Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta financí a účetnictví BAKALÁŘSKÁ PRÁCE

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta financí a účetnictví BAKALÁŘSKÁ PRÁCE 2013 Klára Muziková

2 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta financí a účetnictví Katedra finanční účetnictví a auditingu Studijní obor: Účetnictví a finanční řízení podniku Využití elektronické výměny dat pro účely účetního výkaznictví a pro komunikaci s veřejnou správou Autor bakalářské práce: Klára Muziková Vedoucí bakalářské práce: Ing. Gabriela Ďurianová Rok obhajoby: 2013

3 Čestné prohlášení: Prohlašuji, že bakalářskou práci na téma Využití elektronické výměny dat pro účely účetního výkaznictví a pro komunikaci s veřejnou správou jsem vypracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další prameny jsem řádně označila a uvedla v přiloženém seznamu. V Praze dne.... Klára Muziková

4 Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala vedoucí mé bakalářské práce Ing. Gabriele Ďurianové za její vstřícný přístup, cenné podněty, připomínky a rady. Zároveň děkuji Marii Balkové, hlavní účetní ve firmě Kámen Hudčice, s. r. o. za čas a informace, které mi o firmě poskytla.

5 Abstrakt Tato práce se zabývá zkoumáním možností využití elektronické výměny dat jak pro účely účetního výkaznictví, tak i pro komunikaci s veřejnou správou. Úvod je zaměřen na teoretické vymezení účetní závěrky a následně autorka přechází do tématu elektronické výměny dat v účetnictví. Další části determinují trendy a vývoje užití elektronické výměny dat ve světě i v České republice. V praktické části je pak zkoumán středně velký podnik v ČR a jeho systém způsobu účetního vykazování a komunikace se státní správou. Práce potvrzuje, že způsob využití elektronický výměny dat v ČR není na dobré úrovni. Po přečtení by měla v čtenáři vzbuzovat myšlenku inovace v dosavadním způsobu výkaznictví a komunikace s úřady. Klíčová slova: elektronická výměna dat, výkaznictví, elektronická komunikace, účetní závěrka

6 Obsah Úvod Účetní závěrka dle české legislativy Účetní závěrka jako součást účetní uzávěrky Části Povinnost zveřejnění Elektronická výměna dat XML XBRL (Extensible Business Reporting Language) EDI (Electronic Data Interchange) Současný stav podnikového účetního výkaznictví na internetu Standard Business Reporting Společnosti registrované na burze Trendy a vývoje užití elektronické výměny dat v účetnictví Elektronický podpis Elektronické portály veřejné správy a informační systém datových schránek E-Services Využití elektronické výměny dat v praxi Úvod představení společnosti Kámen Hudčice, s. r. o Výkazy a přehledy jako součást komunikace s orgány veřejné správy a dalšími institucemi Analýza využití elektronické výměny dat v podniku v současné době SWOT analýza společnosti ve vazbě na elektronickou výměnu dat Návrh na zlepšení Závěr Seznam použité literatury a zdrojů Seznam obrázků, grafů, tabulek a příloh Přílohy... 42

7 Úvod Elektronická výměna dat se dnes staví do popředí zájmu společnosti, ať již se mluví o informačních technologiích obecně či konkrétně v účetnictví nebo ve výkaznictví podniku, přinášejí do světa nový pohled na tuto disciplínu finančního účetnictví. Elektronizace účetnictví jako takového, ať mluvíme třeba o účetních programech, se stává denním chlebem mnoha společností. Značné množství podniků se v dnešní době staví k elektronické výměně dat docela skepticky. Svou roli tu hraje nepochybně i psychologie člověka, která vzbuzuje nedůvěru k elektronickým dokumentům. Bezesporu k tomu patří strach ze ztráty dat a prvotní nechuť pracovníků učit se novým věcem. Jinak tomu není ani v České republice (konkrétně v případě zkoumaného podniku v praktické části této práce). Myslím si, že v oblasti elektronického účetního výkaznictví a komunikace se státní správou je toho mnoho neprozkoumáno, a proto jsem se rozhodla na ne zcela známých skutečnostech probádat, jak je to s využitím elektronické výměny dat v ČR. Cílem práce je seznámení čtenáře s danou problematikou a poukázání na možnosti využití elektronických prostředků v účetním výkaznictví. Kromě tématu účetní závěrky je práce zaměřena i na související oblast a tou je komunikace s orgány veřejné správy, která bezesporu navazuje na účetní výkaznictví. V rámci komunikace s orgány státní správy je zmíněna i daňová problematika. Zároveň se zde objasňují možnosti dalšího vývoje do budoucna, které korespondují s novými nápady vycházející ze současných světových trendů. Na příkladu konkrétního podniku jsou prošetřeny současné schopnosti využití elektronické výměny dat při vykazování účetních informací. Pro tuto práci je zvolena následující hypotéza: Využívá zkoumaný podnik dostatečně elektronickou výměnu dat pro účely účetního výkaznictví a komunikaci s veřejnou správou. V teoretické části je použita metoda analýzy zkoumaného jevu. Na práci je nahlíženo i metodou komparace dnešních trendů u nás a v zahraničí. V praktické části je postupováno metodou pozorování. Většina poznatků je získána formou rozhovorů s hlavní účetní. V posledních oddílech práce je použita metoda indukce, která z prolínání poznávaných jevů vyúsťuje do následné mikroekonomické interpretace. Obsahem první kapitoly je teoretické vymezení účetní závěrky v českém prostředí a obeznámení s povinností jejího zveřejňování. Ve druhé kapitole jsou popsány jednotlivé způsoby elektronické výměny dat, kdy postupně na sebe tyto formáty navazují a vytváří celek. První dva formáty jsou značkovací jazyky vykazování podnikových dat na internetu. Třetí 1

8 kapitola se věnuje tématu Standard Business Reporting ve světě, neboli podnikovým a účetním vykazováním na internetu a součástí kapitoly je ještě zveřejňování účetních závěrek podniků registrovaných na burze. V následující kapitole jsou uvažovány trendy související s elektronickou výměnou dat elektronický podpis, elektronické portály veřejné správy či informační systém datových schránek a elektronické služby ve světě. Praktická část je věnována analýze prostředí elektronické výměny dat v podniku Kámen Hudčice, s. r. o., ze které pak následně vyplývá návrh na zlepšení způsobu vykazování a komunikace s úřady. 2

9 1 Účetní závěrka dle české legislativy Účetní závěrka jako součást účetní uzávěrky Účetní závěrka je veřejným dokumentem, ke kterému mají přístup nejen interní pracovníci, a proto je nutné k jejímu vypracování přistupovat s důležitostí. Správné sestavení účetní závěrky je jedním z hlavních principů účetnictví, při nedodržení této zásady by účetnictví nebylo úplné. Po zaúčtování všech účetních případů týkajících se daného účetního období může účetní jednotka začít s vyhotovením účetní závěrky. Dle účelu se vyhotovuje účetní závěrka řádná a mimořádná. Řádná se zpracovává vždy k poslednímu dni účetního období a mimořádná v případě např. vstupu do likvidace. U obou dochází k uzavření účetních knih. Dále může podnik, pokud mu to ukládá zvláštní právní předpis, ještě vypracovat mezitímní účetní závěrku v průběhu účetního období. Při tomto procesu se neuzavírají účetní knihy. Uzavírání účetních knih probíhá tak, že se nejprve vypočtou obraty MD a D jednotlivých syntetických účtů, následně probíhá určení daně z příjmu, zaúčtování splatné a odložené daně a popřípadě i účtování o rezervě na daň z příjmů. Poté se přesunou konečné stavy nákladových a výnosových účtů na účet zisků a ztrát a stejně tak i konečné zůstatky účtů aktiv a pasiv se přenesou na konečný účet rozvažný. Nakonec se zjistí výsledek hospodaření jako rozdíl výnosů a nákladů na účtu zisků a ztrát s podvojným zápisem ve prospěch konečného účtu rozvažného. Tyto činnosti jsou podkladem pro sestavení účetní závěrky. Z konečného účtu rozvažného se vyhotovuje výkaz rozvaha a z účtu zisků a ztrát je pak sestaven výkaz zisků a ztráty, kde se naleznou informace o způsobu vytvoření výsledku hospodaření. 2 Obsahové předpoklady informací obsažených v účetní závěrce Informace zahrnuté v účetní závěrce musí být: - Spolehlivé a to tak, aby podávaly věrný a poctivý obraz o účetní jednotce a zároveň informace musí být úplná a včasná, tj. je získána ve správném čase z hlediska její významnosti a nákladů na její získání. 1 Převážná část čerpána z učebnice D. Kovanicová ABECEDA účetních znalostí pro každého XX.vydání. 2 J. Strouhal Účetní závěrka

10 - Srovnatelné tehdy, jestliže účetní metody jsou užity způsobem, který vychází z předpokladu, že účetní jednotka bude nepřetržitě pokračovat ve své činnosti i v dohledné budoucnosti a nenastává u ní žádná skutečnost, která by tento výrok vyvrátila, použité účetní metody musí účetní jednotka uvést v příloze, změny v uspořádání a označování položek rozvahy a výkazu zisku a ztráty smí účetní jednotka měnit pouze z důvodů změny předmětu podnikání nebo jiné činnosti anebo z důvodů zpřesnění věrného zobrazení nebo zkvalitnění vypovídací schopnosti účetní závěrky. - Srozumitelné a posuzují se z hlediska významnosti, přičemž informace je považována za závažnou, jestliže by její neuvedení nebo chybné uvedení mohlo ovlivnit úsudek a rozhodování uživatele účetní závěrky. 3 Uživatelé účetních informací Účetní závěrka poskytuje manažerům zdroj informací pro operativní i strategické řízení, pro externí uživatele představuje možnost udělat si představu o finanční pozici a výkonnosti podniku. Externími uživateli jsou: - vlastníci, - investoři, - dodavatelé, - odběratelé, - zaměstnanci, - banky, - stát, - veřejnost. 4 Prováděcí vyhláška k podvojnému účetnictví č. 500/2002 Sb., kterou se uskutečňují některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví 5 upravuje veškeré povinnosti spojené s účetní závěrkou a jejími jednotlivými součástmi. V této vyhlášce je také psáno o dvojím způsobu sestavování účetní závěrky, buď v plném, nebo ve zjednodušeném rozsahu. V plném rozsahu vyhotovují účetní závěrku akciové společnosti a účetní jednotky, které jsou povinny mít účetní závěrku ověřenou auditorem. V ostatních případech, pokud nestanoví zákon jinak, lze vypracovat účetní závěrku ve zjednodušeném rozsahu. 3 Dle zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví 7 a Vašek a kol. Finanční účetnictví a výkaznictví Dále jen zákon o účetnictví. 4

11 1.2 Části Roční účetní závěrka se skládá z těchto výkazů: - rozvaha (bilance), - výkaz zisku a ztráty, - příloha. Kromě těchto tří výkazů mohou účetní jednotky v rámci přílohy sestavovat ještě další dva výkazy: - přehled o peněžních tocích, - přehled o změnách vlastního kapitálu. Rozvahu, výkaz zisku a ztráty a přílohu mají účetní jednotky vždy vypracovat obligatorně. Sestavit přehled o peněžních tocích a o změnách vlastního kapitálu musí pouze vybrané účetní jednotky, u ostatních záleží na rozhodnutí podniku. Rozvaha Rozvaha by měla poskytovat informace o funkčním uspořádání aktiv (dělení na oběžná a dlouhodobá), dále také vypovídat o schopnosti podniku splatit svoje závazky, o finanční struktuře (výše vlastních a cizích zdrojů), o skladbě vlastního kapitálu s ohledem na zdroje financování interní a externí. Aktiva Položky aktiv jsou uspořádány podle míry schopnosti přeměnit se na peníze. Ke každé položce se přiřazuje hodnota jejího stavu na začátku a na konci účetního období. Stav na začátku účetního období se vykazuje v ocenění netto a jeho sloupec se označuje názvem Minulé období netto. Stav majetku za vykazované období se člení na tři sloupce. 1. sl. Brutto, 2. sl. Korekce a 3. sl. Netto. Pasiva Položky pasiv jsou tříděny podle zdrojů krytí majetku na vlastní a cizí. Obsahují pouze dva sloupce za běžné a minulé období. Pasiva nemohou mít korekci formou opravných položek, proto se zde v názvu sloupce neobjevuje slovo netto. Závazky a také pohledávky se v rozvaze zapisují v závislosti na délce zbývající doby do jejich splatnosti. 5

12 Výkaz zisku a ztráty Výkaz zisku a ztráty podává informace o finanční výkonnosti podniku. Položky se člení dle účelu financování na činnost provozní, finanční a mimořádnou. Z každé části pak je vyčíslen výsledek hospodaření, přičemž souhrnný výsledek za část provozní a finanční nazýváme výsledkem hospodaření za běžnou činnost a za všechny tři činnosti pak celkovým výsledkem. Hodnotové údaje jsou zde oproti údajům v rozvaze částkami tokovými, tedy narůstající po celé účetní období. Výkaz zisku a ztráty lze vypracovat v druhovém nebo v účelovém členění nákladů. Příloha k účetním výkazům Přílohu si může každý podnik, co se týče vzhledu, libovolně upravit, avšak obsahové náležitosti musí splňovat dle uvedené vyhlášky. Jedinými požadavky na formu jsou v zásadě přehlednost a srozumitelnost. V obsahu by se měly objevit obecné informace o podniku, sdělení o použitých metodách, o uplatnění obecných účetních zásad a další doplňující údaje. Měly by zde být sepsány údaje, které nelze vyčíst z rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Dále se zde interpretují významné položky, které jsou důležité pro rozbor a posouzení finanční a majetkové situace a výsledku hospodaření podniku. Přehled o peněžních tocích Přehled o peněžních tocích, mnohdy nazývaný také jako výkaz cash flow, nepodává informace pouze o změně stavu peněz, ale i o změně peněžních ekvivalentů. Peněžní toky jsou chápány jako příjmy a výdaje peněžních prostředků a zvýšení či snížení stavu peněžních ekvivalentů za daný časový úsek. Peněžní toky jsou rozděleny do tří částí: - Provozní činnost zahrnující položky základní výdělečné činnosti a shodující se přibližně s běžnou činností ve výkazu zisku a ztráty. - Investiční činnost obsahuje pořízení a vyřazení dlouhodobého majetku a činnosti spojené s poskytováním úvěrů, které nepatří do provozní činnosti. - Finanční činnost tvoří aktivity spojené se změnami vlastních i cizích dlouhodobých zdrojů. Peněžní toky z provozu můžeme vypočítat dvojím způsobem, přímým a nepřímým, zatímco toky spojené s investicemi a financováním pouze přímou metodou. U přímé metody se postupuje tak, že se z rozvahy převezme změna stavu peněz a peněžních ekvivalentů. Nejjednodušší postup spočívá ve vyjmutí účtů pokladen a bankovních účtů a roztřiďování 6

13 veškerých příjmů a úbytků z těchto účtů do tabulky. Tato metoda je považována obecně za pracnější, proto se v praxi moc nevyužívá. U nepřímé metody zjednodušeně řečeno výkaz zahajuje na prvním řádku výsledek hospodaření z běžné činnosti před zdaněním, k němu se postupně přičítají a odčítají nepeněžní náklady, výnosy a neprovozní položky. Dále se upravuje o změnu stavu rozvahových položek (zásob, pohledávek, krátkodobého majetku nezačleněného do peněžních ekvivalentů a přechodných účtů aktiv, krátkodobých provozních závazků včetně přechodných účtů pasiv). Poté zjistíme, proč se peněžní tok nerovná výsledku hospodaření. Na posledním řádků se dostáváme k samotnému vyčíslení peněžních toků. Přehled o změnách vlastního kapitálu Jak již název napovídá, tento přehled se sestavuje proto, aby účetní jednotka mohla identifikovat příčiny změn u jednotlivých složek vlastního kapitálu a to za běžné i předcházející účetní období. Zvýšení či snížení vlastního kapitálu mohly vyvolat transakce typu vklady do vlastního kapitálu, výplata dividend či podílů na zisku. Výroční zpráva Účetní jednotky, které jsou dle zákona o účetnictví povinny mít ověřenu účetní závěrku auditorem, sestavují kromě výše uvedených přehledů ještě výroční zprávu. Tato zpráva by měla podávat finanční i nefinanční informace zejména o činnostech managementu a to jak v minulosti, tak i budoucí plány. Dále by měla poskytovat informace o významných skutečnostech, které nastaly až po rozvahovém dni, aktivitách v rámci výzkumu a vývoje. Výroční zpráva zahrnuje vždy též účetní závěrku a zprávu o auditu. 6 6 Čerpáno ze zákona o účetnictví. 7

14 1.3 Povinnost zveřejnění Dle 21a zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví jsou povinny zveřejňovat účetní závěrku všechny účetní jednotky zapsané v Obchodním rejstříku. Jedná se o předložení účetní závěrky, popř. i výroční zprávy do sbírky listin obchodního rejstříku. Zároveň od platí, že podnikatelé musejí dle vyhlášky č. 562/2006 Sb., o digitalizaci obchodního rejstříku předávat tyto listiny v elektronické podobě a to ve formátu PDF 7 nebo na datovém nosiči CD- R zaslaném poštou rejstříkovém soudu. Účetní závěrky jsou pak uživatelům internetu zpřístupněny na webovém portálu justice.cz. 8 Dle zákona o účetnictví je lhůta pro auditované účetní jednotky stanovena na dobu do 30 dnů po ověření účetní závěrky auditorem a po schválení k tomu příslušným orgánem, nejdéle však do konce následujícího účetního období. Pro podnikatele zapsané v obchodním rejstříku platí obecná úprava 38k odst. 1 zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku, podle níž mohou být listiny zaslány bez zbytečného odkladu od vzniku rozhodné skutečnosti. Některé právnické osoby na své povinnosti nedbají, a přesto pod hrozbou sankcí své výkazy nezveřejňují. 9 Jak publikovala ve svém článku Komora certifikovaných účetních, především malé firmy nezveřejňují svoje účetní závěrky. Týká se to až 70 % podnikatelů v našem hlavním městě, kteří nedodržují zákon o účetnictví. Od roku 2006 dokonce 63 % subjektů ve zkoumaných regionech nesplňuje povinnost vydat svojí účetní závěrku rejstříkovému soudu. V současnosti kázeň podniků upadá a to především u společností s ručením omezeným, nejčastější formy právnických osob u nás. Sankce za nesplnění této povinnosti je přitom nemalá, nařizuje jí rejstříkový soud a činí dle zákona o účetnictví nejvýše 3 % hodnoty aktiv celkem. Dále mohou firmy dostat pokutu v řádech deseti tisíc korun za nesplnění zákonných povinností dle zákona o přestupcích PDF Portable Document Format (přenosný dokumentový formát). 8 Vyhláška č. 562/2006 Sb., o digitalizaci obchodního rejstříku. 9 Viz 10 Viz 8

15 2 Elektronická výměna dat 2.1 XML Rozmach výpočetní techniky vyvolal nátlak na zpracování informací prostřednictvím počítače. Je žádoucí, aby uživatelé po celém světě mohli získat relevantní informace shodně prezentované předkladatelem i v případě jiného softwaru. Tímto způsobem se sdělují zprávy v prostředí účetního výkaznictví především ve velkých kapitálových společnostech, které obchodují na burzách ve světě, takže je nutno zde zaručit předložení výkazů v různých jazycích či měnách. Tato skutečnost se stává příležitostí pro rozvoj informačních systémů v podobě vyvinutí programovacího jazyka založeného na obsahovém označení úseků datových souborů, který by nesystematická data přetvořil v systematická s označením důležitosti. Řešení se nachází v XML (z angl. Extensible Markup Language), což představuje systém značkování dat v jakémkoli oboru lidské činnosti. Pro informace z oblasti účetního výkaznictví je využíváno jiné modifikace tohoto jazyka, pojmenovaného XBRL. 11 Níže bude vysvětleno více o tomto druhu programovacího jazyka. Mezi další jazyk používající značky patří HTML (HyperText Markup Language), který ovšem nerozeznává význam obsahu zdrojového kódu, jak je patrno z následujícího obrázku. Obrázek 1: Rozdíl mezi HTML a XML/XBRL HTML: <b> </b> Zapíše údaj tučně XML: <Výnos> </Výnos> Významově označí údaj Zdroj: KPMG XBRL Budoucí nástroj výkaznictví 2.2 XBRL (Extensible Business Reporting Language) 12 Jak již z anglického překladu vyplývá, tento formát je především spojen s vykazováním podnikových účetních údajů. Princip přenosu dat je založen na vytváření značek (tagů) vždy s označením jejich významu v souboru těchto obsahově strukturovaných dat. Obsahová a významová čitelnost jsou vzájemně propojeny, a proto pokud by nebyla zabezpečená regulace 11 Mejzlík Účetní informační systémy str Většina informací je čerpána z L. Mejzlík Počítačem integrované řízení podniku. 9

16 obsahu prezentovaných údajů, nedocházelo by k významovému přínosu těchto dat. Tato předávaná data jsou obsahově regulována standardy (dle IFRS). IFRS představují Mezinárodní standardy účetního výkaznictví. Koncepce uspořádání účetní závěrky je zaznamenána ve standardu IAS 1 Sestavování a zveřejňování účetní závěrky a ve standardu IAS 7 Výkaz peněžních toků. 13 Pokud se rozhodne podnikatel své výkazy sestavit dle IFRS a zveřejnit je ve formátu XBRL, zajistí tak uživatelům jednak obsahovou srovnatelnost, ale i významově správnou čitelnost údajů jakýmkoliv počítačovým systémem prakticky celosvětově. Aby bylo garantováno správné použití XBRL, byla vytvořena tzv. taxonomie, tedy jakýsi slovník datových prvků. Datové prvky jsou pak nositeli určitých informací a to nejen z hlediska popisu prvku, ale i vztahů k ostatním elementům, či k regulačním pravidlům. Každý element taxonomie nese informace o vymezení obsahu pojmu, prezentaci zveřejňovaného textu, kalkulaci výpočtu dané účetní položky, odkaz na regulační předpisy, pojmenování dané položky, souvislosti s dalšími informacemi v dokumentu, či podmínky vzájemných propojení. Jako příklad lze uvést položku stálých aktiv nemovitý majetek, který se vypočítá z hodnoty stálých aktiv, v rozvaze se nachází pod položkou nemovitosti, stroje a zařízení a je regulován IFRS (IAS 1). 14 Taxonomie může být vyvinuta jakoukoli institucí či organizací s dostatečnými odbornými a technickými znalostmi. Vznikla proto nezisková organizace XBRL International šířící používání XBRL v různých zemích na základě individuálních jurisdikcí. V roce 2002 XBRL International sestavila první taxonomii pro účetní závěrky sestavované dle IFRS za přispění Rady pro mezinárodní účetní standardy (International Accounting Standards Board - IASB). Dodnes tyto dvě instituce spolupracují na společném záměru významové čitelnosti obsahově shodných informací. 2.3 EDI (Electronic Data Interchange) Zatímco XML/XBRL je v podstatě značkovací jazyk bez použití jakýchkoliv norem či standardů, EDI představuje elektronickou výměnu dat za předpokladu pevně dohodnutého formátu. Jeho využití je zúženo pouze na přenášení informací mezi podniky. Systém komunikace spočívá ve společném mezinárodním standardu pro elektronický přenos dat UN/EDIFACT. Představte si situaci, že pošlete svému dodavateli objednávku v elektronické podobě a ten ji pomocí zautomatizovaného procesu ve svém informačním systému zanese do svého účetnictví. Předávaný doklad je tedy zachovaný v elektronické podobě a přispívá tak 13 Vašek a kol. Finanční účetnictví a výkaznictví Více o XBRL taxonomie naleznete na webu 10

17 k odstranění papírových dokumentů. Tento přenos dat se těší velké oblibě hlavně u velkých společností. Z hlediska malého podniku je ale tato inovace jak finančně, tak časově náročná. Nevýhodou také zůstává fakt, že většina podnikových systémů nedokáže přečíst jazyk a syntaxi této komunikace Čerpáno ze stránek: 11

18 3 Současný stav podnikového účetního výkaznictví na internetu 3.1 Standard Business Reporting Myšlenka Standard Business Reportingu 16 byla prvně vytvořena australskou vládou. Iniciativa je zaměřená na snížení administrativní zátěže podnikatelských subjektů při účetním či daňovém výkaznictví. Toto partnerství vlád by mělo přispět k podpoře dosažení bezproblémových národních ekonomik. Výsledkem by pak byla nejenom úspora nákladů na straně podnikatelů, ale i úspora nákladů i časového zatížení institucí veřejné správy. Důležité je podotknout, že přístup SBR není jen čistě záležitostí finančních orgánů, ale také by tato myšlenka měla být motivována vládou a celé politiky vedoucí ke snížení nemalé administrativní zátěže podnikatelského sektoru. Studie v Austrálii a Nizozemí prokázaly, že administrativní překážky spojené s výkaznictvím podnikatelů způsobují náklady zhruba 2,5 % HDP. Tyto studie také odhadují snížení těchto nákladů po zavedení přístupu SBR nejméně o 8 %. 17 Princip SBR je založen na: - vytváření národních taxonomií (ve spojení s jazykem XBRL, ale do budoucna už novými technologiemi) k užití při výkaznictví podnikatelů pro státní správu, - užívání národních taxonomií i k odstranění duplicitních či nepotřebných záznamů, - oprávnění k zužitkování taxonomie k usnadnění přímého reportingu určitých záznamů vycházejících z účetního či reportingového softwaru pro potřebu firem a jejich zprostředkovatelů (dodavatelů, externích účetních, daňových poradců), - zabezpečení zřízení efektivních mechanismů pro budoucí prostředí SBR (národní reportingový servis, webový portál, vstupní brána veřejné správy). 16 Dále jen SBR. 17 Odkaz na studie zde : 12

19 Obrázek 2: SBR sjednocené podání Zdroj: OECD.org Situace na předchozím schématu popisuje stav úplné implementace SBR, kdy podnikatelský subjekt zasílá konsolidovaný dokument obsahující nejrůznější hlášení, přiznání k daním, výkazy ke zveřejnění, formuláře atd. Tento dokument pak prochází vstupní bránou, tzv. komunikačním kanálem státní správy či portálem pro výkaznictví. Tato brána identifikuje zasílatele zprávy a rozdělí dokument pro příslušné orgány státní správy, kterým je pak následně odesílá. Některé zprávy či podání, které nejsou opakovaně zasílané v pravidelných intervalech lze úřadům posílat odděleně mimo sjednocené podání. Týká se to např. různých odhlášení a přihlášení k živnostenským a jiným úřadům. Tento model zasílání konsolidované zprávy neslouží jen při komunikaci se státní správou, ale také i mezi podniky navzájem. Podniky využívají nejrůznějších formátů k zaslání svých výkazů státní správě. U malých a středních podniků u nás převažuje preference papírových dokumentů, pro ně by proto bylo těžké se z tohoto světa najednou přesunout do inovace jménem SBR. Tomuto kroku předchází nelehký úkol vlád spočívající ve standardizaci informací a zavedení jednotného formátu dat, prostřednictvím kterého budou zprávy čitelné v kterémkoli počítačovém zařízení. Vlády se tímto problémem zabývají již několik let. Většina těchto iniciativních vlád snažících se o implementaci SBR přišla na příznaky problémů spočívajících v databázích, které nejsou schopny spolu navzájem komunikovat. Dnešní technologie SBR, aby mohla fungovat účinně, 13

20 čerpá k počítačovému podávání zpráv značkovací jazyk XBRL 18. V praxi různé orgány státní správy používají různé formáty pro přenos zpráv (EDI, XML atd.). Aplikace jednoho datového formátu a i jednoho datového slovníku (taxonomie) umožní usnadnění jednání podniků, účetních a především dodavatelů softwaru s vládními orgány. XBRL ukládá zvláštní syntaxi, která je interoperabilní napříč XBRL vyhovujícími systémy a také napříč organizacemi. SBR pak může posloužit k přenosu rychlé komunikace zasláním jedné zprávy několika institucím v reálném čase. Za výhody pro podnikatele se považuje: - snížení administrativní zátěže při poskytování údajů pro státní správu, - snížení nákladů na přepracování a opětovné prezentování dat, - odstranění nutnosti znovu předložit údaje, které by mohly být odvozeny z předložených účtů a výpočtů během auditů, - efektivnější proces předávání/shromažďování dat napříč různými vnitřními odděleními ve vnitropodnikových střediscích společnosti, - zvýšení interoperability finančních transakcí, - lepší interakce s bankami pro žádosti o úvěry, - lepší kvalita dat (méně ručního zásahu), - vyvarování se pokut za nedodržení zákonných povinností o předkládání informací, - zvýšená možnost změny poskytovatele softwaru v budoucnu Společnosti registrované na burze V poslední době se stále rostoucí globalizací a nátlakem kapitálového trhu se ztenčuje míra zákonné regulace běžného účetnictví a upevňuje se postavení regulace na principu účetního výkaznictví. Finanční účetnictví se na podkladu zveřejňovaných účetních informací stává podnětem k získání názoru externího uživatele na finanční zdraví a budoucí vývoj firmy. V rámci této regulace po linii účetních výkazů se berou na vědomí nároky kladené na účetní výkazy ze strany vlastníků, manažerů firem i státních institucí. Poté jsou tyto požadavky většinou začleněné i v neúčetních legislativních normách (v obchodních zákonících, zákonech o burzách, zákonech o cenných papírech aj.) Představení jazyka XBRL viz kapitola Elektronická výměna dat na str Celá podkapitola čerpána ze zdroje: 20 Dle učebnice Finanční účetnictví Světový koncept Kovanicová. 14

21 Společnosti registrované na burze neboli obchodníci s cennými papíry se řídí kromě zákona o účetnictví ještě zákonem č. 256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu a co se týče povinnosti zveřejňování, musí tyto společnosti podle 16 tohoto zákona předkládat do 4 měsíců po skončení účetního období svou výroční zprávu a konsolidovanou výroční zprávu České národní bance. 21 ČNB pomocí aplikace Centrální úložiště regulovaných informací zveřejňuje údaje, které jsou povinni emitenti kótovaných cenných papírů zasílat. Cílem tohoto webového portálu je zpřístupnit tato data široké veřejnosti tak, aby k nim byl zajištěn lehký, bezplatný a nezvýhodňující přístup pro některé uživatele. V Centrálním úložišti najdeme např. výroční zprávu a pololetní zprávu emitenta, mezitímní zprávu, celkový počet hlasovacích práv a výši základního kapitálu, vnitřní informace, manažerské transakce, informace související s valnou hromadou nebo schůzí vlastníků dluhopisů, oznámování podílů na hlasovacích právech emitenta. Emitenti tyto obligatorní informace zasílají pomocí webového rozhraní pro sběr informačních povinností a registraci subjektů. 22 ČNB dále ustanovuje pravidla způsobu zveřejňování údajů pro obchodníky s cennými papíry následujícím způsobem. Obchodník s cennými papíry má předkládat požadované informace v českém jazyce na své internetové adrese prostřednictvím souboru v běžně používaném formátu umožňujícím jeho stažení (PDF). 23 Obchodní společnosti, které jsou emitentem cenných papírů přijatých k obchodování na evropském regulovaném trhu, podléhají povinnosti účtovat a sestavit účetní závěrku dle mezinárodních účetních standardů upravených právem Evropské unie Dle 16 zák. č.256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu. 22 Čerpáno ze stránek /vykaznictvi_info_povinnost_emitentu_cp/. 23 Dle 210 části sedmé vyhlášky č. 123/2007 Sb. v pozdějším znění. 24 Dle 19a zákona o účetnictví. 15

22 4 Trendy a vývoje užití elektronické výměny dat v účetnictví 4.1 Elektronický podpis V médiích se spekuluje o tom, že by si měla elektronický podpis pořídit do budoucna každá firma či podnikatel. V dnešní době mají podnikatelé zatím pouze právo si tuto službu opatřit od přijetí zákona č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu. 25 Elektronickým podpisem se myslí jistý kód, který umožňuje identifikovat autora a také zaručit, že podepsaná zpráva nebyla pozměněna. E-podpis by měl plnit v podstatě stejnou funkci jako vlastnoruční podpis a také ulehčit administrativní zátěž subjektů spojenou s docházením mimo jiné na finanční, městské, obecní úřady, do pojišťoven či bank. V zákoně o elektronickém podpisu se hovoří o uznávaném elektronickém podpisu jako o zaručeném elektronickém podpisu, který je podložen kvalifikovaným certifikátem zřízeném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, a ve kterém lze nalézt údaje vyjadřující jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. 26 V současnosti existují tři společnosti reprezentující akreditované poskytovatele: - První certifikační autorita, a. s. - Česká pošta, s. p. - eidentity, a. s. Ze všech společností poskytuje nejlevnější služby Česká pošta. V roce 2013 stojí kvalifikovaný certifikát 396 Kč vč. DPH. Oproti předchozím letům je zde patrné zdražení. Po zavedení služeb v roce 2005 nabízel tento státní podnik stejný osobní certifikát za 190 Kč. Služba je ovšem časově omezená pouze na 1 rok, takže si podnikatelé musejí každým rokem obnovovat své elektronické podpisy. Z vlastnění elektronického podpisu vyplývají jisté výhody, jsou jimi např. bezpečná elektronická komunikace, snížení administrativních nákladů na provoz. Nevýhody se pak shledávají v krátkodobé platnosti certifikátů, finanční zátěži na pořízení či administrativní náročnosti pořízení a používání elektronického podpisu. 25 Pro elektronický podpis je používáno i zkráceného výrazu e-podpis. 26 Zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu ve znění pozdějších předpisů. 16

23 Jak vyplývá z průzkumu serveru Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR, která v roce 2011 oslovila 324 respondentů z této skupiny, zhruba polovina účastníků průzkumu používá elektronický podpis. Daňové přiznání elektronickým způsobem předkládá pouze zhruba pětina dotázaných společností. Většina (60 %) podnikatelů nechce své daňové přiznání podávat elektronicky. 27 Graf 1: Vlastníte elektronický podpis? Elektronický podpis 3% 46% 51% ANO NE NEVÍM Zdroj: Předchozí graf uvádí, že celých 46 % respondentů v roce 2011 ještě nevlastnilo elektronický podpis. Důvody, proč je tento podíl tak vysoký, jsou následující. Respondenti dosud neviděli nutnost zřídit si elektronický podpis, využívají jiné formy elektronické komunikace s úřady, jako je např. datová schránka, která nepotřebuje doložení kvalifikovaným certifikátem, další důvody pak jsou subjektivního charakteru např. nedůvěra v elektronickou formu komunikace nebo dosavadní obvyklý způsob práce. Motivaci podnikatelů stále omezují náklady spojené s pořízením a používáním e-podpisu. 4.2 Elektronické portály veřejné správy a informační systém datových schránek Každý podnikatel odevzdává minimálně přiznání k dani z příjmů, účetní jednotky zapsané v obchodním rejstříku zveřejňují své výkazy a mají povinnost si pro účely komunikace s veřejnou správou zřídit datovou schránku (o této povinnosti více na následující stránce). Možnosti předkládání výkazů elektronickým způsob jsou různé. Některé z cest, kterými si tyto činnosti podnikatelé usnadňují, popisují následující řádky. 27 Průzkum zde: 17