VÝROČNÍ ZPRÁVA O SVOBODNÉM PŘÍSTUPU K INFORMACÍM

Transkript

1 VÝROČNÍ ZPRÁVA O SVOBODNÉM PŘÍSTUPU K INFORMACÍM Úvod: Problematiku poskytování informací upravuje zákon číslo 106/1999 Sb. účinný od Mezi dotčenými orgány, které jsou povinny poskytovat informace jsou i obce tj. veřejnoprávní korporace a jejich orgány. V podmínkách města Jablonce nad Nisou byl zákon o informacích rozpracován a způsob jeho zabezpečení byl předložen k projednání vrcholnému orgánu obce tj. zastupitelstvu na jeho jednání dne 21.prosince Pro řešení problematiky poskytování informací podle zákona číslo 106/1999 Sb. byla starostou města po projednání v poradě vedení vydána aktualizovaná Směrnice vedení MěÚ číslo 1 ze dne Zmíněná směrnice upravuje mimo jiné: funkční příslušnost k podávání informací (informace poskytují jednotlivá oddělení) formu zabezpečení informovanosti občanů (o způsobu poskytování informací jsou návštěvníci radnice informováni na vývěskách ve všech budovách MěÚ. Podrobné informace jsou i na internetových stránkách města) způsob evidence žádostí o informace (evidence je vedena jako centrální na PC síti úřadu) Spisová služba V průběhu roku 2006 nebyl u městského úřadu zaznamenán žádný problém při řešení požadavků o informaci. Úřad řadu informací poskytuje sám iniciativně, formou zveřejnění. Převážná většina písemností docházejících úřadu má povahu odlišnou od zákona o informacích (podněty, stížnosti, žádosti, návrhy). Jejich vyřizování podléhá jinému režimu a jsou evidovány v jiných evidencích (spisová služba, centrální evidence stížností a petic...). Od roku 2005 má MěÚ Jablonec nad Nisou v souladu s novým zákonem číslo 499/2004 Sb. o spisové službě a zákonem číslo 500/2004 Sb. správní řád zavedenu spisovou službu v systému fi GORDIC. Výhodou tohoto produktu je jeho provázanost na řadu ekonomických agend zabezpečovaných na úřadě stejnou firmou ve stejném počítačovém prostředí (pokladní služby, rozpočet, místní poplatky, účetnictví...). Níže uvedená tabulka ukazuje extrémní nárůst počtu zaevidovaných dokumentů došlých úřadu nebo vzniklých z jeho činnosti od doby zavedení SW spisové služby. Tato skutečnost je dána na jedné straně nárůstem práce na jednotlivých útvarech v návaznosti na změny legislativy a dále závěry orgánů našeho města, které úřad realizuje. Druhým podstatnějším důvodem je, že se zavedením nové spisové služby úřad mnohem důsledněji eviduje všechny dokumenty, kterými se ve své činnosti zabývá, včetně ekonomických operací. 1

2 Odbor nebo oddělení počet podání Starosta, kancelář starosty oddělní krizového řízení oddělení interního auditu a stížností Místostarosta 1 p. Vobořil (Mgr. Rudolf) Místostarosta 2 JUDr. Ing. Pleticha (ing. Louda) Místostarosta 3 Ing. Kypta (Mgr. Karásek) tajemník, kancelář tajemníka právní oddělení odbor vnitřních věcí (ředitel) oddělení výpočetní techniky oddělení vnitřní správy příjmové pokladní doklady matriční úřad Odbor správní (ředitel) x x x oddělení přestupků oddělení správních agend x x x oddělení dopravně správních agend x x x Živnostenský úřad oddělení státní sociální podpory x x x x x x Odbor sociálních věcí a zdravotnictví (ředitel, ekonom) x x x oddělení sociálních služeb a zdravotnictví x x x oddělení sociálně právní ochrany dětí x x x oddělení sociálních dávek Odbor humanitní (ředitel, ekonom) oddělení školství, kultury a sportu informační centrum Odbor financí a majetku (ředitel) oddělení rozpočtu a poplatků oddělení účetní evidence oddělení majetko-právní oddělení ekonomiky organizací (do ) x x x x x oddělení exekuční x x x x x x Odbor správy majetku (ředitel, ekonom) dopravní a silniční úřad oddělení technické obsluhy a bytů oddělení hospodářské správy Odbor rozvoje (ředitel) oddělení architektury a ÚP oddělení investiční výstavby oddělení přípravy projektů x x x Odbor stavební a životního prostředí (ředitel) x x x stavební úřad oddělení životního prostředí CELKEM

3 Počet podání r r r r r r r Petice a stížnosti Počet evidovaných a vyřizovaných stížností a petic za MěÚ v posledních letech: písemné stížnosti Petice postoupené; 3 neoprávněné; 29 oprávněné; 29 oprávněné neoprávněné postoupené Z celkového počtu 61 evidovaných stížností bylo 29 oprávněných, 29 neoprávněných a 3 stížnosti byly postoupeny jinému orgánu ČIŽP, Telefonica, MěÚ Praha. Na činnost vlastního MěÚ Jablonec nad Nisou bylo doručeno 27 stížností, z nich 7 tj. cca 25,9 % bylo oprávněných a bylo řešeno přijetím opatření. Dalších 34 stížností směřovalo do oblasti soužití občanů (nedodržování obvyklých norem). Vedle písemných stížností bylo oddělením interního auditu a stížností evidováno a MěÚ řešeno 194 ústních stížností. Stížnosti ústní jsou vyřizovány, pokud je to možné, ihned s klientem obsahem jsou to převážně spory mezi občany a různé konzultace. V souvislosti s vyřízením stížností bylo svoláno a vykonáno 75 šetření na místě. 3

4 Zákon o svobodném přístupu k informacím Zákon připouští podání informací těmito čtyřmi způsoby: 1. podání informace na základě ústní žádost o informaci používá se při ústně uplatněné žádosti o informaci = těchto žádostí je poměrně hodně. Zákon ale nevyžaduje a úřad o jejich počtu také nevede žádnou evidenci. Spokojenost s poskytováním ústních informací lze vyčíslit tím, že zákon dává žadateli možnost při nespokojenosti s vyřízením žádosti o informaci ji uplatnit písemně a tím takovou žádost zařadit nejen do kategorie evidovaných žádostí, ale současně si zajistit i právo opravných prostředků. V průběhu roku 2006 jsme nezaznamenali písemnou žádost jako reakci na nespokojenost s ústním vyřízením žádosti. 2. podání informace na základě písemná žádost o informaci dopisem em dotaz uplatněný internetem na úřadem určenou adresu O těchto žádostech je na úřadě vedena oddělená speciální evidence na PC síti. Za celý rok 2006 bylo v evidenci zaevidováno 93 žádostí. Pro jejich vyřízení byla zákonem stanovena lhůta 15 dní, která byla vždy dodržována a ve většině případů je odpovídáno ve lhůtě 5 dnů. Písemné žádosti o informace vyřizované podle zákona č. 106/1999 Sb. Oddělení MěÚ Počet žádostí Místostarostové Kancelář starosty Tajemník Kancelář tajemníka Právní oddělení Odd. interního auditu a stížností Odd. krizového řízení Odbor vnitřních věcí Matriční úřad Odbor správní Oddělení správních agend Oddělení dopr. správních agend Oddělení přestupků Živnostenský úřad Odbor soc. věcí a zdravotnictví Oddělení sociálních dávek Odbor humanitní Oddělení školství, kultury a sportu Oddělení obecních bytů Informační centrum Odbor financí a majetku Oddělení rozpočtu a příjmu Oddělení majetko-právní Odbor správy majetku Oddělení technické obsluhy Dopravní a silniční úřad Odbor rozvoje Oddělení architektury a ÚP Oddělení investiční výstavby

5 Oddělení přípravy projektů Odbor stavební a životního prostředí Stavební úřad Oddělení životního prostředí Městská policie CELKEM Největší část žádostí se týkala dopravního a silničního úřadu ve věci zimní údržby, provozu MHD a údržby místních komunikací. Mezi časté dotazy patří otázky k problematice obecních bytů, rozvojových aktivit města, správní agendy vedené správním odborem.. Počet žádostí o informaci r r r r r r r Počet dotazů došlých úřadu prostřednictvím internetu se podobu posledních tří let pohybuje na hranici 100 případů ročně. K tomuto účelu jsou zřízeny dvě adresy: a) oficiální adresa městského úřadu pro dotazy mujablonec@mestojablonec.cz. Tyto dotazy jsou evidovány a jsou vyřizovány ve sledovaném termínu 15 dnů b) MěÚ zřídil e-podatelnu s adresou epodatelna@mestojablonec.cz, kam lze zasílat podání v elektronické podobě. Úřad má k dispozici software se zaručeným elektronickým podpisem od certifikované autority. Je tak schopen přijímat některá podání podle zákona o správním řízení nebo podle zákona o správě daní a poplatků v elektronické podobě. Na tuto adresu bylo v roce 2006 doručeno, zaevidováno a vyřízeno 65 dotazů. Za celý rok 2006 jsme obdrželi z uvedeného počtu podnětů pouze 2 podněty se zaručeným podpisem občan c) dotazy došlé na ové adresy jednotlivých zaměstnanců úřadu nejsou systematicky a v plném rozsahu evidovány a je na posouzení adresáta a obsahu došlého podání zda je zaevidován ve spisové službě úřadu Samostatnou kategorii tvoří žádosti o informace uplatněné na vnitřním informačním středisku. Jde o žádosti uplatněné ústně, na které je poskytována písemná odpověď a jedná se zejména o informace typu: znění platných právních předpisů obce (nařízení a vyhlášek) poskytovány zdarma, 5

6 tiskopisy k vyřizování žádostí občanů poskytovány zdarma, způsoby řešení jednotlivých agend a k tomu vydávaných metodických materiálů poskytovány zdarma, výpisy ze znění právních předpisů pomoci programů ASPI = poskytovány za ceny kopií (formát A4 á 2,- Kč), 3. poskytování informací odkazem na zveřejněnou informaci úřadem na úřední desce MěÚ za kterou jsou považovány úřední desky: = na Mírovém náměstí = ve výloze vnitřního informačního střediska = na budově radnice vedle galerie My = ve výloze na budově Komenského 8 jsou vedle informací o jejichž zveřejnění požádají jiné orgány veřejné správy (zejména Finanční úřad, soudy, soudní exekutoři) zveřejňovány zejména majetkoprávní informace obce (viz zákon o obcích), dokumenty k činnosti orgánů obce (zastupitelstva a rady), dokumenty o správě daní a poplatků, dokumenty volební agendy, personální inzerce atd. Od roku 2005 podle závazného stanoviska ÚOOÚ zveřejňujeme na úředních deskách MěÚ a internetových stránkách města usnesení bez osobních údajů. K jsme zareagovali na změnu legislativ a připravili změnu ve vedení elektronické úřední desky úřadu v souladu se zněním zákona číslo 500/2004 Sb. správním řádem. v Jabloneckém měsíčníku počet výtisků činí od roku 2001 celkem 20 tis. a je distribuován zdarma do všech domácností ve městě. Občané města zde mohou nalézt informace o rozhodujících aktivitách města a jeho orgánů. na internetových stránkách města V roce 2006 prošly webové stránky poměrně výraznou změnou směrem k novým službám a lepší správě dat. Novinkou, danou zákonem, se stala nová elektronická úřední deska. Celá nová koncepce úřední desky umožnila správu příspěvků jednotlivými úředníky. Obsahuje vyhledávání podle různých kritérií i archiv starších oznámení. Zveřejňování příspěvků se tak stalo mnohem snazší a úřední deska se zařadila mezi nejvyhledávanější služby webu. Ve vnitřním uspořádání prošly webové stránky města změnou především ve správě databází. Spojení všech databázových aplikací do jedné databáze subjektů a umístění umožnilo zobrazení jednoho subjektu na několika místech webu bez nutnosti dvojité aktualizace dat. Toto řešení umožnilo vymezit určité informace pro samostatnou prezentaci pro turisty a zároveň zachovat pružnou správu dat. Nejnápadnější změnou je však nový vzhled stránek, který působí živějším dojmem. Barevně byla oddělena také část turistických informací, které nyní obsahují i části z obecného webu. Informace však zůstávají vnitřně vzájemně propojeny, což uživatelům umožňuje získávat k poskytovaným informacím další souvislosti. Ve větší míře se v roce 2006 uplatnilo použití anket a diskusního fóra. Tzv. sloupcová anketa byla použita celkem 5 krát. Ptali jsme se na součásti webu, využívání různých služeb, odpady či bezbariérovost ve městě. Celkem se zúčastnilo našich anket 3331 uživatelů. Průměrně tedy do 6

7 každé sloupcové ankety přispělo 666 návštěvníků webu. Diskusní fórum začalo svůj provoz třemi tématy z oblasti kultury a sportu. Poté přibylo téma webových stránek a nejživějším tématem se stalo Dolní náměstí. Ankety i diskusní fórum se tak staly cennou zpětnou vazbou a zdrojem informací pro další činnost města. Do jisté míry speciálním druhem získávání informací od občanů byly složitější dotazníkové ankety. Ty se objevily celkem dvakrát, se zaměřením na kulturu a sport a bezbariérovost ve městě. Statistiky Graf návštěvnosti v jednotlivých měsících I v roce 2006 se projevoval příznivý trend vzrůstající návštěvnosti. Vývoj v jednotlivých měsících zobrazuje graf výše. Celkem navštívilo v roce 2006 naše stránky uživatelů. Průměrná měsíční návštěvnost činila přístupů. Pro srovnání, v roce 2005 činila průměrná měsíční návštěvnost uživatelů. Podíváme-li se kam lidé nejčastěji na našem webu chodili, zjistíme že nejvíce je tradičně zajímal Kalendář akcí. Za ním následují informace městského úřadu, sekce kultura a sport, úřední deska, životní situace a turistické informace. Uživatelé, kteří se k nám dostali pomocí vyhledávače, použili nejčastěji Seznam.cz. Za ním následují Google, Centrum, Atlas a MSN. Nejčastější fráze, podle které uživatelé hledali naše stránky, byla jablonec nad nisou. Ve velkém odstupu následují jablonec a Viz. tabulka. Vyhledávací fráze Počet použití jablonec nad nisou Jablonec město jablonec nad nisou 3066 městský úřad jablonec nad nisou 2376 město jablonec 1353 městojablonec 910 7

8 Město Jablonec nad Nisou je dlouhodobě úspěšné v soutěži Zlatý erb. V posledních 5 letech se naše město neumístilo v krajském kole nikdy hůře než druhé a 2x soutěž vyhrálo a postoupilo do republikového finále, kde se před dvěmi roky umístilo jako sedmé v ČR. Letošní republikové finále, kde se ucházíme o čelní umístění v rámci ČR se uskutečnilo po uzávěrce tohoto materiálu. Stejně úspěšně a dlouhodobě si vede naše město v elektronizaci internetových služeb občanům. V letošním roce jsme i v této soutěži získali první místo v krajském kole za službu objednávání klientů pomocí SMS na odbor správních agend. na vývěskách ve městě - počet vývěsek úřadu je neustále zvyšován. Došlo i ke zkvalitnění v nich poskytovaných informací. V současné době jsou vývěsky rozmístěny takto: Střed Střed Vrkoslavice Mšeno nad Nisou Žižkův Vrch Kokonín Proseč Rýnovice Jablonecké Paseky Šumava Autobusová zastávka U Remize Rýnovická ul., zastávka autobusu Dělnický dům Budova ZUŠ autobusová zastávka MHD před poštou hasičská zbrojnice U Tenisu Horní Proseč otočka autobusů MHD Pasecké nám., u věžáku Vysoká ul., u zastávky MHD Včasnost informací poskytovaných ve vývěskách je zaručena tím, že jsou uzavřeny smlouvy o pracovní činnosti s vybranými členy SPOZ, kterým kancelář starosty pravidelně zasílá informativní materiály. 4. poskytování informací fiktivním odmítnutím informace (nečinností) povinného subjektu takový způsob vyřízení žádosti není na úřadě připouštěn Opravné prostředky ( 18 odst. 1, písm. b-e, zákona) Proti neposkytnutí informace nebo při nespokojenosti s poskytnutou informací je možno použít opravný prostředek tj. odvolání. V dalším stupni dokonce i přezkoumání věci soudem. V průběhu roku 2006 nebyl u evidovaných případů poskytování informace použit opravný prostředek a soud se nezabýval žádným případem ve vazbě na poskytování informací u města Jablonce nad Nisou. Vedení úřadu nemuselo v průběhu roku ukládat sankce za nedodržení zákona o informacích. 8

9 SPRÁVNÍ ROZHODOVÁNÍ Počet zahájených evidovaných a projednávaných správních řízení, jejichž výsledkem je klasický individuální správní akt tj. správní rozhodnutí, je uveden v příloze č. 1. Tento přehled neuvádí správní procesy, kde je také rozhodováno ve správním řízení podle správního řádu, ale výsledkem tohoto procesu je vydání dokladu (řidičský průkaz, občanský průkaz, cestovní doklad, rodný list.). Používaný SW fi GINIS umožňuje sledovat včasnost rozhodování jednotlivých zaměstnanců. Kontrola včasnosti je prováděna na každé poradě tajemníka MěÚ s řediteli odboru a daří se až na výjimky dodržovat zákonem stanovenou lhůtu pro rozhodnutí která činí ve většině případů max 60 dní. Zatím se nepodařilo od firmy GORDIC získat novou verzi programu, která by vedle hlediska včasnosti dokázala sledovat a vyhodnocovat i kvalitu rozhodování analýzou úspěšnosti odvolacích řízení. 9

10 Příloha č. 1 Oddělení nebo odbor Druhy řízení za rok 2006 Celkem probíhající přerušeno rozhodnuto založeno (PM) odvolání tajemník MěÚ odd. krizového řízení odd. právní odbor vnitřních věcí matriční úřad odd. přestupků odd. správních agend odd. dopr. správních agend živnostenský úřad odd. soc. právní ochrany dětí odd. sociálních dávek odd. rozp.a poplatků odd.rozp.a pop. - VHP odd. technické obsluhy dopravní a silniční úřad odd. architektury a ÚP stavební úřad odd. životního prostředí Celkem za MěÚ Vývoj v počtu uvedených správních řízení v posledních letech Počet správních řízení r r r r r r r r