ŘÍZENÍ DOKUMENTŮ A ZÁZNAMŮ

Transkript

1 Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, Vsetín ŘÍZENÍ DOKUMENTŮ A ZÁZNAMŮ SMĚRNICE Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis Zpracování koordinační a projektový pracovník T. Žamboch, DiS Přezkoumání interní auditorka Ing. S. Zubková Schválení ředitelka Mgr. M. Pavlůsková Verze 03 Účinnost Platnost dnem vydání Nahrazuje: SM Řízení dokumentů a záznamů účinnou od verzi 02 Stránka 1 z 19

2 Obsah 1. Účel Rozsah platnosti, závaznost Vymezení pojmů Pravomoci a odpovědnosti v procesu řízení dokumentů Pravomoci a odpovědnosti při řízení interních dokumentů I. úrovně Pravomoci a odpovědnosti při řízení interních dokumentů II. úrovně Struktura interních dokumentů Identifikace interních dokumentů Formální úprava interních dokumentů Obsahová struktura a členění interních dokumentů Proces řízení interních dokumentů Revize interních dokumentů Řízení externích dokumentů Zásady řízení záznamů Přechodné ustanovení Příloha č. 1 Formální úprava interních dokumentů I. úrovně Příloha č. 2 Formální úprava interních dokumentů II. úrovně Stránka 2 z 19 Verze 03

3 1. Účel Tato směrnice stanoví zásady pro řízení dokumentů a záznamů v Sociálních službách Vsetín, příspěvkové organizaci (dále jen SSLVS), formální stránku, strukturu a povinné součásti interních dokumentů a záznamů, pravomoci a odpovědnosti zaměstnanců v procesu řízení dokumentů a záznamů. 2. Rozsah platnosti, závaznost (1) Směrnice je platná ve všech organizačních útvarech SSLVS. (2) Směrnicí jsou povinni se řídit všichni zaměstnanci, kteří zasahují do procesu řízení dokumentů nebo záznamů v SSLVS. 3. Vymezení pojmů (1) Organizační útvar ředitelství nebo začleněné zařízení SSLVS dle Organizačního řádu. (2) Zařízení začleněné zařízení SSLVS dle Organizačního řádu. (3) Interní dokument (dále jen ID) dokument vydaný v rámci SSLVS za účelem řízení určitého procesu. (4) ID I. úrovně dokument schválený ředitelem, platný a závazný pro všechna nebo vybraná zařízení SSLVS. (5) ID II. úrovně dokument schválený vedoucím zařízení, platný a závazný pro dané zařízení. (6) Externí dokument (dále jen ED) dokument, který není vydaný v rámci SSLVS, ale je potřebný pro řízení procesů v SSLVS a zaměstnanci SSLVS jsou povinni se jím řídit (zákonné a podzákonné normy, předpisy vydávané zřizovatelem, profesní standardy, profesní etické kodexy atd.). (7) Záznamy zvláštní typ dokumentu, který poskytuje informace o výsledcích dosahovaných v rámci jednotlivých procesů nebo důkazy o provedených činnostech (patří sem zápisy činností, vyplněné formuláře atd.). (8) Řízení dokumentů a záznamů: proces zahrnující návrh na zpracování, zpracování, připomínkování, přezkoumání, schválení, vydání, distribuci, seznámení zaměstnanců s dokumentem, pravidelné revize, evidenci, archivaci a skartaci dokumentů a záznamů, za řízený ID je považována pouze verze umístěná na intranetu a originální tištěná verze ID s podpisy, ostatní tištěné verze ID jsou pouze informativní neřízené verze. (9) Koordinační a projektový pracovník zaměstnanec ředitelství odpovědný přezkoumáním ID. Dále jen KPP. Stránka 3 z 19 Verze 03

4 4. Pravomoci a odpovědnosti v procesu řízení dokumentů (1) Schvalovat ID I. úrovně je oprávněn pouze ředitel. (2) Schvalovat ID II. úrovně je oprávněn pouze vedoucí zařízení. (3) Všechny ID jsou přezkoumány KPP. Je-li KPP zpracovatelem ID, ředitel pověří přezkoumáním jiného zaměstnance. (4) KPP: metodicky řídí oblast zpracování ID a záznamů, vede elektronickou evidenci všech řízených ID, přezkoumává ID před schválením a umísťuje ID na intranet. (5) V době nepřítomnosti KPP zastává jeho funkci spojenou s řízením oblasti zpracování ID a záznamů interní auditor. (6) Vedoucí zařízení: u ID II. úrovně nese konečnou zodpovědnost za proces jejich zpracování, připomínkování, předložení k přezkoumání, schválení, předání k vydání, distribuci, seznámení zaměstnanců s dokumentem, pravidelné revize, předání k zaevidování do elektronické evidence a předání KPP k umístění na intranet, vede evidenci originálních tištěných výtisků ID II. úrovně na zařízení nebo určí zaměstnance pověřeného vedením této evidence, originální tištěné výtisky již neplatných ID předává k archivaci a skartaci dle Spisového řádu, u ID I. úrovně zodpovídá za jejich distribuci v rámci zařízení a seznámení zaměstnanců s obsahem. (7) Vedoucí zaměstnanci: odpovídají za prokazatelné seznámení vedených zaměstnanců s obsahem ID, které se dotýkají jejich činnosti, distribuují kopie nových ID vedeným zaměstnancům, stahují z distribuce neplatné a tyto skartují, seznamují nově příchozí zaměstnance s obsahem ID a ED v rámci procesu adaptace zaměstnance, jsou povinni uchovávat na svém pracovišti pouze kopie platných a aktuálních ID a záznamy a chránit je před poškozením, zničením či zneužitím nepovolanými osobami. (8) Zpracovatel ID: dodržuje tuto směrnici při zpracování dokumentu, sleduje aktuálnost ID, iniciuje a zajišťuje revizi ve stanoveném intervalu, garantuje obsahovou správnost, je odborným garantem zpracovávané problematiky. Stránka 4 z 19 Verze 03

5 (9) Zaměstnanec: je povinen se řídit v rámci své pracovní funkce platnými ID, což stvrzuje svým podpisem u každého ID v Záznamu o seznámení zaměstnanců s dokumentem, má možnost vznášet návrhy na nové ID, je povinen upozornit na nesoulad praxe s ID a ED. (10) Revidující ID: dodržuje tuto směrnici při revizi dokumentu, sleduje aktuálnost ID, iniciuje a zajišťuje revizi, garantuje obsahovou správnost a je odborným garantem celého revidovaného ID Pravomoci a odpovědnosti při řízení interních dokumentů I. úrovně Fáze procesu řízení dokumentů Návrh na zpracování Zpracování Připomínkování Přezkoumání Schválení Vydání/umístění na intranet Distribuce Seznámení zaměstnanců Revize Evidence elektronická Evidence fyzická Zrušení Archivace Skartace Pravomoc a odpovědnost Zaměstnanec Pověřený zaměstnanec Pověřený zaměstnanec KPP Ředitel KPP KPP, vedoucí zařízení, vedoucí zaměstnanci KPP ředitelství, Vedoucí zařízení, vedoucí zaměstnanci Revidující, pověřený zaměstnanec KPP KPP Ředitel KPP KPP 4.2. Pravomoci a odpovědnosti při řízení interních dokumentů II. úrovně Fáze procesu řízení dokumentů Návrh na zpracování Zpracování Připomínkování Přezkoumání Schválení Vydání/umístění na intranet Distribuce Seznámení zaměstnanců Pravomoc a odpovědnost Zaměstnanec Pověřený zaměstnanec Pověřený zaměstnanec KPP Vedoucí zařízení KPP Vedoucí zařízení, vedoucí zaměstnanci Vedoucí zaměstnanec Stránka 5 z 19 Verze 03

6 Revize Evidence elektronická Evidence fyzická Zrušení Archivace Skartace Revidující, pověřený zaměstnanec KPP Vedoucí zařízení Vedoucí zařízení Vedoucí zařízení Vedoucí zařízení 5. Struktura interních dokumentů (1) ID členíme na interní ID I. a II. úrovně. (2) Členění ID I. úrovně: a) interní předpisy řády, směrnice, metodické postupy, standardní ošetřovatelské postupy, účetní pracovní postupy, b) operativní řídící akty pokyny a rozhodnutí ředitele organizace: pokyn operativní řídící akt, který řeší aktuální, zpravidla časově omezené záležitosti, jeho účinnost je jednorázová nebo předem časově ohraničená, rozhodnutí operativní řídící akt, který se vztahuje k organizačním a personálním změnám, c) kolektivní smlouva zvláštní typ ID I. úrovně: dvoustranný pracovněprávní akt uzavíraný mezi odborovou organizací a zaměstnavatelem - obsahem jsou mzdové a další pracovní podmínky pro zaměstnance, svou obsahovou a formální úpravou nepodléhá této směrnici. (3) Členění ID II. úrovně: a) standardy kvality sociálních služeb, b) vnitřní předpisy, metodické a pracovní postupy, které rozpracovávají interní předpisy I. nebo II. úrovně nebo upravují postupy a procesy specifické pro dané zařízení, c) operativní řídící akty pokyny a rozhodnutí vedoucího zařízení (obsahová náplň obdobně jako v odstavci (2b)). d) standardní ošetřovatelské postupy 6. Identifikace interních dokumentů (1) Všechny ID musí být jednoznačně identifikovatelné, a to: názvem ID, evidenčním číslem ID, jménem zpracovatele, přezkoumávajícího a schvalujícího, Stránka 6 z 19 Verze 03

7 číslem verze, datem účinnosti (tj. den, od kterého jsou zaměstnanci povinni se danou verzí ID řídit), popř. platnosti (tj. den, od kterého je ID vyvěšen na intranetu organizace), údajem, zda se jedná o nový ID nebo ID nahrazující stávající ID. (2) Identifikace ID je na každé jeho stránce zajištěna: názvem ID, evidenčním číslem ID, číslem verze ID (01, 02, 03 atd.), číslem stránky a údajem o celkovém počtu stran ID. (3) Evidenční číslo ID je uvedeno ve formátu X-AA-YY/ZZZZ, kde X je číslo úrovně ID, označené římskou číslicí, AA je identifikace typu ID: o Ř řád, o SM směrnice, o MP metodický postup, o SOP standardní ošetřovatelský postup, o SQ standard kvality sociálních služeb, o PŘ pokyn ředitele, o RŘ rozhodnutí ředitele, o VP vnitřní předpis, o PP pracovní postup, o PV pokyn vedoucího, o RV rozhodnutí vedoucího, o BOZP směrnice bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochraně, YY je pořadové číslo daného typu ID, přičemž čísluje se od čísla 01 vzestupně průběžně v čase, číselná řada v dalším roce nezačíná znovu od začátku, u SQ odpovídá pořadové číslo YY pořadovému číslu daného SQ dle vyhlášky MPSV ČR č. 505/2006 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách ve znění pozdějších předpisů, ZZZZ je rok vydání ID. 7. Formální úprava interních dokumentů (1) Všechny ID I. a II. úrovně musí mít jednotnou formální úpravu, která je daná touto směrnicí. (2) Vzor formální úpravy ID I. úrovně (povinné náležitosti titulního listu, obsah záhlaví a zápatí titulního a dalších listů, povinné náležitosti posledního listu) je uveden v příloze č. 1. Stránka 7 z 19 Verze 03

8 (3) Vzor formální úpravy ID II. (povinné náležitosti titulního listu, obsah záhlaví a zápatí titulního a dalších listů, povinné náležitosti posledního listu) úrovně je uveden v příloze č. 2. (4) Pro název ID na titulní stránce se použije písmo Calibri, pro ID I. úrovně velikost 20, pro ID II. úrovně velikost 14, velká písmena, tučně. (5) Pro identifikaci typu ID I. úrovně na titulní stránce pod názvem ID se použije písmo Calibri, velikost 12, velká písmena, tučně. (6) ID se člení na kapitoly a dle rozsahu i na podkapitoly, a dále na odstavce, tok textu je zarovnán do bloku, seznamy a výčty vlevo. (7) Pro čísla a názvy kapitol se použije písmo Calibri, velikost 14, tučně, pro čísla a názvy podkapitol se použije Calibri, velikost 12, tučně. (8) Kapitoly a podkapitoly se číslují arabskými číslicemi, odstavce se číslují arabskými číslicemi v kulatých závorkách. (9) Pro čísla a text v záhlaví a zápatí se použije písmo Calibri, velikost 10. (10) Pro záznam související dokumentace se použije písmo Calibri, velikost 10, tučně. (11) Pro text v ID se použije písmo Calibri, velikost 12, řádkování 1 1,15. (12) Zkratky se v ID používají následovně: - při prvním výskytu slova nebo sousloví v textu se do kulaté závorky za slovo/sousloví uvedou slova dále jen a zkratka, - zkratku nelze použít v názvu ID a názvech kapitol. (13) Pro tvorbu příloh a formulářů se použije hlavičkový papír SSLVS, záhlaví zůstává neměnné, v zápatí uvedeno zařízení, pro název formuláře se použije písmo Calibri vel. 14, pro text písmo Calibri vel. 12, řádkování 1 1, Obsahová struktura a členění interních dokumentů (1) U každého ID I. úrovně musí být dodržena následující obsahová struktura: účel, rozsah platnosti, závaznost, vymezení pojmů, je-li nutné či vhodné vzhledem k použitým pojmům, pravomoci a odpovědnosti, vlastní obsahová část, která popisuje stručně, jasně a jednoznačně proces, který je třeba popsat v ID a dle rozsahu je členěna na kapitoly a případně podkapitoly, související dokumenty (odkaz na ID se píše názvem ID s připojením slov v platné verzi, odkaz na ED se píše názvem ED s připojením slov v platném znění ), seznam revizí, záznam o seznámení zaměstnanců s dokumentem. (2) U každého ID II. úrovně musí být dodržena následující obsahová struktura: účel, rozsah platnosti, závaznost, Stránka 8 z 19 Verze 03

9 je-li to nutné, vymezení pojmů a pravomoci a odpovědnosti, vlastní obsahová část, která popisuje stručně, jasně a jednoznačně proces, který je třeba popsat v ID a dle rozsahu je členěna na kapitoly a případně podkapitoly, související dokumenty (odkaz na ID se píše názvem ID s připojením slov v platné verzi, odkaz na ED se píše názvem ED s připojením slov v platném znění ), seznam revizí, záznam o seznámení zaměstnanců s dokumentem. (3) ID II. úrovně nesmí být v rozporu s ID I. úrovně, neopisují jejich obsah, pouze je rozšiřují, navazují na ně nebo je doplňují s ohledem na specifika daného zařízení. (4) Pokud je zjištěna situace, že ID II. úrovně je v rozporu s ID I. úrovně, tak do doby sjednání nápravy automaticky platí znění ID I. úrovně. (5) Je-li ID většího rozsahu, je vhodné na úvod uvést obsah ID. (6) Do výčtu souvisejících dokumentů se uvádějí všechny externí i interní dokumenty, které s daným ID obsahově souvisí (navazují na ID, dále jej rozpracovávají, vycházejí z jeho obsahu či jinak podobně souvisí se zpracovávanou problematikou). 9. Proces řízení interních dokumentů (1) Návrh na zpracování: návrh na zpracování nového ID může vznést každý zaměstnanec ke svému přímému nadřízenému, ten posoudí oprávněnost návrhu a případně informuje vedoucího zařízení (ID II. úrovně) nebo ředitele (ID I. úrovně), ředitel (ID I. úrovně) nebo vedoucí zařízení (ID II. úrovně) pověří zaměstnance odborně zdatného v dané problematice analýzou stávajícího stavu/daného procesu, dosavadní praxe, ID vztahujících se k dané problematice a na základě zjištěných údajů posoudí potřebnost vzniku nového ID a případně pověří zaměstnance jeho zpracováním. (2) Zpracování: pověřený zaměstnanec je odpovědný za sběr podkladů a informací nutných pro tvorbu nového ID a za jeho zpracování, odpovídá za odbornou stránku, jeho soulad s externími a interními dokumenty, za připomínkové řízení. (3) Připomínkové řízení: zaměstnanec pověřený zpracováním ID řídí také jeho připomínkové řízení, účelem připomínkového řízení je posoudit věcnou, odbornou i formální úroveň návrhu ID, možnost jeho implementace do praxe, odstranit případné nedostatky a připravit ID k přezkoumání a schválení, připomínkové řízení se realizuje elektronickou formou, a to prostřednictvím u (rozeslání návrhu ID k připomínkování em a zasílání připomínek em zpracovateli) nebo intranetu (vyvěšení návrhu ID KPP na intranetu, v rámci připomínkového řízení je návrh ID předložen vždy vedoucím organizačních Stránka 9 z 19 Verze 03

10 celků (útvarů, úseků), jichž se návrh ID týká, ti mohou dle svého uvážení předat návrh ID k připomínkování i dalším zaměstnancům, minimální lhůta pro trvání připomínkového řízení je 5 pracovních dnů, pověřený zaměstnanec určí termín, do kdy sbírá podněty z připomínkového řízení, zaslané podněty vyhodnotí, relevantní připomínky zapracuje do návrhu ID a konečnou verzi návrhu ID předá KPP. (4) Přezkoumání: KPP je povinen přezkoumat všechny návrhy ID, návrhy ID zpracovávané KPP přezkoumá zaměstnanec pověřený ředitelem, v rámci přezkoumání dojde ke kontrole formální stránky ID, posouzení obsahové stránky ID z hlediska struktury, souladu s ostatními ID, nalezené nedostatky přezkoumávající zaměstnanec projedná se zpracovatelem a zajistí jejich odstranění, definitivní verze ID je zařazena do elektronické evidence ID s přidělením označení a čísla ID a připravena v tištěné podobě ke schválení a podepsání. (5) Schválení: vytištěný návrh ID je podepsán zpracovatelem, přezkoumávající osobou a předložen ke schválení a podpisu schvalující osobě, která provede před podpisem závěrečnou kontrolu ID po obsahové i formální stránce. (6) Vydání: k vydání nového ID dojde jeho vyvěšením v příslušné složce na intranetu organizace, vydání nového ID zajišťuje vždy KPP, o vydání ID I. úrovně informuje elektronicky vedoucí zařízení a zaměstnance ředitelství, kterých se ID týká, o vydání ID II. úrovně informuje vedoucí zařízení, na intranet se umísťuje vždy verze ID v PDF formátu, datum účinnosti ID musí zohledňovat dobu nutnou pro seznámení zaměstnanců s obsahem ID, nikdy nemůže být vydán ID se zpětnou účinností, mezi dnem vydání a datem účinnosti by měla být doba minimálně 10 pracovních dnů, tuto dobu lze zkrátit pouze výjimečně v odůvodněných případech, originální tištěná verze ID s podpisy je uložena u ID I. úrovně na ředitelství, u ID II. úrovně na příslušném zařízení, pro které je ID závazný. (7) Distribuce: distribuci ID lze zajistit vytištěním aktuální verze z intranetu, pokud mají zaměstnanci, kterých se ID týká přístup k intranetu, není potřeba ID tisknout, postačí zaměstnance pouze prokazatelně upozornit na existenci nového ID na intranetu a zajistit jejich podpisy, pokud jsou distribuovány tištěné verze ID, je třeba před distribucí aktuální verze stáhnout z oběhu verzi předešlou. Stránka 10 z 19 Verze 03

11 (8) Seznámení zaměstnanců s ID: za seznámení zaměstnanců s novým či revidovaným ID jsou odpovědní vedoucí zaměstnanci, za seznámení zaměstnanců s ID na ředitelství odpovídá KPP, seznámení s ID stvrdí zaměstnanci svým podpisem v Záznamu o seznámení zaměstnanců s dokumentem, který je součástí každé vytištěné verze ID, Záznam o seznámení zaměstnanců s dokumentem se po získání podpisů od zaměstnanců založí do fyzické evidence pro případné kontroly (u osoby pověřené vedením fyzické evidence originálních výtisků ID). (9) Revize: proces realizace revizí je popsán níže v kapitole 10. (10) Elektronická evidence: je seznam všech platných ID a seznam všech zrušených ID (5 let zpětně), je vedena na intranetu a aktualizována KPP, zvlášť je vedena elektronická evidence ID I. a II. úrovně pro jednotlivá zařízení, v rámci úrovní je zvlášť vedena evidence různých typů ID, v elektronické evidenci se u každého ID uvádí: o název ID, o číslo ID, o číslo verze, o datum účinnosti ID, o jméno zpracovatele, v případě zrušení platnosti ID, je tento v evidenci přeškrtnut, po 5 letech neplatnosti je ID z evidence vypuštěn. (11) Fyzická evidence: je evidence platných verzí ID včetně podepsaných Záznamů o seznámení zaměstnanců s dokumentem, je vedena na ředitelství KPP, na zařízeních vedoucím nebo pověřenou osobou, na ředitelství obsahuje: o tištěné originálních verze ID I. úrovně s podpisy na titulní straně, o Záznamy o seznámení zaměstnanců s dokumentem s podpisy zaměstnanců ředitelství vztahující se k ID I. úrovně, na zařízeních obsahuje: o tištěné originální verze ID II. úrovně s podpisy na titulní straně, o Záznamy o seznámení zaměstnanců s dokumentem s podpisy zaměstnanců vztahující se k ID II. úrovně, o informativní tištěné verze ID I. úrovně, o Záznamy o seznámení zaměstnanců s dokumentem s podpisy zaměstnanců vztahující se k ID I. úrovně. Stránka 11 z 19 Verze 03

12 (12) Zrušení: ke zrušení ID dochází pokud: o je nahrazen novým ID/vyšší verzí ID pak stávající ID automaticky pozbývá platnosti dnem nabytí účinnosti nového ID, o skončí jeho předem omezená platnost, o o zrušení rozhodne schvalovatel, což stvrdí svým podpisem na titulní stránce originální vytištěné verze ID ( Zrušeno dne DD.MM.RRRR, podpis), titulní strana originální vytištěné verze se přeškrtne jednou čarou, označí v pravém horním rohu slovem neplatné, neplatný ID je stažen z intranetu KPP, vytištěné verze jsou staženy z oběhu na zařízeních vedoucími zaměstnanci (případně pověřenými osobami), na ředitelství KPP. (13) Archivace, skartace: archivují se neplatné originální tištěné verze ID (s podpisy), ostatní neplatné verze se ihned skartují, za předání neplatných originálních tištěných verzí ID k archivaci a následné skartaci dle platného Spisového řádu odpovídá u ID I. úrovně KPP, u ID II. úrovně vedoucí zařízení nebo jím pověřené osoby. 10. Revize interních dokumentů (1) Provádět změny v rámci revize ID může pouze zpracovatel ID nebo KPP po dohodě se zpracovatelem, popřípadě osoba pověřená ředitelem (ID I. úrovně) či KPP nebo vedoucím zařízení (ID II. úrovně). (2) Revize se u každého ID provádí po vydání nového ID po jednom roce od data účinnosti a dále nejdéle každé 3 roky. (3) U ID I. úrovně jsou změny prováděny vždy se souhlasem ředitele organizace. (4) Provedení revize v řádném termínu iniciuje zpracovatel nebo osoba zastávající pozici zpracovatele nebo KPP, provedení revize mimo tento termín může u zpracovatele iniciovat každý zaměstnanec, pokud si je vědom nefunkčnosti ID, jeho nesprávnosti, nesrozumitelnosti či nesouladu s praxí či platnou legislativou. (5) Zjistí-li se rozpor mezi ID a obecně platnými právními předpisy nebo normami, platí obecně platné právní předpisy či normy. (6) Zjistí-li se rozpor mezi ID I. a II. úrovně, platí ID I. úrovně a rozpor musí být odstraněn revizí daných ID. (7) Zjistí-li se rozpor mezi ID navzájem, na základě posouzení zjištěného rozporu se zrevidují dané ID. (8) Při revizi se evidenční číslo ID nemění. Zpracovatelem je revidující osoba, je upraveno aktuální datum zpracování, přezkoumání, schválení a účinnosti. Stránka 12 z 19 Verze 03

13 (9) Pokud dojde v rámci revize ID k minimálním změnám: v elektronické verzi ID jsou změny provedeny pomocí nástroje Sledování změn v Microsoft Office Word, nový zápis je barevně odlišený a podtržený, v originální tištěné verzi ID lze změny provést přeškrtnutím původního textu a vepsáním textu nového s datem a podpisem revidujícího nebo výtiskem nového listu a jeho výměnou za list původní, přičemž původní list se přeškrtne jednou čarou a označí do pravého horního rohu slovem neplatný a ponechá se založený s originálním výtiskem, nebo vytištěním nového dokumentu, číslo verze se nemění, provedené změny se popíší v seznamu revizí, do seznamu revizí podepíše změnu revidující osoba, (10) Pokud v rámci revize dojde k mnoha změnám a stávající ID by se stal nepřehledným: neprovádí se změny pomocí nástroje Sledování změn, ID se přepíše, verze se zvýší o 1, v seznamu revizí se popíší provedené změny, příp. se provede záznam Revize v plném rozsahu, zrevidovaný ID je celý nově vytištěn a založen, podepsán revidujícím, přezkoumávajícím a schvalovatelem, (11) Pokud v rámci revize nedojde ke změně, zapíše se provedení revize do seznamu revizí ( Zrevidováno, beze změn. ), číslo verze se nemění, provedení revize podepíše v seznamu revizí revidující osoba. Zaměstnanci nemusí podepisovat Záznam o seznámení. (12) KPP přezkoumá provedenou revizi po formální a obsahové stránce a elektronicky odešle revidovaný ID k odsouhlasení schvalovateli. (13) Po odsouhlasení schvalovatelem KPP umístí ID na intranet a provede záznam o revizi v evidenci dokumentů. (14) Pokud dojde v rámci revize dokumentu ke změně, je třeba se změnami seznámit zaměstnance. (15) Proces distribuce a seznámení zaměstnanců s revidovaným ID je shodný, jako u nového ID, a je popsán v kapitole Řízení externích dokumentů (1) Mezi ED patří zejména: obecně závazné právní předpisy, předpisy zřizovatele, které se dotýkají činnosti zaměstnanců organizace, technické normy, doporučené standardní postupy odborných společností, bezpečnostní listy chemických a nebezpečných látek, etické kodexy odborných společností a další. (2) Za sledování ED a předávání aktuálních informací souvisejících s výkonem pracovní činnosti zaměstnanců jsou v rámci metodického vedení zodpovědní: Stránka 13 z 19 Verze 03

14 pověření pracovníci na úsecích zdravotním a sociálním, nutriční terapeut ve stravovacích provozech, investiční technik na úseku technicko-hospodářském a v oblasti odpadového hospodářství, vedoucí účetní v oblasti vedení účetnictví na ředitelství i na zařízeních, personalistka v oblasti personální na ředitelství i na zařízeních. 12. Zásady řízení záznamů (1) Záznamy zvláštní typ dokumentu, který poskytuje informace o výsledcích dosahovaných v rámci jednotlivých procesů nebo důkazy o provedených činnostech. (2) Členění záznamů: a) záznamy I. úrovně platné pro zaměstnance ředitelství a všech nebo vybraných organizačních útvarů SSLVS, b) záznamy II. úrovně platné pro zaměstnance zařízení. (3) Mezi záznamy patří zejména: zápisy dokumentující činnosti zaměstnanců, zápisy o činnostech prováděných u uživatelů, vyplněné formuláře, zápisy z porad a jednání, zápisy o průběhu a výsledcích kontrol a auditů. (4) Všechny záznamy musí být vedeny průkazně, pravdivě a čitelně. (5) Záznamy mohou být vedeny v listinné nebo elektronické podobě. (6) Záznamy zdravotnických pracovníků, sociálních pracovníků a pracovníků v sociálních službách jsou upraveny zvláštními právními předpisy a ID. (7) Každý záznam musí být identifikovatelný, a to: datem vyhotovení, podpisem zaměstnance a/nebo identifikací zaměstnance, který jej vyhotovil. (8) Zvláštní druh záznamů tvoří formuláře. (9) Každý formulář musí být identifikovatelný, a to: názvem formuláře, datem vyplnění formuláře, podpisem nebo identifikací zaměstnance, který formulář vyplnil. (10) Je-li záznam nebo formulář vícestránkový, musí být každá samostatná část identifikovatelná: názvem záznamu nebo formuláře, aktuálním číslem stránky a celkovým počtem stran. (11) Jsou-li v rámci SSLVS vytvořeny pro určitý typ procesu nebo činnosti formuláře, jsou umístěny na intranetu a zaměstnanci jsou povinni je při tvorbě záznamů používat. Stránka 14 z 19 Verze 03

15 (12) Zaměstnanci používající v rámci plnění svých pracovních povinností IS Cygnus, jsou povinni používat pro záznam svých činností formuláře a záznamy IS Cygnus, není-li dohodnuto s vedoucími zaměstnanci jinak. (13) Seznam vytvořených formulářů je veden v elektronické podobě na intranetu. (14) Seznam formulářů I. úrovně vede KPP, seznam formulářů II. úrovně vede vedoucí zařízení nebo jím pověřená osoba. (15) Formuláře I. úrovně i II. úrovně na intranet umísťuje KPP. (16) Zpracováním formuláře může zaměstnance pověřit ředitel, vedoucí zařízení, vedoucí zaměstnanec nebo KPP. (17) Zpracovatel může dát návrh formuláře k připomínkování obdobně jako návrh ID. (18) Definitivní podobu formuláře schvaluje osoba, která pověřila zaměstnance zpracováním formuláře. (19) Revize formulářů se provádí podle potřeby, je-li formulář součástí ID, pak současně s ID. (20) Zaměstnanci jsou povinni ukládat záznamy dle pokynů vedoucích pracovníků, tak aby byly chráněny před znehodnocením či ztrátou a byly v případě potřeby k dispozici. (21) Za archivaci a skartaci záznamů v souladu se Spisovým řádem jsou zodpovědní vedoucí pracovníci. 13. Přechodné ustanovení (1) V době vydání této směrnice se v organizaci nacházejí ID různého stáří a různé formální úpravy, tyto ID budou postupně revidovány a uváděny do souladu s touto směrnicí. Do doby revize budou starší ID (vytvořené před ) očíslovány dle druhu dokumentu, s uvedením YY = 00 a přidáním dvoučíslí na konci ID -BB, kde B je původní pořadové číslo typu ID (X-AA-YY/ZZZZ-BB). V případě, kdy ID nemá původní číslování, bude použitá nová číselná řada od 00. (2) Původní standardní ošetřovatelské postupy budou při revizi a převodu do nové košilky i nadále číslovány dle původního čísla SOP, pouze bude celé číslo převedeno do formátu X-AA-YY/ZZZZ. (3) Za koordinaci revizí ID I. úrovně dle odstavce (1) zodpovídá KPP, bude provedena v termínu určeném ředitelem organizace. (4) Za koordinaci revizí ID II. úrovně dle odstavce (1) zodpovídají vedoucí zařízení, bude provedena postupně v termínech dle kapitoly 10, odstavce (2). (5) Revize ID II. úrovně v DS Podlesí a DOZP Zašová bude prováděna individuálně dle potřeby s ohledem na předpokládané ukončení stávajících služeb v roce Revidovány budou pouze ID, u kterých to bude potřebné z hlediska obsahového (zastaralé informace, nesoulad s praxí apod.). V těchto zařízeních není nutné revidovat všechny ID dle odst. (3) a uvádět je do nové formální podoby. (6) Všechny ID revidované po dni účinnosti této směrnice budou v rámci revize převedeny do formální úpravy v souladu s ustanoveními této směrnice. Stránka 15 z 19 Verze 03

16 Příloha č. 1 Formální úprava interních dokumentů I. úrovně Záhlaví titulní stránky: Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, Vsetín evidenční číslo ID Povinné náležitosti titulní stránky: NÁZEV DOKUMENTU TYP DOKUMENTU Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis Zpracování Přezkoumání Schválení manažer kvality ředitel Verze Účinnost Platnost Nahrazuje: nový Zápatí titulní stránky: Stránka X z Y Záhlaví dalších stránek: Název ID evidenční číslo ID Zápatí dalších stránek: Stránka X z Y Verze (číslo verze) Stránka 16 z 19 Verze 03

17 Povinné náležitosti poslední stránky: SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 17 z 19 Verze 03

18 Příloha č. 2 Formální úprava interních dokumentů II. úrovně Záhlaví titulní stránky: NÁZEV DOKUMENTU Nahrazuje: Proces Jméno a příjmení Funkce Podpis Zpracování: Přezkoumání: Schválení: Název zařízení, adresa Ev. číslo: Účinnost: Verze: Zápatí titulní stránky: Stránka X z Y Záhlaví dalších stránek: Název ID evidenční číslo ID Zápatí dalších stránek: Stránka X z Y Verze (číslo verze) Povinné náležitosti poslední stránky: SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 18 z 19 Verze 03

19 SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis Upravena zastupitelnost manažera kvality, provedeny změny v pokynu pro číslování ID typu SQ, doplněn vztah směrnice a kolektivní smlouvy, změny ve způsobu provádění revizí, změna termínu revize ID I. úrovně a další drobné změny Vypuštění funkce manažera kvality a nahrazena koordinačním a projektovým pracovníkem, přidán nový druh směrnice BOZP, a další drobné změny. Účinnost od Mgr. Magdalena Stejskalová Tomáš Žamboch, DiS. ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 19 z 19 Verze 03