Eda. Evidence obchodních aktivit. Proces nákupu

Transkript

1 Eda Prces nákupu Tent dkument bsahuje ppis prcesu nákupu včetně ukázky typických krků d bjednávky až p fakturaci. Obsah: Struktura dat... 2 Zalžení bjednávky... 3 Základní údaje... 3 Text bjednávky... 3 Plžky bjednávky... 4 Úprava plžek... 5 Zadání ddávky k bjednávce... 6 Základní údaje... 6 Text ddacíh listu... 6 Plžky ddávky... 6 Naskladnění plžek... 6 Zadání faktury k bjednávce... 7 Základní údaje... 7 Text faktury... 7 Plžky faktury... 7 Zaúčtvání zálhvé faktury... 8 Vytvření Strn faktury a Dbrpisu... 9 Zadání dchzí platby k faktuře... 9 Sledvání stavu bjednávky Autr a kntaktní sba: Tmáš Rsinský Phankva 15, Brn Tel: sftware@rsinsky.cz www: 1/11

2 Struktura dat 2/11

3 Zalžení bjednávky Objednávku lze zalžit následujícími způsby: jak prázdnu přím z phledu bjednávky jak duplikát již existující bjednávky z phledu bjednávky s předvyplněným ddavatelem z phledu Firmy, Osby neb Artikly z kntraktu vlbu Vytvřit nvu nákupní bjednávku, ta bude následně přiřazena ke kntraktu ze seznamu všech plžek k bjednání (phled Objednávky Plžky k bjednání) Základní údaje zadejte identifikaci bjednávky, čísl bjednávky lze vygenervat pmcí tlačítka Nvý neb bude vygenerván autmaticky při ulžení. vyhledejte a vyberte ddavatele, p výběru ddavatele je načtena jazykvá varianta a měna z nastavení firmy, jinak je nutné tt zadat ručně bjednávku ulžte Text bjednávky v zálžce Texty můžete zadat záhlaví a zápatí bjednávky (např. pdpis, pdmínky apd.) záhlaví a zápatí lze načíst z předdefinvaných textů právě zadaný text záhlaví a zápatí lze ulžit jak výchzí text pr nvé záznamy (platí pr danéh uživatele) svislá čára značuje míst zalmení textu v tištěném reprtu dluhé texty lze tevřít v extra kně přes celu brazvku, ppř. lze vlžit frmátvací znaky, vše pmcí tlačítek v pravém hrním rhu plžky 3/11

4 Plžky bjednávky v zálžce plžky bjednávky vyberte a zadejte seznam plžek plžka z katalgu artiklů tlačítkem + Artikl vyhledejte a přidejte plžku z katalgu artiklů neb pužijte rychlé vlžení artiklu pdle kódu vlžte nvu plžku tlačítkem Nvý neb přechdem na nvý řádek v mřížce s plžkami šipku dlů d slupce Kód plžky zadejte hledaný kód klikněte na tlačítk... v buňce neb zmáčkněte Ctrl+Enter pkud je daný kód nalezen, je autmaticky vlžena plžka artiklu, pkud je nalezen více plžek, je zbrazen seznam s mžnstí výběru p přidání bude autmaticky načten lkalizvaný ppis artiklu dle zvlené jazykvé varianty bjednávky (pkud není v katalgu zadán, pužije se výchzí ppis) dále je načtena jedntkvá cena plžky pčet kusů je přednastaven na nákupní mnžství DPH je nastaven dle skupiny DPH u artiklu a aktuální sazby k datu bjednávky v definici DPH pkud v ceníku artiklu není zadána nákupní cena, je nutné ji zadat ručně přím v bjednávce, pkud je více nákupních cen, je mžné ručně vybrat aktuální, v případě ceny v jiné měně je tat autmaticky přepčtena pdle zadanéh kurzu v definici měn následně je mžné upravit pčet kusů a cenu za MJ ke každé plžce je také mžné zadat slevu v % textvá plžka tlačítkem + Text lze načíst z definice předpřipravených textů pžadvaný text tlačítkem Nvý lze zadat nvý prázdný záznam a zadat text ručně suma blku plžek s mžnstí dplňkvé slevy tlačítkem + Suma zadejte sumární plžku ručně lze upravit předvyplněný text sumy (neb lze v glbální knfiguraci přím nastavit jiný pžadvaný) ručně lze zadat % slevu za daný blk, ppř. lze zadat přím abslutní slevu d slupce cena (nutn zadat záprnu hdntu) p zadání slevy je v pli Cena za MJ suma celéh blku, v pli Cena je vypčtená či zadaná sleva (v tištěném reprtu je t zbrazen pd sebu) z hlediska výpčtu DPH je nutné v rámci jednh slevvéh blku využívat jen jednu sazbu DPH (jinak prgram vypíše upzrnění) zalmení stránky tlačítkem + Zalmení zadejte nucené zalmení stránky plžky k bjednání tlačítkem + Pl. K bj. zbrazíte seznam všech plžek, které jsu určeny k bjednání (buď jde seznam plžek z kntraktů, které nejsu na skladě, neb seznam plžek pd limitem na skladě) 4/11

5 hrmadným výběrem plžek je následně vlžíte d bjednávky i s pžadvaným pčtem kusů Úprava plžek pd seznamem plžek jsu panely umžňující: editaci ppisu plžky včetně mžnsti zbrazení v nezávislém kně nastavení frmátu plžky změna přadí plžek, přečíslvání plžek (nastaví se puze u plžek, které již mají vyplněné čísl), hrmadné změny plžek (nastavení slevy, DPH, dstranění) aktualizace ceny plžek dle aktuálníh ceníku (např. p duplikaci bjednávky) Následuje schvalvání a tisk bjednávky. 5/11

6 Zadání ddávky k bjednávce Ddávku lze zalžit následujícími způsby: jak prázdnu přím z phledu ddávky, ale je nutné následně vyhledat bjednávku z phledu bjednávky, u aktivní bjednávky zvlit akci + Ddávka přím z editačníh kna bjednávky ze zálžky Ddávky a stav K jedné bjednávce může být libvlný pčet ddávek Základní údaje zadejte datum ddávky, ppř. čísl přijatéh ddacíh listu a pznámku ddací list ulžte Text ddacíh listu v zálžce Texty můžete zadat záhlaví a zápatí ddacíh listu, ale nejspíše t nebude nikdy nutné Plžky ddávky v zálžce plžky ddávky vyberte a zadejte seznam ddaných plžek plžka z bjednávky tlačítkem + Z bjednávky zbrazte seznam bjednaných a zatím neddaných plžek vyberte pžadvané plžky (klikáním na levý fixní slupec plžek neb pmcí tlačítka Vybrat vše d ddávky budu vlženy plžky s pčtem dle bjednávky, následně je mžné pčet kusů upravit dle skutečnsti plžka z katalgu artiklů tlačítkem + Artikl lze zadat i plžku nevázanu na bjednávku přím z katalgu artiklů neb pužijte rychlé vlžení artiklu pdle kódu Naskladnění plžek vlžte nvu plžku tlačítkem Nvý neb přechdem na nvý řádek v mřížce s plžkami šipku dlů d slupce Kód plžky zadejte hledaný kód klikněte na tlačítk... v buňce neb zmáčkněte Ctrl+Enter pkud je daný kód nalezen, je autmaticky vlžena plžka artiklu, pkud je nalezen více plžek, je zbrazen seznam s mžnstí výběru ddané plžky je mžné prklikem Naskladnit rvnu naskladnit na pžadvaný sklad artikl typu Přístrje je nutné naskladňvat p kusu (každý má svůj záznam se svým SN) artikl typu Materiál je mžné naskladňvat hrmadně, ale lze i pstupně (např. na různé sklady či s různými lty) statní typy artiklů a plžek (Sestava, Služba, Suma, Text) se d ddávky nezadávají, takže je nelze ani naskladnit 6/11

7 Z kna lze zbrazit také výpis již naskladněných plžek. Zadání faktury k bjednávce Fakturu lze zalžit následujícími způsby: jak prázdnu přím z phledu faktury, ale je nutné následně vyhledat bjednávku z phledu bjednávky, u aktivní bjednávky zvlit akci + Faktura přím z editačníh kna bjednávky ze zálžky Faktury a stav K jedné bjednávce může být libvlný pčet faktur Základní údaje zadejte datum přijetí, splatnsti a DPH, ppř. čísl přijaté faktury (bude následně zkpírván d var. symblu) z ddavatele bjednávky budu načteny bankvní údaje, je mžné ručně změnit z bjednávky bude načtena jazykvá varianta a měna lze vybrat knkrétní ddací list, ke kterému je faktura připjená (není nutné) fakturu ulžte Text faktury v zálžce Texty můžete zadat záhlaví a zápatí faktury, ale nejspíše t nebude nikdy nutné Plžky faktury v zálžce plžky faktury vyberte a zadejte seznam fakturvaných plžek 7/11

8 plžka z bjednávky tlačítkem + Z bjednávky zbrazte seznam bjednaných plžek, je mžné vybírat jen z již ddaných plžek neb ze všech bjednaných v seznamu plžek je i plžka typu Suma, pkud v bjednávce byla pužita (tím se zajistí přesun skupinvé slevy z bjednávky d faktury) vyberte pžadvané plžky (klikáním na levý fixní slupec plžek neb pmcí tlačítka Vybrat vše d faktury budu vlženy plžky s pčtem dle ddávky či bjednávky, následně je mžné pčet kusů upravit dle skutečnsti POZOR - pkud byla pužita v bjednávce skupinvá sleva zadaná v % a bude více faktur, je nutné tut slevu pužít u všech částečných faktur (pkud se fakturují plžky z blku slevy), tím se sleva pužije pr všechny plžky POZOR - pkud byla pužita v bjednávce skupinvá sleva zadaná jak abslutní částka a bude více faktur, je nutné tut slevu pužít jen u jedné faktury, ppř. ji ručně rzlžit dle ptřeby plžka z katalgu artiklů tlačítkem + Artikl lze zadat i plžku nevázanu na bjednávku přím z katalgu artiklů neb pužijte rychlé vlžení artiklu pdle kódu textvá plžka vlžte nvu plžku tlačítkem Nvý neb přechdem na nvý řádek v mřížce s plžkami šipku dlů d slupce Kód plžky zadejte hledaný kód klikněte na tlačítk... v buňce neb zmáčkněte Ctrl+Enter pkud je daný kód nalezen, je autmaticky vlžena plžka artiklu, pkud je nalezen více plžek, je zbrazen seznam s mžnstí výběru tlačítkem + Text lze načíst z definice předpřipravených textů pžadvaný text tlačítkem Nvý lze zadat nvý prázdný záznam a zadat text ručně suma blku plžek s mžnstí dplňkvé slevy tlačítkem + Suma zadejte sumární plžku ručně lze upravit předvyplněný text sumy (neb lze v glbální knfiguraci přím nastavit jiný pžadvaný) a pžadvanu slevu stejně jak v bjednávce Zaúčtvání zálhvé faktury Pkud byla k bjednávce zadána zálhvá faktura, je mžné následně stru fakturu zadat tímt pstupem: mžnst 1/ mžnst 2/ v phledu faktury nalezněte zálhvu fakturu vyberte akci Genervat stru fa, p ulžení faktury se načtu plžky ze zálhvé a zaplacená zálha zadejte ručně plžky stré faktury 8/11

9 pd seznamem plžek zvlte akci Načíst zaplacenu zálhu, tím se d plžek načte již zaplacená zálhvá faktura (načítají se jen již uhrazené faktury) tlačítkem Zadat zaplacenu zálhu lze zadat zaplacenu částku ručně. Vytvření Strn faktury a Dbrpisu K bjednávce lze zalžit také Strn fakturu neb Dbrpis. Dbrpis je navázán na půvdní stru fakturu a p ulžení je mžn načíst plžky z stré faktury. Plžky na dbrpisu jsu vždy záprné. P zkpírvání či zadání plžek lze v dialgu značit přiřazené plžky z ddávky jak vrácené. Tím se značí plžka v ddacím listu jak vrácená a pkud již byl artikl naskladněn, je zrušen i tt naskladnění. V histrii artiklu je vidět akce Naskladněn-Vrácen. Pr udržení suhlasu pčtu kusů s bjednávku je nutné vrácené zbží znvu přijmut v jiném ddacím listu neb upravit plžky bjednávky. Zadání dchzí platby k faktuře Platbu lze zalžit následujícími způsby: jak prázdnu přím z phledu platby, ale je nutné následně vyhledat fakturu z phledu faktury, u aktivní faktury zvlit akci Platba přím z editačníh kna faktury ze zálžky Platby a stav k jedné faktuře může být libvlný pčet plateb U platby je mžné zvlit hdntu, měnu, a cílvý účet. Pkud p zadání platby je zůstatek k platbě nulvý, je faktura značena jak zaplacená. 9/11

10 Sledvání stavu bjednávky Stav bjednávky a její plžek je mžné vidět přím v seznamu bjednávek v kně se seznamem plžek neb přím v editačním kně bjednávky v zálžce Ddávky a stav neb Faktury a stav. 10/11

11 Hrmadně stav všech bjednávek a jejich plžek je mžné zbrazit přím z phledu Objednávky pmcí tlačítka Plžky bj., a také je lze sledvat a uzavírat v kně Manažer - Nákup - plžky. 11/11