Projektový management-mp. Pořádání poutě. Mužáková Gabriela. Rok 2009/10. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

Transkript

1 Projektový management-mp Pořádání poutě Mužáková Gabriela Rok 2009/10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

2 Úvod...2 Současný stav...2 Stanovený cíl...2 Časová náročnost...4 Časový harmonogram...4 Časový harmonogram...5 Finanční náročnost...6 WBS diagram...7 Tabulka logického rámce...8 Možná rizika...10 Zhodnocení...10 Úvod Tento vypracovaný projekt by měl sloužit ke správnému uspořádání poutě v Liberci, v městské části Liberec 14- Ruprechtice. V Libereckém kraji a déle po celé České Republice jsou pořádány podobné poutě. Je to bráno jako společenská událost, která slouží k pobavení dětí i dospělých a vždy je na takových akcích co zlepšovat. Současný stav V současné době se v Liberci- Ruprechticích pořádá pouť jednou do roka a tato pouť trvá 3 dny, vždy je to od pátku do neděle. Tato pouť má ale bohužel malou návštěvnost. Důvody malé návštěvnosti jsou v tom, že pouť je na špatně dostupném místě, takže všechny zajímavé atrakce se tam nedostanou, organizace je také nevyhovující. Tyto a další důvody zapříčiňují to že atrakce potvrdí účast a nakonec ani nedorazí a tím návštěvníci poutě nejsou nadšeni a odcházejí zklamaní a další rok se nevrací. Stanovený cíl Za hlavní cíl tohoto projektu bylo stanoveno úspěšné uspořádání poutě v Liberci 14- Ruprechticích. Od současné by se měla lišit především v profesionálním přístupu pořádání poutě od těch minulých. Pro dobrý začátek by měli být včas rozeslány pozvánky pro účinkující, a potvrzena jejich účast na pouti. Na pouti by mělo být 5 větších atrakcí, 5-10 menších atrakcí a doprovodných stánků s prodejem různého zboží. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 2

3 USPOŘÁDÁNÍ POUŤE ZVÝŠIT ZÁJEM O POUŤ ZVÝŠIT POČET NÁVŠTĚVNÍKŮ A JEJICH SPOKOJENOST INFORMOVAT VEŘEJNOST POZVAT VEŘEJNOST POZVAT PRODEJCE S DOPROVODN ÝM ZBOŽÍM POZVAT VELKÉ I MALÉ ATRAKCE ZLEPŠIT SLUŽBY PRO NÁVŠTĚVNÍKY ZAJISTIT DOPROVOD- NÝ PROGRAM Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 3 ZVÝŠIT ZÁJEM POŘADATELŮ (MOTIVACE) ZVÝŠIT PROFESIONALIT U ORGANIZOVÁN Í ÚČAST NA POŘÁDACÍCH SCHŮZÍCH ZVÝŠIT ZÁJEM O NOVÉ ATRAKCE

4 Časová náročnost Pořádání společenské akce- poutě není jednoduché. Jedná se o činnost, která je náročná z časového hlediska, finančního hlediska ale také nesmíme zapomenout na organizační hledisko. Jedním z nejdůležitějších kroků při plánování poutě je stanovení přesného termínu, kdy se bude pouť konat. Dalším velmi důležitým úkolem je zajistit místo konání poutě v domluveném termínu a pozvat majitele atrakcí. Aby pouť dopadla bez větších problémů, je nutné aby příprava začala s dostatečným předstihem (asi 6 měsíců). Časový harmonogram 6 měsíců před plánovaným termínem závodů stanovení data poutě zařízení atrakcí pronájem místa konání informovat veřejnost projevit zájem o sponzoring 2-3 měsíce před plánovaným termínem poutě potvrzení účasti atrakcí pozvání doprovodných prodejců (stánky) zajištění, informování a proškolení pořadatelů zajištění úklidové firmy a mobilní WC 1 měsíc před plánovaným termínem závodů zajištění fotografa připomenutí poutě majitelům atrakcí zajištění doprovodného programu zajištění techniky pro podium zajištění triček pro pořadatele 14 dní před plánovaným termínem závodů informovat veřejnost v blízkém okolí vytisknout letáky s reklamou doprava triček pro pořadatele Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 4

5 1 týden před plánovaným termínem závodů konečné potvrzení atrakcí a stánků (přesný počet) výběr nájmu za místo atrakce a stánku medializace, reklama připomenutí úklidové firmě a mobilních WC poslední motivace pořadatelů zajištění ohňostroje Časový harmonogram-dny plánovaných plaveckých závodů Den 1 7:30 dovoz atrakcí a stánků, dále zbylá technika pro podium, WC 8:00 rozmístění a přidělení ploch 8:30-14:00 stavění techniky, rozdání triček pořadatelům 14:30 zahájení poutě 14:30-20:00 trvání 1. dne poutě Den 2 8:30 zahájení 2. dne poutě 8:30-21:30 trvání 2. dne poutě 16:00-17:00 koncert místní kapely 17:00-17:30 vystoupení kouzelníka 18:00-19:00 koncert Heidi Janků 21:30 ohňostroj Den 3 8:30 zahájení 3. dne poutě 8:30-16:00 trvání 3. dne poutě 13:00 koncert místní kapely 16:00-19:00 demontáž techniky a odvoz 19:00 nástup úklidové firmy Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 5

6 Finanční náročnost Položky Cena Zajištění plochy Kč Úklidová firma -sponzorský dar Kč Zajištění WC Kč Plat pořadatelů Kč Koncert Heidi Janků Kč Fotograf -sponzorský dar Kč Medializace -sponzorský dar Kč Místní kapely -sponzorský dar Kč Doprovodný program, kouzelník Kč Občerstvení pořadatelů/účinkujících Kč -sponzorský dar Trička pro pořadatele Kč -sponzorský dar Ohňostroj Kč Sponzorské dary Kč Vybraný pronájem (poplatek) Kč Cena celkem Cena bez sponzorských darů Kč Kč Finanční náročnost pořádání poutě byla spočítána na Kč. Podnikatelé z části Liberec 14- Ruprechtice darovali peněžní částku v hodnotě Kč a to byla i celková hodnota sponzorských darů. Za pronájem místa pro atrakce a stánky bylo vybráno Kč (5x Kč za velké atrakce, 10x Kč za menší atrakce a 15x Kč za stánky s občerstvením a doprovodným prodejem zboží). Pouť nebyla prodělečná a pořadatelům zbylo Kč. Tato částka byla pro hlavního pořadatele jako jeho prémie. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 6

7 WBS diagra Pořádání poutě v Ruprechticích 6 měsíců před závody 2-3 měsíce před závody 1 měsíc před závody 14 dní před závody 1 týden před závody Stanovení data poutě Potvrzení účasti atrakcí Zajištění fotografa Informovat veřejnost Potvrzení atrakcí Zařízení atrakcí Pozvání dopr. prodejců Technika pro podium Tisk plakátů a letáků Výběr pronájmu za místo Pronájem místa konání Zajištění pořadatelů Připomenutí majit. atrak. Doprava triček Vylepení plakátů Informovat veřejnost Proškolení pořadatelů Doprovodný program Zajištění ohňostoje Zájem o sponzoring Úklidová firma Trička pro pořadatele Připomenutí úklid. firmě Mobilní WC Poslední motivace pořadatelů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 7

8 Tabulka logického rámce 1.sloupec 2.sloupec 3.sloupec Intervenční(popis projektu) Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření Hlavní cíl Uspořádání poutě Nárůst počtu návštěvníků Růst profesionality pořádání Nárůst počtu atrakcí a doprovodného programu Databáze atrakcí Databáze doprovodných stánků s prodejem Monitorovací zprávy o počtu účinkujících Účel projektu Zvýšit zájem o pouť Zvýšit počet návštěvníků a jejich spokojenost Zvýšit profesionalitu pořadatelů 23 zájemců o účasti na pouti 15 vybraných atrakcí 15 doprovodných stánků návštěvníků poutě 4 účinkující (2x kapela, zpěvačka, kouzelník) 3 pomocní pořadatele a 1 hlavní pořadatel Počet návštěvníků Dokumentace poutě Dokumentace zúčastněných Statistika návštěvníků Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 8 4.sloupec Vnější předpoklady/rizika Zájem veřejnosti o pořádanou pouť Zajištění kvalitních služeb Zajištění realizace projektu Zájem atrakcí o účasti na pouti Zájem o

9 Výstupy projektu Úspěšně uspořádaná společenská akce- pouť Personál(pořadatele) vyškolen Pozvány atrakce, doprovodný program Stanoveno datum poutě Personál (pořadatele) zajištěn Technika zajištěna Místo konání zajištěno Vyškolení pořadatelů 1x až 2x před závody Zvýšení počtu atrakcí o 15% Zvýšení počtu doprovod. stánků o 10% Zvýšení počtu návštěvníků o 20% Určení data potě 6 měsíců předem Plány poutě Statistika účinkujících Statistika personálu Dokumentace poutě Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 9 společenskou událost Realizace projektu v požadovaném čase a kvalitě Výběr vhodného personálu/techni ky Zájem občanů Zajištění kvalitních služeb Zajištění sponzorů

10 Možná rizika - Některý z pořadatelů se nemůže zúčastnit - Některý majitel atrakce se na poslední chvíli odhlásí z poutě - Některý majitel stánku s doprovodným prodejem se nemůže zúčastnit - Odstoupení sponzora od smlouvy - Nedostatek financí na zaplacení doprovodného programu - Nefunkčnost techniky - Nepřítomnost fotografa - Nepřítomnost doprovodného programu - Problém s tričkama pro pořadatele - Časové riziko (posun ohňostroje kvůli počasí) - Malá účast veřejnosti (návštěvníků) Většině z možných rizik jde předejít hlavně správnou organizací projektu a komunikací mezi účinkujícími a pořadateli. Zbylé nečekané překážky jdou odstranit pohotovou improvizací a menšími kompromisy. Zhodnocení Projekt byl úspěšně zrealizován. Finanční i časový plán byly dodrženy. Odezva od návštěvníků byla velice pozitivní, proto se pořadatelé rozhodli pro další pokračování a snahu zlepšování se dále v této činnosti. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 10