V/5 61.1.4 Hospodaření s materiálem civilní obrany S/5 61.1.5 Zařízení civilní obrany V/5 61.1.6 Organizace školení fyzických a právnických osob S/5 61.1.7 Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva A/5 61.2 Integrovaný záchranný systém 61.2.1 Organizace Integrovaného záchranného systému V/5 61.2.2 Dokumentace Integrovaného záchranného systému (havarijní plánování, cvičení, vzdělávání) S/5 61.2.3 Koordinace záchranných a likvidačních prací V/5 61.2.4 Financování, náhrady S/5 61.2.5 Zahraniční pomoc A/5 61.3 Krizové řízení 61.3.1 Organizace krizového řízení A/5 20

21 Městský úřad Stráž pod Ralskem 61.3.2 Zvláštní skutečnosti (vlastní směrnice) V/5 61.3.3 Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení) S/5 61.3.4 Krizové situace (mimořádné události, živelné pohromy, aj. A/5 61.3.5 Financování, náhrady S/5 61.3.6 Humanitární pomoc V/5 61.4 Hospodářská opatření pro krizové stavy 61.4.1 Organizace systému hospodářských opatření pro krizové stavy V/5 61.4.2 Příprava hospodářských opatření pro krizové stavy V/5 61.4.3 Realizace hospodářských opatření pro krizové stavy V/5 62 Zahraniční styky a cesty A/5 63 Referendum, místní referendum 63.1 Vyhlášení, průběh a výsledek referenda A/10 63.2 Ostatní dokumentace referenda V/5 63.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda S/5 63.4 Místní referendum 63.4.1 Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování A/10 63.4.2 Ostatní dokumentace V/5 63.4.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky S/5 65 Plány, koncepce, programy rozvoje obce A/10 66 Pokuty (ukládání, hrazení,odvody) S/5 67 Přestupky, správní delikty 67.1 Rozbory, hodnocení A/5 67.2 Evidence přestupků (rejstříky) A/5 67.3 Konkrétní případy V/5 67.4 Správní delikty podnikajících právnických a fyzických osob V/5 67.5 Správní delikty podle zákona o obcích V/5 68 Ochrana státního a služebního tajemství V/5 68.1 Ochrana utajovaných informací V/5 69 Fotografování, filmování (povolení aj) S/5 70 Spisová služba 70.1 Skartační řízení A/5 70.2 Podací deník (jednací protokol) A/5¹ 70.3 Doručovací archy S/5¹ 70.4 Rejstříky k podacím deníkům A/5 6 70.5 Jiná pomocná evidence V/5 6 73 Privatizace A/10 74 Vyznamenání, ceny obce, čestné občanství A/5

75 Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů S/5 76 Propagační činnost 76.1 Obecní zpravodaj A/5 76.3 Jiné formy prezentace města V/5 77 Volby 77.1 Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci A/10 7 77.2 Zápisy o výsledku hlasování,hlášení výsledků voleb v obci A/10 77.3 Organizačně technické zabezpečení voleb S/5 77.4 Ostatní volební dokumentace V/5 77.5 Seznamy voličů S/5 7 77.6 Použité hlasovací lístky a volební obálky S 8 78 Volby přísedících u soudu A/5 79 Konference, porady, konzultace V/5 79.1 Zápisy z porad odborů, vedoucích odborů a vedení města A/5 82 Reklama 82.1 Vlastní V/5¹ 82.2 Cizí S/5¹ 83 Obecně prospěšné práce A/10 84 Poskytování informací, styk s veřejností 84.1 Poskytování informací ze zákona S/5 84.2 Vyhodnocení A/5 87 Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení městskému úřadu 87.1 Dokumenty na vědomí S/1 87.2 Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti S/1 88 Dotace, grantová podpora 88.1 Dotace, grantová podpora 88.1.1 dotace A/10 88.1.2 grantová podpora město A/10 88.1.3 grantová podpora městu A/10 88.2 Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím V/10 88.3 Příspěvky rady města a zastupitelstva města A/10 88.4 Sponzorské dary A/10 88.5 Prevence kriminality V/10 89 Právní předpisy stanoviska V/5 22

91 Veřejné zakázky, výběrové řízení (nejsou-li podkladem k dalšímu řízení, nerealizované) 91.1 Veřejné zakázky V/5¹ 91.2 Výběrové řízení V/5 95 Ukládání sankcí V/5 96 Vymáhání pohledávek 96.1 Vymáhání pokut S/15 96.2 Vymáhání poplatků S/15 96.3 Ostatní vymáhání pohledávek S/15 96.4 Dluhy bytového fondu S/10 96.4.1 korespondence bytového fondu S/10 97 Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů S/5 99 Nadace, nadační fondy A/5 Organizace činnosti 101 Činnost zastupitelstva, rady, výborů a komisí 101.1 Podkladové materiály k jednání nejsou-li součástí zápisu 101.1.1 Zastupitelstva A/5 101.1.2 Rady A/5 101.1.3 Výborů a komisí A/5 101.2 Zápisy z jednání (včetně programu, usnesení příloh, a podkladů) 101.2.1 Zastupitelstva A/10 101.2.2 Rady A/10 101.2.3 Výborů a komisí A/10 101.3 Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí A/5 102 Zvláštní orgány města 102.1 Činnost zvláštních orgánů města V/5 104 Vyhlášky a nařízení města 104.1 Obecně závazné vyhlášky města A/5¹ 104.2 Nařízení města V/5¹ 105 Zastupování města a městského úřadu 105.1 Řízení podle správního řádu soudního A/10 105.2 Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby) A/10 105.3 Právní zastupování ve finančních záležitostech V/5 106 Dobrovolné svazky obcí A/5¹ 106.1 Mikroregiony A/5¹ Pozn.: po ukončení činnosti svazku obcí se doporučuje ponechat dokumenty uložené u obce v 23

sídle svazku nebo v sídle likvidátora svazku obcí. 107 Regionální rozvoj A/10 107.1 Euroregion A/10 108 Evropská unie 108.1 Region soudržnosti, Regionální rada A/10 108.2 Národní rozvojový plán, Operační programy V/10 Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu 111 Plány kontrolní činnosti a interního auditu 111.1 Krátkodobé S/5 111.2 Dlouhodobé A/10 111.3 Kontrolní řád A/5 112 Kontroly 112.1 Kontroly vlastní V/10 112.2 Kontroly ve spolupráci s jinými orgány V/10 112.3 Zprávy s kontrol provedených jinými orgány V/10 112.4 Rozbory a vyhodnocení A/10 113 Přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků 113.1 Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření vykonaném krajským úřadem V/10 113.2 Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření obce V/10 113.3 Podklady S/10 114 Interní audit 114.1 Zpráva o interním auditu A/10 114.2 Podklady S/10 115 Kontrola plnění usnesení (nejsou-li součástí zápisu) 115.1 Zastupitelstva A/5 115.2 Rady A/5 115.3 Výborů a komisí A/5 Personální práce 117 Kvalifikace a vzdělávání zaměstnanců 117.1 Kvalifikace a vzdělávání V/10 117.2 Hmotné zabezpečení S/5 117.3 Ověřování odborné způsobilosti S/5 118 Pracovní poměr 118.1 Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí včetně dotazníků S/50 118.2 Pracovní doba (pracovní volno,úlevy v práci, práce přesčas,docházka) S/5 118.3 Snížení pracovního úvazku S/5 24

118.4 Evidenční listy S/3 118.5 Vedlejší činnnosti, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti S/10 118.6 Náhrada škody S/5 118.7 Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků S/10 118.8 Zdravotní pojištění S/10 118.9 Způsobilost zaměstnanců k výkonu čínnosti pověřování, akreditace, zmocnění apod. S/5 118.10 Postihy podle zákoníku práce S/5 118.11 Výběrové řízení na obsazení pracovních míst S/5 118.12 Žádosti o zaměstnání S/5 119 Záležitosti pracovně právní 119.1 Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu S/5 119.2 Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce S/5 119.5 Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.) A/5 120 Záležitosti členů zastupitelstva města, výborů a komisí S/5 120.1 Vztahy vyplývající z výkonu funkce neuvolněného člena zastupitelstva S/5 120.2 Záležitosti důchodového zabezpečení S/5 120.3 Odměny (platy) S/5 120.4 Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů) S/5 120.5 Evidence čestných prohlášení podle zákona o střetu zájmů S/5¹º 121 Mzdy, půjčky zaměstnancům 121.1 Platový řád (vnitřní platový předpis) V/5¹ 121.2 Katalog funkcí a mzdových tarifů S/5¹ 121.4 Odměňování (platové výměry, odměny, rekapitulace) S/5 121.5 Náhrady za dovolenou S/5 121.6 Věcná plnění S/5 121.8 Mzdové listy S/50 121.9 Daň z příjmu S/10 121.10 Sociální pojištění S/10 121.11 Výplatní lístky S/5 121.12 Půjčky zaměstanancům S/5 121.13 Plány dovolených S/5 121.14 Popisy pracovních míst V/10 121.15 Dotazníky spokojenosti zaměstnanců S/5 122 Péče o pracovníky 122.1 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů: 122.1.1 smrtelné a těžké A/10 122.1.2 ostatní S/5 122.2 Pracovní podmínky žen S/5 122.3 Pracovní podmínky mladistvých S/5 122.4 Osoby se změněnou pracovní schopností S/5 122.6 Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy S/5 Finance 25

176 Rozpočty 176.1 Rozpočtový výhled, tabulková i textová část A/10 176.2 Roční rozpočty, rozpočtová opatření A/10 176.3 Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření A/10 176.4 Ostatní dokumenty o finančním hospodaření S/10 177 Finanční plány a rozpočty příspěvkových organizací 177.1 Finanční plány a rozpočty A/10 177.3 Rozbory hospodaření 177.3.1 roční A/10 177.3.2 kratší S/10 177.4 Ostatní dokumenty o finančním hospodaření příspěvkových organizací S/5 178 Daně, dávky, poplatky 178.1 Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí S/5 178.2 Jiné příjmy (s výjimkou uvedených níže) S/5 178.3 Rejstříky, výkazy, likvidace nedoplatků V/5 178.4 Místní daně a poplatky S/10 178.7 Daň z přidané hodnoty S/10 181 Účetnictví 181.1 Účetní výkazy A/10 181.1.1 Roční účetní výkazy a uzávěrky, audit A/10 181.1.2 Měsíční účetní výkazy a uzávěrky S/10 181.2 Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, o nakládání s majetkem, o pohledávkách a závazcích a ostatní účetní doklady S/10 181.3 Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo účetních dokumentů je nahrazujících) S/5 181.4 Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek S/5 9 181.5 Ostatní účetní dokumenty (sestavy,hlavní knihy, čtvrtletní uzavěrky příspěvkových organizací apod.) S/5 181.6 Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků S/10¹ 181.9 Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí S/5 181.10 Cenné papíry V/10¹ Životní prostředí 201 Půdní fond 201.1 Vynětí zemědělské půdy 201.1.1 Vynětí zemědělské půdy ze zemědělského půdního fondu A/15 201.1.2 Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu A/15 201.2 Ochrana využití zemědělského půdního fondu A/5 201.3 Změny kultur a využití půdního fondu A/10 201.4 Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků A/5 201.5 Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku S/5 201.8 Návrhy tras nadzemních a podzemních vedení V/5 26

27 Městský úřad Stráž pod Ralskem 202 Pozemkové úpravy (územně plánovací dokumentace) V/5 203 Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství 203.2 Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům S/5 203.5 Veterinární opatření V/5 203.7 Včelařství V/5 203.7.1 Evidence včelstev A/5 203.7.2 Ochrana včelstev V/5 203.8 Chov a ochrana zvířat V/5 205 Zemědělské organizace a podniky V/5 206 Myslivost 206.1 Uznání honiteb A/5 206.1.1 Registrace honebních společenstev A/10 206.2 Nájemní smlouvy V/5 207 Rybářství 207.1 Rybářské revíry A/5 207.2 Rybníky rybníkářsky neobhospodařované A/5 208 Posuzování vlivů na životní prostředí V/10 221 Lesní hospodářství 221.1 Pozemky určené k plnění funkcí lesa 221.1.1 Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce lesa A/5 221.1.2 Rozhodnutí v pochybnostech A/5 221.1.3 Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k vydání územního rozhodnutí A/5 221.1.4 Dělení lesních pozemků A/5 221.1.5 Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa A/5 221.1.6 Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa A/10 221.2 Užívání lesů 221.2.1 Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů V/5 221.2.2 Výjimka ze zákazu některých činností v lese V/5 221.2.3 Stanovení podmínek sportovní akce V/5 221.2.4 Opatření k zabezpečení osob a majetku V/10 221.3. Hospodářská úprava lesů 221.3.1 Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních hospodářských osnov V/5 221.4. Hospodaření v lesích 221.4.2 Uložení opatření v případech mimořádných okolností V/5 221.4.3 Výjimka z velikosti či šíře holé seče V/5 221.4.4 Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur V/10 221.4.5 Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské osnovy V/5 221.4.6 Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti let věku V/10 221.4.7 Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích pozemcích V/5 221.4.8 Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře A/10 221.4.9 Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního hospodáře A/10 221.4.10 Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů V/5 221.5 Ochrana lesů

28 Městský úřad Stráž pod Ralskem 221.5.1 Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí V/5 221.5.2 Opatření proti rozšíření škůdců V/5 221.5.3 Ustanovení a zrušení lesní stráže A/10 221.6. Státní správa lesů 221.6.1. Opatření k odstranění zjištěných nedostatků V/10 231 Vodní hospodářství 231.9 Protipovodňová ochrana 231.9.1 Povodňový plán města A/5 233 Vodovody a kanalizace 233.2 Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací A/10 233.3 Evidence vodovodů a kanalizací 233.3.1 Majetková A/10 245 Ochrana ovzduší 245.1 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší A/5 245.2 Snižování emisí, stanovení emisních limitů S/5 245.3 Poplatky za znečištění ovzduší S/5 245.5 Evidence stacionárních zdrojů V/5 245.6 Dozor nad ochranou ovzduší S/5 246 Ochrana přírody 246.4 Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných krajinných prvků A/10 246.4.1 Rozhodnutí A/10 246.5 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody A/5 246.6 Vyjádření ke stavbám pro územní řízení (a ostatní vyjádření) V/5 246.9 Geografické nepůvodní druhy V/5 246.10 Kácení dřevin rostoucích mimo les a náhradní výsadba S/5 246.12 Rozhodnutí o přestupcích podle zákona o ochraně přírody a krajiny V/5 246.13 Vyhlašování památných stromů a jejich ochranných pásem A/5 13 246.14 Registrace významných krajinných prvků (VKP) A/5 14 246.15 Rušení památných stromů a registrovaných VKP A/5 249 Odpadové hospodářství 249.1 Rozhodnutí podle právních předpisů, upravujících odpadové hospodářství A/5¹ 249.4 Evidence skládek odpadů A/5¹º 249.6 Dozor na obecní skládce odpadu S/5 249.8 Evidence hlášení S/5 249.9 Protokoly z místních šetření, sdělení V/5 249.10 Hlášení o produkci a nakládání s odpady za kalendářní rok A/5 249.11 Evidenční listy přepravy nebezpečných odpadů V/5 249.12 Nepovolené skládky odpadu S/5 Správa majetku obce 254 Hospodaření a správa majetku obce 254. 1 Evidence majetku 254.1.1 Obecní pozemky A/5 254.1.2 Obecní budovy A/5

29 Městský úřad Stráž pod Ralskem 254.1.3 U příspěvkových organizací a právnických osob, jejichž zřizovatelem je obec A/5 254.2 Inventarizace majetku 254.2.1 Dílčí inventurní soupisy, podklady S/5 254.2.2 Výsledná zpráva A/5 254.3 Hospodaření s majetkem obce 254.3.1 Nabývání majetku A/10 254.3.2 Převod majetku A/10 254.3.3 Převod práva hospodaření s majetkem A/10 254.3.4 Nájemné A/10 254.3.5 Rekonstrukce a modernizace majetku V/5¹ 254.3.6. Opravy a údržba majetku S/5 254.3.7 Zatížení majetku (dluhy, věcná břemena) S/5 254.3.8 Pojištění majetku S/5 254.3.9 Vyřazování majetku S/5 254.3.10 Zábor, užívání majetku obce S/5 254.4 Bytový majetek 254.4.1 Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů) S/10 254.4.2 Modernizace a adaptace bytů S/5 254.4.3 Nájemné S/5 255 Nebytové prostory 255. 1 Přidělování S/10 255. 2 Nájemné S/5 256 Veřejné osvětlení S/5 257 Majetková účast obce V/10 260 Pohřebnictví, evidence hrobů 260.1 Pohřebnictví V/5 260.2 Evidence hrobů A/5¹º 260.3 Evidence válečných hrobů A/5¹º Doprava a silniční hospodářství 276 Doprava 276.1 Koordinace dopravy, zabezpečení dopravní obslužnosti 276.1.1 Integrované dopravní systémy A/10 276.1.2 Dopravní průzkumy A/10 276.2 Jízdní řády S/5 276.4 Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště V/5 276.7 Osvědčení profesní způsobilosti řidiče S/5 276.10 Bezpečnost silničního provozu V/5 278 Technika silniční dopravy 278.2 Hospodárnost provozu vozidel S/5 280 Pozemní komunikace, provoz na pozemních komunikacích 280.2 Příprava plánů investic a velkých oprav V/10

280.4 Dopravní inženýrství (stanovení dopravního značení) S/5 280.6 Běžná údržba pozemních komunikací a mostů S/5 280.7 Zimní údržba pozemních komunikací S/5 280.8 Objížďky, uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí S/5 280.10 Zvláštní užívání pozemních komunikací S/5 280.13 Stavební a kolaudační řízení pozemních komunikací A/20 280.14 Evidence, kategorizace a změny v síti pozemních komunikací A/10 280.15 Cyklostezky V/5 280.16 Nemovitosti 280.16.1 Připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti na pozemní komunikaci A/10 280.16.2 Zřizování věcných břemen A/10 Obchod a cestovní ruch 302 Tržní agenda S/5 303 Síť podniků, prodejen a provozoven, skladů a trhů V/5 306 Cestovní ruch V/5 Územní plánování a stavební řád Ukládací znak skartačního plánu se u této skupiny řádu použije pouze tam, kde písemnost nelze zařadit do kompletního spisu konkrétní stavby. Ukládání územně plánovací dokumentace se řídí zákonem o územním plánování a stavebním řádu. 326 Územně plánovací dokumentace 326.1 Územní plány (včetně dokumentace) A/10 1 326.2 Urbanistické studie (včetně dokumentace) A/10 1 326.1 Regulační plány (včetně dokumentace) A/10 1 327 Územně plánovací podklady V/10 328 Územní rozhodnutí 328.1 Rozhodnutí o chráněném území A/5 328.1.1 Rozhodnutí o změně využití území A/5 328.1.2 Rozhodnutí o ochranném pásmu A/5 328.1.3 Územní opatření o sanaci území A/5 328.2 Rozhodnutí o stavební uzávěře A/5 328.2.1 Územní opatření o stavební uzávěře A/5 328.3 Rozhodnutí o umístění stavby A/5 328.3.1 Rozhodnutí o změně stavby a o změně vlivu stavby na využití území A/5 328.3.2 Územní souhlas A/5 328.3.3 Územně plánovací informace A/5 328.4 Rozhodnutí o dělení nebo scelování pozemků nebo vyjádření souhlas A/5 330 Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace týkající se stavby (kolaudace, změny stavby, změny v užívání stavby, udržovací práce, odstranění stavby) V/5 30

331 Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení 331.1 Terénní úpravy V/5 331.2 Těžební a podobné práce V/5 332 Stavební dozor a zvláštní pravomoci stavebního úřadu S/20 334 Stavební úřady 334.1 Sdělení, stanoviska a vyjádření V/10 335 Vstupy do staveb a na pozemky S/5 336 Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální, vojenské a jiné stavební úřady A/10 337 Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů V/10 338 Sankce podle stavebního zákona 338.1 Přestupky S/5 338.2 Správní delikty právnických osob a podnikajících fyzických osob S/5 338.3 Pořádková pokuta S/5 339 Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky V/5 342 Informační, reklamní a propagační zařízení - povolení V/5 343 Stavební příspěvek A/5 Kultura 401 Kultura 401.1 Péče o občanské záležitosti S/5 401.2 Slavnosti, vzpomínky, hudby, výchovné, kulturní, zábavní a jiné veřejné produkce V/5 401.3 Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce V/5 401.4 Tombola S/5 402 Organizační záležitosti kulturních zařízení V/5 403 Kulturní instituce a zařízení 403.2 Knihovna a Informační centrum V/5 403.4 Ostatní (kino) V/5 405 Autorský zákon (odvolací řízení) V/5 406 Neziskový sektor V/10 31

407 Povolování veřejné produkce V/5 408 Tisk, rozhlas, televize a film V/5 409 Neprofesionální umělecké aktivity V/5 410 Kroniky A/10 6 411 Péče o kulturní památky 411.1 Péče o kulturní památky (památkové rezervace,zóny, ochranná pásma) včetně evidence A/10¹º 412 Výherní hrací přístroje V/5 431 Věci církví a náboženských společností V/10 432 Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a vyjádření) A/20¹ Školství a sport 451 Školy a školská zařízení 451.1 Školy a školská zařízení zřízená obcí V/5 451.3 Zřizovací listiny škol a školských zařízení A/10 451.4 Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských zařízení zřizovaných obcí A/5 452 Soukromé a církevní školy A/5 453 Školský rejstřík 453.1 Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí V/5 453.2 Výjimky z počtu dětí a žáků ve škole S/5 453.3 Výkazy škol a školských zařízení V/5 453.4 Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec A/10 453.5 Evidence žáků S/5 453.6 Stravování ve školách a školských zařízeních S/5 455 Pasportizace škol A/10 456 Česká školní inspekce 456.1 Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských zařízení V/5 456.2 Opatření přijatá na základě výsledků kontroly ČSI u škol a školských zařízení S/10 457 Mládež, sport, aktivity dětí a mládeže 457.1 Sportovní instituce(nájemní smlouvy na pronájem sportovních zařízení v majetku města A/10¹ 457.2 Organizační a hospodářské záležitosti úseku sport S/5 32

Zdravotnictví 526 Zdravotnická soustava 526.1 Zařízení a organizace zdravotnické soustavy V/5 526.2 Registrace nestátních zdravotnických zařízení V/5 526.6 Zdravotnická zařízení zřizovaná obcí V/5 528 Hygienická služba V/5 531 Léčiva, návykové a omamné látky 531.1 Evidence a nakládání s návykovými látkami S/5 Sociální péče 552 Mimoústavní sociální péče 552.1 Výkon opatrovnictví S/5 552.2 Dávky zdravotně postiženým a starým občanům S/15 552.3 Mimořádné výhody pro občany zdravotně postižené S/5 552.4 Byty zvláštního určení S/5 552.5 Ustanovení zvláštního příjemce S/5 553 Sociální služby 553.1 Řízení, kontrola a rozvoj na úseku sociálních služeb V/10 553.2 Zařízení sociálních služeb 553.2.1 Zřizování 553.2.2 Školení zaměstnanců 553.2.3 Organizační a provozní záležitosti, metodika S/5 553.2.4 Přijímání osob do zařízení sociálních služeb S/5 553.2.5 Terénní pečovatelské služby S/5 553.3 Odvolání proti rozhodnutí na úseku sociálních služeb S/10 555 Péče o rodinu 555.1 Sociální péče V/10 555.2 Sociálně právní ochrana dětí 555.2.1 Dokumenty postoupené, dokumentace dětí, které dosáhly zletilosti V/15 555.2.2 Odvolání proti rozhodnutí V/15 555.2.3 Spisy V/15¹ 555.2.4 Rejstříky A/20 555.3 Pěstounská péče S/10¹¹ 556 Péče o společensky nepřizpůsobivé občany 556.2 Pomocná evidence S/5¹º 557 Záležitosti romského obyvatelstva a národnostních menšin V//5 Požární ochrana 33

581 Organizace požární ochrany 581.3 Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi(hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.) V/5 582 Činnost požární ochrany 582.4 Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně S/5 582.5 Prevence požární ochrany S/5 582.6 Bezpečnostní a jiná opatření S/5 583 Jednotky požární ochrany 583.1 Stavba a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic -viz stavební dokumentace ukl. Znak 330 A/20 583.2 Odborná příprava jednotek požární ochrany S/5 583.3 Výzbroj jednotek požární ochrany S/5 585 Všeobecné prostředky požární ochrany S/5 Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku 602 Shromažďování A/5 604 Území obce a jeho změny 604.1 Konkrétní územní změny A/10 604.3 Slučování a rozdělování obcí A/10 604.4 Záležitosti státních hranic A/10 605 Evidence obyvatel 605.1 Evidence obyvatel 605.1.1 Hlášení evidenci obyvatel (zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům, zákaz pobytu) V/5 605.1.2 Ostatní hlášení (narození, manželství, úmrtí, rozvody, stěhování aj.) S/1 605.4 Rozhodování o zrušení trvalého pobytu V/5 605.5 Přihlašovací lístek k trvalému pobytu S/50 605.6 Evidence vydaných potvrzení o změně místa trvalého pobytu S/1 606 Státní občanství udělení, nabytí, pozbytí, osvědčení A/50 606.2 Čestné prohlášení o státním občanství V/100 606.4 Žádosti o osvědčení státního občanství ČR (kopie) S/1 607 Matriční záležitosti 607.1 Matriky a sbírky listin 607.1.1 Narození A/100 6 607.1.2 Manželství A/75 6 607.1.3 Úmrtí A/75 6 607.1.4 Opisy matričních dokladů, výpisy z matrik S/5 607.1.5 Oznámení pro zápisy do zvláštních matrik V/10 34