Příručka pro Registr smluv JMK v systému E-ZAK krok za krokem

Transkript

1 Příručka pro Registr smluv JMK v systému E-ZAK krok za krokem ver. 2.0 Přemysl Březovič, Jihomoravský kraj brezovic.premysl@kr-jihomoravsky.cz prosinec 2015

2 Registr smluv Jihomoravského kraje je registrem smluv (včetně jejich případných dodatků) a objednávek, kterými jsou realizovány veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce v hodnotě nad 50 tis. Kč bez DPH. V registru smluv jsou ukládány také faktury vztahující se k těmto smlouvám a objednávkám. Dodatky smluv a faktury se vkládají k již vytvořeným součástem registru, tj. přímo ke smlouvě či objednávce vložené do registru při jejich uzavření/vystavení. Technické záležitosti Registru smluv Jihomoravského kraje řeší odbor kancelář ředitelky Krajského úřadu Jihomoravského kraje - okr@kr-jihomoravsky.cz. Odborné záležitosti Registru smluv Jihomoravského kraje řeší odbor investic Krajského úřadu Jihomoravského kraje - oinv@kr-jihomoravsky.cz. 1. Přihlášení do Registru smluv Jihomoravský kraj a jeho PO mají zřízen jednotný portál, který je součástí tzv. Protikorupčního portálu a kde se smlouvy, objednávky, faktury, ale i veřejné zakázky zveřejňují pomocí aplikace E-ZAK od firmy QCM. - přihlaste se do systému v na stránkách - přihlašovací jméno a heslo Vám bylo zasláno, v případě, že ho nemáte, obraťte se prosím na pracovníka Jihomoravského kraje, Přemysla Březoviče: brezovic.premysl@kr-jihomoravsky.cz tel

3 2. Zveřejnění smlouvy, objednávky či faktury do Registru - po přihlášení do systému EZAK klikneme na volbu v levém panelu Nové zadávací řízení - vyplníme název objednávky dle zvyklostí každé organizace a necháme zvolenou možnost Veřejná zakázka (nadlimitní, podlimitní, malého rozsahu) - vybereme druh zboží dodávky, služby nebo stavební práce a vyplníme stručný popis - tato položka musí být vyplněna 3

4 - vyplníme cenu smlouvy, objednávky, faktury bez DPH nepoužívejte mezery ani tečky oddělující tisíce! - podle předpokládané hodnoty = VZ malého rozsahu, - druh zadávacího řízení = Registr smluv - necháme zatrženou možnost uveřejnit výsledek přímého zadání (evidence VZ) - necháme zrušený elektronické podpis pro zadavatele - vyplníme datum nákupu (uskutečnění zdanitelného plnění), příp. uzavření smlouvy (čas není důležitý) a klinout na Uložit - dále vložíme naskenovanou smlouvu (případně objednávku) + fakturu/y v části Veřejné dokumenty přidat veřejný dokument 4

5 - klikneme na Procházet a z PC vybereme příslušný soubor - dále vyplníme pole Název dokumentu + necháme zatržené možnosti Aktuální a Předchozí verze - můžeme ještě vybrat kategorii (typ) dokumentu ale jde spíš o kosmetickou věc - klikneme na Uložit - pozn.: Dokumenty skenujte v odstínech šedé nebo černobíle s rozlišením DPI vetší rozlišení či plnobarevnost zbytečně zabírá místo na serveru 5

6 - dále přidáme firmu, s kterou byla smlouva či objednávka sjednána v sekci Oprávněné osoby přiřadit organizaci - pomocí vyhledávacích polí si najdeme naše dodavatele VYHLEDÁVAJETE NEJLÉPE POUZE POMOCÍ IČ, nepoužívejte další pole (např. nebo Druh aktivit dodavatele) protože vyhledávací algoritmus poté vyhledává pomocí průniku parametrů a nic nenajde - vybereme (lze zatrhnout více možností najednou) a ještě MUSÍME zvolit důvod přiřazení organizace pak možnost Přiřadit organizaci - - organizaci. - pokud nenaleznete dodavatele, musíte ho vytvořit (založit) klikněte v levém menu na Katalog organizací 6

7 - musíme dodavatele založit do katalogu funkce Založit nového dodavatele. Je potřeba znát aspoň IČ a kontaktní - vyplníme IČ, klikneme na načíst z ARES a potom doplníme kontaktní organizace (pokud nelze zjistit dodavatelův , vyplňte buď svůj nebo nějaký smyšlený např. neni@neni.cz bohužel bez vyplněného u Vás to nepustí) - pokud máte přiřazeného dodavatele a vyplněny všechny údaje a vloženou naskenovanou smlouvu, objednávku či fakturu tuto akci ukončíme v sekci Informace o veřejné zakázce 7

8 - vyplníte konečnou cenu (dle faktury) bez DPH a DPH, datum podepsání smlouvy a uzavřete - ještě nemáte vyhráno, nyní Vám přibyla u zakázky úplně dole sekce Plnění smlouvy na základě veřejné zakázky - pokud se rozchází skutečně uhrazená cena s částkou, na kterou byla uzavřena smlouva (např. různé služby dle provedených prací) - doplňte i skutečně uhrazenou cenu (plnění smlouvy může probíhat i ve více letech a celkově uhrazená cena se tak může skládat z více let, doplňte tedy pro dané roky patřičné částky) - až bude smluvní vztah plně ukončen (tj. zaplaceno a dodáno a předáno dílo/zboží) ukončete plnění smlouvy pomocí textu - změnit 8

9 - tím, že ukončíte plnění smlouvy, dojde k zařazení do archivu 3. Vyhledávání v Registru smluv - obecný přehled Vašich zakázek do systému musíte být přihlášení menu Veřejné zakázky - využívejte dané Filtry např. filtr Uživatel - pokud pak budete chtít najít archivovanou smlouvu musíte si ve přehledu Veřejné zakázky upravit Filtr podle stavu archivu - nebo podrobnější filtrování na hlavní stránce EZAKu pomocí rychlého filtru registr smluv 9

10 - nebo pomocí funkce Vyhledávání kde v poli Druh zadávacího řízení vybereme registr smluv 4. Dodatečné opravy a nastavení v Registru smluv - A) pokud potřebujete smazat omylem zveřejněný dokument (např. špatná faktura atd.) musíte si u příslušné zakázky nastavit právo k mazání Oprávněné osoby za zadavatele nastavit oprávnění 10

11 - vyberete si pak možnost mazat veřejný dokument atp., poté dáte dole možnost Uložit - poté Vám přibyde možnost mazat veřejný dokument např. objednávku - B) pokud potřebujete u již zveřejněné smlouvy opravit např. předpokládanou hodnotu nebo datum nákupu musíte vytvořit Interní opravný formulář v sekci Formuláře - ve formuláři opravíte potřebný údaj, uložíte, poté se musíte vrátit zpět k zakázce 11

12 - vytvoří se opravný formulář, který musíte zveřejnit pomocí ikony oka - abyste zveřejnili formulář, použijte tlačítko Obejít elektronický podpis tím se ihned přepíší požadované údaje - C) pokud se Vám nezobrazuje možnost Nové zadávací řízení kliknutím na položku Detail uživatele poté vpravo nahoře Upravit. Je nutno mít zatrženou možnost Smí zakládat veřejné zakázky 12