Analýza spisových agend k výběru DMS
|
|
- Simona Novotná
- před 8 lety
- Počet zobrazení:
Transkript
1 Analýza spisových agend k výběru DMS Dopravní podnik města Olomouce, a. s. zpracovali: Ing. Otakar Bačák, Lenka Kreslová září 2010, červenec 2014
2 1 Účel analýzy Dopravní podnik města Olomouce, a. s. (dále jen DPMO ) je dle 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen ZASS ) v platném znění veřejnoprávním původcem dokumentů. Z hlediska 63 ZASS, pojednávajícího o spisové službě, není DPMO tzv. určeným původcem povinným vést spisovou službu v plném rozsahu, ale pouze dle zákonem vyjmenovaných částí. Dále má DPMO možnost vést spisovou službu elektronicky nebo v listinné podobě ( 63 odst. 3). Dle zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů je DPMO uživatelem datové schránky prostřednictvím které přijímá dokumenty subjektů veřejné správy, má možnost je těmto subjektům odesílat příp. zpřístupnit schránku dalším uživatelům datových schránek (soukromoprávním subjektům) případně rovněž těmto subjektům odesílat zásilky. Účelem této analýzy je popsat požadovaný rozsah a systém práce s dokumenty, který bude vyhovovat stanoveným podmínkám ZASS ve věci spisové služby. Při tom bude popsán požadovaný systém zpracování dokumentů ve společnosti, který těmto podmínkám vyhovuje. Dále je cílem zvýšit případné využívání datové schránky, která je v současné době využívána pouze pro příjem pošty od veřejnoprávních subjektů. Následně bude analýza poskytnuta potencionálním dodavatelům elektronických systémů pro tvorbu a správu dokumentů za účelem konečného výběru takového systému pro implementaci v DPMO. Zavedením elektronického systému využije DPMO možnosti vedení spisové agendy v elektronické podobě, z praktických důvodů zůstane část dokumentů i v písemné podobě, a buď před konverzí, nebo po konverzi, ale tato podoba ve vyjmenovaných případech nebude ukládána v podnikové spisovně ke skartačnímu řízení, tzn. že část dokumentů bude ukládána pouze v elektronické podobě. Elektronické dokumenty budou ukládány dle spisových a skartačních znaků, papírové dokumenty dle jednoznačného identifikátoru. Předmětem řešení nebude převod již uložených písemných dokumentů v podnikové spisovně do elektronické podoby vyjma platných dokumentů (smluv) případně dokumentů uložených ve spisovně trvale. Předmětem řešení může být vytěžování dat z typových dokumentů, které urychlí jejich pořizování do průvodního dokumentu. 2 Charakteristika podniku z hlediska spisových agend 2.1 Spisové agendy Základními vstupními kanály přijatých dokumentů do DPMO jsou: a/ doručování prostřednictvím držitelů poštovní licence (česká pošta, kurýrní služby), b/ doručování prostřednictvím elektronické pošty ( ) dotazy, stížnosti, náměty, běžná obchodní, provozní a úřední korespondence
3 c/ doručování prostřednictvím telefonických oznámení s následným záznamem (dispečerský deník), d/ doručování prostřednictvím datové schránky veřejnoprávními původci, Základními výstupními kanály jsou způsoby uvedené pod písmeny a/ a b/. V tabulce je uveden přehled zákonných povinností ( 64 až67, 68 odst. 1 až3, 68a, 69a) předepsaných ZASS a skutečného stavu v DPMO. Určeno Povinnost Plnění 64 odst.1 64 odst odst odst. 5 až 7 64 odst odst odst odst odst. 4 Příjem dokumentů Označení dokumentu jednoznačným identifikátorem Evidence v evidenci dokumentů Jmenné a jiné rejstříky Předání dokumentů k vyřízení a záznam o předání v evidenci dokumentů Při vyřizování dokumentů se všechny související spojí do spisu Vyřízením spisu se rozumí vypravení podepsaného, schváleného návrhu Týká se vyvěšování na úřední desce Dokumenty podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena Dokumenty přijímá podatelna, právní oddělení, dispečink, případně další útvary podniku Došlá pošta je označena číslem v deníku došlé pošty*), právní oddělení vede tabulku vyřizovaných stížností samostatně*), další dokumenty jsou postupovány podatelně k označení podatelna vede knihu došlé pošty*), další evidence dokumentů na nižších úrovních není organizována nejsou vedeny podatelna v knize došlé pošty vyznačí útvar, kterému je postoupena věc k vyřízení/založení; další postup s dokumentem až do jeho vyřízení není dokumentován neprovádí se systematicky, spojování do spisu provádí vyřizující útvar dle vlastních zvyklostí bez evidence v podacím deníku*), není definován princip priorace ani sběrného archu odesílané dokumenty jsou evidovány v samostatné evidenci knize odeslané pošty*), není klasifikován způsob jednotné tvorby identifikátoru, číslo z knihy odeslané pošty není přenášeno na odesílané písemnosti není relevantní pro DPMO řeší podpisový řád DPMO
4 65 odst. 5 Po vyřízení se spis uzavře a převede do spisovny dokumenty zůstávají v držení zpracovatelů, do spisovny by měly být ukládány po skončení kalendářního roku, není kontrola uložení všech dokumentů ve spisovně 66 odst. 1 a 2 Vydání spisového řádu OS/5/2005 vydán (přitom povinnost platí až od r. 2012), obsahově vyhovující, nutná aktualizace odkazů na legislativu a Spisového a skartačního plánu 66 odst. 3 Dokumenty se označují spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami jednotlivé dokumenty se neoznačují, označují se až soubory dokumentů téhož typu před odvodem do spisovny, 67 Doklad stvrzující doručení dokumentu (je-li vyhotoven) je připojován ke spisu děje se 68 odst odst.2, 3 68 odst. 4 Uložení vyřízených spisů ve spisovně po dobu skartační lhůty záznam o uložení do spisovny v evidenci Nahlížení do spisů ve spisovně Postup v případě zániku původce dokumentů Podmínky pro místnost spisovny dokumenty spisy jsou u jednotlivých útvarů zpravidla spojeny do souborů téhož typu dokumentů nebo dokumentů se stejným skartačním znakem a lhůtou a v tomto spojení předány do spisovny záznam o uložení do spisovny není vyznačen v evidenci, částečně je nahrazen Předávacím seznamem upraveno spisovým a skartačním řádem není splněna podmínka dle písm. c) nesmí vést vodovodní, teplovodní, parovodní nebo plynovodní potrubí a dešťová a splašková kanalizace (od r tento odstavec není pro DPMO povinný) 68a Spisová rozluka úkony v případě zrušení společnosti 69a odst. 1-5 Uchovávání elektronických dokumentů došlých, elektronických dokumentů konvertovaných a uchování pravosti v současné době nemá DPMO prostředky pro takové uchování; datový trezor u datových schránek není využíván *) dle 8vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen vyhláška) se evidují dokumenty v evidencích dokumentů; za tyto evidence se nepovažují kniha došlé pošty, kniha odeslané pošty a jiné evidenční pomůcky; základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby je podací deník; původce uvede ve svém vnitřním předpise výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů včetně jejich formy
5 2.2 Samostatné evidence Vedle hlavní evidence, kterou bude agenda přijatých dokumentů (tzv. došlá pošta) a k nim vydaných dokumentů (tzv. odeslaná pošta) je možné zřídit samostatné evidence. Taková evidence má svůj název a dále je požadováno, aby jednotlivé dokumenty měly své pořadové číslo, datum/čas doručení, adresu odesílatele, obsah dokumentu, spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu a jednoznačný identifikátor. Samostatná evidence má význam u typově identických dokumentů, které mají stejný postup vyřizování, zpravidla konečným způsobem vyřízení je ad acta (AA), např. zápisy z různých jednání dle rozdělovníku putují k jednotlivým adresátům a již na ně nevznikají žádné další reakce. V podmínkách DPMO je z tradičního způsobu zpracování v režimu samostatných evidencí nakládáno s mnoha typy dokumentů, bohužel bez předepsané evidence. 2.3 Agendy mimo spisovou službu 9 odst. 3 vyhlášky uvádí, že dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci. Definici úředního dokumentu ovšem v legislativě nenajdeme, lze pouze dovodit, že se jedná o dokumenty, které nemají přímou vazbu na činnost společnosti vyplývající ze zákonem daných kompetencí nebo zákonem uložených povinností. Níže uvedený seznam by měl být uveden rovněž ve spisovém a skartačním řádu. Dokumenty, které nepodléhají evidenci, jsou zejména: pozvánky na kulturní a společenské akce, zdvořilostní pošta (novoročenky, blahopřání apod) denní tisk a časopisy, nevyžádané nabídky, 3 Požadavky na řešení Z přehledu uvedeného v kapitole 2.1. až 2.3. vyplývá, že v DPMO je nutné vyřešit: a/ definice úředních dokumentů v DPMO, hlavní a vedlejší evidence, promítnutí do Spisového a skartačního plánu; b/ evidenci vstupních dokumentů, jejich převádění do elektronické podoby; c/ evidenci pohybu konkrétního dokumentu až po jeho uzavření; d/ způsob spojování dokumentů do spisu a tvorby čísla spisu; e/ označování vytvořených dokumentů dle jednotného, identifikovatelného principu; f/ zavedení odesílání i elektronickou cestou; g/ princip seskupování dokumentů pro archivaci, zejména v elektronické podobě, h/ kontrola uložení dokumentů ve spisovně. Protože dojde jednak k rozsáhlým změnám organizace práce s dokumenty a zejména formám práce s dokumenty (elektronizace) přikláníme se k variantě postupného náběhu. V první fázi přistoupit k přechodu na elektronizaci a změny organizace u agend došlé a odeslané pošty, agendy smluv, případně objednávek. Po zavedení systému a jeho případným korekcím vyplývajícím z uživatelských
6 zkušeností vybrat další agendy. Předpokládané agendy pro zahájení zkušebního provozu jsou v příloze vyznačeny v poznámkách znakem Z. V dalších částech budou popsány cílové stavy ve vazbě na požadavky ZASS a vyhlášky dle schématu kapitoly 2.1. Elektronický systém spisové služby bude v dalším textu označován jako DMS, který v sobě integruje EDMS a ERMS (viz pojmy) 3.1 Vstupní externí dokumenty Určeno Povinnost Cílový stav 64 odst.1 64 odst odst odst. 5 až 7 64 odst. 8 Příjem dokumentů Označení dokumentu jednoznačným identifikátorem Evidence v evidenci dokumentů Jmenné a jiné rejstříky Předání dokumentů k vyřízení a záznam o předání v evidenci dokumentů Dokumenty přijímá podatelna zejména veškerou analogovou poštu, elektronickou poštu doručenou na adresu sekretariat@dpmo.cz, a datovou schránkou. Rovněž elektronická podání úředního charakteru na adresy dpmo@dpmo.cz, personalista@dpmo.cz a stížnosti, náměty a podněty jsou evidovány. Analogové dokumenty jsou roztříděny, a převedeny do digitální podoby. Zjišťování parametrů dokumentů v digitální podobě, vlastnosti připojeného elektronického podpisu, elektronické značky a časového razítka, výskyt škodlivého kódu provádí automaticky DMS. V elektronickém podacím deníku jsou všechny dokumenty označeny jednoznačným identifikátorem obsahujícím zkratku DPMO a numerický kód. Dokument doručený v digitální podobě, který není opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem opatří elektronická podatelna kvalifikovaným časovým razítkem. To není potřeba u dokumentů doručených datovou schránkou. V elektronickém podacím deníku jsou podatelnou dále doplněny: datum doručení, rozsah dokumentu, počet a rozsah příloh, název odesilatele, číslo jednací příp. spisová značka odesilatele, stručný popis (věc), zda dokument existuje pouze v digitální nebo i v analogové podobě DMS bude obsahovat jmenný rejstřík příp. věcný rejstřík Podatelna pomocí work-flow nebo fyzicky postoupí jednotlivé řady dokumentů k dalšímu vyřízení (základní třídění je dáno stávajícími postupy: obecné dokumenty, přijaté faktury, nabídky do vyhlášených výběrových řízení,.) Zpracovávající útvar si určí č.j. příp. spis, ke kterému bude dokument přiřazen. Základní formát č.j. by měl být DPMO/RRRR/SZ/PCS-PCP/OSC (kde RRRR je rok, SZ je spisový znak, PCS je pořadové číslo spisu (bude sloužit vždy jako číslo
7 spisu), PCP je pořadové číslo položky v rámci spisu, OSC je osobní číslo zpracovatele. DMS bude mít nástroje pro konstrukci čísla nabídka SZ, PCD, PCS a OSC dle přihlášeného uživatele. Definitivní způsob tvorby čísel spisů a č.j. bude dán nabízenými možnostmi vybraného řešení, které musí splňovat zákonné podmínky. 3.2 Výstupní dokumenty Určeno Povinnost Cílový stav 65 odst odst odst odst. 3 Vyřízením spisu se rozumí vypravení podepsaného, schváleného návrhu Dokumenty podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena Po vyřízení se spis uzavře a převede do spisovny Dokumenty se označují spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami Dokumenty vznikající v návaznosti na přijaté úřední dokumenty jsou číselně propojeny s iniciačním dokumentem stejným číslem PCS. Po předání na podatelnu(výpravnu) doplní pracovník podatelny do karty datum odeslání, u analogově vypravovaných dokumentů buď musí zpracovatel doplnit adresu adresáta, počet, počet listů, počet příloh a jejich listů a na obálku s dokumentem uvést č.j. nebo předá dokument bez obálky a údaje doplní výpravna a dokument zalepí a odešle. U digitálních dokumentů podobně, č.j. v prvním případě musí být součástí názvu odesílaného souboru, lomítka jsou nahrazena podtržítky. Řeší podpisový řád DPMO bude doplněn případně o náležitosti týkající používání elektronických podpisů, elektronických značek a časových razítek. Uzavřením dokumentu se rozumí jeho opatření skartačním znakem a skartační lhůtou a startovacím datem, od kterého běží ukládací lhůta. Elektronické dokumenty zůstanou dostupné v DMS až do doby jejich vyřazení po skartačním řízení. Zřízení elektronické spisovny se nepředpokládá. Analogové dokumenty jsou předávány do spisovny po skončení kalendářního roku. uvedeno v předchozích bodech 67 Doklad stvrzující doručení dokumentu (je-li vyhotoven) je připojován ke spisu Doklad je pokládán jako samostatný úřední dokument, po digitalizaci ho určený pracovník č.j. připojí k příslušnému spisu
8 --- Další požadavky na systém a/ Podpis zaručeným elektronickým podpisem a následné digitální odeslání b/ Připojení jednoho dokumentu k více spisům 3.3 Dokumenty bez výstupu Vyjmenované úřední dokumenty, např. běžné provozní záznamy, jsou ukládány jednotlivě nebo spojovány do analogových spisů a nejsou předmětem EDMS, pouze ERMS tzn. označení a obsah celého spisu je zanesen do ERMS bez elektronické přílohy. Záznam pak slouží k funkcionalitě zařazení do analogové spisovny a konečnému vyřazení. 3.4 Vytěžování dat Systém OCR (viz pojmy) je schopen ze skenovaných dokumentů a to jak typových, případně netypových získat data a tyto přenést do EDMS. Odpadá tak opisování dat z původních dokumentů, může tak přispět k snížení chybovosti při zadávání dat. V rámci pořízení DMS tato funkcionalita není požadována a hodnocena v rámci výběru systému, ale může být nabídnuta. 3.5 Propojení na ERP (VISION32) Z pořízených záznamů dokumentu a samotných dokumentů ručně nebo systémem OCR je možné dále přenášet data do ERP, případně přebírat data z ERP pro doplnění identifikace dokumentu (např. přesný název dodavatele, odběratele). V rámci pořízení DMS tato funkcionalita není požadována a hodnocena v rámci výběru systému, ale může být nabídnuta. 3.6 Revize, verzování dokumentů Zejména u vlastních dokumentů typu smlouvy a interní legislativa bude využíváno DMS pro seznámení všech vybraných zaměstnanců s dokumentem a s vyjádřením (dosavadní zpráva o smlouvě, zpráva o interním předpisu). DMS bude umožňovat sledování navrhovaných změn až po jejich konečné vypořádání předkladatelem. Každý účastník připomínkového řízení tak může vytvořit novou verzi, která je postoupena dalšímu účastníkovi. Vznik, evidence a schválení je identické s kap Work flow Ve společnosti je uplatňováno hierarchické řízení. Společnost je tvořena třemi úseky, dělenými na odbory, nebo střediska. Při posuzování dokumentů jsou tyto postupně přidělovány takto: výkonný ředitel útvarům výkonného ředitele, náměstkům náměstci útvarům příslušného úseku řízeném náměstkem. Schvalování smluv a interní legislativy je dáno volbou zpracovatele, který vybere vedoucí útvarů, kterými je dokument dotčen a žádá jejich připomínky. V případě volby náměstků mohou tito dále ještě vyžadovat vyjádření dalších, jím podřízených útvarů. Schvalování finančních limitů podléhá pravidlům limitu do 20 tis. Kč vedoucím odborů a středisek, 50 tis. náměstkům, nad 50 tis. výkonný ředitel. Zvláštní limit 200 tis. platí při souhlasu obou náměstků při nepřítomnosti výkonného ředitele.
9 DMS by mělo zajistit přiřazení schvalovacího procesu k vybranému dokumentu buď z typových nastavení, nebo individuálně výběrem z nabídky schvalujících osob. Celkově je v rámci společnosti 21 vedoucích útvarů a dále cca 40 zpracovatelů veškeré dokumentace. Systém bude propojen na běžnou ovou poštu uživatele, kde bude schvalovatele upozorňovat na úkol z DMS a buď přímo z tohoto prostředí, nebo po otevření DMS provede požadované úkony (připomínkování, schválení). V systému bude možné sledovat celý proces probíhajícího work-flow nad dokumentem. Systém bude mít definované zastupování jednotlivých pozic, které bude ručně nastavitelné (absentující pozice převede schvalovací kompetence na zastupujícího). 3.8 Spojování dokumentů (propriorace, sběrný arch) Určeno Povinnost Cílový stav 65 odst. 1 Při vyřizování dokumentů se všechny související spojí do spisu Všechny dokumenty zaznamenané v DMS budou spojovány prostřednictvím čísel jednacích, systém umožní vyfiltrovat všechny spisy k daným kategoriím, SZ, PCS, OSC, dále podle rejstříkových komponent IČ, název příp. jméno a příjmení Všechny analogové dokumenty duplicitní k elektronickým budou součástí spisu dle jednoznačného identifikátoru, ostatní analogové dokumenty dle spisu. 3.9 Ukládání dokumentů Určeno Povinnost Cílový stav 68 odst. 1 Uložení vyřízených spisů ve spisovně po dobu skartační lhůty záznam o uložení do spisovny v evidenci Pouze analogové dokumenty spojené do samostatných spisů jsou fyzicky předávány do spisovny, záznam o uložení je vyznačen v DMS nebo je nahrazen Předávacím seznamem (do doby převedení veškeré dokumentace do DMS) 3.10 Základní přehled a rozsah agend V příloze je uveden základní přehled agend jednotlivých útvarů. Dále jsou uvedeny vazby tvorby a schvalování a další údaje vyplývající z této analýzy a pro vyhlášení výzvy na dodávku systému. 4 Návrh spisového a skartačního řádu a propojení na EDMS Určeno Povinnost Cílový stav 66 odst. 1 a 2 Vydání spisového řádu Spisový a skartační řád bude aktualizován po nasazení DMS s vazbami na nasazené technologie, dané vybraným produktem. Dokument zpracuje DPMO.
10 5 HW a SW vybavení společnosti Servery Serverová místnost DPMO, a.s. se nachází v objektu na ulici Koželužské. Servery jsou v převážné míře provozovány ve virtuálním prostředí VM Ware. Dostupná kapacita procesorů, operační paměti a diskového prostoru se v současné době jeví jako dostatečná pro zřízení dalšího virtuálního serveru, na němž bude provozována úloha EDMS. Zhotovitel tak kromě sw zajišťujícího provoz úlohy dodá i serverový operační systém a stanoví HW požadavky na server. Případné navýšení HW kapacit z důvodu zavedení EDMS bude zohledněno ve vyhodnocení nabídek. Služby elektronické pošty zajišťuje MS Exchange Server 2010 instalovaný na samostatném serveru. Na samostatném serveru běží databáze MS SQL Server 2008 Standard využívaná několika úlohami, kterou lze využít pro provoz EDMS. K databázi náleží 30 uživatelských licencí. Koncové stanice Jako koncové stanice jsou provozovány desktopové PC nebo notebooky s operačním systémem Windows 7 a s kancelářským sw MS Office 2013 popř Home & Business. Ve skladech DPMO jsou využívána zařízení, která se připojují vzdálenou plochou k terminálovému serveru s instalovaným OS Windows 2008 Server a MS Office 2013 Home & Business. Síť Všechny lokality včetně odloučených pracovišť (vozovna Koželužská, vozovna Dolní Hejčínská, centrální dispečink, energodispečink, prodejny jízdenek), v nichž se nacházejí koncové stanice, jsou propojeny místní sítí (LAN). Multifunkční zařízení DPMO, a.s. disponuje několika multifunkčními zařízeními. V prostorách podatelny je umístěno zařízení CANON ir Definice a pojmy Dokument Dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena [ 2 písm. e) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon )]. Dokument tvoří jednu nebo více komponent (například průvodní dopis má připojeny přílohy). Dokument lze zaznamenat na jakémkoliv médiu a v jakémkoli datovém formátu. Kromě obsahu jsou součástí dokumentu zpravidla kontextuální informace. Pokud to umožňuje jeho zpracování, obsahuje také strukturální informace (tj. informace, které popisují komponenty dokumentu). Klíčovou vlastností dokumentu je jeho neměnnost a trvalost jeho informačního obsahu. V elektronickém systému spisové služby lze spravovat dokumenty v digitální podobě a metadata dokumentů v analogové podobě, neboť dokument v analogové podobě je pevně spojen s nosičem umístěným mimo elektronický systém spisové služby, a tedy nemůže být jako takový přímo spravován elektronickým systémem spisové služby (viz pojem Elektronický systém spisové služby ). Elektronický Pojem elektronický se pro účely národního standardu používá obdobně jako pojem digitální. Analogové nahrávky, i když je lze považovat za elektronické, však nejsou pro účely národního
11 standardu považovány za elektronické, neboť je nelze jako takové spravovat prostředky výpočetní techniky; za tímto účelem je nutné je převést (konvertovat) do digitální podoby. Podle zásad užití požadavků stanovených národním standardem lze analogové nahrávky (záznamy) ukládat pouze jako dokumenty v analogové podobě (fyzické dokumenty). Elektronický systém spisové služby (Electronic Record Management System) Elektronický systém spisové služby ( ERMS ) je informační systém určený ke správě dokumentů ve smyslu ustanovení 2 písm. l) zákona, s využitím 63 odst. 4 téhož zákona. Identifikace spisu a typového spisu Identifikace spisu je evidenčním znakem spisu nebo typového spisu v rámci evidence dokumentů. Je jím spisová značka nebo, v případě, že tato není použita, je jím znak, který je konstruován na základě čísla jednacího dokumentu (například z jednacího čísla iniciačního dokumentu, prvního dokumentu). U typových spisů je tímto evidenčním znakem název typového spisu. Konverze Konverze je proces transformace jedné nebo více komponent do jiného formátu. Výsledkem konverze je ztvárnění. Metadata Metadaty se rozumí data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času [ 2 písm. o) zákona]. OCR (Optical Character Recognition) Pojem OCR vyjadřuje funkci optického rozpoznávání znaků (dále jen OCR ). Funkce OCR vytváří strojově čitelný text ze skenovaného snímku. Systém správy elektronických záznamů (Electronic Document Management System) Systém správy elektronických záznamů je počítačovou aplikací zabývající se správou záznamů. EDMS je často úzce integrován se systémem elektronické spisové služby (ERMS). Zatímco EDMS vede pouze záznamy, které nejsou dokumenty, ERMS spravuje dokumenty. 7 Použité zdroje 1. Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění 2. Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby 3. Č. j. MV /AS-2010 metodický návod pro zpracování spisového řádu obce s rozšířenou působností, vedoucí spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby 4. Č. j. MV /AS-2012 Oznámení Ministerstva vnitra, kterým se zveřejňuje národní standard pro elektronické systémy spisové služby
12 8 Příloha Návrh agend ve vztahu k označování dokumentů: navrhovaný formát č.j. a zároveň č.spisu DPMO/RRRR/SZ/PCS-PCD/OSC kde SZ je spisový znak obsahující vždy číslo odboru/střediska a dále může obsahovat kategorizaci dokumentů, není-li tato zavedena v PCS PCS je pořadové číslo spisu - generované systémem jako pořadové číslo (G)nebo si ho útvar zadá sám dle svého číselníku, kterým kategorizuje dokumenty PCD je pořadové číslo dokumentu v rámci spisu OSC je osobní číslo zaměstnance zpracovávající agendu, nebo konkrétní dokument Pozn. Volbou číslování dokumentů (SZ a PCS) je dáno, zda bude agenda vedena jako jednotlivé spisy nebo celá agenda bude jeden spis. Do soupisu agend nebudou patřit agendy vedené sw VISION, FS software příp. jinými, kde dokumenty zůstanou v el. podobě a budou považovány za samostatné evidence popsané případně ve spisovém a skartačním plánu a likvidovány elektronicky. */dle zjištěných údajů navrhneme, zda číselník určit jednotně za celou společnost **/ D=pouze digitální, L=pouze listinná, H=obojí SZ buď jen jako PCS pokud bude označení útvaru nebo dáno číselníkem včetně kategorizace a nikoli dokumentů v rámci generováno jako útvaru*/ pořadové číslo Název Rozsah za rok Skartační znak počet dok. odhad listů A4 Skartační lhůta Zpracovatel Schvalovatel Typ agendy **/ Poznámky G Představenstvo A PPV L G A PDR L Dozorčí rada G 1 40 A OEN PPV D Výroční zpráva G Zápisy z porady VŘ A 10 AŘ VŘ D
13 11005 G Vnitropodnikové normy A MGM VŘ D G Zápisy ŠaNK S 5 VŘ D G Tiskové zprávy S VŘ D G Ostatní S 5 útvar VŘ H Z souvisí s ag /1 a G Smlouvy A 5 SEK PS L Z G Stížnosti S 5 SEK PS H Z G Pohledávky předané k vymáhání S 5 SEK PS H G Ostraha S L G Kontroly A 5 VOK VŘ H G Bezpečnostní agentura Gold office S 5 VOK H G Úklidová firma Haryservis S 5 VOK H G Objednávky externí S 5 VOK VOZ H Z G Spisová služba A VOK H Z G agenda korespondence S VEO H Z G agenda daňová přiznání A 10 VÚ VEO D Z G agenda plánování a vyúčtování A 10 PL VEO H Z Interní předpisy S 5 VOZAM D duplicitně 11005, Z 2 Korespondence S 5 VOZAM H Z
14 3 Výkazy, statistiky A 10 VOZAM H 4 Osobní účty - faktury S 5 VOZAM H duplictně materiálová účtárna Daňová prohlášení S 10 MÚ L 2 Mzdové listy A 45 MÚ L 3 Neschopenky + přehledy dávek NP S 10 MÚ H 4 Mzdové podklady S 5 MÚ L 5 OSSZ - přehledy S 10 MÚ D 6 Zdravotní pojišťovny - přehledy 7 Finanční úřad - roční vyúčtování daně S 10 MÚ H S 10 MÚ L 8 Příspěvky - penzijní fondy S 3 MÚ D osobní číslo zaměstnance 9 Příspěvky - životní pojišťovny S 3 MÚ D 10 Korespondence MÚ H Z Osobní spisy A 45 PERS D týká se nově ukládaných dle DMS G Korespondence S 5 PERS H Z G Výkazy, statistiky A 10 PERS H G návrhy smluv S 5 ZAS,VOZ D Z G objednávky nad 20t. Kč S 5 ZAS,VOZ D Z G vyřazený materiál skladů S 5 ZAS, SKL VOZ H
15 25001 variabilní symbol variabilní symbol přirážky (zápisy + bloky) S H příp. vytěžování v.s. a vazba na FSS korespondence k přirážkám S 10 VPTO PS H příp. vazba na FSS; Z 1 jiná korespondence S 5 VPTO PS H Z 2 pokladní doklady S PS L 3 pokladní kniha denní S VIT L 4 smlouvy VPTO PS H dtto agenda 12001; Z 5 výkaz přepravní kontroly S L 6 kontrolní jízdenky S L 7 smlouvy o prodeji jízdenek S PS H 8 uzávěrky denní S VIT L 9 uzávěrky měsíční S VIT L 10 dodací listy G4S S L 11 žádanky o dotace/slevy na jízdném S L 12 žádanky o zaměst. jízdné S L 13 žádanky o duplikáty S L 14 pokladní doklady S L G smlouvy, dodatky, prodloužení, dohody S VŘ H Z
16 26002 G záloh. faktury, faktury, dobropisy G výběrová řízení, vyjádření apod S VOM H propojení se sw VISION 5 10 S VŘ H 31001,31204,31103 G Běžná korespondence S 5 VUV, MUV VUV, VŘ 31204,31103 G Reklamace S 5 MUV VUV D G Drobné opravy vlastních osobních vozidel zaměstnanců 31103, G Agenda externích oprav (objednávky) S 3 MUV VUV,VŘ H S 10 MUV VUV H propojení na Vision fakturaci; Z D 32xxx 1 revize el., prohlídky (REV- PTZ) 2 tech.dokument. TT (TDTT) A S 5 3 opravy TT (OPR:TT) 4 investice (INVEST) 5 běžné provozní záznamy (BPZ) S 5 A S Uzavírky komunikací S VDR H Z 2 Změny licencí linek S VDR H Z 3 Změny jízdních řádů S VDR H Z
17 4 Přepravní příkazy S VDR D 5 Přepravní rozhodnutí S DPN D 6 Výluky S VDR H Z Mimořádné události S 5 VTP, BT VŘ H vedení spisu BT G 2 Žádosti o schválení apod S 5 VTP VŘ D licence, úřední povolení, omezení provozu apod.; Z 3 Objednané jízdy S VTP D ŽÁDOSTI O SCHVÁLENÍ G OBJEDNÁVKY A DALŠÍ AGENDA NEPR. DOPRAVY S 5 VAP VŘ D Z S 5 RAP VAP H propojení objednávek s fakturací Vision; Z JÍZDNÍ VÝKAZY S 5 VAP VAP L BĚŽNÉ PROVOZNÍ S 1 RAP VAP L ZÁZNAMY Nehody V 10 BT VŘ H 2 Škody V 10 BT VŘ H 3 Tlakové nádoby S 5 BT VŘ L 4 Zdvihací zařízení S 5 BT VŘ L 5 Odpadové hospodářství S 5 BT VŘ L 6 Svařování S 5 BT VŘ L 7 Ovzduší S 5 BT VŘ L 8 Pracovní úrazy A 10 BT VŘ H 9 Životní prostředí S 5 BT VŘ L 10 Investice A IT VTO, VŘ H stavební řízení, PD, protokoly
18 11 Opravy S 5 IT VTO, VŘ H 12 Vyjadřování k cizím stavbám S 5 IT VTO, VŘ H 13 Stroje S 5 E - L 14 Veřejné zakázky A VTO VŘ H 15 Provoz vozidel (TP, průkazy UTZ) S 5 E - H 16 Revize S 5 E - L 17 Plyn S 5 E VŘ L 18 Elektřina S 5 E VŘ L 19 Voda S 5 IT VŘ L 20 Zařazovací protokoly A 10 IT VTO H 21 Zimní opatření S 5 E DPN L 22 Oznámení cizích stavebních akcí S 5 VTO - L Z Agendy všech středisek Číslo střediska G objednávka do ,- Kč H Z G objednávka do ,- Kč H Z G požadavek na objednání D Z G cestovní příkaz H G interní sdělení H G návrh na pracovní a mzdové zařazení D
19 G návrh na vyřazení drobného majetku G převodka majetku D G běžná korespondence jinde nezařazená D H Z Legenda funkcí: Legenda středisek: AŘ asistentka ředitele vedení společnosti BT bezpečnostní technik oddělení právní DPN dopravně-provozní náměstek oddělení vnitropodnikové kontroly a ostrahy E energetik ekonomický odbor IT investiční technik odbor zaměstnanosti a mezd MGM management společnosti (VŘ, DPN, OEN + vedoucí útvarů) odbor zásobování MÚ mzdová účtárna ICT MUV mistři údržby vozidel odbor přepravně-tarifní : přepravní kontrola OEN obchodně-ekonomický náměstek odbor přepravně-tarifní: prodej jízdného PDR předseda dozorčí rady odbor marketingu PERS personalistika 3100x středisko údržby vozidel tram/bus PL plánovač 3200x středisko údržby tratí a PTZ PPV předseda představenstva středisko dispečerského řízení PS právník společnosti tramvajový provoz RAP referent autobusového provozu (technik) autobusový provoz SEK pracovníci sekretariátu xxx19 střediska hospodářských aktivit SKL skladníci VAP vedoucí autobusového provozu VDR vedoucí střediska dispečerského řízení VEO vedoucí ekonomické odboru VIT vedoucí odboru IT
20 VOK VOM VOZ VOZAM VPTO VŘ VTO VTP VÚ VUV ZAS Vedoucí oddělení kontroly vedoucí odboru marketingu vedoucí odboru zásobování vedoucí odboru ZAM vedoucí odboru přepravní a tarifní kontroly výkonný ředitel vedoucí technického odboru vedoucí střediska tramvajového provozu všeobecná účtárna vedoucí střediska údržby vozidel zásobovač
Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů
SPISOVÁ SLUŽBA Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce a jeho právních
VíceSpisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018
Spisová služba odborná správa dokumentů Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
VícePOVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY
POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 9. 6. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních
VíceSEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...
SEZNAM ZKRATEK...Ю ÚVOD...13 1. STRUČNÁ HISTORIE SPISOVÉ SLUŽBY V ČESKÉ REPUBLICE.. 15 2. LEGISLATIVNÍ ZÁKLAD SPISOVÉ SLUŽBY... 24 2.1 Zákon o archivnictví a spisové službě... 26 2.1.1 Přehled novelizací
VíceVYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Částka 115 Sbírka zákonů č. 283 / 2014 Strana 3273 283 VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle
VíceN_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS
N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS Přednáška č. 7+8 Spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba obecný základ II. Hlavní fáze spisové služby III. Další související problémy Hlavní teze: Ad část I:
VíceHarmonogram další práce. zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě
Harmonogram další práce zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě Praha, 9. 6. 2015 Zázemí 1. Získat podporu vedení MČ a oprávnění
VíceMoravský zemský archiv v Brně
Č.j:MZA/KM- 7593/2016 V Kroměříži dne 27. července 2016 Výtisk č.: 2 Protokol o kontrole se sídlem Velehradská 4259,, IČ: 709 79 146, jako kontrolní orgán, dle 71 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
VícePOVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY
POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 29. 9. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních
VícePříloha č. 1, část 4 Kontrola souladu software s požadavky Národního standardu pro elektronické spisové služby
Příloha č. 1, část 4 Kontrola souladu software s požadavky Národního standardu pro elektronické spisové služby Zadavatel požaduje, aby dodaný ERMS byl ve shodě s platnou legislativou (zejména zákonem č.
VíceNovela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC
Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC Úvod Aktuální stav novely v legislativním procesu Prezentované znění ještě není
VíceSPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016
1 SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016 1. Obecná ustanovení 1.1 Obec Sušice vydává tento spisový řád (dále jen řád), který je zpracováván dle ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
VíceProject:Úplné elektronické podání
Project:Úplné elektronické podání Den publikace: 23 Lis 2016 Verze 1.0 Atributy modelu: Obsah 0 Celkovy prehled 1 Vyber, identifikace, autentizace 2 Priprava podani 3 Podani, ukon 4 Ulozeni a potvrzeni
VíceSpisová služba základní pojmy. Dokument Spis Spisová služba Spisovna (registratura) Spisový a skartační řád Spisový plán
Spisová služba základní pojmy Dokument Spis Spisová služba Spisovna (registratura) Spisový a skartační řád Spisový plán Spisová služba - legislativa Zákon č. 499/2004 Sb. v platném znění Novely z roku
VíceSoučasný stav spisové služby a její kontrola
Současný stav spisové služby a její kontrola Martin Šisler Praha, 25. 2. 2016 Legislativní rámec a předmět kontroly na základě ustanovení 71 odst. 1 písm. b) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové
VíceSměrnice č. 3. Spisový, archivační a skartační řád
Směrnice č. 3 Spisový, archivační a skartační řád Název: MAS Labské skály, z.s. IČ: 270 10 066 Sídlo: Mírové nám. 280, Jílové 407 01 Kancelář manažerů: Libouchec 233, 403 35 (dále jen Spolek MAS) 1. Úvodní
VíceÚPLNÉ ZNĚNÍ VYHLÁŠKY. č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
ÚPLNÉ ZNĚNÍ VYHLÁŠKY č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby jak vyplývá ze změn provedených vyhláškou č. 283/2014 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
VíceNárodní standard pro elektronické systémy spisové služby
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Radek Pokorný, SOkA Hradec Králové součást Státního oblastního archivu v Zámrsku www.sokahk@volny.cz Potřeba standardu? Obecný radikální příklon
VíceTzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba
Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba 1. 1. Správa podnikového obsahu (Enterprise Content Management ECM) Strategie, metody a nástroje
VíceSTANDARD 13. Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka
STANDARD 13 Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka Pověřené osoby: ředitel, referentka sociálních věcí, psychologové 1. Pravidla pro vedení, založení a uzavření dokumentace Referentka sociálních
VíceNová archivní legislativa
Nová archivní legislativa Jana Hájková, Ministerstvo vnitra Miroslav Kunt, Národní archiv Důvody a důsledky Rozvoj e-govermentu a zákon 300/2008 Sb. (novela archivního zákona mění i tento zákon) Zkušenosti
VíceStátní okresní archiv Chrudim. http:\\vychodoceskearchivy.cz. archivní inspektor Mgr. Petr Boček
Státní okresní archiv Chrudim http:\\vychodoceskearchivy.cz archivní inspektor Mgr. Petr Boček tel. 469 660 411 sekretariát tel. 469 660 406 přímá linka petr.bocek@soka-cr.cz Spisová služba u veřejnoprávních
VíceK PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě
K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě Zveřejňované informace Na webových stránkách původce či na úřední desce by měly být uveřejněny všechny ze zákona požadované informace. Co se dokumentů
VíceK PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě
K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě Samostatné evidence dokumentů Po všech úkonech spojených s příjmem dokumentů (dle platného skartačního řádu) nastává fáze evidence doručených dokumentů
VíceLegislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od 1.7.2012
Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od 1.7.2012 Karel Škrle ICZ a. s. 22.05.2012 1 Co přináší datum 1.7.2012 Končí platnost přechodných ustanovení (čl. II zákona 190/2009 Sb.) Uvést
VíceSpisový a skartační řád Dobrovolného svazku obcí ORP Příbram, se sídlem Zámeček Ernestinum, Tyršova 106, Příbram
Spisový a skartační řád Dobrovolného svazku obcí ORP Příbram, se sídlem Zámeček Ernestinum, Tyršova 106, 261 01Příbram Obsah 1. Úvodní ustanovení 2. Příjem dokumentů 3. Evidence dokumentů 4. Vyřizování
VíceElektronické dokumenty a spisová služba
N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS Přednáška č. 20 Elektronické dokumenty a spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Novelizace AZ v roce 2009: elektronické dokumenty v legislativě SSl a ASL II. Současná SSL
Více/2011 Sb. Vyhláška č. 523/2005 Sb., o bezpečnosti informačních a komunikačních. s utajovanými informacemi a o certifikaci stínicích
Strana 5730 Sbírka zákonů č. 433 / 2011 433 VYHLÁŠKA ze dne 16. prosince 2011, kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky
VíceMístní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád
Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 1 I. Úvodní ustanovení 1. Spisový řád a Skartační řád Místní akční skupiny Střední
VíceKontrola výkonu spisové služby u veřejnoprávních původců: několik postřehů z praxe Mgr. Martin Myšička, Státní okresní archiv Most
Kontrola výkonu spisové služby u veřejnoprávních původců: několik postřehů z praxe Mgr. Martin Myšička, Státní okresní archiv Most Ústí nad Labem, 22. 10. 2018 Zákon o archivnictví, spisové službě a změně
VíceSMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Základní škola a Mateřská škola Doudleby Doudleby 2, 370 07 České Budějovice IČ 75000849 Směrnice 0, verze 20 SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD č.j. 2/20-Koc Sestavil: Mgr. Renáta Kočová Platnost.9.20
VíceŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb.
Moravský zemský archiv v Brně Státní okresní archiv Zlín ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb. PROGRAM ŠKOLENÍ 1. Úvod 2. Legislativní změny 3. Přestávka 4. Postup při vyřazování dokumentů
VícePráce s datovými úložišti (egon)
Práce s datovými úložišti (egon) 1 Rozsah: 3 hodin Anotace: Získat přehled o základních životních fázích dokumentu, povinnostech původce při jeho uchování a typech úložišť digitálních dokumentů. Průvodce
VíceSPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVAZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ A ORGANIZACÍ
SPISOVÝ SKRTČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ ORGNIZCÍ Článek 1 Úvodní ustanovení 1.1. Tento spisový a skartační řád se vztahuje na základní (místní) organizace a (podnikové) koordinační výbory Odborového
VícePolicie České republiky
Příloha č. 8 k PPP č. 170/2015 EVIDENCE DOKUMENTŮ ČÁST PRVNÍ Povinné údaje v evidenci dokumentů o evidovaném dokumentu Čl. 1 JP Pořadové Povinné údaje uváděné v evidenci ESSL 1/ SED SED číslo dokumentů
VíceMístní akční skupina Valašsko Horní Vsacko, z.s. Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Vnitřní předpis č. 03/2015 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD V souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, v platném znění a zákona o účetnictví č. 563/1991
VíceOpatření děkana č. 24/2013 Výkon spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze
Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Opatření děkana č. 24/2013 Výkon spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze Čl. 1 Základní ustanovení 1. Spisová služba na Filozofické
VíceSměrnice o spisovém a skartačním řádu Č.
Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č. Obec: Žernov Adresa: Žernov 112, 552 03 Česká Skalice Směrnici zpracoval: Jitka Kropáčková Směrnici schválil: Mgr. Libor Mojžíš Projednáno a schváleno v ZO: Datum
VíceSpisová služba. Předarchivní péče o dokumenty v praxi
Spisová služba Předarchivní péče o dokumenty v praxi Legislativní předpisy a metodiky Legislativní předpisy Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. Vyhláška
VíceČl. I Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky č. 55/2008 Sb.
433 VYHLÁŠKA ze dne 16. prosince 2011, kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky č. 55/2008 Sb. Národní bezpečnostní
VícePrávní úprava elektronické spisové služby a digitálního archivnictví Dosavadní vývoj a výhledy
Právní úprava elektronické spisové služby a digitálního archivnictví Dosavadní vývoj a výhledy 1 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Do dnešního dne 6 x novelizován
VíceDigitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb
Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb Plán 1. části kurzu digitálního archivnictví 28. 2. 2017 - legislativní východiska pro digitální archivnictví 7. 3. 2017 (9:00-11:00) - KÚ JmK
VíceNárodní standard pro elektronické systémy spisové služby. Miroslav Kunt, Národní archiv
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Miroslav Kunt, Národní archiv Národní standard V souvislosti s novou archivní legislativou zmocnění MV pro vydání Národního standardu pro elektronické
VíceCo je to spisová služba
ERMS - essl Co je to spisová služba životní cyklus dokumentů zahrnující příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování formy:
VíceUkládání dokumentů v digitální podobě v systémech elektronické spisové služby. Martina Macek
Ukládání dokumentů v digitální podobě v systémech elektronické spisové služby Martina Macek Novela zákona 499/2004 Sb. Jsme již více jak 7 měsíců po konci přechodného období. To znamená, že již více jak
VíceInformace o provozu podatelny a podmínkách přijímání dokumentů. (podle 2 odst.3 vyhl. č.259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby)
Informace o provozu podatelny a podmínkách přijímání dokumentů (podle 2 odst.3 vyhl. č.259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby) Dokumenty doručované prostřednictvím provozovatele poštovních
VíceMĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 RADA MĚSTSKÉ ČÁSTI USNESENÍ. č. R ze dne Podpisový řád Úřadu městské části Praha 12
MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 RADA MĚSTSKÉ ČÁSTI USNESENÍ č. R-135-018-13 ze dne 22.10.2013 Podpisový řád Úřadu městské části Praha 12 Rada městské části 1. schvaluje Podpisový řád Úřadu městské části Praha 12
VíceElektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o.
Elektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o. Obsah prezentace: 1) GalateA el. spisová služba 2) Příjem příchozích písemností 3) Zpracování příchozích písemností 4) Zpracování odchozích písemností
VíceN_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS
N_SAS_A / VŠFS / LS 2011 / PS Přednáška č. 7+8 Spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Spisová služba historický úvod, obecný základ II. Hlavní fáze spisové služby III. Další související problémy Hlavní
VíceNárodní digitální archiv a egovernment 2. 12. 2009
Národní digitální archiv a egovernment 2. 12. 2009 Elektronizace veřejné správy - rok 2009 je z hlediska eletronizace přelomový - Informační systém datových schránek (ISDS) - zákon č. 300/2008 Sb. - povinnost
VíceSpisový, archivní a skartační řád OS DOSIA
Spisový, archivní a skartační řád OS DOSIA I. Spisový řád Odborové organizace nejsou ze zákona ( 499/2004 Sb. o archivní a spisové službě) povinny vést spisovou službu, proto níže uvedenou úpravu spisového
VícePráce s dokumenty v digitální podobě doručenými původcům vedoucím spisovou službu v listinné podobě
Práce s dokumenty v digitální podobě doručenými původcům vedoucím spisovou službu v listinné podobě PhDr. Jiří Úlovec Ministerstvo vnitra odbor archivní správy a spisové služby Tel.: 974 847 601 E-mail:
VíceŘeditel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r.
VMV čá. 65/2012 (část II) Oznámení Ministerstva vnitra, kterým se zveřejňuje vzorový provozní řád archivu oprávněného k ukládání archiválií v digitální podobě Ministerstvo vnitra zveřejňuje na základě
VíceElektronické skartační řízení
Elektronické skartační řízení Mgr. Tomáš Lechner, Ph.D. Triada, spol. s r. o. Obsah Elektronické skartační řízení Teoretický základ pro skartační řízení Metodický pokyn Národního archivu Základní schéma
VícePostup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení
Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Základní právní normy zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů ( 3
Víceč. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na
Obec Malá Štáhle Malá Štáhle 35 VNITŘNÍ SMĚRNICE č. 4/2004 jíž se vydává S P I S O V Ý Ř Á D Obce Malá Štáhle 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obecním
VíceTECHNOLOGICKÁ CENTRA A ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY V ÚZEMÍ Verze příručky 1.0
Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci Integrovaného operačního programu pro prioritní osu 2, oblast intervence 2.1 Výzva číslo 04 kontinuální TECHNOLOGICKÁ CENTRA A ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ
VíceSPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ I. Úvodní ustanovení II. Příjem dokumentů III. Evidence dokumentů IV. Vyřizování dokumentů V. Podepisování dokumentů a užívání razítek VI. Odesílání dokumentů VII.
VíceTvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV.
Čj.: AS-196/2-2007 Praha 29. ledna 2007 Tvorba spisu a spisové značky a evidence spisů při jejich půjčování. Metodický návod odboru archivní správy a spisové služby a odboru legislativy MV. Spisovou službou
VíceZÁVAZNÉ FUNKČNÍ A TECHNICKÉ POŽADAVKY ZADAVATELE NA PROTOTYP
Příloha zadávací dokumentace č. 10 Závazné funkční a technické požadavky zadavatele na prototyp ZÁVAZNÉ FUNKČNÍ A TECHNICKÉ POŽADAVKY ZADAVATELE NA PROTOTYP na veřejnou zakázku Resortní elektronický systém
VíceCo nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace
Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace Tomáš Dvořák, Archiv hl. města Prahy Radek Pokorný, Státní okresní archiv Hradec Králové DRMS Forum
VíceVize následné novely. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby PRAHA,
Vize následné novely Národní standard pro elektronické systémy spisové služby JAN FRK PRAHA, 16. 5. 2017 Kontrolní seznam požadavků na essl Vydalo MV ČR dne 18.7.2014 Autoři: Jan Frk, Miroslav Kunt, Martina
VíceELEKTRONICKA FAKTURACE
ELEKTRONICKA FAKTURACE Základní přehled problematiky zpracování elektronické faktury v elektronickém systému spisové služby a systémech spravujících dokumenty Obsah dokumentu Praha, 13. 8. 2018 Obsah dokumentu...
VíceIntegrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV
Integrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV ISSS 2010 ALDIS Hradec Králové 12. a 13.4.2010 Práce s dokumenty se na MPSV řídí
VícePoskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
Domov Sněženka Jeseník, příspěvková organizace Moravská 814/2, 790 01 Jeseník Směrnice Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (účinnost od 1.7.2017) Čl. 1
VíceARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD Místní akční skupiny Podještědí, z.s.
ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD Místní akční skupiny Podještědí, z.s. 1. Úvodní ustanovení Tento archivační a skartační řád se vydává na základě 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě
VíceSPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Vnitřní směrnice č. 8 SPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD 1. Základní ustanovení 1. Spisový, archivační a skartační řád (dále jen řád) je vnitřní předpis, který sjednocuje postup při nakládání s písemnostmi
VíceNárodní digitální archiv
Národní digitální archiv eskartace - zkušenosti, rizika, řešení Jiří Bernas Zbyšek Stodůlka Legislativa Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších
Více259/2012 Sb. VYHLÁŠKA Ministerstva vnitra ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.
259/2012 Sb. VYHLÁŠKA Ministerstva vnitra ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o
VíceDŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA
DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA Pavel Pačes Listopad 2009 Seminář E-spis Elektronická spisovna Agendové aplikace Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno
VíceMĚSTO RAKOVNÍK ZPRACUJÍCÍ ORGÁN: MĚSTSKÝ ÚŘAD RAKOVNÍK KANCELÁŘ TAJEMNÍKA ÚŘADU
MĚSTO RAKOVNÍK ZPRACUJÍCÍ ORGÁN: MĚSTSKÝ ÚŘAD RAKOVNÍK KANCELÁŘ TAJEMNÍKA ÚŘADU SMĚRNICE UPRAVUJÍCÍ PRAVIDLA PRO VYŘIZOVÁNÍ STÍŽNOSTÍ A PETIC DRUH NORMY SMĚRNICE EVIDENČNÍ S 20/2009 ČÍSLO PLATNOST Dnem
VíceUniverzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta
Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Opatření děkana č. 16 /2012 k výkonu spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze Čl. 1. Základní ustanovení 1) Spisová služba Filozofické
VíceModuly. Pokračování prezentace. Aleš Šantora Josef Bureš ICZ a.s. 31. října 2013. Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná www.i.
Moduly Aleš Šantora Josef Bureš ICZ a.s. 31. října 2013 Pokračování prezentace Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná www.i.cz 1 ROZŠIŘUJE MOŢNOSTI ŠETŘÍ Jaké nabízíme moduly? ICZ VEZA USNESENÍ
VíceObec Bednárec spisový a skartační plán
Obec Bednárec spisový a skartační plán Spisový znak heslo Skartační znak/lhůta A. OBECNÍ ÚŘAD 1. Všeobecné dokumenty, nelze-li je zařadit jinam A.11 dokumenty starosty a místostarosty V/10 A.12 spolupráce
VíceZávěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008
Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008 Název práce: Spisový a skartační řád Farní charity Starý Knín Jméno a příjmení autora: Jitka Šafářová Rok:2008 OBSAH Čl. 1.
VíceSkartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP
Skartační řízení v elektronické podobě předpokládaný postup AHMP Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě Praha, 9. 6. 2015 Trocha teorie Skartační řízení je postup, při kterém se
VíceOdbor kancelář tajemníka
Odbor kancelář tajemníka vedoucí odboru zastupuje tajemníka v oblasti řízení úřadu, ve spolupráci s tajemníkem zabezpečuje komplexní agendu v oblastech pracovních vztahů zaměstnanců města, personalistiky,
VíceSpisový a skartační řád - koncept
Spisový a skartační řád - koncept 0. Obsah 0. OBSAH... 1 1. ÚVOD... 2 2. VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ... 2 3. ZÁKLADNÍ POJMY... 2 4. SPISOVÝ ŘÁD... 3 5. PŘÍLOHY:... 13-1 - 1. ÚVOD Účelem spisového a skartačního
VíceSpisový a skartační řád
Spisový a skartační řád Obsah: 1. Účel... 2 2. Platnost směrnice... 2 3. Použité zkratky a pojmy... 2 4. Odpovědnosti a pravomoci... 2 5. Spisový a skartační řád... 3 5.1.1.1 Dokumenty nepodléhající evidenci...
VíceSpisová a archivní služba v roce 2012 Státní okresní archiv Hodonín. Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz
Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz 1. Úvod 2. Legislativa 3. Základní pojmy 4. Legislativní změny 5. Přestávka 6. Postup při vyřazování dokumentů 7. Diskuse zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové
VíceORGANIZAČNÍ ŘÁD Obecního úřadu obce Podhradí
ORGANIZAČNÍ ŘÁD Obecního úřadu obce Podhradí V souladu s ustanovením 102 odst. 2 písm. o) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších změn a doplnění (dále jen zákon o obcích
VíceUkládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště
Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení v prostředí essl Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště O co jde? část životního cyklu dokumentu mezi vyřízením dokumentu (uzavřením spisu)
VíceS P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D. Místní akční skupiny Regionu Poodří, o.s.
S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D Místní akční skupiny Regionu Poodří, o.s. Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Spisový a skartační řád se vydává na základě právních předpisů, které se týkají spisové a archivní
VíceDatové schránky na UK
Datové schránky na UK září 2009 zpracovali: J. Douša, M. Maňásek, O. Salava (ÚVT UK) Datová schránka Existence datových schránek vyplývá ze zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované
VíceUNIVERZITA KARLOVA V PRAZE, KOLEJE A MENZY, Voršilská 1, Praha 1. DODATEK č. 6
UNIVERZITA KARLOVA V PRAZE, KOLEJE A MENZY, Voršilská 1, Praha 1 čj. 33/13 Praha, 17. 1. 2013 DODATEK č. 6 k Opatření ředitele č. 16/2012 - Oběh účetních a neúčetních dokladů a podpisových vzorů 1. Tímto
VíceSpolečnost ICZ a.s. představuje hostované řešení elektronické spisové služby
e-spis LITE Společnost ICZ a.s. představuje hostované řešení elektronické spisové služby 1 Základní informace o společnosti ICZ a.s. V rámci regionu střední Evropy patříme mezi významné společnosti nabízející
VíceSPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY I. SPISOVÝ ŘÁD Článek 1 Účel Účelem spisového řádu Fotbalové asociace České republiky je stanovit zásady nakládání s písemnostmi ve FAČR tak,
VíceVnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě Skartační a archivační řád
Vnitřní směrnice obce Prackovice nad Labem č. 2/2012 o spisové službě Skartační a archivační řád Aktualizace původní směrnice ze dne: 1.9.2013 Aktualizace ze dne 1.1.2015 Aktualizace směrnice schválena
VíceIdentifikátor datové schránky
21 K 20 odst. 1 Ustanovení konkretizuje všechny činnosti ministerstva, které jako správce informačního systému datových schránek musí provádět. Ministerstvo zajišťuje průkaznost doručování datových zpráv
VícePostup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení. Ludmila Hobzová Státní okresní archiv Uherské Hradiště
Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Ludmila Hobzová Státní okresní archiv Uherské Hradiště Uchovávání dokumentů Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií 3 odst.
VíceCzech POINT. RT=Výpis z rejstříku trestů. KN= Výpis z katastru nemovitostí
Czech POINT Projekt Czech POINT (Český Podací Ověřovací Informační Národní Terminál) byl vytvořen pro zjednodušení komunikace občana s úřady. Nyní lze na jednom místě získat ověřené výstupy z informačních
VíceŘešení pro technologická centra krajů a obcí
Řešení pro technologická centra krajů a obcí Radek Baloun, ICZ a. s. 12.4.2010 ISSS 1 Východiska TC Technologická centra a v nich implementované služby by měly být navrženy tak, aby umožňovaly zajistit
VíceArchivační a skartační řád
Archivační a skartační řád LAG Podralsko z.s. Zahrádky, 4.11.2013 1 Obsah Archivační a skartační řád... 1 I. Úvodní ustanovení... 3 II. Spisový řád... 3 Vymezení pojmů... 3 III. Archivační a skartační
VíceMístní akční skupina Severní Chřiby a Pomoraví, z. s.
Místní akční skupina Severní Chřiby a Pomoraví, z. s. 687 04 Košíky 172, IČ: 27 057 607 SPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD verze: 1.0 schváleno Valnou hromadou dne: 6. 9. 2018 účinnost: Ode dne schválení
VícePovinně zveřejňované údaje dle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Úřední deska Magistrátu města Karlovy Vary 384/OVV/14 Bc. Košíková/223 14. 1. 2014 Povinně zveřejňované údaje dle vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby V souladu s vyhláškou č.
VícePostup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení
Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Základní právní normy zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů vyhláška
VíceTvorba spisových řádů v kontextu elektronických systémů spisových služeb a skartačních řízení v elektronické podobě
Tvorba spisových řádů v kontextu elektronických systémů spisových služeb a skartačních řízení v elektronické podobě Tomáš Lechner Vysoká škola ekonomická v Praze Národohospodářská fakulta Katedra práva
VíceRozhodnutí děkana č. 9/2017 Výkon spisové služby Fakulty rybářství a ochrany vod Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích
č.j. 09/552/17 Vodňany, 18.09.2017 Rozhodnutí děkana č. 9/2017 Výkon spisové služby Fakulty rybářství a ochrany vod Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích V souladu s příslušnými právními předpisy
VíceTEZE PROVÁDĚCÍCH PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ. I. Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá
TEZE PROVÁDĚCÍCH PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ I. Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění
Více