Nastavení pokladny. Výběr pokladny nahrazení a vytvoření nové. Aktivace zkušební verze KASA FIK PLUS. Data & synchronizace. Změna jazyku aplikace

Transkript

1 Nastavení pokladny Výběr pokladny nahrazení a vytvoření nové Aktivace zkušební verze KASA FIK PLUS Data & synchronizace Změna jazyku aplikace Měny a konverze Nastavení plátce DPH Nastavení skladu Prodej komisního zboží pro EET Nastavení vlastního formátu čísla účtenek Zvláštní režim pro prodej použitého zboží Prodej s evidencí zákazníka s pozdějším zůčtováním Zaokrouhlení Platební metody - způsob platby

2 Výběr pokladny nahrazení a vytvoření nové KASA FIK umožňuje mít více pokladen vedených pod jedním uživatelským účtem. Pokud se přihlasíte již existujícím em a heslem, aplikace Vám nabídne možnost nahradit pokladnu nebo vytvořit novou. Nahrazení pokladny Při přihlášení se, vyberte pokladnu, kterou chcete nahradit. Pokladna, která již byla připojena k účtu, by neměla být nadále používána. Nově nahrazená pokladna bude zasílat data do Backoffice pod původní pokladnou. Pro nahrazení pokladny je nutné mít svolení servisního technika na technické podpoře.

3 Přidání nové pokladny Tato možnost je vždy doporučena. Dojde k vytvoření nové pokladny pod současným účtem. Původní pokladna zůstane zachována v Backoffice. Nová pokladna bude přidána. Je nutné provést nové nastavení pokladny, včetně EET, apod. Starou pokladnu je možné smazat v Backoffice.

4

5 Aktivace zkušební verze KASA FIK PLUS Uživatelům umožňujeme vyzkoušet si všechny funkce aplikace ve verzi PLUS. Zkušební verze je poskytována pouze na nově vytvořené účty po dobu 14 dnů. Po skončení 14 denní doby se aplikace automaticky přepne do verze FREE s jednoduchým prodejem. Aplikaci lze kdykoliv po zakoupení aktivačního klíče přepnout na licenci KLASIK nebo PLUS. Na následující obrazovce zvolte Zrušit nebo Aktivovat zkušební aplikaci. Aktivace zkušební verze je dostupná od v

6 Data & synchronizace Pokladní aplikace KASA FIK podporuje synchronizaci dat poklad. zařízení s backoffice (webovým rozhraním). V rámci synchronizace putují oběma směry data týkající se např. položek, kategorií a skladů. Ze zařízení se pak do backoffice přenáší data o prodejích účtenky, přehledy směn apod.

7 Kdy se data odesílají na EET EET účtenka se zasílá na systém finanční správy okamžitě Nedojde-li k odeslání v daném okamžiku, aplikace se znovu pokouší v intervalech odeslat EET data znovu Kdy se data odesílají do Backoffice Jakmile se provede změna v databázi aplikace, přibližně do 15s se aplikace pokouší odeslat data Při každém spuštění aplikace se provede kontrola a pokus o odeslání neodeslaných dat Při uzavření pokladny aplikace opětovně nahraje data z aktuálně uzavřené směny Jednou za 6-12h se aplikace pokusí znovu odeslat neodeslaná data do Backoffice automaticky

8 Synchronizace účtenek a uzávěrek Po vytvoření účtenky se ihned automaticky odesílá do Backoffice. Pokud je v době přijetí dat Backoffice dané pokladny otevřen a pokud jsou oznámení webové stránky v prohlížeči povolena, zobrazí se notifikace prohlížeče o nové účtence. Následně se účtenka objeví v nabídce "Historie účtenek" a také je započtena do přehledů v nabídce " Portál". Podobně jsou synchronizována data o směnách, které lze nalézt v Backoffice pod nabídkou "Přehledy uzávěrek". Po otevření pokladny (v pokladní aplikaci nabídka Pokladna") se odesílají údaje o otevření směny. Zbylá data jsou pak nahrána po uzavření pokladny. Synchronizace položek a kategorií Jednou ze základních funkcí je synchronizace položek, která probíhá oběma směry. Pro správné fungování této funkce je potřeba mít povolenou synchronizaci v Nastavení -> Data a synchronizace. Základním principem synchronizace položek je to, že změna udělaná na jednom místě se projeví i na místě druhém. Data tedy mohou putovat dvěma směry. 1. Backoffice -> Pokladní zařízení V případě, že jsou provedeny změny položek přes webové rozhraní, změny se projeví i na zařízení. Týká se to změn cen, názvu položky, její kategorie apod. a mazání/vytváření nových. Tyto změny se v zařízení projeví po tom, co se v Ceníku (nachází se v hl. menu) v pravém horním rohu klikne na 3 tečky a zvolí se Synchronizace s BackOffice. 2. Pokladní zařízení -> Backoffice

9 Stejně tak i úpravy položek provedené v zařízení se po uložení nahrají do Backoffice. Následná synchronizace ceníku na jiném zařízení pod stejným účtem si pak nahraje položky s těmito provedenými úpravami. Omezení synchronizace položek Pokud používáte více pokladen pod jedním účtem a chcete, aby každá pokladna zobrazovala jiné položky lze to možné docílit nastavením Omezení synchronizace. 1. V Nastavení - Data a Synchronizace klepněte na Omezit synchronizaci položek 2. Na jedné pokladně si nastavte štítek, např. pokl1 3. Na druhém zařízení si nastavte štítek jiný, např. pokl2 4. Při založení položky pak následně použijte štítek, odpovídající pokladně na které chcete položku zobrazit Práce se štítky u položek Při vytváření nové položky se štítek automaticky vloží podle nastavení dané pokladny Změny štítků lze provádět i v Backoffice Pokud chcete, aby položka byla vidět na všech pokladnách i při nastavení filtrů, nastavte 2 štítky k položce. Např. pokl1 tak i pokl2 Dostupné od verze beta41

10

11 Změna jazyku aplikace Jazyk aplikace je automaticky zvolen dle jazyka celého zařízení. Změnu jazyka zařízení lze provést v osobním nastavení zařízení Android. V hlavním menu zařízení otevřete nabídku Nastavení a v části Systém zvolte volbu Jazyk a zadávání. Stiskněte na možnost jazyk a z nabízeného seznamu vyberte požadovaný jazyk. Podporované jazyky Angličtina (výchozí) Čeština Polština Slovenština Vietnamština Španělština Indonéština Ruština Zjednodušená čínština

12 Měny a konverze V této sekci nastavení máte možnost změnit výchozí měnu, ve které bude primárně pokladna pracovat. Pokud vyžadujete práci s další dodatečnu měnou, vyberte ji v položce alternativní měna a nastavte aktuální kurz. Následně aplikace na účtence tiskne jak primární tak přepočet na alternativní měnu. V přehledu prodeje uvidíte rozdělení tržeb podle měny. Nastavení přepočtu kurzu Kurz je nutné nastavit na základě kombinace, která měna je primární a která alternativní. Pokud je primární měna CZK a alternativní např. EUR, je nutné zadat kurz např Důvodem je že výpočet se provádí násobením - tedy pokud se z CZK má vypočítat hodnota v EUR, provede se násobení kurzem. Tzn. při prodeji 100 Kč x = 3.90 EUR Naopak, pokud je primární měna EUR a občasně používáte prodeje v Kč, nastavte kurz např Tím dojde k vynásobení částky a zobrazení správné hodnoty v Kč. Tip: Kurz si můžete zjistit např. i pomocí Google vyhledáním 1 CZK in EUR Bitcoin platby Aplikace umožňuje mimo jiné platbu Bitcoiny. Pokud se rozhodnete funkci využívat, je nutné ji povolit v používaných platebních metodách. Jestliže je platba bitcoiny povolena, v nastavení měny zadejte aktuální kurz a adresu Vaší Bitcoin peněženky.

13

14 Nastavení plátce DPH Pokladna pracuje jak v režimu pro plátce i neplátce DPH. Z neplátce DPH se dá pak bezproblémově přejít na plátce DPH jen změnou nastavení. Nastavení plátce - neplátce DPH V Nastavení > Pokladna > Jsem plátce DPH zvolte odpovídající možnost. Nastavení se projeví okamžitě. Rozdíly pro plátce a neplátce Pokladna v KLASIK režimu nenabízí výběr daňové sazby Ceny ve správě položek se zadávají pouze v prodejních cenách Přehledy prodeje neobsahují přehled a rozdělení podle DPH Výše DPH ani základ daně se nezasílá na EET Nastavení sazeb Pro zjednodušení je možné omezit nabízené sazby DPH v nastavení V Nastavení > Pokladna > Sazby DPH zadejte sazby DPH, které chcete nabízet. Formát zadání musí být v desetinném čísle, ve formátu např 1.21 pro 21% sazbu, 1.15 pro 15% sazbu a 1.0 pro 0% DPH. Jednolivé sazby zadejte oddělené čárkou. Např. výchozí je " 1.21,1.15,1.10,1.0"

15 Nastavení výpočtu DPH Podle daňového řádu, se výpočet DPH provádí z celkové ceny násobením koeficientem. V aplikaci lze preferovaný způsob výpočtu nastavit podle potřeb poplatníka. V Nastavení > Pokladna > Výpočet základu DPH si zvolte preferovaný způsob.

16 Ze zákona o DPH 37 Výpočet daně u dodání zboží a poskytnutí služby 1. Daň se vypočte jako součin základu daně a sazby daně. Vypočtená daň se může zaokrouhlit na celé koruny způsobem, že částka 0,50 Kč a vyšší se zaokrouhlí na celou korunu nahoru a částka nižší než 0,50 Kč se zaokrouhlí na celou korunu dolů. Cena včetně daně se pro účely tohoto zákona vypočte jako součet základu daně a vypočtené daně.

17 2. Daň může plátce rovněž vypočítat z úplaty za zdanitelné plnění, která je včetně daně, nebo z částky stanovené podle 36 odst. 6, která je včetně daně, a koeficientu, který se vypočítá jako podíl, v jehož čitateli je číslo 21 v případě základní sazby daně nebo číslo 15 v případě první snížené sazby daně nebo číslo 10 v případě druhé snížené sazby daně a ve jmenovateli součet údaje v čitateli a čísla 100, vypočtený koeficient se zaokrouhlí na čtyři desetinná místa, vypočtená daň se může zaokrouhlit podle odstavce 1. Cena bez daně se pro účely tohoto zákona dopočte jako rozdíl částky za zdanitelné plnění obsahující daň a vypočtené daně po případném zaokrouhlení.

18 Nastavení skladu Sklady slouží k vedení základní evidence o skladových zásobách na provozovně. Pro správnou funkci skladů je nutné poctivě vést skladovou evidenci, nasklaďnění, odpisy a pravidelné inventury. Vedení skladů je často velmi administrativně náročné. KASA FIK poskytuje funkce jak vedení skladu v provozu zjednoušit a zpřehlednit. Pokladna primárně pracuje s výchozím skladem na zařízení. Každá pokladna si tak vede svůj vlastní sklad. Nastavení sdíleného skladu Pokud chcete sdílet sklad mezi více pokladnami a mít přehled o stavech v Backoffice je nutné nastavit pokladny, aby sdílely stejný Výchozí sklad. 1. Na pokladně v Nastavení > Pokladna > Výchozí sklad vyberte ze seznamu Sklad, který chcete využít. 2. Akci opakujte na jiné pokladně, na které chcete odečítat ze stejného skladu. Nové pohyby se nyní budou projevovat v nastaveném výchozím skladu. V Backoffice tak uvidíte pohyby souhrně. Jednotlivé skladové pochyby se nekopírují mezi zařízeními, ale pouze informace o změnách se propisuje v intervalech do Backoffice.

19 Funkce sdílených skladů je dostupná ve verzi PLUS od v

20 Prodej komisního zboží pro EET Koho se týká: Bazary a zastavárny, kteří jsou plátci DPH a přijímají platbu hotově nebo šekem. Metodické vysvětlení na stránkách etržby.cz Proč evidovat komisní prodej Dle metodiky Finanční správy, poplatník musí hlásit v datové větě DPH odděleně ve zvláštním režimu. DPH se odvádí jen z přirážky a tato skutečnost se musí uvést v hlášení na EET. Dále se netiskne výše DPH na EET účtence, aby si kupující nemohl odečíst DPH. Postup vytvoření položky - Varianta A 1. Založte si novou položku ve Správa položek a zvolte stav zboží jako Komisní zboží 2. V případě, že pokaždé prodáváte jiné zboží s jinou cenou, zvolte v záložce Ceny > Vyžádat zadání ceny 3. Uložte nově vytvořenou položku

21 Nastavení funkční klávesy - Varianta B 1. Otevřete aplikaci a zvolte KLASIK nebo PLUS 2. Podržte prst nad funkční klávesou 3. V nově otevřeném okně si nastavte název klávesy, např. "Komise" 4. Do pole Hodnota/PLU/Text vložte popis, který bude uveden na účtence 5. Zaškrtávacím tlačítkem zvolte, že se jedná o Komisní prodej

22 Pro správnou funkci prodeje komisního zboží doporučujeme používat verzi aplikace nebo novější

23 Nastavení vlastního formátu čísla účtenek Program KASA FIK umožňuje obchodníkům nastavit si svůj preferovaný formát účtenek v Nastavení Pokladna Formát čísla účtenky. Číslo účtenky používané v programu má tyto pravidla: 1. Numerická hodnota čísla účtenky nesmí přesáhnout Číslo účtenky může obsahovat pouze číslice 3. Nesmí začínat na číslici nula (0) počáteční nuly budou ignorovány Nastavení formátu Pro nastavení používáme následující formátování pomocí %05d. Toto znamená, že doplňované číslo bude mít 5 pozic a bude před nimi 0 na vyplnění. Příklady formátu čísla účtenky s poř. číslem 306 bude vypadat následovně: 2019%05d výsledné číslo účtenky bude %04d výsledné číslo účtenky bude %d výsledné číslo účtenky bude %04d2019 výsledné číslo účtenky bude %04d výsledné číslo účtenky bude %04d2019 výsledné číslo účtenky bude

24 Pro nastavení na nový účetní rok dostačuje změnit pouze začátek formátu změnou na aktuální rok a případně pak pořadové číslo viz následující kapitola. Přechod na nový účetní rok Při přechodu na nový účetní rok (často 1.1. následujícího roku), je nutné změnit pořadové číslo účtenky na 0. To provedete v Nastavení Pokladna Pořadové číslo účtenky

25 Zvláštní režim pro prodej použitého zboží Zvláštní režim vychází z 90 Zákona o dani z přidané hodnoty235/2004 Sb. V případě prodeje dle zvláštního režimu zatěžuje daň z přidané hodnoty pouze obchodní přirážku. Ta je stanovena jako rozdíl mezi prodejní cenou obchodníka a pořizovací cenou tohoto zboží. Vzhledem k těmto skutečnostem následně není v tomto režimu základ daně a daň uváděna na účtence a není ani odesílána na finanční správu. Postup vytvoření položky ve zvláštním režimu 1. Založte si novou položku v nabídce Ceník a zvolte stav zboží jako Použité zbožíí 2. V případě, že pokaždé prodáváte jiné zboží s jinou cenou, zvolte v záložce Ceny > Vyžádat zadání ceny. Pokud vám stačí na všechno použité zboží pouze jedna položka, doporučujeme si ji pro usnadnění a zrychlení prodeje přidat pod funkční klávesu pomocí PLU (návod). V nabídce Ceny zvolte správnou Sazbu DPH (zvláštní režim je pouze pro plátce DPH, je tedy nutné mít v nastavení zapnuto plátcovství a vyplněné sazby, návod naleznete zde). 3. Uložte nově vytvořenou položku

26 Následně pokud je na účtence položka s tímto nastavením, je účtenka odeslána a vytištěna ve zvláštním režimu pro prodej použitého zboží. Pro správnou funkci prodeje ve zvláštním režimu je nutné používat verzi aplikace nebo vyšší

27 Prodej s evidencí zákazníka s pozdějším zůčtováním Aplikace KASA FIK umožňuje evidenci zákazníků u každé účtenky a poskytuje data pro následné zůčtování. Kdy použít Prodeje s pozdějším zůčtováním - například na fakturu Prodej VIP zákazníkům Jídelny a bufety pro zaměstnance Kroky k nastavení 1. V Nastavení - Funkce si zvolte které platební metody akceptujete podle potřeb. Například Hotovost, Zálohová Faktura, Faktura 2. V případě, že chcete zakázat vystavení účtenky bez nastaveného zákazníka zvolte V Nastavení - Pokladna - Vyžadovat zadání zákazníka Prodej Každá vystavená účtenka bude muset mít vybraného zákazníka. Zaveďte si do systému

28 zákazníky a při prodeji provedete výběr ze seznamu zákazníků. V případě, že zákazník neexistuje, je nutné je zavést. Výstup prodeje / reporty Přehled prodeje podle zákazníků naleznete v Backoffice. Vyberete si časový úsek a systém Vám poskytne report podle obratu zákazníka za zadané období. Tipy pro rychlé zadnání Můžete si nastavit funkční klávesu pro rychlé nastavení zákazníka Zákazníka lze identifikovat zákaznickou kartou s čárovým kódem, QR kódem nebo čipovou kartou pomocí připojené čtečky

29 Funkce je dostupná od verze v edici 2019 a novější ve verzi PLUS

30 Zaokrouhlení Ve výchozím nastavení se neprovádí zaokrouhlení. Pokud chcete výslednou částku na účtu zaokrouhlit, lze přidat na účet automaticky vypočítané zaokrouhlení. Zaokrouhlení se používá matematické. Jak nastavit zaokrouhlení V Nastavení - Pokladna - Vyberte volbu Přidat zaokrouhlovací položku

31 Platební metody - způsob platby Aplikace eviduje u každé účtenky i jednotlivé položky způsob, jakým byla provedena úhrada. To se následně používá v přehledu prodeje tak i v Backoffice. Obchodník si může určit, které způsoby plateb akceptuje. To lze učinit v Nastavení Funkce - Platební metody. Indoviduálně lze jednotlivé možnosti vypnout nebo zapnout.