Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám Název školy: Střední zdravotnická škola a Obchodní akademie, Rumburk, příspěvková organizace Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0649 Šablona: III/2 č. materiálu: VY_32_INOVACE_281 Jméno autora: Ing. Helena Knajflová Třída/ročník: 3.A, 3.B/III. Datum vytvoření: 1. 9. 2012 Vzdělávací oblast: Tematická oblast: Předmět: Výstižný popis způsobu využití nebo metodické pokyny: Písemná a elektronická komunikace Obchodní korespondence Písemná a elektronická komunikace 1. žák se spolu s vyučujícím seznamuje s jednotlivými částmi obchodních dopisů, jejich formální úpravou 2. žák aplikuje předchozí znalosti s MS Excel
1 Formální úprava obchodních dopisů 1.1 Hlavička dopisu = záhlaví - uvedena adresa odesílatele - praxe předtištěna nebo uložena v paměti počítače - školní předtisky obecná formulace Záhlaví dopisu nevyplňuje se 1.2 Doplňující údaje = zápatí - informace vztahující se k celé instituci - např. bankovní spojení, IČ, DIČ, údaje o sídle instituce, registrace v obchodním rejstříku, webová stránka atd. - praxe předtištěny nebo uloženy v paměti počítače - školní předtisky obecná formulace nevyplňuje se Pozn. Obchodní zákoník stanoví, že podnikatelský subjekt je povinen na všech obchodních dopisech a fakturách uvádět: a) obchodní firmu b) IČ c) DIČ d) údaje o sídle instituce e) údaje o registraci v OR 1.3 Adresa adresáta Pozn. Doporučeně se píše nad adresové pole od stejné svislice jako adresa, umístěno min. 10 mm nad jeho hranicí. 1.4 Odvolací údaje Typy dopisů a) s předtištěnými odvolacími údaji sloupcovými (vlevo nebo vpravo od adresového pole) - řádkovými b) bez předtisku odvolacích údajů 1.4.1 Dopisní papíry se sloupcovými odvolacími údaji - odvolací údaje se člení do skupin oddělených prázdným řádkem - vyplňovaný text se píše pod sebe (od svislice dané nejdelším předtištěným údajem)
1. skupina - povinné, pevné pořadí údajů VÁŠ DOPIS ZN.: ZE DNE: } odvolání na přijatý dopis (jeho značku, datum vyhotovení) NAŠE ZN.: Pozn.: Tvorba naší značky - velmi častá podoba značka jména osoby, která dopis vyřizuje 1/2012-No/Vy VY_32_INOVACE_281 pořadové číslo rok značka jména (na začátku roku 1) referenta (vedoucího pracovní apod.) 2. skupina - spojení na pracovníka, který dopis vyřizuje - organizace si je upraví podle potřeby (aktuálního vybavení pracoviště) - vždy: VYŘIZUJE: pouze titul a příjmení (křestní jméno ne) TEL.: - dle vybavenosti: FAX: MOBIL: LINKA: E-MAIL: (nutné odstranit hypertextový odkaz) 3. skupina DATUM - u poptávky a nabídky se píše sestupně např. 20..-01-01 - u objednávky a dalších dopisů se píší vzestupně, měsíc se vypisuje např. 1. ledna 200. 1.4.2 Dopisní papíry s řádkovými odvolacími údaji - odvolací údaje jsou v řádku pod adresovým polem - začínají se vypisovat pod prvním písmenem předtisku, nesmí přesáhnout pod další předtisk, lze je tedy rozdělit do 2 až 3 řádků VÁŠ DOPIS ZNAČKY/ZE DNE NAŠE ZNAČKA VYŘIZUJE/LINKA MÍSTO ODESLÁNÍ 1.4.3 Dopisní papíry bez předtisku odvolacích údajů - předtištěna: hlavička, doplňující údaje - nepředtištěny: odvolací údaje (orientační značky) - pod záhlavím se píše spisová značka (číslo jednací), dle potřeby další údaje (kdo dopis vyřizuje, spojení)
1.5 Věc - pod posledním řádkem odvolacích údajů se vynechají 2 řádky - věc je heslovité vyjádření obsahu dopisu - text začíná velkým písmenem, neukončuje se tečkou - zvýrazní se podtržením nebo tučným tiskem - nikdy se nepíše slovo věc 1.6 Oslovení - pod věcí se vynechají 2 řádky - oslovení začíná velkým písmenem, končí čárkou, vlastní text začíná malým písmenem Úřady, organizace a podniky Vážení dodavatelé, Vážení zákazníci, Vážení klienti, Vážení obchodní přátelé/partneři - volíme dle typu dopisu a doby spolupráce (např. neznámé zákazníky neoslovíme obchodní přátelé) Muži - oslovují se 5. pádem - při volbě oslovení se řídíme následujícími pravidly: 1. přednost má velmi významná funkce, např. ředitel, starosta Vážený pane řediteli (bez jména) 2. má-li titul a není-li ve významné funkci, osloví se titulem bez jména Vážený pane inženýre, Vážený pane doktore 3. není-li ve významné funkci a nemá-li titul Vážený pane Nováku, Vážený pane Doležale Ženy oslovují se přechýleným tvarem funkce, titulu či jména (pravidla viz Muži ) Vážená paní ředitelko, Vážená paní inženýrko, Vážená paní Nováková, Vážená paní Doležalová 1.7 Text dopisu - pod oslovením se vynechá 1 řádek - žádný z údajů ze zadání nevynecháme, stylizujeme pouze úvodní a závěrečné věty - obchodní dopisy píšeme v 1. osobě množného čísla, jednotné číslo používá pouze majitel - podle obsahu se text člení do odstavců (co myšlenka, to nový odstavec), mezi odstavci se vynechává prázdný řádek
1.7.1 Řádkování obchodní a úřední korespondence řádkování 1 osobní dopisy a jiné písemnosti řádkování 1,5 1.7.2 Úprava textu běžná obchodní a úřední korespondence bloková úprava (tzn. odstavce začínají od levé svislice) osobní dopisy a písemnosti zvláštního charakteru odrážka 1. řádku od levé svislice (zpravidla 5 úhozů písma Courier nebo 1 kliknutí na tabulátor) Pravý okraj - píše se nezarovnaně (na praporek) nebo se automaticky zarovnává - při úpravě na praporek nemají být rozdíly v délce řádků větší než 5 úhozů W doporučuje se používat automatické dělení slov a pevné mezery Levý i pravý okraj 20 mm - dodržuje se u dopisů se sloupcovými odvolacími údaji vlevo (běžnější) - s řádkovými odvolacími údaji Levý i pravý okraj 25 mm - dodržuje se u dopisů s nepředtištěnými odvolacími údaji - sloupcovými odvolacími údaji vpravo (méně časté) 1.8 Pozdrav - od posledního řádku vlastního textu se odděluje 1 prázdným řádkem - považuje se za další odstavec - začíná od stejné svislice jako předchozí odstavec - např. S pozdravem - poté zpravidla se stiskne 3 x ENTER 1.9 Razítko - otiskne se nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo - kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec
1.10 Podpis a funkce 1.10.1 Bloková úprava - píše se od levé svislice - pod vlastnoruční podpis (který na školních předtiscích nepíšete) se vytiskne titul, celé jméno a příjmení a na další řádek (SHIFT + ENTER) od levé svislice funkce - název či upřesnění organizace se k funkci nepřidávají, je uvedeno v záhlaví NE ředitel školy, předseda družstva, vedoucí cukrárny Dva podpisy - vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší - jsou-li pracovníci funkčně na stejné úrovni, uspořádají se v abecedním pořadí - pokud dopis podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila 1.10.2 Úprava s odrážením odstavců - podpis vpravo - funkce se píše doprostřed pod jméno a příjmení 1.11 Přílohy - pod posledním řádkem dopisu (funkcí) se vynechávají 2 až 4 řádky (2x nebo 3x ENTER) - zvýrazní se stejným způsobem jako věc Možnosti úpravy a) jsou-li v textu vyjmenovány (konkrétní názvy) uvádí se jejich počet např. 2 přílohy (za číslovkou následuje malé počáteční písmeno) b) nejsou-li v textu vyjmenovány a je jich malý počet vyjmenují se pod sebou, každá příloha se zvýrazní - např. Ceník, Katalog c) nejsou-li v textu vyjmenovány a je jich velký počet vyjmenují se pod zvýrazněným nadpisem Přílohy, jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují 1.12 Na vědomí (kopie, rozdělovník) - mezi přílohami a spojením Na vědomí se vynechávají 2 prázdné řádky - je to upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí - spojení Na vědomí se zvýrazní jako věc - pod se vypíší zkrácené názvy adresátů (všech, komu dopis posíláte) - při nedostatku místa lze umístit v pravé dolní čtvrtině
1.13 Několikastránkové dopisy - je-li zřejmé, že se dopis se všemi náležitostmi na jednu stranu nevejde, je třeba pokračovat na další straně - lze psát: a) na rub dopisního papíru značka./. (u dopisů psaných na psacím stroji) b) na další list značka./2, ale v praxi se místo této značky stránky očíslují - dopis nesmí končit nadpisem, text rozděleným slovem - začíná-li na konci stránky nový odstavec, musí obsahovat alespoň 2 řádky - na poslední stránce se píše ještě alespoň jeden celý řádek textu kromě podpisu 1.14 SHRNUTÍ (sloupcové odvolací údaje) 1. Hlavička dopisu (záhlaví) 2. Adresa adresáta vpravo (častěji) nebo vlevo 3. Odvolací údaje vlevo (častěji) nebo vpravo 2 řádky 4. Věc 2 řádky 5. Oslovení 1 řádek 6. Vlastní text 1 řádek 7. Pozdrav dle potřeby (ve škole zpravidla 3 x enter) 8. Razítko 9. Podpis (vlastnoruční + na PC či stroji) 2 až 4 řádky 10. Přílohy (Na vědomí) 11. Doplňující údaje (zápatí)
Použité zdroje Knihy: 1. Kuldová, O. Fleischmannová, E.: Metodická příručka k technice administrativy a obchodní korespondenci. 1. vydání. Praha. Fortuna, 1998. ISBN 80-7168-574-7. 2. Fleischmannová, E. Kuldová, O. Šedý, R.: Obchodní korespondence pro střední školy. 1. vydání. Praha. Fortuna, 2000. ISBN 80-7168-718-9. 3. Štiková, S.: Obchodní korespondence I.,uzavírání a plnění kupních smluv. 6. přepracované vydání. Plzeň. Ing. Stanislava Štiková KORESPONDENT, 2003. 4. Novák, J. - Macounová, E.: Sbírka úloh z obchodní korespondence, STÚ Praha, 1999 5. Macounová, E. - Novák, J.: Řešené úlohy z obchodní korespondence, STÚ Praha, 1999 6. Kuldová, O. Fleischmannová, E.: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti. Praha. Fortuna. 3. upravené vydání. 1998 7. Lévová, J., Valešová, I.: Dopisy bez předtištěných odvolacích údajů + Sbírka úloh, NÚOV, Praha 2005 Webové stránky na Internetu: www.nuov.cz Ostatní: ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem. Praha. Český normalizační institut. Listopad 2002 a Duben 2007. ČSN 50 6409 Poštovní obálky pro mechanizované zpracování listovních zásilek. Praha. Český normalizační institut. 1995 ČSN 50 6413 Speciální poštovní obálky. Praha. Český normalizační institut. 1995 ČSN 88 4674 Dopisnice a pohlednice. Praha. Český normalizační institut. 1995 ČSN ISO 11180 Poštovní adresování. Praha. Český normalizační institut. 1995 Česká pošta Přehled základní služeb (platné od 1. 6. 2005)