Příručka pro zadavatele E-ZAK krok za krokem

Transkript

1 Příručka pro zadavatele E-ZAK krok za krokem Tento dokument slouží pouze jako rychlý průvodce zveřejněním zakázky a povinných informací k zakázce dle 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb. Kompletní informace naleznete v Uživatelské příručce od firmy QCM ver. 1.0 Přemysl Březovič, Jihomoravský kraj brezovic.premysl@kr-jihomoravsky.cz březen 2013

2 Obsah 1. ÚVOD Přihlášení do systému Založení nové veřejné zakázky Vyhodnocení zakázky Ukončení = zadání zakázky Doplnění povinných informací dle 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb Metodika - jak zadat zakázky, které se uskutečnily před Které dokumenty mají být elektronicky podepsané

3 1. ÚVOD Tato příručka slouží pouze jako rychlý návod pro kompletní vyvěšení veřejné zakázky a také jako jakási metodická příručka pro Jihomoravský kraj a jím zřízené příspěvkové organizace (dále pouze PO). Pokud nenaleznete informace, které hledáte, kompletní návod naleznete v Uživatelské příručce pro zadavatele od firmy QCM. 2. Přihlášení do systému Jihomoravský kraj a jeho PO mají zřízen certifikovaný profil zadavatele, který je součástí tzv. Protikorupčního portálu a kde se veřejné zakázky zveřejňují pomocí internetové aplikace E-ZAK od firmy QCM. - přihlaste se do systému v na stránkách - přihlašovací jméno a heslo Vám bylo zasláno, v případě, že ho nemáte, obraťte se prosím na pracovníka Jihomoravského kraje, Přemysla Březoviče: brezovic.premysl@kr-jihomoravsky.cz tel po přihlášení zkontrolujte Vaše globální práva v E-ZAKu kliknutím na položku Detail uživatele poté vpravo nahoře Upravit. Je nutno mít zatrženou možnost Smí zakládat veřejné zakázky 3

4 3. Založení nové veřejné zakázky Po přihlášení do systému EZAK klikneme na volbu v levém panelu Nové zadávací řízení Poté vypisujeme všechny potřebné údaje! Pozor si dávejte u kolonky cena nepoužívejte mezery ani tečky v ceně!! Dále je potřeba zatrhnout Zadávací dokumentaci - neomezený a přímý dálkový přístup 4

5 POZN.: Pokud vyvěšujete nadlimitní zakázku, je nutno vyplnit Evidenční číslo zakázky ve Věstníku veřejných zakázek tj. nejprve ji vyvěsíte na a až znáte číslo zakázky, můžete ji zveřejnit na profilu zadavatele!!! Vložte výzvu, zadávací dokumentaci (případě návrh smlouvy, výkazy výměr, plány atd.) do sekce Zadávací dokumentace VZ pomocí tlačítka Přidat zadávací dokumentaci. - je možno vkládat libovolný počet souborů, max. velikost jednoho souboru je 64 MB - povinná položka je pouze Název ostatní položky nemusíte vyplňovat - POZORNĚ prostudujte kapitolu 8 které dokumenty se musí vyvěsit včetně případného elektronického podpisu POZN.: U podlimitních a nadlimitních zakázek je nutno ve fázi Příprava k zakázce přiřadit alespoň jednoho dodavatele návod naleznete v kapitole 4 registrace uchazečů a přiřazení dodavatele. Doporučuji si všechny vypsané údaje a vložené soubory znovu zkontrolovat, pokud jste si jisti, že máte vše správně, můžeme zakázku spustit. Na to je potřeba si přidat oprávnění - do sekce Oprávněné osoby za zadavatele pomocí tlačítka Nastavit oprávnění. 5

6 POZN.: Pokud si myslíte, že systém neumí něco, co by měl umět je to pouze tím, že na to nemáte oprávnění DOPORUČUJI VŽDY PROVĚŘIT VAŠE OPRÁVĚNÍ K ZAKÁZCE: - můžete tak např. mazat špatně vložené soubory - přidávat další osoby z vaší organizace, které můžou zakázku upravovat např. pokud nejste v práci - smazat připravovanou zakázku nebo zrušit již probíhající zakázku atd. Ke spuštění zakázky si přidáme oprávnění - měnit stav veřejné zakázky manuálně a Nastavit U zakázky nám přibyde možnost zahájit zakázku bez výzvy/ oznámení můžeme tedy kliknout a spustit zakázku. Nastavíte počátek běhu lhůt = datum, kdy posíláte poštou písemnou výzvu 6

7 Nyní je zakázka ve fázi Zahájena, což znamená, že ještě NENÍ ZVEŘEJNĚNA PRO VEŘEJNOST. Zakázka se spustí automaticky až datem počátek běhu lhůt. Pokud však vyvěšujete zakázku zpětně nebo ve stejný den, jakým je počátek běhu lhůt musíte posunout zakázku manuálně do fáze Příjem nabídek. Sečteno, podtrženo = opakování je matka naděje (že zmoudříme) musíme předchozí krok zopakovat, protože kvůli bezpečnostním pravidlům nám systém oprávnění odebral. Je potřeba si přidat oprávnění - do sekce Oprávněné osoby za zadavatele pomocí tlačítka Nastavit oprávnění - Ke spuštění zakázky si přidáme oprávnění - měnit stav veřejné zakázky manuálně a Nastavit. Nyní už přibyl možnost Zahájit příjem nabídek tu potvrdíme a zakázka se spustí a je viditelná pro všechny nepřihlášené. 4. Vyhodnocení zakázky Po uplynutí běhu lhůt systém automaticky překlopí fázi zakázky do stavu Hodnocení a čeká až do té doby, než zakázku vyhodnotíte. Nyní je potřeba počkat na všechny došlé nabídky od firem, počkat na vyhodnocení zakázky v papírové podobě. Přihlaste se do systému EZAK a nejprve k zakázce přiřadíme uchazeče (dodavatele) to je nutné od ! V levém menu zkontrolujeme, zda máme uchazeče zaregistrované v systému klik na Katalog organizací 7

8 Nejprve můžete zkontrolovat, zda je dodavatel registrovaný nejlépe podle IČ nebo názvu Pokud není nalezen žádný záznam = musíme dodavatele založit do katalogu funkce Založit nového dodavatele. Je potřeba znát aspoň: Název, IČ a kontaktní . 8

9 Až založíme všechny dodavatele, kteří poslali nabídky a kteří ještě nebyli v Katalogu organizací, můžeme je přiřadit k zakázce. Přes možnost v levém panelu Veřejné zakázky si vybereme naši požadovanou zakázku a klikneme na ni (pomoci nám můžou výběrové filtry viz obrázek) Poté v sekci Oprávněné osoby za dodavatele dáme přiřadit organizaci Pomocí vyhledávacích polí si najdeme naše dodavatele, vybereme (lze zatrhnout více možností najednou) a ještě MUSÍME zvolit důvod přiřazení organizace pak možnost Přiřadit organizaci. 9

10 Když máme přiřazeny VŠECHNY uchazeče k zakázce a máme hotovo i vyhodnocení zakázky, případně již podepsanou smlouvu s vítězem zakázky, můžeme pokračovat a Nastavit pořadí uchazečů. K jednotlivým uchazečům přiřadíme číslo tak, jak se umístili v hodnocení NEPOUŽÍVEJTE TEČKY! a dáme uložit pořadí. Ukončíme vyhodnocování a potvrdíme bezpečnostní hlášku. 10

11 POZN.: Pokud opravdu ukončíme vyhodnocování, už nelze přidávat jakéhokoliv uchazeče a dodavatele a pro tyto úpravy se zakázka uzamkne. 5. Ukončení = zadání zakázky Pokud již máte podepsanou smlouvu s dodavatelem, můžete zakázku ukončit a zadat (smlouvu totiž nemusíte podepsat s vítězem soutěže, pokud nakonec odstoupí). Klikneme na Zadat veřejnou zakázku. Vyberte dodavatele, s kterým byla podepsána smlouva, a vyplňte všechna pole. Do polí s cenou pište POUZE PROSTÁ ČÍSLA BEZ MEZER! Pokud byste potřebovali použít desetinná místa, použijte jako oddělovač TEČKU a ne čárku. A pak možnost Zadat veřejnou zakázku. 11

12 Abychom naplnili povinnosti zveřejňování, musíme ještě k zakázce vložit smlouvu nejlépe naskenovanou. To uděláme v sekce Veřejné dokumenty přidat veřejný dokument (postup je stejný jako u vkládání zadávací dokumentace). 6. Doplnění povinných informací dle 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb. Jedná se o povinnost zadavatele uveřejnit výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky a seznam subdodavatelů u smluv uzavřených na základě zadávacího řízení, jejichž plnění přesahuje 1 rok. Výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky a seznam subdodavatelů pak veřejný zadavatel uveřejní na profilu zadavatele nejpozději do 90 dnů od splnění smlouvy. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní veřejný zadavatel tyto informace za předchozí kalendářní rok nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku. V případě, že potřebujte zveřejnit subdodavatele nebo skutečně uhrazenou cenu, přejděte do sekce Plnění smlouvy na základě veřejné zakázky. 12

13 Pokud zadáte Skutečně uhrazenou cenu za příslušný rok a už se nebude měnit, klikněte na nápis změnit tím se plnění uzavře. Poté můžete např. přidat záznam o ceně za další rok. Subdodavatele můžete taky libovolně přidávat k vítěznému dodavateli. POZN.: Pokud chcete doplnit povinné informace o skutečně uhrazené ceně a subdodavatelích a již máte zakázku ve fázi Zadáno a k zakázce nemáte přiřazené dodavatele častá situace za období 04/ /2013, vložte formulář od ceně a subdodavatelích do sekce Veřejné dokumenty. Např. jako prostý dokument nebo PDF jako vzor Vám může posloužit např. formulář u zakázky Jihomoravského kraje Zpracování projektových dokumentací pro Domovy pro seniory - Újezd u Brna, Hustopeče, Miroslav, Brno Tomešova ke stažení zde Metodika - jak zadat zakázky, které se uskutečnily před Můžete potupovat podle tohoto návodu Založení nové zakázky od kapitoly 3, ovšem můžete udělat pouze tyto kroky: - nemusíte vkládat zadávací dokumentaci - přiradíte k zakázce pouze jednoho dodavatele = vítězný dodavatel (případně si ho před tím založíte v Katalogu organizací viz kapitola 4) - pomocí oprávnění proklikáte jednotlivé fáze a zadáte vítěze - nemusíte přikládat smlouvu - zveřejníte pouze povinné informace dle kapitoly 6 8. Které dokumenty mají být elektronicky podepsané Které dokumenty zakázky mají být podepsané elektronickým certifikátem (podpisem) určuje vyhláška č. 133/2012Sb. Záleží na typu (velikosti) veřejné zakázky. Informace uveřejňované na profilu zadavatele (podlimitní a nadlimitní VZ; v případě VZMR pouze smlouvu nad 500 tis. Kč bez DPH) Písemná výzva v ZPŘ dle 38 ZVZ Odůvodnění veřejné zakázky podle 156 odst. 1 ZVZ Zadávací a kvalifikační dokumentace nebo její textová část dle 48 ZVZ Dodatečné informace dle 49 ZVZ Informace o prohlídce místa plnění dle 49 odst.5 ZVZ v ZPŘ Rozhodnutí o vyloučení uchazeče dle 60 a 76 ZVZ v ZPŘ Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky dle 81 ZVZ v ZPŘ Písemná zpráva dle 85 ZVZ Smlouva uzavřená na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků dle 147a Výše skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky dle 147a Seznam subdodavatelů dodavatele veřejné zakázky dle 147a Povinnost el. podepsání NE NE NE NE 13