ETICKÝ KODEX INTEGRITA VE SPOLEČNOSTI INTEGRITA VE SPOLEČENSTVÍ

Transkript

1 ETICKÝ KODEX INTEGRITA VE SPOLEČNOSTI INTEGRITA VE SPOLEČENSTVÍ Question or concern? Contact your Code Compliance Officer (see page 11) 1

2

3 Coca-Cola Hellenic Bottling Company S.A. 9 Fragoklissias Str., Maroussi, Atény, Řecko T F Červen 2013 Vážené kolegyně a kolegové, všichni jsme závislí na důvěře našich zákazníků a spotřebitelů. My všichni si musíme tuto důvěru zasloužit svou každodenní prací. Naše pověst vychází z našeho chování na pracovišti i při zastupování společnosti Coca-Cola Hellenic navenek. Klíčem našeho budoucího úspěchu jsou naše hodnoty: Autenticita, Dokonalost, Stále se učíme, Zajímáme se o naše lidi, Jsme jeden tým, Vítězíme s našimi zákazníky. Naše hodnoty vyžadují, abychom byli otevření, poctiví a čestní a zachovávali svou integritu. Jsme roz-manitá společnost a vytváříme bezpečné, zábavné a pozitivní pracovní prostředí. Kdekoli působíme, dodržujeme své sliby a činíme to, co je správné a ne jen jednoduché. Bojujeme tvrdě o úspěch na trhu, ale zůstáváme čestní a poctiví ve svém jednání s kýmkoli, jehož života se naše činnost dotýká. Abychom dosáhli úspěchu u svých zákazníků, musíme se starat nejen o své výsledky, ale také o to, jak s takovými výsledky naložíme. Nikdy nejednáme arogantně či bez ohledu na zájmy druhých. Sdělení obsažené v tomto Etickém kodexu je jedním z kroků v naší snaze zajistit, aby naše pracoviště a pracovníci byli plně oddáni podnikání, které vychází z našich hodnot. Našim cílem bylo vytvořit jasný a přístupný dokument, který by obsahoval nejen praktické informace o odpovědnosti a povinnostech každého z nás, ale také návod, jak si v případě pochybností opatřit další informace. Tento Kodex však nemůže dopodrobna upravovat všechny možné situace a nemůže nahradit selský rozum a dobrý úsudek vycházející z našich společných hodnot a také z našeho závazku být jednou z nejdůvěryhodnějších a nejrespektovanějších Společností na světě. Je pravdou, že usilujeme o co možná nejlepší finanční výsledky a růst, věříme však také, že toho lze dosáhnout jen tehdy, budeme-li uplatňovat ty nejlepší obchodní metody a budeme-li dodržovat nejvyšší standardy společenské odpovědnosti. Připojte se ke mně a pokusme se spolu žít a pracovat poctivě a se zachováním morální integrity. Podpoříme tak nejen úspěch naší společnosti Coca-Cola Hellenic, ale budeme také moci být opravdu hrdí na to, čeho jsme dosáhli. Váš, Dimitris Lois Generální ředitel 3

4

5 OBSAH 1. Kultura integrity 6 2. Používání a dodržování tohoto Kodexu Integrita ve společnosti Integrita ve společenství Správa kodexu Kontaktní údaje a další informace 38 Glosář 40 5

6 1 KULTURA INTEGRITY Naše hodnoty 7 Co se očekává od každého z nás 7 Dodržování kodexu a zákonu 7 Co se očekává od vedoucích pracovníků 8 Podpora etiky a dodržování pravidel 8 Odpovědi na otázky a oznámení 8 Máte nijakou otázku nebo chcete učinit oznámení? Kontaktujte příslušného pracovníka pro otázky etiky (viz strana 11)

7 ETICKÝ KODEX Naše hodnoty Tento Etický kodex byl sestaven tak, abychom dostáli hodnotám, díky nimž se Coca-Cola Hellenic stala jednou z nejúspěšnějších a nejrespektovanějších organizací na světě. Mezi tyto hodnoty patří: Autenticita Dokonalost Stále se učíme Zajímáme se o naše lidi Jsme jeden tým Vítězíme s našimi zákazníky K čemu potřebujeme Etický kodex? Kodex zakotvuje závazek Společnosti podnikat v souladu s našimi hodnotami, platnými právními a správními předpisy a standardy našeho odvětví. Obecně popisuje, co se od každého z nás očekává a obsahuje odkazy na další pravidla a směrnice Společnosti. Nedodržování Kodexu a jiných pravidel Společnosti se považuje za velmi závažný prohřešek a může být důvodem pro disciplinární trest, v krajním případi i rozvázání pracovního poměru. Co se očekává od každého z nás Dodržování kodexu a zákonů Porozumění Kodexu. Kodex i platné zákony je třeba dodržovat vždy a všude. Používejte svuj úsudek a vyhněte se byť i jen náznaku nevhodného jednání. Neznalost Kodexu není omluvou pro neplnění jeho požadavků. Budete-li mít jakékoli otázky ohledně nějaké situace, ptejte se dřív, než budete postupovat dál. Budete-li mít kdykoli pochybnosti o určitém jednání, ptejte se: Je toto jednání v souladu s našimi hodnotami? Je v souladu s Kodexem? Je legální? Bude na mě i Společnost vrhat dobré světlo? Zní-li odpověď na kteroukoli z těchto otázek Ne, zvolte jinou cestu. Vztahuje se Kodex na všechny ve Společnosti? Kodex se vztahuje na všechny pracovníky Společnosti po celém světě, bez ohledu na místo, zařazení či funkci. Platí pro všechny zaměstnance, vedoucí pracovníky, členy Výkonného výboru a ředitele Společnosti. Očekáváme, že se zásadami Kodexu budou řídit i dočasní zaměstnanci a smluvní spolupracovníci, konzultanti, obchodní zástupci a všichni ostatní, kdo jednají jménem Společnosti. Kodex musí přijmout a řídit se jím i všechny dceřiné Společnosti a společné podniky ovládané Společností. Jsme-li účastníky společného podniku, ale takový podnik neovládáme, budeme se snažit své partnery přesvědčit, aby se požadavky Kodexu řídili jak v rámci společného podniku, tak v rámci své vlastní činnosti. 7

8 1 Některé KULTURA INTEGRITY situace nemusí být zcela jednoznačné. Zpozorněte, kdykoli uslyšíte sebe nebo někoho jiného říkat Takhle se to dělá odjakživa, Dělají to všichni, Tak jen pro jednou, Nikdo se to nedozví nebo V konečném důsledku to bude jedno. Jde o signál, že byste se měl(a) zastavit, zamyslet se a požádat o radu. A především, nikdy neignorujte své instinkty. V konečném důsledku jste to totiž vy, kdo odpovídá za vaše jednání. Máte-li i nadále pochybnosti, požádejte o radu. V Kodexu je sice zachycena celá řada situací, v nichž se zaměstnanci mohou ocitnout, nemůže však popsat úplně všechno. O pomoc můžete požádat příslušného pracovníka pro otázky etiky (viz strana 11) nebo vyššího nadřízeného. Jste rovněž povinen/povinna ohlásit jakékoli porušení či domnělé porušení Kodexu. To platí i pro situace, kdy vás někdo požádá, abyste jednal(a) v rozporu s Kodexem. Za oznámení jakéhokoli jednání nebudete nikdy postižen(a) a vždy budou přijata všechna možná opatření k zachování důvěrnosti. Co se očekává od vedoucích pracovníků Podpora etiky a dodržování pravidel Vedoucí pracovníci musí jít příkladem, být ostatním vzorem. Jako vedoucí pracovník byste měl(a): Zajistit, aby vaši podřízení rozuměli svým povinnostem na základě Kodexu a jiným pravidlům Společnosti. Využívat příležitosti k diskusím o Kodexu a posílení zásad etiky a dodržování pravidel na straně zaměstnanců. Vytvářet prostředí, v němž se zaměstnanci nebudou bát vznášet návrhy. Zvážit při hodnocení zaměstnanců jejich jednání s ohledem na Kodex a jiná pravidla Společnosti. Nikdy nepodporovat ani nevyžadovat od zaměstnanců výsledky na úkor etiky či dodržování Kodexu nebo zákonu. Vždy se snažit předejít porušení Kodexu či zákonu vašimi podřízenými zaměstnanci. Odpovědi na otázky a oznámení Bude-li vám předložena otázka či oznámení týkající se Kodexu, pozorně je vyslechněte a věnujte zaměstnanci úplnou pozornost. Vyžádejte si vysvětlení a další informace. Zodpovězte veškeré otázky, na něž umíte odpovědět; nemusíte však vždy reagovat okamžitě. Potřebujete-li pomoc, vyžádejte si ji. Učiní-li zaměstnanec oznámení, jež si může vyžádat další šetření podle Kodexu, kontaktujte příslušné pracovníky pro otázky etiky (viz níže). Poznámka ke glosáři: V Kodexu jsou některá slova a fráze vyznačeny zeleně. Tyto pojmy jsou vymezeny v glosáři na konci tohoto dokumentu. 8

9

10 2 POUŽÍVÁNÍ A DODRŽOVÁNÍ TOHOTO KODEXU Žádosti o pomoc 11 Získání souhlasu 11 Oznámení 11 Anonymita a důvěrnost 12 Šetření a disciplinární řízení 13 Zákaz postihu 13 Falešná obvinění 13 Máte nějakou otázku nebo chcete učinit oznámení? Kontaktujte příslušného pracovníka pro otázky etiky (viz strana 11)

11 ETICKÝ KODEX Žádosti o pomoc Máte-li jakékoli otázky týkající se Kodexu či nějaké situace, kontaktujte nejprve příslušné pracovníky pro otázky etiky: Místní zaměstnanci: Příslušnými pracovníky pro otázky etiky jsou váš generální ředitel a národní ředitel pro právní záležitosti. Pokud však jde o otázky týkající se možného úplatkářství či korupce, je vaším příslušným pracovníkem pro otázky etiky výhradně váš národní ředitel pro právní záležitosti. Ředitelé národních odborných útvarů a regionální manažeři : Příslušnými pracovníky pro otázky etiky jsou váš generální ředitel a váš regionální ředitel pro právní záležitosti. Pokud však jde o otázky týkající se možného úplatkářství či korupce, je vaším příslušným pracovníkem pro otázky etiky výhradně váš regionální ředitel pro právní záležitosti. Generální ředitelé a zaměstnanci odborného útvaru Skupiny: Příslušným pracovníkem pro otázky etiky je ředitel compliance, a to včetně otázek týkajících se možného úplatkářství či korupce. CEO: Příslušným pracovníkem pro otázky etiky je výbor pro audit. Pokud však jde o otázky týkající se možného úplatkářství či korupce, je vaším příslušným pracovníkem pro otázky etiky výhradně hlavní právník Skupiny. Ostatní členové Výkonného výboru: Příslušnými pracovníky pro otázky etiky jsou CEO a hlavní právník. Pokud však jde o otázky týkající se možného úplatkářství či korupce, je vaším příslušným pracovníkem pro otázky etiky výhradně hlavní právník Skupiny. Nejste-li si jist(a), koho kontaktovat, nebo nejsou-li příslušní pracovníci pro otázky etiky k zastižení, vyžádejte si další pokyny od příslušného generálního ředitele nebo ředitele odborného útvaru. Získání souhlasu Podle Kodexu je třeba k některým krokům získat předem písemný souhlas. V případech, kdy je takový souhlas třeba, jej musí dát oba pracovníci pro otázky etiky (je-li ve vašem případě příslušný více než jeden takový pracovník). U opakujících se či průběžných činností je třeba takový souhlas obnovovat jednou za rok nebo kdykoli dojde ke změně okolností či osoby příslušného pracovníka pro otázky etiky. Kopie takových souhlasů musí všichni pracovníci pro otázky etiky předkládat příslušnému právnímu oddělení, které vede jejich evidenci, a musí být v případě potřeby poskytnuty auditorům či vyšetřovatelům. Oznámení Všichni jsme povinni se řídit etickými standardy Společnosti a všichni musíme odpovědně postupovat s cílem předejít porušování Kodexu. Budete-li svědky podezřelého jednání nebo jednání, které by mohlo být v rozporu s Kodexem, okamžitě takovou věc oznamte. Umožníte tak Společnosti problém řešit a napravit, ideálně před tím, než dojde k porušení zákona nebo ohrožení zdraví, bezpečnosti či pověsti Společnosti. 11

12 2 Připomínky POUŽÍVÁNÍ A DODRŽOVÁNÍ TOHOTO KODEXU a návrhy lze vznášet několika způsoby. Můžete kontaktovat následující osoby: Příslušného pracovníka pro otázky etiky Příslušného generálního ředitele Příslušného ředitele odborného útvaru Příslušného národního ředitele pro právní záležitosti Příslušného regionálního ředitele pro právní záležitosti Ředitele compliance Finanční, účetní či kontrolní otázky je třeba předkládat řediteli kontrolního útvaru Skupiny, vedoucímu útvaru vnitřního auditu nebo předsedovi výboru pro audit. Podezření na závažná porušení Kodexu, jako jsou případy týkající se užšího vedení Společnosti, značných peněžních částek, zkreslování finančních výkazů nebo možné trestné činnosti, je třeba okamžitě oznámit hlavnímu právníkovi Skupiny, finančnímu řediteli Skupiny nebo vedoucímu útvaru vnitřního auditu. Napište nám na horkou linku pro whistleblowing na adrese code.ofbusinessconduct@cchellenic.com. Zaměstnankyni finančního útvaru požádala její nadřízená o provedení bezhotovostního převodu na osobní bankovní účet státního úředníka. Když se zaměstnankyně své nadřízené zeptala, k čemu je platba určena a zda byla schválena právním oddělením, nadřízená jí sdělila, že jí do toho nic není. Když pak vyjádřila své pochybnosti, nadřízená jí oznámila, že jí na tom, co je napsáno v Kodexu, nesejde a nastane-li jakýkoli problém, bere na sebe plnou odpovědnost. Dotčená zaměstnankyně má strach, že pokud věc oznámí, bude se jí její nadřízená mstít. Jak se má zachovat? Měla by věc okamžitě ohlásit příslušnému pracovníkovi pro otázky etiky. Bude-li se řídit pokyny své nadřízené a poruší-li ustanovení Kodexu, budou obě postupovat v rozporu s Kodexem a možná i se zákonem. Společnost chrání své zaměstnance před jakýmkoli postihem, pokud v dobré víře ohlásí jakékoli porušení Kodexu. Veškerá porušení Kodexu je třeba oznámit výboru Společnosti pro audit a je tedy nutné je v plném rozsahu zdokumentovat, včetně podrobností o přijatých opatřeních. Oznámení je třeba co možná nejdříve předat vedoucímu útvaru vnitřního auditu s kopií pro hlavního právníka, zpravidla ve lhůtě jednoho měsíce ode dne, kdy se místní vedení Společnosti o porušení či možném porušení dozví. Anonymita a důvěrnost Učiníte-li jakékoli oznámení týkající se možného porušení Kodexu, můžete požádat o zachování své anonymity, i když pro další komunikaci je vhodnější, abyste nám sdělili svou totožnost. Pokud tak učiníte, přijmeme všechna přiměřená opatření k jejímu utajení s ohledem na řádné a poctivé prošetření věci a platné zákony a potvrdíme obdržení vašeho oznámení; budeme vás také, pokud možno, informovat o dalším postupu. V rámci všech šetření usilujeme o zachování naprosté důvěrnosti, a je tedy možné, že nebudete informován(a) o výsledku šetření. K zachování důvěrnosti je nezbytné, abyste o těchto otázkách ani o žádném šetření nemluvil(a) s jinými zaměstnanci. 12

13 ETICKÝ KODEX Šetření a disciplinární řízení Společnost bere veškerá oznámení o možném porušení pravidel vážně. Jakoukoli takovou věc důvěrně prošetříme a zjistíme, zda došlo k porušení Kodexu nebo zákona; v takovém případě pak přijmeme příslušná opatření k nápravě. Budete-li zapojeni do šetření týkajícího se Kodexu, je třeba abyste plně spolupracoval(a) a úplně a poctivě odpověděl(a) na všechny otázky. V případě jakéhokoli porušení Kodexu je následné disciplinární opatření přijato s ohledem na povahu porušení, přitěžující a polehčující okolnosti a dřívější bezúhonnost. Disciplinárních opatření ukládaných v případě porušení Kodexu je celá řada, včetně následujících opatření či jejich kombinace: důtka, poslední varování, povinné neplacené volno, přeřazení na nižší pozici, ztráta nebo snížení prémií či nenárokové odměny a rozvázání pracovního poměru. Společnost uplatňuje politiku nulové tolerance v případě krádeže majetku Společnosti, včetně peněžních prostředků, výrobků a času. Můžeme se také domáhat náhrady jakékoli újmy či škody formou občanskoprávní žaloby nebo trestního oznámení. Jakékoli disciplinární opatření bude přijato v souladu s platnými právními předpisy a kolektivní dohodou. Porušení tohoto Kodexu není jediným důvodem pro zahájení disciplinárního řízení. Společnost zavedla také další pravidla a postupy, v nichž mohou být stanovena jiná disciplinární opatření. Zákaz postihu Společnost oceňuje pomoc svých zaměstnanců, kteří ji upozorní na možné problémy. Jakýkoli postih zaměstnance, který v dobré víře učiní oznámení, je porušením Kodexu. Skutečnost, že zaměstnanec v dobré víře oznámí porušení Kodexu či jiných pravidel nebo že se podílí na následném šetření, nemůže být důvodem pro jakékoli postižení takové osoby, pokud jde o její zaměstnání, včetně rozvázání pracovního poměru, snížení platu, povinného neplaceného volna, ztráty zaměstnaneckých výhod, vyhrožování, obtěžování či diskriminace. Pracujete-li s někým, kdo podal oznámení nebo poskytl informace v rámci šetření, je nutné s ním i nadále jednat ohleduplně a s respektem. Máte-li za to, že se vám někdo mstí, informujte příslušného pracovníka pro otázky etiky nebo hlavního právníka Skupiny. Falešná obvinění Společnost chrání všechny zaměstnance, kteří poctivě oznámí určitou událost. Vědomé falešné obvinění, uvádění nepravdivých skutečností v rámci vyšetřování či zasahování do šetření týkajícího se Kodexu nebo odmítnutí spolupráce v rámci takového šetření se však považuje za porušení Kodexu. Poctivé oznámení nutně neznamená, že musíte mít pravdu; stačí když budete přesvědčeni, že vaše informace jsou správné. 13

14 3 INTEGRITA VE SPOLEČNOSTI Vzájemná spolupráce 15 Kvalita výrobků 15 Ochrana zdraví a bezpečnost na pracovišti 15 Obchodní a finanční výkazy 16 Majetek Společnosti 18 Příležitosti v rámci Společnosti 18 Duševní vlastnictví 19 Technologie 19 Použití informací 20 Neveřejné informace 20 Obchodování zasvěcených osob 21 Osobní údaje 22 Střet zájmů 23 Příbuzní a přátelé 23 Investice mimo Společnost 24 Zaměstnání mimo Společnost 25 Dary, pohoštění a zábava 25 Půjčky 27 Máte nějakou otázku nebo chcete učinit oznámení? Kontaktujte příslušného pracovníka pro otázky etiky (viz strana 11)

15 ETICKÝ KODEX Vzájemná spolupráce V naší Společnosti podporujeme rovné příležitosti. Výběr a odměňování našich zaměstnanců vychází z pracovních výsledků a nikoli z jejich rasy, barvy pleti, náboženství, pohlaví, sexuální orientace, občanství, národnosti či zdravotního postižení. Dodržujeme všechny platné právní předpisy v oblasti zaměstnávání a očekáváme, že všichni zaměstnanci budou spolu navzájem jednat důstojně a s respektem. Kvalita výrobků Naši zákazníci si nás vybírají proto, že jim vždy poskytujeme nejlepší výrobky a služby. Nejvyšší kvalita našich výrobků je nezbytnou podmínkou našeho úspěchu. Všichni si musíme být vědomi pravidel a postupů Společnosti, jež jsou nezbytnou podmínkou kvality našich výrobků, a musíme se jimi řídit. Také od svých dodavatelů očekáváme, že se budou starat o kvalitu a bezpečnost výrobků a služeb, jež nám dodávají. Z tohoto důvodu volíme ty dodavatele, kteří sdílejí naše hodnoty a dodávají nám ty nejkvalitnější výrobky a služby. K podrobnějším informacím o povinnostech dodavatelů viz, prosím, naše Zásady pro jednání s dodavateli. Povinné postupy pro provoz plnící linky vyžadují zastavení provozu a úplnou sanitaci po každých 72 hodinách výroby. Nadřízený pracovník nařídí obsluze linky, aby sanitaci vynechala a pokračovala ve výrobě, a to ve snaze zvýšit efektivitu linky a splnit objednávky, pro něž se nedostává hotových výrobků. Jak má obsluha postupovat? Obsluha linky by měla věc okamžitě oznámit manažerovi výroby. Plánovanou sanitaci je nutné provést. Neprovedení nebo vynechání povinné sanitace a jednotlivých kroků v rámci tohoto procesu může způsobit výpadky jakosti výrobků na trhu a stížnosti zákazníků a následné stažení výrobků z trhu. Budete-li kdykoli požádáni o vynechání povinných kroků ve výrobě, je třeba věc oznámit vedení závodu. Pracujete jako obsluha plnící linky pro vratné sklo a během vaší směny je zaznamenán vysoký počet lahví vrácených zařízením pro kontrolu prázdných lahví, protože mnoho lahví vrácených z prodejen je starých a odřených. Dochází tak ke snížení efektivity výroby a během vaší směny nebude možné naplnit požadovaný počet přepravek. Váš kolega, který rovněž pracuje na lince, vám oznámí, že změní nastavení kontroly prázdných lahví, aby omezil četnost vratek a abyste mohli zvýšit svou efektivitu a naplnit příslušnou kvótu. Jak se máte zachovat? Nesmíte svému kolegovi umožnit změnit nastavení kontroly prázdných lahví. Bude-li na změně trvat, kontaktujte okamžitě nadřízeného a zastavte výrobu. Kontrola prázdných lahví je zásadním kontrolním bodem plnící linky pro vratné lahve. Jakékoli změny či manipulace s nastavením zařízení může způsobit vážná rizika v oblasti nezávadnosti potravin pro spotřebitele a problémy s jakostí hotových výrobků. Manipulace s nastavením kontrolního zařízení je porušením pracovní kázně, které může být důvodem pro rozvázání pracovního poměru. Pracuji na výrobní lince a všiml jsem si vad hotového zboží, které neodpovídají běžné toleranci. Zmínil jsem se o tom svému nadřízenému, který mi však sdělil, že nemám mít starost, protože jde o nepodstatnou vadu. Má pravdu? Ne, nemá. Naším cílem je dosáhnout co možná nejvyššího standardu ve všech oblastech své činnosti. Chceme, aby se našim zákazníkům dostávalo do rukou to nejlepší, co dokážeme vyrobit, a takovýto cíl může ohrozit byť i malá vada, která pak následně poškodí naši pověst.kontaktujte svého nadřízeného nebo příslušného pracovníka pro otázky etiky a věc mu oznamte. Ochrana zdraví a bezpečnost na pracovišti Zdraví a bezpečnost mají pro Společnost zásadní význam. Vždy dodržujeme platná pravidla a předpisy v oblasti ochrany zdraví a bezpečnosti. Kromě toho soustavně podporujeme používání bezpečných provozních postupů a vyhýbáme se zbytečné- 15

16 INTEGRITA VE SPOLEČNOSTI 3 mu nebezpečí pro naše kolegy a naše společenství. Vyžadujeme, aby všichni zaměstnanci dodržovali bezpečné pracovní postupy v zájmu své vlastní bezpečnosti i bezpečnosti svých spolupracovníků. Bezpečnost je odpovědností každého zaměstnance. Zaměstnanci mohou předejít svému zranění a zranění svých spolupracovníků tím, že budou vždy používat bezpečné pracovní postupy a oznámí jakékoli nebezpečí, jehož si všimnou. Řada zaměstnanců jde nad rámec těchto základních povinností a účastní se zasedání bezpečnostních komisí, poskytují vedení Společnosti informace o bezpečnostních pravidlech a postupech, napomáhají provádění kontroly bezpečnosti nebo se podílejí na šetření úrazů. Co mám dělat, pokud mi je uložen úkol, který je podle mého názoru nebezpečný? Je nutné, abyste upozornil(a) svého nadřízeného či příslušné pracovníky pro otázky etiky. Dozvíte-li se o porušení bezpečnosti, je třeba tuto skutečnost rovněž oznámit vedení závodu. Nepřijme-li potřebná opatření, můžete rovněž důvěrně kontaktovat vedoucího útvaru vnitřního auditu nebo ředitele compliance. Při práci jste si všiml(a), že část vysokozdvižného vozíku, který obsluhujete, je rozbitá. Stroj však přesto patrně funguje normálně. Nejste si jist(a), zda si rozbité části už někdo všiml. Jak se máte zachovat? Je třeba, abyste okamžitě informoval(a) svého nadřízeného, a to i když už mohl závadu mohl ohlásit někdo jiný a i přesto, že vysokozdvižný vozík patrně funguje normálně. Všichni jsme povinni zajišťovat bezpečnost na pracovišti a jsme vždy povinni dodržovat bezpečné pracovní postupy a předcházet tak výskytu jakýchkoli nehod a úrazů. Obchodní a finanční výkazy Je nutné zajistit správnost všech obchodních a finančních výkazů Společnosti. Mezi takové výkazy patří nejen finanční výkazy, ale i jiné dokumenty, jako jsou obchodní plány, rozpočty, zprávy o jakosti, časové záznamy, evidence výdajů a takové dokumenty, jako jsou např. žádosti o zaměstnanecké výhody, formuláře a shrnutí. Zajišťování správnosti a úplnosti obchodních a finančních výkazů je odpovědností všech zaměstnanců, nejen účetních a finančních útvarů. Správné vedení záznamů a výkazů odráží pověst a důvěryhodnost Společnosti a zaručuje plnění právních a správních povinností Společnosti. Zajišťuje rovněž spravedlivé hodnocení a odměňování pracovních výkonů zaměstnanců. Jednotlivé obchodní transakce vždy evidujte a klasifikujte v příslušném účetním období a na příslušných účtech a ve správných odděleních. Zpožďování či předčasné placení faktur za účelem splnění rozpočtových cílů je v rozporu s Kodexem. Nikdy nefalšujte žádné dokumenty ani nezkreslujte nebo neskrývejte pravou povahu jakékoli obchodní transakce. Nikdy nezřizujte žádné tajné či neevidované fondy nebo prostředky za jakýmkoli účelem. Veškeré transakce musí být doloženy přesnými dokumenty. Uchovávejte veškeré příslušné dokumenty pro účely evidence auditní stopy. Podepisujte pouze takové dokumenty, o nichž jste přesvědčen(a), že jsou správné a pravdivé. 16

17 ETICKÝ KODEX Zajistěte, aby veškeré zprávy pro regulační orgány byly úplné, správné, přesné, včasné a srozumitelné. Sdělujte veškeré informace a plně spolupracujte s útvarem vnitřního auditu Společnosti a s externími auditory a rovněž při šetření správnosti a včasnosti finančních výkazů. Zaveďte, uplatňujte a provádějte odpovídající vnitřní kontroly, které zajistí plnění cílů v oblasti evidence. Jsou-li ve zprávách a výkazech nezbytné odhady a časová rozlišení, je třeba je dokládat příslušnými dokumenty a musí vycházet z nejlepších dostupných informací a odborného úsudku. Úmyslné nadhodnocování a podhodnocování při přípravě finančních informací, jež jsou součástí zpráv a výkazů Společnosti, je porušením tohoto Kodexu. Pomalu končí aktuální rok a obchodní ředitel si uvědomí, že jeho podnik již překročil cíle pro zisk stanovené v ročním obchodním plánu. Požádá proto finanční oddělení, zda by mohlo nezanést jakýkoli další obrat dosažený v tomto roce do účetnictví a zlepšit tak výchozí pozici do dalšího roku. Bylo mu řečeno: To ať vás ani nenapadne!. Veškeré příjmy a výdaje musí být zaznamenány v období, kdy skutečně vznikly. Pracovník účetního oddělení je odpovědný za zpracování závazků poboček nacházejících se na jeho území. Během posledních tří měsíců si všimne, že nejmenší pobočka nakoupila drahé Hi-Fi audio vybavení a dvě videohry a zaúčtovala tyto nákupy do výdajů na údržbu a nikoli do dlouhodobého majetku, jak je obvyklé. Doklady o těchto závazcích byly schváleny ředitelem pobočky, vypadají však podezřele. Jak se má zachovat? Měl by bezodkladně své podezření ohlásit svému nadřízenému nebo příslušnému pracovníkovi pro otázky etiky, který věc dále předloží národnímu finančnímu řediteli. Má-li pocit, že věc stále není dostatečně řešena, měl by kontaktovat finanční oddělení Skupiny nebo útvar vnitřního auditu. Generálního ředitel uloží svému národnímu finančnímu řediteli, aby opravil nesprávný záznam v účetnictví Společnosti i přes vysvětlení finančního ředitele, že takový záznam je nesprávný a nepřípustný. Jak se má finanční ředitel zachovat? Národní finanční ředitel musí věc oznámit příslušným pracovníkům pro otázky etiky a řediteli kontrolního útvaru Skupiny. Uposlechnutí příkazu k porušení Kodexu není omluvou. Kontrolní pracovník skladu pracuje v prodejním centru, které prodává asi 2 miliony kartonů ročně a má v průměru v zásobě kartonů. Během nedávné inventury prováděné ke konci měsíce byl zjištěn rozdíl kartonů mezi skutečným stavem a množstvím na skladě podle informačního systému. Kontrolní pracovník má podezření, že rozdíl je způsoben chybou v informačním systému. Jak se má zachovat? Správný obchodní úsudek vyžaduje, aby prošetřil, nalezl a zdokumentoval důvody rozdílu zjištěného při inventuře. Měl by rovněž provést nezbytné úpravy množství v informačním systému na základě výsledků inventury. Před nedávnem přijatá manažerka personálního oddělení v poslední době hodně cestovala za prací a ztratila přitom některé účtenky. Doslechla se, že kolegové na stejné pozici dodali několik fiktivních účtenek ve stejné hodnotě, aby výdaje nakonec nešly z jejich kapsy. Není si jistá, zda je to v pořádku či nikoli. Ne, není to v pořádku. Znamená to, že výkazy výdajů jsou nesprávné, což v konečném důsledku způsobuje nesprávnost účetnictví. To, že postupovali tímto způsobem jiní, neznamená, že je to přípustné. Měla by si promluvit se svým nadřízeným a pokusit se najít řešení vzniklé situace a rovněž upozornit na to, že by se mohlo jednat o běžnou praxi. V budoucnosti by se měla ujistit, že má všechny účtenky bezpečně uloženy. 17

18 INTEGRITA VE SPOLEČNOSTI 3Majetek Společnosti Chraňte majetek Společnosti a používejte jej zamýšleným způsobem. Majetek Společnosti je třeba používat pouze pro legitimní obchodní účely a pro účely Společnosti, nikoli pro osobní účely. Nepoužívejte majetek Společnosti ke svému osobnímu prospěchu ani ku prospěchu kohokoli jiného, než je Společnost. Je třeba samozřejmě používat selský rozum. Občasný osobní hovor z pracoviště je samozřejmě nevyhnutelný. Časté hovory by však mohly být zneužitím majetku Společnosti. Je třeba mít na paměti, že krádež a úmyslné zneužití majetku Společnosti jsou porušením Kodexu. Pravidla Společnosti mohou připouštět další osobní využití určitého majetku, jako jsou služební vozidla či bezdrátová komunikační zařízení. Přečtěte si vždy příslušné předpisy a ujistěte se, že používáte majetek Společnosti správným způsobem. Příklady majetku Společnosti Peněžní prostředky Společnosti, výrobky Společnosti, pracovní čas zaměstnanců a výsledky jejich práce, počítačové systémy a software, telefony, bezdrátová komunikační zařízení, kopírky, vstupenky na koncerty či sportovní akce, služební vozidla Společnosti, vyhrazené informace, ochranné známky Společnosti. Krádež majetku Společnosti ať už fyzická, jako je neoprávněné odnesení výrobků, zařízení či informací Společnosti, nebo krádež ve formě zpronevěry či úmyslně nesprávné evidence času či výdajů může vést k rozvázání pracovního poměru a trestnímu stíhání. Krádež majetku ostatních zaměstnanců na pracovišti považujeme za krádež majetku Společnosti. Použití majetku Společnosti mimo vaše pracovní povinnosti ve Společnosti, jako je použití výsledků práce ve Společnosti pro jiné účely nebo použití materiálů či zařízení Společnosti ku prospěchu osobních zájmů vyžaduje předchozí písemné schválení ze strany příslušných pracovníků pro otázky etiky. Tento souhlas je třeba každoročně obnovovat, používáte-li takový majetek i nadále mimo práci. Je v pořádku, pokud pracovník účetního oddělení umožní příteli, aby si půjčil seznam ových adres Společnosti? Přítel chce zaměstnancům Společnosti poslat svou obchodní nabídku. Jednalo by se o zneužití majetku Společnosti. Pracovník účetního oddělení by měl tuto skutečnost svému příteli vysvětlit a žádost odmítnout. Zaměstnanec marketingového oddělení má přístup ke vstupenkám Společnosti na sportovní akce, jež mají být použity pro propagační účely. Je v pořádku, pokud některé z těchto vstupenek pošle známému, který pracuje v hotelovém řetězci, výměnou za bezplatné ubytování pro osobní účely zaměstnance? Ne. Zaměstnanec zneužívá majetek Společnosti. Příležitosti v rámci Společnosti Může se stát, že se v rámci svého zaměstnání dozvíte o obchodní příležitosti mimo Společnost, kterou byste rád(a) využil(a). Bez předchozího písemného souhlasu pří- 18

19 ETICKÝ KODEX slušného pracovníka pro otázky etiky však nejste oprávněn(a) využít pro sebe (ani přímo pro někoho jiného) žádnou obchodní příležitost, o které se dozvíte ve své pozici ve Společnosti nebo s využitím majetku či informací Společnosti. Duševní vlastnictví Duševní vlastnictví naší Společnosti, ať už jí přísluší na základě licence nebo k němu má vlastnické právo, patří mezi její nejcennější aktiva. Práva Společnosti k duševnímu vlastnictví proto musíme chránit. Duševním vlastnictvím se rozumí cokoli, co vytvoříme během pracovní doby ve Společnosti, na náklady Společnosti nebo v rámci svých pracovních povinností. Společnosti náleží práva ke všemu, co vytvoříme svou prací pro Společnost, a to v plném rozsahu přípustném ze zákona, bez ohledu na to, zda je takový majetek patentovatelný nebo může být chráněn autorským právem, obchodním tajemstvím nebo ochrannou známkou. Mezi předměty duševního vlastnictví patří autorská práva, patenty, ochranné známky, obchodní tajemství, práva ke vzorům, loga, softwarové programy, obchodní procesy či metody dodávek a výroby. Technologie Počítačové systémy a zařízení Společnosti jsou určeny k použití ve Společnosti a použití v souladu s Zásadami ochrany informací Společnosti. Neměly by, například, nikdy být používány pro jiné podniky, k protiprávní činnosti, sázkám či pornografii. Na svůj počítač ve Společnosti nejste oprávněni stahovat či na něj ukládat protiprávní nebo nevhodný obsah či programy z internetu. Používejte vždy licencovaný software v souladu s podmínkami příslušné licenční smlouvy, kterou si můžete vyžádat od svého národního IT manažera. Kopie softwaru lze pořizovat pouze dle podmínek příslušné licenční smlouvy. Nejste oprávněni prodat, převést ani jinak poskytnout jakékoli neoprávněné osobě žádné softwarové výrobky či související dokumentaci, k nimž má Společnost licenci či vlastnické právo. Neopatrnost jednotlivce může navíc způsobit porušení informační bezpečnosti, jež se dotkne celé Společnosti. Kdo používá digitální systémy Společnosti zaměstnanci, smluvní dodavatelé, konzultanti a jiné osoby s dočasným přístupem musí zajistit, aby tyto zdroje byly používány vhodným způsobem a v souladu se Zásadami ochrany informací Společnosti. Jste povinen/povinna: Nikomu nesdělovat své uživatelské jméno či heslo. Zajistit, aby vaše přihlášení, stahování, vytváření či přeposílání ů, dokumentů či obrázků neurazilo či se nedotklo jiných osob. Nenainstalovat a nepoužívat hardware či software na žádný systém Společnosti, který nebyl výslovně schválen IT týmem.. Nikdy neposílat informace nikomu, kdo vás kontaktuje s tím, že je zaměstn anec Společnosti, ale žádá o zaslání informací na ovou adresu mimo Společnost Coca-Cola Hellenic. Oznamte také tuto skutečnost svému IT týmu. 19

20 INTEGRITA VE SPOLEČNOSTI 3Použití informací Vždy ukládejte důležitá data na síťové disky, a to z důvodů bezpečnosti a obnovy dat. Neveřejné informace Řada z nás má při své práci přístup k důvěrným, neveřejným informacím. Neveřejnými informacemi se rozumí jakékoli informace, které nebyly zveřejněny či zpřístupněny široké veřejnosti. Takové neveřejné informace Společnosti jste povinen/povinna chránit. Není-li to součástí vašich pracovních povinností, nejste oprávněn(a) tyto informace sdílet s nikým mimo Společnost, a to včetně vašich rodinných příslušníků a přátel. Tyto informace jsou majetkem Společnosti a nejste oprávněn(a) je sdělit jiným osobám, a to ani po svém odchodu ze Společnosti. Sdílení neveřejných informací Společnosti byste měl(a) omezit i v rámci Společnosti, a sdělovat tyto informace jen těm, kdo je potřebují znát pro obchodní účely. Co jsou neveřejné informace? Jedná se o jakékoli informace, které Společnost nezveřejnila či nezpřístupnila veřejnosti. Mezi takové informace patří údaje týkající se zaměstnanců, vynálezů, smluv, strategických a obchodních plánů, finančních transakcí, důležitých změn ve vedení Společnosti, nových výrobků, marketingových kampaní, fúzí, akvizic a divestic, technických specifikací, cen, návrhů, prodejních dat, finančních dat a nákladů na výrobky. Neveřejné informace nesdělujte nikomu mimo Společnost, není-li takové sdělení z právního hlediska oprávněné či nezbytné pro obchodní účely a pokud byly přijaty potřebné kroky k zamezení zneužití takových informací. Sdělení neveřejných informací jiným osobám, včetně rodiny a přátel, je porušením Kodexu a může být i v rozporu s zákonem. Dávejte pozor na neúmyslné vyzrazení neveřejných informací při konverzaci či použití dokumentů na veřejných místech nebo při nešifrovaném přenosu digitálních dat (USB klíče, CD/DVD, přílohy k u) mimo Společnost. Stejně jako si Společnost cení svých neveřejných informací a chrání je, respektujeme i neveřejné informace jiných společností. Nikdy nepřijímejte, nežádejte ani nesdělujte neveřejné informace jiných společností, včetně zákazníků. Viz stranu 33 níže, pod titulkem Informace v hospodářské soutěži. Záznamy je třeba uchovávat či likvidovat v souladu s pravidly Společnosti pro uchovávání dokumentů. V případě probíhajícího či hrozícího soudního sporu či vyšetřování ze strany státních orgánů je nutné si vyžádat pokyny od právního oddělení Skupiny ohledně způsobu nakládání s příslušnými záznamy. 20

21 ETICKÝ KODEX Obchodní manažerka připravuje prezentaci nové propagační kampaně. Je svým plánem nadšena a chce jej probrat s přítelkyní mimo Společnost. Není si však jista, zda by se nejednalo o porušení Kodexu, a kontaktuje proto příslušného pracovníka pro otázky etiky. Může věc se svou přítelkyní probrat? Dobře, že tuto věc konzultovala. Sdílení neveřejných informací je porušením Kodexu i tehdy, pokud příjemce nepracuje pro konkurenci, zákazníka či dodavatele. Manažer chce zadat zakázku na stavební práce pro Společnost a obdrží tři zapečetěné obálky s nabídkami. Může manažer sdělit své oblíbené firmě údaje o konkurenčních nabídkách, aby tato firma mohla zakázku získat? Ne, toto není v pořádku. Dotyčný manažer přitom sděluje neveřejné informace Společnosti a obchází postupy zadávání zakázek. Pro Společnost jsem začal pracovat teprve nedávno. Můj strýc pracuje ve stejném oboru a chce se mnou probrat rozdíly a podobnosti mezi oběma Společnostmi. Jsem nadšen, že můžu pro Společnost pracovat, a chci o tom mluvit co všechno můžu ale říct? I u blízkých příbuzných je třeba být opatrný. Chceme, abyste byl velvyslancem naší Společnosti; to však můžete být i bez sdělování důvěrných informací. Zeptejte se sami sebe, zda jsou informace, které sdílíte, veřejně dostupné v médiích, na naší webové stránce nebo v našich marketingových a propagačních materiálech. Pokud ne, neměli byste o nich mluvit s nikým mimo Společnost. Právě jsem přešel ke Společnosti od konkurence a přinesl s sebou jsem spoustu informací, které by mohly být pro Společnost užitečné. Týkají se práce, do níž jsem byl osobně zapojen je tedy v pořádku, abych se o ně podělil se svými novými kolegy? Není, pokud jsou informace důvěrné povahy. I po vašem odchodu od bývalého zaměstnavatele zůstávají tyto informace důvěrné, nejsou-li veřejně dostupné. Pracovní poměr byl s vámi uzavřen s ohledem na vaše zkušenosti a schopnosti a nikoli kvůli důvěrným informacím, k nimž máte přístup. Omylem jsem obdržel se složkou obsahující údaje o mzdě několika jiných zaměstnanců. Mohu jej přeposlat jiným lidem v práci? Ne. Vy ani vaši přátelé v práci nemáte žádný legitimní důvod, abyste se s těmito informacemi seznámili. byste měl(a) vymazat a o omylu informovat odesílatele. Sdílení takových informací s jinými zaměstnanci je porušením Kodexu. Významný konkurent Společnosti pořádá obchodní schůzku v hotelu. Po jejím skončení nabídne ostraha hotelu zaměstnanci Společnosti pásku se záznamem schůzky. Co má tento zaměstnanec udělat? Neměl by pásku převzít. Měl by věc oznámit právnímu oddělení Společnosti, které určí, jak dále postupovat. Zaměstnanec konkurenční Společnosti vám navrhne společný oběd s cílem probrat ceny na trhu. Měl(a) byste okamžitě odmítnout a dotyčnou osobu poučit, že za žádných okolností nejste oprávněni hovořit o této ani jiné otázce týkající se hospodářské soutěže. Obchodování zasvěcených osob Nejste oprávněn(a) kupovat ani prodávat akcie či cenné papíry Společnosti Coca-Cola Hellenic nebo jiné Společnosti na základě neveřejných informací. Obchodování s akciemi či cennými papíry na základě podstatných neveřejných informací nebo poskytování podstatných neveřejných informací jiným osobám, aby tyto mohly s nimi obchodovat, je protiprávní a může být stíháno. 21

22 INTEGRITA VE SPOLEČNOSTI 3 Dozvěděl jsem se, že Společnost zvažuje akvizici malé sodovkárny, jejíž akcie jsou veřejně obchodovány. Mohu nakoupit akcie této Společnosti s ohledem na očekávanou akvizici? Ne. Obchodování na základě podstatných neveřejných informací je protiprávní a je porušením Kodexu, bez ohledu na to, zda obchodujete s akciemi společnosti Coca-Cola Hellenic nebo s akciemi jiné společnosti. Zaměstnanec tradičního zákazníka Společnosti (společnosti X) sdělí zaměstnanci Společnosti, že společnost X je na pokraji úpadku, ale zatím neučinila veřejné oznámení. Je tento zaměstnanec Společnosti oprávněn sdělit svému příteli, který vlastní akcie společnosti X, že by měl prodat své akcie a minimalizovat tak své ztráty? Ne. Jako příjemce podstatných neveřejných informací týkajících se jiné společnosti není zaměstnanec Společnosti oprávněn obchodovat s akciemi takové společnosti a předávat informace osobám, které by s nimi mohly obchodovat. Je mi známo, že mám k dispozici neveřejné informace a nemohu tedy nyní kupovat či prodávat akcie Společnosti. Můj bratr se mi však zmínil, že by si rád koupil několik akcií Společnosti. Nikdy s ním o své práci nemluvím je to tedy v pořádku? V podobné situaci byste měl(a) být opatrný/opatrná a ujistit se, že žádné informace, které jste kdy sdělil(a) svému bratrovi, nemohou být považovány za interní informace. Je třeba situaci dále prodiskutovat s příslušnými pracovníky pro otázky etiky. Jsem osobní asistentkou jednoho z ředitelů Společnosti a v této funkci mám přístup k relativně velkému množství důvěrných informací, i když tyto informace zpravidla podrobně nečtu. Chci prodat nějaké akcie Společnosti, ale jeden z mých kolegů se mi zmínil, že k tomu nemusím být oprávněna, protože mám přístup k interním informacím. Je to pravda? Máte-li informace, které nejsou obecně přístupné veřejnosti a které by mohly ovlivnit cenu akcií nebo mít vliv na investory, je možné, že máte interní informace. Neplatí však vždy, že by neveřejné informace byly považovány za informace interní. Měla byste se poradit s příslušným pracovníkem pro otázky etiky. Osobní údaje Společnost respektuje soukromí všech svých zaměstnanců, obchodních partnerů a spotřebitelů. S osobními údaji musíme nakládat odpovědně a v souladu se všemi platnými předpisy o ochraně soukromí. Zaměstnanci, kteří nakládají o osobními údaji jiných osob, jsou povinni: Postupovat v souladu s platnými právními předpisy; Postupovat v souladu s jakýmikoli relevantními smluvními závazky; Shromažďovat, používat a zpracovávat takové údaje pouze k legitimním obchodním účelům; Omezit přístup k údajům jen na ty, kdo nahlédnutím do takových údajů sledují legitimní obchodní účel; a Zabezpečit údaje před neoprávněným sdělením, včetně opatření uvedených v kapitole Technologie na straně 19. Společnost zajišťuje důvěrnost personálních dokumentů tím, že informuje zaměstnance o všech osobních složkách, které jsou pro ně vedeny, a shromažďuje pouze údaje související s účelem, za nímž byly takové složky založeny; přístup k takovým složkám umožňuje jen na základě legitimních účelů Společnosti. Zaměstnanci mohou nahlédnout do všech informací v jejich osobních složkách (a případně požádat o je- 22

23 ETICKÝ KODEX jich opravu), s výjimkou důvěrných referenčních dopisů, materiálů týkajících se jiných zaměstnanců, materiálů z šetření a auditů, a nestanoví-li platné právní předpisy jinak. Naše Společnost vydala Příručku pro mezinárodní ochranu údajů, v níž jsou podrobně stanovena naše pravidla nakládání s osobními údaji. Za všech okolností jsme povinen/povinna dodržovat všechny platné právní předpisy týkající se záznamů a osobních složek zaměstnanců. Střet zájmů Při své práci jednejte v nejlepším zájmu Společnosti. Ke střetu zájmů dochází tehdy, pokud dojde nebo patrně dochází ke kolizi vaší osobní činnosti či vztahů s vaší schopností jednat v nejlepším zájmu Společnosti. Nikdy nevyužívejte svou pozici ve Společnosti pro svůj osobní prospěch nebo ve prospěch svého rodinného příslušníka. Vyhýbejte se osobním finančním transakcím se zákazníky a dodavateli, které by mohly ovlivnit vaši schopnost vykonávat vaši práci. Zjištění střetu zájmů: Kdykoli by mohlo dojít ke střetu zájmů, položte si tuto otázku: Může dojít ke kolizi mých osobních zájmů se zájmy Společnosti? Může se to takto jevit ostatním, buď uvnitř nebo vně Společnosti? Nejste-li si jist(a), požádejte o radu. Příbuzní a přátelé Řada zaměstnanců má příbuzné, kteří jsou zaměstnáni zákazníky či dodavateli Společnosti, investují do jejich společností nebo s nimi mají důležité finanční či obchodní vztahy. Tyto finanční zájmy nepředstavují střet zájmů podle Kodexu, ledaže: Máte v rámci svého zaměstnání u Společnosti pravomoc jednat dle svého uvážení s kteroukoli z těchto Společností; nebo Váš příbuzný jedná se Společností jménem takové jiné společnosti. Kdo je mým příbuzným podle Kodexu? Manžel(ka), rodič, sourozenec, prarodič, dítě, vnuk či vnučka, tchýně či tchán či partner(ka) žijící s vámi v domácnosti. Příbuzným je také jakýkoli člen rodiny, který s vámi žije v domácnosti nebo je na vás jinak finančně závislý nebo na němž jste finančně závislý/á nebo s nímž uskutečňujete finanční transakce. I v takových případech, kdy jednáte s členy rodiny, na něž se tato definice nevztahuje, se vždy ujistěte, že váš vztah nenarušuje, ať skutečně či zdánlivě, vaši schopnost jednat v nejlepším zájmu Společnosti. V každé z těchto situací je nutné, abyste písemně informoval(a) příslušné pracovníky pro otázky etiky, a to každoročně. Je-li váš příbuzný zaměstnán u konkurenční společnosti, je nutné informovat alespoň příslušné pracovníky pro otázky etiky, a to každoročně. Je možné, že vaši přátelé jsou zaměstnáni zákazníky či dodavateli Společnosti, nebo mají v takových Společnostech podíl. Jednáte-li s takovým zákazníkem či dodavatelem, ujistěte se, že vaším přátelstvím není ani zdánlivě dotčena vaše schopnost jednat v nejlepším zájmu Společnosti. Nejste-li si jisti, zda vaše přátelství může představovat problém, konzultujte tuto otázku se svým nadřízeným či příslušnými pracovníky pro otázky etiky. 23

24 INTEGRITA VE SPOLEČNOSTI 3. Osobní vztahy na pracovišti navíc nesmí ovlivňovat vaši schopnost jednat v nejlepším zájmu Společnosti a nesmí jimi být dotčen žádný pracovní vztah. Rozhodování související se zaměstnáním musí vycházet z kvalifikace, výkonů, dovedností a zkušeností. Můj synovec chce změnit práci a podle mého názoru se pro něj skvěle hodí volné místo v mém týmu. Mám ho s ohledem na náš vzájemný vztah přesvědčovat, aby se o toto místo ucházel? Ne. Společnost ve snaze předejít jakýmkoli skutečným, potenciálním či zdánlivým osobním střetům zájmů či upřednostňování některých osob neumožňuje přijímat do zaměstnání osoby, které mají příbuzenský vztah se zaměstnanci Společnosti, nejedná-li se o stáž či brigádu na dobu nepřesahující dva měsíce. Conrad pracuje v právním oddělení. Jedná o transakci s třetí osobou dodavatelem Společnosti. V průběhu jednání Conrad navrhne, že by dodavatel mohl zaměstnat vašeho bratra. Je to v pořádku? Ne, je to naprosto nevhodné a může se jednat i o porušení Kodexu. Conrad nesmí využít své pozice ve Společnosti k tomu, aby zprostředkoval zaměstnání pro své příbuzné. Mým úkolem je vybrat dodavatele Společnosti. Jedním ze zvažovaných dodavatelů je společnost vlastněná mou manželkou. Musím přijmout nějaká opatření? V této situaci je váš zájem na podnikání vaší manželky v rozporu přinejmenším zdánlivě s vaší povinností vybrat nejlepšího dodavatele pro Společnost. Je třeba, abyste věc konzultoval se svým nadřízeným a příslušnými pracovníky pro otázky etiky. Nejvhodnější variantou je vyloučit společnost vaší manželky jako možného dodavatele. Manžel sekretářky vlastní firmu dodávající kancelářské zboží a účtuje přitom nejnižší ceny na trhu. Mezi povinnosti této sekretářky ve Společnosti patří i objednávky kancelářského zboží. Může objednat dodávky od firmy svého manžela bez předchozího písemného schválení transakce příslušnými pracovníky pro otázky etiky? Ne. Jednalo by se o porušení Etického kodexu. Příslušní pracovníci pro otázky etiky musí předem písemně schválit jakoukoli transakci, na níž má finanční zájem určitý zaměstnanec. Můj bratr pracuje pro společnost X, která je jedním z našich zákazníků; se Společností však přímo nejedná. Pracuji v obchodním oddělení, ale nemám se společností X žádný kontakt. Nyní jsem byl požádán, abych převzal péči o společnost X. Jak se mám zachovat? Informujte svého nadřízeného a příslušné pracovníky pro otázky etiky o zaměstnání svého bratra, protože ve své nové funkci budete moci rozhodovat o obchodních vztazích se společností X. Pokud váš nadřízený i přesto chce, abyste se společností X jednal, požádejte o písemný souhlas příslušné pracovníky pro otázky etiky. Investice mimo Společnost Vyhněte se investicím, které by mohly, byť i jen zdánlivě, ovlivňovat vaše rozhodování jménem Společnosti, včetně investic do společností zákazníků, konkurentů či dodavatelů Společnosti. Máte-li v rámci svého zaměstnání pravomoc rozhodovat dle svého uvážení o obchodních vztazích s jinou společností, nesmíte mít v takové společnosti žádný finanční podíl a to ani nepřímý, například prostřednictvím svého rodinného příslušníka bez předchozího písemného schválení ze strany příslušných pracovníků pro otázky etiky. Pracovník pověřený péčí o zákazníky uvažuje o koupi akcií regionálního řetězce stánků s pizzou, jenž je jedním z jeho zákazníků. Jednalo by se o porušení Kodexu? Porušením Kodexu by byla investice do podniku zákazníka bez předchozího schválení ze strany příslušných pracovníků pro otázky etiky. Dotyčný pracovník v oddělení péče o zákazníky má totiž pravomoc rozhodovat dle svého uvážení o obchodních vztazích s takovým zákazníkem. Má-li zaměstnanec na věci osobní finanční zájem, může být nesnadné jednat se zákazníkem na základě obvyklých tržních podmínek. 24

25 ETICKÝ KODEX Zaměstnání mimo Společnost Neměl(a) byste nikdy, sám/sama ani ve spolupráci s třetími osobami, konkurovat Společnosti. Chcete-li ve svém volném čase působit jako vedoucí pracovník, ředitel či konzultant jiného podniku, musíte si vyžádat předchozí písemný souhlas od příslušných pracovníků pro otázky etiky, který je třeba každoročně obnovovat. Před tím, než přijmete jakoukoli odměnu za vystoupení či prezentace týkající se Společnosti či vaší práce, vždy si vyžádejte předchozí písemný souhlas od příslušných pracovníků pro otázky etiky. Bez takového souhlasu jste však oprávněn(a) být členem správních orgánů charitativních organizací či rodinných firem, které nemají žádný vztah ke Společnosti. Mezi povinnosti zaměstnance Společnosti patří i řízení kategorií. Ve svém volném čase začne nabízet tuto svou kvalifikaci, a to s použitím materiálů, které si připravil v rámci své práce pro Společnost, a začne jiným společnostem poskytovat v této oblasti placené konzultace. Je to v pořádku? Jelikož si dotyčný zaměstnanec nevyžádal a nezískal souhlas příslušných pracovníků pro otázky etiky, jeho jednání je v rozporu s tímto Kodexem. Pracuji jako key account manager a nabídl jsem, že na místní vysoké škole uspořádám přednášku o moderním obchodu. Mám za to, že pro studenty bude přínosem diskuse o tom, jak Společnost vytvářela některé své marketingové kampaně. Mohu tuto práci probírat se studenty? Pouze s předchozím souhlasem příslušných pracovníků pro otázky etiky. Vytváření marketingových kampaní je výsledkem práce Společnosti a jejím majetkem. Velká část této práce může představovat vyhrazené informace a nemusí být namístě je šířit mimo Společnost. Dary, pohoštění a zábava V řadě případů je běžné vyměňovat si dárky a možnosti zábavního vyžití se zákazníky a dodavateli. Klíčovým aspektem je zde zachování obvyklých tržních vztahů. Vyhněte se nepřiměřeným či okázalým darům, pohoštění a zábavě, které by mohly působit jako nevhodné ovlivňování. Vždy zvažujte, zda by dar, pohoštění či zábava, které chcete dát či přijmout, mohly být považovány za nepřiměřené či nevhodné, mohly by příjemce zavazovat nebo by z nich mohl jakýkoli závazek vyplývat, nebo by mohl být vykládány jako úplatek (viz Úplatky jsou zakázány na straně 29 níže). K dalším důležitým pokynům, pokud jde o dary, pohoštění a zábavu, viz prosím Příručku o protikorupčních zásadách a jejich dodržování. Další omezení navíc platí ve vztahu ke státním úředníkům viz stranu 29 níže). Přijímání darů, pohoštění a zábavy Nepřijímejte žádné dary, pohoštění či zábavu výměnou za to, že cokoli uděláte, nebo přislíbíte udělat, pro zákazníka či dodavatele. Nežádejte zákazníka či dodavatele o žádné dary, pohoštění či zábavu. Za žádných okolností nepřijímejte žádné peněžité dary ani ekvivalenty hotovosti, jako jsou dárkové poukazy. 25

26 INTEGRITA VE SPOLEČNOSTI 3 Nepřijímejte žádné okázalé dary, pohoštění či zábavu. V této oblasti má zásadní význam váš úsudek. Například, skromný dar od dodavatele v době dovolených, který odpovídá místním zvyklostem a směřuje k posílení dobrého jména a legitimních obchodních vztahů, je zpravidla v pořádku. Nákladný víkendový zájezd však už v pořádku být nemusí. Někdy je obtížné vymezit, co je nepřiměřené; to, co je obvyklé a vhodné se liší stát od státu. Za určitých okolností mohou být jednotlivé skromné dary považovány za nepřiměřené s ohledem na jejich celkovou hodnotu a relevantní okolnosti. Nejste-li si jist(a), požádejte o předchozí písemné schválení příslušné pracovníky pro otázky etiky. Dary symbolické hodnoty, jako jsou trofeje a sochy, na nichž je vyryto věnování na paměť obchodního vztahu, lze přijmout. Odmítnutí darů, pohoštění a zábavy Je-li vám nabídnut dar, pohoštění či zábava, které se vymykají výše uvedeným pokynům, zdvořile odmítněte a vysvětlete pravidla Společnosti. Pokud by vrácení daru dárce urazilo nebo pokud brání vrácení okolnosti, za nichž byl dar poskytnut, je třeba, abyste informoval(a) příslušného pracovníka pro otázky etiky, který vám pomůže buď dotyčnou věc darovat na charitu nebo ji rozdělit či rozlosovat mezi větší počet zaměstnanců. Poskytování darů, pohoštění a zábavy Dary a zábava pro zákazníky, potenciální zákazníky a dodavatele musí podporovat legitimní obchodní zájmy Společnosti a měly by vždy být rozumné a přiměřené okolnostem. Vždy mějte na paměti vlastní pravidla zákazníků či dodavatelů, pokud jde o přijímání darů a zábavy. Jste-li na pochybách, požádejte o předchozí písemné schválení příslušné pracovníky pro otázky etiky. Předmětem daru by nikdy neměla být hotovost či její ekvivalent. Veďte si záznamy o všech takových výdajích. Dodavatel, s nímž si chcete zlepšit vzájemný vztah, pozve vás a vaši ženu do Malajsie na golfový turnaj. Cestovní náklady a pětihvězdičkový hotel má zaplatit hostitel. Na místě bude k dispozici špičkový profesionál, který vám pomůže zdokonalit váš golfový švih. Můžete takové pozvání přijmout? Protože tato akce podle všeho postrádá jakoukoli obchodní agendu a zdá se být velmi nákladná, měli byste pozvání zdvořile odmítnout. Pokud by však součástí akce byly i důležité obchodní záležitosti významné pro Společnost, pak můžete pozvání přijmout za předpokladu, že k tomu získáte předem písemný souhlas od příslušného pracovníka pro otázky etiky, přičemž cestu a výdaje uhradí Společnost. Cestovné a výdaje vaší ženy budete muset zaplatit vy sám. Závod Společnosti chce navštívit důležitý zákazník, který si chce prohlédnout, kde se vyrábí výrobky, které kupuje. Požádal, aby návštěvu zaplatila Společnost. Může Společnost návštěvu zaplatit? Jsou-li výdaje přiměřené, je-li běžné, aby společnosti podobné návštěvy svých zákazníků hradily, a jeli o návštěvě informován zaměstnavatel zákazníka, může Společnost zákazníkovi uhradit přiměřené výdaje na ubytování v hotelu a cestovné. Společnost by měla takové náklady zaplatit přímo danému hotelu a leteckému/železničnímu přepravci. 26

27 ETICKÝ KODEX Chcete svému loajálnímu zákazníkovi koupit skromný vánoční dárek. Máte za to, že by bylo obtížné a časově náročné koupi takového dárku zajistit prostřednictvím Společnosti a chcete takový dárek koupit sám/sama a nechat si od Společnosti proplatit výdaje. Je to možné? Jakékoli poskytnuté či přijaté dary či zábavní akce musí být řádně vyúčtovány v rámci příslušných záznamů Společnosti. I pokud se rozhodnete dar koupit na své náklady a nepožádat o proplacení, stále jej nabízíte ve svém postavení zástupce Společnosti. Musíte proto zajistit, aby byl takový výdaj řádně zaznamenán. Půjčky Osobní půjčky Společnosti jejím ředitelům a členům Výkonného výboru jsou za všech okolností zakázány. Půjčky ze strany Společnosti obchodním subjektům spřízněným s kterýmkoli ředitelem či členem Výkonného výboru jsou přípustné, sledují-li legitimní obchodní účel. Půjčky ze strany Společnosti jiným zaměstnancům a jejich rodinným příslušníkům musí být předem písemně s chváleny příslušným pracovníkem pro otázky etiky. 27

28 4 INTEGRITA VE SPOLEČENSTVÍ Úplatky jsou zakázány 29 Jednání se státními úředníky 29 Dary politickým stranám a politická činnost 30 Příspěvky na charitu 30 Jednání se zákazníky, dodavateli a spotřebiteli 31 Další pokyny ohledně dodavatelů 31 Kodex a třetí osoby 31 Jednání s konkurencí 32 Poctivá soutěž 32 Právní úprava hospodářské soutěže 32 Informace v hospodářské soutěži 33 Ochrana životního prostředí 34 Máte nějakou otázku nebo chcete učinit oznámení? Kontaktujte příslušného pracovníka pro otázky etiky (viz strana 11)

29 ETICKÝ KODEX Úplatky jsou zakázány Za žádných okolností nesmíte uplácet. Úplatek nebo uplácení spočívá v poskytování nebo nabízení čehokoli hodnotného nebo jakékoli výhody, přímo nebo nepřímo, jakékoli osobě s cílem přimět tuto osobu nebo jakoukoli jinou osobu vykonat úkol nebo činnost nečestně. Uplácení spočívá také v požadování nebo přijímání čehokoli hodnotného nebo jakékoli výhody, přímo nebo nepřímo, se záměrem, abyste v důsledku toho vy nebo jiná osoba, provedli úkol nebo činnost nečestně. Úplatek může být finanční nebo jiné povahy a může spočívat v poskytování či přijímání finančních prostředků, půjček, příspěvků či darů, cestovních nákladů, nabídky zaměstnání, vratek, slev, zboží, služeb nebo čehokoli jiného, co může mít nějakou hodnotu. Za určitých okolností lze i dary či zábavu vykládat jako formy úplatkářství. Úplatek může mít rovněž podobu odměny uhrazené za nečestné splnění příslušné povinnosti či závazku. Celá řada států již přijala právní předpisy, jež staví úplatkářství mimo zákon. Za porušení takových zákonů mohou být uloženy přísné sankce, včetně vysokých pokut pro fyzické či právnické osoby, a dokonce i odnětí svobody. Společnost nebude za žádných okolností tolerovat nabízení či přijímání úplatků nebo jakékoli jiné formy protiprávních plateb. Pověst Společnosti může značně poškodit dokonce i jen zdánlivé porušení zákonů proti úplatkářství či protikorupčních zákonů. Zvláštní pozornost je třeba věnovat jednání se státními úředníky, abyste nedali žádnou záminku k podezření z protiprávního jednání. K podrobnějším informacím nad rámec níže uvedených pokynů, viz prosím Příručku o protikorupčních zásadách a jejich dodržování. Nelegitimní platby ze strany třetích osob Společnost může být postižena i za poskytování úplatků třetími osobami obchodními zástupci či konzultanty jednajícími jménem Společnosti. Zvláštní pozornost věnujte hodnocení třetích osob, které by jménem Společnosti mohly vejít ve styk se státními úředníky, zákazníky, dodavateli či spotřebiteli. Nikdy nesmíte pověřit třetí osobu obchodního zástupce či konzultanta, máte-li přiměřený důvod se domnívat, že by se takový zástupce či konzultant mohli pokusit uplatit jakoukoli osobu jménem či ve prospěch Společnosti. Pro více informací viz stranu 31 níže, pod titulkem Kodex a třetí osoby a také Příručku o protikorupčních zásadách a jejich dodržování. Jednání se státními úředníky Transakce uskutečňované se státními úředníky nejsou totéž jako obchodování se soukromými osobami, a vztahují se na ně mnohdy zvláštní právní předpisy. Konzultujte tyto otázky s příslušným pracovníkem pro otázky etiky, abyste se ujistili, že jste s takovými pravidly seznámeni, rozumíte jim a řídíte se jimi. Nikdy nesmíte nikomu nabídnout úplatek nebo od kohokoliv úplatek přijmout; je nutné, abyste byl(a) zvláště pozorný/pozorná, pokud by hrozilo jakékoliv úplatkářství nebo nelegitimní jednání se státními úředníky. Nenabízejte, neslibujte, nedávejte ani neschvalujte žádné finanční ani jiné výhody pro jiné (včetně rodinných příslušníků, 29

30 4 příbuzných INTEGRITA VE SPOLEČENSTVÍ či osob spojených se státním úředníkem), pokud z okolností vyplývá, že je cílem ovlivnit takového státního úředníka a získat či udržet si tak zakázku či výhody při podnikání. Před tím, než poskytnete cokoli hodnotného nebo jakoukoli výhodu státnímu úředníkovi, je nutné si vyžádat předchozí písemný souhlas příslušného pracovníka pro otázky etiky. Pro další informace o jednání se státními úředníky je třeba nahlédnout do Příručky o protikorupčních zásadách a jejich dodržování. Kdo jsou státní úředníci? Zaměstnanci nebo zástupci jakéhokoli státního, státem vlastněného nebo státem ovládaného subjektu ve světě, včetně zaměstnanců v nižším postavení; Jakákoli osoba vykonávající legislativní, správní nebo soudní funkci, ať již jmenovanou nebo volenou; Jakýkoli kandidát na veřejný úřad nebo osoba zastávající veřejný úřad; Jakýkoli představitel politické strany; Jakýkoli úředník, zaměstnanec, nebo zástupce veřejné mezinárodní organizace, jako je Organizace spojených národů nebo Světová banka; Jakýkoli člen královské rodiny; Jakékoli dítě, manžel/manželka, rodič, sourozenec nebo jiná osoba v rodinném vztahu s výše uvedeným. Je na vás, abyste poznali, zda je osoba, s níž jednáte, státním úředníkem. V případě pochybností byste se měli poradit s právníkem Společnosti. Dary politickým stranám a politická činnost Společnost podporuje osobní účast v politice způsobem, který je slučitelný se všemi relevantními zákony a směrnicemi Společnosti. Za osobní účast na politické činnosti neposkytujeme zaměstnancům žádnou náhradu. Vašimi politickými názory nebo volbou, pokud jde o příspěvek politické straně či hnutí, nesmí být dotčena vaše práce. Nevyužívejte pověst či majetek Společnosti, včetně své pracovní doby, na podporu své vlastní politické činnosti či zájmů. Máte-li v úmyslu ucházet se o veřejný úřad nebo takový úřad přijmout, je třeba, abyste si nejprve vyžádal(a) souhlas příslušného pracovníka pro otázky etiky. Před tím, než schválíte nebo poskytnete příspěvek politické straně či hnutí jménem Společnosti, si musíte vyžádat písemný souhlas představenstva Společnosti. Můj přítel se uchází o politickou funkci a chtěla bych mu pomoci s kampaní. Je to přípustné? Ano. Vaše osobní politická činnost je vaše věc. Ujistěte se ale, že v kampani nepoužíváte zdroje Společnosti, včetně času, u či názvu Společnosti. Příspěvky na charitu Součástí našeho závazku být, jakožto právnická osoba, dobrým občanem je oprávnění Výkonných ředitelů a členů Výkonného výboru poskytovat příspěvky na charitu. Takové příspěvky mohou mít formu zboží či služeb, technické podpory či školení, finanční podpory nebo sponzorování různých akcí. Je však třeba věnovat zvláštní pozornost tomu, aby byl příjemce skutečně charitativní organizací ve formě přípustné a podléhající 30

31 ETICKÝ KODEX dozoru v rámci daného státu, přičemž nesmíme mít žádný důvod se domnívat, že by taková charitativní organizace mohla být přímo či nepřímo provozována k soukromému prospěchu jakéhokoli státního úředníka. Pokud je jakýkoli státní úředník ředitelem nebo vedoucím pracovníkem takové charitativní organizace, nebo je s ní jinak úzce spojen, nebo žádá Společnost o příspěvek pro takovou charitativní organizaci, je třeba informovat vaše národní právní oddělení, které příslušnému pracovníkovi oznámí, jaké šetření či jiné postupy je třeba provést k dosažení dostatečné míry jistoty, že takový příspěvek nebude použit k poskytnutí zakázané platby. Jednání se zákazníky, dodavateli a spotřebiteli Společnost si váží svého partnerství se svými zákazníky, dodavateli a spotřebiteli. Zacházejte s těmito partnery tak, jak chcete, aby bylo zacházeno s vámi. Jednejte se zákazníky, dodavateli a spotřebiteli vždy poctivě, čestně a s respektem: Výrobky Společnosti prezentujte vždy poctivě a otevřeně. Nikdo by neměl zvýhodňovat jakýkoli subjekt formou manipulace, podvodu, zatajení nebo zneužití důvěrných informací, uvedením nepravdivých prohlášení o podstatných skutečnostech nebo jiným nepoctivým způsobem. Vždy byste měl(a) vybírat dodavatele a jednat s dodavateli, kteří obchodují nebo chtějí obchodovat se Společností zcela otevřeně, poctivě, na základě svých schopností a kvality svých výrobků a služeb, a bez jakéhokoli zvýhodňování těchto osob, jejich přátel a rodin. Další pokyny ohledně dodavatelů Viz prosím Zásady Společnosti pro jednání s dodavateli, kde naleznete další pokyny týkající se specificky dodavatelů. Kodex a třetí osoby Využívá-li Společnost externí poskytovatele služeb nebo jiné třetí osoby jako své obchodní zástupce, je manažer odpovědný za pověření takových zástupců povinen externího poskytovatele či jiné třetí osoby upozornit na existenci tohoto Kodexu. Dohody s obchodními zástupci, nezávislými prodejci, konzultanty v oblasti marketingu a společnostmi zabývajícími se propagací s sebou vždy přinášejí nebezpečí porušení Kodexu. Pamatujte, že používání prostředků či majetku Společnosti pro jakékoli protiprávní účely je zakázáno a v rozporu s pravidly Společnosti. Dohody s takovými třetími osobami by měly mít písemnou formu a měly by jasně a přesně stanovit, které služby je třeba poskytnout, základ pro výpočet provize nebo odměny a platnou sazbu či odměnu. Jakékoli platby obchodním zástupcům, nezávislým prodejcům či konzultantům musí být v přiměřené výši, nesmí být nepřiměřené s ohledem na obchodní zvyklosti a musí odpovídat hodnotě poskytnutých služeb. 31

32 4 Jakékoli INTEGRITA VE SPOLEČENSTVÍ jednání nebo platba, které jsou nevhodné ze strany zaměstnance Společnosti, jsou rovněž nevhodné, pokud je učiní obchodní zástupce, konzultant nebo třetí osoba jménem Společnosti, je-li si Společnost vědoma nebo má důvod se domnívat, že taková platba či jednání se uskuteční. Využívejte a jednejte pouze s kvalifikovanými osobami či společnostmi s dobrou pověstí. Zjistěte si kvalifikaci kandidátů a legitimní obchodní důvody pro výběr kandidátů, sejděte se s nimi a vyslechněte je, a prověřte také jejich pověst. K dalším podrobnostem ohledně rizik, jež mohou třetí osoby představovat, a kroků, které je třeba učinit k minimalizaci takových rizik, viz prosím Příručku Společnosti o protikorupčních zásadách a jejich dodržování. Konzultantům, nezávislým dodavatelům a jiným třetím osobám využívaným Společností je třeba předložit kopii tohoto Kodexu a je třeba je poučit o povinnosti jej dodržovat. Je třeba je rovněž zvláště informovat o jejich právu a povinnosti vyžádat si radu a ohlásit jakékoli porušení Kodexu. Jednání s konkurencí Poctivá soutěž Společnost dokázala v minulosti uspět v poctivé soutěži. Nehledáme konkurenční výhody prostřednictvím protiprávních či neetických obchodních praktik. Právní úprava hospodářské soutěže Společnost jedná poctivě a dodržuje všechny platné právní předpisy v oblasti hospodářské soutěže na celém světě. Tyto právní předpisy jsou složité a liší se stát od státu, jak v rozsahu své věcné působnosti, tak ve svém zeměpisném dosahu. Jednání přijatelné v jednom státu může být v jiném protiprávní. Tresty za porušení předpisů mohou být velmi tvrdé. Společnost proto vydala Pokyny pro oblast hospodářské soutěže použitelné v různých částech světa. Zaměstnanci by se měli s těmito pokyny seznámit a mají-li jakékoli otázky, požádat příslušného pracovníka pro otázky etiky o vysvětlení daných soutěžních předpisů a pravidel, která se na ně vztahují. Úmyslné porušení jakýchkoli právních předpisů či Pokynů pro oblast hospodářské soutěže je porušením Kodexu. Na konferenci jsem narazil na ředitele marketingu konkurenčního podniku a dal jsem se s ním do řeči. Zeptal se mne na náš názor na trh a zda letos uvažujeme o zvýšení cen. Jak se mám zachovat? Je třeba, abyste dotyčnému jasně vysvětlil(a), že nemáte oprávnění jednat o cenách nebo čemkoli jiném, co má povahu důvěrné obchodní informace. Je třeba rovněž informovat právní oddělení Společnosti. Při jednání s důležitým zákazníkem vám jeho zaměstnanci sdělili, že nebudou souhlasit s žádným navýšením cen z naší strany, dokud se nezvýší maloobchodní cena na pultech jiných prodejců. Jak se mám zachovat? Vysvětlete jim, že nebudete jednat o důvěrných podmínkách či cenových plánech jejich konkurentů a že by takové jednání bylo ostatně protiprávní. Bude-li na tom zákazník trvat, měl(a) byste kontaktovat příslušného pracovníka pro otázky etiky, který vám pomůže tuto záležitost řešit. 32

33 ETICKÝ KODEX Během přestávky na večeři na odborné konferenci hovoří národní key accounts manager s přítelem, který pracuje pro jednoho z našich konkurentů. Tento přítel se zmíní, že jeho Společnost uvažuje v důsledku určitých tlaků v daném odvětví o zvýšení cen. Národní key accounts manager předpokládá, že Společnost a všechny konkurenční podniky čelí stejným tlakům. Může tedy se svým přítelem probírat cenové plány? Ne. Národní key accounts manager by neměl hovořit o cenových strategiích Společnosti se svým přítelem ani s nikým jiným, kdo nemá legitimní důvod se s takovými informacemi seznámit. Národní key accounts manager by měl rozhovor ukončit a okamžitě věc oznámit příslušnému pracovníkovi pro otázky etiky. Informace v hospodářské soutěži Je na místě, pokud zaměstnanci shromažďují, sdílejí a používají informace o našich konkurentech, avšak jen legálním a etickým způsobem. Stejně jako si Společnost cení svých neveřejných informací a chrání je, respektujeme i neveřejné informace jiných společností. Přijatelné shromažďování informací Je přijatelné shromažďovat informace v hospodářské soutěži z veřejně dostupných zdrojů nebo jinými etickými způsoby. Můžete, například, shromažďovat a používat informace z takových zdrojů, jako jsou: Veřejně dostupná podání ke státním orgánům Veřejná vystoupení zástupců společností Výroční zprávy Zprávy a články v obchodních časopisech a publikacích Můžete se rovněž ptát třetích osob na naše konkurenty nebo přijmout informace v hospodářské soutěži nabízené třetí osobou, avšak jen tehdy, pokud neexistuje důvod se domnívat, že taková třetí osoba má smluvní nebo právní povinnost takové informace nesdělovat. Zakázané činnosti Naše možnosti shromažďovat informace v hospodářské soutěži jsou omezeny následujícími základními pravidly: Je nepřípustné se podílet na jakékoli protiprávní či nezákonné činnosti s cílem získat informace v hospodářské soutěži. Takovou činností může být krádež, neoprávněný vstup, odposlouchávání, neoprávněný přístup do počítačové techniky, narušení soukromí, úplatkářství, nepravdivá prohlášení, nátlak, špionáž či vyhrožování. Nepřijímejte, nesdělujte ani nepoužívejte informace v hospodářské soutěži, o nichž vám je známo nebo se máte důvod domnívat, že vám byly sděleny v rozporu s dohodou o zachování mlčenlivosti mezi třetí osobou a jedním z našich konkurentů. 33

34 4 INTEGRITA VE SPOLEČENSTVÍ Nesdělujte ani nepoužívejte informace v hospodářské soutěži, které jsou označeny jako vyhrazené nebo důvěrné (včetně informací získaných od stávajícího nebo bývalého zaměstnance konkurenční společnosti), aniž byste napřed věc konzultoval(a) s příslušnými pracovníky pro otázky etiky. Právě jsme přijali zaměstnance, který ještě nedávno pracoval pro jednoho z našich konkurentů. Mohu jej požádat o sdělení informací o takové konkurenční Společnosti? Konzultujte nejprve věc s příslušnými pracovníky pro otázky etiky, než se takového zaměstnance zeptáte na cokoli o jeho bývalém zaměstnavateli. Nikdy nežádejte bývalého zaměstnance konkurenční firmy o informace, které je taková osoba povinna nesdělovat. Mezi takové informace by patřila obchodní tajemství konkurenční Společnosti a zřejmě i jiné důvěrné informace. Připravuji obchodní nabídku pro zákazníka a dotyčný zákazník mi mezitím nabídne prezentaci obsahující nabídku konkurenční firmy a umožní mi reagovat. Mohu tuto nabídku přijmout? To bude záviset na dalších okolnostech. Je-li prezentace označena jako Důvěrná nebo podobným způsobem, je třeba, než takovou prezentaci přijmete, použijete nebo předáte dál, nejprve kontaktovat příslušné pracovníky pro otázky etiky. Je-li vám známo nebo se máte důvod domnívat, že se dotčený zákazník zavázal uchovat prezentaci v tajnosti, nejste oprávněn(a) ji přijmout. Ochrana životního prostředí Společnost si je vědoma své odpovědnosti za ochranu lidského zdraví, životního prostředí a přírodních zdrojů. Naší nejvyšší prioritou je ochrana bezpečnosti a zdraví našich zaměstnanců, spotřebitelů, zákazníků a obyvatel lokalit, kde podnikáme. Vždy provozujeme svá zařízení a provozujeme svou činnost v souladu se všemi platnými právními a správními předpisy na ochranu životního prostředí a příslušnými povoleními. Tam, kde takové předpisy či povolení nebyly vydány, si sami stanovíme přiměřeně vysoké standardy. V celé své činnosti zvažujeme dopady našich rozhodnutí na životní prostředí. Usilujeme přitom o podporu udržitelnosti životního prostředí a biologické rozmanitosti. Zavázali jsme se účastnit se programů opětovného použití, recyklace a využití odpadů a k bezpečné likvidaci nevyužitelných odpadů s minimálními dopady na životní prostředí, a uplatňujeme také metody přísného šetření našimi zdroji, včetně vody, obalů, energie a dalších surovin. Seznamte se s pravidly a postupy Společnosti v této oblasti. Není-li vám něco jasné, ptejte se. Je-li součástí vaší práce kontakt s kontrolovanými materiály (jako jsou emise oxidu uhličitého, odpadní vody, pevné odpady, nebezpečné odpady a dešťová voda) nebo rozhodování o takových materiálech, je nutné, abyste byl(a) obeznámen(a) s metodami bezpečného nakládání s takovými materiály a chránil(a) tak sebe, své kolegy a naše společenství před jakoukoli újmou. Jste povinen/povinna se seznámit s veškerými pravidly a postupy, které se vztahují na vaši práci či pracoviště, a řídit se jimi. 34

35 ETICKÝ KODEX Co mám dělat, pokud mi je známo nebo mám podezření, že v mém podniku dochází k potenciálně nepříznivým dopadům na životní prostředí? Je nutné, abyste upozornil(a) svého nadřízeného či ředitele podniku. Nemůže-li problém vyřešit vedení podniku, předložte jej příslušným pracovníkům pro otázky etiky nebo můžete rovněž na důvěrné bázi kontaktovat vedoucího útvaru vnitřní kontroly nebo hlavního právníka Společnosti. Jak by Společnost postupovala v případě vážné nehody, v jejímž důsledku by závod nemohl být provozován v souladu s příslušnými předpisy? Vedení podniku by dotyčný provoz zastavilo až do vyřešení celé situace, pokud by to bylo nezbytné k dodržení právních a správních předpisů na ochranu životního prostředí nebo k ochraně lidského zdraví či životního prostředí. 35

36 5 SPRÁVA KODEXU Odpovědnost 37 Školení 37 Oznamování rozhodnutí a šetření na základě Kodexu 37 Podpis a potvrzení 37 Je to na vás! 37 Máte nějakou otázku nebo chcete učinit oznámení? Kontaktujte příslušného pracovníka pro otázky etiky (viz strana 11)

37 ETICKÝ KODEX Účelem tohoto Etického kodexu je zajistit konzistentní jednání zaměstnanců v rámci Společnosti i navenek. Žádná pravidla nemohou postihnout všechny okolnosti. Na základě vhodných konzultací a písemného schválení lze tyto pokyny upravit tak, aby odpovídaly místním předpisům či smlouvě. Na základě těchto pokynů nevznikají žádná smluvní práva ve vztahu mezi Coca-Cola HBC AG nebo jakoukoli přímou nebo nepřímou nebo nepřímou dceřinou Společností a jejich zaměstnanci. Všichni zaměstnanci by navíc měli mít na paměti, že těmito pokyny není nijak upraven jejich pracovní poměr, bez ohledu na to, zda vychází z uzavřené stmlouvy. Coca-Cola HBC AG si vyhrazuje právo tento Kodex kdykoli a z jakéhokoli důvodu měnit či upravovat. Odpovědnost Odpovědnost za správu tohoto Kodexu nese právní oddělení skupiny a útvar vnitřního auditu, přičemž dohled zajišťují finanční ředitel, hlavní právník a výbor pro audit jmenovaný představenstvem. Školení Příslušní pracovníci pro otázky etiky zajistí ve spolupráci s personálním oddělením, útvarem vnitřního auditu a právním oddělením Skupiny školení zaměstnanců, zástupců a smluvních partnerů, jehož účelem bude přiměřeně je seznámit s tímto Kodexem, pomoci jim porozumět, jak se Kodex uplatní v jejich pozici a které popsané situace se na ně vztahují, a jak řešit situace, kdy je po nich požadováno nebo jimi zaznamenáno jednání tímto Kodexem zakázané. Oznamování rozhodnutí a šetření na základě Kodexu Útvar vnitřního auditu pravidelně informuje o probíhajícím šetření podle tohoto Kodexu a o konečných rozhodnutích přijatých v jeho rámci, včetně případných disciplinárních opatření, užší vedení Společnosti a rovněž výbor pro audit jmenovaný představenstvem. Viz rovněž stranu 11 výše, pod titulkem Oznámení, k dalším informacím o podávání oznámení a šetření možných porušení Kodexu. Podpis a potvrzení S cílem zajistit dodržování tohoto Kodexu Společnost vyžaduje, aby všichni zaměstnanci absolvovali příslušné školení, nejprve po svém nástupu do zaměstnání a poté obvykle po uplynutí dvou let. Všichni zaměstnanci jsou povinni podepsat přiložené potvrzení, že si přečetli tento Etický kodex a že se zavazují řídit se jeho ustanoveními. Všichni zaměstnanci jsou povinni seznámit se s Kodexem a na přiloženém formuláři po každém školení potvrdit, že mu rozumí a budou se jím řídit. Pokud si zaměstnanec Kodex nepřečte nebo nepodepíše příslušné potvrzení, není tím zproštěn povinnosti se jím řídit. Je to na vás! Správa Kodexu je odpovědností každého z nás. Vaše kolegyně a kolegové vám pomohou udělat správnou věc. Budete-li zachovávat svou integritu a požádáte-li o radu v případě jakýchkoli nejasností, bude vaše rozhodnutí dozajista správné. 37

38 6 KONTAKTNÍ ÚDAJE A DALŠÍ INFORMACE Užitečné kontaktní údaje 39 Další pravidla a pokyny 39 Máte nějakou otázku nebo chcete učinit oznámení? Kontaktujte příslušného pracovníka pro otázky etiky (viz strana 11)

39 ETICKÝ KODEX Užitečné kontaktní údaje Vaším primárním kontaktním místem je obecně příslušný pracovník pro otázky etiky (viz stranu 11 výše pod titulkem Žádosti o pomoc ). Můžete být rovněž na místě kontaktovat následující osoby: Finanční ředitel Skupiny Hlavní právník Skupiny Vedoucí útvaru vnitřního auditu Skupiny Ředitel kontrolního útvaru Skupiny Ředitel compliance Skupiny Personální ředitel Skupiny Předseda výboru pro audit Skupiny Další pravidla a pokyny Následující dokumenty si můžete vyžádat od příslušných pracovníků pro otázky etiky a jsou rovněž dostupné na webových stránkách Společnosti na adrese Příručka o protikorupčních zásadách a jejich dodržování Kodex obchodního jednání Pokyny pro oblast hospodářské soutěže Příručka pro mezinárodní ochranu údajů Zásady ochrany informací Zásady Společnosti pro jednání s dodavateli 39

40 GLOSÁŘ Tento glosář vymezuje některé pojmy používané v Etickém kodexu. Budou-li vám přesto tyto definice či jiné výrazy či fráze použité v Kodexu nejasné, kontaktujte prosím příslušného pracovníka pro otázky etiky. Cokoli hodnotného nebo jakákoli výhoda Cokoli, co by mohlo mít hodnotu pro příjemce, včetně peněžních prostředků, darů, pohoštění, zábavy, obchodních příležitostí, výrobků Společnosti, nabídky zaměstnání, příspěvků a darů, vratek, slev, půjček, zboží, služeb atd. Není stanoven žádný peněžní limit; za úplatek by mohla být považována jakákoli částka. Úplatek Poskytování nebo nabízení čehokoli hodnotného nebo jakékoli výhody, přímo nebo nepřímo, jakékoli osobě s cílem přimět tuto osobu nebo jakoukoli jinou osobu vykonat úkol nebo činnost nečestně. Uplácení spočívá také v požadování nebo přijímání čehokoli hodnotného nebo jakékoli výhody, přímo nebo nepřímo, se záměrem, abyste v důsledku toho vy nebo jiná osoba, provedli úkol nebo činnost nečestně. Právní předpisy některých států mohou stanovit širší vymezení. Pracovníci pro otázky etiky Vaše hlavní kontaktní místo, pokud jde o jakékoli otázky či oznámení týkající se Kodexu, dle ustanovení na straně 11 pod titulkem Oznámení. Můžete rovněž kontaktovat jiné osoby uvedené na zmíněné straně nebo pod titulkem Užitečné kontaktní údaje na straně 39. Majetek Společnosti Jeho součástí jsou mj. peněžní prostředky Společnosti, výrobky Společnosti, pracovní čas zaměstnanců a výsledky jejich práce, počítačové systémy a software, telefony, bezdrátová komunikační zařízení, kopírky, vstupenky na koncerty či sportovní zápasy, služební vozidla Společnosti, ochranné známky Společnosti, vyhrazené informace a obchodní příležitosti Společnosti. Informace v hospodářské soutěži Může se stát, že se v rámci svého zaměstnání dozvíte o obchodní příležitosti mimo Společnost, kterou byste rád(a) využil(a). Bez předchozího písemného souhlasu příslušného pracovníka pro otázky etiky však nejste oprávněn(a) využít pro sebe (ani přímo pro někoho jiného) žádnou obchodní příležitost, o které se dozvíte ve své pozici ve Společnosti nebo s využitím majetku či informací Společnosti. Příležitosti v rámci Společnosti Jakákoli obchodní či investiční příležitost, o níž se dozvíte ve své funkci ve Společnosti nebo s použitím majetku či informací Společnosti. 40

41 ETICKÝ KODEX Rozhodovací pravomoc Při jednání s určitou Společností, pravomoc ovlivnit výběr dodavatele Společnosti nebo podstatným způsobem ovlivnit vztah Společnosti s jejím stávajícím zákazníkem či dodavatelem. Státní úředníci Zaměstnanci jakéhokoli státního orgánu kdekoli ve světě, včetně zaměstnanců v nižším postavení, nebo zaměstnanci státem ovládaných subjektů. Tento pojem zahrnuje i politické strany a jejich představitele, kandidáty na veřejný úřad a zaměstnance mezinárodních organizací, jako je OSN, a rovněž jakékoli dítě, manžela/manželku, rodiče či sourozence výše uvedených. Podstatné neveřejné informace Neveřejné informace, které mohou přiměřeně ovlivnit rozhodování investora o koupi, prodeji či držení cenných papírů nějaké společnosti. Takovými informacemi mohou být informace o důležité fúzi nebo akvizici týkající se Společnosti, příjmy Společnosti nebo její tržby před jejich zveřejněním, a změna ovládání užšího vedení Společnosti. Podstatné mohou být i četné jiné otázky. Nejste-li si jisti, zda jsou neveřejné informace, které jsou vám známy, podstatné, kontaktujte právníka Společnosti. Neveřejné informace Jakékoli informace, které Společnost nezveřejnila ani nezpřístupnila veřejnosti, včetně případných informací týkajících se zaměstnanců, vynálezů, smluv, strategických a obchodních plánů, důležitých změn ve vedení Společnosti, uvedení nových výrobků na trh, fúzí a akvizic, technických specifikací, cen, návrhů, finančních údajů a nákladů na výrobky. Příbuzný Manžel(ka), rodič (včetně rodičů manžela/manželky), sourozenec (včetně švagra či švagrové), prarodič, dítě, vnuk, tchýně či tchán nebo partner ve společné domácnosti, jakož i jiný člen rodiny, který s vámi žije v domácnosti nebo je na vás jinak finančně závislý nebo na němž jste finančně závislý/á. Dodavatel Jakýkoli subjekt dodávající Společnosti výrobky či služby, včetně konzultantů, smluvních dodavatelů a obchodních zástupců. Tento pojem zahrnuje rovněž jakéhokoli dodavatele, jehož využití Společnost aktivně zvažuje, i když s ním v konečném důsledku nebude navázán žádný obchodní vztah. 41

42 Váš osobní závazek k dodržování Etického kodexu Společnosti Coca-Cola Hellenic Potvrzuji, že jsem obdržel kopii Etického kodexu Společnosti Coca-Cola Hellenic ze dne ( Kodex ), že jsem si Kodex přečetl a rozumím mu. Budu se Kodexem řídit. Dozvím-li se o možném porušení Kodexu, budu kontaktovat příslušného pracovníka pro otázky etiky definovaného v Kodexu. Potvrzuji, že Kodex nepředstavuje smluvní dokument a žádným ustanovením kodexu není upraven stávající pracovní poměr, bez ohledu na to, zda vychází z uzavřené smlouvy. DNE JMÉNO ZAMĚSTNANCE PODPIS ZAMĚSTNANCE 42

43