Analýza informačního systému společnosti SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. a automatizace vybraných procesů.

Transkript

1 Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta Analýza informačního systému společnosti SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. a automatizace vybraných procesů. Diplomová práce Vedoucí práce: prof. RNDr. Milan Mišovič, CSc. Bc. Jiří Šilhánek Brno 2007

2 Prohlašuji, že jsem tuto diplomovou práci vyřešil samostatně s použitím literatury, kterou uvádím v seznamu. V Brně dne

3 3 Abstract Šilhánek, J. Analysis of information system of the SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. company and automatisation of selected processes. Diploma thesis. Brno, This work deals with the structured analysis of information system of SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. company and implementation of several selected processes. The basic models of structured analysis are included in the work. Further the work describes the offer of information system in all his layers and and implementation of some of his selected parts. This implementation contains debugging and setting of the information system into the real usage. Abstrakt Šilhánek, J. Analýza informačního systému společnosti SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. a automatizace vybraných procesů. Diplomová práce. Brno Tato práce pojednává o strukturované analýze informačního systému společnosti SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. a o implementaci několika vybraných procesů. V práci jsou zahrnuty základní modely strukturální analýzy. Dále je zde popsán návrh informačního systému ve všech jeho vrstvách a popis implementace jeho částí. Tato implementace zahrnuje odladění a nasazení informačního systému do provozu.

4 OBSAH 4 Obsah 1 Úvod a cíl práce Úvod do problematiky Cíl práce Přehled literatury 7 3 Metodika Rozdělení práce Obsah jednotlivých částí Seznámení se společností SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o Historie, obor podnikání Organizační struktura Hlavní oblasti aktivit Výrobní sféra Personální sféra Finanční sféra Sféra zásobování a skladování Sféra prodeje a podpory prodeje Úvodní studie informačního systému Současný stav automatizace podniku Specifikace na funkcionalitu IS Přínosy nového IS a náklady Kontextová analýza Analýza informačního systému Analýza aktivit Procesní analýza Transakční analýza Datová analýza Interakční analýza Popis jednotlivých ELH Hrubý a detailní návrh informačního systému Hrubý návrh informačního systému Technická vrstva hrubého návrhu IS Softwarová vrstva hrubého návrhu IS Datová vrstva hrubého návrhu IS Detailní návrh informačního systému Funkčnost programových modulů, výkonných procedur Fragment ERD a jeho fyzická podoba

5 OBSAH Uživatelské rozhraní a uživatelsky přívětivý přístup Implementace vybraných procesů Použité technologie PHP MYSQL Zabezpečení přístupu Session Řízení přístupu Popis implementace administrativy objednávek Vyplňování objednávek Procházení, editace a výmaz objednávek Tisk a odeslání objednávek Implementace dalších procesů Nasazení systému a zkušenosti uživatelů Diskuse Závěr Použitá literatura 71 Přílohy 73 A Používané dokumenty 74 B Ukázky obrazovek 75 C Zdrojové kódy 76

6 1 ÚVOD A CÍL PRÁCE 6 1 Úvod a cíl práce 1.1 Úvod do problematiky Tématem této diplomové práce je analýza informačního systému malého podniku. Tato analýza má být doplněna implementací některých nejdůležitějších procesů. Přístup k analýze informačního systému může být v zásadě dvojího rázu. Použít mohu strukturovanou analýzu nebo objektovou analýzu. Strukturovaná analýza je vývojově starší a teoreticky daleko více propracovanější. Zdrojů pro tento druh analýzy lze nalézt více. Pro svou práci jsem zvolil analýzu strukturovanou, a to proto, že mně připadá mnohem přehlednější a detailnější. Druhým důvodem je také to, že při svém studiu jsem se s jednotlivými částmi této analýzy seznamoval daleko častěji a důkladněji než s částmi objektové analýzy. Analýza informačního systému malého podniku je zaměřena na malou společnost, zabývající se průmyslovou výrobou atypického nábytku. Tato společnost sídlí nedaleko Brna a je mi velice dobře známá. 1.2 Cíl práce Cílem této práce je poznat a analyzovat informační systém společnosti SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. Analýza se bude týkat všech běžně užívaných dokumentů, jak vnitropodnikových, tak i pro výměnu informací s okolím. Vnitřní dokumenty jsou kompatibilní s normou ISO 9001:2001, na kterou byla firma certifikovaná před několika lety. Analýza se bude zabývat procesy společnosti, které jsou důležité pro její chod. Některé procesy jsou prováděny externími dodavateli a tyto procesy pouze zaznamenám, ale nebudu je hlouběji analyzovat. Tato analýza bude převedena do modelů strukturované analýzy. Cílem je jednotlivé modely co nejlépe popsat a na jejich základě pak implementovat procesy, které budou vyžadovány managementem společnosti. Procesy pro implementaci budou vybrány s ohledem na jejich důležitost v podniku. Cílem této práce není naprogramovat celý informační systém podniku. Hlavním cílem je provést analýzu a formou fungující části přesvědčit management společnosti o potřebnosti a výhodnosti podnikového informačního systému.

7 2 PŘEHLED LITERATURY 7 2 Přehled literatury Problémem informačních systémů se zabývá velké množství publikací. Tyto publikace jsou různého typu. Prvním typem takové publikace je kniha Podnikové informační systémy (Basl, 2002). Tato kniha pojednává především o důležitosti a výhodnosti informačních systémů pro podniky v dnešní době. Řeší také řízení a plánování podnikových zdrojů, tedy ERP (Enterprise resource planning). V neposlední řadě obsahuje i zamyšlení nad projektem informačního systému a jeho efektivností. Do této kategorie také patří publikace Informační systémy v podnikové praxi (Sodomka, 2006). Oproti předchozí knize je zde navíc důkladněji řešeno řízení výroby a celého dodavatelského řetězce SCM (Supply chain management). Navíc zde ještě uvádí řízení vztahu se zákazníky CRM (Customer Relationship Management) a manažerské informační systémy MIS (Management information system). Druhým typem publikací důležitých pro moji diplomovou práci jsou skripta a metodiky analýzy informačního systému. Takovou knihou je Moderní metody řízení informačního systému (Molnár, 1992), kde jsou popsány principy a smysl tvorby strukturované analýzy a jejich autoři. Tuto knihu doplňují a rozvíjejí skripta Modelování reality, teorie a praxe (Mišovič, 2003) kde je strukturovaná analýza, doplněná o scenáře tvorby jednotlivých částí a jsou zde také uvedeny cenné příklady. Další podrobným skriptem je Projektování informačních systému (Konečný, 1996). V této publikaci je důkladně rozebrána tvorba diagramu datových toků a tvorba entitně relačních diagramů. Dalším důležitým zdrojem je webová stránka ( kde lze nalézt důkladně popsané modely strukturované analýzy a jejich teoretický základ. Tento zdroj je svým obsahem asi nejvydatnějším a nejkomplexnějším. Dalším typem literatury o informačních systémech jsou knihy popisující jejich výstavbu z pohledu spíše programátorského. Do této kategorie bych zařadil knihu Metodiky vývoje a údržby informačních systémů (Alena Buchalová, 2005). Jak název napovídá, řeší se zde především metodiky výstavby informačního systému. Rozebírá zde klasifikaci metodik a věnuje se zde hlavně agilním metodikám. Nalezneme zde také metodický vzor pro objektově orientovaný vývoj informačního systému a jeho implementace. Posledním typem literatury důležité pro moji práci jsou knihy popisující technologie, se kterými budu pracovat pří implementaci informačního systému. První takovou knihou je Programujeme PHP profesionálně (Jesus Castagnetto, Harish Rawat, Sascha Schumann, Chris Scollo, Deepak Veliath, 2002). Tato kniha důkladně popisuje PHP verze 4 a většinu jeho funkcí. Jsou zde uvedeny také jednotlivé případové studie pro typové problémy. Tuto knihu rozšiřuje a doplňuje kniha Mistrovství v PHP 5 (Andi Gutmans, Stig Saether Bakken, Derick Rethans, 2005). Zde jsou popsány především změny verzí PHP a jsou zde uvedeny nové funkce a jiný přístup k programování. Poslední knihou je HTML tvorba dokonalých WWW stránek (Kosek, 1998), ze které jsem čerpal informace o html. K tomuto tématu se vztahuje také mnoho webových prezentací. Zde bych jmenoval především stránky projektu php ( dále potom projekt fpdf ( kde je popsáno a na

8 2 PŘEHLED LITERATURY 8 příkladech vysvětleno, jak se pomocí knihovny fpdf tvoří pdf soubory. Důležité pro řešení problémů při implementaci jsou také internetová fóra, kde si programátoři vyměňují informace a zkušenosti s některými problémy. Kromě výše uvedené literatury a zdrojů je spousta zajímavých a užitečných informací v encyklopedii Wikipedia. Dalším podstatným zdrojem pak byly také zápisy z přednášek a cvičení z jednotlivých předmětů, zabývajících se analýzou informačních systémů, případně návrhem a výstavbou databází nebo programováním.

9 3 METODIKA 9 3 Metodika Tato práce se zabývá strukturální analýzou společnosti SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. Rozdělení a obsah se tedy bude odvíjet podle teorií pro tuto analýzu obvyklých, tedy podle MSA (Modern structured analysis) [1] a MIE (Martin Information Engineering) [2]. Vývojem se tyto metody sbližovaly a vzájemně ovlivňovaly. Dále existuje metodika SSADM (Structured Systems Analysis and Design Method) [3], která vychází z předchozích teorií a modelů a vytváří ucelenou metodiku tvorby informačního systému. 3.1 Rozdělení práce Samotná práce začíná seznámením se společností SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. Po této části následuje úvodní studie informačního systému. Po úvodní studii navazuje strukturální analýza informačního systému společnosti. Tuto práci jsem nerozdělil, jak je obvyklé, na část teoretickou a část praktickou, protože by tím zřejmě vznikla práce zbytečně dlouhá, nepřehledná a spousta tezí by se zbytečně opakovala. V každé části strukturální analýzy proto nejprve teoreticky rozeberu, jakým způsobem by se mělo postupovat při analýze a modelování a následně tento postup budu aplikovat na zkoumanou společnost. V další částí této práce jsem umístil implementaci části informačního systému. Tato implementace spočívá v naprogramování určité části informačního systému. Tímto ověřím funkčnost své analýzy. Výběr procesů k naprogramování bude záviset hlavně od požadavků vedoucích pracovníků ve společnosti. V závěrečné části práce bude popis nasazení systému do praxe, zaškolení uživatelů a zkušenosti s provozem informačního systému. 3.2 Obsah jednotlivých částí V první části samotné práce seznámím čtenáře se společností SOLLUS NÁBY- TEK, s.r.o. Popíši její historii, oblast aktivit a hlavní směr jejího budoucího vývoje. Tato část vychází především ze zkušeností s danou společností a z rozhovorů s vedoucím pracovníkem. V další části se zmíním o úvodní studii informačního systému. Zde popíši výchozí stav automatizace podniku, dále pak stanovím hranice informačního systému a specifikace na jeho funkcionalitu. Probírat budu také náklady a ekonomickou výhodnost IS. Součástí úvodní studie bude také kontextová analýza. V třetí části se podrobně zaměřím na tři hlavní strukturální analýzy, a to na analýzu datovou, procesní a interakční. Zde sestrojím potřebné grafy a tabulky. V procesní analýze to bude DFD (data flow diagram), včetně dekompozic procesů na potřebnou míru přesnosti. V datové analýze se budu věnovat ERD (Etitně relační

10 3.2 Obsah jednotlivých částí 10 diagram), popisu jeho entit a vazeb mezi nimi. V interakční analýze sestavím tabulku transakcí a jejich vliv na entity. Z této tabulky pak budu vycházet při tvorbě jednotlivých ELH (Entity life history). Ve čtvrté části se pak budu zabývat hrubým a detailním návrhem IS podniku. Tyto návrhy už budou vztáhnuty na určitou část informačního systému. Tato část bude následně implementována. V hrubém návrhu se budu zabývat technickou, softwarovou a datovou vrstvou informačního systému. V detailním návrhu pak budu navrhovat jednotlivé funkční procedury, fyzické uložení dat a návrh grafického prostředí informačního systému. V předposlední části pak popíši způsob, jakým jsem implementoval jednotlivé procesy. Zde budu popisovat způsob zabezpečení informačního systému, dále potom použité technologie při implementaci a popíši způsob, jakým jsem jednotlivé části programoval, včetně ukázek ze zdrojového kódu. V této části navrhnu způsob implementace dalších firemních procesů s pořadím jejich důležitosti a užitečnosti automatizace. V poslední části vlastní práce uvedu systém do provozu a zaškolím uživatele tohoto systému. Budu pozorovat jejich námitky k systému, jejich poznámky a případně doporučení pro změny v systému, tedy co jim chybí, co je dle nich zbytečné, co by chtěli jinak a podobně. Zkoumat budu také intuitivnost uživatelského prostředí a ochotu se systémem pracovat. Tedy pokud uživatelé dobrovolně přechází na systém nebo raději tuto práci vykonávají dřívějším způsobem. Na závěr své práce zhodnotím úspěšnost a zlepšení, které nastaly v důsledku používání informačního systému. Pokusím se navrhnout další doporučení pro další automatizaci vybraných podnikových procesů.

11 4 SEZNÁMENÍ SE SPOLEČNOSTÍ SOLLUS NÁBYTEK, S.R.O Seznámení se společností SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. 4.1 Historie, obor podnikání Historie firmy sahá do roku V tuto dobu byla založena firma Šilhánek stolařství, podnikající jako fyzická osoba. V roce 1993 se firma přejmenovala na SOLLUS NÁBYTEK a v roce 2002 změnila právní formu na SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. Značka SOLLUS je již několik let registrovanou ochrannou známkou pro celé území EU a pro státy mající s EU dohody o ochraně známek. Firma je také nositelem certifikátu kvality ISO 9001:2001, a to od roku Firma Sollus se zabývá výrobou luxusního atypického nábytku, respektive kompletní výbavou interiérů, od návrhu až po instalaci. Dále pak podnik spolupracuje s mnoha různými designovými studii, pro které realizuje výrobu a montáž. Výše jmenované aktivity jsou pro existenci firmy SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o. stěžejní. Tato firma dodává pro tuzemský i zahraniční trh. 4.2 Organizační struktura Organizační struktura v tomto podniku je typická pro výrobní podnik. Nejvyšším článkem managementu je generální ředitel Mgr. Jiří Šilhánek. Následujícími články řetězce jsou ekonomický manager, jež má na starosti ekonomické a personální záležitosti, dále pak obchodní manager, který má na starosti prodej, akvizici nových zákazníků a projekt management, posledním článkem je výrobní manager, který řídí výrobu. Systém organizační struktury je zachycen na obrázku č.1. Pod těmito managery jsou pracovníci, kteří se zabývají projekt managementem, výrobou, zásobováním a pomocnými činnostmi. Kromě těchto stálých zaměstnanců jsou pravidelně najímáni pracovníci na různé specifické práce a nebo na výpomoc při montážích. Obr. 1: Schéma organizace řízení společnosti SOLLUS NÁBYTEK, s.r.o.

12 4.3 Hlavní oblasti aktivit Hlavní oblasti aktivit Výrobní sféra Výroba nábytku probíhá především v provozovnách firmy v obci Tučapy. Je však část produkce, kterou pro firmu zajišťují smluvní partneři. Předpokládá se, že tato část poroste, protože firma bude chtít zajišťovat kompletní interiérové zakázky včetně různých doplňků a technologií, které nejsou přímo součástí nábytku Personální sféra Firma zaměstnává cca 40 lidí. Všichni zaměstnanci jsou koncentrování v provozovně v Tučapech. Firma také spolupracuje s několika nezávislými stolaři, kteří jsou poměrně často najímáni na montáže, především v Praze. Velice často zaměstnanci vyjíždějí na montáže, a to jak po republice, tak i do zahraničí. Většina zaměstnanců jsou dělníci, ze zákona tedy plyne povinnost na evidenci pracovní doby. Technickohospodářští pracovníci a management tvoří zhruba 7 lidí Finanční sféra Účetnictví je vedeno mimo podnik specializovanou účetní firmou. V podniku se tedy jen shromažďují daňové doklady, faktury a jiné dokumenty, nutné pro vedení účetnictví. Bankovní konta jsou obsluhována přes internet z kanceláří podniku, což klade zvýšené nároky na bezpečnost některých aktivit. Mzdové hospodářství je prováděno specializovaným programem firmy Procom. Tento program se však již začíná jevit nedostatečným, a to především z důvodů aktualizací, které neprobíhají přes internet jak je tomu obvyklé, ale je nutná návštěva zaměstnance ze společnosti Procom Sféra zásobování a skladování Obor podnikání firmy zvyšuje nároky na úroveň zásobování. Vzhledem k zakázkové výrobě musí být zásobování takzvaně just in time. Velké sklady proto firma nepotřebuje a skladuje pouze materiál obecné povahy jako vruty, nářadí, některé druhy kování, lepidla atd. Skladové hospodářství tedy firma téměř nevede, což může být v některých chvílích poměrně problematické. Vystavuje se tak riziku zbytečných vyšších nákladů, ať již z důvodu ztráty nebo odcizením materiálu Sféra prodeje a podpory prodeje Podpora prodeje je založena hlavně na kontaktech na stavební a designerské firmy a na dobrých referencích předchozích zákazníků. Minoritní úlohu zde mají webové stránky a katalogy, které firma produkuje svépomocí. V této oblasti v poslední době podnikla několik zlepšení, jako registraci domény sollus.eu a výstavbu nového

13 4.3 Hlavní oblasti aktivit 13 webového sídla. Firma si uvědomuje své rezervy, co se marketingu a podpory prodeje týká, nicméně má v současné době tolik zakázek, že ji přijde zbytečné do těchto aktivit momentálně investovat. Prodeje jsou realizovány pomocí smluv o dílo, které nejsou vzhledem k požadavkům jednotlivých zákazníků standardizovány. Menší zakázky a zakázky od trvalých odběratelů jsou realizovány pouze přes objednávkový list. Ukončení zakázky probíhá předávacím protokolem, který zákazník podepisuje nebo v případě menších věcí dodacím listem.

14 5 ÚVODNÍ STUDIE INFORMAČNÍHO SYSTÉMU 14 5 Úvodní studie informačního systému Úvodní studie nebo také projektový úkol či úvodní projekt začíná tím, že uživatel nebo společnost hodlají automatizovat některé procesy [4]. Úvodní studie je potom průzkum stávajícího informačního systému a průzkum požadavku na nový. Jejím cílem je připravit také takzvaný projektový úkol výstavby informačního systému. Další funkcí úvodní studie je posoudit náklady na výstavbu informačního systému a možné přínosy, jak organizační, tak také finanční pro společnost. Úvodní studie by tedy měla obsahovat následující části [5]. Za prvé by to měl být popis současné automatizace podniku. V této části by měli být popsány procesy, které se provádějí počítačem, programy a technické vybavení podniku. V další části by měly být požadavky na novou funkcionalitu IS. Tyto nové funkcionality by měly být prověřeny po nákladové stránce a po stránce reálnosti jejich zautomatizování. Nakonec by měl být vyhodnocen jejich možný přínos pro společnost [6]. V poslední části úvodní studie by měla být provedena kontextová analýza a její rozklad na jednotlivé zájmové oblasti. Tato analýza by měla zobrazovat toky dat mezi těmito zájmovými oblastmi a mezi okolím podniku. Součástí by také měly být základní dokumenty společnosti, které jsou uvedeny v příloze A. 5.1 Současný stav automatizace podniku Stav automatizace podniku se dá rozdělit do několika postupných kategorií [5]. Tyto modely zavedl v 80. letech informatik R. L. Nolan. V prvním stupni se mluví o tom, že podnik zpracovává data na izolovaných počítačích v izolovaných souborech. Druhý stupeň počítá s databázovou technologií zpracování dat. Posledním nejvyšším stupněm je takzvaná distribuovaná integrace. Ta počítá s propojením databázových a komunikačních technologií. Dle následujícího popisu automatizace lze podnik zařadit do prvního stupně komputerizace. Podnik tedy nemá žádný kompaktní informační systém. V podniku je v současné době několik počítačů řešících jednotlivé úkoly odděleně. Všechny tyto počítače jsou propojeny pomocí LAN. Na počítačích je nainstalován operační systém Windows XP. Jako kancelářský software je tu používán převážně balík Open Office, a to z důvodu, že je zdarma a je poměrně kvalitní. Na některých počítačích je i Microsoft Office XP, ale nepočítá se již s koupí licence na další verzi. Dalším softwarem je typový software na zpracování mezd, dále pak programy na prohlížení CAD souborů a podobně. Veškerý software je řádně licencován a je na to průběžně dohlíženo, aby žádný zaměstnanec nemohl nainstalovat na firemní počítač nelegální software. Webová prezentace a y jsou provozovány na serverech společnosti Onebit. Příchozí pošta zaměstnanců je průběžně monitorována, stejně tak i provoz z firemní sítě do internetu.

15 5.2 Specifikace na funkcionalitu IS Specifikace na funkcionalitu IS Základním cílem informačního systému je zjednodušení papírové agendy a převedení co nejvíce dokumentů do elektronické podoby. Výsledkem by měla být i větší efektivita a komfort práce. Dalším cílem IS by měla být lepší kontrola nad procesy v podniku a ostatní výhody, jež hromadné zpracování dat přináší. Základními procesy, které by měly být v této firmě zautomatizovány, jsou především objednávkové operace a vše související, dále pak operace kolem skladování. Znamená to tedy postihnout celou zájmovou oblast zásobování. Další oblastí je evidence docházky zaměstnanců. Tato evidence má potom přímé návaznosti v oblasti finanční, týkající se výpočtu mezd. V oblasti péče o zákazníky zřejmě počítačové zpracování přímo nepůjde, jelikož si firma zakládá na osobním přístupu. Je zde však možnost dokumenty, jako předávací protokoly a podobně, předpřipravit a usnadnit tak práci při jejich vystavování. V souvislosti s procesními sety můžeme tedy říci, že pro podnik je nejvýhodnější a nejdůležitější implemetovat především části ERP a SCM. 5.3 Přínosy nového IS a náklady O přínosech IS jsem již mluvil výše a není třeba o nich dlouze psát. Pro malé firmy je daleko důležitější finanční otázka, která bude nakonec rozhodujícím faktorem pro to, které části IS se implementují a které budou posunuty do budoucna. V současné chvíli některé procesy implementuji já, takže otázka financí není tak ožehavá. Hlavními náklady, které mohou vzniknout, je především upgrade hardwaru. Dále potom zlepšení připojení intranetu k internetu. Tento krok bude také vyžadovat zabezpečení sítě. Dalšími náklady jsou potom poplatky za provoz webu, ů a domén.

16 5.4 Kontextová analýza Kontextová analýza Na obrázku č.2 je vidět kontextový diagram 1. přiblížení. Tedy chvíli, kdy systém je považován za takzvanou černou skříňku. Jsou zde zakresleny jednotlivé dokumenty, které vstupují a vystupují z podniku. Obr. 2: Kontextový diagram 1. přiblížení Seznam jednotlivých toků (dokumentů): 1. Projektová dokumentace, cenová nabídka, objednávka, smlouva, protokol o předání, faktura vydaná 2. Vyúčtování daní, přiznání k DPH (měsíčně), přiznání k ostatním daním (silniční, nemovitosti, atd.) 3. Přehledy o platbě pojistného, přihláška, odhláška 4. Průzkumy zaměstnanosti, oznámení o plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením 5. Přehled o výši pojistného a vyplácení dávek (měsíčně)

17 5.4 Kontextová analýza Přehled o vyměřovacím základu na zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele 7. Měsíční a roční přehledy (o průmyslu, odpadech, spotřebě paliv a energie, atd.) 8. Výpisy z účtů, bankovní příkazy 9. Veškeré účetní doklady, zpracované účetnictví 10. Přijatá faktura, objednávka, dodací list 11. Časy příchodů a odchodů V tomto diagramu jsem postavil zaměstnance jako externí entitu. Udělal jsem to proto, že zaměstnanec před příchodem a po odchodu už není součástí firmy. Tato externí entita zaměstnance je platná jen pro evidenci docházky. Domnívám se, že to podstatně zjednoduší pozdější návrh systému. Podnik budu dále rozkládat podle organizační struktury, kterou jsem popsal výše. Proto zde přidávám pouze organizační diagram. Generální ředitel Finanční a personální manager Personální úsek Úsek správy učetnictví a daní Finanční úsek Obchodní manager Úsek obchodu Úsek projekt managementu Výrobní manager Úsek výroby Úsek zásobování

18 5.4 Kontextová analýza 18 Kontextový diagram 2. přiblížení na obrázku č.3 ukazuje rozklad podniku na jednotlivé zájmové oblasti podle organizační struktury a toky dokumentů mezi těmito oblastmi. Obr. 3: Kontextový diagram 2. přiblížení

19 5.4 Kontextová analýza 19 Toky dokumentů mezi jednotlivými zájmovými oblastmi: 1. Plán výroby 2. Objednávky, přijaté faktury 3. Objednávky, smlouvy 4. Docházková karta Jak lze vidět, společnost je rozdělena dle klasického schématu výrobní firmy. Dokumenty, proudící mezi jednotlivými zájmovými oblastmi, jsou výhradně v papírové podoby.

20 6 ANALÝZA INFORMAČNÍHO SYSTÉMU 20 6 Analýza informačního systému Analýza informačního systému podniku se v zásadě dělí na tři části [5]. První částí je analýza aktivit. Tato část se dělí na procesní analýzu, jejíž výstupem je diagram datových toků (DFD data flow diagram), a transakční analýzu, výstupem je seznam událostí a transakcí na ně reagujících. Druhou částí je datová analýza, která zkoumá entity a vazby mezi nimi. Výstupem této analýzy je entitně relační model (ERD - entity relations diagram ). Třetí částí analýzy je interakční analýza, která se zabývá životním cyklem entit a jejím výsledkem jsou tedy diagramy životních cyklů entit (ELH entity life history). Podle [4] [1] by třetí částí měl být model přechodu stavů. Zaměřím se však na tvorbu především ELH, protože jde o modernější metodu, věrněji zachycující podstatu systému. 6.1 Analýza aktivit Jak jsem již psal výše, tato část se dělí na procesní a transakční analýzu. Nejprve začnu analýzou procesní, z které budu následně vytvářet seznam událostí a transakcí Procesní analýza Úkolem procesní analýzy je sledovat datové toky mezi vnějším prostředím a podnikem, tedy mezi terminály a podnikem. Dále má za úkol sledovat datové toky mezi jednotlivými procesy a subprocesy a mezi uložištěmi dat. Výsledkem toho by měl být diagram datových toků, který by měl dávat detailní přehled o pohybu dat uvnitř i vně podniku. Diagram datových toků (dále jen DFD) může mít několik úrovní, kde se jednotlivé procesy dekomponují na menší a jednodušší až do té doby, než je možno je snadno formálně popsat [1][5][7]. Existují tři přístupy tvorby DFD. V prvním přístupu rozdělujeme procesy, jedná se tedy o dominanci procesů. V druhém přístupu dominují datové toky, kdy podle nich tvoříme DFD a konečně třetí přístup, kdy dominuje analýza událostí. Na tomto základě tvoříme DFD. V mém případě budu postupovat podle dominance datových toků. Postup analýzy je potom následující. Zreviduji kontextové diagramy, následně označím vstupní a výstupní toky. Každý vstupní tok musí mít svůj přijímací proces a stejně tak i výstupní musí mít svůj vysílací proces. Pro toky mezi procesy následně zvážím, zda-li je dotyčná informace, dokument uložen někde v podniku. Uložen může být jak ve fyzické formě, tak ve formě dat na počítači. Pokud tomu tak je, pak datový tok rozdělím a vložím mezi něj úložiště dat. Dalším krokem je dekompozice procesů až do nejnižší úrovně. Dále pak kontrola konzistence a nakonec odsouhlasení DFD manažery podniku. U každého DFD bude uvedena tabulka datových toků, procesů a datových úložišť s jejich popisem. V případě DFD nižších úrovní budou popsány pouze ty datové toky, které přibyly vzhledem k nutnosti rozkladu.

21 6.1 Analýza aktivit 21 DFD - 1. úrovně Následující DFD diagram na obrázku č.4 je kořenovým procesem celého podniku. Jde vlastně o kontextový diagram 1. úrovně s tím, že jednotlivé toky jsou rozděleny na vstupní a výstupní. Tento DFD diagram zde uvádím především proto, že jej budu následně dekomponovat podle kontextového diagramu 2. přiblížení na jednotlivé zájmové oblasti. V tabulce č.1 jsou popsány datové toky v DFD první úrovně. Obr. 4: DFD 1. úrovně

22 6.1 Analýza aktivit 22 Tab. 1: Datové toky DFD 1. úrovně a jejich popis. Datový tok Popis Smlouva, objednávka Od zákazníka přijatý doklad o realizaci zakázky. Obsahuje identifikaci zákazníka a předmět díla. Projektová dokumentace Plány a specifikace díla. Cenová nabídka Seznam položek díla a jejich jednotlivá cena a počty kusů. Přijmutí, odmítnutí ceny Informace ano X ne případně seznam odmítnutých a přijatých cen. Protokol o předání Obsahuje datum, identifikaci zákazníka, seznam předávaných děl, případné nedostatky a výhrady a podpisy obou stran. Faktura vydaná Seznam položek k platbě s jejich cenou, datum, identifikace stran a doba splatnosti. Čas příchodu a odchodu Jméno zaměstnance, čas, příchod X odchod. Faktura přijatá Seznam položek k zaplacení s jejich cenou, datum, identifikace stran a doba splatnosti. Objednávka Seznam objednaných položek, identifikace dodavatele a datum. Dodací list Identifikace, předmět dodávky, datum. Účetní doklady Doklady nutné pro vypracování účetnictví. Faktury, daňové doklady, výpisy z účtů, mzdová dokumentace atd. Zpracované účetnictví Veškeré zákonné účetní doklady, jež zpracovává účetní firma. Bankovní příkazy Identifikace platby, datum, podpis. Výpisy z účtů Doklad o provedených platbách. Měsíční a roční přehledy Výkazy o výrobě, odpadech, spotřebě paliv a energie, výdajích na ochranu životního prostředí a jiné dotazníky. Doklady o zákonném pojištění Doklady o zaplacení zákonného pojištění za škodu z pracovního úrazu a nemoci z povolání. Přehled o výši pojistného a dávek Přehled o placení pojistného a dávek za zaměstnance. Průzkumy zaměstnanosti Roční průzkum zaměstnanosti a plnění povinného podílu zaměstnávání ZZO. Přehled o platbě pojistného Přehledy o platbě zdravotního pojistného za zaměstnanci. Daňová přiznání Měsíční přiznání k platbě DPH, roční přiznání k platbě z příjmu, silniční daň, daň z nemovitosti, vyúčtování daně z přijmu osob ze závislé činnosti.

23 6.1 Analýza aktivit 23 DFD - 2. úrovně V tomto diagramu na obrázku č.5 jsem již postupoval podle přesně daných kroků, kdy jsem vyhradil jednotlivé přijímací a vysílací procesy pro datové toky. Dále jsem vložil jednotlivá datová úložiště. Procesy, co zde vznikly, se formálně shodují s kontextovým diagramem druhého přiblížení. Je zde tedy zachováno dělení na finanční oblast, personální oblast, oblast zakázek a oblast výrobní. Nicméně tady jde již o procesy, z nichž většina se bude dále dekomponovat. V tabulce č.2 jsou datové toky a jejich popis. V tabulce č.3 je uveden popis datových uložišť a v tabulce č.4 jsou popsány procesy. Obr. 5: DFD 2. úrovně

24 6.1 Analýza aktivit 24 Tab. 2: Datové toky DFD 2. úrovně a jejich popis. Datový tok Vydaná objednávka Plán výroby Nový plán výroby Přijatá faktura Info o konci výroby Info o konci zakázky Seznam faktur Seznam objednávek Seznam přijatých objednávek Nová objednávka, smlouva Přehled docházky Měsíční přehled docházky Tab. 3: Datová uložiště DFD 2. úrovně a jejich popis. Datové uložiště Objednávky vydané Faktury přijaté Přijaté objednávky, smlouvy Přehled docházky Výrobní plány Tab. 4: Procesy DFD 2. úrovně a jejich popis. Proces Výroba Obchod a projekt Finance a ekonomika Evidence docházky Popis Seznam objednaných položek, identifikace dodavatele a datum. Detailní popis výrobního procesu pro jednotlivou zakázku. Seznam úkonů. Nově zpracovaný detailní popis výrobního procesu pro jednotlivou zakázku. Seznam položek k zaplacení s jejich cenou, datum, identifikace stran a doba splatnosti. Informace o ukončení výroby zakázky. Informace o předání zakázky zákazníkovi. Seznam přijatých faktur za období. Seznam vydaných objednávek za období. Seznam přijatých objednávek a smluv za období. Nový od zákazníka přijatý doklad o realizaci zakázky. Obsahuje identifikaci zákazníka a předmět díla. Informace o příchodech a odchodech zaměstnance. Docházková karta jednotlivých zaměstnanců. Popis Úložiště všech vydaných objednávek. Úložiště všech přijatých faktur. Úložiště všech smluv a objednávek přijatých. Úložiště všech docházkových karet zaměstnanců. Úložiště všech výrobních plánů pro jednotlivé zakázky. Popis Proces výroby bude dále dekomponován. Proces obchodu a projekce - bude dále dekomponován. Proces financování a ekonomické administrativy - bude dále dekomponován. Evidence docházky zaměstnanců. Nejnižší úroveň rozkladu. Specifikace: Na základě vstupu (časy příchodu a odchodu zaměstnanců) vytváří přehled docházky zaměstnanců, který ukládá do datového uložiště.

25 6.1 Analýza aktivit 25 DFD - 3. úrovně pro výrobu Dalším krokem je dekompozice procesu výroba tak, aby procesy byly jednoduše popsatelné a byla co nejlépe vystihnuta realita podnikového provozu a toků informací mezi jednotlivými procesy ve výrobě. DFD třetí úrovně je zachyceno na obrázku č.6. Obr. 6: DFD 3. úrovně pro oblast výroby

26 6.1 Analýza aktivit 26 Tab. 5: Datové toky DFD 3. úrovně procesu výroby Datový tok Popis Požadavek na nákup materiálu Seznam položek ke koupi. Info o dodání materiálu Informace o datu dodání. Požadavek na nákup nářadí Seznam položek nářadí ke koupi. Info o dodání nářadí Informace o datu dodání. Požadavek na udělání revize Informace o nutnosti provedení revize na konkrétním nářadí. Info o provedení revize Informace o datu provedení revize. Aktualizace materiálu na skladě Připsání nebo odepsání množství materiálu na skladě. Požadovaný materiál Seznam materiálu s množstvím. Info o vyskladnění Informace o vyskladnění (okamžitě nebo datum). Požadované nářadí Seznam nářadí. Info o zapůjčení Informace o datu zapůjčení (okamžitě nebo datum). Aktualizace skladovaného nářadí Připsání nebo odepsání kusů nářadí na skladě. Info o udělané revizi Datum provedení revize. Info o prošlé revizi Datum vypršení revize. Tab. 6: Datová uložiště - DFD 3. úrovně procesu výroby Datové uložiště Materiál na skladě Požadovaný a spotřebovaný materiál Skladované nářadí Popis Seznam materiálu s udáním množství. Seznam materiálu pro jednotlivé zakázky s příznakem spotřebování nebo očekávání dodávky. Seznam nářadí s počty kusů.

27 6.1 Analýza aktivit 27 V tabulce č.5 jsou posány datové toky, které přibyly v důsledku dekompozice. V tabulce č.6 jsou potom uvedena nová datová uložiště. A konečně v tabulce č.7 jsou uvedeny procesy, které se vyskytují v tomto DFD. Procesy jsou již všechny nejnižší úrovně a tak je v tabulce uvedena jejich formální specifikace. Tab. 7: Procesy - DFD 3. úrovně procesu výroby Proces Nákup materiálu a služeb Skladování materiálu Spotřeba materiálu a nářadí Skladování nářadí Revize a servis nářadí Popis Na základě vstupů (požadavek na nákup materiálu,nářadí nebo revize) vydá objednávku (objednávka, vydaná objednávka), následně obdrží zboží (dodací list, faktura přijatá) a odešle informaci o datu dodání (info o dodání materiálu, nářadí, revize), pak fakturu uloží (přijatá faktura). Na základě vstupu (požadovaný materiál) odepíše materiál na skladě (aktualizace materiálu na skladě) a vydá informaci o vyskladnění nebo neníli materiál na skladě, odešle požadavek na nákup a obdrží datum dodání (info o dodání materiálu), na jehož základě provede opět aktualizaci materiálu na skladě a vydá info o vyskladnění. Na základě zakázky (plán výroby) požaduje nářadí a materiál (požadované nářadí, materiál). Na základě data vyskladnění materiálu a data zapůjčení nářadí provede výpočet doby výroby(info o konci výroby). Na základě požadovaného nářadí provede aktualizaci množství na skladě a vydá informaci o zapůjčení nebo není-li nářadí na skladě, vydá požadavek na nákup nářadí a přijme informaci o datu dodání, na jejímž základě vydá informaci o zapůjčení. Na základě informace o prošlé revizi vydá požadavek na provedení revize a přijme informaci o provedení revize. Informaci o nové revizi zaznamená (info o udělané revizi).

28 6.1 Analýza aktivit 28 DFD - 3. úrovně pro proces obchodní a projektový Opět budu rozkládat proces na jeho subprocesy, tentokráte v oblasti obchodu a projektu. Budu zde tedy zachycovat především procesy jednání s klienty a výměnu obchodních dokumentů. DFD pro tuto oblast je zachyceno na obrázku č.7. V následující tabulce č.8 jsou nové datové toky, v tabulce č.9 datová uložiště a v tabulce č.10 procesy s formální specifikací. Obr. 7: DFD 3. úrovně pro oblast obchodu a projektu

29 6.1 Analýza aktivit 29 Tab. 8: Datové toky DFD 3. úrovně procesu obchodu a projektu Datový tok Schválená dokumentace Info o projektu Info o schválené cenové nabídce Popis Obsahuje plány, specifikace a technologie výroby. Obsahuje plány, specifikace a technologie výroby. Cenová nabídka (seznam položek s cenami), která byla schválena zákazníkem. Tab. 9: Datová uložiště - DFD 3. úrovně procesu obchodu a projektu Datové uložiště Popis Schválená projektová dokumentace Úložiště plánů a specifikací jednotlivých zakázek. Předávací protokoly Všechny předávací protokoly. Tab. 10: Procesy - DFD 3. úrovně procesu obchodu a projektu Proces Nacenění zakázky Jednání se zákazníkem Tvorba projektu zakázky Popis Na základě projektové dokumentace je vytvořena cenová nabídka, která je odeslána zákazníkovi. Přijde-li schválení, je cenová nabídka odeslána (info o schválené cenové nabídce) a je uložena projektová dokumentace (schválena dokumentace). Přijde-li odmítnutí, potom je proces cenění a odesílání nabídky opakován, dokud není schválena cenová nabídka nebo dokud jedna ze stran nestornuje jednání. Na základě schválené cenové nabídky je vypracována smlouva, která je podepsána zákazníkem a uložena (smlouva objednávka, nová smlouva objednávka). Po obdržení informace o konci výroby (info o konci výroby) je vystaven předávací protokol (protokol o předání), který je uložen (nový předávací protokol), po jeho podepsání je zasláno info o konci zakázky. Aktualizace protokolu probíhá v případě nedostatků v zakázce po jejich odstranění. Na základě informací o zakázce (info o projektu) je vypracován nový plán výroby, jež je uložen (nový plán výroby).

30 6.1 Analýza aktivit 30 DFD - 3. úrovně pro proces finance a ekonomika Posledním rozkladem je proces financí a ekonomiky podniku. Tento DFD diagram je zachycen na obrázku č.8. Obr. 8: DFD 3. úrovně pro oblast financí a ekonomiky

31 6.1 Analýza aktivit 31 Tab. 11: Datové toky - DFD 3. úrovně procesu financí a ekonomiky Datový tok Seznam plateb ostatních zákonných Zaplacené faktury Vydané faktury Realizované objednávky Info o zaplacení Seznam plateb Vydaná faktura Popis Seznam účtů a částek zákonných plateb, které se nevyskytly v jiných procesech a vyplývají ze zákona nebo vznikly při zpracování účetnictví. Seznam zaplacených faktur za období. Seznam vydaných faktur za období. Seznam realizovaných zakázek za období. Informace o provedení úhrady faktur. Seznam faktur s datem uhrazení. Seznam účtů a plateb vzniklé při mzdovém účetnictví. Identifikace plátce, seznam položek, cen a datum splatnosti. Tab. 12: Datová uložiště - DFD 3. úrovně procesu financí a ekonomiky Datové uložiště Popis Vydané faktury Všechny vydané faktury.

32 6.1 Analýza aktivit 32 V tabulce č.11 jsou opět zaznamenány nové datové toky, v tabulce č.12 je zaznamenáno nové datové úložiště a v tabulce č.13 jsou opět uvedeny nové procesy i s formální specifikací Tab. 13: Procesy - DFD 3. úrovně procesu financí a ekonomiky Proces Evidence účetních dokladů Platby Vystavení faktury Výpočet mezd Popis Na základě přijatých dokumentů (zaplacené faktury, vydané faktury, realizované objednávky, seznam objednávek, výpisy z učtů) je vše odesláno do účetní firmy a vrací se hotové účetnictví (zpracované účetnictví), na jehož základě jsou pak odeslány ostatní dokumenty (měsíční a roční přehledy, daňová přiznání, průzkumy zaměstnanosti, seznam plateb ostatních zákoných, doklad o zákonném pojištění.) Na základě seznamu plateb (seznam plateb, seznam faktur, seznam plateb ostatních zákonných) jsou provedeny platby (bankovní příkazy) a odeslána informace o zaplacení. Na základě ukončení zakázky a objednávky (info o konci zakázky, seznam přijatých objednávek) je provedena fakturace, která je uložena a odeslána zákazníkovi (vydaná faktura, faktura vydaná). Na základě měsíčního výkazu docházky dělníků (měsíční přehled docházky) je vypočítána mzda a odvody jež jsou odeslány (seznam plateb, přehled o výši pojistného a dávek, přehled o platbě pojistného).

33 6.1 Analýza aktivit Transakční analýza Transakce se považuje za elementární aktivitu fyzického informačního systému. Dle definice [5] je to úplná smysluplná a dále nedělitelná jednotka práce. Transakce zpracovává a produkuje data. Vztah mezi transakcí a procesem může být následující. Za prvé samotný proces může být transakcí. Za druhé proces může také být hodně obecný, potom je možné, že se sestává z několika transakcí. A za třetí je málo obvyklý případ, že proces je natolik elementární, že transakce vzniká až seskupením několika takových elementárních procesů. Nejprve musím vytvořit seznam událostí, abych mohl transakce naleznout a popsat. Tyto události jsou defacto spouštěcím mechanismem jednotlivých procesů. Můžeme je rozdělit na dvě oblasti. První oblastí jsou externí události. Tyto události v podstatě znamenají příchod nějakých dat z okolí systému. Tyto události tedy snadno získám vyšetřením kontextového diagramu. Druhým typem jsou události interní. Ty mohou být různého druhu. Za prvé to mohou být události dané časovým okamžikem (pravidelný tisk sestavy, každý měsíc sestava pro přiznání DPH a podobně). Druhým případem jsou nepravidelné požadavky na zpracování dat (aktuální sestava skladu, aktuální seznam výroby a podobně). Ve třetím případě jsou události, vzniklé mimořádným stavem (vypotřebování zásob, nahromadění nezaplacených faktur). Posledním typem interních událostí jsou krize (chyba software, hardware, nehoda, požár). Události budu zapisovat do tabulky č.14, kde nalezneme externí události a do tabulky č.15, kde jsou zapsány interní události. Události budou očíslovány, bude uvedeno jejich jméno, místo, kde se udávají a proces nebo procesy, které spouští. U místa bude pouze uvedeno, jestli k událostem dochází mimo firmu nebo uvnitř firmy (IN, OUT), případně mohou nastat oba dva případy.

34 6.1 Analýza aktivit 34 Tab. 14: Seznam externích událostí a jejich popis Číslo Místo Událost Proces spouštěný událostí 1. IN,OUT Schválení cenové nabídky zákazníkem Nacenění zakázky 2. OUT Neschválení cenové nabídky Nacenění zakázky zákazníkem 3. IN,OUT Přijmutí projektové dokumentace Nacenění zakázky 4. IN,OUT Přijmutí podepsané smlouvy, Jednání se zákazníkem objednávky 5. OUT Přijmutí podepsaného protokolu Jednání se zákazníkem o předání 6. IN Příjem výpisu z účtů Evidence účetních dokladů 7. IN,OUT Příjem zpracovaného účetnictví Evidence účetních dokladů 8. IN Podepsání dodacího listu Nákup materiálu a služeb 9. IN,OUT Přijatá faktura Nákup materiálu a služeb 10. IN Příchod, odchod zaměstnance Evidence docházky Tab. 15: Seznam interních událostí a jejich popis Číslo Místo Událost Proces spouštěný událostí 11. IN Schválení dokumentace Tvorba projektu zakázky 12. IN Ukončení výroby Jednání se zákazníkem 13. IN Nutnost nákupu nářadí, materiálu Nákup materiálu a služeb nebo služeb 14. IN,OUT Potřeba materiálu Skladování materiálu 15. IN,OUT Dodání materiálu Skladování materiálu 16. IN Naplánování výroby (start výroby) Spotřeba materiálu a nářadí 17. IN,OUT Potřeba nářadí Skladování nářadí 18. IN Dodání nářadí Skladování nářadí 19. IN Prošlá revize Revize a servis nářadí 20. IN,OUT Ukončení měsíce (měsíční přehled Výpočet mezd docházky) 21. OUT Ukončení zakázky Vystavení faktury 22. OUT Povinnost platit Platby 23. IN Zaplacení faktury Evidence účetních dokladů 24. IN Vydání faktury Evidence účetních dokladů 25. IN Přijmutí zakázky Evidence účetních dokladů 26. IN,OUT Zahájení jednání o zakázce Nacenění zakázky

35 6.1 Analýza aktivit 35 Po seznamu událostí mohu stanovit jednotlivé transakce a jejich vlastnosti. Popis transakce se skládá z následujících částí. Obsah transakce, což je detailně popsaná logika zpracování entit. Název události, která transakci spouští. Vyskytují se tam také podmínky měnící efekt transakce. Důležitá jsou také vstupní a výstupní data (případně i jejich vizualizace), seznam zpracovaných entit a nakonec pravidla podniku. Následující tabulka č.16 obsahuje seznam transakcí a procesů, které jsou spouštěny událostmi výše. Tab. 16: Seznam transakcí Číslo Transakce náležící procesu Proces Událost 1. Nacenění Nacenění zakázky 26,2 2. Uzavření smlouvy Jednání se zákazníkem 4 3. Předání zakázky Jednání se zákazníkem 5,21 4. Platba Evidence účetních dokladů Dodatkové práce Jednání se zákazníkem 5 6. Vystavení objednávky Nákup materiálu a služeb Odeslání dokumentu Nákup materiálu a služeb Dodání zboží Nákup materiálu a služeb 8 9. Schválení nového odběratele Jednání se zákazníkem 1, Vystavení faktury Vystavení faktury 5,4 11. Nezaplacení Evidence účetních dokladů Vystavení karty docházky Evidence docházky Záznam času příchodu/odchodu Evidence docházky Měsíční zúčtování Evidence docházky Příjem materiálu Skladování materiálu 8, Výdej materiálu Skladování materiálu Vystavení předávacího protokolu Jednání se zákazníkem Tvorba plánu Tvorba projektu zakázky Úpravy plánu Tvorba projektu zakázky Ukončení výroby Spotřeba materiálu a služeb Převzetí projektové dokumentace Jednání se zákazníkem Doplnění projektové dokumentace Jednání se zákazníkem Schválení nového dodavatele Nákup materiálu a služeb 14, Údržba a servis nářadí Revize a servis nářadí Příjem nářadí Skladování nářadí 8, Výdej nářadí Skladování nářadí Vrácení nářadí Skladování nářadí 17

36 6.1 Analýza aktivit 36 Popis jednotlivých transakcí 1. Nacenění Vytvoření dokumentu, který obsahuje soupis zakázky, prací a jednotlivých položek s cenami. Transakci spouští: Zahájení jednání o zakázce, Neschválení cenové nabídky zákazníkem. Podmínky měnící efekt: K nacenění je nevyrobitelné zboží. Vstupní data: Projektová dokumentace. Výstupní data: Dokument cenové nabídky. Zpracované entity: Projektová dokumentace, zakázka. Vizualizace dat: Papírové dokumenty, plány, tabulky a soupisky. Pravidla podniku: Cenová nabídka se předává orazítkovaná a podepsaná obchodním ředitelem. 2. Uzavření smlouvy Smlouva je sepsána podle vzoru smlouvy o dílo, nebo je smlouva vytvořena odběratelem. Transakci spouští: Přijmutí podepsané smlouvy, objednávky. Podmínky měnící efekt: Smlouva je nepřijatelná pro jednu ze stran. Vstupní data: Odběratel, projektová dokumentace. Výstupní data: Dokument smlouva o dílo. Zpracované entity: Zakázka, odběratel, projektová dokumentace. Vizualizace dat: Papírový dokument. Pravidla podniku: Smlouvu podepisuje vždy jednatel společnosti. 3. Předání zakázky Předání probíhá na místě zákazníka, zákazník podepisuje předávací protokol. V tomto protokolu se mohou vyskytnout nedodělky a závady, které se musí odstranit. Transakci spouští: Přijmutí podepsaného protokolu o předání, Ukončení zakázky. Podmínky měnící efekt: Zákazník odmítá podepsat předávací protokol. U menších zakázek s dobrými klienty se předávací protokol nevyskytuje. Vstupní data: Projektová dokumentace. Výstupní data: Předávací protokol. Zpracované entity: Zakázka, předávací protokol, projektová dokumentace, odběratel. Vizualizace dat: Papírový dokument. Pravidla podniku: Předání a vystavení předávacího protokolu provádí projekt manager. 4. Platba Odběratel má povinnost zaplatit vzniklou pohledávku. Transakci spouští: Vydání faktury. Podmínky měnící efekt: Odběratel odmítá zaplatit nebo uznat pohledávku. Vstupní data: Vydaná faktura, projektová dokumentace, výpisy z účtu. Výstupní data: Informace o zaplacení. Zpracované entity: Projektová dokumentace, faktura vydaná, odběratel, zakázka. Vizualizace dat: Papírová kniha pohledávek.

37 6.1 Analýza aktivit 37 Pravidla podniku: Doby splatnosti jednotlivých pohledávek se liší podle smlouvy, obvykle je to však 30 dní. 5. Dodatkové práce Povinnost nebo možnost k dokončené zakázce dělat dodatky. Dodatkové práce vznikají buď v průběhu zakázky nebo se vynoří až na jejím konci. Transakci spouští: Přijmutí podepsaného protokolu o předání. Podmínky měnící efekt: Společnost odmítá dělat vícepráce. Nepanuje shoda o ceně víceprací. Vstupní data: Informace o zakázce, nová projektová dokumentace. Výstupní data: Nová objednávka, cenová nabídka. Zpracované entity: Zakázka, projektová dokumentace. Vizualizace dat: Papírová objednávka, smlouva, cenová nabídka, předávací protokol. Pravidla podniku: Dodatkové práce musí schválit vedení firmy, hlavně pak ředitel výroby z důvodu volných výrobních kapacit. 6. Vystavení objednávky Vystavení objednávky na nářadí, materiál a ostatní věci nutné pro chod společnosti. Transakci spouští: Nutnost nákupu nářadí, materiálu nebo služeb. Podmínky měnící efekt: Není vhodný dodavatel, selhání dodavatele. Vstupní data: Seznam věcí k objednání, seznam dodavatelů. Výstupní data: Objednávky. Zpracované entity: Objednávka, řádek objednávky materiálu(nářadí), dodavatel, zaměstnanec, Vizualizace dat: Objednávka se vytváří v PC nebo se vypisuje ručně na připravený formulář. Pravidla podniku: Objednávky se vypisují po schválení nadřízeným (výrobním ředitelem, obchodním ředitelem nebo finančním ředitelem). 7. Odeslání dokumentu Odeslání dokumentů probíhá em, faxem, poštou nebo osobním předáním, případně kombinací. Transakci spouští: Nutnost nákupu nářadí, materiálu nebo služeb. Podmínky měnící efekt: Nedoručení, nepřevzetí. Vstupní data: Dokument. Výstupní data: Informace o převzetí, doručení. Zpracované entity: Faktura vydaná, objednávka. Vizualizace dat: Papírový záznam o odeslání (např. evidence pošty). Pravidla podniku: V podniku jsou obvykle faktury řešeny klasickou poštou. Objednávky jsou rozesílány všemi možnými způsoby. 8. Dodání zboží Zboží je dodáno přímo dodavatelem nebo přepravní službou nebo je dovezeno z obchodu. Je podepsán dodací list. Transakci spouští: Podepsání dodacího listu. Podmínky měnící efekt: Dodané zboží je vadné nebo při cestě rozbité. Vstupní data: Typ zboží, množství zboží, informace o dodavateli. Výstupní data: Informace o dodání.