Digitalizace příchozích faktur

Transkript

1 Digitalizace příchozích faktur SAP Forum 2015 scanservice a.s. Jan Schöpp scanservice a.s. Náchodská 2397/ Praha 9 Česká republika info@scanservice.cz

2 Obsah Představení scanservice a.s. Proč přemýšlet o digitalizaci příchozích faktur Jak to v praxi funguje Co si zapamatovat 2

3 scanservice a.s. česká společnost na trhu od roku 1998 řešení + služba = více než miliarda zpracovaných dokumentů v ČR a SR státní správa samospráva pošty finanční instituce centra sdílených služeb průmyslové podniky zdravotnictví 3

4 Co umíme Digi business dokumentů Digitalizace archivů Digitalizace knih Implementace řešení HW, SW + servis 4

5 3 důvody proč digitalizovat příchozí faktury 1 Papírové faktury dlouho obíhají napříč firmou, obzvlášť pak v případech decentralizovaných organizací Zkrácení celého procesu 2 Faktury se neztrácejí, jsou plně pod kontrolou, výrazně se sníží chybovost a mohou být dlouhodobě elektronicky archivované Transparentnost a dohledatelnost 3 Zaměstnanci nemusí data zdlouhavě přepisovat a mohou se věnovat důležitějším činnostem Efektivita a úspora nákladů 5

6 Využití času AP pracovníky Zpracování výjimek Dotazy dodavatelů Ostatní 13% 21% 7% 6% 12% 9% Platby zaměstnanců Správa dodavatelů Zpracování plateb Zadávání dat 32% Zdroj: BearingPoint 6

7 Automatizace pomocí našeho řešení Zpracování výjimek 21% Naše řešení / služba efektivně řeší úkoly, které spotřebují majoritu času (66 %) zaměstnanců AP Dotazy dodavatelů 13% Zadávání dat 32% Zdroj: BearingPoint 7

8 Digitalizace faktur jako řešení nebo služba? Nemůžu předat data mimo Chci mít všechny systémy u sebe Složitost procesu Nechci se o nic starat Tlak na snížení počtu pracovníků Soustředím se na svůj core business řešení služba scanservice 8

9 Jak to celé funguje? 5 jednoduchých kroků k úspěchu 9

10 Krok 1 - Přijetí Flexibilní aplikace Scan Portal Pomocí skenovacího portálu se papírové faktury skenují E- Portal Přijetí elektronických faktur ať už se jedná o PDF, EDI nebo XML soubor, případně obrázek z mobilního zařízení 10

11 Krok 2 - Rozpoznání Celostránkové OCR rozpoznání a kombinace více enginů, unikátní hlasovací technologie Automatické nalezení polí k rozpoznání pomocí technologie neuronových sítí Freeform rozpoznání (přednastavené) Systém se automaticky učí Automatická validace 11

12 Krok 3 - Validace Validace dodavatele Kontrola množství Kontrola ceny Kontrola měny Kontrola DPH Kontrola řádkových položek dle objednávky Vše automaticky na základě master dat v ERP 12

13 Krok 4 Schvalovací workflow Standardní schvalovací workflow Šablony workflow na základě SAP Business Workflow Libovolně konfigurovatelné 13

14 Krok 5 Platba Plná integrace s ERP SAP Faktury jsou přeneseny a mohou jít k zaúčtování / proplacení 14

15 Co na závěr před koktejlem Výkonné a komplexní řešení pro automatizované zpracování faktur Automatické rozpoznání a validace vůči master datům Plná integrace se systémy SAP Zkrácení procesu zpracování a schválení faktury z týdnů na 1-2 dny = snížení nákladů na vyřízení faktury až o 80 % 15

16 Děkuji za pozornost Ing. Jan Schöpp Obchodní ředitel scanservice a.s scanservice a.s. Náchodská 2397/ Praha 9 Česká republika info@scanservice.cz