Fáze projektu Matěj Vala

Transkript

1 Fáze projektu Matěj Vala Katedra softwarového inženýrství Fakulta informačních technologií České vysoké učení technické v Praze Matěj Vala, 2011 Projektové řízení LS 2010/11, Předn. 3 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti MI-PRM, 2010, Předn. 3 1/ 26

2 Životní cyklus projektu Životní cyklus projektu MI-PRM, 2010, Předn. 3 2/ 26

3 1. Identifikační fáze Identifikační fáze projektu Důvody a cíle fáze: Identifikovat cílový stav (skupiny cílů a projekty, které k nim vedou). Identifikovat a zkomunikovat cílové skupiny a jejich potřeby a problémy. Identifikovat investora (zadavatele) projektu. Rámcově odhadnout proveditelnost. Činnosti: Nápad, problém Změna vnějšího prostředí MI-PRM, 2010, Předn. 3 3/ 26

4 1. Identifikační fáze Identifikační fáze projektu Výstupy: Identifikace projektu Krátký a jasný podklad (1 A4), který vyjadřuje hlavní téma projektu a naznačuje jeho řešení. Využívá se při úvodních jednáních s významnými "hráči", tedy osobami, jejichž pozitivní vliv by mohl znamenat rozpoznání projektu na správné úrovni řízení investora a ochotu investora vnímat projekt (zabývat se projektem) v jeho ověřovací fázi. Obvyklý adresát:osoby s vlivem, významní hráči -lobbisté, členové vedení potenciálního investora, resp. zadavatele projektu Důvodová zpráva Přínosy pro investora, identifikované cílové skupiny projektu, rizika, finanční přínos projektu MI-PRM, 2010, Předn. 3 4/ 26

5 2. Ověřovací fáze Ověřovací fáze projektu Důvody a cíle fáze: Nalézt zadavatele, investora. Sestavit argumentační podklady, vytvořit většinu dokumentace projektového záměru. Ověřit realizovatelnost řešení (také s ohledem na ochranu investic). Popsat, zvážit a ohodnotit rizika. Prosadit rozhodnutí o realizaci projektu, alokovat zdroje. Činnosti: MI-PRM, 2010, Předn. 3 5/ 26

6 2. Ověřovací fáze Ověřovací fáze projektu Výstupy: Důvodová zpráva Přínosy pro investora, případně pro již identifikované cílové skupiny projektu. Rizika, která hrozí, pokud se projekt nebude realizovat. Finanční přínos projektu Projektový záměr Komplexní a ucelené informace potřebné pro realizaci projektu: cíle projektu a cílové skupiny, omezující podmínky řešení, hlavní stavební kameny řešení, procesy a postupy k dosažení cílů, plánování, zdroje, podpůrný IS, technický návrh řešení, finanční řízení, porady a jejich řízení, harmonogram, návrh dalšího postupu atp. Studie proveditelnosti Posuzuje uskutečnitelnost navrženého postupu v Projektovém záměru, hledá slabá místa a posuzuje jejich možný vliv naproveditelnost. Obsahuje podklady pro výslednou multikriteriálníanalýzu, která v závěru studie přinese výpočet bezrozměrného ukazatele proveditelnosti v oblastech věcné (kvalita a kvantita), časové a finanční. Může být součástí Projektového záměru. U větších projektů je vhodné, aby existovala jako zvláštní dokument. MI-PRM, 2010, Předn. 3 6/ 26

7 2. Ověřovací fáze Ověřovací fáze projektu Riziková analýza Identifikuje veškeré nežádoucí stavy, do kterých by se projekt mohl dostat (pro investora, pro uživatele, životní prostředí apod.). Každý nežádoucí stav může být způsoben uplatněním jednoho nebo více rizik. Vytváří m.j. podklady pro následné krizové řízení, přináší m.j. bezrozměrný integrovaný ukazatel -Rizikovost projektu. Může být součástí Projektového záměru nebo Studie proveditelnosti. Ekonomická rozvaha (Business plán) Analyzuje finanční náročnost všech fází projektu, shrnuje finanční přínosy, cash flowprojektu; nezbytně nutný podklad profinální rozhodovací proces o vstupu do přípravné fáze. Jedním z výstupů Ekonomické rozvahy je i Studie návratnosti - ROI (Return of Investment). Logický rámec Formalizuje cíle, záměry a očekávání na různých úrovních investora / dodavatele a uvádí je do souladu s konkrétními výstupy a činnostmi přirealizaci projektu. "Logický rámec" je termín převzatý z metodiky tvorby projektů EU a je základní součástí žádostí o financování projektů zevropských fondů. Obsah částečně nahrazuje obsah výše uvedených dokumentů a jeho tvorba je vyžadována vrámci oficiálních procedur uznávaných mnoha autoritami veřejné správy ČR, resp. EU. MI-PRM, 2010, Předn. 3 7/ 26

8 3. Přípravná fáze Přípravná fáze projektu Důvody a cíle fáze Finalizovatřešení projektu do stavu, kdy bude jasné, jaké činnosti jsou nutné pro dosažení cílového stavu. Naplánovat projekt (nad finální procesní dekompozicí) a definovat mechanismy jeho kontroly. Připravit katalyzátory (pro usnadnění projektových prací). Sestavit a schválit Metodiku řízení projektu (mechanismy a pravidla pro řízení všech zdrojů). Sestavit projektový tým. Vybrat dodavatele. Zahájit pro-aktivní interní a externí PR. MI-PRM, 2010, Předn. 3 8/ 26

9 3. Přípravná fáze Přípravná fáze projektu Činnosti: MI-PRM, 2010, Předn. 3 9/ 26

10 3. Přípravná fáze Přípravná fáze projektu Výstupy (plánování): Popis projektu Aktualizace "Projektového záměru. Popis detailně řeší, problematiku zdrojů - osoby doorganizačního schéma řízení projektu, volbu dodavatelů a subdodavatelů. Popis projektu tedy diskutuje kolik a jaké budou externí dodávky a slouží tak jako podklad pro tvorbu odpovídajících zadávacích dokumentací. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vedoucí projektu. Studie proveditelnosti Logický rámec Riziková analýza Rozpočet projektu Jeden pohled respektuje účetní osnovy investora, které většinou sledují "komoditní" kategorizaci nákladů. Druhý pohled řeší manažerskou potřebu a sleduje finanční náročnost. Je nutné zpřesnit odhad finanční náročnosti provedený v ověřovací fázi až do úrovně jednotlivých položek. Obvyklý adresát: finanční ředitel investora projektu, vedoucí projektu, garant rozpočtu projektu. MI-PRM, 2010, Předn. 3 10/ 26

11 3. Přípravná fáze Přípravná fáze projektu Výstupy (dodavatelské,smluvní): Zadávací dokumentace Přináší zadání pro dodavatelů podle specifikace v Popisu projektu. Zadávací dokumentace je vytvořena ve formátu, jak vyplývá z aktuální dikce daného zákona nebo z interní legislativy. Zadávací dokumentace má většinou 3 části. 1.oznámení o existenci zakázky prouveřejnění v relevantních médiích. 2. podrobná plnohodnotná zadávací dokumentace 3.interní metodika vyhodnocení výběrového řízení. Obvyklý adresát: potenciální dodavatel. Smlouva (smlouvy) o dodávce vymezuje část řešení, která je popsána v Popisu projektu a deleguje odpovědnost za jeho realizaci na jiný subjekt, než kterým je investor. Smlouva řeší věcnou náplň dodávky, její rozsah, kvalitu, cenu, termíny, záruky, sankce a vymezuje procesně procedurální vztah mezi investorem a dodavatelem. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vrcholové vedení dodavatele. MI-PRM, 2010, Předn. 3 11/ 26

12 3. Přípravná fáze Přípravná fáze projektu Výstupy (řízení projektu): Metodika řízení projektu Metodika se vyhotovuje v této fázi zejména proto, aby každá role, která je uvedena v organizačním schéma řízení projektu věděla co, jak a kdy má dělat. Pravidla a směrnice, formalizující vůli vedoucího projektu, resp. Investora, templates(formuláře, vzory), pravidla řízení porad, nároky na back-office. Vyhotovuje se jako reakce na schválenou aktuální verzi Popisu projektu. Obvyklý adresát: projektový tým. Metodika kontroly projektu Podklady pro provádění kontroly projektu voblasti věcné, metodické a smluvní. Obvyklý adresát: projektový tým. Zápisy z porad vedení projektového týmu Je dokumentována zápisy ve 2variantách: příprava na poradu a zápis zporady. Zápis schválený účastníky porady je závazným operativně -řídícím dokumentem projektu. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora projektu. MI-PRM, 2010, Předn. 3 12/ 26

13 4. Realizační fáze Realizační fáze projektu Důvody a cíle fáze Dosáhnout definovaných a schválených (většinou smluvně) cílů projektu v daném rozsahu, kvalitě, termínech a ceně. Ušetřit z plánovaných nákladů na realizační fázi 10-20%. Zmotivovat a vyškolit uživatele. Dosáhnout pozitivního vnímání projektu vnitřním i vnějším prostředím (Pro-aktivní PR). Identifikovat možnosti rozšíření projektu sohledem na jeho obchodní a politický potenciál. MI-PRM, 2010, Předn. 3 13/ 26

14 4. Realizační fáze Realizační fáze projektu Činnosti Průběžný reporting o stavu a vývoji projektu pro vedení investora PR - interní a externí marketing projektu Školení členů projektového týmu Dodávka Testování, zkušební provoz Předání do provozu Fakturace Start realizace projektu Řízení projektovéh o týmu Průběžná analýza rizik Implementace Školení uživatelů Organizačně - řídící změny, které reflektují cílový stav Ostatní průběžné činnosti: Finanční řízení, kontrola, stabilizace, MI-PRM, 2010, Předn. 2 14/ 26

15 4. Realizační fáze Realizační fáze projektu Výstupy Popis projektu Bezpečnostní projekt Riziková analýza Rozpočet projektu Metodika PM Metodika řízení kvality Status report Průběžný report stavu projektu-zejména finančního, termínů, rozsahu a kvality. Zápisy z porad vedení projektového týmu Každá porada, která má závazný dopad na řízení projektu, je dokumentována zápisy ve 2variantách: příprava na poradu a závazný zápis z porady. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, projektový tým. Zadávací a změnové listy Přesnou formu a způsob závazného sdělení požadavků na změnu definuje příslušná smlouva. Obvyklý adresát: investor, dodavatel, projektový tým. MI-PRM, 2010, Předn. 2 15/ 26

16 4. Realizační fáze Realizační fáze projektu Závěrečná zpráva o realizaci projektu Shrnutí průběhu, zvýraznění kritických bodů a jejich řešení, doporučení pro další obdobné projekty. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, projektový tým. Protokol o předání řízení projektu do provozu Doklad, kterým se předává odpovědnost mezi vedoucím projektu v realizační fázi a vedoucím provozní fáze. Podpisem končí realizační fáze projektu. Obvyklý adresát: vedoucí provozu a vrcholové vedení investora. Předávací protokol a akceptační protokol Každé dílčí plnění, podle charakteru projektu buď technika, služba nebo jinak definovaný výstup, je vždy dokladováno příslušnou dokumentací. Obvyklý adresát: finanční / fakturační a majetkové oddělení investora. Protokol o průběhu a výsledcích školení Výčet provedených školení, seznam vyškolených uživatelů nebo obsluhy, výsledky těchto školení. Seznam udělených certifikátů / osvědčení. Vytipování nejlepších absolventů a návrhy na jejich profesní růst. Zpráva o činnosti subdodavatelů Cílem je optimálně využít nasmlouvanýchzdrojů, resp. znalostí. Tato činnost bývá zpravidla doprovázena Zprávou o činnosti subdodavatelů. MI-PRM, 2010, Předn. 2 16/ 26

17 5. Provozní fáze Provozní fáze projektu Důvody a cíle fáze Udržet SLA (Service Level Agreement) - Dohodu o úrovni služeb. Minimalizovat provozní náklady. Optimalizovat činnosti, pracovní zatížení osob. Identifikovat možnosti rozšíření projektu sohledem na jeho obchodní a politický potenciál. Identifikovat morální zastaralost nebo nedostatečnou efektivitu částí projektu. MI-PRM, 2010, Předn. 3 17/ 26

18 5. Provozní fáze Provozní fáze projektu Činnosti MI-PRM, 2010, Předn. 3 18/ 26

19 5. Provozní fáze Provozní fáze projektu Výstupy: Popis projektu Zadávací a změnové listy Riziková analýza Rozpočet projektu Metodika kontroly Provozní řád Nahrazuje Metodiku řízení projektu a přináší potřebné organizačně řídící pokyny. Obvyklý adresát: provozní tým, uživatelé. Status report Shrnuje a jednotně zobrazuje aktuální provozní projektové ukazatele, zejména pak z hlediska finančního, termínů, rozsahu a kvality. Typicky statistické a věcné informace pořízené z dohledového centra, callcentra, help-deskslužeb atp. Informace o míře naplnění bezpečnostních požadavků tak, jak jsou uvedeny v kapitole "Bezpečnost" v Popisu projektu. MI-PRM, 2010, Předn. 3 19/ 26

20 5. Provozní fáze Provozní fáze projektu Zápisy z porad vedení provozního týmu Každá porada, která má závazný dopad na řízení provozu, je dokumentována ve 2 variantách: příprava na poradu a závazný zápis z porady. Zápis schválený účastníky porady je závazným operativně - řídícím dokumentem projektu. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, provozní tým. Multikriteriální vyhodnocení efektivity provozu Vyhotovuje nezávislý expert nebo skupina expertů periodicky, obsahuje vybraná kritéria, podle kterých se posuzuje míra efektivity provozovaného systému. Finanční náklady provozu, míra spokojenosti uživatelů, přínos pro celkovou interoperabilituis dané organizace, modernost. Přináší výklad kritérií, váhy kritérií, respondenty, hodnocení respondentů a závěrečné doporučení. Metodika likvidace Připravit scénáře likvidace celého souboru technologií a zpracování uložených informací ještě v průběhu provozní fáze. Vyhotovuje se až po rozhodnutí o zahájení likvidace tak, jak je uvedeno na obrázku podporovaných činností. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, provozní tým. MI-PRM, 2010, Předn. 3 20/ 26

21 6. Likvidační fáze Likvidační fáze projektu Důvodya cíle fáze Snížit náklady na informační a komunikační technologie (ICT). Uvolnit zdroje (finanční, personální) pro další projekty. Rozšířit a modernizovat služby, které ICT pro uživatele mohou poskytovat. Zachovat a efektivněji využít informace, které již byly do systému vloženy. Zefektivnit činnosti uvnitř a na rozhranní organizace prostřednictvím nového souboru ICT. MI-PRM, 2010, Předn. 3 21/ 26

22 6. Likvidační fáze Likvidační fáze projektu Činnosti: Průběžný reporting o stavu a vývoji projektu pro vedení investora Finanční řízení Rutinní provoz nového ICT projektu = efektivnější provoz celé organizace Zahájení likvidace projektu Analýza cílů likvidace Zpracování likvidačního projektu Provedení likvidace Tvorba závěrečné zprávy projektu Tvorba protokolu o likvidaci Závěrečné finanční vyrovnání Identifikace, ověření, příprava a realizace nového ICT projektu MI-PRM, 2010, Předn. 3 22/ 26

23 6. Likvidační fáze Likvidační fáze projektu Výstupy: Likvidační projekt Popisuje důvody a cíle likvidace, na základě definovaných cílů určí způsob likvidace, harmonogram, finanční nároky a alokuje potřebné zdroje. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vedoucí projektu. Protokol o likvidaci Závěrečný report, který informuje o skutečném průběhu likvidace, o dodržení či nedodržení termínů a rozpočtu. Popisuje způsob archivace popř. likvidace dat a jejich nosičů. Podpisy odpovědných osob. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vedoucí projektu. Doporučení pro další vývoj Identifikuje nové cíle organizace, podává návrh budoucích možných kroků pro zvýšení efektivity procesů u organizace prostřednictvím nových / moderních technologií. MI-PRM, 2010, Předn. 3 23/ 26

24 6. Likvidační fáze Likvidační fáze projektu Závěrečná zpráva projektu Rekapituluje průběh všech fází, zajímavé milníky, finanční náročnost a finanční přínosy, hodnotí míru spokojenosti uživatelů za uplynulé období atp. Vyhodnocuje přínosy a prospěšnost projektu s ohledem na jeho finanční náročnost. Zápisy z porad vedení projektového týmu Každá porada, která má dopad na řízení likvidace je dokumentována zápisy ve 2variantách: příprava na poradu a závazný zápis z porady. Zápis schválený účastníky porady je závazným operativně - řídícím dokumentem projektu. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, projektový tým. Kategorizované informace Relevantní k vnitřnímu i vnějšímu okolí projektu. Informace jsou nutné proznalost stavu a tedy jsou to podklady pro rozhodování a průběžnou analýzu rizik. Obvyklý adresát: projektový tým, investor. MI-PRM, 2010, Předn. 3 24/ 26

25 Stabilizace projektu Stabilizace projektu Důvodya cíle fáze Získat zpětnou vazbu a podklady pro změnové řízení Udržovat optimální nastavení cílů a způsobů, které vedou k jejich dosažení. Průběžně znát objektivní názory uživatelů na poskytované služby a jejich formu, resp. na poskytované produkty (záleží na typu a charakteru projektu, výroby). Zjišťovat aktuální potřeby uživatelů, resp. klientů. Optimalizovat tak produktové portfolio. Zdůvěryhodnit projekt otevřenou komunikací s uživateli, resp. klienty. MI-PRM, 2010, Předn. 3 25/ 26

26 Audit a dohled projektu Audit a dohled projektu Důvodya cíle fáze Nezávislá kontrola Ujistit investora, že projekt je řešen (řízen a realizován) správně. Objektivizovat správnost uplatňovaných postupů v oblasti řízení projektu. Verifikovat správnost věcného řešení (projekce, volba technologií). Garantovat spolu s platnými zákony, vyhláškami a dalšími relevantními standardy. Zajistit kvalitu dodávky dle očekávání investora MI-PRM, 2010, Předn. 3 26/ 26