Návrh vnitropodnikových účetních směrnic pro vybranou společnost

Transkript

1 Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta Návrh vnitropodnikových účetních směrnic pro vybranou společnost Bakalářská práce Vedoucí práce: Ing. Alžběta Srnová Dana Fialová Brno 2015

2 Ráda bych tímto poděkovala vedoucí mé bakalářské práce Ing. Alžbětě Srnové za cenné rady, připomínky a vstřícnost při psaní této práce. Dále chci poděkovat společnosti K-system.CZ s. r. o. za poskytnutí potřebných informací k vypracování vnitropodnikových účetních směrnic.

3 Čestné prohlášení Prohlašuji, že jsem tuto práci: Návrh vnitropodnikových účetních směrnic pro vybranou společnost vypracovala samostatně a veškeré použité prameny a informace jsou uvedeny v seznamu použité literatury. Souhlasím, aby moje práce byla zveřejněna v souladu s 47b zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s platnou Směrnicí o zveřejňování vysokoškolských závěrečných prací. Jsem si vědoma, že se na moji práci vztahuje zákon č. 121/2000 Sb., autorský zákon, a že Mendelova univerzita v Brně má právo na uzavření licenční smlouvy a užití této práce jako školního díla podle 60 odst. 1 Autorského zákona. Dále se zavazuji, že před sepsáním licenční smlouvy o využití díla jinou osobou (subjektem) si vyžádám písemné stanovisko univerzity o tom, že předmětná licenční smlouva není v rozporu s oprávněnými zájmy univerzity, a zavazuji se uhradit případný příspěvek na úhradu nákladů spojených se vznikem díla, a to až do jejich skutečné výše. V Brně dne 21. května 2015

4 Abstract This Bachelor's thesis is engaged in problems of intercompany directives. The introductory part defines theoretical solutions important for creation of selected intercompany directives. The aim of this Bachelor's thesis is to define key intercompany directives based on theoretical knowledge and a process analysis carried out in the company K-system.CZ s.r.o., for which the company will have justification, and which will be further developed in accordance with effective legislation according to the needs of the accounting department. Keywords Internal guidelines, accouting, food vouchers, company car, fixed assets, depreciation schedule, legislation. Abstrakt Tato bakalářská práce je zaměřena na problematiku vnitropodnikových směrnic. V úvodní části práce jsou vymezena teoretická východiska, která jsou důležitá pro následnou tvorbu vybraných vnitropodnikových směrnic. Cílem této bakalářské práce je na základě teoretických poznatků a provedené procesní analýzy ve společnosti K-system.CZ s. r. o., určit klíčové vnitropodnikové směrnice, pro které bude mít společnost opodstatnění a které budou následně vytvářeny, a to v souladu s platnou legislativou a dle potřeb účetní jednotky. Klíčová slova Vnitropodniková směrnice, účetnictví, stravovací poukázky, služební motorové vozidlo, dlouhodobý majetek, odpisový plán, legislativa.

5 Obsah 5 Obsah 1 Úvod a cíl práce Úvod Cíl práce Metodika Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví Definice účetnictví Legislativa upravující účetnictví Zákon o účetnictví Vyhlášky k zákonu o účetnictví České účetní standardy Vnitropodnikové směrnice IAS/IFRS Funkce účetnictví Charakteristické znaky účetnictví Účetní zásady Vnitropodnikové směrnice Úloha vnitropodnikových směrnic Legislativa spojená s vnitropodnikovými směrnicemi Funkce vnitropodnikových směrnic Vlastnosti vnitropodnikových směrnic Forma vnitropodnikových směrnic Formální stránka vnitropodnikových směrnic Náležitosti vnitropodnikových směrnic Členění směrnic Časté chyby při vytváření vnitropodnikových směrnic Revize a změny vnitropodnikových směrnic Obecná charakteristika vybraných vnitropodnikových směrnic 27

6 Obsah Dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu Zásoby Náhrady výdajů při pracovních cestách Stravování zaměstnanců a příspěvek na stravování Podmínky provozu služebních motorových vozidel Návrh vnitropodnikových účetních směrnic Profil společnosti K-system.CZ s. r. o Analýza současného stavu společnosti K-system.CZ s. r. o Jednotný design vnitropodnikových směrnic Směrnice č. 1/2015 upravující dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu Směrnice č. 2/2015 upravující zásoby Směrnice č. 3/2015 upravující náhrady výdajů při pracovních cestách Směrnice č. 4/2015 upravující podmínky pro poskytování příspěvku na stravování Směrnice č. 5/2015 upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel Možnosti tvorby vnitropodnikových účetních směrnic Vyčíslení přínosu implementace směrnic do společnosti Závěr 59 8 Literatura 61 A Organizační struktura společnosti K-system.CZ s. r. o. 66 B Šablona pro vnitřní směrnice společnosti K-system.CZ s. r. o. 67 C Kolovadlo 69 D Původní směrnice upravující podmínky nároku na stravenky 70 E Evidence odběru stravenek 71 F Původní směrnice upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel 72 G Seznam motorových vozidel a zodpovědných osob 74

7 Seznam obrázků 7 Seznam obrázků Obr. 1 Legislativní rámec českého účetnictví 13 Obr. 2 Funkce účetnictví 15 Obr. 3 Vzor vnitropodnikové směrnice 23 Obr. 4 Organizační struktura společnosti K-system.CZ s. r. o. 66 Obr. 5 Šablona pro vnitřní směrnice společnosti K-system.CZ s. r. o. (1. strana) 67 Obr. 6 Šablona pro vnitřní směrnice společnosti K-system.CZ s. r. o. (2. strana) 68 Obr. 7 Původní směrnice upravující podmínky nároku na stravenky 70 Obr. 8 Původní směrnice upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel 73

8 Seznam tabulek 8 Seznam tabulek Tab. 1 Primární předpisy pro vytváření vnitropodnikových směrnic 19 Tab. 2 Aktiva společnosti K-system.CZ s. r. o. za rok 2013 (v celých tisících Kč) 32 Tab. 3 Kategorizace dlouhodobého majetku 36 Tab. 4 Pravidla pro odepisování dlouhodobého nehmotného majetku 38 Tab. 5 Pravidla pro odepisování dlouhodobého hmotného majetku 39 Tab. 6 Základní účtování o vyřazení dlouhodobého majetku 40 Tab. 7 Průměrná cena pohonných hmot pro rok Tab. 8 Tuzemské stravné pro rok Tab. 9 Zahraniční stravné pro rok Tab. 10 Náklady plynoucí z absencí vybraných směrnic 57 Tab. 11 Odhad nákladu při případném vytváření směrnic 58 Tab. 12 Kolovadlo 69 Tab. 13 Evidence odběru stravenek 71 Tab. 14 Seznam motorových vozidel a zodpovědných osob 74

9 Seznam zkratek 9 Seznam zkratek ČÚS ČR D DHM DDHM DDNM MD OE DNM DFM IAS IFRS PC ZoÚ ZP České účetní standardy Česká republika Dal Dlouhodobý hmotný majetek Drobný dlouhodobý hmotný majetek Drobný dlouhodobý nehmotný majetek Má dáti Operativní evidence Dlouhodobý nehmotný majetek Dlouhodobý finanční majetek International Accounting Standards International Financial Reporting Standards Pořizovací cena Zákon o účetnictví Zákoník práce

10 Úvod a cíl práce 10 1 Úvod a cíl práce 1.1 Úvod Každá plnohodnotná lidská společnost je postavena a funguje na základě zavedených pravidel. To, že člověk něco musí mu často připadá omezující až svazující. Lidé si však neuvědomují, že tyto pravidla, jsou zavedeny hlavně kvůli jejich vlastní ochraně. Na tomto principu fungují i vnitropodnikové směrnice. Ty ovšem chrání společnost samotnou. Obecně lze vnitropodnikové směrnice definovat jako pravidla, podmínky, povinnosti, odpovědnost, organizace či pravomoce v konkrétní pracovní činnosti. Ačkoliv neexistuje zákon, který by ukládal povinnost vytvářet směrnice, lze z některých nařízení nepřímo tuto povinnost odvodit. I přesto je však výskyt směrnic v tuzemských společnostech spíše ojedinělý. Přitom jejich vytvoření má neocenitelné výhody. A to zejména proto, že pomocí nich vzniká ucelený systém pravidel, který disponuje schopností učinit vedení společnosti efektivním, funkčním, eliminující případná nedorozumění a regulující chod společnosti. Existenci směrnic ocení účetní jednotka také při případné kontrole pracovníků finančního úřadu. Společnost, která má vytvořeny směrnice, je z pohledu těchto pracovníků považována za důvěryhodnější a jinak je na ni i nahlíženo. V rukou manažerů, majitelů či jiných kompetentních osob společnosti jsou plnohodnotné směrnice účinným prostředkem. Každou účetní jednotku lze považovat za originál. A právě z tohoto důvodu, by i vytvářené směrnice měly být zhotoveny způsobem zajištujícím naplnění potřeb dané účetní jednotky. Zhotovení směrnic je často vedením společností považováno za zbytečné či obtěžující, proto se mnohdy jejich tvorbou nezabývají. Jestliže se setkáme s výjimkami, které mají dané směrnice vytvořeny, jsou ve většině případů nepřehledné, složité, neaktuální či nekorespondují s praxí dané účetní jednotky. Ačkoliv směrnice v účetní jednotce existují, zaměstnanci je často přehlíží či zcela úmyslně ignorují. Což je bezesporu velkým problémem, který je nutné neodkladně řešit. Tato bakalářská práce by měla čtenáři poskytnout ucelenou představu o problematice vnitropodnikových směrnic. Úvodní stať krátce pojednává o účetnictví, následně je však veškerá pozornost věnována vnitropodnikovým směrnicím a jejich podrobnému vymezení. Na základě poznatků dosažených studiem odborné literatury a platné legislativy, bude zanalyzována současná situace společnosti K-system.CZ s. r. o., stanoveny a následně vytvářeny konkrétní směrnice, jejichž součástí bude i vyčíslení přínosu plynoucí z následné implementace. Závěr práce shrnuje získané poznatky a nabízí řadu doporučení týkající se existence směrnic ve společnosti.

11 Úvod a cíl práce Cíl práce Hlavním cílem této bakalářské práce je na základě teoretických poznatků a provedené procesní analýzy ve společnosti K-system.CZ s. r. o., určit klíčové vnitropodnikové směrnice, pro které bude mít společnost opodstatnění a které budou následně vytvářeny, a to v souladu s platnou legislativou a dle potřeb účetní jednotky. Zavedení alespoň některých směrnic, zajistí účetní jednotce snazší cestu při plnění povinností, které jsou na ni kladeny Zákonem o účetnictví. Současně s tvorbou dosud neexistujících směrnic budou aktualizovány a upraveny již zavedené směrnice, u kterých budou nejprve identifikovány jejich chyby. Dílčím cílem je vyčíslení přínosu zavedených vnitropodnikových směrnic do dané společnosti. Současně budou doporučeny další kroky v oblasti vnitropodnikových směrnic. 1.3 Metodika Teoretická část bakalářské práce o návrhu vnitropodnikových účetních směrnic pro vybranou společnost definuje základní pojmy související s vnitropodnikovými směrnicemi, využívající i schémata a tabulky. V této části je používáno interpretace a deskripce. Veškeré informace jsou zpracovány na základě odborné literatury, odborných článků, platné legislativy, ale rovněž internetových zdrojů. Jednotlivé kapitoly v teoretické části jsou uspořádány analogicky tak, aby se shodovaly s praktickou částí. Praktická část této práce je směřována na tvorbu vnitropodnikových směrnic ve společnosti K-system.CZ s. r. o. Před zahájením samotné analýzy byla provedena konzultace s jednatelem společnosti, který ochotně poskytl veškeré potřebné informace. Z těchto poskytnutých informací byla provedena zmíněná analýza současného stavu společnosti a na základě výsledků stanoveny klíčové směrnice, které byly následně vytvářeny ve spolupráci se společností. Zároveň s analýzou současného stavu byly prozkoumány již dvě existující směrnice, jejichž výsledky nebyly lichotivé. Tyto směrnice byly zaktualizovány a upraveny. Dalším krokem bylo vytvoření jednotného designu vnitropodnikových směrnic, který společnosti zajistí přehlednost a celistvost. Ke stanovení přínosu vnitropodnikových směrnic byla nutná konzultace s jednatelem společnosti, který poskytl informace týkající se vyčíslení nákladů vzniklých při absenci některých vnitropodnikových směrnic. K vyčíslení nákladů na tvorbu vnitropodnikových směrnic bylo nutné využít internetové zdroje, které poskytly informace o finančních nabídkách vztahující se k jednotlivým způsobům tvorby vnitropodnikových směrnic. V každé tabulce je uvedena kvantifikace jednotlivých nákladů. Následně byla mezi těmito zmíněnými náklady provedena metoda komparace, přičemž na jejím základě proběhlo i vyčíslení přínosu vnitropodnikových směrnic. Závěr je zaměřen na shrnutí získaných poznatků, zhodnocení celé práce a navrhnutí určitých doporučení.

12 Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví 12 2 Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví Dle Zákona o účetnictví (dále jen ZoÚ ) je povinností každé účetní jednotky vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. (Zákon o účetnictví, 2015, 8 odst. 1) Tato zákonná povinnost je splněna i vydáním vnitropodnikových směrnic, které stanoví konkrétní postupy, podle nichž se řídí všichni zaměstnanci účetní jednotky. I když ZoÚ výslovně neukládá vypracovat vnitropodnikové směrnice, přesto lze z některých ustanovení vydedukovat, že se jejich vytvoření předpokládá. (Schiffer, 2010, str. 23; Svobodová, 2008) Vnitropodnikové směrnice by bezesporu neexistovaly bez samotného zrodu účetnictví. Proto lze považovat za nezbytné se alespoň okrajově zmínit o definicích účetnictví, o jeho funkcích, charakteristických znacích a o účetních zásadách. Zároveň je v této kapitole zahrnuta legislativa upravující účetnictví, z kterých logicky vychází i účetní jednotka při tvorbě svých vnitropodnikových směrnic. 2.1 Definice účetnictví Halabrinová (2014, str. 38) charakterizuje účetnictví jako systém, pomocí něhož lze zachytit transakce probíhající ve společnosti. Účetnictví poskytuje důležité informace potřebné pro řízení firmy, pro vyčíslení daňové povinnosti i pro provádění analýz, které zjistí a změří efektivnost společnosti. Dle Bellové a Zlámala (2013, str. 12) je současná podoba účetnictví uzavřená, vnitřně uspořádaná soustava informací, pomocí níž se v peněžní jednotce zjišťuje, měří a hodnotí hospodářská činnost účetní jednotky, zjišťuje stav majetku a hospodářský výsledek činnosti. Štohl (2009, str. 5) definuje účetnictví jako: písemné zaznamenávání informací o hospodářských jevech podniku, a to v peněžních jednotkách. 2.2 Legislativa upravující účetnictví V České republice (dále jen ČR ) je právní soustava založena na kodifikovaném právu. Provádí se pomocí zákonů, nařízení vlády, vyhlášek nebo jiných právních aktů. Základní právní norma, která upravuje účetnictví, je ZoÚ. Tento zákon je provázán s řadou dalších zákonů a silně na něj působí i mezinárodní regulace účetnictví. Mezi další zákony, které upravují účetnictví, můžeme zařadit vyhlášky k zákonu o účetnictví, České účetní standardy (dále jen ČÚS ), vnitropodnikové směrnice. Na mezinárodní úrovni jsou to pak standardy finančního výkaznictví (dále jen IAS/IFRS ). (Březinová a Munzar, 2006, str. 28) Na následujícím obrázku je zobrazen legislativní rámec českého účetnictví, kde je na samém vrcholu ukotven ZoÚ, od kterého se odvíjí ostatní nařízení. (Hlaváčková a Šafařík, 2014, str. 16)

13 Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví 13 Zákon o účetnictví Vyhlášky k zákonu o účetnictví IAS/IFRS České účetní standardy Vnitropodnikové směrnice účetní jednotky Obr. 1 Legislativní rámec českého účetnictví Zdroj: Hlaváčková a Šafařík, Manažerské účetnictví, 2014, str Zákon o účetnictví Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů je v ČR považován za hlavní právní předpis upravující účetnictví. Tento zákon, který nesmí být v rozporu s právem Evropské unie, stanoví rozsah a způsob vedení účetnictví, nárok na jeho průkaznost a předpoklad poskytnutí účetních záznamů pro státní potřeby. Tímto zákonem se řídí účetní jednotky. (Otrusinová a Šteker, 2013, str ) Vyhlášky k zákonu o účetnictví Ministerstvo financi vydává vyhlášky k zákonu o účetnictví pro konkrétní skupiny účetních jednotek. Jedná se o vyhlášky: pro podnikatele č. 500/2002 Sb., pro banky a jiné finanční instituce č. 501/2002 Sb., pro pojišťovny č. 502/2002 Sb., pro zdravotní pojišťovny č. 503/2002 Sb., pro nepodnikatelské subjekty č. 504/2002 Sb., pro vybrané účetní jednotky č. 410/2009 Sb. (Otrusinová a Šteker, 2013, str )

14 Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví České účetní standardy Ministerstvo financí vydává ČÚS dle 36 ZoÚ, z důvodu sladění používaných účetních metod účetními jednotkami a také kvůli srovnatelnosti účetních závěrek. Stanovují podrobnější popis účetních metod a postupů účtování. Existují vybrané účetní jednotky, které postupují podle standardů vždy a ostatní účetní jednotky, které se od nich mohou odchýlit za předpokladu, že zajistí poctivý a věrný obraz předmětu účetnictví. Zmíněné odchylky a odůvodnění musí ostatní účetní jednotky povinně uvést v příloze účetní závěrky. ČÚS oznamuje Ministerstvo financí ve Finančním zpravodaji. Rozdělení ČÚS je totožné jako v případě Vyhlášky k zákonu o účetnictví. (Otrusinová a Šteker, 2013, str ) Vnitropodnikové směrnice Vnitropodnikové směrnice budou podrobněji definovány a rozebrány v následující kapitole této bakalářské práce IAS/IFRS International Financial Reporting Standards (IFRS), které jsou známy i pod původním označením International Accounting Standards (IAS), jsou definovány jako Mezinárodní standardy finančního výkaznictví, které byly vytvořeny za účelem dosažení srovnatelnosti a transparentnosti účetních uzávěrek v celosvětovém rozsahu. Tyto standardy nejsou součástí legislativy upravující české účetnictví, ale mají vliv na její aplikaci. Neřeší strukturu a formu účetních výkazů, zabývají se pouze jejich obsahovou stránkou. V Evropské unii mají povinnost postupovat podle IAS/IFRS, všechny účetní jednotky, které jsou emitenty cenných papírů registrovaných na Burze cenných papírů a RM systému, což je označení pro českou burzu cenných papírů, která se zaměřuje především na drobné a střední investory. (Paseková, 2006, str. 11; profitas.cz, 2013; Hlaváčková a Šafařík, 2014, str. 15; rmsystém, 2008) 2.3 Funkce účetnictví Účetnictví splňuje několik podstatných funkcí, díky kterým je poté dosaženo požadavkům, které jsou na systém účetnictví kladeny. Všechny níže uvedené funkce jsou důležité. Ovšem nejdůležitější je bezesporu funkce informační, která poskytuje informace o dosažených výsledcích podnikatelské činnosti. Tedy, zda je hospodářský výsledek kladný nebo záporný, respektive jestli společnost hospodaří se ziskem nebo ztrátou. Tuto informaci poskytuje všem kompetentním osobám, kterými jsou jak interní, tak externí uživatelé účetnictví. Mezi interní uživatele účetních informací patří vlastníci společnosti s přímým přístupem k informacím a podnikový management. Zatímco mezi externí uživatele účetních informací patří vlastníci společnosti bez přímého přístupu k informacím, zaměstnanci společnosti, investoři, banky a dlouhodobí věřitelé, dodavatelé a odběratelé, statutární orgány, konkurence a podobně. Další funkcí je funkce dispoziční, která na základě údajů

15 Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví 15 z minulosti nebo současnosti společnosti poskytuje snazší rozhodnutí o obchodu, investicích, rozšíření společnosti nebo naopak likvidaci společnosti. Takzvaná funkce dokumentační zajišťuje uchování hospodářských situací, které se v minulosti uskutečnily v dané účetní jednotce. Přínos této funkce je neocenitelný zejména v případě sporů, kde mohou účetní doklady nebo záznamy v účetních knihách sloužit jako důkazní prostředek. Jde především o ochranu práv vyplývajících ze vztahu dlužníka a věřitele. (Beranová, 2012, str. 6; Štohl, 2009, str. 6; Bellová a Zlámal, 2013, str. 14; Bokšová, 2008, str. 8) Daňová funkce slouží ke správnému stanovení základu daně a tím i ke stanovení daňové povinnosti účetní jednotky na základě výstupů z účetnictví. Zároveň má účetnictví přímou vazbu na výpočet daně z příjmů fyzických či právnických osob. Účetní jednotka musí sledovat i daň z přidané hodnoty, účetní předpisy všech povinných majetkových daní, evidenci jejich odvodu, záloh či doplatků. Finanční úřad může zpětně kontrolovat účetnictví účetní jednotky a to 3 roky po podání daňového přiznání. V případě vykázání ztráty je lhůta prodloužena o všechna zdaňovací období, za která lze ztrátu uplatnit. Poslední funkce, takzvaná kontrolní, tkví v kontrole hospodaření společnosti, stavu majetku a překontrolování, zda jsou data zaznamenána správně. (Beranová, 2012, str. 6; Štohl, 2009, str. 6; Bellová a Zlámal, 2013, str. 14) informační funkce dispoziční funkce Funkce účetnictví dokumentační funkce daňová funkce kontrolní funkce Obr. 2 Funkce účetnictví Zdroj: Sedláček, Účetnictví I (distanční studijní opora), 2005, str Charakteristické znaky účetnictví V následujících odstavcích jsou dle Otrusinové a Štekera (2013, str. 16) definovány povinnosti účetní jednotky, které jsou kladeny na vedení účetnictví. Těmito povinnostmi je myšleno vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem, který zaručí trvalost zápisů. Účetnictví je vedené správně, jestliže účetní jednotka postupuje v souladu s právními předpisy, které upravují

16 Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví 16 účetnictví, a zároveň neobchází jejich účel. Další povinnost účetní jednotky, vést účetnictví úplné, je splněna, pokud účetní jednotka zaznamenala v účetním období všechny účetní případy, vyhotovila účetní závěrku, případně vypracovala výroční zprávu. Zároveň musí účetní jednotka uveřejnit informace určeným způsobem a mít o těchto krocích všechny účetní záznamy. Účetnictví je vedené průkazně, jestliže účetní jednotka doloží, že všechny účetní záznamy jsou průkazné a byla provedena inventarizace. Předposledním znakem je vést účetnictví srozumitelné, což je splněno, jestliže může účetní jednotka spolehlivě určit obsah účetních případů, které vznikly na základě průkazných účetních dokladů. A poslední znak, kterým je vedení účetnictví způsobem zaručujícím trvalost zápisů, je splněn, jestliže účetní jednotka splní povinnosti spojené s úschovou a zpracováním účetních záznamů po celou požadovanou dobu tak, jak ukládá ZoÚ. 2.5 Účetní zásady V následujících odstavcích jsou dle Janákové a Mazancové (2007, str. 7-8) a dle Otrusinové a Štekera (2013, str. 17) definovány jednotlivé účetní zásady, neboť při vedení společnosti a sestavování účetních výkazů musí všechny účetní jednotky dodržovat určitá pravidla a základní účetní principy, které ve většině případů zastřešuje ZoÚ. Společně s ním a jinými účetními principy vznikly obecně uznávané účetní zásady, které musí účetní jednotky dodržovat. První je zásada účetní jednotky spočívající v tom, že účetní jednotka je posuzována jako relativně uzavřený ekonomický celek, který musí povinně vést účetnictví a sestavovat účetní závěrku. Další je zásada nepřetržitého trvání účetní jednotky, která vychází z předpokladu, že účetní jednotka je zřízena na neomezenou dobu a účetnictví vede ode dne vzniku do dne zániku. Zásada věrného a poctivého obrazu stanovuje povinnost vést účetnictví způsobem, aby účetní závěrka podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Pokud obsah účetní závěrky odpovídá ekonomické realitě je účetnictví věrné. Pokud účetní jednotka použije účetní metody způsobem zaručujícím věrnost je účetnictví poctivé. Následuje zásada bilanční kontinuity, která vychází ze zásady nepřetržitého trvání účetní jednotky. Vzájemně na sebe navazují jednotlivá účetní období a konečné zůstatky rozvahových účtů se stávají počátečními zůstatky zmíněných účtů v navazujícím účetním období. V daném účetním období nelze měnit účetní postupy, metody oceňování, způsob odpisování a obsahové vymezení položek účetní závěrky. Další zásada, která je známa jako zásada akruálního principu znamená, že veškeré náklady a výnosy jsou účtovány do účetního období, se kterým časově a věcně souvisí, bez ohledu na to, jestli byly zaplaceny nebo přijaty. Další zásadu lze označit jako zásadu opatrnosti, která je používána při ocenění majetku s ohledem na případná rizika. Zásada, která ukládá povinnost zaznamenat každou

17 Postavení vnitropodnikových směrnic v účetnictví 17 operaci v účetnictví souvztažným zápisem na dvou rozdílných účtech, a to na straně MD a straně Dal, lze nazvat jako zásada podvojnosti a souvztažnosti. Zákaz oboustranného vyrovnávání jednotlivých prvků majetku a zdrojů financování, výnosů a nákladů proti sobě zaštituje zásada zákazu kompenzace. Zásada, která ukládá účtovat operace na základě prvotních dokladů, jako jsou například pokladní doklady, faktury, bankovní výpisy, smlouvy, notářské zápisy, interní účetní doklady a jiné doklady, se nazývá zásada dokladovosti. Zásada oceňování peněžní jednotkou stanovuje, že účetní jednotka pro zjištění své finanční situace používá při oceňování veškerého majetku a závazků peněžní vyjádření a to v české měně. Poslední zásadou, kterou je zjišťování výsledku hospodaření v pravidelných intervalech, se zajišťuje zjišťování hospodářského výsledku v pravidelných časových úsecích, minimálně na konci účetního období.

18 Vnitropodnikové směrnice 18 3 Vnitropodnikové směrnice Otrusinová a Šteker (2007) definují vnitropodnikové směrnice jako stanovení pravidel, organizace, podmínek, povinností, odpovědnosti a pravomocí v určité pracovní činnosti. Smyslem účetních směrnic je aplikovat zákonné předpisy na konkrétní podmínky v účetní jednotce. Měly by být součástí podnikové kultury, stát se aktivně využívaným nástrojem usnadňujícím orientaci v operativních činnostech, kterými se musí více či méně všichni zaměstnanci zabývat. Hruška (2002, str. 3) charakterizuje vnitropodnikové směrnice jako vnitropodniková pravidla, podle kterých by se měly všechny osoby uvnitř podnikatelských celků řídit. Dle Myškové (2004, str. 48) slouží vnitropodnikové směrnice pomocí stanovených kritérií ke zkvalitnění a zlepšení vnitřního řízení účetní jednotky. Kdežto Horad a Trupl (2000, str. 13) shledávají účel vnitropodnikových směrnic v rozpracování platných předpisů na konkrétní podmínky účetní jednotky. Ačkoliv vytváření vnitropodnikových směrnic přináší značná pozitiva, účetní jednotky si mnohdy jejich přínos neuvědomují, nebo ho často znevažují. Přitom povinnost vypracovat vnitřní rozhodnutí účetní jednotky vyplývá přímo (někdy i nepřímo) z textů legislativních ustanovení, s odkazem na povinnost, nutnost či potřebnost stanovit důležitá rozhodnutí. Z některých předpisů lze pouze zprostředkovaně odvodit vhodnost či jistou povinnost, stanovit vnitropodnikové principy a zásady. Rozhodující jsou samozřejmě vždy konkrétní podmínky účetní jednotky. (Hruška, 2010, str. 60) 3.1 Úloha vnitropodnikových směrnic Hlavní poslání vnitropodnikových směrnic tkví ve vytvoření jednotného metodického postupu při sledování skutečností nastalých v různých vnitropodnikových útvarech a tím též pomáhat při sestavování vnitropodnikových plánů. (Louša, 2014, str. 7-8) Důležité je zabezpečení tohoto společného postupu v čase, a to zejména z důvodu zachování stejného řešení analogických problémů v různých časových obdobích. Dalším úkolem vnitropodnikových směrnic je přesné vymezení, jak má zaměstnanec postupovat v dané situaci. V případě, že zaměstnanec nebude vědět, jak postupovat, je řešením jednoduché nahlédnutí do vnitropodnikových směrnic, které skýtají přesně vymezený postup. V souvislosti s tímto úkolem lze vnitropodnikové směrnice označit za pravidla, kterými se musí řídit všichni zaměstnanci, ale i pracovníci, kteří mají na starost účetnictví účetní jednotky a nejsou jejími zaměstnanci. Jak již bylo řečeno, řada účetních jednotek nedoceňuje přínos vnitropodnikových směrnic a spoléhá se pouze na paměť svých zaměstnanců, kteří se řídí nepsanými pravidly účetní jednotky. Navíc tito zaměstnanci postupem času opouštějí společnost. V případě, že nebyly zaznamenány postupy v písemné podobě, může nastat situace, kdy bude při dalších procesech postupováno chybně, což nastává zejména při přijetí nového zaměstnance. Jestliže ve společnosti nejsou vy-

19 Vnitropodnikové směrnice 19 tvořeny závazné předpisy, zaměstnanec přebírá návyky ze svého předešlého zaměstnání a pokračuje v nich. Tímto konáním může dojít k porušení zákona, i když neúmyslně. (Louša, 2002, str. 7-8) Pomocí vnitropodnikových směrnic jsou zaměstnanci seznámeni s obsahem právních předpisů, které následně dodržují. Při tvorbě směrnic vznikají jisté administrativní náklady. Jedná se však o administrativu, která vede ke stanovení povinností dílčím jednotkám a jejich zaměstnancům. V další řadě předchází sporům, vede k zavedení pořádku a zvýšení disciplíny. Náklady, které vznikají v souvislosti s vytvořením vnitropodnikových směrnic, jsou tak vykoupeny kvalitnějším řízením účetní jednotky. Výhody vnitropodnikových směrnic ocení účetní jednotka zejména při daňové kontrole či auditu. (Schiffer, 2010, str. 23) V praxi totiž platí, že jsou-li předloženy dobře zpracované vnitropodnikové směrnice, probíhá kontrola mnohem rychleji a snadněji. Vnitropodnikové směrnice zde plní obrannou funkci, slouží jako důkazní prostředek, proč se v dané situaci postupovalo tak a ne jinak. Z pohledu pracovníků finančního úřadu je společnost s jasně vymezenými pravidly považována za důvěryhodnou a jinak je na ni i nahlíženo. Zároveň pracovníci finančního úřadu jistě ocení existenci informací, nemusí se ptát na postupy zaměstnanců, případně osob odpovědných v účetní jednotce. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 39; Kovalíková 2011, str. 7) 3.2 Legislativa spojená s vnitropodnikovými směrnicemi Při vytváření vnitropodnikových směrnic je postupováno podle předpisů v níže uvedené tabulce (ve znění pozdějších předpisů). Tab. 1 Primární předpisy pro vytváření vnitropodnikových směrnic Pořadové číslo Předpis číslo Název Předpisu /1991 Sb. zákon o účetnictví /2004 Sb. zákon o dani z přidané hodnoty /1992 Sb. zákon o daních z příjmů /1992 Sb. zákon o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů 5. 16/1993 Sb. zákon o dani silniční /2006 Sb. zákoník práce 7. 90/2012 Sb. zákon o obchodních korporacích 8. č. 80/2012 Sb. občanský zákoník /1995 Sb. devizový zákon /2004 Sb. zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů /2009 Sb. daňový řád /2002 Sb. vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění

20 Vnitropodnikové směrnice 20 pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění vyhlášky č. 472/2003 Sb., č. 397/2005 Sb., č. 349/2007 Sb., č. 469/2008 Sb., č. 419/2010 Sb. a vyhlášky č. 413/2011 Sb. 13. České účetní standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů Zdroj: Kovalíková, Vnitřní směrnice pro podnikatele, 2013, str. 9 Kovalíková (2013, str. 9) doporučuje všem účetním zaměstnancům sledovat i Pokyny Generálního finančního ředitelství. I když tyto pokyny nejsou zákonnou normou, pracovníci finančního úřadu podle nich při případné kontrole postupují. Mimo jiné je vhodné sledovat i judikáty, interpretace Národní účetní rady a Koordinační výbory. K obhájení určitého postupu mohou pomoci i vnitropodnikové směrnice, ovšem pouze za předpokladu, že postup není v přímém rozporu s danými předpisy. 3.3 Funkce vnitropodnikových směrnic V souladu s platnou legislativou by kvalitní vnitropodnikové směrnice měly splňovat čtyři funkce. Jedním z důvodů, proč účetní jednotky zavádí vnitropodnikové směrnice do společnosti je snížení nejasností a sporů ohledně provedených úkonů, kdy se polemizuje o tom, kdo to jak myslel, proč to tak udělal, kdo je za co zodpovědný. V tomto případě slouží směrnice jako komunikační nástroj, který eliminuje či zcela odstraňuje zmíněné otázky. Ve společnosti je velice důležité, aby při jednotlivých činnostech byly dodržovány stejné postupy. Proto je funkce, kterou lze označit jako standardizace postupů klíčová, zejména při zastupování jednoho zaměstnance druhým. Její přínos spočívá v přehlednosti a průhlednosti. (Truhlářová, 2013) Ve společnosti může nastat situace, kdy zaměstnanec nebude vědět, jak má postupovat při určité činnosti. Za těchto okolností by měly směrnice podat podrobné instrukce, jak vyřešit danou situaci. Směrnice tedy pomáhá automatizovat postupy a dokázat zefektivnit práci. V případě auditu či daňové kontroly pracovníky finančního úřadu, poskytují směrnice informace o způsobu vedení společnosti účetní jednotkou a zároveň dokazují, že ve společnosti jsou předem stanovená pravidla dle zákonných požadavků. Směrnice, které mají pevně stanovené mantinely plní takzvanou obrannou funkci. (Truhlářová, 2013) 3.4 Vlastnosti vnitropodnikových směrnic Vnitropodnikové směrnice by měly splňovat určité charakteristické vlastnosti. Jednou z vlastností je srozumitelnost, která zdůrazňuje, jak je důležité, aby byl text

21 Vnitropodnikové směrnice 21 snadno pochopitelný pro všechny zaměstnance. Proto je doporučováno, aby se ve směrnici objevovaly normalizovaná označení, nikoli hovorová. V případě aplikace zkratek ve směrnici, jsou použity ty, které jsou obecně známé. Jestliže jsou použity jiné, je k nim přiložen i seznam vysvětlivek. Další vlastností směrnice je věcnost, která dává důraz na to, aby se směrnice týkala pouze přesných ustanovení řešící konkrétní problematiku. Účetní jednotka se musí vyvarovat tomu, aby uváděla zbytečná nařízení, která byla zmíněna dříve. Stručnost je vlastností, kterou lze definovat jako schopnost směrnice krátce a jasně vystihnout podstatu věci. (Schiffer, 2010, str. 24; Svobodová, 2008) Schiffer (2010, str. 23) dodává, že rozsáhlé a dlouhé vnitropodnikové směrnice nemusí být zákonitě kvalitní. Není účelné opsat celé znění zákonů či vyhlášek, které se navíc často pozměňují a platí pouze obecně, bez konkrétní vazby na činnost dané účetní jednotky. Hlavním úkolem vnitropodnikových směrnic není splnění povinností uložených legislativou, ale zajištění jednotného metodického postupu, který přispěje ke zkvalitnění řízení podniku zevnitř. Další vlastností směrnice je jednoznačnost, kterou je míněno jasné určení, jak postupovat za daných okolností. K větší míře jednoznačnosti přispívají i zřetelně vymezené pojmy, které se používají v totožném smyslu. Díky těmto jasně definovaným pojmům se vnitropodnikové směrnice následně jeví jasněji a zřejměji. Další vlastností je přehlednost, které je dosaženo, jestliže je směrnice vhodně uspořádána. Přehlednost je důležitá zejména z důvodu snadnější orientace a rychlého nalezení potřebných informací ve směrnici. Ta je zpravidla členěna do záhlaví, vlastního textu a zápatí. (Schiffer, 2010, str. 24; Svobodová, 2008) Další vlastností, kterou by směrnice měla splňovat je komplexnost. Směrnice je považována za komplexní, jestliže řeší určitý problém globálně. Měla by být tedy sestavena tak, aby poskytla komplexní řešení dané oblasti a vzala v úvahu případné faktory, které by mohly do problematiky zasahovat. Důležitými vlastnostmi jsou nerozpornost s obecně závaznými předpisy, kdy musí být směrnice vždy v souladu s řídícím aktem a musí na něj plynule navazovat. A návaznost na ostatní vnitřní předpisy účetní jednotky, kdy musí směrnice souvisle navazovat na jiné vnitropodnikové směrnice používané ve společnosti. Je nepřípustné, aby mezi sebou byly v rozporu nebo se navzájem vylučovaly. (Schiffer, 2010, str. 24; Svobodová, 2008) 3.5 Forma vnitropodnikových směrnic Vnitropodnikové směrnice mohou mít různá pojmenování, která se třídí podle důležitosti a povahy. Příkladem může být vnitropodnikový předpis s nejvyšší váhou a delší působností, kterým je směrnice. Naopak pro jednorázové působení se používá pokyn či rozhodnutí. (Schiffer, 2010, str. 24) Není důležité, jaký název si účetní jednotka pro své směrnice zvolí, nicméně by měla ve zvoleném pojmenování pokračovat. Směrnice by měly být číslovány od nejnižšího čísla k nejvyššímu s uvedením prvého platného účetního období. Z důvodu snadnější orientace v textu, je vhodné vytvoření jednotného grafického provedení. Ve větších společnostech zajišťují tuto činnost specializovaná oddělení,

22 Vnitropodnikové směrnice 22 která se starají o vyhotovování, přezkoumávání a revizi konkrétní vnitropodnikové směrnice. V malých účetních jednotkách se tyto oddělení zpravidla nevyskytují, jelikož zde většinou stačí vyhotovit jedna vnitropodniková směrnice, v níž jsou zahrnuty všechny postupy a informace. (Hruška, 2005, str. 5) Dle Kovalíkové (2011, str. 8) mohou být vnitropodnikové směrnice vydávány zejména jako metodické směrnice, organizační směrnice, oběžníky, pokyny, dopisy, rozhodnutí, nařízení a pokyny generálního ředitele. Louša (1998, str. 6) a Hruška (2005, str. 5) se shodují na tom, že není důležité, jakým způsobem je směrnice napsána a pod jakým názvem vydána. Významnější roli hraje jejich obsah, který vymezuje stanovení metodiky postupu, rozsah a dobu jejich působnosti, určení osob odpovědných za aktualizaci směrnic a určení osob odpovědných za jejich dodržování. Je důležité, aby se vnitropodnikové směrnice ve společnosti staly aktivně využívaným nástrojem, na který se zaměstnanci obrací v případech, kdy potřebují znát, jak je určitá situace řešena v dané účetní jednotce. Aby vnitropodnikové směrnice fungovaly tak, jak mají, musí být teorie, která je napsána na papíře, převedena do praxe. I sebelépe vytvořené vnitropodnikové směrnice jsou však k ničemu, jestliže s nimi zaměstnanci nepracují, neradí se s nimi a nenahlíží do nich. Proto je vhodné každého nově příchozího zaměstnance zasvětit do vnitřních směrnic společnosti a tím předejít případným nedorozuměním při určitých postupech. Jestliže jsou vnitropodnikové směrnice ze strany zaměstnanců přehlíženy či zcela ignorovány, mine se jejich úsilí účinkem. K seznámení s novou směrnicí slouží takzvaná implementace, kdy zaměstnavatel představí směrnici svým zaměstnancům. Většinou se tak děje na pracovních poradách, kde je tato informace podepsaná všemi zaměstnanci a zanesena se do zápisu. (Novotný, 2014) 3.6 Formální stránka vnitropodnikových směrnic Vytváření vnitropodnikových směrnic je proces, který prostupuje skrze celou účetní jednotku. Na jejím vzniku by se měli účastnit nejen účetní, kteří směrnici vytvoří pomyslný základní kámen, ale i další odborníci jako jsou daňoví poradci, auditoři, ekonomové, výrobní technici, ředitelé oddělení či vlastníci společností. Ti mohou směrnici doplnit o podstatné detaily. (Kovalíková, 2011, str. 6) Dle Kovalíkové (2011, str. 8) je vhodné rozdělit formální stránku směrnice na dvě části. První část je spíše obecná obsahující předpisy, od kterých se směrnice odvíjí a zmíněny jsou i citace příslušných předpisů, z důvodu usnadnění práce zaměstnancům při studování konkrétní směrnice. Při nahlížení do směrnic má zaměstnanec citace přímo k dispozici. Dochází tedy i k úspoře času, který by zaměstnanec vynaložil při hledání příslušných citací v předpisech, jestliže by nebyly uvedeny přímo ve směrnici. Navíc jejich uvedení povede k lepšímu pochopení a objasnění, proč byla směrnice vytvořena. V druhé části bude popsán přesný postup řešení konkrétní problematiky.

23 Vnitropodnikové směrnice 23 Myšková (2004, str. 48) dodává, že vnitropodniková směrnice může být vytvořena dvěma způsoby. A to buď jako souvislý text nebo jako tabulka pro větší přehlednost. V praxi se používá kombinace obou zmíněných způsobů. Vnitropodnikové směrnice se obvykle skládají ze záhlaví, vlastního textu a zápatí. Záhlaví usnadňuje orientaci mezi směrnicemi. Obsahuje základní informace, jako jsou název a sídlo účetní jednotky, název směrnice a číselné označení, schválení, revize, účinnost, rozdělovník, kdo směrnici vydal a přílohy. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 39) Vlastní text se skládá z úvodního ustanovení, kde jsou uvedeny odkazy na předpisy a jejich citace. Dále je zde samotný text směrnice, který řeší konkrétní postup a závěrečné ustanovení, ve kterém se řeší, pro koho je směrnice určena, kdo je pověřen kontrolou dodržování, zrušovací nařízení předchozích směrnic a nařízení o přílohách. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 39) Zápatí obsahuje místo a datum vydání, celkový počet stran a podpis osoby, která směrnici schválila. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 39) Dle Svobodové (2008) může mít vnitropodniková směrnice například nezávazné provedení, které je uvedeno níže. Obr. 3 Vzor vnitropodnikové směrnice Zdroj: Svobodová, Vnitřní směrnice v účetnictví, Náležitosti vnitropodnikových směrnic V následujících odstavcích jsou dle Myškové (2004, str. 48) a dle Sotony (2006, str. 4) definovány jednotlivé náležitosti, které by měly vnitropodnikové směrnice obsahovat. Těmito náležitostmi lze předcházet případným pochybnostem, které se týkají zejména platnosti, účinnosti nebo odpovědnosti. Každá směrnice by měla obsahovat kromě konkrétního textu i název účetní jednotky, který vztahuje směrnici k určité společnosti. Stanovením přesného názvu je zabráněno záměně směrnic mezi jednotlivými společnostmi. To samé platí

24 Vnitropodnikové směrnice 24 i u názvu směrnice, který přesně vymezí problém následně řešený směrnicí. Díky názvu směrnice včetně jednoznačného označení lze předcházet zaměnitelnosti. Tuto náležitost si stanovuje sama účetní jednotka dle svých zvyklostí. Další náležitostí směrnice je uvedení místa a data vydání, přičemž datum vydání nemusí být shodný s datem účinnosti. Datum účinnosti označuje den, od kterého se směrnice stává platnou. Tento den by měl být v souladu s novelami právních předpisů. Na směrnici by se měl nacházet i údaj o tom, kdo směrnici vypracoval. Tento údaj obsahuje jméno zaměstnance, který směrnici vytvořil a na kterého se ostatní zaměstnanci obrací, mají-li případné dotazy k dané směrnici. Zároveň zajišťuje aktualizaci směrnice a sleduje legislativní změny. Údaj o tom, kdo směrnici vyřizuje, je uveden, jestliže odpovědnost za směrnici nese jiná osoba než ta, která ji vypracovala. Další náležitostí je uvedení útvaru či jednotlivce, který se zabývá vydáním směrnice a po skončení její platnosti i archivací je uveden pod pojmem vydal. Osoba odpovědná za kontrolu je uvedena pod pojmem kontroloval, přičemž sama účetní jednotka stanoví, kdo touto osobou bude. Ve většině případů zastává tuto funkci nadřízený zaměstnance, který směrnici vypracoval. Pod pojmem schválil je uvedena osoba s přidělenou nebo delegovanou pravomocí, která svým podpisem schvaluje směrnici. Schiffer (2010, str. 23) se ve své knize zmiňuje o tom, že vnitropodnikové směrnice jsou závazné pro všechny zaměstnance účetní jednotky, a proto by je měl schvalovat nejvyšší odpovědný zaměstnanec pro daný stupeň pravomocí. Pod pojmem revize je uveden údaj o novelizaci směrnice. A poslední náležitostí je rozdělovník, který stanovuje množství vyhotovených směrnic, a komu budou poskytnuty. 3.8 Členění směrnic Pro samotnou tvorbu vnitropodnikových směrnic není jednoznačně a závazně vymezen žádný postup. Při jejich tvorbě jsou rozhodující podmínky a situace v dané účetní jednotce, čemuž se přizpůsobuje i text směrnice. Přičemž ne všechny vnitropodnikové směrnice musí být vytvořeny samostatně. Některé mohou být součástí jiných směrnic. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40; Otrusinová a Šteker, 2007) Vnitropodnikové směrnice jsou obecně členěny do dvou skupin, jejich charakteristika je uvedena v následujících odstavcích. První skupinu tvoří směrnice povinné, jejichž tvorba vychází přímo nebo nepřímo z legislativy. Tento typ směrnic tvoří účetní jednotka pouze má-li ve společnosti jejich tvorba smysl a opodstatnění. Tvoří se dle účetních předpisů, a to podle ZoÚ, účetních standardů nebo prováděcích vyhlášek. Jako příklad těchto směrnic lze uvést systém zpracování účetnictví, podpisové záznamy a vzory, dlouhodobý majetek, odpisový plán, účtový rozvrh, zásoby a další. (Kovalíková, 2011, str. 14; Otrusinová a Šteker, 2007, Sotona, 2006, str. 5) Do druhé skupiny patří ostatní směrnice, které jsou buď podloženy jinými právními předpisy (například zákoníkem práce, zákonem o daních z příjmů, záko-

25 Vnitropodnikové směrnice 25 nem o rezervách, a podobně) nebo se jedná o takzvané směrnice doporučené, u kterých se jejich náplň a rozsáhlost stanovuje podle velikosti, struktury a předmětu činnosti dané společnosti. Jejich vytvoření má pro účetní jednotku neocenitelný přínos z důvodu ulehčení organizace a zajištění plynulého chodu jednotlivých činností. Jedná se například o směrnice, která upravuje vyhotovení, zpracování neboli zhotovení a oběh účetních dokladů nebo směrnice, která upravuje organizační strukturu společnosti, směrnici, která upravuje používání podnikových motorových vozidel, směrnici týkající se pracovních cest, poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čistících a dezinfekčních prostředku a další. (Kovalíková, 2011, str. 14; Otrusinová a Šteker, 2007, Sotona, 2006, str. 5) 3.9 Časté chyby při vytváření vnitropodnikových směrnic V praxi se účetní jednotky poměrně často shledávají s markantním problémem, kterým je neexistence aktuálních vnitropodnikových směrnic. Jestliže účetní jednotka pracuje s neaktuálními směrnicemi, s největší pravděpodobností bude aktualizace potřebná zejména při změně pravidel obecně platných předpisů, při vnitřních organizačních změnách, při změně způsobu realizace nebo při změně zvolených účetních postupů a podobně. Nejlepším řešením tohoto problému by bylo, aby účetní jednotky pravidelně aktualizovaly vnitropodnikové směrnice a vyvarovaly se tak této situaci. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40) Při sestavování vnitropodnikových směrnic se mohou vyskytnout určité formální nedostatky. Takových nedostatků je celá řada, lze například uvést neaktualizovanost pojmů ve směrnici či celkovou neaktualizovanost v souladu s platnou legislativou, jak již bylo zmíněno výše. V souvislosti s tímto bodem může dojít k porušení zákona. Dále je z hlediska přehlednosti a snadnější orientace ve směrnici velkým problémem nelogické uspořádání směrnice, chaotické a nepřehledné číslování. Účetní jednotka si při tvorbě směrnic musí dávat pozor i na jazykovou správnost. Při existenci gramatických chyb je směrnice považována za velký prohřešek, který poškodí i celkovou reputaci společnosti. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40) Směrnice bývají zpracovány velice obsáhle, aniž by stručně, jasně a výstižně vystihly řešení daného problému. Zároveň se stává, že směrnice obsahuje odkaz na oblasti, které nejsou v účetní jednotce využívány, jako například ocenění příchovku zvířat, která společnost nikdy nevlastnila a jejich chov v budoucnu ani neplánuje. Směrnice obsahuje kromě obecně známých zkratek i jiné, ke kterým chybí seznam vysvětlivek. V takovém případě si může zaměstnanec chybně interpretovat zkratku a na základě toho chybně postupovat při určitém procesu. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40) Další nedostatky se týkají náležitostí směrnic, kdy například není obsažena osoba zodpovědná za tvorbu a aktualizaci vnitropodnikových směrnic nebo jsou chybně uspořádány obsahové náležitosti, což je chyba, která se nejvíce vyskytuje v závěrečných ustanoveních, kde například chybí údaj o datu účinnosti směrnice. Jistě by se našly ještě další formální nedostatky vnitropodnikových směrnic,

26 Vnitropodnikové směrnice 26 v tomto odstavci jsou uvedeny ty nejčastější a zřejmé na první pohled. (Otrusinová a Šteker, 2013, str. 40) 3.10 Revize a změny vnitropodnikových směrnic Vytvořením vnitropodnikových směrnic při začátku činnosti účetní jednotky, v žádném případě nekončí práce účetní. Jelikož platná legislativa, na jejímž základě je prováděno účetnictví, se neustále mění, je tedy na místě aktualizovat i vnitropodnikové směrnice. Může například nastat situace, kdy v daném účetním období dojde k nespočtu novelám některých zákonů. V tomto případě je nezbytné novely analyzovat a poupravit vnitropodnikové směrnice tak, aby byly v souladu s platnou legislativou. (podnikatel.cz, 2012; Schiffer, 2010, str. 24) Co se formální stránky týče, není potřeba vydávat celý předpis znovu, stačí pouze nahradit stránky, na kterých došlo k úpravě, což je zcela jistě ekonomičtější. V záhlaví směrnice se poté objeví informace o změněných stranách. Zda budou nahrazeny strany, na kterých došlo ke změně, nebo bude vytištěna znovu celá směrnice, závisí na zvyklostech účetní jednotky. (Myšková, 2004, str. 48; Otrusinová a Šteker, 2007) Účetní jednotka provádí změny či úpravy vnitropodnikových směrnic i na základě získaných praktických poznatků, které vychází najevo až při zavedení směrnic do užívání. (podnikatel.cz, 2012; Schiffer, 2010, str. 24) Dle Ptáčka (2011) je třeba provést revizi vnitropodnikových směrnic každoročně na začátku nového účetního období, nastanou-li organizační změny, nastanou-li změny v postupu provedení některých činností nebo nastanou-li změny vybraných účetních postupů.

27 Obecná charakteristika vybraných vnitropodnikových směrnic 27 4 Obecná charakteristika vybraných vnitropodnikových směrnic Po konzultaci s jednatelem společnosti bylo učiněno rozhodnutí, zaměřit se na vytvoření třech zcela nových a ve společnosti dosud neexistujících vnitropodnikových směrnic. Jedná se o Směrnice upravující dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu, zásoby a náhrady výdajů při pracovních cestách. Současně s vytvořením nových směrnic je potřebné zaktualizovat a upravit již zavedené směrnice ve společnosti, kterými jsou Směrnice upravující podmínky nároku na stravenky a Směrnice upravující podmínky provozu služebních motorových vozidel. V následujících podkapitolách jsou jednotlivé směrnice stručně definovány, z důvodů získání potřebných informací o dané problematice, před samotnou tvorbou vnitropodnikových směrnic. 4.1 Dlouhodobý majetek včetně odpisového plánu Dlouhodobý majetek lze považovat za páteř obchodních, výrobních, ale i jiných typů účetních jednotek. Je označován i jako neoběžný majetek, fixní majetek nebo stálá aktiva. Účetní jednotkou je tento majetek využíván dlouhodobě, což znamená, že doba jeho použití je delší než 12 po sobě jdoucích měsíců. Dlouhodobý majetek se postupně opotřebovává, přičemž svoji hodnotu přenáší do produkovaných výrobků, služeb či prací. Z uvedeného vyplývá, že tento typ majetku je důležitou součástí aktiv společnosti. Proto je na místě vytvořit vnitropodnikovou směrnici, která bude upravovat tuto problematiku (Březinová, 2013, str. 99; Sotona, 2006, str. 68) Dlouhodobý majetek je členěn na dlouhodobý hmotný majetek, dlouhodobý nehmotný majetek a dlouhodobý finanční majetek. Směrnice upravující dlouhodobý majetek je úzce spjata se směrnicí upravující odpisový plán. Tyto směrnice mohou vystupovat samostatně nebo může být jedna směrnice součástí druhé. (Hruška, 2005, str. 23; Kovalíková, 2013, str. 123) Povinnost sestavit odpisový plán ukládá každé účetní jednotce ZoÚ, přičemž také stanoví, že daný majetek lze odepsat pouze do výše jeho ocenění v účetnictví. Na základě tohoto plánu účetní jednotky provádějí odpisování majetku v průběhu jeho používání. Všeobecně se doporučuje, aby v této směrnici byly uvedeny jak daňové, tak i účetní odpisy. Zatímco v účetních odpisech sama účetní jednotka stanovuje sazby odpisů k jednotlivým skupinám dlouhodobého majetku, například dle výkonu, doby použitelnosti nebo dle času. V daňových odpisech se účetní jednotka musí řídit zákonem o daních z příjmů, kde je předem stanoveno zařazení majetku a doba odepisování. Navíc při tomto druhu odepisování může účetní jednotka využít u nově pořízeného dlouhodobého majetku v prvním roce odepisování zvýšený odpis o určité procento vstupní ceny nově pořízeného majetku. Zvýšený odpis se týká pouze poplatníků uvedených v zákoně o daních z příjmů. (Hruška, 2005, str. 55; Otrusinou a Šteker, 2007)