Erasmus+ a IRP MŠMT Podpora studentských mobilit na UTB ve Zlíně. Informace pro studenty vyjíždějící v akademickém roce 2016/2017

Transkript

1 Erasmus+ a IRP MŠMT Podpora studentských mobilit na UTB ve Zlíně Informace pro studenty vyjíždějící v akademickém roce 2016/2017

2 Kde začít? Je třeba: Přečíst si směrnici rektora: Mobility studentů UTB do zahraničí a zahraničních studentů na UTB Studijní oddělení založí studentovi výjezd do zahraničí (stav mobility Vznikl krátkodobý výjezd - tím se studentovi zpřístupní v Portálu karta ECTS) Mobility do zahraničí jsou evidovány a spravovány přes Portál UTB Navštívit webové stránky vybrané zahraniční univerzity a zjistit: Postup přihlášení na studijní pobyt (pokud je třeba nominace zažádáte o ni pracovníka Mezinárodního oddělení) Deadline pro zaslání dokumentů

3

4 Kde začít? Vyplnit a odeslat požadované dokumenty: Learning Agreement (LA) - generován Portálem Acceptance Letter (vystavuje zahraniční instituce) nebo Student Application Form (SAF) - generován Portálem Případně: Výpis výsledků dosavadního studia, Evropský průkaz zdravotního pojištění, žádost o ubytování, kopii OP nebo karty studenta

5 Student Application Form (SAF) formulář UTB V případě, že Vám zahraniční instituce nevystaví Acceptance Letter: Student Application Form (SAF) je generován přímo v Portále Student uvede důvod výjezdu v angličtině Pečlivě vyplněnou přihlášku s nalepenou fotografií (SAF) podepisuje pouze student a zahraniční univerzita Pro studenty 3. a 5. ročníků (výjezd jim bude naveden až po zápisu do navazujícího studijního programu) je k dispozici SAF ve Wordu na webových stránkách UTB Mezinárodní spolupráce studijní pobyty

6

7 Ručně vyplnit a zaškrtnout -> Ručně vyplnit -> Podpis studenta + zahraniční instituce ->

8 SAF formulář zahraniční univerzity Zahraniční instituce vyžaduje pouze on-line SAF Zahraniční instituce vyžaduje on-line i papírový SAF Zahraniční instituce vyžaduje pouze papírový SAF Pokud zahraniční instituce vyžaduje nominaci, vybraný student požádá Mezinárodní oddělení UTB (Bc. Markétu Foldynovou) o provedení nominace.

9 Learning Agreement (LA) Informace o nabídce předmětů na zahraniční instituci najdete: na webových stránkách zahraniční instituce po nominaci jsou zasílány přímo studentům na zahraniční institucí případně lze požádat zahraničního koordinátora o zaslání nabídky Vybrané předměty musí svou náplní a obsahem odpovídat studijnímu zaměření na UTB; studenti doktorského programu si do LA píší Work on Ph.D. thesis. Student si volí předměty za celkem 30 ECTS/semestr. Platný LA musí obsahovat 4 podpisy: 1. Studenta 2. Fakultního koordinátora podepisujícího = Proděkan/ka pro mezinárodní vztahy 3. Mezinárodního oddělení (Markéta Foldynová v zástupu za institucionálního koordinátora Mgr. Pavla Krutila) 4. Zahraniční instituce

10 Testy jazykových znalostí (ERASMUS+) Za účelem porovnání znalosti cizího jazyka před a po návratu ze zahraničí budete vyplňovat na webových stránkách Povinný test Každý student obdrží na odkaz na online jazykový test ve chvíli, kdy zažádá Mezinárodní oddělení (Markétu Foldynovou) o přepnutí do stavu 303 nebo o podpis LA (studenti 3. a 5. ročníku) Student má povinnost test vyplnit před začátkem mobility a znovu po ukončení mobility Tento test vyhodnotí jazykové znalosti studenta dle Evropského rámce (A1 C2) Tento výsledek se zapíše do LA Dobrovolný jazykový kurz Studenti, kteří dosáhnou úrovně C1 a nižší Jazykový kurz bude probíhat před a v průběhu zahraničního pobytu ve formě odkazů chodících na studenta

11 Postup při vyhotovení LA 1. V Portálu v záložce Předměty zvolíte Přidat předmět, vyplníte údaje. 2. Po zadání všech předmětů, zažádáte příslušnou osobu na Vaší fakultě o tzv. spárování předmětů 1. Po spárování předmětů bude stav mobility 301, pak zažádejte em proděkana/proděkanku pro mezinárodní vztahy na vaší fakultě o přepnutí do stavu mobility Zašlete pracovníkovi Mezinárodního oddělení Markétu Foldynovou ve kterém uvedete: a) žádost o přepnutí do stavu 303 b) , na který požadujete zaslat s odkazem k vyplnění jazykového testu - Online Linguistic Support (OLS) c) jazyk, ve kterém budete v zahraničí studovat 3. Nyní má LA podpisy za UTB stáhnete soubor a zašlete elektronicky na zahraniční univerzitu, kterou požádáte o podpis a razítko zahraniční instituce a zaslání Vám zpět 4. LA vytisknete, podepíšete za sebe a máte hotový platný Learning Agreement

12 Postup při vyhotovení LA - Studenti posledních ročníků (3. a 5. ročník) Studenti posledních ročníků (3. a 5. ročník) a) Vyplnit ve Wordu Learnig Agreement Beffore the Mobility ( 1. necháte podepsat 1. podepisuje student 2. podepisuje fakultní koordinátor podepisující = proděkan/ka pro mezinárodní vztahy 3. podepisuje Markéta Foldynová v zástupu za institucionálního koordinátora Mgr. Pavla Krutila zažádáte o zaslání u s odkazem k vyplnění jazykového testu - Online Linguistic Support (OLS) 2. Odesíláte do zahraničí k potvrzení (pro podpis a razítko zahraniční instituce). Odeslat můžete poštou doporučeně nebo zaslat kvalitní, naskenovanou kopii, zahraničnímu koordinátorovi na . b) Jakmile budete zapsáni ke studiu: 1. V Portálu v záložce Předměty zvolíte Přidat předmět, vyplníte údaje. 2. Po zadání všech předmětů, zažádáte příslušnou osobu na Vaší fakultě o tzv. spárování předmětů

13 c Předměty (spárované) za které se Vám studium v zahraničí uznává c Podpis studenta Podpis fakultního koordinátora podepisujícího Předměty studované v zahraničí (zkratky dané zahraniční institucí, případně přidělené studentem) c c c Podpis MO (Foldynová v zástupu za Mgr. Krutila) Podpis a razítko zahraniční instituce

14 Další dokumenty Transcript of Records before the mobility (ToRBM) výpis předmětů doposud absolvovaných na UTB tisk z Portálu Kopie občanského průkazu Kopie karty studenta Zdravotní pojištění Jazykový certifikát Portfolio Veškeré dokumenty, které zasíláte poštou, pošlete v jedné zásilce a doporučeně (na adresu dle podle pokynů zahraniční univerzity) a mějte ponechanou kopii.

15 Speciální stipendium pro handicapované studenty (ERASMUS+) Náklady na speciální potřeby Grant až 100 % uznatelných zvýšených nákladů Postup žádosti je uveden na webu UTB mezinárodní spolupráce studijní/pracovní pobyt Erasmus+ Deadliny dle minulého roku pro mobility v zimním semestru pro mobility v letním semestru Žádosti jsou zasílány a hodnoceny NAEP v Praze

16 Ubytování Informace poskytne zahraniční instituce: na svých webových stránkách v uvítacím u nominovaným studentům Ne všechny zahraniční instituce nabízejí ubytování ve svých zařízeních -> měli by poskytnout informace o agenturách, ubytování v soukromí, atd. Hledáte-li si ubytování na vlastní pěst -> pozor na podvodníky! Neplaťte nic před tím, než máte ze zahraniční instituce oficiálně potvrzeno přijetí (podepsaný Learning Agreement (LA), Letter of Acceptace apod.) a s UTB podepsanou Účastnickou smlouvu Ubytování je nutné si rezervovat s dostatečným předstihem Náklady na ubytování se mohou značně lišit, v dražších zemích mohou měsíční náklady dosáhnout i výše celého měsíčního stipendia Cenným zdrojem informací o ubytování a celkových výdajích je databáze závěrečných zpráv Erasmus studentů - a nebo

17 Sepsání Účastnické smlouvy/finanční dohody!!!bez podepsané smlouvy nelze vycestovat do zahraničí a nelze zaslat stipendium!!! Smlouva se sepisuje na Mezinárodním oddělení 4 týdny před plánovaným odjezdem, poté co: 1. Jste zapsán/a do dalšího ročníku 2. Obdržíte ze zahraniční instituce potvrzené (podepsané) formuláře a připravíte následující dokumenty, které přineste s sebou vytištěné k sepsání ÚS: SAF nebo Acceptance Letter Learning Agreement (LA) Evropský průkaz zdravotního pojištění při cestě do země EU Při cestě do země mimo EU - Potvrzení o pojištění do zahraničí (musí obsahovat číslo pojistné smlouvy, pojistné období, které pokrývá celou dobu mobility, jméno studenta) Aktuální potvrzení o studiu 3. Zkontrolujete si své bankovní číslo účtu v Portále Účet musí být veden u české banky EUR účet je možné mít pouze u Komerční banky toto číslo účtu zadejte do kolonky Bankovní EURO účet v Portálu. 4. V úředních hodinách se dostavíte k podpisu Účastnické smlouvy (při jejím podpisu, přepne studenta Institucionální koordinátor administrující, do stavu 310) Markéta Foldynová, foldynova@rektorat.utb.cz, U13/157 - tel.: PONDĚLÍ a STŘEDA: 9-11 a ÚTERÝ a ČTVRTEK: 9-11 PÁTEK: zavřeno

18 Pojištění Pojištění si zařizuje každý student sám Potvrzení o pojištění do zahraničí musí obsahovat číslo pojistné smlouvy, pojistné období, které pokrývá celou dobu mobility, jméno studenta Kopii dokladu o pojištění dokládáte při podpisu Účastnické smlouvy Informujte se u své pojišťovny

19 Jak bude vyplacen grant? Erasmus+ Stipendium bude odesláno na Vámi uvedený účet v Portálu UTB! Stipendium v rámci programu Erasmus+ Pro pobyty v letním semestru se vyplácí najednou v EUR před začátkem pobytu Pro pobyty v zimním semestru ve dvou splátkách (podíl do konce kalendářního roku + doplatek za leden (únor) v únoru roku následujícího) ERASMUS+ Země Dánsko, Irsko, Francie, Itálie, Rakousko, Finsko, Švédsko, Velká Británie, Lichtenštejnsko, Norsko Belgie, Německo, Řecko, Španělsko, Chorvatsko, Kypr, Lucembursko, Holandsko, Portugalsko, Slovinsko, Island, Turecko Bulharsko, Estonsko, Litva, Lotyšsko, Maďarsko, Malta, Polsko, Rumunsko, Slovensko, Makedonie Studijní pobyt Pracovní stáž EUR 500 EUR 600 EUR 400 EUR 500 EUR 300 EUR 400 EU nástroj pro výpočet výše grantu

20 Jak bude vyplacen grant? Freemover Stipendium bude odesláno na Vámi uvedený účet v Portálu UTB! Stipendium v rámci Freemover je ze zdrojů MŠMT a je vypláceno v CZK jednorázově. Studijní pobyt CZK/měsíc (maximální finanční podpora je 4 měsíce) Pracovní stáž CZK/měsíc (maximální finanční podpora je 2 měsíce)

21

22 Výpočet grantu Při uzavírání Účastnické smlouvy musí student nahlásit přesnou délku pobytu od do > podle dat se vypočítává celková výše grantu přesně na den student si zjistí přesná data z webu zahraniční univerzity nebo se zeptá zahraničního koordinátora Pokud celková délka pobytu nevychází na celé měsíce (tj. např ), je grant za poslední měsíc přidělován dle skutečného počtu dní strávených v zahraničí, a to ve výši 1/30 měsíčního grantu na den Př.: délka pobytu od do při finanční podpoře 500 EUR/měsíc = finanční podpora na 4 celé měsíce (500 EUR x 4) + 6 dní (500 / 30 x 6) = EUR

23 Off we go...

24 Po příjezdu na zahraniční instituci (1) Do 7 dní od příjezdu si nechat si potvrdit Confirmation of Arrival (přesný termín stanoven v Účastnické smlouvě/finanční dohodě) Confirmation of Arrival naskenovat a odeslat em na Mezinárodní oddělení (foldynova@rektorat.utb.cz)

25 Po příjezdu na zahraniční instituci (2) Může dojít ke změnám v Learning Agrementu (studijním plánu): 1. Student si do 1 měsíce od začátku studijního pobytu v Portále vyřizuje Learning Agreement Changes (CH-LA): Zvolit atribut nastavit jako smazaný u předmětů, které nebyly otevřeny, nebude studovat Založit zcela nový předmět (jako při tvorbě Learning Agreement) pro přidání nového předmětu 2. Student zkontaktuje fakultního koordinátora administrujícího, informuje ho o změnách v Learning Agreementu 3. Fakultní koordinátor administrující přiřadí (spáruje) k novým předmětům shodné předměty na UTB (jsou-li) a přepne studenta do stavu Student zkontaktuje fakultního koordinátora podepisujícího, požádá ho o kontrolu CHLA a přepnutí do stavu 326. Ve stavu 326 se do CHLA propíší všechny podpisy za UTB). Student si vytiskne Learning Agreement Changes podepíše za sebe, nechá potvrdit na zahraniční instituci a naskenuje a zašle em institucionálnímu koordinátoru administrujícímu (pracovník mezinárodního oddělení) a fakultnímu koordinátoru podepisujícímu

26 Změna v předmětech Předměty, které budou uznány za studium v zahraničí

27 Změna délky pobytu - Dodatek k Účastnické smlouvě Student je povinen oznámit jakoukoliv změnu délky pobytu a tedy celkovou částku přiděleného stipendia 4 týdny před ukončením pobytu uvedeným v Účastnické smlouvě/finanční dohodě Mezinárodnímu oddělení a na fakultě. Při neoznámení změny délky pobytu se vystavujete sankci až 10% z přiznaného stipendia Jakákoliv změna délky pobytu a tedy celkové částky přiděleného stipendia musí být uvedena v Dodatku k Účastnické smlouvě, který musí být sepsán ještě v době trvání Účastnické smlouvy! (tj. před ukončením původního pobytu) V případě zkrácení pobytu bude student vyzván k vrácení adekvátní části grantu

28 Prodloužení pobytu na letní semestr O prodloužení pobytu může student požádat prostřednictvím svého proděkana pro mezinárodní vztahy, a to do Student je povinen dodat institucionálnímu koordinátoru administrujícímu (pracovník mezinárodního oddělení) písemný souhlas fakultního koordinátora podepisujícího a mezinárodního oddělení zahraniční instituce Potvrzený Learning Agreement na letní semestr je student povinen dodat nejpozději do týdne před začátkem letního semestru na zahraniční instituci. V případě volných finančních prostředků student obdrží grant na druhý semestr V případě vyčerpaných prostředků studentů v zahraničí zůstává jako tzv. zero-grant

29 Po návratu ze zahraničí Mezinárodní oddělení přepne studenta do stavu 330 (Student se vrátil z výjezdu) Povinnosti studenta: 1. Do 7 dní zaslat sken Confirmation of Departure na foldynova@rektorat.utb.cz (přesný termín stanoven v Účastnické smlouvě) 2. Výjezd přes program Erasmus+ vyplnit závěrečnou zprávu prostřednictvím Mobility Tool student na konci mobility obdrží s odkazem pro vyplnění (EU Survey). Výjezd přes program Freemover vyplnit závěrečnou zprávu - Word dokument ke stažení na webu UTB 3. Výjezd přes program Erasmus+ vyplnit závěrečný OLS test po ukončení mobility (přihlášením do Vašeho profilu na 4. Do 15 dní od obdržení, odevzdat Transcript of Records (ToR) potvrzený zahraniční institucí (přesný termín stanoven v Účastnické smlouvě) 5. Podle ToR (vystaven zahraniční institucí) ihned doplnit dosažené studijní výsledky k předmětům v Portálu 6. Studijnímu oddělení na fakultě dodat kopie: LA, LA-Changes, Confirmation of Arrival/Departure, Transcript of Records a požádat o přepnutí do stavu Zkontaktovat fakultního koordinátora podepisujícího (proděkan/ka pro mezinárodní vztahy) a požádat o přepnutí do stavu Z Portálu UTB tisk a předání The Sending Institution s Transcript of Records/Doklad o Uznání (SIToR) na Mezinárodní oddělení Markétě Foldynové

30

31 Na co si dát pozor! Ne všechny univerzity vystaví ToR a Confirmation of Departure bez problémů a včas Je možné, že budete nuceni opakovaně žádat o jejich vystavení -> doporučujeme studentům, aby se na proces a dobu jejich vystavení informovali v předstihu; snažili se oba dokumenty získat ještě před odjezdem! Zkontrolovat, zda jsou dokumenty kompletní (razítka a podpisy) Předměty v Learning Agreement nebo předměty v LA Changes se musí rovnat výslednému seznamu předmětů v Transcript of Records (ToR)

32 Kontakty na fakultní koordinátory Fakulta humanitních studií Mgr. Dagmar Machová, Ph.D. Fakulta managementu a ekonomiky Ing. Silvie Pfefferová, pfefferova@fame.utb.cz Fakulta logistiky a krizového řízení Mgr. Marek Tomaštík, Ph.D., mtomastik@flkr.utb.cz Fakulta technologická Mgr. Miroslava Miličková, milickova@ft.utb.cz Fakulta multimediálních komunikací Eva Prokopová, eprokopova@fmk.utb.cz Fakulta aplikované informatiky Ing. Ivana Pejřová, pejrova@fai.utb.cz

33 Let's travel the world together!

34 Kontaktní osoba na Mezinárodním odd. Bc. Markéta Foldynová U13/157 - tel.: