Postup vytvoření faktury nebo dobropisu. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Transkript

1 Postup vytvoření faktury nebo dobropisu

2 Vítejte. Toto video jsme vytvořili, abychom vám ukázali, jak je snadné odesílat faktury a dobropisy prostřednictvím portálu systému Tungsten Network. Nejprve klikněte na domovské stránce na volbu Vytvořit fakturu. Nebo také můžete kliknout na volbu Fakturace v liště hlavní nabídky. A dále na volbu Vytvořit fakturu.

3 Nejprve klikněte na modré kolečko pod částí pro zákazníky a vyberte svého zákazníka. Jakmile vyberete zákazníka, zvolte v rozbalovací nabídce, jestli odesíláte fakturu nebo dobropis. Po zadání svého jedinečného čísla faktury či dobropisu klikněte na volbu Vytvořit.

4 Do části Vaše údaje uveďte své jméno, telefonní číslo a e- mailovou adresu. Do části Komu fakturujete zadejte telefonní číslo a ovou adresu svého zákazníka. Systém Tungsten Network vám také umožňuje ukládat údaje o kontaktech. Chcete-li uložit kontakt, který bude uveden v budoucích podáních, klikněte na modré kolečko vedle části Vaše údaje a Komu fakturujete.

5 Jestliže odesíláte zboží, uveďte adresu odesílatele a adresu příjemce. Pokud jsou adresa Faktury od a adresa odesílatele totožné nebo pokud neodesíláte produkty, neklikejte na políčko pro zadání adresy odesílatele. Systém Tungsten Network vám také umožňuje ukládat údaje o dodacích adresách. Chcete-li uložit dodací adresu pro budoucí použití, klikněte na modré kolečko vedle části s adresou příjemce, kterou chcete aktualizovat.

6 Vytváříte-li fakturu nebo dobropis, je nutné zajistit, aby byl vybrán správný typ dokumentu. Chcete-li aktualizovat typ dokumentu, vyberte z rozbalovací nabídky možnost Faktura nebo Dobropis. Zkontrolujte v kalendáři, že jste vybrali datum fakturace, datum splatnosti a datum doručení. Tak zajistíte, aby bylo datum při odesílání faktury nebo dobropisu ve správném formátu. Vaše měna je přednastavena podle země uvedené v části Vaše údaje. Při změně měny je třeba zadat směnný kurz dané měny uvedený dole na stránce. Pokud je země uvedená v adrese Faktury od neplatná, přejděte k možnosti Můj účet nacházející se v horní části stránky a aktualizujte adresu vaší společnosti v údajích Faktury od.

7 Mnozí zákazníci, kteří dostávají faktury ze systému Tungsten Network, vyžadují, aby na každé faktuře nebo dobropisu bylo uvedeno pouze jedno číslo objednávky. Nejlépe je obeznámit se s požadavky svého odběratele, protože je možné, že budete mít zvláštní svolení uvádět na faktuře či dobropisu více objednávek. Nevyžaduje-li váš zákazník číslo objednávky, pak pole pro číslo objednávky přejděte.

8 Chcete-li zadat řádkovou položku, vyberte možnost Přidat. Z rozbalovací nabídky vyberte typ řádkové položky. První řádkovou položkou musí být řádková položka Zboží nebo Služba. Po splnění této podmínky máte možnost zadávat ostatní typy řádkových položek, jako jsou speciální řádkové položky. Zadejte popis řádkové položky, případně také číslo součástky. Systém vyžaduje údaje o měrné jednotce, množství a ceně jednotky.

9 Pokud na faktuře nebo dobropisu uvádíte daň, vyberte z rozbalovací nabídky typ daně. Někteří uživatelé nemusí mít možnost zadávat daň na úrovni řádku, protože se nacházejí v oblasti, kde je nutné zadávat daň na úrovni součtu. Chcete-li do řádkové položky uvést doplňující informace nebo datový rozsah, zvolte možnost Klikněte sem pro další informace. Po zadání všech údajů do řádkové položky klikněte na možnost Uložit řádkovou položku. Upozorňujeme, že máte možnost přidávat další řádkové položky nebo můžete pokračovat ve vytváření faktury nebo dobropisu, protože systém umožňuje vkládat do faktury nebo dobropisu několik řádkových položek.

10 Při zadávání dobropisu nezapomeňte uvést číslo původní faktury, datum původní faktury a důvod odeslání dobropisu. V části řádkových položek faktury nezadávejte do pole množstevní či jednotkové ceny záporné hodnoty. Systém nedovoluje zadávat záporné znaménko. Po uložení řádkové položky bude dokument fungovat jako dobropis. Hrubá částka se bude zobrazovat jako pozitivní hodnota.

11 Máte-li přílohu, nahrajte ji ještě před odesláním faktury nebo dobropisu. Možnost připojit přílohu využijte k nahrání podkladových dokumentů, které jsou třeba ke schválení faktury či dobropisu. Nepřipojujte další kopii faktury. Pokud žádáte o předčasnou platbu, klikněte na možnost Použít slevu pro předčasnou platbu a zadejte své podmínky pro předčasnou platbu.

12 Chcete-li změnit informace o provedení platby, udělejte to nyní. Než fakturu odešlete, stiskněte tlačítko Náhled a zkontrolujte, že jsou všechny zadané údaje správné. Dále klikněte na tlačítko Odeslat a fakturu či dobropis odešlete. Vaše faktura nebo dobropis byly úspěšně odeslány.

13 Systém Tungsten Network vám umožňuje sledovat průběh zpracování již odeslané faktury. Chcete-li se informovat o stavu faktury, přejděte k volbě Fakturace v hlavní nabídce a vyberte možnost Stav faktury. Po odeslání faktury nebo dobropisu bude ověřeno, že dokument vyhovuje předpisům a že jsou v něm uvedena všechna pole podle požadavků vašeho zákazníka. Během této doby bude vaše faktura ve stavu Odesláno. Jakmile proběhne ověření, obdržíte potvrzovací , který vás uvědomí o tom, zda byla faktura přijata, nebo ne. Pokud faktura přijata nebyla, nebude doručena vašemu zákazníkovi. Nesete odpovědnost za opravu jakýchkoli chyb a za případné opětovné odeslání faktury. Pokud jsou faktura nebo dobropisy přijaty, doručí je systém Tungsten Network vašemu zákazníkovi do 24 hodin a adekvátně aktualizuje stav faktury. Odesílat faktury a dobropisy pomocí systému Tungsten Network je velmi jednoduché. Potřebujete-li pomoc s orientací na portálu Tungsten Network nebo se při používání těchto stránek objevují technické problémy, použijte stránku Nápověda a podpora.

14 Další informace a videa najdete v části Nápověda a podpora