SMĚRNICE PRO VEDENÍ ÚČETNICTVÍ OBCHODNÍ KORPORACE A JEJÍ DAŇOVÉ ASPEKTY

Transkript

1 VYSOKÉ UČENÍ TECHNICKÉ V BRNĚ BRNO UNIVERSITY OF TECHNOLOGY FAKULTA PODNIKATELSKÁ ÚSTAV FINANCÍ FACULTY OF BUSINESS AND MANAGEMENT INSTITUTE OF FINANCES SMĚRNICE PRO VEDENÍ ÚČETNICTVÍ OBCHODNÍ KORPORACE A JEJÍ DAŇOVÉ ASPEKTY ACCOUNTING GUIDELINES FOR BUSINESS CORPORATIONS AND THEIR TAX ASPECTS BAKALÁŘSKÁ PRÁCE BACHELOR'S THESIS AUTOR PRÁCE AUTHOR VEDOUCÍ PRÁCE SUPERVISOR PETR MARHOLD Ing. PAVEL SVIRÁK, Ph.D. BRNO 2015

2 Vysoké učení technické v Brně Akademický rok: 2014/2015 Fakulta podnikatelská Ústav financí ZADÁNÍ BAKALÁŘSKÉ PRÁCE Marhold Petr Účetnictví a daně (6202R049) Ředitel ústavu Vám v souladu se zákonem č.111/1998 o vysokých školách, Studijním a zkušebním řádem VUT v Brně a Směrnicí děkana pro realizaci bakalářských a magisterských studijních programů zadává bakalářskou práci s názvem: Směrnice pro vedení účetnictví obchodní korporace a její daňové aspekty v anglickém jazyce: Accounting Guidelines for Business Corporations and their Tax Aspects Úvod Cíl práce a definice problému Analýza současného stavu Návrh směrnice Zhodnocení navrhovaných řešení Závěr Použité zdroje Přílohy Pokyny pro vypracování: Podle 60 zákona č. 121/2000 Sb. (autorský zákon) v platném znění, je tato práce "Školním dílem". Využití této práce se řídí právním režimem autorského zákona. Citace povoluje Fakulta podnikatelská Vysokého učení technického v Brně.

3 Seznam odborné literatury: DEDIČ, J., M. KALINOVÁ a I. ŠTENGLOVÁ. Právo obchodních společností. 1. vyd. Praha: PROSPEKTRUM, s. ISBN MELUZÍN, T. a V. MELUZÍN. Základy ekonomiky podniku. Brno: Akademické nakladatelství CERM, s. ISBN POLÁK, M., J. KOPŘIVA a M. BARANYKOVÁ. Daň z příjmu fyzických osob Brno: Akademické nakladatelství CERM, s. ISBN VEBER, J., J. SRPOVÁ a kol. Podnikání malé a střední firmy. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, s. ISBN Vedoucí bakalářské práce: Ing. Pavel Svirák, Ph.D. Termín odevzdání bakalářské práce je stanoven časovým plánem akademického roku 2014/2015. L.S. prof. Ing. Mária Režňáková, CSc. Ředitel ústavu doc. Ing. et Ing. Stanislav Škapa, Ph.D. Děkan fakulty V Brně, dne

4 Abstrakt Bakaláská práce se zabývá problematikou vnitních smrnic ve spolenosti COMGUARD s.r.o. První ást je zamena na teoretická východiska tvorby vnitropodnikových smrnic v oblasti úetnictví, a to pedevším na platnou legislativní úpravu. V další ásti je pedstavena spolenost COMGUARD s.r.o. a pedložen návrh smrnic pro vedení úetnictví v této spolenosti. Cílem práce je vypracovat návrh smrnic, který bude v souladu s platnými právními pedpisy a vnitropodnikovými potebami. Abstract The Bachelor s thesis deals with problems of internal directives in company COMGUARD s.r.o. The first part focuses on the theoretical base of internal directives in the sphere of accounting, and primarily focuses on current legislation. In the next part is introduced the company COMGUARD s.r.o. and proposed directives for accounting management at the company. The aim of this written work is to propose such directives that will be in keeping with current legislation and internal requirements. Klíová slova Vnitropodnikové smrnice, úetnictví, zákon o úetnictví Key words Internal directives, accountancy, accounting act

5 BIBLIOGRAFICKÁ CITACE MARHOLD, P. Smrnice pro vedení úetnictví obchodní korporace a její daové aspekty. Brno: Vysoké uení technické v Brn, Fakulta podnikatelská, s. Vedoucí bakaláské práce Ing. Pavel Svirák Ph.D.

6 ESTNÉ PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že pedložená bakaláská práce je pvodní a zpracoval jsem ji samostatn. Prohlašuji, že citace použitých pramen je úplná a že jsem ve své práci neporušil autorská práva (ve smyslu Zákona. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským). V Brn dne Petr Marhold

7 PODKOVÁNÍ Tímto bych rád podkoval za rady a pomoc pi zpracování bakaláské práce svému vedoucímu Ing. Pavlu Sviráku, Ph.D. Dále dkuji zástupcm spolenosti COMGUARD s.r.o., zejména panu Mgr. Karlu Taftovi za cenné rady a umožnní psát bakaláskou práci na toto téma.

8 Obsah ÚVOD CÍLE PRÁCE, METODY A POSTUPY ZPRACOVÁNÍ TEORETICKÁ VÝCHODISKA PRÁCE FUNKCE ÚETNICTVÍ A ÚETNÍ ZÁSADY LEGISLATIVNÍ ÚPRAVA V OBLASTI SMRNIC Zákon o úetnictví Provádcí vyhláška. 500/2002 Sb. K zákonu o úetnictví eské úetní standardy pro podnikatele Ostatní právní pedpisy SMRNICE PRO VEDENÍ ÚETNICTVÍ Úloha smrnic Zásady pi tvorb smrnic Charakteristika vybraných smrnic ANALÝZA PROBLÉMU A SOUASNÉ SITAUCE V PODNIKU PEDSTAVENÍ SPOLENOSTI Základní údaje Podnikatelská innost Organizaní struktura Ekonomické údaje o spolenost SOUASNÝ STAV SMRNIC VE SPOLENOSTI NÁVRH SMRNIC PRO VEDENÍ ÚETNICTVÍ SYSTÉM ZPRACOVÁNÍ ÚETNICTVÍ OBH ÚETNÍCH DOKLAD, PODPISOVÉ VZORY ÚTOVÝ ROZVRH... 38

9 3.4 TUZEMSKÉ PRACOVNÍ CESTY ZÁSOBY ASOVÉ ROZLIŠENÍ NÁKLAD A VÝNOS DOHADNÉ POLOŽKY INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZK ARCHIVACE A SKARTACE ÚETNÍCH ZÁZNAM ZÁVR SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJ SEZNAM TABULEK, GRAF, OBRÁZK SEZNAM PÍLOH... 55

10 ÚVOD Smrnice pro vedení úetnictví (dále též jen smrnice ) jsou vnitními pedpisy spolenosti, které stanovují metodické postupy pro zachycení hospodáských operací v obchodních korporacích. Jejich úlohou je zabezpeit dodržování úetních pedpis a standard, hospodárnosti v provozních i obchodních innostech spolenosti, odpovdnost jednotlivých zamstnanc a také ochranu majetku. Zavedení smrnic je v nkterých pípadech vyžadováno pímo legislativou, ale zárove mže být vyžadována majiteli nebo ídícími orgány obchodní korporace, jako nástroj pro usnadnní nkterých postup a urení kompetencí ve schvalovacích procesech. Problematice smrnic pro vedení úetnictví, není v celé ad podnikatelských subjekt vnována dostatená pozornost. Zejména v menších spolenostech bývají tyto smrnice zastaralé a neplní tak ádn svou úlohu nebo dokonce úpln chybí. Vnitropodnikové smrnice jsou dležité pro plynulý chod spolenosti, aby byly stanoveny a dodržovány dané postupy a zachována potebná struktura dat pro následné sledování a hodnocení hospodáské situace spolenosti. Informace z úetnictví jsou dležitými podklady pro management, jeho ízení, rozhodování a plánování. Tvorba vnitropodnikových smrnic vychází ze zákona. 563/1991 Sb., o úetnictví, eských úetních standard, vyhlášky. 500/2002 Sb., zákona. 262/2006 Sb., zákoník práce a dalších zákonných norem a pedpis. Vlastní smrnice si mže každá spolenost pizpsobit svým potebám podle obchodní innosti, ale vždy musí být v souladu s platnou legislativou. V dnešní dob, díky astým legislativním zmnám, je poteba smrnice neustále aktualizovat, aby nedocházelo k jejich zastarání a byly využitelné.

11 CÍLE PRÁCE, METODY A POSTUPY ZPRACOVÁNÍ Cílem práce je navrhnout základní koncept smrnic pro vedení úetnictví spolenosti COMGUARD s.r.o., na základ kterých, mohou být smrnice dále upravovány a rozšiovány podle poteb spolenosti, s pihlédnutím k jejich daovým aspektm. Jejich úlohou bude stanovit ve vedení úetnictví pravidla a urit povinnosti a odpovdnosti jednotlivých zamstnanc. Mly by usnadnit vnitní kontrolu i pípadnou kontrolu od pracovník finanního úadu. V neposlední ad pak mohou být vypracované smrnice dležitým pomocníkem pi seznamování nových zamstnanc s vnitropodnikovými pravidly a postupy útování. Pro dosažení tohoto cíle se nejprve zamím na teoretická východiska, z nichž nejdležitjší ást tvoí právní pedpisy upravující oblast úetních smrnic, kterými se musí ídit. Dále se zamím na jejich úlohu, zásady tvorby a charakteristiku. Tedy seznámení se a prostudování literatury, která problematiku smrnic eší a zárove zjištní daových aspekt, které budou smrnice mít. V praktické ásti bude strun popsána spolenost, pro niž budou smrnice zpracovány. Na základ získaných poznatk z teoretické ásti bude vypracován spolenosti návrh základních smrnic pro vedení úetnictví, k jejich dalšímu zpracování a rozšíení.

12 1 Teoretická východiska práce 1.1 Funkce úetnictví a úetní zásady Úetnictví neplní pouze funkci záznamu hospodáského dní v úetní jednotce, ale poskytuje informace o výsledku hospodaení, stavu majetku a závazk, finanní situaci nebo likvidit spolenosti širokému okruhu interních i externích uživatel úetnictví. Tyto informace jsou dležité pro vlastníky, manažery, zamstnance, dodavatele, zákazníky, banky pi poskytování úvr, majitele cenných papír a v neposlední ad pro státní instituce. Tm slouží pedevším ke kontrole daové povinnosti nebo statistickým úelm. Nelze se tedy divit, že tuto oblast upravuje celá ada právních pedpis, k jejichž naplnní napomáhají také vnitropodnikové smrnice. Jestliže má úetnictví všem jeho uživatelm podávat pravdivé a objektivní informace, které budou srovnatelné v ase i mezi jednotlivými podniky, je nutné dodržovat urité obecné úetní zásady. Patí mezi n zejména: Zásada úetní jednotky Úetnictví je vedeno za úetní jednotku jako celek. Zásada neomezeného trvání úetní jednotky Vyjaduje pedpoklad, že úetní jednotka bude pokraovat ve své innosti. Zásada vrného a poctivého zobrazení skutenosti Reálné vyjádení majetkové a finanní situace. K tomu je nutné dodržovat také princip opatrnosti a pi vyjádení výše majetku i výsledku hospodaení pihlédnout k možným rizikm (nap. vytváením rezerv, opravných položek). Zásada oceování majetku historickou cenou Oceování majetku cenou pi poízení. Zásada objektivity úetních informací Útování na základ doložených a ovených informací. Zásada vzájemného asového a vcného soumení náklad a výnos Vykazování v úetním období k výnosm odpovídající náklady a k nákladm odpovídající výnosy.

13 Zásada periodicity Pravidelné zjišování hospodáského výsledku a finanní situace podniku. Zásada stálosti používaných úetních metod Zajištní srovnatelnosti úetních informací i v rzných úetních obdobích. Akruální princip Útování náklad a výnos do období, s nimiž vcn i asov souvisí bez ohledu na to, zda byly vydány nebo pijaty penžní prostedky (FEDOROVÁ, 2007, s. 21). 1.2 Legislativní úprava v oblasti smrnic Zpracování smrnic by mlo vyplynout pedevším z vnitních poteb úetní jednotky. Oblast úetnictví obchodních korporací však upravuje pomrn rozsáhlá legislativa a nkteré jsou jí pímo nebo nepímo vyžadovány. V této kapitole budou uvedeny právní pedpisy, které jsou výchozí pro tvorbu smrnic v kapitole Zákon o úetnictví Zákon. 563/1991. Sb., o úetnictví, ve znní pozdjších pedpis (dále též jen zákon o úetnictví ), je základním výchozím pedpisem, který v eské republice reguluje zpsob vedení úetnictví a stanovuje požadavky na jeho prkaznost. Podle zákona o úetnictví jsou úetní jednotky povinny vést úetnictví tak, aby úetní závrka sestavená na jeho základ podávala vrný a poctivý obraz pedmtu úetnictví a finanní situace úetní jednotky ( 7 odst. 1., zákon. 563/1991 Sb.). Ukládá povinnost vést úetnictví správné, úplné, prkazné, srozumitelné, pehledné a zpsobem zaruujícím trvalost úetních záznam. Úetnictví je dle zákona o úetnictví správné tehdy, pokud úetní jednotka vede úetnictví tak, že to neodporuje tomuto zákonu a ostatním právním pedpism ani neobchází jejich úel ( zákon. 563/1991 Sb.). Za nesprávné vedení úetnictví pak mže být považována absence vnitních pedpis, pro které tento zákon nebo jiný právní pedpis stanoví jejich vydání. Zákon o úetnictví pitom pamatuje i na možnost uložení sankce. Smrnice vyplývající ze zákona o úetnictví:

14 Podpisové vzory, Obh úetních doklad, Útový rozvrh, Odpisový plán, Inventarizace majetku a závazk Archivace úetních záznam, Používání cizích mn a stanovení kurs, kursové rozdíly Provádcí vyhláška. 500/2002 Sb. k zákonu o úetnictví Vyhlášku. 500/2002 Sb., kterou se provádjí nkterá ustanovení zákona. 563/1991 Sb., o úetnictví, ve znní pozdjších pedpis, pro úetní jednotky, které jsou podnikateli útujícími v soustav podvojného úetnictví (dále též jen vyhláška. 500/2002 Sb. ) vydává Ministerstvo financí eské republiky pro úetní jednotky - podnikatele. Tato vyhláška navazuje na zákon o úetnictví a podrobnji rozvádí nkterá jeho obecná ustanovení. Závazn upravuje rozsah a zpsob sestavování úetní závrky, úetní metody nebo smrnou útovou osnovu. Oblasti smrnic upravené vyhláškou. 500/2002 Sb.: Útový rozvrh, Deriváty, Hmotný a nehmotný majetek - vymezení majetku, oceování, odpisování, Oceování zásob, Postup tvorby a použití opravných položek, Postup tvorby a použití rezerv, Kursové rozdíly, Odložená da, Konsolidaní pravidla eské úetní standardy pro podnikatele eské úetní standardy pro podnikatele vydalo ve Finanním zpravodaji /2003 Ministerstvo financí eské republiky, a to s platností od Tyto eské úetní

15 standardy pro úetní jednotky, které útují podle vyhlášky. 500/2002 Sb. ve znní pozdjších pedpis (dále též jen standardy ), byly dle znní zákona o úetnictví vydány Pro dosažení souladu pi používání úetních metod úetními jednotkami a tím zajištní vyšší míry srovnatelnosti úetních závrek. ( 36 odst. 1., zákon. 563/1991 Sb.). Standardy stanovují základní popis úetních metod a postup útování. Vybrané úetní jednotky musí podle standard postupovat vždy, ostatní úetní jednotky se od nich mohou ásten odchýlit, pokud zachovají vrný a poctivý obraz úetnictví. Odchylky od standard a jejich dvody jsou povinny popsat v píloze úetní závrky. Použití standard se považuje, dle zákona o úetnictví, za naplnní úetních metod a vrného a poctivého obrazu pedmtu úetnictví ( 36 odst. 1., zákon. 563/1991 Sb.). Pehled standard je v níže uvedené tabulce 1. Tabulka 1: eské úetní standardy pro podnikatele Název Úty a zásady útování na útech Otevírání a uzavírání úetních knih Odložená da Rezervy Opravné položky Kursové rozdíly Inventarizaní rozdíly a ztráty v rámci norem pirozených úbytk zásob Operace s cennými papíry a podíly Deriváty Zvláštní operace s pohledávkami (od zrušen) Operace s obchodním závodem Zmny vlastního kapitálu Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek Dlouhodobý finanní majetek Zásoby Krátkodobý finanní majetek a krátkodobé bankovní úvry Zútovací vztahy Kapitálové úty a dlouhodobé závazky Náklady a výnosy Konsolidovaná úetní závrka Nkteré postupy v úetnictví pi vyrovnání, nuceném vyrovnání, konkursu a likvidaci Inventarizace majetku a závazk pi pevodech majetku státu na jiné osoby Pehled o penžních tocích (Zdroj: Vlastní zpracování podle eských úetních standard 2014)

16 Oblasti smrnic upravené eskými úetními standardy pro podnikatele: Odložená da, Tvorba a použití rezerv, Tvorba a použití opravných položek, Kursové rozdíly, Dlouhodobý majetek, Útování zásob, asové rozlišení náklad a výnos, Konsolidaní pravidla Ostatní právní pedpisy Významným právním pedpisem pro tvorbu vnitropodnikových smrnic je také zákon. 262/2006 Sb., zákoník práce, který upravuje pracovnprávní vztahy mezi zamstnanci a zamstnavateli. Práva nebo povinnosti v pracovnprávních vztazích mohou být upravena odchyln od tohoto zákona pouze tehdy, pokud to tento zákon výslovn nezakazuje nebo z povahy jeho ustanovení nevyplývá, že se od nj není možné odchýlit. Odchylná úprava mže být uinna smlouvou nebo vnitním pedpisem, který však nesmí ukládat povinnosti jednotlivým zamstnancm ( 4b odst. 1. a 2., zákon. 262/2006 Sb.). Pracovnprávní vztahy mezi zamstnanci a zamstnavateli mohou v mezích zákona upravovat napíklad tyto smrnice: Poskytování stravování a výše finanního píspvku, Poskytování cestovních náhrad, Prodloužení dovolené. Další navazující právní úpravu tvoí zejména: zákon. 586/1992 Sb., o daních z píjm, ve znní pozdjších pedpis, zákon. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištní základu dan z píjm, ve znní pozdjších pedpis, zákon. 235/2004 Sb., o dani z pidané hodnoty, ve znní pozdjších pedpis,

17 zákon. 16/1993 Sb., o dani silniní, ve znní pozdjších pedpis, zákon. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znní pozdjších pedpis, zákon. 280/2009 Sb., daový ád, ve znní pozdjších pedpis. Tyto právní pedpisy stanovují obecná pravidla, která je nutno zalenit a upesnit ve vnitropodnikových pedpisech, a pizpsobit podmínkám konkrétní spolenosti. 1.3 Smrnice pro vedení úetnictví Úloha smrnic Legislativa umožuje úetním jednotkám v nkterých pípadech rzné varianty postup pro zachycení hospodáských operací. Smrnice zajišují, aby byly zvolené metody v souladu se zákonem jednotn dodržovány v rzných úetních obdobích, popípad i uvnit jednotlivých vnitropodnikových útvar. Zastávají úlohu závazných pravidel, kterými se musí ídit nejen vlastní zamstnanci, ale také zamstnanci spoleností povených zpracováním úetnictví. Pokud by nebyly dodržovány jednotné postupy útování stejných hospodáských operací, bylo by velmi obtížné srovnávat a hodnotit výsledky hospodaení za rzná období, pípadn za vnitropodnikové útvary (LOUŠA, 2008, s. 7). V ideálním pípad by mly vnitropodnikové smrnice upravovat všechny dležité úetní, ekonomické i ídící innosti firmy. Cílem je zajistit dodržování úetních pedpis, hospodárnost se zdroji, odpovdnosti jednotlivých zamstnanc a také ochranu majetku spolenosti. Pesn stanovená pravidla pomáhají udržovat poádek a soulad ve vedení úetnictví a na konci úetního období správné stanovení daové povinnosti Zásady pi tvorb smrnic Pi tvorb smrnic má velký vliv velikost úetní jednotky a její organizaní uspoádání. Žádná spolenost se však nemže vyhnout zákonným povinnostem v oblasti smrnic.

18 Jedná se napíklad o povinnost vypracovat odpovdnostní ád a podpisové vzory, povinnost inventarizací, vypracování odpisového plánu a úprava používání pevných kurz v pípad jejich užití (LOUŠA, 2008, s. 8). Smrnice mohou být zpracovány a distribuovány v rzných podobách, napíklad jako metodické pokyny, obžníky, naízení, vnitní smrnice apod. Velké spolenosti mají specializovaná oddlení, která vydávají, kontrolují a aktualizují vnitropodnikové pedpisy. Pi jejich sestavování je vhodné dodržovat urité zásady a dbát pedevším na: Srozumitelnost Pro vedení spolenosti i každého jednotlivého zamstnance, kterého se týkají. Vcnost Používání konkrétních ustanovení namísto obecných úvah. Strunost Zamezení nadbytených výraz, mezi nimiž se zpravidla vytrácí hlavní význam. Jednoznanost Používání pojm nebo ustanovení, které zabrání rzným výkladm. Pehlednost Zpsob sestavení, který umožní rychlou orientaci. Komplexnost Komplexní ešení všech podstatných hledisek dané problematiky. Soulad s obecn závaznými pedpisy Nutnost kontroly a aktualizace smrnic pi legislativních zmnách. Návaznost na ostatní zavedené smrnice Zajištní kontroly návaznosti smrnic a zamezení jejich vzájemnému rozporu. (SCHIFFER, 2009, s. 15). Dále by mla každá smrnice obsahovat: název jednotky, které se smrnice týká, název dokumentu s jednoznaným oznaením, datum, kdy se smrnice vydala,

19 datum, od kdy smrnice vyjde v platnost a na jak dlouho, urení, kdo smrnici vytvoil, urení, kdo smrnici zkontroloval, urení, kdo smrnici schválil, rozdlovník seznam zamstnanc, kteí danou smrnici dostanou (SOTONA, 2005, s. 4) Charakteristika vybraných smrnic Dále je uvedena struná charakteristika smrnic, které budou zpracovány v praktické ásti této práce pro spolenost COMGUARD, s.r.o. a analýza daových aspekt jednotlivých smrnic. Systém zpracování úetnictví V této smrnicí si úetní jednotky upravují systém zpracování úetnictví. Jak probíhá zpracování úetních dat, použití programového vybavení, vedení úetních knih, stanovení dokladových ad, zpsoby oprav úetních záznam apod. Tato smrnice by nemla mít nijak závažné daové dopady. Je teba si správn a v požadovaném rozsahu nastavit zpracování úetních dat, zajistit jejich ukládání a stálost. Dležitý je zejména výbr úetního programu, který je pravideln aktualizován podle legislativních zmn a poskytuje patiné výstupy. Obh úetních doklad, podpisové vzory Dobrý systém obhu úetních doklad zajistí správné, úplné, prkazné a vasné zpracování všech úetních doklad, které úetní jednotka pijme nebo vystaví. Zárove stanovuje povinnosti, oprávnní a odpovdnosti jednotlivých pracovník ve spolenosti a zpsob pipojování podpisového záznamu. Smrnice urují osoby odpovdné za úetní pípad, kdo je odpovdný za jeho zaútování a osoby odpovdné za ovení správnosti doklad. Dležité je vypracování podpisových vzor odpovdných osob, která zaruuje prkaznost podpisových záznam.

20 Z pohledu daových aspekt, je tato smrnice velmi dležitá, zejména pro vasné zpracování došlých úetních doklad. Pro správné zpracování piznání k dani z pidané hodnoty, souhrnného hlášení, popípad výpisu z evidence pro úely dan z pidané hodnoty podle 92a zákona o DPH. Samozejm má vliv i na da z píjm, zejména na rozhraní úetních období, ale tyto aspekty budou více rozvedeny v ásti asové rozlišení výnos a náklad. Útový rozvrh Vlastní útový rozvrh sestavuje úetní jednotka podle smrné útové osnovy dané vyhláškou. 500/2002 Sb., k zákonu o úetnictví tak, aby obsahoval všechny úty potebné k zaútování úetních pípad. Útové rozvrhy se obvykle skládají z tímístných syntetických út, které musí respektovat oznaení a uspoádání dvoumístných skupinových út smrné útové osnovy. Pro další lenní se vytváejí úty analytické, podle poteb finanního ízení, jednotlivých druh náklad a výnos, druh majetku nebo daových úel. Smrnice by mla urit, podle jakých pravidel bude útový rozvrh sestavován a osobu, která je odpovdná za jeho udržování v aktuálním stavu a archivaci. Pokud byl nkterý úet v úetním období použit, musí být uveden v útovém rozvrhu a nelze jej pro toto úetní období smazat (LOUŠA, 2008, s ). Pi tvorb útového rozvrhu je dobré již pedem stanovit daové a nedaové analytické úty, pro snazší zpracování daového piznání k dani z píjm. Zamezí se tím nesprávnému uplatnní položek, které nejsou daov úinné. Cestovní náhrady Touto smrnicí úetní jednotky stanovují pravidla pro poskytování cestovních náhrad zamstnancm pi pracovních cestách. Smrnicí by mla být urena osoba, která zamstnancm schvaluje pracovní cesty ped jejich zapoetím. Dále by mla smrnice upravovat, které cestovní náhrady zamstnancm náleží a v jaké výši, výplatu záloh, konené vyútování pracovních cest apod.

21 Stanovení výše a zpsoby poskytování cestovních náhrad mají vliv na celkovou uznatelnost tchto náklad. Samozejm musí být dodrženy zákonné limity, ovšem tyto hodnoty mají vliv i na další benefit poskytovaný zamstnancm, napíklad stravenky a možnost uplatnní náklad na jejich poízení. Využívání firemních vozidel nebo soukromých vozidel má dále vliv na povinnosti vyplývající ze zákona. 16/1993 Sb., o dani silniní. asové rozlišení náklad a výnos V útové skupin Pechodné úty aktiv a pasiv se asov rozlišují náklady a výnosy, které vcn souvisí se dvma nebo více za sebou jdoucími úetními obdobími. V této smrnici úetní jednotky stanoví postup pro asové rozlišení náklad a výnos, který nelze každoron mnit. Zmnu je možné provést zcela výjimen a je nutno pitom postupovat dle zákona o úetnictví. Smrnicí se stanoví také položky, které nebudou asov rozlišovány (pravideln se opakující a nevýznamné položky), a které se dokonce rozlišovat nesmjí (pokuty, penále, manka a škody) (KOVALÍKOVÁ, 2009, s. 124). V širším pojetí lze do asového rozlišení náklad a výnos zahrnout také tvorbu dohadných položek. Správné asové rozlišení má velký vliv zejména na celkovou daovou povinnost, která spolenosti vznikne. Je dležité mít správn rozložené náklady i výnosy, které vcn a asov odpovídají danému období. Hrozba je zejména v neuznání náklad, které by úetní jednotka nedokázala pi pípadné kontrole obhájit nebo kde by vniklo podezení z úmyslného snižování daového základu. Dležitým aspektem je vhodn zvolená výše náklad, které se asov nerozlišují. Zásoby V této smrnici úetní jednotky vymezují druhy zásob a zpsob, kterým o nich bude útováno (zpsobem A nebo B), zpsob oceování jednotlivých druh zásob pi jejich poízení a zpsob ocenní pi jejich vyskladnní (metodou FIFO, LIFO, prmrování). Dležité je stanovení zpsobu vedení skladové evidence a norem pirozených úbytk zásob pro píslušné úetní období (LOUŠA, 2008, s. 31).

22 Z hlediska daových aspekt je poteba správné ocenní skladových zásob a reálné stanovení norem pirozených úbytk, které úetní jednotka zvládne obhájit. U vedení zásob zpsobem B také správné pevedení nespotebovaných zásob do následujícího období, vetn souvisejících náklad. Inventarizace majetku a závazk Inventarizace je zákonnou povinností, ale zárove je velmi dležitá pro zjištní skuteného stavu veškerého majetku, závazk a pohledávek pro vedení a plánování. Inventarizací se ovuje reálný stav, zjistí se, zda nejsou dvody pro útování o opravných položkách, rezervách i oprávkách. Smrnice by mla stanovit osoby odpovdné za inventarizaci a provedení inventur, zpsob jejich provedení, náležitosti inventurních soupis a zápis z inventarizace. Na každé úetní období by ml být také stanoven asový harmonogram provádných inventarizací. Podstatný vliv na daové zatížení má zejména v oblasti inventarizace pohledávek, správná identifikace daové uznatelnosti opravných položek. Na základ eho byly útovány, zda ze zákonných dvod podle zákona o dani z píjm nebo jiných. Prbžná inventarizace pedchází vasnému odhalení pípadné insolvence odbratel. Archivace a skartace úetních záznam Smrnicí o archivaci úetních záznam se v úetních jednotkách stanovuje zpsob nakládání s dokumenty, které jsou pedávány z píruních registratur do archivu a podmínky pro jejich skartaci. Stanoví se osoba odpovdná za archivaci úetních záznam a evidenci archivu, zpsob tídní a oznaování dokument ukládaných do archivu, zpsob evidence výpjek z archivu, prbh skartaního ízení apod. Bez souhlasu píslušného archivu nesmjí být dokumenty znieny ani po provedeném skartaním ízení. Oblast archivace a skartace má významný dopad zvlášt pi kontrolách. Úetní jednotka má podle daového ádu dokazovací bemeno. Proto je velmi dležité uchovávat úetní doklady a související dokumentaci minimáln po zákonné doby, aby bylo zamezeno

23 pípadným pochybnostem a nevznikl problém pi dokazování správnosti vedení úetnictví.

24 2 Analýza problému a souasné situace v podniku 2.1 Pedstavení spolenosti Základní údaje Název spolenosti: COMGUARD, s.r.o. Právní forma: spolenost s ruením omezeným Základní kapitál: K Pedmt podnikání: výroba, obchod a služby neuvedené v pílohách 1 až 3 živnostenského zákona Obory innosti: Zprostedkování obchodu a služeb Velkoobchod a maloobchod Poskytování software, poradenství v oblasti informaních technologií, zpracování dat, hostingové a související innosti a webové portály Poradenská a konzultaní innost, zpracování odborných studií a posudk Výzkum a vývoj v oblasti pírodních a technických vd nebo spoleenských vd Testování, mení, analýzy a kontroly Mimoškolní výchova a vzdlávání, poádání kurz, školení, vetn lektorské innosti Výroba, obchod a služby jinde nezaazené Základní kapitál spolenosti je rozdlen mezi 5 investiních spoleností a 9 spoleník. Spolenost má ti jednatele a za spolenost mohou jednat vždy dva jednatelé spolen. Dále má spolenost 6 len dozorí rady Podnikatelská innost Spolenost COMGUARD s.r.o. vznikla fúzí spoleností COMGUARD a.s., jako zanikající spoleností, a COMGUARD Holding s.r.o., jako nástupnické spolenosti, v roce 2013 se sídlem v Brn. COMGUARD s.r.o. je nadnárodní distribuní spoleností se zamením na IT bezpenost a networking, psobící ve stední a východní Evrop,

25 zejména na trhu eské republiky a Slovenska, s komplexní nabídkou portfolia bezpenostních a síových ešení urených pro datová centra, velké organizace i sektor malých a stedních firem (SMB). Spolenost pináší svým partnerm služby VAD, tj. distribuci s pidanou hodnotou, zahrnující pedprodejní poradenství vetn technické asistence, zápjky testovacích zaízení, podporu partner u zákazník, systémy školení a certifikací i poprodejní podporu. Distribuuje na eském a slovenském trhu produkty spolenosti McAfee, Sophos, HID Global, Dell SonicWALL, Cyberoam, WatchGuard, Infoblox, Barracuda, Brocade Communications, Trustwave, SecurEnvoy, Imation, Procera, LogRhythm a další. Obchodní program zahrnuje celou škálu služeb v rámci podpory prodejních kanál, nabídku školení, seminá a outsourcingu servisních služeb. Jako distribuní spolenost s pímým napojením na výrobce zajišuje pro své partnery: hotline a help desk služby v lokálním jazyce, aktuální obchodní a technické informace, rychlý pístup k novinkám, podporu pi konzultacích a testovacím provozu, technickou a marketingovou podporu, pístup na autorizovaný servis, školení, workshopy, semináe v novém školicím centru, podporu pro vlastní marketingové aktivity. Odborní pracovníci využívají mnohaleté zkušenosti v oblasti bezpenosti IT a nabízí svým partnerm konzultaní a projektové poradenství pi návrhu nasazení a implementaci ešení v oblasti bezpenosti IT. Pro své klienty jsou schopni zajistit plný outsourcing správy a široké spektrum dalších služeb jako: Pedimplementaní podpora, network design, studie proveditelnosti, návrh pravidel a bezpenostních politik Podpora pi implementaci, implementace

26 Servisní služby (podpora administrace, telefonické a konzultace, pístup na help desk, údržba programového vybavení, vzdálená správa nebo komplexní outsourcing správy); Expertní služby a audit HOT-LINE Penetraní testování a audity zabezpeení Odborné semináe a workshopy Organizaní struktura Spolenost má v souasnosti 27 stálých zamstnanc, piemž píležitostn využívá také služeb externích pracovník. Vzhledem k potu zamstnanc není organizaní struktura píliš složitá. Funkci generálního editele spolenosti zastává jeden z jednatel. Pod generálního editele spadají obchodní editel, editel rozvoje, technický a finanní editel se svými oddleními. Organizaní schéma spolenosti Valná hromada Jednatelé editel spolenosti Finanní editel Finanní oddlení Zástupce editele spolenosti Obchodní editel Obchodní oddlení Presales team Manažer Delivery a Inside Sales Inside Sales a Marketing Technický editel Technické oddlení Dozorí rada Zdroj: Vlastní zpracování podle organizaního ádu spolenosti

27 2.1.4 Ekonomické údaje o spolenosti Aktiva spolenosti tvoí dlouhodobý majetek ve výši tis. K, z toho dlouhodobý nehmotný majetek ve výši 115 tis. K, dlouhodobý hmotný majetek ve výši tis. K a dlouhodobý finanní majetek ve výši 208 tis. K, obžná aktiva ve výši tis. K, z toho zásoby 168 tis. K, dlouhodobé pohledávky 20 tis. K, krátkodobé pohledávky tis. K a krátkodobý finanní majetek ve výši tis. K, a asové rozlišení ve výši 138 tis. K. Pasiva spolenosti tvoí vlastní kapitál ve výši tis. K, cizí zdroje ve výši tis. K a asové rozlišení ve výši tis. K. Výnosy spolenosti za rok 2014 byly v celkové výši tis. K. Nejvtší podíl na výnosech mají tržby za vlastní výkony a zboží ve výši tis. K, zbytek výnos je z tržeb z prodeje dlouhodobého majetku, ostatní provozní výnosy a finanní výnosy. Tabulka. 2: Pehled obrat a hospodáského výsledku za 5 let v tis. K Rok Obrat HV (Zdroj: Vlastní zpracování)

28 2.2 Souasný stav smrnic ve spolenosti Spolenost COMGUARD s.r.o. má v souasné dob vypracovánu souhrnnou úetní smrnici, která ásten vyhovuje legislativním požadavkm, ale není zcela kompletní. Smrnice je zamena pouze na ástená ešení a nepostihuje komplexnjší stanovení ešení úetních postup. Samostatn má zpracovánu smrnici odpisového plánu. Spolenost má dobe zpracované podprné dokumenty k vedení úetnictví, jako organizaní a pracovní ád a smrnici kompetencí ve spolenosti. Na základ získaných poznatk z kapitoly 1. a porovnáním souasné smrnice navrhnu v následující ásti nové smrnice, které budou výchozí pro jejich další rozpracování a pípadné úpravy. K pravidlm v úetní smrnici budou zohlednny i ostatní vnitní dokumenty spolenosti, zejména Pracovní ád, Organizaní ád a Kompetence ve spolenosti. Dležitými daovými aspekty smrnic jsou zejména správné nastavení zpracování úetnictví, zajištní ukládání úetních dat a jejich stálost. Pomáhají k zajištní souvisejících povinností spolenosti vi správci dan a dalším institucím. Vasné zpracování došlých úetních doklad, pro správné zpracování piznání k dani z pidané hodnoty, souhrnného hlášení, stanovení daových a nedaových analytických út, pro snazší zpracování daového piznání k dani z píjm. Stanovení výše a zpsoby poskytování cestovních náhrad mají vliv na celkovou uznatelnost tchto náklad, využívání firemních vozidel nebo soukromých vozidel má dále vliv na povinnosti vyplývající ze zákona. 16/1993 Sb., o dani silniní. Správné asové rozlišení má vliv zejména na celkovou daovou povinnost, která spolenosti vznikne a další, jak byly popsány v kapitole 1.

29 3 Návrh smrnic pro vedení úetnictví V této kapitole zpracuji návrh smrnic pro spolenost COMGUARD s.r.o., které stanoví pravidla a postupy útování v daných oblastech inností a urení povinností a odpovdností jednotlivých zamstnanc. Pro splnní zejména zákonné povinnosti a s pihlédnutím k potebám spolenosti jsou v této práci zpracovány následující smrnice: Systém zpracování úetnictví, Obh úetních doklad, podpisové vzory, Útový rozvrh, Tuzemské pracovní cesty, asové rozlišení náklad a výnos, Dohadné položky, Inventarizace majetku a závazk, Archivace a skartace úetních záznam. V úvodní ásti každé smrnice jsou vypsány právní pedpisy, podle kterých je smrnice tvoena. Druhá ást již obsahuje konkrétní metodiku úetní jednotky. Pro zjednodušení nebudou jednotlivé smrnice obsahovat úvodní stránku. Vzorová úvodní strana bude uvedena jednotn pro všechny smrnice, jako píloha Systém zpracování úetnictví Smrnice je zpracována podle zákona. 563/1991 Sb., o úetnictví, ve znní pozdjších pedpis, vyhláška. 500/2002 Sb., kterou se provádjí nkterá ustanovení zákona. 563/1991 Sb., o úetnictví, ve znní pozdjších pedpis, pro úetní jednotky, které jsou podnikateli útujícími v soustav podvojného úetnictví, ve znní pozdjších pedpis a eské úetní standardy pro podnikatele. Spolenost vede úetnictví podle 4 zákona o úetnictví jako soustavu úetních záznam, pitom mže použít technických prostedk, nosi informací a programového vybavení. Úetní zápisy provádí do úetních knih a prokazuje úetními

30 doklady. Úetnictví vede za úetní jednotku jako celek a na konci úetního období sestavuje úetní závrku. Úetním obdobím je kalendání rok. Programové vybavení Pro útování se používá úetní software Pohoda v síové verzi Premium + sklady (výrobce Stormware). Práva nastavuje finanní editel. Úetní data se automaticky denn zálohují na server. Uzavené úetní jednotky (po úetním období 1 rok) a prbžná záloha aktuálního úetního období (1x za msíc) se zálohují na externím disku, zajišuje Michal Mezera. Pístupová práva do úetního programu Finanní editel administrátorská práva, všechny agendy úetnictví bez omezení, Úetní všechny agendy úetnictví bez omezení, Externí úetní všechny agendy úetnictví bez omezení, Recepní/Asistentka pístup do agend: objednávky, pokladna, pijaté faktury, vydané faktury, sklady. Úetní zápisy Zápisy se provádí do úetních knih ke dni uskutenní úetního pípadu v eském jazyce, prbžn, srozumiteln, pehledn a zpsobem zaruujícím trvanlivost. Dnem uskutenní úetního pípadu je den, ve kterém dojde ke splnní dodávky, platb závazku, inkasu pohledávky, postoupení pohledávky, pevzetí dluhu, poskytnutí nebo pijetí zálohy, zjištní manka, schodku, pebytku nebo škody, pohybu majetku uvnit úetní jednotky a k dalším skutenostem, které vyplývají z právních pedpis. Úetní knihy V úetním programu jsou vedeny tyto úetní knihy a evidence: Úetní deník Hlavní kniha Knihy pohledávek Knihy závazk Evidence majetku (dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, drobného hmotného majetku)

31 Evidence skladu Pokladní kniha (v CZK, EUR, USD) Bankovní kniha (bžného útu v CZK, EUR a USD) Opravy úetních záznam Opravy úetních záznam nesmjí vést k neúplnosti, neprkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepehlednosti úetnictví. Opravy úetních zápis se provádí tak, aby bylo možné urit osobu odpovdnou za provedení opravy, okamžik jejího provedení a obsah úetního záznamu ped opravou a po oprav. Runí oprava na dokladu Chybný zápis se na dokladu jednou arou peškrtne a v jeho blízkosti uvede zápis správný, odpovdná osoba pipojí podpisový záznam k oprav a uvede datum provedení. Oprava zápisu v úetním programu Vzhledem k tomu, že úetní program umožuje následnou editaci úetního zápisu, je tímto zpsobem provedená oprava pípustná pouze do okamžiku, než je provedena prbžná msíní závrka a odeslány reporty managementu. V ostatních pípadech se provede storno chybného zápisu a opravným úetním dokladem provede zápis nový správný. Úschova úetních záznam Úetní záznamy se uchovávají dle zákona. 563/1991 Sb., o úetnictví, zákona. 235/2004 Sb., o dani z pidané hodnoty, zákona. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpeení a píspvku na státní politiku zamstnanosti, zákona. 582/1991 Sb., o organizaci a provádní sociálního zabezpeení a zákona. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zmn nkterých zákon, ve znní pozdjších pedpis.

32 Úetní závrka Úetní závrku sestavuje spolenost v souladu se zákonem o úetnictví, vyhláškou. 500/2002 Sb. a eským úetním standardem Otevírání a uzavírání úetních knih. Úetní závrku sestavuje k poslednímu dni úetního období, tzn. k Úetní závrku tvoí: Rozvaha v plném rozsahu, Výkaz zisku a ztráty v plném rozsahu, Píloha k úetní závrce, která vysvtluje a dopluje informace obsažené v rozvaze a výkazu zisku a ztráty. 3.2 Obh úetních doklad, podpisové vzory Smrnice je zpracována podle zákona. 563/1991 Sb., o úetnictví, ve znní pozdjších pedpis a zákona. 235/2004 Sb., o dani z pidané hodnoty, ve znní pozdjších pedpis. Smrnice upravuje postup pi obhu úetních doklad, aby bylo zabezpeeno správné, úplné, prkazné a vasné zpracování všech úetních doklad ve spolenosti. Úetní doklady Úetní doklady musí obsahovat: oznaení úetního dokladu, obsah úetního pípadu a jeho úastníky, penžní ástku nebo informaci o cen za mrnou jednotku a vyjádení množství, datum vystavení, datum uskutenní úetního pípadu, není-li shodné s datem vystavení, podpis osoby odpovdné za úetní pípad a osoby odpovdné za zaútování. Daové úetní doklady musí zárove obsahovat náležitosti podle 29 zákona. 235/2004 Sb., o dani z pidané hodnoty ve znní pozdjších pedpis, pípadn podle 30a u zjednodušených daových doklad a 31 a 31a u splátkových kalendá. Daové doklady vydávané spoleností musí také obsahovat datum splatnosti a zpsob

33 úhrady. V pípad úhrady pevodem íslo útu odpovídající mn, ve které je doklad vystavován. Úetní doklady používané ve spolenosti: daové doklady (faktury) vydané a pijaté, zálohové doklady (faktury) vydané a pijaté, objednávky pijaté a vydané, píjmové a výdajové pokladní doklady, bankovní výpisy, interní úetní doklady, skladové píjemky a výdejky a dodací listy inventární karty majetku a skladové karty cestovní píkazy, splátkové kalendáe, inventarizaní protokoly. Daové doklady jsou povení zamstnanci povinni vystavit nejpozdji do 15 dn ode dne uskutenní zdanitelného plnní nebo pijetí úplaty. Pokud se uskuteuje nkolik samostatných zdanitelných plnní pro jednu osobu, mže být vystaven souhrnný daový doklad, a to nejpozdji do 15 dn od konce kalendáního msíce, ve kterém se uskutenilo první zdanitelné plnní, nebo byla pijatá první úplata. Ovení správnosti úetních doklad Oprávnné osoby svým podpisem na dokladu odpovídají za ovení úetních doklad ped jejich zútováním z hlediska - vcné správnosti (množství, ceny, oprávnnosti úetní operace) a formální správnosti (náležitostí úetních a daových doklad). Zpracování došlých úetních doklad Pijaté faktury schvaluje úetní nebo finanní editel následovn: Po pijetí faktury, a poštou nebo elektronicky, probhne nejpozdji do 7 kalendáních dn od pijetí vcná kontrola dokladu, pípadn její pedání ke schválení odpovdné osob podle smrnice ID-OR-01a Kompetence ve spolenosti. Osoba povená zápisem

34 do úetních knih doklady oví z hlediska formální správnosti. Pokud doklad nemá všechny náležitosti, vyžádá si u výstavce dokladu jeho doplnní nebo opravu. U doklad, za zboží nebo služby k obchodním zakázkám, provede jejich kontrolu úetní podle náklad uvedených v eway, pípadn porovnání a rozlenní náklad k jednotlivým zakázkám podle objednávky. Pokud souhlasí výše pijaté faktury s náklady uvedenými u zakázky v eway, zboží bylo dodáno (HW+nkteré licence) a bylo fakturováno zákazníkovi, mže být faktura zapsána do úetního systému, a tím zadána k proplacení. Úetní doklady vyhotovené na termopapíru úetní nebo recepní okopíruje a kopie piloží k pvodním dokladm. Zaútování doklad provádí úetní (pípadn finanní editel nebo externí úetní). Osobou odpovdnou za správné zaútování doklad je finanní editel. Kontrolu zaútovaných doklad provádí nejpozdji do 20. dne následujícího msíce. Zpracování vystavených úetních doklad Všechny vydané faktury jsou vystavovány s pedkontací nevím. Úetní minimáln jednou týdn kontroluje vydané faktury s pedkontací nevím a dodá k nim pijaté nákladové faktury. Se zaútováním pijaté faktury se musí upravit pedkontace u vydané faktury na správný analytický úet. Úetní doklady vyhotovují oprávnné osoby v úetním programu bez zbyteného odkladu po zadání úkolu k fakturaci z eway, podle uvedeného zadání. Vystavený doklad zasílá ke schválení zadávající osob a po schválení zašle doklad zákazníkovi elektronicky nebo pedá recepní k odeslání poštou. Úetní a daové doklady musí obsahovat všechny zákonem pedepsané náležitosti. Úetní (pípadn finanní editel nebo externí úetní) doklady zaútuje, vytiskne, opatí evidenním íslem a založí do píslušného šanonu. Osobou odpovdnou za správné zaútování doklad je finanní editel. Kontrolu zaútovaných doklad provádí nejpozdji do 20. dne následujícího msíce.

35 Pokladní doklady Píjmové a výdajové pokladní doklady vystavuje v úetním programu úetní. Píjmový pokladní doklad vystaví ihned po pijetí platby v hotovosti. Výdajové pokladní doklady za platby v hotovosti oví z hlediska náležitostí úetních a daových doklad. Zaevidovány a proplaceny mohou být teprve po schválení editelem spolenosti, který odpovídá za úetní pípad. Následné zaútování provádí úetní. Bankovní doklady Za vedení bankovní agendy odpovídá finanní editel. Naítá do úetního programu z elektronického bankovnictví denní bankovní výpisy, útuje jednotlivé položky výpisu a provádí kontrolu koneného zstatku v úetní evidenci se zstatkem na bankovním výpisu. Dále vystavuje píkazy k úhrad, které elektronicky odesílá do banky. Msíní bankovní výpisy zakládá do píslušného šanonu úetní. Vyútování pracovních cest Pracovní cesty schvaluje ped jejich zapoetím oprávnný nadízený pracovník spolenosti podpisem na cestovním píkazu s uvedením data schválení. Zamstnanec má nárok na vyplacení zálohy na pracovní cestu ve výši pedpokládaných výdaj. Vyútování pracovní cesty a všechny potebné doklady je zamstnanec povinen pedložit nejpozdji do 10 pracovních dn po ukonení pracovní cesty. Úetní nejpozdji do 10 pracovních dn provede vyútování, oví správnost údaj na dokladech a ped zaútováním pedá ke schválení nadízenému pracovníkovi, který pracovní cestu schválil. Po schválení budou zamstnanci vyplaceny cestovní náhrady a provedeno zaútování. Skladové doklady Skladové doklady vyhotovuje v úetním programu úetní. Výdejku vystaví pi výdeji zboží ze skladu a následn vystaví fakturu na prodané zboží. Píjemku vyhotoví pi píjmu zboží na základ obdrženého dodacího listu nebo faktury. Zaútování skladových doklad provádí úetní.

36 Mzdové doklady Zpracování a zaútování mezd provádí úetní, a to nejpozdji do 13. dne následujícího msíce. Zaútování a výplata mezd mže být provedena až po schválení editelem spolenosti. Výplatní pásky rozesílá úetní zašifrovaným em. Dále se vyhotovují a tisknou následující sestavy: Pehled sociálního pojištní a vyplacených dávkách, Pehled o platb pojistného na zdravotní pojištní podle jednotlivých pojišoven, Výplatní listiny mezd. Archivace úetních doklad Úetní a daové doklady se archivují zákonem pedepsanou dobu podle smrnice Archivace a skartace úetních záznam. Podpisové záznamy - vzory Za aktuálnost podpisových vzor odpovídá finanní editel. Podpisové vzory jsou ukládány v samostatném šanonu a aktualizovány podle zmn v dokumentu ID-OR-01a Kompetence ve spolenosti podle vzoru: Tabulka. 3: Podpisové vzory (Zdroj: Vlastní zpracování)

37 Zpsob íslování úetních doklad íslování úetních doklad provádí automaticky úetní program, který každému úetnímu dokladu piadí evidenní íslo. V úetní knize pohledávek a závazk se pi zápisu vybírá íslo fakturaní ady. íslování doklad probíhá vzestupným zpsobem tak, aby nebyla perušena íselná ada. Pokud dojde ve výjimených pípadech k vynechání poadového ísla doklad, musí být pod tímto íslem založen dokument vysvtlující dvod vynechání. íslování jednotlivých druh doklad Tabulka. 4: íselné ady ada Popis Agenda ada Popis Agenda 1501 Vydané faktury Vydané faktury 15CPZ Zahraniní cestovní píkazy Zahraniní cestovní píkazy 1502 Vydané dobropisy Vydané faktury 15CR asové rozlišení asové rozlišení 1503 Vydané vrubopisy Vydané faktury 15DM Drobný majetek Drobný majetek 1504 Vydané opravné Vydané faktury 15EP Pokladna EUR - Pokladna da. doklady píjem 1508 Vydané faktury Vydané zálohové 15EV Pokladna EUR - Pokladna zálohové faktury výdej 1509 Ostatní pohledávky Ostatní 15UP Pokladna USD Pokladna pohledávky píjem 1511 Pijaté faktury Pijaté faktury 15UV Pokladna USD výdej Pokladna 1512 Pijaté faktury Pijaté faktury 15HP Hotovostní píjem Pokladna zahraniní 1513 Pijaté dobropisy Pijaté faktury 15HV Hotovostní výdej Pokladna 1514 Pijaté dobropisy Pijaté faktury 15IM Dlouhodobý majetek Dlouhodobý majetek zahraniní 1515 Pijaté opravné da. Pijaté faktury 15IN Interní doklady Interní doklady doklady 1518 Pijaté faktury Pijaté zálohové 15SD Samovymovací Interní doklady zálohové faktury doklady 1519 Ostatní závazky Ostatní závazky 15SP Sklad píjem Píjemky 1520 Vydané objednávky Vydané 15SR Sklad pevod Pevod objednávky 1521 Pijaté objednávky Pijaté objednávky 15SV Sklad výdej Výdejky 15CPT Tuzemské cestovní píkazy (Zdroj: vlastní zpracování) Tuzemské cestovní píkazy 15IS Inventurní seznamy Inventurní seznamy

38 3.3 Útový rozvrh Smrnice je vytvoena podle zákona. 563/1991 Sb., o úetnictví, ve znní pozdjších pedpis., vyhlášky. 500/2002 Sb., kterou se provádjí nkterá ustanovení zákona. 563/1991 Sb., o úetnictví, eské úetní standardy pro podnikatele a zákon. 586/1992 Sb., o daních z píjm, ve znní pozdjších pedpis. Útový rozvrh spolenost sestavuje na podklad smrné útové osnovy stanovené vyhláškou. 500/2002 Sb. k zákonu o úetnictví. Útový rozvrh pro rok 2014 je sestaven tak, aby obsahoval veškeré úty potebné k zaútování všech úetních pípad a k sestavení úetní závrky (viz píloha. 2). Úty se analyticky lení zejména dle: jednotlivých druh majetku, asového hlediska u pohledávek a závazk na krátkodobé a dlouhodobé, daových úel, položek úetní závrky, poteb zútování s institucemi sociálního zabezpeení a zdravotního pojištní, poteb finanního ízení (náklady dle druhu nakupovaných služeb, druhu spotebovaného materiálu), tržby za prodej zboží dle dodavatel, Útový rozvrh je sestaven pro každé úetní období. Pokud nedojde k prvnímu dni úetního období ke zmn, zstává útový rozvrh platný i pro další období. V prbhu úetního období mže být útový rozvrh doplnn o další úty. V žádném pípad však nesmí být zrušeny úty, na kterých bylo v daném úetním období útováno smazání tchto út je blokováno úetním softwarem. Útový rozvrh je založen a archivován ve složce píslušné úetní závrky. Za sestavení útového rozvrhu, jeho udržování v aktuálním stavu a založení k archivaci je odpovdný finanní editel.

39 3.4 Tuzemské pracovní cesty Smrnice vychází ze zákona. 262/2006 Sb. zákoník práce, ve znní pozdjších pedpis, vyhláška. 462/2009 Sb., kterou se pro úely poskytováních cestovních náhrad mní sazba základní náhrady za používání silniních motorových vozidel a stravné a stanoví prmrná cena pohonných hmot a dále zákon. 586/1992 Sb., o daních z píjm, ve znní pozdjších pedpis. Touto smrnicí úetní jednotka stanovuje zásady pro poskytování cestovních náhrad zamstnancm pi tuzemských pracovních cestách nebo cestách mimo pravidelné pracovišt sjednané v pracovní smlouv. Pracovní cestou je dle 42 odst. 1 zákona. 262/2006 Sb. zákoníku práce (dále též jen zákoníku práce ) asov omezené vyslání zamstnance zamstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Pro úely poskytování cestovních náhrad se dle 152 písm. b) zákoníku práce za pracovní cestu považuje také cesta mimo pravidelné pracovišt. Pracovní cesty schvaluje ped jejich zapoetím nadízený zamstnance podpisem na cestovním píkazu s uvedením data schválení. Zamstnanec má nárok na vyplacení zálohy na pracovní cestu, a to do výše pedpokládaných cestovních náhrad. Písemné doklady potebné k vyútování pracovní cesty je zamstnanec povinen pedložit nejpozdji do 10 pracovních dn po ukonení pracovní cesty úetní. Ta nejpozdji do 10 pracovních dn provede vyútování pracovní cesty a po schválení editelem spolenosti budou v této lht zamstnanci vyplaceny cestovní náhrady. Pi pracovní cest zamstnanci písluší níže uvedené cestovní náhrady. Náhrada prokázaných jízdních výdaj Se souhlasem zamstnavatele mže zamstnanec pi pracovní cest využít jakéhokoliv dopravního prostedku (autobusu, vlaku, taxi apod.). Zamstnanci písluší náhrada v prokázané výši tchto jízdních výdaj. Pokud použije zamstnanec na žádost zamstnavatele silniní motorové vozidlo, jiné než poskytnuté zamstnavatelem, písluší mu za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada výdaj za spotebované pohonné hmoty (dále též jen PHM ).

40 Sazba základní náhrady za 1 km jízdy iní pro rok 2014: a) 1,- K pi použití jednostopých vozidel a tíkolek, b) 3,70 K pi použití osobních silniních motorových vozidel. Náhrada výdaj za spotebované pohonné hmoty Cenu za spotebované PHM zamstnanec prokazuje dokladem o nákupu, z nhož je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li tuto cenu více doklady o nákupu, použije se pro výpoet aritmetický prmr prokázaných cen. Neprokáže-li zamstnanec hodnovrným zpsobem skutenou cenu spotebovaných PHM, bude použita prmrná cena píslušné PHM stanovená provádcím právním pedpisem (vyhláškou MPSV R) vydaným dle 189 zákoníku práce. Prmrná cena za 1 litr pohonné hmoty iní dle 4 vyhlášky. 462/2009 Sb. pro rok 2014: a) 35,70 K u benzinu automobilového 95 oktan, b) 37,90 K u benzinu automobilového 98 oktan, c) 36,00 K u motorové nafty. Spoteba PHM se vypoítá z údaj o spoteb uvedených v technickém prkazu použitého vozidla. Pro výpoet se použije údaj o spoteb pro kombinovaný provoz podle norem Evropských spoleenstvích (zpravidla v l/100 km). Není-li uveden, vypoítá se spoteba PHM vozidla aritmetickým prmrem z údaj uvedených v technickém prkazu. Výpoet výše náhrady za spotebované pohonné hmoty: Náhrada na 1 km = 3,70 K + Prmrná spoteba dle TP na 100 km/ 100 * Cena PHM. Náhrada prokázaných výdaj za ubytování Zamstnanci náleží náhrada výdaj za ubytování, které bylo v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši prokázané dokladem za ubytování. Stravné Za každý kalendání den pracovní cesty bude zamstnanci poskytnuto stravné dle délky