Úvod do projektového řízení

Transkript

1 Úvod do projektového řízení Matěj Vala Katedra softwarového inženýrství Fakulta informačních technologií České vysoké učení technické v Praze Matěj Vala, 2011 Projektové řízení LS 2010/11, Předn. 1 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti MI-PRM, 2010, Předn. 1 1/ 13

2 Projekt Projekt = uzavřená posloupnost kroků, jasně definovaný počátek a konec, cíle a výsledek = proces cílevědomého návrhu a realizace inovace v daném rozsahu v konkrétních termínech zahájení a ukončení se stanovenými náklady = jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji rozsah, kvalita projekt cena, náklady čas MI-PRM, 2010, Předn. 1 2/ 13

3 Proces Proces = série aktivit, která přejímá vstup, transformuje jej a produkuje výstup pro zákazníka = soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, které přeměňují vstupy na výstupy Činnost = nejmenší rozpoznatelná jednotka práce v procesu MI-PRM, 2010, Předn. 1 3/ 13

4 Proces vývojový diagram Proces vývojový diagram Analýza Analýza požadavku Popis co zákazník chce Návrh řešení Návrh řešení Definováno jak se to udělá Stanovení cíle Výroba Smlouva; definovaný cíl Testovací scénářevýsledky Realizovaný SW testů Stanovení PM Testy Vyhodnocení Jmenovací dekret (osoba, definice projektu prostřednictvím cíle, pravomoce, odměna/ její princip) Pracovní postupy Výsledky testů Realizovaný SW Postupy nasazení Nasazení Interní hodnocení Podpora Časový plán Plán zdrojů Plán rozpočtu U zákazníka připraveno vše Školení Konec tvorby SW Uživatelé schopni fungovat Zkušební provoz Rutinní provoz MI-PRM, 2010, Předn. 1 4/ 13

5 Proces - popis Proces - popis Činnost Vstup Forma Tvorba a aktualizace EPMS Založení projektu Scan a založení smlouvy / objednávky Tvorba a aktualizace projektové dokumentace info ISK - info o podpisu smlouvy ISK založený projektu Podepsaná smlouva BUS4_F03_Košilka Projektu Smlouvy ISK papírově papírově info ISK - Řízení výroby info ISK - Realizace projektu info ISK - Od role R15 R2 R31 R31 Popis Výstup Forma Roli V zodpovědnosti R2 Výrobního ředitele vzniká EPMS, vnitřní metodika projektového řízení, a dochází k její aktualizaci. Na tomto procesu spolupracují další role dle matice odpovědností. Tato metodika slouží jako zdroj know-how do procesu realizace projektu. K založení projektu dochází na základě podpisu smlouvy a rozhodnutí Obchodní a Výrobní porady. R2 Výrobní ředitel určí ve spolupráci s R18 Koordinátorem zdrojů Vedoucího projektu. Ten následně vytvoří projekt v ISK včetně všech potřebných údajů. R15 s případnou podporou R16 vytvoří scan smlouvy a košilky, založí je na patřičná místa a elektronické verze doplní do ISK dokumentace projektu info ISK - založený projekt ISK - dokumentace ISK - Mimo požadavky zákazníka vzniká vnitřní projektové dokumentace ke každému projektu ve výrobním procesu. Vnitřní projektovou dokumentaci tvoří Eq Project description (VYR3_Z01_Eq PD), zápisy z projektových porad (VYR3_Z10_Zapis_schuzka_CZ nebo VYR3_Z11_Zapis_schuzka_EN) a předávací protokoly (VYR3_Z02_Předávací protokol nebo VYR3_Z08 Předávací protokol na dílo). Všechny dokumenty je Vedoucí projektu povinen uložit v ISK a odpovídá i za jejich průběžnou aktualizaci. V rámci atestačních řízení vzniká povinná dokumentace určená MI ČR, kterou dokumentace ISK - tvoří Žádost o atest (VYR3_Z03), Protokol o atestačním řízení VC(VYR3_Z04), Protokol o atestačním řízení NVC(VYR3_Z05) a Atestační certifikát (VYR3_Z06). R2 je zodpovědný za zajištění výrobní činnosti firmy. Řeší požadavky R1 které přesahují jednotlivé projekty, koordinuje jejich činnost. Pro plnění těchto info ISK - povinností využívá podpory R16. R1 je odpovědný za splnění všech požadavků kladených zákazníkem v rámci platného smluvního vztahu a požadavků vznikajících z KON1 Vnější zpětná vazba a řízení dalších R1 přidělených na projekt. V případě potřeby je dle dispozic R2 pro podporu těchto činností využívána R16 a znalostní podpora R2. R1 pro realizaci produktu využívá metodiky výrobních postupů, které jsou výstupem procesu VYR1 EPMS, znalostní báze EQ: - pro zakázky v oblasti projektového řízení a školení projektových info ISK - manažerů R1 využívá metodiku VYR1_M01_EPMS (Eq Fashion 2005), - pro žádosti o dotace z fondů EU se řídí aktuálně platnými pokyny na stránkách strukturálních fondů EU ( případně dalšími závaznými požadavky dle charakteru zakázky, - pro zakázky v oblasti atestací se řídí zákonem č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy (Ex_016) a metodikami VYR1_M02_AS_Inspekcni_postup_DR a MI-PRM, 2010, Předn. 1 5/ 13

6 Proces - role Proces - role Matice odpovědností R zodpovědnost (responsible) - je zodpovědný za vykonání činnosti, případně činnost sám i vykonává A vlastník procesu (accountability) - je vlastníkem (sponzorem) činnosti, případně činnost sám i vykonává S spolupracuje/vyrábí (support) - fyzicky vykonává činnost C odborné konzultace (consultation) - poskytuje konzultace před začátkem nebo v průběhu výkonu činnosti I je informován (information) - je informován po skončení o výsledku / výstupu činnosti Proces Proces Činnost EPMS, znalostní báze VYR1 Tvorba a aktualizace EPMS I RA S I Výroba VYR2 Založení projektu I I RA S I I Výroba VYR2 Scan a založení smlouvy / objednávky AI R S Výroba VYR2 Tvorba a aktualizace projektové dokumentace AC R SI Výroba VYR2 Řízení výroby IC C RA I S Výroba VYR2 Realizace projektu I I AC R I S Výroba VYR2 Výrobní porady Eq I I I RA C S I I S Výroba VYR2 Tvorba podkladů pro vyplacení obchodní provize I RA Výroba VYR2 Uzavření a hodnocení projektu I I AC R I I R31 Ředitel R4 Obchodní ředitel R20 Finanční ředitel R2 Výrobní ředitel R18 koordinátor zdrojů R1 Projektový manažer R7 Správce informací R15 Obchodní podpora R15 Obchodní podpora MI-PRM, 2010, Předn. 1 6/ 13

7 Projektové řízení Projektové řízení / management projektu = plánování, organizování, monitorování, řízení a předkládání zpráv o všech aspektech projektu a motivace všech zúčastněných dosáhnout cílů projektu Hodnocení stavu projektu Před spuštěním projektu: Nastavení standardů Mechanismy změn. řízení Určení metrik Standardizace vyhodnocování ukazatelů Vrcholové vedení Běh projektu: Status report Porady vedení projektu (prac. skupin) Vyhodnocování metrik sledování trendů a predikce rizik aplikace stabilizačních opatření Podklad pro rozhodnutí o zásadních změnách v projektu MI-PRM, 2010, Předn. 1 7/ 13

8 Definice projektu Definice projektu Identifikace účastníků (subjektů) Výchozí podmínky a předmět Cílové skupiny Cíle Procesní schéma Popis procesů (vstupy, výstupy) Harmonogram Zdroje Dokumenty projektu Rozpočet rizika MI-PRM, 2010, Předn. 1 8/ 13

9 Definice projektu Cíle Cílové skupiny Cíle S = jednoznačné, srozumitelné M = měřitelné A = ambiciózní (něco někam posunout) R = reálný T = termínovaný (+ odpovědnost) Váha Cíl Měřitelná interpretace cíle Metrika Indikátor dosažení cíle Způsob měření Měří 35% C1 - Zajistit výstupy akceptované zadavatelem Převzaté a odsouhlasené dokumenty -Podrobná nabídka, návrh smlouvy. -Podepsané NDA -Zadání pro správce infrastruktury -Harmonogram, cena, objednávka 4 / 4 Při odevzdání jednotlivých dokumentů / 14 dní PM 15% C2 = Spokojenost zákazníka Subjektivní hodnocení zákazníka: jste spokojen s plněním? 1 velmi nespokojen 0% 2 spíše nespokojen 25% 3 ani tak ani tak 50% 4 - spíše spokojen 75% 5 - velmi spokojen 100% M >= 4 Měsíčně PM MI-PRM, 2010, Předn. 1 9/ 13

10 Definice projektu Harmonogram Nr Úkol Kdo Termín Stav Ze kdy Poznámka Pořešit finalizaci seznamu tiskáren z podkladů O. Novotného M.Vala ok Poslat specifikaci "SoftGridu" Citrixu pro DAB A. Klimek cancel Vyhodnotit přesné počty ticketprinterů které bude možno zrušit, které se budou muset nahradit zorganizovat schůzku spojeny seznamy, odeslán mail na O. Novotného s dotazem na dopřesnění už jen 7 lokalit (zatím 21:11) - opět kontaktovány lokality odpovědi do ok, vyjma označení na maintanance M.Vala ok dopady ticketingu na počty a umístění tiskáren Verifikovat seznam lokalit - pro následné doplnění so seznamu k úkolu (5.5.) E. Kroc ok odeslán mail na I. Funa 7.6 Zajistit rozpad seznamu na PC/DL a ticketprinterů M.Vala ok Poslat seznam lokalit ve VPN E.Kroc ok doplněno, E. Krocovi odeslán mail s ověřením Brna, které v 5.4 Do seznamu HW doplnit cute/vpn/jiné M.Vala ok seznamu komplet chybí (řešeno úkolem MV429.1) 5.10 Zajistit objednávku 5 licencí HED H. Hanák ok odesláno 29.4 (kopie v pdf uložena) Zpracovat připomínky DAB M.Vala ok Zpracovat podklady na Servis desk a rozklíčovat cenu za konzultace od SAP M.Vala ok Zjistit finanční nároky HP na konzultace ke schválení našich návrhů implementace změn v Helpdesku H. Hanák ok Zajistit finance na konzultace ke schválení našich návrhů implementace změn v Helpdesku (dle odhadu) M. Vala ok potvrzeno na SAS poradě Zajistit finalizaci FDD s DAB M.Vala ok nedořešeno zcela, verze 7.5. předána na jednání SC 3.1 Po finalizaci FDD předložit na koordinační DAB M. Vala ok nedořešeno zcela, verze 7.5. předána na jednání SC 2.5 Dle výstupů z FDD připravit metodiku zadávání požadavků DAB H. Hanák A Ve smyslu nezahlcení DAB zrevidovat zasílání aktualizací reportů porad M. Vala ok Do seznamu doplnit současné rychlosti (krom cute) M. Jabůrek ok Vyjasnit s K. Medkem finální požadavky na FW M.Jabůrek ok na základě výstupů SC, měl by být v souladu s naším očekáváním MI-PRM, 2010, Předn. 1 10/ 13

11 Definice projektu Zdroje Lidské zdroje Plánování Řízení kapacit Komunikace Motivace Nástroje, materiál, energie, finance, auta, MI-PRM, 2010, Předn. 1 11/ 13

12 Definice projektu Rozpočet Členění dle potřeb Náklady Příjmy (úspory) Celková bilance NPV čistá současná hodnota Cashflow tok hotovosti MI-PRM, 2010, Předn. 1 12/ 13

13 Definice projektu Dokumenty Projektový záměr Projektová dokumentace Zadávací dokumentace Nabídka Rozpočet Plán lidských zdrojů Harmonogram Riziková analýza Studie proveditelnosti Studie návratnosti (analýza návratnosti, ROI) Status report Smlouva Zápisy z jednání Předávací / akceptační protokoly Závěrečná zpráva a další MI-PRM, 2010, Předn. 1 13/ 13