Průvodce nastavením Microsoft Office 365. pro firmware 15

Transkript

1 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 pro firmware

2 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Obsah Obsah 2 Obsah 3 Úvod 3 Popis 3 Požadavky na předplatné Microsoft Office Postup nastavení 4 Nastavení účtů v Microsoft Office Úvod 4 Vytvoření uživatelského účtu 6 Vytvoření účtu místnosti 9 Nastavení voleb Office 365 nedostupných přes web rozhraní 10 Konfigurace panelů touchone 10 Nastavení prvního panelu 13 Přidání dalších panelů 2

3 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Úvod Úvod Popis Tato příručka je určena pro uživatele předplatného služby Microsoft Office 365. Popisuje se zde nastavení účtů v Microsoft Office 365 a nastavení panelů touchone pracujících s touto službou. Pokud začínáte, přečtěte si nejprve příručku touchone - Správa pomocí Essential Setup nebo touchone-manager - správa pomocí On-premises Administration, dle toho, jaký způsob správy systému budete používat. Tam naleznete základní informace o rezervačním systému touchone a popis obecného nastavení panelů. Požadavky na předplatné Microsoft Office 365 Pro správnou funkci systému touchone je třeba zajistit následující: Předplatné Microsoft Office 365: Business, Education, Enterprise nebo Government plán se službou Exchange Online a s podporou účtů zdrojů a místností (resource/room maiboxes); předplatné home a personal není podporováno. Uživatelské účty: je třeba mít alespoň jeden uživatelský účet pro každých 25 místností spravovaných rezervačním systémem touchone. Je třeba mít povolenu službu EWS (Exchange Web Services). Tato služba je ve výchozím stavu povolena. Postup nastavení Při nastavování systému touchone je nejprve třeba: 1. Připravit účty v Microsoft Office Nakonfigurovat panely touchone. 3

4 Nastavení účtů v Microsoft Office 365 Úvod Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Nastavení účtů v Microsoft Office 365 V Microsoft Office 365 je třeba nastavit následující účty: Účty místností: V Office 365 je pro plánování místností určen ový účet typu JEDNACÍ MÍSTNOST (MEETING ROOM, popř. RESOURCE). Systém touchone používá kalendář tohoto účtu k plánování schůzek v dané místnosti. Uživatelský účet: Tento účet je běžný uživatelský ový účet, který má práva ke čtení a zápisu do kalendářů účtů místností. Systém touchone používá uživatelský účet k přístupu do kalendářů místností. Tento účet je třeba proto, že zdrojové účty místností nemohou spravovat samy sebe. Doporučujeme mít jeden takovýto účet pro maximálně 25 místností, protože ve výchozím nastavení Office 365 je omezení na maximálně 27 souběžných přístupů k uživatelskému účtu v jednom čase. Více informací naleznete na stránkách Zde je maximální počet souběžných přístupů dán parametrem EWSMaxConcurrency. Pokud potřebujete spravovat více místností, použijte více uživatelských účtů nebo změňte parametr EWSMaxConcurrency v podrobném administrátorském nastavení (pokud to umožní vaše licence k Office 365). Vytvoření uživatelského účtu Pro vytváření účtů musíte mít administrátorský přístup k nastavení Office Jděte na stránku a zalogujte se pod vaším administrátorským účtem k Office 365. admin@cuesystem.com 2. Jděte na Admin. 4

5 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Nastavení účtů v Microsoft Office V postranním menu zvolte Users / Active users a klikněte na + Add a user. 4. Zadejte jméno, zobrazované jméno, heslo a další údaje. Zrušte zaškrtnutí políčka Make this user change their password... a zvolte licenci Office365 k tomuto účtu. Poté potvrďte tlačítkem Add. touchone touchone cuesystem.com 5. Pokud byl uživatelský účet správně vytvořen, uvidíte následující obrazovku. Vytvoření účtu ukončíte tlačítkem Send and close. touchone touchone@cuesystem.com touchone touchone@cuesystem.com admin@cuesystem.com Poznámka: Vytvoření účtu může trvat delší dobu, typicky 15 minut, ale někdy až 24 hodin. 5

6 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Nastavení účtů v Microsoft Office 365 Vytvoření účtu místnosti 1. V levé postranním menu obrazovky Office 365 Admin Center klikněte na Resources / Rooms & equipment a pak na tlačítko + Add. 2. V položce Type zvolte Room, vyplňte jméno místnosti, ovou adresu, umístění atd. Poté potvrďte tlačítkem Add. Demo Room demoroom cuesystem.com 25 CUE Prague Headquarters Poznámka: Vytvoření účtu může trvat delší dobu, typicky 15 minut, ale někdy až 24 hodin. 3. Klikněte na řádek se zvolenou místností v seznamu. Tím se otevře okno pro editaci účtu místnosti. Demo Room demoroom@cuesystem.com 6

7 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Nastavení účtů v Microsoft Office V tomto okně zvolte Edit Exchange settings. Demo Room Room Demo Room demoroom 25 CUE Prague Headquarters 5. Zvolte mailbox delegation a odskrolujte dolů na sekci Full Access. Zde klikněte na +. Demo Room 6. Vyberte uživatelský účet určený pro tuto místnost, klikněte na add a potvrďte tlačítkem OK. touchone touchone@cuesystem.com touchone 7

8 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Nastavení účtů v Microsoft Office Uživatelský účet se objeví v seznamu Full Access. Demo Room touchone 8. Klikněte na booking delegates a zkontrolujte, zda účet místnosti je nastaven na volbu Accept or decline booking reguests automatically. Poté změny potvrďte tlačítkem Save. Demo Room Nyní máte hotové základní nastavení účtů. Některé užitečné volby nastavení účtu nejsou dostupné přes webové rozhraní. Tyto volby nejsou povinné, ale mohou zlepšit chování rezervačního systému. Více najdete v kapitole Nastavení voleb Office 365 nedostupných přes web rozhraní. 8

9 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Nastavení voleb Office 365 nedostupných přes web rozhraní Nastavení voleb Office 365 nedostupných přes web rozhraní Ve výchozím nastavení Office 365 jsou některé vlastnosti účtů nastaveny nepříliš vhodně. Může se stát např., že si z Outlooku naplánujete schůzku, zarezervujete si místnost, ale v kalendáři místnosti se předmět schůzky (subject) nahradí vaším jménem. Další nepříjemná vlastnost je, že pokud zrušíte schůzku, tak schůzka zůstane v kalendáři místnosti, jen se přejmenuje jako zrušená (či Canceled ). Tj. místnost se jeví stále jako obsazená a není možno ji použít pro jiné schůzky. Může se také stát, že svoláte schůzku označenou jako soukromá, ta se ale bude jako soukromá zobrazovat pouze ve vašem osobním kalendáři, ale v kalendáři místnosti bude zobrazena jako veřejná. Toto chování je možno změnit, není to ale možné udělat přes webové administrátorské rozhraní. Následující postup je popsaný pro počítače s Windows 10,. Pro vytváření a změnu nastavení účtů musíte mít administrátorský přístup k nastavení Office 365 a administrátorská práva k vašemu počítači. Na vašem počítači spusťte Windows Power Shell jako správce. Buď klikněte pravým tlačítkěm myši na tlačítko Start a zvolte příslušnou položku v kontextové nabídce, nebo vyhledejte Windows PowerShell pomocí vyhledávání ve Windows, nad nalezenou položkou klikněte pravým tlačítkem myši a zvolte Spustit jako správce. Otevře se terminálové okno. V něm pak můžete zadávat jednotlivé příkazy. Pokud na daném počítači editujete účty poprvé, je třeba nejprve nainstalovat balíčky pro práci s Office365. To uděláte následujícími příkazy: Install-Module MSOnline Install-Module AzureAD V průběhu instalace balíčků je třeba potvrzovat jednotlivé kroky. Pokud již máte balíčky nainstalovány z minula, můžete jejich instalaci vynechat. Nyní je třeba se přihlásit jako administrátor na server Office365. Zadejte následující příkazy v uvedeném pořadí: Set-ExecutionPolicy Unrestricted -Force Start-Service WinRM Import-Module MSOnline -verbose $LiveCred = Get-Credential Nyní se otevře pop-up okno pro přihlášení do administrátorského účtu. Zadejte tedy jméno a heslo vašeho administrátorského účtu k Office 365. Dále pokračujte v terminálovém okně zadáním následujících příkazů: $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $Session -Allowclobber Connect-MsolService -Credential $LiveCred Nyní jste přihlášeni a můžete změnit vlastnosti účtů. Následující kroky je třeba provést pro všechny účty místností. Výraz <RESOURC BOX> nahraďte účtem místnosti (např. demoroom@cuesystem.com ). Tímto příkazem nastavíte účet místnosti tak, že se v předmětu (subject) bude zobrazovat skutečný předmět schůzky a nikoli organizátor: Set-CalendarProcessing -Identity <RESOURC BOX> -DeleteSubject $False -AddOrganizerToSubject $False Příklad: Set-CalendarProcessing -Identity demoroom@cuesystem.com -DeleteSubject $False -AddOrganizerToSubject $False Tento příkaz nastaví účet místnosti tak, že po zrušení schůzky se schůzka vymaže a nezůstane v kalendáři jako zrušená: Set-CalendarProcessing -Identity <RESOURC BOX> -RemoveOldMeetingMessages $True Příklad: Set-CalendarProcessing -Identity demoroom@cuesystem.com -RemoveOldMeetingMessages $True Tento příkaz nastaví účet místnosti tak, že schůzky svolané jako soukromé (a které se jako soukromé zobrazují v kalendářích účastníků schůzky) se budou jako soukromé zobrazovat i v kalendáři místnosti: Set-CalendarProcessing -Identity <RESOURC BOX> -RemovePrivateProperty $False Příklad: Set-CalendarProcessing -Identity demoroom@cuesystem.com -RemovePrivateProperty $False Zda nastavení proběhlo správně lze ověřit následujícím příkazem: Get-CalendarProcessing -Identity <RESOURC BOX> Format-List Příklad: Get-CalendarProcessing -Identity demoroom@cuesystem.com Format-List Poté, co nastavíte všechny účty, ukončete nastavení příkazem: exit 9

10 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Konfigurace panelů touchone Konfigurace panelů touchone Tato kapitola popisuje nastavení panelů pomocí Essential Setup. Pokud je Váš systém spravovaný pomocí On-premises Administration, postupujte podle příručky touchone-manager - správa pomocí On-premises Administration. Nastavení prvního panelu Po zapnutí prvního panelu systému touchone se na něm objeví následující obrazovka: touchone-12-b_cs0495.r V položce Language ( Jazyk ) můžete změnit jazyk uživatelského rozhraní panelu. Dotkněte se červeně označeného políčka. Zde se rozbalí seznam dostupných jazyků. Zvolte si Vámi preferovaný jazyk. V následujících ukázkách je na panelu zvolena angličtina. Panel má ve výchozím nastavení povoleno získání IP adresy a DNS serverů pomocí DHCP vaší sítě. V položce Current IP settings ( Aktuální nastavení sítě ) můžete zkontrolovat, zda přiřazené adresy odpovídají vaší síti. Pokud Vám toto nastavení nevyhovuje, můžete ho změnit. Postup je popsaný v příručce touchone - Správa pomocí Essential Setup kapitole Nastavení IP. Položku Magic name není třeba v tomto okamžiku měnit a její význam je také popsaný ve zmíněné kapitole. 10

11 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Konfigurace panelů touchone Nyní můžete vytvořit novou rezervační suitu. Stiskněte tlačítko Create new reservation suite ( Vytvořit novou rezervační suitu ). touchone-12-b_cs0495.r Panely, které jsou připojeny do jedné rezervačního suity, mezi sebou sdílejí nastavení. Např. pokud budete muset později změnit heslo uživatelského účtu, stačí toto udělat na jednom panelu a v ostatních panelech v rámci dané rezervační suity se tato změna projeví automaticky. Jméno rezervačního suity a heslo slouží ke vzájemné identifikaci jednotek. Heslo slouží také pro přístup do nastavení jednotek. Nejprve v políčku Select server type ( Zvolte typ serveru ) vyberte Office 365. touchone_demo Nyní nastavte jméno ( Enter reservation suite name ) a heslo vaší rezervační suity. Heslo musíte pro kontrolu zadat 2x ( Enter Password a Reenter Password, obě hesla si musí odpovídat). Po dotyku na červeně označená políčka se objeví klávesnice. Po zadání jména nebo hesla stikněte na klávesnici tlačítko Enter. Nakonec vytvořte novou suitu tlačítkem Create ( Vytvořit ). touchone_demo 11

12 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Konfigurace panelů touchone Na následující obrazovce zadejte a heslo uživatelského účtu. Po stisknutí tlačítka + v řádku User name se otevře klávesnice, na které zadejte uživatelského účtu (např. touchone@cuesystem.com ). Pak v řádku Password zadejte heslo k uživatelskému účtu a můžete uživatelský účet vyzkoušet tlačítkem Test. Pokračujte tlačítkem Next. touchone@cuesystem.com Nyní zbývá nastavit účet místnosti. Stiskněte + na řádku Room ( místnosti ) a zadejte účtu místnosti (např. demoroom@cuesystem.com ). V políčku Displayed room name ( Zobrazované jméno místnosti ) můžete zadat jméno místnosti tak, jak se bude zobrazovat v levém horním rohu panelu touchone. V položkách Server a User account ( Uživatelský účet ) jsou již předvyplněné adresy serveru a uživatelského účtu. Účet místnosti můžete vyzkoušet tlačítkem Test. V položce Area ( Oblast ) můžete tlačítkem + vytvořit seznam oblastí (např. 1. patro, 2. patro ) a místnost pak do některé z nich přiřadit. To umožní při vyhledáván volných místností filtrovat výsledky a vyhledávat třeba jen v konkrétních oblastech. Tlačítkem OK můžete uložit konfiguraci a s panelem touchone začít pracovat. Pokud chcete změnit další detailní nastavení panelu, pokračujte tlačítkem Next. Popis dalších nastavení najdete v příručce touchone - Správa pomocí Essential Setup, kapitole Detailní nastavení panelu. demoroom@cuesystem.com DEMO ROOM touchone@cuesystem.com First floor 12

13 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Konfigurace panelů touchone Přidání dalších panelů Pokud jste nastavili první panel a vytvořili novou rezervační suitu, můžete do této suity zapojit další panely. Připojte další panel do vaší sítě. Na panelu se objeví úvodní obrazovka. Stejně jako při nastavování prvního panelu zde můžete změnit jazyk a nastavení IP. Pak klikněte na tlačítko Join the existing reservation suite ( Připojit se do stávající rezervační suity ). Pozn.: Pokud chcete přidat panel do rezervační suity, musí být ve vaší síti zapnutý alespoň jeden další panel, který je do této suity již zapojen. touchone-12-b_cs0495.r Na další obrazovce stiskněte tlačítko Find reservation suite and join ( Najít rezervační suitu a připojit se k ní ). Tlačítko Join On-premises reservation suite manually ( Připojit se k On-premises rezervační suitě manuálně ) se, ve zde popisovaném způsobu správy pomocí Essential Setup, nepoužívá. Na následující obrazovce si zvolte, do kterého rezervační suity se chcete připojit, pokud jich provozujete více (položka Choose reservation suite ) a zadejte heslo, které jste si zvolili při vytváření suity ( Enter password ). Pokračujte tlačítkem Join ( Připojit ). touchone_demo Pozn.: Do rezervačního suity je možné připojit se pouze tímto postupem. Pokud vytvoříte novou rezervační suitu, tak i když bude mít stejné jméno a heslo, bude považována za jinou rezervační suitu. 13

14 Průvodce nastavením Microsoft Office 365 Konfigurace panelů touchone Na následující obrazovce Room settings ( Nastavení místnosti ) si můžete přidat účtu další místnosti (tlačítko + ) nebo si vybrat z již existujících místností (dotykem na název účtu místnosti se rozbalí seznam dříve definovaných místností). V políčku Displayed room name ( Zobrazované jméno místnosti ) můžete zadat jméno nové místnosti tak, jak se bude zobrazovat v levém horním rohu panelu touchone. demoroom2@cuesystem.com DEMO ROOM 2 touchone@cuesystem.com First floor Pokud budete pro danou místnost chtít použít jiný uživatelský účet, klikněte na tlačítko u položky User account. Tím se dostanete na obrazovku s nastavením uživatelských účtů. Zde můžete přidat další uživatelské účty. Po návratu na tuto obrazovku klikněte na políčko uživatelského účtu. Rozbalí se seznam již nadefinovaných uživatelských účtů a z nich si pak vyberte. V položce Area ( Oblast ) můžete tlačítkem + přidat oblast (např. 1. patro, 2. patro ) a místnost pak do některé z již nadefinovaných oblastí přiřadit. To umožní při vyhledáván volných místností filtrovat výsledky a vyhledávat třeba jen v konkrétních oblastech. Účet místnosti můžete vyzkoušet tlačítkem Test. Nastavení panelu ukončete tlačítkem OK nebo pokračujte v detailním nastavení panelu tlačítkem Next. Popis dalších nastavení najdete v příručce touchone - Správa pomocí Essential Setup, kapitole Detailní nastavení panelu. Pokud potřebujete změnit konfiguraci panelu, který je již nastavený, zapojený v rezervační suitě a je v běžném provozu, stiskněte panel v levé části názvu místnosti a držte ho stisknutý, dokud se neobjeví klávesnice s výzvou Enter password ( Zadejte heslo ). To trvá cca 5 sec. Zadejte heslo, které jste si zvolili při vytvoření rezervační suity. Tím se dostanete do nastavovacích obrazovek. Další popis najdete v příručce touchone - Správa pomocí Essential Setup. 14