B O J P R O T I K O R U P C I DOPORUČENÍ K PREVENCI KORUPCE NÁVOD PRO PODNIKY

Transkript

1 B O J P R O T I K O R U P C I DOPORUČENÍ K PREVENCI KORUPCE NÁVOD PRO PODNIKY VYHOTOVENO V RÁMCI TWINNINGOVÉHO PROJEKTU EU STRENGTHENING PUBLIC PROCUREMENT ENFORCEMENT IN THE CZECH REPUBLIC VE SPOLUPRÁCI S MINISTERSTVEM PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ŘÍJEN 2004

2 Obsah I. Obecné otázky II. Zásady II.1 II.2 II.3 II.4 II.5 II.6 II.7 II.8 II.9 Přísné dodržování zákonů a ostatních právních ustanovení v tuzemsku a v zahraničí Vedení podniku má i funkci vzoru Zacházení se subdodavateli a odběrateli Dárky a ostatní pozornosti Rozlišování mezi obchodními a soukromými výdaji Pověřování obchodních partnerů pro soukromé účely Střety zájmů v důsledku vedlejších činností příp. kapitálových účastí Zapojení zprostředkovatelů Finanční dary politickým stranám a politikům III. Vnitropodniková opatření III.1 III.2 III.3 III.4 III.5 III.6 Vzdělávání a další vzdělávání / poučení Rotace personálu v citlivých oblastech Zásada čtyř očí, rozdělení funkcí a úplná dokumentace Dodavatelské alternativy Vedení účetnictví a kontrola účtů Postupy ohlašování IV. Kontrola V. Doplňující informace 2

3 I. Obecné otázky Korupce je tématem, které se týká nás všech. Boj s ní je jednou s ústředních společenských otázek. V sociálním tržním hospodářství, které se zakládá na spravedlivé soutěži, přísném dodržování právního řádu a sociálním vyrovnání, má totiž korupční chování nanejvýše negativní dopad. Neboť nesprávné chování malého počtu lidí či podniků zatěžuje vždy všechny ostatní. Korupce narušuje důvěru dodavatelů a zákazníků, poškozuje mezinárodní pověst obecně a reputaci průmyslu zvláště. Zároveň deformuje konkurenci zvláště netransparentním způsobem a vede tak ke zvyšování cen. Vedle řady legislativních opatření a důsledného trestněprávního potírání korupce bychom těžiště boje s korupcí měli přesunout na její prevenci. Je přece nejlepší zabránit korupčnímu chování již v jeho zárodku a neposkytovat tak žádný prostor abnormálnímu jednání. Boj proti korupci se dotýká celé společnosti. Příkladem, výchovou a přesvědčováním společně s věcnou kontrolou je třeba vytvořit takové klima, které zabrání lhostejnosti vůči etickým hodnotám a tím učiní přítrž jedné z podstatných příčin zmíněného vývoje. Je třeba posílit obecné přesvědčení, že ovlivňování konkurence všemi formami korupce i té která není trestněprávně stíhána, je společensky opovrženíhodné. K tomu mohou podniky významně přispět. Každý podnik by měl - nezávisle na své velikosti, své struktuře a svém postavení jako odběratel nebo zadavatel zakázat jakoukoli formu korupčního chování a bez ohledu na trestně právní důsledky opatřit pracovně právními a/nebo disciplinárními sankcemi např. v obecném kodexu chování obsah pracovních smluv. Vhodná podniková organizační opatření, jako např. rozdělení funkcí a princip čtyř očí mohou spolu s tím přispět k tomu, že dohodnutá pravidla chování budou dodržována, jejich porušování zjišťována a postihována. Mimořádnou roli v procesu potírání korupce sehrává chování vedení podniku a vyššího managementu. Pouze v případě příkladného chování vedení podniku na všech úrovních, lze očekávat odpovídající chování pracovníků. Mnoho podniků vyvinulo v posledních letech detailní kodexy chování a programy vnitřní kontroly. Následně uvedené zásady a konkrétní návrhy jak jednat, by měly být podnětem k vytvoření příp. doplnění takovýchto souborů norem a interních podnikových organizačních opatření. Tato se zakládají na publikaci Spolkového svazu německého průmyslu (Bundesverbandes der Deutschen Industrie - BDI), který za tímto účelem konzultoval celou řadu kodexů celosvětově působících koncernů a vzal v úvahu také antikorupční strategie mezinárodních institucí jako je OECD, Mezinárodní obchodní komora (ICC) a také Antikorupční organizace Transparency International. II. Zásady 3

4 1. Přísné dodržování zákonů a ostatních právních ustanovení v tuzemsku a v zahraničí Při obchodních rozhodnutích a jednáních je třeba respektovat platné zákony a ostatní rozhodující ustanovení v tuzemsku a zahraničí. Vedení podniku musí dbát na to, aby pracovníci znali a dodržovali relevantní zákony a právní ustanovení. To platí jak v poměru podniku k veřejnému sektoru (business-to-government), tak i pro všechny druhy obchodů mezi podniky (business-tobusiness). Podnikové vzdělávání a další vzdělávání, ale také poučení, které je zařazeno do personální složky, tvoří opatření, jež lze doporučit. Je třeba jasně stanovit, že vědomá porušení mohou mít za následek vedle trestního postihu a/nebo pracovně právních důsledků také okamžité propuštění. 2. Podnikové vedení má i funkci vzoru Rozhodný postup proti korupci začíná u vedení podniku. Od představenstva a vedení podniku očekávají pracovníci a veřejnost právem příkladné jednání. Jejich příklad slouží jako vzor. To platí jak pro dodržování zákonů a kodexu chování, pokud takový existuje, tak i pro osobní angažovanost v potírání korupce. Kdo trpí či dokonce schvaluje, aby se nedodržovaly a nebo obcházely zákony a ostatní státní úpravy nebo interní předpisy, ovlivňuje negativně postoj pracovníků k dodržování zákonnosti. Interní prověrky pochopí a podpoří pracovníci podniku nejspíše tehdy, když je do nich také zapojeno a stojí za nimi vedení podniku a vyšší management. 3. Jak zacházet se subdodavateli a odběrateli Subdodavatelé se musí vybírat pouze na konkurenčním základě (na základě ceny, kvality a způsobilosti výkonu). Mají nárok na spravedlivé zacházení a korektní chování. Pokus nějakého dodavatele ovlivnit pracovníky zákazníka v jejich rozhodování prostřednictvím pozorností, pohoštění nebo úsluh, překračujících normální rámec, by se měl přísně postihovat. V závislosti na jednotlivém případě lze uvažovat i o zablokování dodávky. Vlastní pracovníky, kteří se nechali nekalým způsobem ovlivnit dodavatelem, je třeba, bez ohledu na trestně právní důsledky, volat k odpovědnosti disciplinárně a pracovně právně. Právě tak je třeba postihnout vlastní pracovníky, kteří se pokoušejí svým korupčním chováním ovlivnit odběratele. 4. Dárky a ostatní pozornosti Při přijímání a poskytování dárků a ostatních pozorností je třeba postupovat nanejvýše restriktivně. Pracovníci a jejich nejbližší rodinní příslušníci nesmějí přijímat žádné dary od osob nebo podniků, s nimiž existují obchodní vztahy. Drobné pozornosti a úsluhy nesmí překročit obvyklý rámec. To platí zvláště také pro reklamní dary a služby. Jejich hodnota by měla být natolik zanedbatelná, že jejich přijetí nemusí být příjemcem zatajováno a příjemce nenutí do zavazující závislosti. Musí být voleny podle zásady, která u dárce a přijímajícího vylučuje 4

5 jakékoli zdání nepoctivého jednání a nekorektnosti. V případě pochybností je třeba si vyžádat rozhodnutí nadřízeného. Pozvání ze strany dodavatelů, jež nemají souvislost s obchodní návštěvou, vyžadují vnitropodnikové svolení. Totéž platí pro pozvání pracovníků ze strany zákazníků. Reklamní dárky poskytované zástupcům úřadů by v souladu se směrnicemi platnými ve veřejném sektoru o kapesních kalendářích, propisovacích tužkách a obyčejných nástěnných kalendářích, neměly tyto směrnice překračovat. 5. Rozlišování mezi obchodními a soukromými výdaji Je třeba přísně navzájem odlišovat soukromé a obchodní zájmy. Pro výdaje, kde je obchodní a soukromý charakter natolik propojen, že je přesné rozlišení obtížné, by měly být náklady zvláště za dárky nebo pohoštění převzaty soukromě. Čím vyšší je postavení pracovníka v podniku tím více lze očekávat právě takovýto přístup. 6. Pověřování obchodních partnerů pro soukromé účely Aby bylo možné vyloučit střet zájmů mezi podnikem a soukromou sférou, měli by se pracovníci podniku zdržet pověřování obchodního partnera za soukromými účely. 7. Konflikty zájmů z důvodu vedlejších činností příp. kapitálových účastí Smluvně je třeba zajistit, aby vedlejší činnosti a kapitálové účasti pracovníků podniku nebyly využívány ke škodě podniku. Důvěrné znalosti z oboru musí být chráněny. Podnikově předepsaný postup hlášení pro pracovníky podniku by měl zajistit odpovídající transparentnost pro vedení podniku. 8. Začlenění zprostředkovatelů Při úhradách poskytovaných zprostředkovatelům (poradci, zprostředkovatelé, sponzoři, zástupci) by se mělo dbát na to, aby tyto osoby neposkytovaly peníze dál za účelem podplácení. Toto lze zajistit nejlépe ovšem tak, že platby budou představovat přiměřenou odměnu za legitimní služby. 9. Dary politickým stranám a politikům Také v případě finančních darů politickým stranám a sdružením, jakož i politikům je třeba přísně dodržovat platné právo. Je třeba v plném rozsahu vyhovět všem náležitostem na oznamování. O každém takovém finančním daru je třeba vyrozumět vedení firmy. 5

6 III. Vnitropodniková opatření 1. Vzdělávání a další vzdělávání / poučování Prevence proti korupci a korupčnímu chování musí být zohledněna také v oblasti vzdělávání a dalšího vzdělávání, např. tím, že se toto téma bude integrovat do již existujících opatření v oblasti školení nebo tím, že budou poskytnuty zvláštní informace všem pracovníkům. V oblastech ohrožovaných korupcí, jako je odbyt nebo nákup, by se měla v pravidelných intervalech konat poučení vyplývající z jednotlivých spisů o obchodních případech. Jestliže by se kromě toho na základě situace zvláštního ohrožení vyskytla potřeba zabezpečovacích opatření, lze poskytnout informace o příslušných právních předpisech jakož i o (trestně) právních důsledcích ve formě závazného prohlášení, které příslušní pracovníci musí podepsat. 2. Rotace personálu v citlivých oblastech Pokud je to možné a hospodářsky únosné je možné pro oblasti, ohrožené korupcí naplánovat pravidelnou obměnu personálu. Je to velmi jednoduché a zároveň nanejvýš účinné opatření, jelikož tím lze zabránit vzniku příliš úzkých vazeb mezi pracovníky nákupu a dodavateli, jež se často vytvářejí teprve průběhem času. Přitom je pracovníkům třeba jasně vysvětlit, že taková změna neznamená žádnou diskriminaci. 3. Zásada čtyř očí, rozdělení funkcí a úplná dokumentace Uplatnění zásady čtyř očí, rozdělení funkcí výkonných a funkcí kontroly a přísné zadání pro vedení úplné dokumentace jsou dalšími vhodnými opatřeními pro to, aby se zabránilo nepravidelnostem v oblasti zakázek a dodávek. Zásada čtyř očí vyžaduje například, aby se při důležitých rozhodnutích zavedlo spolupodepisování s dalším pracovníkem, pocházejícím v ideálním případě ze zcela jiné oblasti podniku, který by neměl žádný vztah k osobě rozhodující o případu. 4. Dodavatelské alternativy Již z ekonomických důvodů by měl podnik dbát na to, opatřovat si pravidelně různé nabídky. Tím lze účinně působit proti jednostranným závislostem. Zároveň se tím posiluje konkurence, což má pozitivní vliv na cenu a kvalitu. 6

7 5. Vedení účetnictví a revize účtů Úplné a transparentní vedení účetnictví je základem efektivního potírání korupce v podniku. K tomu patří i to že jsou všechny transakce uváděny v účetních knihách. Je třeba znemožnit existenci tajných účtů. Nesmí být rovněž vystavovány žádné dokumenty, z nichž jasně nevyplývá, ke které transakci se vztahují. Dodržování těchto zásad by se mělo vnitropodnikově kontrolovat prostřednictvím nezávislého systému ověřování. 6. Postupy ohlašování Velmi účinným nástrojem prevence korupce je nebezpečí neustálé možnosti odhalení. Pracovníci by měli být povzbuzováni k tomu, ohlašovat neprodleně a v plném rozsahu jevy vybočující z pravidel. Předpokladem je, že to bude probíhat bez byrokracie, bez dodržení služebního postupu a především bez rizika represálií. Za tímto účelem by mělo být stanoveno příslušné místo (důvěrník, příp. ombudsman), na něž bude možno se důvěrně (a případně též anonymně) obrátit. IV. Kontrola Zkušenost ukazuje, že organizační zásady mohou mít úspěch pouze tehdy, jestliže se zároveň s nimi uplatňují odpovídající kontrolní opatření. Namátkové kontroly přitom omezují nákladnost, aniž by opatření ztrácela na účinnosti. Odhalování protiprávního jednání (např. uplácení, upřednostňování, podvod nebo zpronevěra) je obtížné. Zřízením příp. posílením interní revize lze v této oblasti dosáhnout zlepšení. Těžiště interní revize by na jedné straně mělo být zaměřeno na preventivní kontroly jako dodržování direktiv představenstva/vedení podniku; formální a materiální účetnictví; funkčnost a účinnost interních kontrolních systémů; řádné plnění úkolů a dodržování zásad hospodárnosti; funkčnost a účinnost právních úprav s cílem zamezit ztrátám na majetku a na druhé straně by se měly zaměřit i na podrobné poradenství. Spolupráce interní revize a podnikové bezpečnosti/ochrany závodu je při tom nepominutelná. Přitom se doporučuje napojit interní revizi bezprostředně na úroveň představenstva příp. na úroveň vedení společnosti. To nakonec odpovídá i nedelegovatelné odpovědnosti tohoto okruhu osob za řízení podniku a jeho zaměstnanců. 7

8 V. doplňující informace Níže jsou uvedeny internetové adresy uznávaných organizací, jejichž prezentace mohou poskytnout celou řadu dalších podnětů: International Chamber of Commerce/ Mezinárodní obchodní komora: OECD: Transparency International: 8