HELIOS Orange Kniha jízd

Transkript

1 HELIOS Orange Kniha jízd 2016 BüroKomplet, s.r.o.

2 Obsah Kniha jízd... 3 Popis údajů... 4 Základní údaje... 4 Další údaje... 5 Další funkce nad knihou jízd... 6 Čerpání PHM Ctrl+Alt+P... 6 Přepočet tachometru Ctrl+Alt+T... 6 Spotřeba Ctrl+Alt+S... 6 Generování knihy jízd Ctrl+Alt+G... 6 Trasa Ctrl+Alt+R... 7 Vytvoření cestovních příkazů/náhrad... 7 Zrušení navázaného cestovního příkazu... 8 Nastavení parametrů... 8 Vzorové jízdy... 9 Popis údajů... 9 Další údaje... 9 Koeficient náhrad za KM... 9 Koeficient náhrad za PHM

3 Kniha jízd Kniha jízd je určena pro sledování služebních i/nebo soukromých jízd firemních i/nebo soukromých vozidel. Knihu je možné vést pro libovolný počet vozidel (vozidlo musí být evidováno v modulu Doprava/Vozidla) a v libovolném časovém sledu. Pro získání seznamu jízd konkrétního vozidla je možné využít standardní prostředky systému (rychlý filtr nebo Nastav <F4>+ uložená nastavení). Pro úplnou činnost Knihy jízd je nutné/vhodné dále využívat veřejné moduly: Doprava/Vozidla + submoduly...nutné Doprava/PHM + submoduly...vhodné Číselníky/Organizace/PSČ...VHODNÉ Číselníky/Zaměstnanci...VHODNÉ Číselníky/Zakázky...VHODNÉ Pomocné číselníky/pomocné texty...vhodné Seznam údajů, které je nutné/vhodné doplnit ve veřejných modulech: Doprava/Vozidla/Karta vozidla o Evidenční číslo o SPZ o Kategorie Rozlišení majitele o Vlastní o vozidlo je v majetku vlastní organizace o vozidlo je pronajaté z půjčovny o vozidlo je pronajaté od výrobce nebo leasingové společnosti formou finančního leasingu U výše zmíněných skupin je za daňově uznatelný náklad považován nákup pohonných hmot v prokazatelné výši (doložené daňové doklady za PHM). Zároveň však platí omezení ve smyslu stanovené normospotřeby u daného vozidla. Pokud se tato norma v reálném provozu překročí, záleží na správci daně, zda toto překročení uzná jako daňový náklad na základě zdůvodnitelných okolností (např. převažující jízda v kopcovitém terénu, po městě atd.). o Externí - vozidlo je v majetku jiného (i soukromého) subjektu (lze počítat náhrady za spotřebované PHM a případně za ujeté km). Náhrada za 1 km = Normospotřeba * Cena PHM za 1 litr / Základní náhrada za km Pokud se jedná o vypůjčené vozidlo, do daňových nákladů se nesmí započítat Náhrada za ujeté km Ceny pohonných hmot, které lze pro výpočet používat, aniž by bylo nutné je doložit doklady o nákupu, vydává Ministerstvo financí ve Finančním zpravodaji po uplynutí zdaňovacího období. Řidič (nepovinné) Druh PHM 3

4 Normospotřeba - jestliže TP neobsahuje údaje o spotřebě, umožňuje zákon (v souladu s přílohou k pokynu D-132 Ministerstva financí) zadat následující průměrné spotřeby: Druh motorového vozidla Typ PHM - benzín [litr] Typ PHM - nafta [litr] Osobní automobil 6,9 5,8 Účelová modifikace osobního automobilu 7,6 6,4 Osobní automobil s automatickou převodovkou 7,6 6,4 Účel.modifikace osob.aut.s aut.převodovkou 8,4 7,0 Doprava/PHM/Kódy PHM - doplnit druh PHM, na který vozidla jezdí Seznam všech evidovaných jízd pro všechna vozidla. Pro zobrazení jízd určitého vozidla za zvolené období využijte standardní prostředky systému Helios Orange, tzn., Nastav <F4>, uložená nastavení apod. UPOZORNĚNÍ Při zadání nového záznamu do knihy jízd Vám systém přednabídne do políčka SPZ a řidič údaje odečtené z aktuálního (pokud jste právě vstoupili do modulu Kniha jízd) nebo posledně zadaného (pokud jste již nějaké záznamy v tento den zadali) záznamu. Popis údajů Základní údaje Ev. č. vozidla/spz... vozidlo, které bylo využito pro tuto služební cestu. Lze jej zadat ručně nebo vybrat ze seznamu vozidel. Pokud máte u vozidla vyplněného obvyklého řidiče, dojde jeho předvyplnění do knihy jízd. Řidič... pracovník, který provedl danou služební cestu. Lze ho zadat ručně nebo vybrat ze seznamu zaměstnanců. Počátek jízdy... vyžadovaný údaj. Systém pro informaci zobrazí název dne. Konec jízdy... vyžadovaný údaj. Datum musí být vyšší než datum počátku jízdy. Systém pro informaci zobrazí název dne. Cíl cesty... popis trasy jízdy. Lze využít seznamu obcí. Pokud v seznamu označíte více obcí a provedete přenos, do položky se přenese jejich seznam oddělený čárkou. 4

5 Typ... typ služební cesty "Firemní/Soukromá". Tento ukazatel má vliv na způsob výpočtu náhrad! o Vozidlo "Vlastní" a typ cesty "Firemní"... žádné náhrady Vozidlo "Vlastní" a typ cesty "Soukromá"... náhrady se počítají podle koeficientu náhrady za používání služebního vozidla k soukromým účelům a podle ujetých kilometrů. Mají zápornou hodnotu a vyjadřují dluh zaměstnance vůči zaměstnavateli. o Vozidlo "Externí" a typ cesty "Firemní"... náhrady se počítají za ujeté kilometry a spotřebované PHM dle koeficientů platných v den počátku jízdy Vozidlo "Externí" a typ cesty "Soukromá"... žádné náhrady Účel cesty... volný text, který by měl charakterizovat účel služební cesty. Lze využít obecný seznam Pomocné číselníky/pomocné texty nebo seznam Kontaktních jednání (pokud máte instalovaný modul CRM). Pro výběr se zobrazí pouze aktivity s nevyplněnou vazbou na vozidlo a s vazbou na právě vyplněné vozidlo v záznamu knihy jízd. Pokud pak zvolíte aktivity, systém doplní vždy předmět jednání do účelu cesty. Dále se doplní (pokud již nejsou vyplněné) zakázka, útvar a nákladový okruh. Zpětně se do aktivity doplní vazba na vozidlo. Organizace... vazba na číselník organizací. Po přenosu vybrané organizace se předvyplní položka Cíl cesty (pokud je tato položka prázdná) Tachometr PS (počáteční stav)... předvyplní se hodnotou koncového stavu poslední nalezené jízdy pro toto vozidlo Tachometr KS (koncový stav)... obsluha jej doplní ručně a systém automaticky dopočte ujeté kilometry Ujeté km... obsluha je doplní ručně a systém automaticky dopočte koncový stav tachometru *Prokazatelná cena/litr PHM... prokazatelná cena za 1 litr PHM. Při výpočtu náhrad za spotřebované PHM se upřednostňuje před koeficientem, oficiálně vyhlášeným pro toto období Koeficient náhrady za používání služebního vozidla pro soukromé účely... dohodnutý finanční koeficient mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem za ujetý kilometr. Spočítaná náhrada má formu pohledávky za zaměstnancem (je záporná). Náhrada za ujeté km... počítají se pouze v případě externího vozidla použitého pro firemní cestu. Hodnota závisí na počtu ujetých kilometrů Náhrada za spotřebované PHM... počítají se pouze v případě externího vozidla použitého pro firemní cestu. Hodnota závisí na předpokládané spotřebě PHM (podle normospotřeby za ujeté kilometry). Poznámka... volný text určený pro interní potřeby Další údaje Číslo zakázky... vazba na seznam zakázek. Údaj není vyžadovaný, ale přenáší se do Cestovních příkazů a náhrad Útvar... vazba na číselník středisek Nákladový okruh... vazba na nákladové okruhy 5

6 tlačítko Vzorové jízdy (horní lišta editačního formuláře)... systém vám nabídne seznam vzorů jízd. Seznam se zafiltruje na aktivní vzory. Po výběru se provede předvyplnění údajů v záznamu knihy jízd. Pokud provedete výběr vzoru nad již vyplněným záznam knihy jízd, údaje se přepíší! Další funkce nad knihou jízd Čerpání PHM Ctrl+Alt+P Seznam jednotlivých čerpání PHM, která byla provedena v souvislosti se služební cestou. Slouží jako podklad pro výpočet průměrné spotřeby za zvolené období (viz níže). Jednotlivá čerpání lze zadávat i přímo v modulu Doprava/PHM. UPOZORNĚNÍ Vazba mezi záznamem v knize jízd a odpovídajícím čerpáním PHM je realizována pouze na základě časové shody!!! Pokud tedy změníte časové údaje v záznamu knihy jízd, mohou některé záznamy o čerpání "vypadnout" nebo naopak "přibýt". Seznam všech záznamů o čerpání PHM vždy najdete v modulu Doprava/PHM. Přepočet tachometru Ctrl+Alt+T Pokud dojde k tomu, že provádíte nestandardní zásahy do seznamu jízd, je možné provést rekalkulaci stavu tachometru podle určitých kritérií. Po zadání datumu od, datumu do (vždy musí být vyšší než datum od, jinak není přístupné tlačítko OK) a zvolení směru přepočtu systém přepočte tachometr takto: Od počátku - systém ze součtu počátečního stavu tachometru a počtu ujetých kilometrů určí koncový stav tachometru dané jízdy a ten vezme jako počáteční stav tachometru následující jízdy Od konce - systém z rozdílu konečného stavu tachometru a počtu ujetých kilometrů určí počáteční stav tachometru dané jízdy a ten vezme jako konečný stav tachometru předcházející jízdy Spotřeba Ctrl+Alt+S Systém vám zobrazí přehlednou tabulku spotřeb pro všechna vozidla za zvolené období. Výpočet je zatížen chybou, která je daná reálným rozdílem počátečního a koncového stavu nádrže. Generování knihy jízd Ctrl+Alt+G Prostřednictvím této služby je možné vygenerovat knihu jízd pro zvolené vozidlo a období. Předpokladem zdárného generování je připravený seznam Vzorů jízd. Neprobíhá žádná 6

7 optimalizace výběru a konečný stav knihy musíte upravit prostřednictvím odmazání a eventuální úpravy nadbytečných jízd ve spojení se službou Přepočet tachometru. Pokud chcete některé vzory dočasně eliminovat, je nutné "odškrtnout" políčko Aktivní, které najdete v editoru vzoru jízdy. UPOZORNĚNÍ Při generování systém neprovádí žádné kontroly na duplicitní záznamy!!! Knihu jízd je tedy nutné pro generování vždy náležitě "připravit" (odmazat záznamy v daném období apod.) Popis činnosti: 1. systém nabídne k výběru vozidlo, pro které chcete záznamy generovat (lze vybrat pouze jedno vozidlo) 2. dále doplníte datumy, od a do kterého chcete záznamy generovat 3. doplníte počáteční stav tachometru 4. při zaškrtnutí políčka Sobota/Neděle systém vygeneruje jízdy i pro tyto dny 5. systém vybere množinu všech vzorů jízd, které mají zaškrtnuto Aktivní, a zároveň SPZ odpovídá vybranému vozidlu nebo není vyplněna žádná SPZ 6. pomocí algoritmu pro generování náhodného čísla pak vytvoří knihu jízd Trasa Ctrl+Alt+R Prostřednictvím webového providera lze zjistit a zobrazit na mapě požadovanou trasu. Pro správnou činnost je nutné, aby daný počítač byl on-line připojen k internetu a aby v nastavení parametrů pro knihu jízd byl doplněn skript pro vygenerování dotazu. Program po zvolení této funkce zobrazí dialogové okno, kde máte možnost doplnit: Odkud... město počátku cesty (předvyplní se podle města uvedeného u organizace číslo 0 - sídlo vlastní firmy) Kam... město konce cesty (předvyplní se podle aktuálního záznamu v knize jízd) Přes... tranzitní město Typ... preference trasy o nejrychlejší o nejkratší Po stisknutí tlačítka OK se vygeneruje příslušný dotaz, spustí se aplikace IE, dotaz se odešle a následně je očekávána odpověď v podobě trasy a mapy. Před návratem do Helios Orange je vhodné aplikaci IE zavřít. Vytvoření cestovních příkazů/náhrad Pro označené záznamy z knihy jízd se vygeneruje jeden záznam do cestovních náhrad (tuzemská náhrada se tedy počítá jako za nepřerušenou cestu!). 7

8 Zrušení navázaného cestovního příkazu Systém zruší vazbu mezi záznamem v knize jízd a vygenerovanou cestovní náhradou. UPOZORNĚNÍ Teprve poté je možné cestovní náhradu zrušit v modulu Doprava/Cestovní příkazy a náhrady. Nastavení parametrů Záložka je určena k definici vyhledávacích řetězců pro lokalizaci míst nebo určení tras na mapách veřejně přístupných portálů. Výraz pro lokalizaci míst na WWW mapě... definice libovolného webového dotazu na mapový portál. Dotaz může (ale nemusí) obsahovat speciální klíče, které jsou v okamžiku aplikace nahrazeny skutečnými názvy z příslušných dat %SVAL%... nahradí se hodnotou klíče (viz %STYP% ) %STYP%... nahradí se klíčem (sidlo nebo ulice ) %SIDA%... nahradí se prázdným řetězcem %SSTAT%... nahradí se ISO kódem země %SMESTO%... nahradí se místem %SULICE%... nahradí se ulicí %SPSC%... nahradí se PSČ Výraz pro určení trasy na WWW mapě... Dotaz může (ale nemusí) obsahovat speciální klíče, které jsou v okamžiku aplikace nahrazeny skutečnými názvy z příslušných dat %SODKUD%... nahradí se hodnotou počátečního místa %SODKUDS%... nahradí se hodnotou státu počátečního místa %SKAM%... nahradí se hodnotou cílového místa %SKAMS%... nahradí se hodnotou státu cílového místa %SPRES%... nahradí se hodnotou tranzitního místa %SPRESS%... nahradí se hodnotou státu tranzitního místa %STYP%... volba způsobu určení trasy (nejrychlejší/nejkratší) - využívá se pouze u některých portálů 8

9 Vzorové jízdy Seznam vzorových jízd určený pro: 1. předvyplnění údajů v záznamu knihy jízd prostřednictvím tlačítka Vzorové jízdy 2. generování knihy jízd prostřednictvím funkce Generování knihy jízd POZNÁMKA Tento seznam není nutné vyplňovat. Popis údajů Ev.č.vozidla + SPZ... vazba na vlastní vozidlo. Údaj není nutné vyplňovat. Vyplněním tohoto údaje specifikujete, že při generování knihy jízd se tento vzor bude využívat pouze pro toto vozidlo Řidič... vazba na zaměstnance. Údaj není nutné vyplňovat. Cíl cesty... popis trasy nebo cílového místa Typ... typ cesty o Firemní o Soukromá Účel cesty... popis důvodu cesty Číslo zakázky... vazba na číselník zakázek Ujeté km... délka trasy v kilometrech (tam i zpět) Obvyklý čas počátku resp. konce jízdy... časové údaje, které určují začátek a konec jízdy Poznámka... libovolný text Aktivní... údaj určuje (implicitně zaškrtnuto), zda se tato vzorová jízda bude: o zobrazovat v seznamu, který se objeví po stisknutí tlačítka Vzorové jízdy v editoru záznamu v knize jízd o zahrnovat do vzorů, vybraných při generování knihy jízd Další údaje Číslo zakázky... vazba na seznam zakázek. Údaj není vyžadovaný, ale přenáší se do Cestovních příkazů a náhrad Útvar... vazba na číselník středisek Nákladový okruh... vazba na nákladové okruhy Organizace... vazba na číselník organizací Koeficient náhrad za KM Seznam slouží pro evidenci koeficientů určených k výpočtu náhrad za ujeté kilometry v případě, že využijete soukromé (z pohledu systému externí) vozidlo pro firemní účely. Koeficienty mají vždy 9

10 platnost od určitého datumu a vztahují se ke konkrétní kategorii vozidel. Kategorie je údaj, který musí mít uvedeno každé vozidlo ve své Kartě vozidla. Koeficient náhrad za PHM Tyto koeficienty vyjadřují průměrnou cenu jednoho litru určitého typu PHM za zdaňovací období. Tento koeficient můžete u konkrétní jízdy "přebít" hodnotou Prokazatelná cena/litr PHM. Koeficienty mají vždy platnost od určitého datumu a vztahují se ke konkrétnímu typu PHM. Zveřejňuje je Ministerstvo financí ve Finančním zpravodaji po uplynutí zdaňovacího období. 10