UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA PRO ZÁVĚREČNOU ZPRÁVU (FINAL REPORT)

Transkript

1 UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA PRO ZÁVĚREČNOU ZPRÁVU (FINAL REPORT) Obsah Obsah... 1 Obecné zásady a spuštění souboru... 2 Popis jednotlivých listů... 3 Vkládání dat a chybová hlášení... 4 List Vysvětlivky a soubor FR_ciselnik.xls... 5 Co se v tabulkách změnilo oproti minulému reportu 2011/12?... 6 Nejčastější chyby:... 6 Sloupec Comment... 7 Seznam dokumentů tvořící závěrečnou zprávu... 7 Termín předložení závěrečné zprávy... 7 Vážení koordinátoři, tato příručka by vám měla poskytnout odpovědi na otázky týkající se vyplnění tabulek vyúčtování mobilit pro závěrečnou zprávu 2012/2013. Podává nejen návod jak vyplnit data do tabulky, ale rovněž odkazuje na vysvětlivky, číselníky a připomíná termín a způsob předložení závěrečné zprávy. Tabulky se změnily jen v detailech, přesto není možné použít loňské tabulky! V případě, že byste odhalili nějaké nesrovnalosti nebo nedostatky, informujte nás prosím na jana.pavkova@naep.cz. Váš Erasmus tým 1

2 Obecné zásady a spuštění souboru 1. Soubory si stáhněte z webové stránky ze sekce pro koordinátory a uložte k sobě do počítače. 2. Soubory nepřejmenovávejte! 3. Soubor FR_ciselnik.xls se musí nacházet ve stejném adresáři jako reporty, aby jej bylo možné otevřít kliknutím na odkaz na listu vysvětlivek. 4. Při spuštění reportu je třeba povolit zabezpečení a) MS Office 2003 b) MS Office 2010 (pozor nefunguje zde automatické upozornění, je třeba kliknout na ikonu Povolit obsah v horní liště): 2

3 Popis jednotlivých listů Všechny soubory obsahují dva listy: Data Input a Vysvětlivky Názvy listů, prosím, nepřejmenovávejte. Úvodní list je zamčený a můžete zadávat údaje jen do prostoru tomu vymezenému. Zeleně podbarvené buňky jsou uzamčené a vyplňují se automaticky nezapisujte, prosím, nic do těchto buněk. Na druhém listě jsou uvedeny vysvětlivky k názvům sloupců včetně příkladu a odkazu na číselník. V záhlaví je třeba nejprve vybrat z rozbalovacího seznamu kód vaší instituce. Automaticky se do zelených polí doplní název a adresa vaší instituce. Dále je třeba dopsat jméno statutárního zástupce (osoba, která podepisuje grantovou smlouvu). Listy Data Input a Vysvětlivky 3

4 Vkládání dat a chybová hlášení Údaje je třeba vkládat postupně, nepřeskakujte, prosím, řádky. Tabulky mají zamčené záhlaví a data se vkládají od řádku 14. a) Ruční vkládání: Systém vše kontroluje, většina políček nabízí výběr z rozbalovacího seznamu, je přidáno informační políčko a při zadání nesprávné hodnoty se ukáže chybové hlášení. b) Kopírování dat: Než začnete data do tabulky kopírovat, je třeba si předem připravit zdrojovou tabulku. Dávejte, prosím, pozor na pořadí sloupců. Prostým kopírováním se ztratí formát. Vkládejte tedy pomocí Vložit jinak -> Hodnoty - formát se zachová. Při kopírování dat do tabulky se může rovněž stát, že se někde vyskytne překlep/chyba. Když pak budete chtít soubor uložit, vyskočí následující hlášení, např. Date of Birth. Věta v závorce vás odkazuje na sloupec, kde si můžete vyfiltrovat, které řádky chybu obsahují (abyste nemuseli vše ručně vyhledávat). 4

5 List Vysvětlivky a soubor FR_ciselnik.xls Vysvětlivky Jaké údaje vyplnit do tabulky mobility studentů - studijní pobyty pro školní rok 2009/2010? Originál Česky Příklad Nápověda Surname of student Příjmení studenta Kuchařová FR_ciselnik.xls Forename of student Jméno studenta Ilona Date of birth Datum narození - ve tvaru 01/01/1980 (dd/mm/rrrr) - musí být v rozpětí /01/1980 Gender Pohlaví " F, M " (F=female; M=male) F Nationality Kód státního občanství (ne národnosti!) - podle souboru FR_ciselnik.xls CZ Comment (Nationality) Pokud Nationality = "XX", je třeba specifikovat - používejte vždy 2písmenný ISO kód státu!!! (viz FR_ciselnik.xls) Subject area Kód oboru, který student studuje v zahraničí - podle souboru FR_ciselnik.xls 620 Level of study Úroveň studia "1, 2, 3, S" (1=bakalářská úroveň, 2=magisterská úroveň, 3=doktorská úroveň, S=krátkodobá) S Years of study prior to Erasmus study Počet vystudovaných roků VŠ studia před zahájením studijního pobytu (1 až 20, pouze celá čísla) 4 Type of Mobility Jaký typ mobility student absolvoval? (S=studijní pobyt; C=kombinovaný pobyt (studium+stáž)) S Host country Kód přijímající země - podle souboru FR_ciselnik.xls DE Host institution Erasmus kód zahraniční školy - podle souboru FR_ciselnik.xls D HAMBURG05 Length of study period abroad in months Délka pobytu v měsících (3,0-14,0) jedno desetinné místo (včetně případného EILC kurzu!) 6,0 Early Return Zdůvodnění kratší délky pobytu než 3 měsíce; pole může být prázdné (T = kratší semestr na zahraniční instituci; X = jiné důvody) Date Study Commenced Datum, kdy začal pobyt ("mm-yyyy") - měsíc a rok Number of ECTS credits Předpokládaný počet získaných kreditů ECTS (0 až 90) 30 Supplement for disability (in ) Speciální grant pro handicapované studenty - schvaluje NA - výše příspěvku v EUR nebo 0 0 Learning in host language Studium v jazyce hostitelské země "Y=YES, N=NO" Y Language Taught Jazyk, ve kterém probíhala výuka - podle souboru FR_ciselnik.xls DE Linguistic preparation of students Zda měl student jazykovou přípravu, včetně EILC kurzu, doma nebo v hostitelské zemi, která se vztahovala k pobytu Erasmus. Nejedná se o dotaz na běžnou výuku jazyků. NN EC = EILC; HS = Host; HM = Home; NN = None EU grant (in ) Výše stipendia EU na studijní pobyt v EUR (včetně případného stipendia na EILC kurz, ale bez speciálního grantu pro 1 200,00 handicapované) MSMT grant (in ) Výše stipendia MSMT na studijní pobyt v EUR 990,00 Total grant (in ) Doplní se automaticky 2 190,00 Erasmus Mundus student Student v rámci programu Erasmus Mundus "Y=YES, N=NO"; ne prázdné N Previous Participation Předchozí účast v programu Erasmus. S = Study; P = Placement; M = Mundus; N = No N Zda student obdrží double, joint degree nebo jinou kvalifikaci na přijímající instituci. Qualification D = Double; J = Joint; O = Other; N = None Comment Poznámka (sem se musí vyplnit, pokud byl student na kombinovaném zahraničním pobytu, název organizace!) N Číselník 1) Na prvním listě najdete číselník EUC kódů a ID kódů všech škol, které jsou zapojeny do programu Erasmus. Pro vyhledávání lze použít filtr. Listy s kódy EUC a dalších číselníků 2) Na druhém listě se nachází tento číselník, který by vám měl pomoci, když si nebudete vědět rady, která zkratka má jaký význam, případně jaký kód je pro daný předmět. 5

6 Co se v tabulkách změnilo oproti minulému reportu 2011/12? 1) Aktualizován akademický rok na 2012/2013 2) Aktualizováno logo programu LLP 3) Aktualizován seznam Erasmus ID kódů zapojených institucí v 2012/13 4) Mobility Date Commenced aktualizováno rozbalovací menu (od do resp ) Nejčastější chyby: 1) Kopírování dat do tabulky : Prostým kopírováním se ztratí formát a nelze využít chybových hlášení. Vkládejte tedy pomocí Vložit jinak > Hodnoty formát se zachová 2) Host institution : vybírat jen z nabídky, neuvádět staré nebo neplatné ID kódy 3) Y/N (yes-no), M/F (male/female) apod. : je třeba uvádět vždy jako velká tiskací písmena 4) Number of ECTS credit : uvádět jen celá čísla, max. 90 kreditů (včetně případného EILC) 5) Supplement for special needs přidělení speciálního grantu musí být schváleno předem NA, do tabulky se uvádí skutečné čerpání v EUR (tj. částka po vyúčtování, nikoli přidělená) 6) EU grant: výši grantu uvádět max. na dvě desetinná místa 7) V narativní části pozor na překlepy, gramatické chyby a nedokončené věty. 6

7 Sloupec Comment Sloupec pro poznámky slouží k upřesnění nebo vysvětlení údajů v tabulce. Povinně se vyplňuje: a) název organizace, pokud byl student na kombinovaném zahraničním pobytu b) upřesnění výběru XX (př. nationality) c) upřesnění X= jiných důvodů pro Early return d) zero grant - byl-li student jako plný zero grant nebo částečný (+jak dlouho částečný zero grant) Seznam dokumentů tvořící závěrečnou zprávu Každá instituce vyplňuje pouze dokumenty týkající se aktivit, na které měla v roce 2012/2013 přidělené finanční prostředky. 1. Závěrečné vyúčtování tabulka SMS studijní pobyty (2013_Final_Financial_Accounts-SMS_Student_mobility_for_study.xls) 2. Závěrečné vyúčtování tabulka SMP pracovní stáže (2013_Final_Financial_Accounts-SMP_Student_mobility_for_placement.xls) 3. Závěrečné vyúčtování tabulka STA výukové pobyty (2013_Final_Financial_Accounts-STA-Staff_mobility_for_teaching_assignments.xls) 4. Závěrečné vyúčtování tabulka STT školení (2013_Final_Financial_Accounts-STT-Staff_mobility_for_training.xls) _Závěrečná zpráva narativní forma, odpovědi na otázky _Přehled počtu přijíždějících studentů a zaměstnanců _EUC Compliance Report Papírové verze musí být podepsané statutárním zástupcem (výjimkou je Přehled počtu přijíždějících studentů). Termín předložení závěrečné zprávy 1) Veškerou dokumentaci k závěrečné zprávě je třeba zaslat do čtvrtka (rozhoduje razítko pošty) na adresu: Národní agentura pro evropské vzdělávací programy Dům zahraničních služeb Program ERASMUS Na Poříčí 1035/ Praha 1 2) Všechny vyplněné dokumenty je nutno zaslat rovněž elektronicky na ovou adresu: jana.pavkova@naep.cz do stejného termínu