Standardní operační postup (SOP) ČNRDD/M02/verze 02. Elektronické záznamy

Transkript

1 Standardní operační postup (SOP) ČNRDD/M02/verze 02 Elektronické záznamy 1. Cíl Koordinační centrum využívá pro zpracování a uchování dat počítačový databázový systém. Na elektronických záznamech je postavena každodenní aktivita KC. Koordinační centrum používá informační systém program RDKD, EMDIS a RDKDLAB. 2. Rozsah působnosti operátor KC správce databáze programátor 3. Kompetence a zodpovědnosti 3.1. operátor KC: spouští a ukončuje program, pořizuje a opravuje záznamy, vytváří tiskové sestavy a formuláře, provádí tiskové výstupy, má oprávnění modifikovat číselníky programu, komunikuje s programátorem 3.2. správce databáze: pravidelně zálohuje databázi a řeší případné problémy centrální databáze na serveru, nahrává nové verze programu 3.3. správce systému: řeší případné závady na pracovní stanici (PC) nebo operačním systému (OS), řeší závady přístupu na KIS, internet a , nemá přístup do programu a databáze RDKD 3.4. programátor: vytváří a modifikuje program, vydává nové verze programu, je oprávněn k zásahu do programu i databáze 4. Zkratky a definice 4.1. RDKD: Registr dárců kostní dřeně název programu 4.2. EMDIS: European Marrow Donor Information System 4.3. KC: koordinační centrum 4.4. SW software 4.5. ZČU Západočeská universita 5. Program RDKD 5.1. Popis programu Zhotovitelem informačního systému SW KC program RDKD - je Západočeská universita. Systém byl uveden do provozu v r Zhotovitelem SW pro EMDIS je Západočeská universita, program uveden do zkušebního provozu od listopadu Data jsou uchovávána v SQL databázi na serveru. Použitá databáze Interbase pracuje na transakčním principu, tj. každý proces započatý v databázi je označen jako počátek transakce a k zápisu do databáze dojde až při jejím úspěšném dokončení. Proto jsou data stále konsistentní, i při fyzickém výpadku serveru. účinnost od: strana: 1/6

2 Systém je instalován na serveru ZČU. Jednotlivé pracovní stanice (celkem 6x), ze kterých je možný přístup do systému, se nacházejí v KC Pravidelnou údržbu hardwaru a operačního systému zajišťuje správce systému ZČU Program se sestává z několika navzájem souvisejících a propojených modulů. Hlavních modulů je 5: a) Dárci b) Dárci-cizinci c) Čekatelé d) Archivy e) Servis Součástí systému jsou seznamy a číselníky obsahující podpůrné údaje pro činnost a kontrolu systému. Dále jsou k dispozici speciální moduly, které umožňují některé speciální funkce jako výběry dárců podle daných kritérií, statistické výstupy atd Verze, modifikace programu Update programu provádí zhotovitel systému (programátor) přímo z pracoviště na ZČU. Upozornění na novou verzi se automaticky objeví hláškou při zahájení práce s programem. Zhotovitel systému vede evidenci programových změn Zhotovitel systému provede před distribucí nové verze její validaci, která ověří trvající konzistentnost a funkcionalitu systému oproti předchozí verzi Se zásadními změnami systému, které mají vliv na běžný provoz, musí operátor KC seznámit ostatní pracovníky a případně zapracovat změnu do standardních operačních postupů Číslo aktuální verze je dostupné v menu servis, kde lze také nalézt změny, které byly v systému provedeny s příslušným datem Přístupová práva a zabezpečení Každý operátor má své unikátní přihlašovací jméno a heslo nezbytné ke spuštění programu Po ukončení nebo přerušení práce s databází (i během dne) pracovník program vždy ukončí. Ke znovu otevření systému je nutné opětovné přihlášení se. Pracovník nesmí pracovat s programem přihlášený pod jiným než svým jménem! Při změně uživatele je nezbytné se přehlásit Systém automaticky zaznamenává historii práce, takže je možné identifikovat pracovníka tak i přesné datum, kdy s programem pracoval (resp. byl přihlášen do systému) Nejvyšší stupeň oprávnění vstupu 5 má programátor a správce databáze. Na této úrovni lze provádět update programu, přidávat nebo odebírat uživatele a měnit jim stupeň oprávnění Operátor KC s oprávněním 4 může v administraci databáze přidávat nebo odebírat uživatele a měnit jim stupeň oprávnění Základní přístupové heslo mají všichni pracovníci Koordinačního centra (stupeň oprávnění 3), vedoucí operátor KC má administrátorské heslo (stupeň 4), které mu umožňuje provádět některé změny v nastavení systému nebo opravovat chybné kroky vzniklé při práci s databází Databázový server lokalizovaný na ZČU bězi na samostatném fyzickém serveru, který je umístěn v uzavřené klimatizované serverovně s omezeným přístupem (fyzickým). Je napojen na UPS. Zabezpečený přístup přes síť je řešen pomocí klientu "Cisco AnyConnect VPN client" a síťových certifikatů umístěných na tokenech ikey Na straně univerzity je nastaven přístup jen pomocí VPN klienta a certifikátu Trénink pracovníků účinnost od: strana: 2/6

3 Každý nový pracovník musí být zacvičen na používání programu RDKD v rámci vstupního zaškolení Samostatnou práci se systémem a pořizování záznamů může provádět až po kompletním zaškolení a poté, co vedoucí KC tuto pravomoc písemně udělil. Teprve poté je přiděleno přístupové heslo Po vydání nové verze programu nebo závažnější modifikaci musí být všichni pracovníci seznámeni se změnami v rámci pravidelných (za)školení personálu KC. Zodpovídá vedoucí operátor KC Validace a testování integrity dat Validace a testování integrity dat provádí dodavatel systému dle vnitřních předpisů ZČU Přesný postup validace je popsán v dokumentu RDKD program pro řízení provozu Údržba databáze Za rutinní údržbu systému zodpovídá pracovník SIS, za systém RDKD správce databáze Při známkách jakékoliv nestability, atypického chování nebo nefunkčnosti databáze informuje příslušný pracovník operátore KC a naopak Operátor KC zjistí charakter závady a pokusí se nalézt řešení spolu se správcem databáze. Jestliže není závada odstraněna, kontaktuje programátora (dodavatele programu) Případné závady na systému, zásadní upgrade eviduje dodavatel systému dle vnitřních předpisů ZČU Zachování unikátnosti záznamů V rámci programu RDKD musí být zachována nejen unikátnost jednotlivých záznamů, ale také unikátnost ID dárců a pacientů Systém automaticky kontroluje unikátnost ID dárců, ID, jmen a RČ čekatelů, k vyloučení vzniku duplicit Kontrola OS a PC Pravidelnou kontrolu operačního systému a hardware klientského PC zajišťuje SIS. SIS je zodpovědný také za fungování serveru, na kterém je umístěna centrální databáze. SIS provádí centrální aktualizaci OS a bezpečnostních software Případné závady hardware oznámí operátor KC operátorovi SIS (helpdesk), který zajistí vyřešení závady vzdáleným přístupem nebo servisním zásahem pracovníka SIS přímo na místě Klientský PC (a celá počítačová síť FN) je chráněn antivirovým programem, který je spravován SIS bez zásahu pracovníků KC. Anti- spy software spouští pracovník KC na klientském PC v pravidelných intervalech (á týden) Řešení problémů Jakýkoliv problém se nejprve řeší s pracovníky SIS nebo telefonicky s pracovníky ZČU V případě havárie zajistí dodavatel systému obnovení chodu programu (dle potřeby s využitím poslední zálohy) a záchranu dat. účinnost od: strana: 3/6

4 5.10. Postup při havárii 6. Postup Výpadek elektrického proudu Systém nevyžaduje žádnou akci, po obnovení dodávky proudu je ihned funkční. Z hlediska bezpečnosti je napojen přes USB Výpadek hardware Pokud program hlásí, že databáze není dostupná, je pravděpodobně porucha v síti nebo na serveru. Informujeme pracovníka SIS Pokud je server z pracovní stanice dostupný, došlo pravděpodobně k poruše databáze. Informujeme programátora, který postupuje dle interních pravidel ZČU Ztráta databáze Pokud dojde ke ztrátě databáze, postupuje se dle interních pravidel ZČU Databáze je po obnově okamžitě plně funkční Práce s programem Práce s programem RDKD se řídí platným uživatelským návodem. Návod je členěn do několika částí: a) Obecný přehled, b) Dárci c) Dárci-cizinci, d) Čekatelé e) Archiv atd. Návod je uložený mezi dokumentací Koordinačního centra Pro každodenní orientaci slouží zkrácený uživatelský návod, který je k dispozici tamtéž Pořizování záznamů Záznam se pořizuje v reálném čase, tzn. současně s prováděnými kroky, které popisujeme Do předdefinovaných polí (po kterých se pohybujeme dle všeobecných postupů při práci s Windows tabelátorem, entrem, šipkou) se vepisují data různých typů: číselné hodnoty text výběr ze seznamu předdefinovaných položek Před opuštěním dané stránky/záložky programu je nezbytné zkontrolovat správnost zadaných dat Verifikace záznamů Všechna data vkládaná do programu kontroluje pracovník pořizující zápis (operátor) před jejich potvrzením. Druhá kontrola se provádí po vytištění dat operátor KC Pro zápis dat do polí programu existuje předdefinovaný formát, který dovoluje zapsat pouze informaci požadovaného typu, nebo je vstup do pole omezen na seznam hodnot určený příslušným číselníkem. Při zapsání nového/chybného záznamu se objeví dotaz k jeho verifikaci Před některými důležitými kroky (výmaz záznamu, úprava záznamu atd.) se systém dotazuje uživatele před provedením příkazu Tiskové výstupy účinnost od: strana: 4/6

5 Většina událostí založených v programu RDKD se po kompletaci dat vytiskne a zakládá. Tím je umožněna nezávislá revize dat Zálohování databáze Západočeská univerzita má vlastní zálohovací úložiště tvořené diskovými poli a magneto-páskovým robotem. Jako zálohovací software je použita "bacula" Na server je zálohován jednou týdně o víkendu - filesystem včetně operačního systému. Tyto zálohy jsou uchovávány 3 měsíce (standard univerzity) Kromě toho probíhá denní záloha databáze tak, že je proveden dump systémovými prostředky databáze a ten je následně zálohován na zálohovací úložiště. Tyto zálohy se uchovávají 90 dní O výsledku každé zálohovací úlohy je informován vedoucí IT skupiny Pořízení zálohy je evidováno dle vnitřních předpisů ZČU Postup při selhání programu Při selhání programu je potřeba zajistit pokračující fungování provozu Koordinačního centra do doby vyřešení problému Pokud dojde k nestandardnímu chování programu nebo jeho nefunkčnosti, postupuje operátor podle bodu Dostupnost záznamů je v době nefunkčnosti systému zajištěna následovně: všechny starší záznamy jsou vytištěné a uložené na Koordinačním centru nové záznamy se zapisují na předtištěné formuláře Po zprovoznění systému se všechna data zapíší zpětně standardním způsobem. Zodpovídá operátor KC. 7. Kontrola kvality N.A. 8. EMDIS 9. Dokumentace N.A. 10. Formuláře N.A. 11. Související SOP ČÍSLO N01 N02 N03 N04 N05 N09 N10 NÁZEV PRELIMINARY SEARCH REQUEST VÝSLEDEK VYHLEDÁVÁNÍ DONOR DNA TYPING REQUEST - ET VT SAMPLE REQUEST OZNÁMENÍ ODESLÁNÍ VZORKU NA VT VÝSLEDEK VT VÝSLEDEK IDM účinnost od: strana: 5/6

6 12. Různé NA 13. Reference Návod k programu RDKD. ZMĚNY/REVIZE: datum: revidoval/schválil: podpis: revize/změna*: Pittrová/HP Implementace SOP Pittrová/HP Výroční revize, beze změn Pittrová/HP Výroční revize, beze změn Pittrová/HP Změny SOP s ohledem na změnu uložení dat na servery ZČÚ, vznik verze02. Výroční revize Pittrová/HP Změna nomenklatury CT-VT, DR-ET. Výroční revize Pittrová/HP Výroční revize, beze změn. * silně vyznačeny pravidelné roční revize účinnost od: strana: 6/6