Spisový plán Vysoká škola ekonomická v Praze

Transkript

1 Spisový plán Vysoká škola ekonomická v Praze Spis. znak Popis skart. znak skart. doba 1. Akademický senát 1.1 ustavení, členství,volba a odvolání členů A jednací řád A zápisy ze zasedání A podklady pro jednání V 5 2. Akce pořádané VŠE (fakultou, pracovištěm) 2.1 fotografická, zvuková a jiná dokumentace A letáky, pozvánky, plakáty, pozvánky apod. - ukázky A hodnocení, výsledky, zprávy S zabezpečení (organizační, ekonomické) S hosté, delegáti, cizinci záznamy o návštěvách významných osobností A seznamy a pozvánky V organizační zabezpečení, ubytování S konference, sympozia protokoly, zprávy, dokumenty, materiály, seznamy účastníků S organizační zabezpečení, ubytování S paměti, vzpomínky a jiné záznamy týkající se historie VŠE A pamětní kniha, materiály dokumentující historii školy A medaile A přednášky a projevy akademických funkcionářů, významných odborníků a umělců, hostů VŠE apod. V ostatní V tiskové konference A 5 3. Bezpečnost a ochrana zdraví při práci 3.1 inspekce bezpečnosti práce V školení BOZP S výkazy o stavu bezpečnosti a hygieny práce (roční a delší) S záznamy o kontrolách a dodržování bezpečnostních předpisů S úrazy hlášení o smrtelných a těžkých V hlášení lehkých S záznamy o úrazech V kniha úrazů S Celoživotní vzdělávání 4.1 přihlášky - ke studiu, kurzům atp. S osvědčení V obsahový materiál studia, kurzů atp. S Civilní ochrana 5.1 evidence materiálu CO S projektová dokumentace staveb CO A školení a přednášky S ostatní agenda (zprávy, hlášení, instrukce apod.) S 5

2 6. Dokumentace staveb 6.1 dodavatelská stavební a technologická dokumentace skutečného provedení celé stavby A vlastních (jednotlivých) staveb A dílčí projektové a stavební výsledky S situační plány A fotodokumentace vlastních staveb A kolaudace A zápisy o přejímce staveb A projektová dokumentace - úvodní, prováděcí, zadávací a technický projekt A zadání staveb S realizační výkresy S rozpisy stavební, požadavků, investic apod. S rozpočty souhrnné A ostatní S správní výměry (územní rozhodnutí, stavební povolení apod. A stavební deníky V studie (srovnávací, projektové, technologické, zastavovací) A technické zprávy A stavby a stavebně montážní práce dlouhodobé výhledy V stavební povolení a souhlas k zahájení stavby A rozhodnutí o umístění, změnách a vyklizení stavby A investiční studie (záměry, úkoly) včetně posudků a schvalovacích procesů A stavební rozpočty souhrnné V ostatní S 5 provozní písemnosti (průběh, změny, dohled nad stavbou, zápisy z jednání S Doprava 7.1 deníky dispečera S dispečink (rozpisy jízd) S evidence o stavu motorových vozidel, změnách, nákupu, vyřazení S pohonné hmoty - veškeré písemnosti S pojištění motorových vozidel S příkazy k jízdě S skladová evidence náhradních dílů, pneumatik, olejů S styk s pojišťovnou - korespondence S údržba, oprava a provoz vozidel S výkazy o výkonech S zápisy o TP S žádanky o přepravu S 3 8. Ediční činnost 8.1 Ediční plány A evidence zakázek+ objednávky práce a materiálu S roční rozbory A výkazy výroby, výrobní podklady a příkazy S zápisy ze schůzí edičních komisí S žádanky na xerokopie S 3

3 8.7 publikace časopisy vydané VŠE vlastní A podkladové materiály, redakční písemnosti S rukopisy po vydání A rukopisy nevydaných publikací V skripta a učebnice povinný výtisk A schvalovací a ostatní agenda S články v tisku články a příspěvky pracovníků V jubilea a nekrology V zápisy z jednání redakční rady A 5 9. Energetika 9.1 bilance spotřeby paliv a energií S penále, poplatky S revize energetických zařízení S rozpočty spotřeby paliv S Granty a projekty 10.1 fond rozvoje VŠ V grantové agentury V vnitřní granty VŠE V zahraniční V MŠMT nebo jiná ministerstva V dokumentace projektu JPD 3, OPPA S dokumentace ostatních projektů V dokumentace projektů OPVK, OP VaVpI, OP VVV V Havárie 11.1 hlášení, protokoly o haváriích a škodách velkého rozsahu V náhradové řízení S ostatní dokumentace S Informační soustava 12.1 banka bankovní doklady S úvěrové smlouvy a změny úvěru, povolení banky A výpisy z kont a účtů S běžné písemnosti ze styku z peněžními ústavy S Bilance bilance účetní (roční a delší) S bilance zahajovací, vyčleňovací a závěrečné s přílohami a průvodními zprávami (roční a delší) A 10 daně - veškerá agenda (daňová přiznání, prohlášení, měsíční a roční 12.3 zúčtování daní atd.) S dotace a příspěvky investiční V systémové V individuální V na provoz S dokladové revize (zápisy) S evidence pohledávek a závazků S faktury

4 faktury - veškeré druhy S faktury, na jejichž základě je užíváno dílo chráněné autorským zákonem (sw, licence, databáze atp.) S finanční záležitosti centralizované finanční prostředky a jejich použití (fondy, odvody, příděly) A výkazy o plnění finančního plánu S výkazy o plnění finančního plánu (roční a delší) A výkazy ostatní S limity bankovní S metodika financování S zásadní písemnosti o financování subjektu a finančních zdrojích A fondy finanční ( základní, rezervní, reprodukce HIM, kult.a soc.potřeb aj.) S evidence, změny příděly, čerpání, převody, výkaz apod.za období roční a delší) A hospodaření výsledky a hodnocení za období roční a delší A výsledky dílčí, krátkodobé a ostatní S Knihy bilanční, hlavní, účetní, účetních závěrek a rozvah A faktur, pokladní, drobného vydání S kontrolní sestavy a soupisky S likvidační protokoly v účetnictví S likvidační protokoly mezd, pohledávek, závazků, cestovních účtů, styk s dodavateli S manka - veškeré písemnosti S odpisový plán A pohledávky - upomínky, likvidace S rozbory hospodaření souhrnné, komplexní (roční a delší) A sklady a skladové hospodářství evidence materiálových zásob, objednávky, dodací listy, převodky, žádanky S skladové karty S státní statistické výkazy (roční a delší) A 10 účetní doklady pokladní, bankovní, vyúčtování, akreditivy, dobropisy, vrubopisy, faktury přijaté a vydané a všechny ostatní běžní dílčí doklady S účetní výkazy A Inventarizace 13.1 inventarizační komise - složení, zápisy, zprávy S inventární knihy, rejstříky A inventární zápisy S místní inventární seznamy (po ztrátě platnosti) S odpisy, odpočty S ostatní písemnosti S písemnosti - přehledy, sestavy, výkazy DHM S písemnosti - přehledy, sestavy, výkazy ZP A vyřazovací protokoly S vyúčtování cestovního příkazu S Investice, investiční výstavba 14.1 plány investic (roční) A rozpisy investičních plánů V 10

5 14.3 přejímání, předávání, oceňování a vyřazování V běžné písemnosti S evidence investičních faktur po ukončení celé akce S dílčí investiční požadavky, objednávky S dílčí rozpisy, výkazy sledování investic S Katedry 15.1 koncepce výuky a učební plány V zápisy ze schůzí kateder S korespondence katedry S Knihovny 16.1 protokoly o výsledku revize fondů A statistika (roční) A objednávky informačních zdrojů S ostatní provozní agenda S žádanky na nákup informačních zdrojů S Kontrola 17.1 plány kontrolní a revizní činnosti (roční a delší) S kontrolní a revizní zprávy, protokoly S metodika kontrolní a revizní činnosti S revize dokladové, meteriálové, strojů a zařízení S podkladové materiály a ostatní korespondence S agenda stížností a podnětů (pracovníků a studentů) S Korespondence (kromě 38.5) 18.1 Úřední došlá /odeslaná V Orgány státní správy či územní samosprávy došlá/odeslaná V Ostatní došlá/odeslaná S Likvidace 19.1 organizace nebo jejích součástí A škod V závad a poruch S protokoly likvidační komise S Normativní činnost 20.1 připomínkové řízení k ZVP (zákonný vnitřní předpis) S ZVP A připomínky k vnitřním normám VŠE S vnitřní normy VŠE A Organizace a rozvoj VŠE 21.1 koncepce rozvoje VŠE V organizační struktura, analýzy její funkčnosti V rozvoj informačního systému pro řízení VŠE V dislokace V Organizace a řízení (školy, fakult, kateder aj.) 22.1 organizační změny součástí VŠE V reorganizace a zásadní změny v rámci VŠE V delimitace činnosti V Pasporty 23.1 vlastních staveb a objektů A 20

6 23.2 výrobně-technické A zařízení po ukončení životnosti S Personální záležitosti 24.1 cesta pracovní přehledy a výkazy tuzemských cest včetně cestovních zpráv S studijní cesty a pobyty S dovolená S konkurzní (výběrové řízení - návrhy, zápisy z jednání, schválení) S analýzy zaměstnanosti a koncepce vývoje na VŠE V osobní spisy obsahující mj. pracovní smlouvy, funkční zařazení, jmenování, výstupní listy, ukončení PP, zápočtové listy, žádosti o důchod, pracovní spory V přehledy o počtech pracovníků roční a delší V ostatní S kvalifikace pracovníků kvalifikační katalogy (resortu) V kvalifikační doklady významných a vedoucích pracovníků (ostatní součástí osobního spisu) V mzdy a platy směrnice, předpisy a pokyny nadřízených orgánů V podklady pro výpočet mezd dohody (DPČ, DPP), autorské honoráře, výkazy odučených hodin u externích pracovníků S jubilea životní S neschopenky a jiné nemocenské dávky S obstávky (spoření, půjčky, exekuce atd.) S odměny S přesčasy S mzdové fondy (evidence, změny, čerpání) V mzdové listy S rozbory mzdového vývoje roční a delší A rozbory mzdového vývoje ostatní S sjetiny s funkcí účetního dokladu S ostatní S tarifní a kvalifikační katalogy A zápisy z prověrek a kontrol nadřízených orgánů V nemocnost rozbory, výkazy, statistiky nemocí z povolání, nemocnosti a úrazovosti roční a delší A rozbory, výkazy, statistiky nemocí z povolání, nemocnosti a úrazovosti ostatní S pojištění sociální a zdravotní statistická hlášení měsíční S výkazy a rozbory pracovní neschopnosti a úrazovosti S práce a mzdy zápisy z prověrek a kontrol nadřízených orgánů V mzdové rekapitulace (za celou VŠE) S evidence sociálního a zdravotního pojištění S evidenční listy důchodového pojištění S Plné moci, pověření S Podatelna

7 26.1 knihy došlé pošty doporučené S dodací lístky doporučených zásilek S úvěrové (dekádní) lístky) S Porady 27.1 kolegium rektora - zápisy A kolegia děkanů - zápisy A vedení VŠE - zápisy, usnesení A kateder, oddělení, tajemníků fakult a dalších pracovišť - zápisy S podkladové materiály k jednání S Požární ochrana 28.1 předpisy, směrnice, jiné normy V požární knihy S protokoly o požárech S instruktáže a školení S evidence výstroje a výzbroje S kontrolní činnost S Právní záležitosti 29.1 soudní spory, rozhodnutí, odvolání, smíry V trestní záležitosti V ostatní právní záležitosti S Předávací seznamy, protokoly a listiny 30.1 funkcí vedoucích pracovníků A agendy jinému pracovníkovi S delimitační A archiválií do archivu A spisů do spisovny S protokoly o utajovaných skutečnostech A Skartace 31.1 skartační předpisy vlastní A skartační návrhy s přílohami včetně protokolů o provedené archivní prohlídce A kniha archivní A ostatní S Smlouvy + majetkoprávní záležitosti 32.1 Smlouvy (vč. dodatků) smlouvy (kromě autorských a kolektivních) V autorské V kolektivní (včetně ročního hodnocení) V přípravy smluv - podklady, návrhy, varianty, připomínky S reklamační řízení S objednávky S Soutěže 33.1 připomínky, zadání S posuzovací komise, celkové hodnocení soutěže S vítězné návrhy, exempláře prací - ukázky A organizační zabezpečení S Správa účelových zařízení 34.1 zásady a předpisy pro ubytování studentů V 5

8 34.2 kolejní řád, změny, doplňky A zprávy o činnosti a hospodaření souhrny S dílčí S kolejní komise (rektora) S žádosti o ubytování, přidělování míst S kolejné - stvrzeny o platbách S stravování studentů a zaměstnanců S provozní agenda kolejí a menz S Správní rada VŠE 35.1 zápisy, usnesení, stanoviska ze schůzí a jednání, studie A materiály k jednáním S organizační a provozní písemnosti S Statistika 36.1 podkladové soubory informací S ročenky a statistické publikace vlastní S statistické tabulky, výkazy s komentáři, hlášení, přehledy a sestavy roční a delší S dílčí, měsíční aj. S Stroje a zařízení (kromě aut) 37.1 dovoz strojů a zařízení, uvádění do provozu, sledování, kontrola S evidenční listy a karty (po vyřazení) S generální opravy S účetní písemnosti - kopie S revizní zkoušky S Studijní záležitosti (všechny materiály se předávají v jedné abecedě, bez ohledu na typ studia a formu jeho ukončení) 38.1 dílčí zkoušky, zkušební zprávy S diplomy zásady a předpisy pro udílení A evidence vydaných diplomů, duplikátů (ověření), uznání zahraničního VŠ studia A kniha diplomů A forma - druhy, ukázky A exkurze, praxe V hodnocení, výsledky, souhrny A korespondence běžná - dotazy, potvrzení o studiu, žádosti o odklad zkoušek S obory studijní A předpisy studijní A přijímací řízení informace o studiu, propagace S seznamy uchazečů (pracovní) - výsledky S seznamy nově přijatých a zapsaných S nepřijatí ke studiu S přijatí, ale nenastoupivší na VŠE S přihlášení, ale nedostavivší se k přijímací zkoušce S organizace a příprava přijímacího řízení S přihlášky ke studiu - formulář S přihláška ke zkoušce S 1

9 38.10 seznamy posluchačů - karty V studijní spisy- zejména přihlášky,,přijímací protokol, zápisové listy, přehled vykonaných zkoušek, žádosti, posudky,obhajoba, nemocnost,szz, rozhodnutí V vysvědčení V zajištění organizační zápisu, imatrikulace, promoce atp. S závěrečné, rigorozní protokoly V práce s oponentským řízením závěrečné práce V seminární S akreditace udělení akreditace A zamítnutí akreditace S Poplatky a stipendia rozhodnutí S vymáhání S Škody a jejich vyřizování 39.1 vzniklé organizaci - mimo manka S vzniklé pracovníkům a studentům - ztráty S zápisy náhradové komise S Věda 40.1 vědecké hodnosti předpisy pro udělování A návrhy na udělení, přiznání, rozhodnutí VR V nostrifikace A čestné doktoráty A habilitační A instituce a styk s nimi V práce - technické, výzkumné aj. A Vědecké rady VR VŠE zápisy, rozhodnutí A podklady S VR fakulty - zápisy, podklady, rozhodnutí zápisy, rozhodnutí A podklady S vědecko-pedagogické tituly předpisy pro udělování A jmenovací řízení - návrhy, hodnocení, schválení A vědecko-výzkumná činnost expertizy, oponentury, posudky běžné, pracovní a provozní S významné, globální V pracovní podklady S spolupráce s ČAV a dalšími vědeckými pracovišti S výkazy, přehledy a zprávy o VVČ (roční a delší) V Veřejné zakázky - dokumentace S Zahraniční záležitosti 42.1 smlouvy a dohody o vzájemné spolupráci A dokumentace a materiály stipendistů S 5

10 pedagogických pracovníků S ostatní S nabídky studijních pobytů V účast na konferencích a jiných zahraničních akcích V výroční zprávy A zahraniční cesty - pracovní plány S provozní agenda - diety, devizové prostředky, letenky apod. S výběrové řízení pro studium v zahraničí protokoly o výběrovém řízení S osobní materiály vybraných uchazečů S osobní materiály nevybraných uchazečů S zahraniční studenti v semestrálních programech evidence zahraničních studentů a přehled výsledků studia na VŠE V 10