Uživatelská příručka DMS

Transkript

1 Verze 4.1 Uživatelská příručka DMS Pro: Univerzita Palackého v Olomouci Křižkovského 8, Olomouc - ORIGINAL Zpracoval: Lenka Zať ková

2 Pokud nakládání s informacemi v tomto dokumentu nepodléhá podmínkám zvláštní písemně uzavřené smlouvy mezi společností IBM Česká republika, spol. s r. o. a zadavatelem UPOL, budou tyto informace považovány za důvěrné a jsou určeny výhradně pro interní potřebu zadavatele UPOL. Tyto informace nesmí být bez předchozího svolení IBM Česká republika, spol. s r.o. postoupeny třetí straně ani používány či rozmnožovány pro jiné účely. V rámci dokumentu jsou použita označení a jména, která jsou chráněna ochrannými známkami a registrovanými ochrannými známkami. Tato jména a označení jsou použita při plném respektování všech práv jejich příslušných vlastníků.

3 Obsah 1. O DOKUMENTU POUŽITÉ ZKRATKY A POJMY PŘEHLED ZMĚN UVEDENÍ DO SYSTÉMU PŘIHLÁŠENÍ DO SYSTÉMU ÚVODNÍ STRÁNKA SYSTÉMU ODHLÁŠENÍ ZE SYSTÉMU VOLBA JAZYKOVÉ VERZE PRÁCE NEPŘIHLÁŠENÉHO UŽIVATELE EVIDENCE DOKUMENTŮ EVIDENCE DOKUMENTU STUDIJNÍ MATERIÁLY EVIDENCE DOKUMENTU NORMA EVIDENCE DOKUMENTU ŘÍDÍCÍ DOKUMENTY PRACOVIŠTĚ EVIDENCE DOKUMENTU DOKUMENT VOLENÉHO ORGÁNU EVIDENCE DOKUMENTU PROJEKTOVÁ DOKUMENTACE VYHLEDÁVÁNÍ DOKUMENTŮ VYHLEDÁVACÍ KRITÉRIA ZOBRAZENÍ NALEZENÝCH DOKUMENTŮ VYHLEDÁVÁNÍ V DOKUMENTECH STUDIJNÍ MATERIÁLY VYHLEDÁVÁNÍ V DOKUMENTECH NORMA VYHLEDÁVÁNÍ V DOKUMENTECH ŘÍDÍCÍ DOKUMENTY PRACOVIŠTĚ VYHLEDÁVÁNÍ V DOKUMENTECH DOKUMENT VOLENÉHO ORGÁNU VYHLEDÁVÁNÍ V DOKUMENTECH PROJEKTOVÁ DOKUMENTACE VYHLEDÁVÁNÍ PROJEKTŮ ZOBRAZENÍ NALEZENÝCH PROJEKTŮ VYHLEDÁVÁNÍ V PROJEKTECH EDITACE DOKUMENTŮ EDITACE DOKUMENTU STUDIJNÍ MATERIÁLY EDITACE DOKUMENTU NORMA EDITACE DOKUMENTU ŘÍDÍCÍ DOKUMENTY PRACOVIŠTĚ EDITACE DOKUMENTU DOKUMENT VOLENÉHO ORGÁNU EDITACE DOKUMENTU PROJEKTOVÁ DOKUMENTACE AKCE ZOBRAZIT AKCE STÁHNOUT AKCE ZOBRAZIT HYPERLINK AKCE UPLOAD NOVÉ VERZE AKCE VERZE EDITACE PROJEKTŮ EDITACE VLASTNOSTÍ PROJEKTŮ POŽADAVKY NA VYTVOŘENÍ UŽIVATELSKÉHO ÚČTU UŽIVATELSKÁ OPRÁVNĚNÍ PŘÍLOHY PŘÍLOHA 1 TYPY DOKUMENTŮ PODPOROVÁNY FULLTEXTOVÝM VYHLEDÁVÁNÍM... 57

4 1. O dokumentu Tento je součástí sedy dokumentů, jež souhrnně tvoří kompletní dokumentaci řešení DMS. Tato dokumentace především popisuje návrh a strukturu řešení, jeho jednotlivé součásti, klíčové principy, funkce a komponenty. 1.1 Použité zkratky a pojmy Zkratka DMS UPOL Vysvětlení Document Management System Univerzita Palackého v Olomouci 1.2 Přehled změn Datum Verze Popis Změnil Vytvoření dokumentu Lenka Zaťková Aktualizace dokumentu po 2. etapě Lenka Zaťková Aktualizace dokumentu po 3. etapě Lenka Zaťková Aktualizace dokumentu podle připomínek UPOL Lenka Zaťková Aktualizace obrázků Lenka Zaťková Aktualizace kapitoly 4. a 5. a obrazovek Lenka Zaťková Zapracování připomínek kapitol 4. a 5., doplnění Přílohy 1 Lenka Zaťková 4

5 2. Uvedení do systému Systém DMS umožňuje: 1. Evidenci dokumentů do systému se eviduje 5 typů dokumentů a. Studijní materiály, b. Norma, c. Řídící dokumenty pracoviště, d. Dokument voleného orgánu, e. Projektová dokumentace. 2. Vyhledávání dokumentů vyhledávání evidovaných dokumentů, zobrazení dokumentů podle definovaných přístupových oprávnění, editace vlastností dokumentů, verzování elektronických příloh 2.1 Přihlášení do systému Uživatel se do systému přihlašuje vyplněním svého uživatelského jména do pole ID uživatele a hesla do pole Heslo na přihlašovací stránce DMS (Obr ). Po vyplnění údajů stiskne tlačítko Přihlásit se. Pokud jsou přihlašovací údaje zadané správně, zobrazí se úvodní stránka (Obr ). Pokud přihlašovací údaje nebyli zadané správně, systém na to upozorní chybovým hlášením a přihlášení nevykoná. Obr Úvodní stránka systému Po přihlášení se zobrazí úvodní stránka. Úvodní stránka obsahuje v levé části hlavní menu (Obr ). 5

6 Obr Menu obsahuje položky Evidence a Vyhledávání. Položka Vyhledávání je rozbalená a obsahuje seznam všech typů dokumentů. Uživatel může vyhledávat ve všech typech dokumentů, ale systém vyhledá pouze ty dokumenty, na které má uživatel oprávnění alespoň ke čtení. Uživatel kliknutím na název typu dokumentu zvolí zobrazení obrazovky pro vyhledávání v dokumentech vybraného typu. Do obrazovky pro vyhledávání v dokumentech jiného typu se uživatel přepne kliknutím na jeho název. Po kliknutí na položku Evidence systém zobrazí seznam typů dokumentů, které umožňuje systém evidovat přihlášenému uživateli na základě jeho uživatelských oprávnění (Obr ). Uživatel kliknutím na název typu dokumentu zvolí zobrazení obrazovky pro jeho evidování. Do obrazovky pro evidování jiného typu dokumentu se uživatel přepne kliknutím na jeho název. Obr Odhlášení ze systému Odhlášení ze systému uživatel vykoná kliknutím na odkaz Odhlásit se, který se nachází v pravém horním rohu obrazovky. Po odhlášení systém zobrazí obrazovku pro přihlášení uživatele (Obr ). 2.4 Volba jazykové verze Uživatel může zvolit jazykovou verzi aplikace, v které chce pracovat. Volbu vykoná kliknutím na jednu z ikon jazykové verze, které se nacházejí v pravém horním rohu obrazovky. 2.5 Práce nepřihlášeného uživatele Uživatel, který se do systému nepřihlásí, může vyhledávat a prohlížet dokumenty, ke kterým bylo nastavené oprávnění ke čtení pro veřejnost. Uživateli, který se nepřihlásil, se 6

7 zobrazuje obrazovka (Obr ), na které je otevřená záložka s vyhledávacím formulářem pro vyhledávání dokumentů typu Studijní materiály. Obr Postup vyhledávání a prohlížení dokumentů je stejný jako pro uživatele, který je přihlášený do systému a má na dokumenty oprávnění ke čtení. 7

8 3. Evidence dokumentů Uživatel může zaevidovat nový dokument v obrazovce pro evidování dokumentů. Pro každý typ dokumentu existuje samostatná obrazovka. Přístup k jednotlivým obrazovkám je z hlavního menu. Každá obrazovka obsahuje seznam vlastností zvoleného typu dokumentu. Vlastnosti, které musí povinně obsahovat nějakou hodnotu, jsou označené hvězdičkou. Pokud se u vlastnosti nachází ikona, znamená to, že k poli je nadefinovaná nápověda. Nápověda se zobrazí po přesunu myši na ikonu. Způsob vyplnění polí dokumentu: 1. vložením textu uživatel vyplní libovolný text, například: 2. výběrem z kalendáře uživatel vybere hodnotu z kalendáře, který se rozbalí po kliknutí do pole anebo na ikonu na konci pole, například: Uživatel vybere datum kliknutím na konkrétní den. Stisknutím tlačítka Vyprázdnit se smaže hodnota v poli, Stisknutím tlačítka Zavřít se zavře kalendář bez vykonání změn. Pokud se na jednom formuláři nachází datumové pole, které slouží na zadání časového období, datum začátku období musí byť nižší anebo stejné jako datum ukončení období. 3. výběrem hodnoty z rozbalovacího pole uživatel klikne na šípku vedle pole, systém rozbalí nabídku hodnot a uživatel kliknutím na jednu z hodnot pole vyplní, např.: 4. výběrem hodnoty z nabídky generované po vložení znaku/znaků do pole takováto pole jsou zvýrazněné zelenou barvou. Uživatel vloží do pole znaky, kterými 8

9 hledané slovo začíná, systém zobrazí nabídku, nabídka se vkládáním dalších znaků postupně zužuje. Po kliknutí do pole systém automaticky doplní znak %. Systém ukáže seznam prvních 30 hodnot v nabídce. V seznamu se dá pohybovat pomocí posuvníku na pravé straně pole anebo pomocí šipek na klávesnici. Pokud je celkový počet hodnot vyšší jak třicet, systém o tom informuje. Tento typ pole je zvýrazněný zelenou barvou. Uživatel může vyhledávat kdekoliv v názvu hodnoty, pokud před zadávaný řetězec nejprve zadá zástupný znak % anebo *. Pokud má hodnota v poli podobu zkratka název, do pole stačí doplnit zkratku. Kromě vlastností dokumentu se na stránce nachází tlačítka Ulož dokument a Vyčisti. Po stisknutí tlačítka Vyčisti systém odstraní všechny vyplněné hodnoty z polí a formulář zůstane prázdný. Pokud uživatel stiskne tlačítko Ulož dokument, systém zkontroluje: zda jsou položky v správném tvaru pokud je některá položka vyplněná v nesprávném tvaru, systém nad vlastnostmi zobrazí chybové hlášení Pole (název pole) je chybně vyplněné, zda jsou všechny povinné položky vyplněné pokud některá povinná položka není vyplněná, systém nad vlastnostmi zobrazí chybové hlášení Pole (název pole) je povinné, zda je k evidovanému dokumentu přiložen elektronický soubor pokud není soubor přiložen, systém nad vlastnostmi zobrazí chybové hlášení K dokumentu musí být přiložen nějaký soubor. Pokud nebyla vyplněna povinná položka anebo pokud byla zadána v nesprávném tvaru, systém současně se zobrazením chybového hlášení odstraní cestu k souboru v poli Soubor a je potřeba, aby uživatel vyhledal a vybral soubor znovu. Pokud vložený soubor není v podporovaném formátu, systém zobrazí hlášení s doporučením kontaktovat administrátora. 9

10 Po úspěšném uložení dokumentu systém zobrazí informaci Dokument byl úspěšně uložen a zobrazí prázdný formulář pro evidování nového dokumentu. Po založení dokumentu typu Norma systém spolu s oznámením o úspěšném založení dokumentu zobrazí také číslo přidělené normě. Systém ke každému zaevidovanému dokumentu doplní informaci Vytvořil a Datum vytvoření. Informace Vytvořil obsahuje jméno uživatele, který dokument do systému zaevidoval. Informace Datum vytvoření představuje datum, kdy byl dokument do systému zaevidovaný. 3.1 Evidence dokumentu Studijní materiály Obrazovka pro zaevidování dokumentu typu Studijní materiály (Obr ) se zobrazí po kliknutí na položku menu Evidence -> Studijní materiály. Obr Název položky Popis Povinné vyplnění Název dokumentu Pracoviště Předmět Uživatel vyplní libovolný text Přihlášený uživatel vybere jedno z nabízených pracovišť. V nabídce se nachází pouze ty pracoviště, na které je uživatel zařazený. Přednastavená hodnota pro pole je první pracoviště ze seznamu. Položku možno vyplnit až po vyplnění pole Pracoviště. Systém nabízí na výběr předměty, které patří ke zvolenému pracovišti. Položka může 10

11 Klíčová slova Autor dokumentu Jazyk Veřejnost dokumentu Datum archivace Heslo Heslo kontrolu Soubor pro obsahovat více hodnot. Pro vyplnění uživatel nejdříve zvolí jednu z hodnot nabízených v prvním poli a stiskne tlačítko Přidej. Systém zařadí předmět do druhého pole, v kterém se nachází doteď vybrané hodnoty. Označením jedné z hodnot, kliknutím na ni v tomto poli a stisknutím tlačítka Vymaž se hodnota z pole odstraní. Podržením klávesy Ctrl je možné označit více hodnot zároveň. Uživatel napíše seznam slov, podle kterých chce později vyhledávat. Slova odděluje čárkou. Uživatel vloží do pole jméno/název autora, který dokument napsal. Položka může obsahovat více hodnot. Pro vyplnění uživatel nejdříve zvolí jednu z hodnot nabízených v prvním poli a stiskne tlačítko Přidej. Systém zařadí předmět do druhého pole, v kterém se nachází doteď vybrané hodnoty. Označením jedné z hodnot, kliknutím na ni v tomto poli a stisknutím tlačítka Vymaž se hodnota z pole odstraní. Podržením klávesy Ctrl je možné označit více hodnot zároveň. Pole obsahuje na výběr možnosti anebo. Po výběru hodnoty systém umožní vyhledat dokument také těm uživatelům, kteří nemají přístup do aplikace pod uživatelským jménem a heslem. Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. Do pole je možné vložit libovolné heslo. Uložením dokumentu s vyplněnou položkou Heslo se dokument stává zaheslovaným, to znamená, že připojený soubor se uživatelovi zobrazí pouze po zadání správného hesla. Toto pole slouží jako kontrola správnosti zadaného hesla. Pokud bylo vyplněné pole Heslo, ale uživatel nevyplnil pole Heslo pro kontrolu, anebo ho nevyplnil stejným heslem jako pole Heslo, systém na to upozorní po stisknutí tlačítka Ulož dokument. Po stisknutí tlačítka Procházet... systém otevře dialogové okno, ve kterém může uživatel vyhledat a vybrat soubor, který má na svém počítači anebo na síti. Po vybrání souboru se v poli zobrazuje cesta k souboru. Po uložení dokumentu systém na základě hodnoty v poli Pracoviště doplní hodnotu vlastnosti Fakulta. Na základě zvolených předmětů systém doplní vlastnosti: - Forma studia 11

12 - Studijní obor - Studijní program - Typ studia - Obor vzdělávání 3.2 Evidence dokumentu Norma Obrazovka pro zaevidování dokumentu typu Norma (Obr ) se zobrazí po kliknutí na položku menu Evidence -> Norma. Obr Název položky Popis Povinné vyplnění Název normy Uživatel vyplní libovolný text Platnost od Platnost do Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. 12

13 Nahrazuje Nahrazená Součást Položka může obsahovat více hodnot. Pro vyplnění uživatel nejdříve zvolí jednu z hodnot nabízených v prvním poli a stiskne tlačítko Přidej. Systém zařadí předmět do druhého pole, v kterém se nachází doteď vybrané hodnoty. Označením jedné z hodnot, kliknutím na ni v tomto poli a stisknutím tlačítka Vymaž se hodnota z pole odstraní. Podržením klávesy Ctrl je možné označit více hodnot zároveň. Položka může obsahovat více hodnot. Pro vyplnění uživatel nejdříve zvolí jednu z hodnot nabízených v prvním poli a stiskne tlačítko Přidej. Systém zařadí předmět do druhého pole, v kterém se nachází doteď vybrané hodnoty. Označením jedné z hodnot, kliknutím na ni v tomto poli a stisknutím tlačítka Vymaž se hodnota z pole odstraní. Podržením klávesy Ctrl je možné označit více hodnot zároveň. Položku je možné vyplnit výběrem jedné hodnoty z nabídky. V nabídce jsou ty hodnoty, pro které je uživatel vedoucím anebo tajemníkem vedoucího. Typ normy Uživatel vybere typ normy z nabídky. Zpřístupnění Klíčová slova Datum archivace Soubor Pole umožňuje výběr hodnoty: Fakulta dokument bude moci po uložení vyhledat uživatel, který se přihlásí do systému a patří pod fakultu vybranou v poli Součást Univerzita dokument bude moci po uložení vyhledat uživatel, který se přihlásí do systému Veřejný dokument dokument bude moci po uložení vyhledat i ten uživatel, který nemá přístup do systému pod uživatelským jménem a heslem Uživatel napíše seznam slov, podle kterých chce později vyhledávat. Slova odděluje čárkou. Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. Po stisknutí tlačítka Procházet... systém otevře dialogové okno, ve kterém může uživatel vyhledat a vybrat soubor, který má na svém počítači anebo na síti. Po vybrání souboru se v poli zobrazuje cesta k souboru. 13

14 3.3 Evidence dokumentu Řídící dokumenty pracoviště Obrazovka pro zaevidování dokumentu typu Řídící dokumenty pracoviště (Obr ) se zobrazí po kliknutí na položku menu Evidence -> Řídící dokumenty pracoviště. Obr Název položky Popis Povinné vyplnění Název dokumentu Pracoviště Datum porady Typ dokumentu zápisu Datum archivace Klíčová slova Uživatel vyplní libovolný text Přihlášený uživatel vybere jedno z nabízených pracovišť. V nabídce se nachází pouze ty pracoviště, pro které je uživatel nastavený jako vedoucí anebo tajemník vedoucího. Přednastavená hodnota pro pole je první pracoviště ze seznamu. Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. Uživatel vybere jednu z nabízených možností. Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. Uživatel napíše seznam slov, podle kterých chce později vyhledávat. Slova odděluje čárkou. 14

15 Soubor Po stisknutí tlačítka Procházet... systém otevře dialogové okno, ve kterém může uživatel vyhledat a vybrat soubor, který má na svém počítači anebo na síti. Po vybrání souboru se v poli zobrazuje cesta k souboru. 3.4 Evidence dokumentu Dokument voleného orgánu Obrazovka pro zaevidování dokumentu typu Dokument voleného orgánu (Obr ) se zobrazí po kliknutí na položku menu Evidence -> Dokument voleného orgánu. Obr Název položky Popis Povinné vyplnění Součást Orgán Uživatel vybere jednu z hodnot. Uživatel může vybrat jen z těch součástí, pro jejichž orgány je editorem. Systém nabízí seznam orgánů vybrané součásti. Dokud není v poli Součást zadána nějaká hodnota, pole Orgán není možné vyplnit. 15

16 Název dokumentu Stav dokumentu Veřejnost dokumentu Datum archivace Uživatel vyplní libovolný text Uživatel vybere jednu z hodnot. Pole umožňuje výběr hodnoty: Orgán dokument bude moci po uložení vyhledat uživatel, který se přihlásí do systému a je členem orgánu vybraného v poli Orgán Univerzita dokument bude moci po uložení vyhledat uživatel, který se přihlásí do systému Veřejný dokument dokument bude moci po uložení vyhledat i ten uživatel, který nemá přístup do systému pod uživatelským jménem a heslem Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. Typ hlasování Uživatel vybere jednu z hodnot. Datum zasedání Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. Poznámka Uživatel vyplní libovolný text Klíčová slova Soubor Uživatel napíše seznam slov, podle kterých chce později vyhledávat. Slova odděluje čárkou. Po stisknutí tlačítka Procházet... systém otevře dialogové okno, ve kterém může uživatel vyhledat a vybrat soubor, který má na svém počítači anebo na síti. Po vybrání souboru se v poli zobrazuje cesta k souboru. 3.5 Evidence dokumentu Projektová dokumentace Obrazovka pro zaevidování dokumentu typu Projektová dokumentace (Obr ) se zobrazí po kliknutí na položku menu Evidence -> Projektová dokumentace. Seznam vlastností Projektové dokumentace je rozdělený nad a pod čarou. Vlastnosti nad čarou jsou vlastnostmi, vlastnosti pod čarou jsou vlastnostmi dokumentu. Kromě vlastností a tlačítek Ulož dokument a Vyčisti se na obrazovce nachází také tlačítko Vyhledej projekt, které slouží na vyhledání. Projekt je možné vyhledat podle vlastností, které uživatel vyplnil. 16

17 Obr

18 Název položky Popis Povinné vyplnění Číslo Součást Název Pole slouží k vyhledání již existujícího. Po vložení přesného čísla a stisknutí tlačítka Vyhledej projekt systém doplní vlastnosti nad čarou. Uživatel tak může zaevidovat dokument k již existujícímu. Pokud systém pod zadaným číslem nenajde žádný projekt, oznámí to uživateli hlášením Žádný projekt nevyhovuje zadaným kritériím, které se zobrazuje nad formulářem pro evidování. Pole je možné vyplnit až po vyplnění pole Řešitel, na jehož výběru závisí. Uživatel vyplní libovolný text Typ Uživatel vybere jednu z hodnot Řešitel Projektový manažer Pracoviště Poskytovatel Další poskytovatelé Pro pole je přednastavená hodnota na uživatele, který je přihlášený a eviduje dokument. Uživatel může vybrat řešitele z nabídky uživatelů. Na základě výběru řešitele je možné vyplnit hodnotu v poli Součást. Aplikace předvyplní aktuálně přihlášeného uživatele. Uživatel může vybrat projektového manažera z nabídky uživatelů. Pole je možné vyplnit až po vyplnění pole Součást. Pole se vyplní výběrem hodnoty z nabídky. V nabídce jsou pracoviště ze zadané Součásti. Uživatel vybere jednu z hodnot Položka může obsahovat více hodnot. Pro vyplnění uživatel nejdříve zvolí jednu z hodnot nabízených v prvním poli a stiskne tlačítko Přidej. Systém zařadí předmět do druhého pole, v kterém se nachází doteď vybrané hodnoty. Označením jedné z hodnot, kliknutím na ni v tomto poli a stisknutím tlačítka Vymaž se hodnota z pole odstraní. Podržením klávesy Ctrl je možné označit více hodnot zároveň. Nositel UP Uživatel vybere možnost nebo Datum zahájení Datum ukončení Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. 18

19 Pracovníci Typ ukončení Kód udělený poskytovatele m dotace Položka může obsahovat více hodnot. Pro vyplnění uživatel nejdříve zvolí jednu z hodnot nabízených v prvním poli a stiskne tlačítko Přidej. Systém zařadí předmět do druhého pole, v kterém se nachází doteď vybrané hodnoty. Označením jedné z hodnot, kliknutím na ni v tomto poli a stisknutím tlačítka Vymaž se hodnota z pole odstraní. Podržením klávesy Ctrl je možné označit více hodnot zároveň. Uživatel vybere jednu z možností Uživatel vyplní libovolný text Stav Uživatel vybere jednu z možností Číslo prvku Název dokumentu Typ dokumentu Autor dokumentu Utajení dokumentu SPP Klíčová slova Datum archivace Položka může obsahovat více hodnot. Pro vyplnění uživatel nejdříve zvolí jednu z hodnot nabízených v prvním poli a stiskne tlačítko Přidej. Systém zařadí předmět do druhého pole, v kterém se nachází doteď vybrané hodnoty. Označením jedné z hodnot, kliknutím na ni v tomto poli a stisknutím tlačítka Vymaž se hodnota z pole odstraní. Podržením klávesy Ctrl je možné označit více hodnot zároveň. Uživatel vyplní libovolný text Uživatel vybere jednu z možností Uživatel vyplní libovolný text Pole umožňuje výběr hodnoty: Řešitel/Projektový manažer dokument bude moci po uložení vyhledat uživatel, který je vybraný v poli Řešitel anebo v poli Projektový manažer Skupina dokument bude moci po uložení vyhledat kromě Řešitele a Projektového manažera také každý uživatel, který je vybraný v poli Pracovníci Uživatel napíše seznam slov, podle kterých chce později vyhledávat. Slova odděluje čárkou. Datum je možné vybrat z kalendáře, který se zobrazí po kliknutí do pole anebo na ikonu vedle pole. Kliknutím na datum v kalendáři se položka vyplní. Uživatel může datum také zadat ručně. Soubor Po stisknutí tlačítka Procházet... systém otevře 19

20 dialogové okno, ve kterém může uživatel vyhledat a vybrat soubor, který má na svém počítači anebo na síti. Po vybrání souboru se v poli zobrazuje cesta k souboru. 20

21 4. Vyhledávání dokumentů Vyhledání dokumentu je dostupné přes obrazovku pro vyhledávání dokumentů. Pro každý typ dokumentu existuje samostatná obrazovka. Přístup k jednotlivým obrazovkám je z hlavního menu. Podle typu dokumentu jsou na obrazovce zobrazeny vyhledávací kritéria a seznam zobrazených vlastností každého vyhledaného dokumentu. Vyhledávání a zobrazování dokumentů je přístupné také nepřihlášenému uživatelovi, a to pro dokumenty, které jsou veřejné. Uživatelské prostředí je pak stejné jako pro uživatele přihlášeného. 4.1 Vyhledávací kritéria Vyhledávací kritéria se zobrazují na záložce Formulář. Jednotlivá vyhledávací kritéria jsou podle typu rozdělená následovně: položky typu text je možné vyplnit libovolným řetězcem. Při zadávání vyhledávacích kritérií je možné použít zástupné znaky * anebo % pro skupinu znaků a? anebo _ pro jeden znak. Systém vyhledá dokumenty, které obsahují uvedený řetězec ve vyplněné vlastnosti dokumentu. Zástupné znaky není potřebné zadávat na začátku a na konci řetězce, položky typu datum je možné vyplnit libovolným datem. Systém vyhledá dokumenty, které obsahují uvedený datum ve vyplněné vlastnosti dokumentu anebo nemají vlastnost vyplněnu žádným datem. Datumové pole, které slouží na zadání časového období, je potřebné vyplnit tak, aby datum začátku období byl nižší anebo totožný jako datum ukončení období. Pokud tomu tak není, systém upozorní na chybu. Pro jednodušší vyplňování hodnoty se nachází vedle pole ikona, která po kliknutí zobrazí kalendář, v kterém je možné datum označit. Kalendář se zobrazí také po kliknutí do pole. Vybraným datem se vyplní hodnota pole, položky vyplněné výběrem z hodnot lze vyplnit hodnotou, kterou je možné vybrat z nabídky. Systém vyhledá dokumenty, které obsahují uvedenou hodnotu ve vyplněné vlastnosti dokumentu. Způsob vyplnění polí je stejný jako v kapitole 3. Evidence dokumentů. Systém umožňuje také základní fulltextové vyhledávání. Při zadávání vyhledávacích kritérií je možné použít zástupné znaky * anebo % pro skupinu žádného až několika znaků typu písmeno, číslo anebo podtržítko a? anebo _ pro právě jeden alfanumerický znak. Fulltextové vyhledávání umožňuje vyhledat v obsahu dokumentu v typech dokumentů uvedených v Příloze Zobrazení nalezených dokumentů Po zadání příkazu na vyhledání dokumentů systém zobrazí seznam nalezených dokumentů v tabulce (Obr ) na samostatné záložce Výsledky. Uživateli jsou zobrazené pouze ty dokumenty, ke kterým má alespoň oprávnění ke čtení. Mezi záložkami Formulář a Výsledky uživatel může libovolně přepínat bez toho, aniž by se ztratila zadaná vyhledávací kritéria nebo vyhledané výsledky. 21

22 Obr Každá tabulka obsahuje na první pozici hodnotou vlastnosti Název dokumentu. Hodnota této vlastnosti je zobrazena jako odkaz. Po kliknutí na tento odkaz systém zobrazí elektronickou formu souboru. Vedle názvu dokumentu je uvedená informace o typu a velikosti nejnovější verze připojeného souboru. Před hodnotou vlastnosti Název dokumentu je v tabulce uvedená ikona, která po kliknutí zobrazí detail dokumentu s vlastnostmi a akcemi. Zobrazené výsledky vyhledávání jsou řaditelné podle jednotlivých sloupců lexikograficky v případě vlastností, které obsahují pouze jednu hodnotu. Data jsou řazena podle času. Řazení je proveditelné kliknutím na název sloupce. Kromě vyhledávacích kritérií se na záložce Formulář nachází tlačítka Vyhledej a Vyčisti. Po stisknutí tlačítka Vyčisti systém odstraní všechny vyplněné hodnoty z polí a formulář zůstane prázdný. Záložka Výsledky se ztratí. Po stisknutí tlačítka Vyhledej systém zobrazí dokumenty, které vyhovují zadaným kritériím. Pokud uživatel nevyplní žádné vyhledávací kritérium a stiskne tlačítko Vyhledej, systém vyhledá pouze ty dokumenty, ke kterým má uživatel oprávnění alespoň ke čtení. Výsledky vyhledávání jsou zobrazované po stránkách. Pokud je počet nalezených výsledků vyšší jak počet položek zobrazovaných na jedné stránce, systém na to upozorní hlášením Zadaným kritériím vyhovuje více záznamů Výsledky vyhledávání byly rozděleny na více stránek. Zároveň jsou zobrazeny výsledky z první stránky. Na přepínání mezi stránkami slouží odkazy pod tabulkou výsledků. Po kliknutí myší na dvojitou šipku vlevo systém zobrazí první stránku v pořadí. Po kliknutí na dvojitou šipku napravo zobrazí poslední stránku s výsledky. Po kliknutí na jednoduchou šipku před čísly, resp. za čísly stránek zobrazí systém stránku předchozí, resp. následující vůči té stránce, která je aktuálně zobrazená. Po kliknutí na číslo stránky systém zobrazí zvolenou stránku s výsledky. Pokud vyhledávacím kritériím nevyhovuje žádný dokument, systém o tom informuje. 4.3 Vyhledávání v dokumentech Studijní materiály Obrazovka pro vyhledání dokumentu typu Studijní materiály (Obr ) se zobrazí po kliknutí na položku menu Vyhledávání -> Studijní materiály. Všechny položky pro vyhledávání studijných materiálů jsou nepovinné kromě položky Fakulta, bez jejího vyplnění není možné vyplnit položku Pracoviště. U zaheslovaného dokumentu se před názvem dokumentu v seznamu nalezených dokumentů zobrazuje velké písmeno X. 22

23 Obr Název kritéria Popis Typ Fakulta Výběr hodnoty v tomto poli blíže definuje nabídku hodnot pro pole Studijní program, Studijní obor, Předmět a Pracoviště. Pracoviště Výběr hodnoty v tomto poli blíže definuje nabídku hodnot pro pole Předmět. Hodnota zadaná v poli Fakulta blíže definuje výběr v poli Pracoviště. Bez vyplnění pole Fakulta není možné vyplnit pole Pracoviště. Obor vzdělávání Výběr hodnoty v tomto poli blíže definuje nabídku hodnot pro pole Studijní program, Studijní obor a Předmět. Studijní program Výběr hodnoty v tomto poli blíže definuje nabídku hodnot pro pole Studijní obor a Předmět. Pokud je ve 23

24 vyhledávacím formuláři zadaná hodnota v poli Obor vzdělávání anebo Fakulta, výběr v poli Studijní program je zúžený na základě této hodnoty. Studijní obor Výběr hodnoty v tomto poli blíže definuje nabídku hodnot pro pole Předmět. Pokud je ve vyhledávacím formuláři zadaná hodnota v poli Fakulta, Obor vzdělávání anebo Studijní program, výběr v poli Studijní obor je zúžený na základě této hodnoty. Předmět Forma studia Typ studia Pokud je ve vyhledávacím formuláři zadaná hodnota v poli Fakulta, Studijní program, Studijní obor anebo Obor vzdělávání, výběr v poli Předmět je zúžený na základě této hodnoty. Výběr je závislý od toho, jaká hodnota je zvolená v poli Fakulta. Výběr je závislý od toho, jaká hodnota je zvolená v poli Fakulta. Název dokumentu Uživatel může zadat libovolný text text Autor dokumentu Klíčová slova Veřejnost dokumentu Uživatel může zadat jméno anebo část jména autora, který dokument napsal Uživatel může zadat slova anebo časti slov, která byla zadaná v dokumentech jako klíčová slova Uživatel zadá, zda se mají vyhledat dokumenty označené jako veřejné anebo neveřejné text text Jazyk Uživatel může zvolit jazyk dokumentu Vytvořil Fulltextové vyhledávání Datum vytvoření (od - do) Datum archivace (od - do) Uživatel může vybrat uživatele, který dokument vytvořil Uživatel může využít pole pro zadání kritérií způsobem popsaným v kapitole 4.1 Vyhledávací kritéria Uživatel může zadat datum anebo časový interval, kdy byl dokument vytvořený Uživatel může zadat datum anebo časový interval, kdy má být dokument archivován text datum datum 4.4 Vyhledávání v dokumentech Norma Obrazovka pro vyhledání dokumentu typu Norma (Obr ) se zobrazí po kliknutí na položku menu Vyhledávání -> Norma. 24