VZOR REGISTRATÚRNEHO PLÁNU PRE PODNIKATEĽSKÉ SUBJEKTY. Štruktúra registratúrneho plánu

Transkript

1 VZOR REGISTRATÚRNEHO PLÁNU PRE PODNIKATEĽSKÉ SUBJEKTY Štruktúra registratúrneho plánu Štruktúra registratúrneho plánu je vecne zoradeným rozpisom možného registratúrneho plánu podnikateľských subjektov z oblasti výroby, stavebníctva, veľkoobchodu, maloobchodu a dopravy bez ohľadu na právnu formu podnikania. Neodporúčame použiť ju pri príprave registratúrnych plánov podnikateľských subjektov zaoberajúcich sa poisťovníctvom a peňažníctvom, štátnu správu a samosprávu. Samozrejme k tvorbe každého registratúrneho plánu treba pristupovať individuálne s ohľadom na špecifické druhy záznamov organizácie a po dôslednej analýze typov dokumentov, ktoré organizácia produkuje, resp. prijíma. Uvedenú štruktúru registratúrneho plánu je preto možné použiť ako jeden z podkladov pre vytvorenie schémy registratúrneho plánu vašej organizácie. Znaky hodnoty a lehoty uloženia jednotlivých druhov agend sú uvedené v centrálnom registri. Dĺžka lehôt uloženia je pri jednotlivých vecných skupinách záznamov v registri uvádzaná ako dĺžka odporúčaná a minimálna. Rozhodnutie o jej predĺžení alebo skrátení v rámci registratúrneho plánu každej organizácie je závislé od jej prevádzkovej potreby v konkrétnych podmienkach. Zároveň môže byť ovplyvnený začiatok doby jej plynutia, a to napr. po skončení platnosti daného registratúrneho záznamu (napr. príkaz riaditeľa), po roku posledného použitia (napr. dokumentácia pre výpočtovú techniku), od posledného zápisu v knihe a pod. Tieto špeciálne podmienky je nutné uviesť aj v registratúrnom pláne, vo všeobecnosti inak platí, že lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. A. Všeobecná správa a riadenie AA - valné zhromaždenie 01. rokovací poriadok A zápisnice z rokovaní aj s prílohami (pozvánka, prezenčná listina, program, materiály) A zápisnice z rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti zoznamy akcionárov A+ AB - predstavenstvo a dozorná rada 01. rokovacie poriadky A zápisnice z rokovaní predstavenstva a jeho orgánov aj s prílohami A zápisnice z rokovaní dozornej rady aj s prílohami A správy o podnikateľskej činnosti, stave majetku a zámeroch A zápisnice z rokovaní predstavenstva, jeho orgánov a dozornej rady na iných organizačných celkoch spoločnosti 5 AC - konatelia 01. rozhodnutia konateľov A zoznamy spoločníkov a vkladov peňažných aj nepeňažných A záznamy z rokovaní konateľov A rozhodnutia konateľov a záznamy z ich rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti 5 AD dcérske spoločnosti 01. podklady ich štatutárnych orgánov a členstvo v nich A korešpondencia s vedením dcérskych spoločnosti výročné správy o činnosti A 20

2 AE - operatívne riadenie 01. vnútropodnikové normy a interné predpisy (pracovný poriadok, organizačný poriadok, registratúrny poriadok a pod.) A vnútropodnikové normy a organizačné predpisy na iných organizačných celkoch spoločnosti príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov predstavenstva A príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov predstavenstva na iných organizačných celkoch zápisnice z pracovných porád vedenia A zápisnice z pracovných porád vedenia na iných organizačných celkoch správy o kontrole plnenia úloh ročné a dlhšie A správy o kontrole plnenia úloh za obdobie kratšie ako rok, čiastkové projekty a štúdie rozvoja organizácie riadenia výročné správy A 20 AF - právna agenda 01. zakladateľská listina alebo zmluva, vrátane podkladového materiálu A+ 02. stanovy spoločnosti a ich zmeny A notárske zápisy o založení spoločnosti A+ 04. výpisy z obchodného (podnikového) registra, vrátane podkladového materiálu A živnostenské listy, koncesné listiny A+ 06. majetkovo-právne zmluvy A úverové zmluvy, poistné zmluvy ( po strate platnosti) výpisy z pozemkových kníh súdne spory pracovno-právne spory právne posudky evidencia akcionárov A+ 13. predaj a prevod akcií a cenných papierov A listiny upisovateľov akcií A ukážky akcií a cenných papierov A menovanie likvidátorov a správcov konkurznej podstaty A zásadné materiály k príčinám, priebehu a ukončeniu likvidácie A konečná správa o priebehu likvidácie alebo konkurzu a likvidačná bilancia A ochranné známky a ochranné vzory, patenty (doklady o udelení, evidencia, dohody, zmluvy a ich realizácia) A právna prevencia a výchova vyjadrenia k interným normám posudzovanie návrhov zmlúv materiály k medzinárodnej normalizácii - ISO normy (návrhy na udelenie certifikátov, certifikáty) A základná evidencia majetku A evidencia nehnuteľností A kmeňový kapitál A prevody majetku a vlastníckych práv A poistenie, škody právna korešpondencia právne zastupovanie 10 AG- agenda kontroly 02. plány revíznej a kontrolnej činnosti správy z kontrol a revízií, ročné A bežné operatívne kontroly a previerky všeobecné záležitosti, informácie, pokyny 5

3 06. dokumentácia k medzinárodnej štandardizácii (ISO normy) A korešpondencia audit, výrok audítora daňové kontroly kontroly sociálneho zabezpečenia 10 AH - agenda bezpečnosti, civilnej ochrany obyvateľstva (COO) a požiarnej ochrany (PO) 01. záznamy z pracovných porád protokoly z kontrol štátneho odborného dozoru A správy o stave COO, PO A smernice a pokyny COO a PO vlastné A smernice a pokyny COO a PO cudzie, po strate platnosti povolenia vstupu do podniku evidencia návštev priepustky strážne predpisy vlastné strážne predpisy cudzie evidencia služobných zbraní knihy denných hlásení a rozpis strážnej služby evidencia preukazov zamestnancov operačné plány CO, po strate aktuálnosti výcvik zamestnancov v CO evidencia materiálových prostriedkov CO protokol písomností obsahujúcich utajované skutočnosti A požiarna kniha záznamy z kontrol protipožiarnej techniky záznamy z kontrol dodržiavania predpisov PO záznamy o školení o PO korešpondencia dohody o zabezpečení stráženia objektov vniknutie do objektov spoločnosti, poškodenie majetku, trestná činnosť 10 AI - správa registratúry a archív 01. registratúrne denníky A pomocná evidencia návrhy na vyradenie, zoznamy a protokoly o vyraďovaní A zoznamy a protokoly záznamov preberaných do registratúrneho strediska poštové knihy a iné evidencie poštových zásielok evidencia prijatých a odoslaných telefaxov a ďalekopisov objednávky na rozmnožovanie registratúrnych záznamov výpožičky, reverzy 5 AJ - propagácia a Public Relations 01. záznamy z tlačových konferencií a stretnutí s novinármi prehľady a výstrižky článkov v tlači, fotografický, filmový a zvukový materiál týkajúci sa spoločnosti A vlastné periodikum (v dvoch exemplároch) A reklamné publikácie spoločnosti (v dvoch exemplároch) A kroniky a pamätné knihy A korešpondencia spoločenské akcie organizované spoločnosťou interné letáky pre zamestnancov inzeráty príprava, zadanie do tlače, vyhodnotenie ich dopadu prejavy zástupcov spoločnosti pri významných akciách A 20

4 AK - medzinárodné styky 01. korešpondencia zahraničné služobné cesty príprava, správy informácie o kontaktoch a rokovaniach s partnermi 10 B. Personálna práca, sociálna starostlivosť, BOZP, vzdelávanie BA - personálna práca 01. metodika, smernice a pokyny personálnej práce, vlastné A metodika, smernice a pokyny personálnej práce, cudzie rozbory, analýzy a projekty personálnej práce A ročné prehľady o počte a skladbe zamestnancov A záznamy z pracovných porád úseku osobné spisy riaditeľov a významných členov spoločnosti (po ukončení činnosti), tvoria ich žiadosti o prijatie, dotazníky, evidenčné listy, zápočtové listy, materské dovolenky, neplatené voľno, čestné prehlásenia, pracovné a služobné zmluvy, doklady o funkčnom zaradení, platové dekréty a výmery, kvalifikačné posudky a doklady, kárne opatrenia, výsledky psychologických skúšok a testov, výpovede, žiadosti o rozviazanie pracovného pomeru, pracovné hodnotenia, výstupné a prepúšťacie listy, likvidačné listy A osobné spisy zamestnancov 70 od narodenia 08. popisy pracovných činností konkurzné konania na vyššie funkcie žiadosti, dotazníky a iné písomnosti neprijatých uchádzačov osobné úpravy pracovnej doby, pracovné úľavy preraďovanie zamestnancov pracovno-právne záležitosti brigádnikov, praktikantov a štipendistov evidencia dochádzky evidencia dovoleniek dovolenkové lístky dohody o pracovnej činnosti dohody o vykonaní práce dohody o hmotnej zodpovednosti (po strate platnosti) dochádzkové lístky, priepustky korešpondencia činnosť odborov, rokovania s odbormi kolektívne vyjednávanie, kolektívna zmluva A 20 BB - sociálna starostlivosť 01. programy a prehľady sociálneho rozvoja A výsledky sociálnych prieskumov A evidencia materských dovoleniek a neplateného voľna prihlášky, odhlášky a zmeny nemocenského poistenia dávky nemocenského poistenia štatistické hlásenia o pracovnej neschopnosti A evidencia o pracovnej neschopnosti zabezpečovanie závodného stravovania vyznamenania zamestnancov A korešpondencia 5 BC - bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci (BOZP) 01. organizácia a metodika BOZP, školenia a previerky kontroly, nálezy a posudky o zdravotnom, hygienickom a bezpečnostnom stave v spoločnosti A 20

5 03. záznamy o vstupných a periodických školeniach BOZP evidencia úrazov a havárií záznamy o ťažkých a smrteľných pracovných úrazoch A pracovné úrazy ostatné náhradové, regresné konania ( po skončení) evidencia vydaných osobných ochranných pracovných prostriedkov zakázané práce žien a mladistvých, nočná práca žien korešpondencia 5 BD - vzdelávanie 01. študijné a učebné osnovy vlastných školiacich stredísk A ročné prehľady o činnosti vlastných školiacich stredísk A zahraničné stáže a študijné pobyty, správy evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie zamestnancov odborná prax a odborný výcvik absolventov evidencia o vydaní dokladov o odbornej kvalifikácii učňovské zmluvy 20 C. Technický rozvoj, informatika, výskum a ochrana životného prostredia CA-technický rozvoj 02. koncepcie, štúdie, prognózy a plány technického rozvoja A záverečné správy úloh technického rozvoja, posudky, expertízy a rozbory A štatistické výkazy technického rozvoja ročné A návrhy a požiadavky na riešenie rozvoja techniky materiály o spolupráci s inými subjektmi technicko-hospodárske normy, vlastné A štátne a odborné normy, po strate platnosti doklady o pripomienkovaní technických noriem doklady o prevádzke technických zariadení revízne správy technických zariadení, po ukončení životnosti opravy zariadení zavádzanie patentov a vynálezov do výroby 5 CB - informatika 02. koncepcie rozvoja riadiaceho a informačného systému A testy hardwaru, sietí a systémového softwaru metodika k vlastným vytvoreným programom A metodika k cudzím programom, po ukončení používania 06. záznamy z údržby výpočtovej techniky a informačných sietí korešpondencia správa (administrácia) údajov informačného systému správa (administrácia) počítačovej siete 5 CC - výskum 02. plány výskumných úloh, ročné a dlhodobé A podkladový materiál k výskumným úlohám A správy o plnení plánu výskumných úloh A výskumné správy a štúdie A výroba prototypov A 20

6 07. oponentské konanie skúšobné protokoly a testy výrobkov A rozhodnutia o schválení skúšaných výrobkov (atesty) A originály vlastných noriem A priemyslové vzory vynálezy a zlepšovacie návrhy dokumentácia A ochranné známky cudzie patentové spisy (evidencia, listiny o udelení) A licencie (dohody, zmluvy, evidencia, realizácia) A 20 CD - ochrana životného prostredia 02. koncepcie ochrany a tvorby životného prostredia A protokoly z kontrol orgánov štátneho dozoru A zavádzanie ekologických postupov a opatrení A medzinárodná spolupráca na projektoch ochrany životného prostredia A stanoviská k výberu technológií, investičným zámerom a pod určenie miesta a zabezpečenie podmienok pre manipuláciu s ropnými a nebezpečnými látkami A evidencia nebezpečných odpadov A previerky stavu objektov 10 D.Obchodné a súvisiace činnosti, ceny a propagácia DA- zásobovanie, nákup a predaj 01. záznamy z pracovných porád úsekov plány nákupu a odbytu výrobkov, ročné A rozpis plánu nákupu A prieskum trhu analýzy, prognózy a koncepcie nákupu A štatistické výkazy, ročné A obchodné zmluvy (nákup a predaj) kreovanie obchodných zastupiteľstiev A správy o činnosti obchodných zastupiteľstiev, ročné A správy zo služobných ciest hlásenia o obchodnej činnosti rozbory obchodných aktivít plán spotreby materiálov a potreby služieb objednávky a požiadavky na dovoz dodacie a nákladné listy interné faktúry normy zásob a materiálu prehľady a zostavy zásob a obchodného tovaru inventarizácia zásob a obchodného tovaru evidencia zásob a obchodného tovaru na sklade knihy objednávok obchodného tovaru skladová evidencia (výkazy, karty, dodávkové príkazy, príkazy na expedíciu výdajky a príjemky materiálu a tovaru na sklade evidencia predaja a fakturácia knihy objednávok colné záznamy, colné deklarácie hlásenia colného skladu reklamácie obchodného tovaru a služieb výkazy čerpania pohonných hmôt 5

7 30. žiadanky na prepravu záznamy o prevádzke vozidiel korešpondencia 5 DB - ceny 02. cenníky výrobkov a tovarov, vlastné A cenníky výrobkov a tovarov, cudzie tvorba interných cenníkov cenové dohody s inými právnymi subjektmi štatistické prehľady tvorby cien, ročné A korešpondencia 5 DC - propagácia 02. účasť na veľtrhoch a výstavách A príprava expozícií (scenáre) vzorkovnice A ocenenia výrobkov A katalógy, prospekty, reklamy, publikácie ( vlastné) A stanoviská, vyjadrenia, odporúčania korešpondencia 5 E. Investičná činnosť EA - všeobecne 02. štúdie dlhodobého rozvoja A plány investícií ročné a dlhodobé A plány investícií krátkodobé a čiastkové rozpisy investícií a objektov evidencia stavu investícií A hlásenia stavu investícií zákazky na veľké investície (aj s podkladmi) a výberové konania A investičné zákazky, ostatné investičné zmeny investičné požiadavky účasť na výberových konaniach a súťažiach korešpondencia 5 EB - investičná výstavba 02. rozpočty a bilancie stavieb A záznamy z rokovaní s projektovými a dodávateľskými firmami projekty nových realizovaných stavieb, 1 paré (originál po zbúraní) A základná dokumentácia stavieb (majetkovo-právna dokumentácia, úvodný a vykonávací projekt, korešpondencia o výstavbe - dôležitá)-po zbúraní A geometrické a zastavovacie plány A rozhodnutia stavebných úradov (stavebné a užívacie povolenia, povolenia na rekonštrukciu a adaptáciu) A fotodokumentácia stavieb, objektov a ich okolia A pasporty budov a stavieb, po zbúraní A znalecké posudky doklady z kolaudácie stavieb (kolaudačné protokoly, delimitačné

8 protokoly, uvedenie stavieb do trvalej prevádzky) A kalkulácie harmonogramy dodávok a sledovanie ich plnenia vyúčtovanie stavieb záverečné a súhrnné A vyúčtovanie stavieb čiastkové záznamy z kontrolných dní, po ukončení stavby stavebné denníky, po ukončení stavby korešpondencia 5 EC - stroje a zariadenia 01. evidenčné listy a karty strojov, po vyradení generálne opravy strojov knihy inštalovaných strojov plány rozmiestnenia strojov čiastkové výkresy a fotodokumentácia strojov, po vyradení pasporty strojov, po vyradení A prehľady o využití kapacity strojov a zariadení revízie a prehliadky strojov a zariadení záznamy o údržbe strojov a zariadení 5 F. Výroba a kvalita FA- výroba 01. záznamy z pracovných porád úsekov, prevádzok, dielní analýzy, koncepcie a prognózy výroby A ročné a výhľadové plány výroby A čiastkové a operatívne plány výroby štatistické výkazy a rozbory výroby, ročné A štatistické výkazy a rozbory, štvrťročné a mesačné technologické predpisy a receptúry, vlastné, po ukončení výroby A technologické predpisy a receptúry, cudzie, po ukončení výroby výrobný program a jeho zmeny A diagramy výroby a spotreby energií kalkulačné výkazy energií dielenské rozpisy dispečerské denné hlásenia a grafikony dispečerský denník evidencia spotreby materiálov výdajky materiálu prevádzkové knihy (nákladov, surovín, zákaziek) náčrty a návody k výrobným postupom úkolové listy číselné a grafické podklady pre výkonové normy časomeračské štúdie a rozbory úkolovania objednávky a rozpisy materiálu pracovné denníky a plány pracovné lístky a výrobné príkazy prevádzkové zápisy o priebehu výroby výrobné knihy a denníky zákazkové listy ostatné pomocné výrobné podklady generálne opravy strojov hlásenia a opravy porúch vo výrobe korešpondencia 5

9 FB - kvalita 02. predpisy o kvalite výrobkov, vlastné A predpisy o kvalite výrobkov, cudzie záznamy štátneho odborného dozoru z kontroly kvality výrobkov A interné záznamy z previerok kvality rozbory kvality výrobkov A atesty výrobkov A hlásenia nepodarkov výkazy a knihy nepodarkov korešpondencia 5 G. Financie, účtovníctvo a mzdy GA - finančné záležitosti 01. záznamy z pracovných porád úsekov smernice a metodické pokyny, vlastné A smernice a metodické pokyny, cudzie, po strate aktuálnosti rozpočet a finančný plán, ročný A finančné plány, mesačné a štvrťročné emisie cenných papierov štatistické výkazy a rozbory, ročné A štatistické výkazy a rozbory, mesačné a štvrťročné rozdelenie zisku, výpočty dividend a tantiém A daňová agenda úverová agenda (po splatení úveru) a styk s bankami korešpondencia 5 GB - účtovníctvo 01. záznamy z pracovných porád úsekov rozbory hospodárskej činnosti, ročné A rozbory hospodárskej činnosti, mesačné a štvrťročné účtovný rozvrh, účtovná osnova a smernice k nej A knihy faktúr hlavné účtovné knihy A knihy pohľadávok a záväzkov zápisy z inventarizácií majetku účtovné závierky, ročné A účtovné závierky, mesačné a štvrťročné faktúry dodávateľsko-odberateľské kalkulácie a podklady účtovné výkazy, ročné A účtovné výkazy, mesačné a štvrťročné revízne správy štátneho odborného dozoru A pokladničná agenda (vrátane kníh) účtovné doklady bankové výpisy audit korešpondencia daňové priznania 20 GC - mzdy 02. metodické smernice, predpisy a poriadky, vlastné A 20

10 03. metodické smernice predpisy a poriadky, cudzie, po strate platnosti ročné štatistické výkazy a prehľady miezd A mzdové listy výplatné listiny evidenčné listy o dobe zamestnania a zárobku rodinné prídavky a materské príspevky potvrdenia o príjme ( do osobného spisu) prehlásenia k dani zo mzdy zrážky zo mzdy, po ukončení rôzne podklady k mzdám a odmenám korešpondencia 5 H. Majetok a materiálno-technické zásoby HA - nehnuteľnosti 01. zmluvy a rozhodnutia o nadobudnutí do vlastníctva, predaji prevode vlastníckych práv A výpisy z katastrálnych kníh žaloby vo veci nehnuteľností a ich prerokúvanie evidencia A odpisy 20 HB - hnuteľný investičný majetok 01. evidencia doklady o nadobudnutí objednávky, podmienky dodania záručné listy a ostatné doklady k záruke, reklamácie 10 HC - inventarizácia 01. inventarizačná komisia, zápisy likvidačná komisia, zápisy inventárne súpisy majetku 5 HD materiálno.technické zásobovanie 01. žiadanky dodávateľsko-odberateľské zmluvy dodacie a preberacie listy skladové karty zásob 5 + do archívu sa odovzdáva až po skončení činnosti pôvodcu