SROVNÁNÍ ADMINISTRATIVNÍ NÁROČNOSTI VEDENÍ PODVOJNÉHO ÚČETNICTVÍ A DAŇOVÉ EVIDENCE U PODNIKAJÍCÍCH FYZICKÝCH OSOB

Transkript

1 Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Finanční podnikáni SROVNÁNÍ ADMINISTRATIVNÍ NÁROČNOSTI VEDENÍ PODVOJNÉHO ÚČETNICTVÍ A DAŇOVÉ EVIDENCE U PODNIKAJÍCÍCH FYZICKÝCH OSOB The comparison of the administrative costingness of keeping of accounting and tax evidence by physical persons Diplomová práce Vedoucí diplomové práce: Ing. Petr VALOUCH, Ph.D. Autor: Lenka FURCHOVÁ Brno, duben 2009

2 Jméno a příjmení autora: Lenka Furchová Název diplomové práce: Srovnání administrativní náročnosti vedení podvojného účetnictví a daňové evidence u podnikajících fyzických osob Název práce v angličtině: The comparison of the administrative costingness of keeping accounting and tax evidence by physical persons Katedra: Financí Vedoucí diplomové práce: Ing. Petr Valouch, Ph.D. Rok obhajoby: 2009 Anotace Předmětem této diplomové práce je popis podvojného účetnictví a daňové evidence podle aktuální právní úpravy platné v České republice, vymezení zásadních rozdílů mezi nimi, srovnání výhod a nevýhod.obou systémů evidence a možnosti jejich využití v praxi. Praktická část obsahuje dva oddíly, z nichž první se zaměřuje na průzkum názorů a pohledů na danou problematiku z hlediska uživatelů z praxe, druhý analyzuje vhodnost přechodu na jinou formu evidence u vybrané fyzické osoby. Annotation The subject of this thesis is the description of accounting and tax evidence in accordance with current legislation in force in the Czech Republic, to define the most important differences between them, compare the advantages and disadvantages.of both systems of recording and utilization of them in practice. The practical part contains two sections, the first of them focuses on the exploration of ideas and views on the issue in terms of users experience, the second one analyzes the convenience of the changeover to another form of recording for selected physical person. Klíčová slova Účetnictví, daňová evidence, zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmů, systém evidence. Keywords Accounting, tax evidence, law on accounting, income tax law, system of recording.

3 Prohlášení Prohlašuji, že jsem diplomovou práci Srovnání administrativní náročnosti vedení podvojného účetnictví daňové evidence u podnikajících fyzických osob vypracovala samostatně pod vedením Ing. Petra Valoucha, Ph.D. a uvedla v seznamu literatury všechny použité literární a odborné zdroje. V Brně dne 30. dubna 2009 vlastnoruční podpis autora

4 Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing. Petru Valouchovi, Ph.D. za odborné vedení diplomové práce a cenné připomínky a rady, které jsem využila při zpracování této diplomové práce. Dále bych ráda poděkovala Ing. Pavlu Uminskému, který mi umožnil zprostředkovat distribuci dotazníků v rámci praktické části, a konečně mojí mamince Ludmile Furchové, jejíž živnost mi posloužila jako příklad pro analýzu vhodnosti přechodu z podvojného účetnictví na daňovou evidenci.

5 Obsah Ú V O D... 7 T E O R E T I C K Á Č Á S T Účetnictví Charakteristika českého účetnictví Systém právních předpisů upravujících oblast účetnictví a jejich působnost Obchodní zákoník Zákon o účetnictví Prováděcí předpis zákona o účetnictví České účetní standardy Daňová evidence Charakteristika daňové evidence, předmět a cíle Forma a obsah daňové evidence Evidence majetku a závazků v daňové evidenci Deník příjmů a výdajů Uzavření daňové evidence Postupy při přechodu z jednoho typu evidence na jiný typ Přechod z daňové evidence na účetnictví Přechod z účetnictví na daňovou evidenci P R A K T I C K Á Č Á S T Náročnost vedení účetnictví a daňové evidence z pohledu uživatelů z praxe Rozbor a zpracování získaných výsledků Dílčí závěry Analýza konkrétního podnikatelského subjektu a návrh řešení evidence hospodářských operací Identifikace subjektu Návrh řešení Z Á V Ě R S E Z N A M P O U Ž I T É L I T E R A T U R Y Monografie Zákony a související právní předpisy S E Z N A M P Ř Í L O H Příloha č. 1 - Seznam tabulek a grafů... I Příloha č. 2 Dotazník... II 5

6 6

7 ÚVOD Rozhodnutí člověka podnikat je jedním ze zásadních kroků v jeho životě. Možnost rozhodovat sám o sobě a mít také možnost aktivně se podílet nějakým způsobem na ekonomickém rozvoji země je lákadlem pro spoustu lidí, ať již dosud zaměstnaných v soukromém nebo státním sektoru nebo teprve čerstvých absolventů všech typů škol, kteří by se rádi ihned po studiu nebo už i během něj postavili na vlastní nohy. Kromě výběru oboru podnikání, ve kterém hraje velkou roli nejen zaměření studia budoucího podnikatele, ale také zvážení situace na trhu a případná konkurence v oboru, je nedílnou součástí rozhodování také volba způsobu vedení evidence budoucích ekonomických aktivit, tedy účetnictví. Dnes však již u podnikatelů neexistuje klasické dělení účetnictví na jednoduché a podvojné, jako tomu bylo dříve, novela zákona o účetnictví podnikatelů (zákon č. 437/2003 Sb.) pojem jednoduché účetnictví vypustila a nadále připouští pouze vedení podvojného, tedy finančního účetnictví; jednoduché účetnictví bylo v tomto případě nahrazeno daňovou evidencí. V jiných případech, například u některých neziskových organizací, lze za určitých podmínek jednoduché účetnictví vést i nadále. Předmětem mé diplomové práce je oblast srovnání výše zmiňovaného podvojného účetnictví s jeho poměrně novou alternativou - daňovou evidencí. Úplný název práce zní Srovnání administrativní náročnosti vedení podvojného účetnictví a daňové evidence u podnikajících fyzických osob. Subjekty zmiňovaného srovnávání jsou, jak již vyplývá ze samotného názvu, fyzické osoby podnikající v České republice za podmínek stanovených českými právními předpisy. Těmito předpisy jsou v prvé řadě zákon č. 563/19991 Sb., o účetnictví, upravující vedení podvojného účetnictví a zásady pro jeho zpracování a vykazování, a dále zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, jež upravuje oblast daňové evidence. V dnešní době již jen málokdo vede účetní nebo jinou evidenci ručně na papíře, jako bylo běžné dříve, v době rozvinutých informačních technologií a Internetu probíhá valná většina zpracování ekonomických dat pro řízení firmy elektronickou formou, a to za pomoci různých ekonomických, respektive účetních softwarů. Výběr vhodného softwaru je další z prvotních rozhodnutí, které musí budoucí podnikatel, respektive účetní zvolit. Vzhledem k různorodosti nabídky dnešních ekonomických softwarů pro malé a střední firmy a propracovanosti jejich systému od vedení veškerých evidenčních knih až po automatické zpracování účetních výkazů včetně kontaktu se státními úřady to pro drobné podnikatele 7

8 znamená určité zjednodušení administrativních úkonů oproti minulosti. Mnohé programy navíc nabízejí možnosti zpracování informací formou podvojného účetnictví i daňové evidence zároveň, takže případný přechod z jednoho systému na druhý nemusí vždy znamenat nutnost investování do nového softwaru. Administrativní náročnost obou systémů se s vývojem nových technologií snižuje, přesto jsou mezi nimi již z právního hlediska značné rozdíly, jejichž popis a srovnání bude předmětem teoretické části mé práce. Jelikož daňová evidence v podstatě nahradila dřívější jednoduché účetnictví a navíc ho v mnohém ještě více zjednodušila, vycházím v mé práci z následující hypotézy: daňová evidence je principielně méně administrativně náročná než podvojné (finanční) účetnictví. Tuto hypotézu se pokusím potvrdit nebo vyvrátit v praktické části, jejíž součástí bude dotazníkové šetření mezi podnikateli-fyzickými osobami, případně účetními zpracovávajícími účetní nebo daňovou evidenci pro fyzické osoby. V dotazníku se pokusím porovnat náročnost a oblíbenost obou metod v praxi. Součástí praktické části bude zároveň také analýza fyzické osoby a způsobu vedení její evidence a návrh řešení, či vůbec vhodnosti přechodu na jiný než dosavadní způsob evidence. V rámci toho se také ve stručnosti věnuji oblasti přechodu z jedné evidence do druhé (ať již z daňové evidence do podvojného účetnictví nebo naopak), podrobnější analýza tohoto tématu však není předmětem práce a vyžaduje vlastní oblast zkoumání. Z výše uvedeného vyplývá zároveň i můj cíl diplomové práce srovnat oba systémy evidence po právní stránce, vymezit rozdíly mezi nimi a určit způsoby používání. V rámci mé praktické části je mým cílem vysledovat využití obou systémů v praxi v závislosti na náročnosti a zhodnotit výhody a nevýhody, jak se na ně dívají uživatelé (podnikatelé či účetní) z praxe. 8

9 TEORETICKÁ ČÁST 1 Účetnictví 1.1 Charakteristika českého účetnictví Vedení účetnictví se v České republice řídí soustavou právních předpisů, z nichž nejvyšší právní působnost má zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Zatím poslední novela tohoto zákona je č.304/2008 Sb. Oblast účetnictví, společně s daňovou problematikou, patří mezi nejčastěji novelizované právní předpisy u nás a je proto nutností každého ekonomického subjekty tyto změny sledovat a následně je zapracovat do svého systému. Od počátku devadesátých let probíhal v oblasti účetnictví rapidní vývoj související s transformací ekonomiky ze socialistického na tržní hospodářství. Ekonomika byla nyní založena na nových, vlastnických vztazích, a to mělo za důsledek potřebu zásadní změny i z pohledu účetnictví. Součastně s tím se změnila i samotná filozofie účetnictví, která zavedla nové zásady a postupy, změna tak vyústila do vzniku zcela nového systému účetnictví, který se řídil účetními zásadami všeobecně uznávanými v jiných tržních ekonomikách a byl založen také na vlastnických vztazích, potlačených v rámci komunistického režimu. K vnikl nový účetní systém založený plně na principech tržního hospodářství. 1 Cílem účetnictví je zajistit věrné a poctivé zobrazení hospodaření podniku pro potřeby především finančního řízení podniku. České účetnictví se svou podstatou napojilo na tzv. kontinentální systém účetnictví, vycházející z účetnictví německého a také francouzského, jakožto systémů hospodářsky nejrozvinutějších zemí kontinentální Evropy. Oproti tomu stojí tzv. systém anglosaský, založený na zvykovém právu. Rozdíl mezi oběma systémy nalezneme nejen v právní závaznosti vedení účetní evidence (kontinentální systém je více striktní, anglosaský naopak ponechává podnikateli v mnoha ohledech volnou ruku a vychází z obecně uznávaných, avšak právně neukotvených zásad), ale také v systému vykazování, zejména v odlišnostech povinných náležitostí účetní závěrku a způsobu sestavování rozvahy a výkazu zisku a ztráty (výsledovky). Snaha o sblížení obou systémů vedla k postupnému schvalování direktiv Evropské unie a Mezinárodních účetních standardů 1 Sedláček, J. a kol.: Základy finančního účetnictví, 1.vyd., Praha; Ekopress, 2005, 331 s., ISBN , kapitola 1 9

10 (International Accounting Standards., IAS), platných pro země Evropské unie. Harmonizace účetnictví EU se však týká především středních a velkých podniků, a to zejména kapitálových společností a podniků ve skupině. 2 Díky průběžným novelám zákona o účetnictví se mezinárodně uznávané direktivy a IAS promítly také do českého účetnictví, které je nyní do značné míry s direktivami EU v souladu. Pro oblast, kterou se zabývám ve své práci, tedy účetnictví podnikatelů - fyzických osob (tedy živnostníků), však nejsou tyto právní prameny prvotně směrodatné. Podnikatelská praxe zná dva systémy vedení účetnictví podniku. Jedná se dvouokruhovou nebo jednookruhovou soustavu. Dvouokruhová soustava obsahuje kromě právně regulované oblasti finančního účetnictví samostatnou oblast vnitropodnikového (manažerského) účetnictví, jehož pravidla stanovuje firma sama, a to prostřednictvím svých vnitřních předpisů. Jednookruhová soustava je typická pro malé a střední firmy, mezi něž patří živnostníci a jiné podnikající fyzické osoby, a spojuje obě oblasti účetnictví, jak vnitropodnikové tak finanční, do jednoho uceleného systému. Případné podrobnější členění potřebné pro finanční řízení vede pouze na úrovni analytických účtů. Vzhledem k počtu malých a středních firem v České republice je tento systém podle mého názoru častější než prvně jmenovaný. O systému předpisů, jimiž se musejí podnikatelé při své činnosti řídit, budu pojednávat v následujících podkapitolách. Uvedu jejich stručné charakteristiky a zaměřím se zejména na ty předpisy, které jsou pro podnikatele právně závazné. Kromě právních předpisů se v oblasti účetnictví uplatňují obecně uznávané účetní zásady. Ty jsou, jak již bylo řečeno, základním kamenem účetnictví v anglosaských zemích, ale uplatňují se i v zemích kontinentální Evropy, kde je však podmínka právní závaznosti těchto norem. Proto byly zaneseny do závazných právních předpisů a jejich nedodržení tak může být právně sankcionováno. U nás najdeme tyto zásady zakotveny v zákoně o účetnictví, například v 3, 7 nebo 8 a v souvisejících předpisech. K těmto zásadám, představujícím jakousi filozofii účetnictví, patří 3 : Věrné a poctivé zobrazení: řadí se mezi nejvyšší zásady účetnictví. Účetnictví musí být podle ní vedeno takovým způsobem, aby na jeho základě mohla být sestavena účetní závěrka, která podává uživatelům účetních informací věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a podnikovou finanční situaci.. Položky účetní závěrky musejí 2 Nejvýznamnějšími direktivami jsou čtvrtá a sedmá direktiva zaměřená na sjednocení ročních závěrek kapitálových společností a sestavování konsolidovaných účetních výkazů. Převzato z: Hýblová, E., Sedláček, J., Valouch, P.:Mezinárodní účetnictví. 1.vyd. Brno, MU, 2004,138 s., ISBN , kapitola 1 3 Podle Sedláček, J. a kol.: Základy finančního účetnictví. 1.vyd. Praha; Ekopress, 2005, 331 s., ISBN , kapitola 1 10

11 odpovídat skutečnému stavu, který je zobrazen v souladu s účetními metodami danými zákonem (zejména metody oceňování, odepisování, tvorby rezerv a opravných položek) - potom je zobrazení věrné. Poctivé zobrazení znamená, že jsou při něm použity účetní metody takovým způsobem, aby vedly k dosažení věrnosti. V případě neslučitelnosti právních předpisů se zásadou věrného a poctivého zobrazení je účetní jednotka povinna postupovat v souladu s touto zásadou - odůvodnění daného postupu by měla vysvětlit v příloze účetní závěrky. Nezávislost účetních období (též akruální princip): znamená účtování ekonomických jevů v období, se kterým věcně a časově souvisí, případně, není-li to možné (například z důvodu opomenutí nebo nedostatku informací) bezprostředně při zjištění potřebných informací pro zaúčtování. Tato zásada vede k časovému rozlišení nákladů a výnosů, prvku, který se v daňové evidenci neobjevuje. Realizační princip: vymezuje časově datum uskutečnění účetního případu, tedy kdy lze o dané hospodářské operaci účtovat. Zásada neomezeného trvání podniku: je základním předpokladem v podnikání. Znamená to, že za normálních okolností nenastává žádný náznak nebo situace toho, že je podnik (účetní jednotka) nucen ukončit svoji ekonomickou činnost. Pokud nastaly důvody, které porušují tento předpoklad, má účetní jednotka povinnost upravit stávající účetní metody a uvést tuto skutečnost v příloze účetní závěrky spolu s odůvodněním a návrhem řešení situace, například formou likvidace, konkursu, ozdravení atd. Zásada bilanční kontinuity: zahajovací rozvaha daného účetního období se musí shodovat s konečnou rozvahou období předcházejícího. Zásada opatrnosti: souvisí s reálným oceňováním majetku a závazků, ty musí být v účetnictví oceněny tak, aby majetek a výnosy nebyly nadhodnocovány a náklady a závazky naopak podhodnocovány.. Podle Sedláčka 4 se opatrností rozumný odhad jevů, zamezujících přenosu stávající nejistoty do budoucnosti,které by mohly zatížit majetek, zhoršit finanční situaci či výsledek hospodaření podniku. To znamená, že je nutné brát v úvahu všechna pravděpodobná rizika v podnikání, uvádět pouze zisky realizované ke dni uzávěrky účtů a v úvahu je nutno brát snížení hodnoty majetku a závazků (odpisy a rezervy). 4 Sedláček, J. a kol.: Základy finančního účetnictví. 1.vyd. Praha; Ekopress, 2005, 331 s., ISBN , kapitola 1 11

12 Zákaz kompenzace: vzájemné lze vyrovnávat pouze krátkodobé pohledávky a závazky s výjimkou záloh vůči téže osobě, uvedené ve stejné měně, dále doměrky a vratky přímých a nepřímých daní a poplatků vůči správci daně, dobropisy týkající se konkrétní nákladové nebo výnosové položky, vztahující se k období, v němž byl výnos či náklad zaúčtován a převod podílu na hospodaření společnosti komplementářů komanditní společnosti a společníků veřejné obchodní společnosti. Zásada stálosti metod: jednou zvolené účetní metody nesmějí být v průběhu účetního období měněny, týká se to zejména oceňování, odpisování, postupů účtování a obsahu účetní závěrky. Změna metody musí být popsána a odůvodněna v příloze účetní závěrky. Zásada materiality: účetní výkazy mají obsahovat takové informace, které pro ostatní uživatele významné při jejich dalším rozhodování Zásada správného vedení účetnictví: účetnictví musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost záznamů. Vzhledem k obsáhlosti jednotlivých charakteristik se jim budu věnovat v následující kapitole. Historické účetnictví: upřednostňuje oceňování majetku v historických cenách (cenách nákupu) Výše uvedený seznam účetních principů není striktně daný, jde o přehled základních pravidel při vedení účetnictví, které lze vyčíst z relevantních právních předpisů a je možné, že různí autoři budou daným pravidlům přikládat odlišnou významnost. V zásadě však platí, že mezi nejvýznamnější pravidla (i z hlediska Mezinárodních účetních standardů) patří akruální princip, zásada věrného a poctivého zobrazení, bilanční kontinuita a zásada neomezeného trvání podniku. 12

13 1.2 Systém právních předpisů upravujících oblast účetnictví a jejich působnost Obchodní zákoník Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník je obecný právní předpis upravující podnikání a zároveň nejvyšší právní silou v oblasti podnikání. Definuje pojmy jako podnikání, podnik, firma, obchodní jmění, obchodní společnost a jiné. V hlavě IV. se v paragrafech 39 a 40 věnuje účetnictví podnikatelů a vyjadřuje povinnost obchodních společností vést účetnictví v rozsahu a způsobem stanoveným zvláštním zákonem, jímž je zákon o účetnictví. Podnikatelé-fyzické osoby však nejsou předmětem těchto ustanovení, obchodní zákoník zde zmiňuji v souvislosti s tím, že je na samém vrcholku právní úpravy účetnictví jako takového Zákon o účetnictví Základním právním předpisem pro oblast účetnictví v ČR je již mnou výše zmiňovaný zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (ZOÚ 5 ). Je stavebním kamenem celého účetního systému, na něž navazují další prováděcí předpisy a standardy, které základní pravidla uvedená v ZOÚ rozšiřují a usměrňují. V prvním paragrafu ZOÚ nalezneme vyjádření kompatibility s evropským právem, přesněji: Tento zákon stanoví v souladu s právem Evropských společenství rozsah a způsob vedení účetnictví a požadavky na jeho průkaznost. 6 Tímto se zákon de facto zavazuje, že český právní předpis se ve své podstatě přibližuje Mezinárodním účetním standardům, aby bylo snadnější pro uživatele porovnávat jednotlivé výkazy z různých zemí. Největší změna v oblasti přibližování se evropským standardům patrně nastala v roce 2004 přijetím novely zákona, v souvislosti se vstupem České republiky do Evropské unie. ZOÚ stanoví základní náležitosti vedení účetnictví, upravuje, kdo je veden jako účetní jednotka a za jakých podmínek se jí stává. V 1 odst. 2 ZOÚ se následně vymezují subjekty, na které se zákon a s ním povinnost vedení účetnictví vztahuje. Jsou to: 5 Zkratka pro zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění zákona č. 348/2007 Sb., v práci ji užívám důvodu častých citací při použití tohoto zákona 6 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění zákona č. 348/2007 Sb. 13

14 a.) právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky, b.) zahraniční osoby, pokud na území České republiky podnikají nebo provozují jinou činnost podle zvláštních právních předpisů, c.) organizační složky státu podle zvláštního právního předpisu, d.) fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku, e.) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty, 7 včetně plnění osvobozených od této daně, jež nejsou součástí obratu, v rámci jejich podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostřední kalendářní rok částku Kč 8, a to prvního dne kalendářního roku, f.) ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí, g.) ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou účastníky sdružení bez právní subjektivity podle zvláštního právního předpisu, 9 pokud alespoň jeden z účastníků tohoto sdružení je osobou uvedenou v písmenech a) až f), nebo h.) ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis. Výše uvedené osoby se stávají dle zákona účetními jednotkami. Novela zákona z roku 2003 platná od chápe pod pojmem účetnictví podvojné účetnictví, a to dle 3, který uvádí, že účetní jednotky účtují podvojným zápisem o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, do období, se kterým věcně a časově souvisí. Tento způsob účtování se nazývá akruální princip, jeho zásadou je, že veškeré náklady a výnosy se účtují do období, ve kterém účetní jednotce vznikly, a to bez ohledu na případné zvýšení či snížení příjmů a výdajů. Toto je také jedním z hlavních rozdílů mezi daňovou evidencí! Podrobněji se o rozdílech zmíním v následujících kapitolách. Účetní jednotka může používat jako účetní období 10 buď hospodářský nebo kalendářní rok. Hospodářský rok je účetní období, které začíná jiným měsícem než lednem daného roku. Hospodářský rok mohou uplatnit účetní jednotky, které nejsou organizační složkou státu, územně samosprávným celkem nebo účetní jednotkou vzniklou nebo zřízenou na základě zvláštního zákona. Z toho vyplývá, že jej mohou používat všichni podnikatelé-fyzické osoby. V praxi však většina firem používá rok kalendářní, s nímž podle mého názoru je spojeno 7 6 odst. 2 zákona č.235/2004., o dani z přidané hodnoty 8 Za roky 2005 až 2007 se jednalo o limit Kč, dříve dokonce jen Podnikatel, který se stal účetní jednotkou v rámci překročení limitu , ale nedosáhl limitu , přestal být opět účetní jednotkou a mohl opět vést pouze daňovou evidenci (pokud mu ještě nenastala povinnost vést účetnictví) a následující občanského zákoníku 10 Účetním obdobím se podle 3 odst. 2 ZOÚ má na mysli dvanáct po sobě jdoucích kalendářních měsíců, není-li dále stanoveno jinak. 14

15 méně komplikací při administrativě, především z daňového hlediska, ale i kvůli srovnatelnosti s jinými firmami. ZOÚ umožňuje prodloužit nebo naopak zkrátit účetní období v následujících případech: při vzniku účetní jednotky tři měsíce před koncem kalendářního roku se příslušné měsíce mohou přičíst k bezprostředně nadcházejícímu účetnímu období nebo při zrušení společnosti do tří měsíců po začátku kalendářního roku k bezprostředně předcházejícímu účetnímu období. Př.: Účetní jednotka vznikne První účetní období trvá od do (za předpokladu, že nezvolila hospodářský rok). Pokud by účetní jednotka vznikla , pak první účetní období může trvat od do (není to však podmínka, svoje rozhodnutí prodloužit účetní období by měla účetní jednotka nahlásit příslušnému finančnímu úřadu ). Naopak při zrušení účetní jednotky je posledním účetním obdobím až , tedy méně než dvanáct kalendářních měsíců. Pokud se účetní jednotka rozhodne uplatnit hospodářský rok (třeba proto, že je to pro ni z určitých důvodů výhodnější), musí změnu nahlásit místně příslušnému správci daně (finančnímu úřadu), a to nejméně tři měsíce před plánovanou změnou účetního období. Totéž platí i pro případ opačný, tedy přechod z hospodářského roku na rok účetní. Povinnosti účetních jednotek Stane-li se podnikatel účetní jednotkou, zavazuje ho to k plnění povinností daných zákonem, počínaje samozřejmě tím, že musí začít vést účetnictví, a to v souladu s účetními principy, které jsem uvedla. Paragraf 4 ZOÚ ukládá, kdy jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví (viz následující tabulka): 15

16 Tab.č.1: Povinnost vést účetnictví u účetních jednotek Účetní jednotka PO se sídlem v ČR zahraniční osoby, pokud na území ČR podnikají nebo provozují jinou činnost dle zvláštního zákona organizační složky státu Vede účetnictví ode dne svého vzniku do dne zániku ode dne zahájení činnosti na území ČR ode dne svého vzniku do dne zániku FO zapsané v obchodním rejstříku ode dne zápisu do OR až do dne výmazu z OR ostatní FO-podnikatelé, překročí-li obrat za kalendářní rok od 1.dne účetního obd. následujícího po kal.roce, kdy se staly ÚJ, až do posl. dne účetního obd., kdy přestaly být ÚJ ostatní FO, které vedou účetnictví dobrovolně FO účastníky sdružení, je-li alespoň jeden účastník sdružení povinen vést účetnictví od 1.dne násl.po období, kdy se rozhodly vést účetnictví, po posl.den úč.obd., kdy se rozhodly účetnictví ukončit, nenastala-li povinnost dle 1, odst. 2 písm. d), e), g), h). ode dne, kdy se staly účastníky sdružení nebo kdy se některý účastníků sdružení stal ÚJ do posl.dne úč.období, kdy přestala být účastníky, nevznikla li povinnost viz výše ostatní FO, kterým to ukládá zákon ode dne zahájení činnosti do dne ukončení činnosti, nestanoví-li zákon jinak nebo viz výše Zdroj: Vlastní konstrukce Pro fyzické osoby platí, že pokud se z některého z výše uvedených důvodů stanou účetní jednotkou a vedou účetnictví, musí je vést nejméně po dobu dalších pěti účetních období, i kdyby mezitím v průběhu nastaly okolnosti, které by jim umožnily vést pouze daňovou evidenci. 11. Př.: V roce 2006 přesáhne podnikatel pan Mazaný, který vede daňovou evidenci, obrat Kč. Tím se stává od ze zákona účetní jednotkou a nejpozději od musí začít vést účetnictví, a to nejméně po dobu pěti po sobě jdoucích účetních období, tedy do Protože se však od zvýšil limit obratu na Kč, kontroluje se zpětně obrat za rok 2006, kdy došlo poprvé k překročení limitu obratu. Pokud by pan Mazaný měl v roce 2006 obrat Kč, musí začít vést účetnictví, pokud by měl ale jenom Kč, může nadále vést daňovou evidenci odst. 7 ZOÚ, tato povinnost platí pro všechny účetní jednotky uvedené v 1 odst. 2 písm.d až h, týká se tedy všech fyzických osob, které se staly účetní jednotkou. Výjimkou z této podmínky je ukončení činnosti podnikání. 12 Příklad vytvořen na základě podkladů z Pilátová, J. a kol.: Daňová evidence, komplexní řešení daňové evidence pro OSVČ. 4.aktualizované vydání Olomouc; ANAG, 2008, 292 s., ISBN , kap. 1 16

17 Od zavedení daňové evidence v roce 2004 se postupně měnila výše obratu, při jejímž překročení se podnikatel stává účetní jednotkou a následně při nezměněných podmínkám musí začít vést účetnictví. Limity udává následující tabulka: Tab. č 2: Limity obratu za kalendářní rok pro povinnost vést účetnictví Limit obratu pro povinnost vést účetnictví v roce mil. 15 mil. 15 mil. 15 mil. 25 mil. Zdroj: Vlastní konstrukce dle Pilátová, J. a kol.: Daňová evidence, komplexní řešení daňové evidence pro OSVČ. 4.aktualizované vydání Olomouc; ANAG, 2008, 292 s., ISBN , kapitola 1 Účetní jednotky jsou povinny vést jednotné účetnictví za jednotku jako celek, nelze vést účetnictví například jednotlivých oddělení firmy. Tuto podmínku patrně většina z nás považuje za samozřejmou, vychází už ze samotní podstaty představy účetní jednotky jako jednotného celku, vystupující navenek pod jednotným názvem, proto je vedení jediného celistvého účetnictví, reprezentujícího danou firmu 13, nasnadě. Účetnictví je soustava účetních záznamů. Účetním záznamem jsou data týkající se veškerých skutečností v účetnictví. V dřívějších dobách existovaly pouze účetní záznamy v písemné (ruční) podobě, postupně do oblasti podnikání pronikala technika, která výrazně ulehčila práci účetním a jiným administrativním pracovníkům a zároveň se tím zlepšovala přístupnost a srozumitelnost pro ostatní uživatele účetních informací. Veškeré operace musejí být zaznamenány v českých korunách, pokud jde o operace se zahraničím, kdy jsou např. pohledávky a závazky uvedeny v cizí měně, je povinností podnikatele uvádět obě měny v platném přepočtu. Účetnictví musíme vést v češtině nebo výjimečně v cizím jazyce, ovšem za předpokladu, že splňuje podmínku srozumitelnosti pro uživatele účetních informací. 14 Jelikož hlavním cílem účetnictví je připravit podklady pro sestavení účetní závěrky, musí se tomuto záměru podřídit celý systém vedení účetnictví, především musí naplnit nejvyšší zásadu - zásadu věrného a poctivého zobrazení. Nelze také bez odůvodnění měnit již dříve použitý obsah a uspořádání položek účetní závěrky a také metody jejich oceňování, 13 Podle zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku je firma název, pod kterým je podnikatel zapsán v obchodním rejstříku. V širším slova smyslu se běžně používá pro jakýkoliv název fyzické či právnické osoby provozující podnikatelskou činnost. 14 Definici srozumitelnosti najdeme v 8 odst. 5 ZOÚ, který říká, že účetnictví je srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit obsah účetních případů alespoň použitím účetních metod podle 4 odst.8 (oceňování, tvorba a zúčtování opravných položek, tvorba rezerv, metody odpisování aj.) a obsah účetních záznamů s použitím nástrojů umožňujících jejich uchovávání. 17

18 takový postup je povolen v zákonem omezených případech a vždy musí být podáno vysvětlení, proč k takové změně došlo, v příloze. 15 Správnost vedení účetnictví Zde se dostávám k principu správného vedení účetnictví, jak jsem jej uvedla v úvodní kapitole 16. Správné účetnictví je takové účetnictví, které neodporuje relevantním právním předpisům a neobchází jej. Úplné účetnictví znamená řádné zaúčtování všech účetních případů v daném účetním období a sestavení konečné účetní závěrky 17.ze období předcházející. O všech skutečnostech musí účetní jednotka vést přehledně uspořádané účetní záznamy. Průkaznost účetnictví je dána průkazností všech účetních záznamů, který tedy musí splňovat podmínky podle 33a 18. Záznamy účetní jednotky musí být uchovávány v podobě zajišťující trvalost těchto záznamů v souladu se zákonem 19 po celou dobu uloženou zákonem. Zde platí následující: Tab. č.3: Doba uchovávání účetních záznamů účetní závěrka 10 let výroční zpráva účetní doklady účetní knihy odpisové plány inventurní soupisy účtový rozvrh 10 let 5 let 5 let 5 let 5 let 5 let přehledy účetní záznamy dokládající formu vedení účetnictví 5 let 5 let Zdroj: Vlastní konstrukce dle 31 odst. 2 ZOÚ 15 Změnit položky účetní závěrky lze jen v případě změny předmětu podnikání. 16 Správnost účetnictví definuje 8 ZOÚ. 17 Pokud to zákon vyžaduje, je třeba zveřejnit také konsolidovanou účetní závěrku, výroční zprávu či konsolidovanou výroční zprávu a tyto informace jsou zveřejněné v souladu s 21a (lhůta pro odevzdání, povinnost ověřování závěrky auditorem ) 18 Účetní záznam je prokázán v porovnáním se skutečností, obsahem jiných účetních záznamů, přenesený způsobem daným zákonem nebo jde o účetní záznam uvnitř účetní jednotky podepsaný oprávněnou nebo odpovědnou osobou. 19 Část šestá Úschova účetních záznamů ZOÚ. 18

19 Nástroje v účetnictví Základním prvkem v účetnictví je účetní doklad. Hlavním úkolem účetního dokladu je popsat věrně hospodářský jev, který nastal. 20 Aby splňoval podmínku průkaznosti musí obsahovat následující údaje: název účetního dokladu, obsah účetního případu a označení zúčastněných stran v případě dvoustranných smluv (dodavatel odběratel, zaměstnanec zaměstnavatel, ), datum vyhotovení, částku a množství, uskutečnění účetního případu, jestliže se liší od data vyhotovení a podpis odpovědné osoby za účetní případ a za zaúčtování. Každý účetní případ se eviduje formou účetního zápisu. Účetním zápisem se rozumí účetní záznam týkající se účetních knih, tedy především hlavní knihy, účetního deníku, knih analytické evidence a podrozvahových účtů. Účetní deník je seznam veškerých účetních záznamů za účetní období a je seřazen chronologicky (časově) podle doby zápisu do účetnictví. Součástí zápisu do účetního deníku je účtovací předpis (tzv. předkontace), ten udává čísla použitých účtů na stranách Má dáti a Dal, na kterých jsou účetní případy zaúčtovány v hlavní knize. Deník tak propojuje účetní doklady s ostatními účetními knihami. Hlavní kniha oproti tomu je členěna věcně, systematicky. Je to soubor syntetických účtů, na kterých jsou věcně zaúčtovány všechny hospodářské transakce daného období s nimi související. Syntetické účty souborně zachycují všechny účetní případy v peněžním vyjádření představují v podstatě rozklad rozvahových položek aktiv a pasiv, většinou ještě v přesnějším členění. 21. Knihy analytické evidence jsou soubor analytických účtů, sloužící pro podrobnější členění informací uvedených na syntetických účtech. Odděleně sledují jednotlivé složky majetku, které je pro firmu účelné sledovat odděleně (zvláštní účty pro jednotlivá stálá aktiva, různé účty v bankách, různé pokladny, je-li jich v podniku více, druhy zboží, členění závazků a pohledávek podle věřitelů/dlužníků, členění podle jednotky měny, rozlišení jednotlivých závazků vůči státu zvláštní účet pro každou z daní, sociální pojištění zaměstnance a zaměstnavatele, zdravotní pojištění atd.) Kovanicová, D., Kovanic, P.: Poklady skryté v účetnictví I. 1.vydání, Praha: Polygon, 1995, 214 s., ISBN , kapitola 3. Autoři používají termínu zásada dokumentace. 21 Kovanicová, D.: Abeceda účetních znalostí pro každého. 18.vydání, Praha: Polygon, 2008, 440 s., ISBN , kapitola Sedláček, J.a kol.: Základy finančního účetnictví. 1.vyd. Praha: Ekopress, 2005, 331 s., ISBN , kapitola 4 19

20 Některé účetní jednotky mohou vést účetnictví ve zjednodušeném rozsahu 23, jde především o občanská sdružení, církve a náboženské organizace, sdružení vlastníků jednotek (SVJ), honební společenstva, obecně prospěšné společnosti, bytová družstva 24, příspěvkové organizace, ministerstva, dobrovolné svazky obcí a územně samosprávné celky. Fyzické osoby (ať už se staly účetní jednotkou z jakéhokoliv důvodu), mohou vést účetnictví ve zjednodušeném rozsahu, pokud nemusejí mít závěrku ověřenou auditorem. V takovém případě zákon povoluje propojit účtování v deníku s účtováním v hlavní knize, použití pouze účtových skupin ve směrné účtové osnově, nemusejí tvořit rezervy a opravné položky, s výjimkou zákonných opravných položek a rezerv, nemusejí oceňovat reálnou hodnotou majetek podle 27, s výjimkou družstev při přeměně (to se však netýká fyzických osob). Účetní závěrku (rozvahu a výsledovku) pak sestavují ve zjednodušeném rozsahu podle vyhlášky (viz další podkapitola). Dále nemusejí účtovat na analytických a podrozvahových účtech. Zákon stanoví také den, ke kterému se veškeré knihy otevírají a uzavírají 25. Znovu otevírat knihy po schválení účetní závěrky není povoleno, jen v případě přeměny společnosti. Do okamžiku schválení jen v tom případě, že se zápisem do již dříve uzavřených knih např. opravují chyby a nový obsah účetní závěrky bude lépe odpovídat podmínce věrného a poctivého zobrazení, nejpozději však do konce následujícího účetního období. Nová účetní závěrka je pak platnou účetní závěrkou dle zákona. Kontrolní systém v účetnictví Při administrativním zpracování účetních informací je samozřejmě zapotřebí používat kontrolní systém pro zjišťování případných chyb a nesrovnalostí v účetnictví. Tento systém je zabudován v samotném účetnictví, což je další podstatný rozdíl oproti daňové evidenci 26. Kontrolní systém obsahuje následující prvky: přezkušování účetních dokladů (kontrola formální správnosti), 23 9 ZOÚ 24 Pokud jsou založena výhradně za uspokojováním hospodářských a sociálních potřeb členů a nemusejí mít auditorem ověřenou závěrku ZOÚ 26 Určitou míru kontrolního systému můžeme najít samozřejmě také i v daňové evidenci, ovšem s porovnáním s účetnictvím bývá tato kontrola velmi omezená, dle mého názoru především absencí bilančního principu, kdy každá operace má vliv na dva různé účty v účetnictví. Nesrovnalost účtů tak lze snáze odhalit pomocí zmíněných prvků kontroly. 20