Zavádění změn ve firmách. Videoškolení. Ivo Toman

Transkript

1 Zavádění změn ve firmách Videoškolení Ivo Toman

2 Nahráno: Hotel Carlton, Bratislava Režie: Karol Vosátko Postmastering: Jumbo music s.r.o., Bratislava Sazba a grafika: General Design - Alexander Klinko Cover & Design: Alexander Klinko Vydání: První Distribuce a vydavatel: TAXUS International s.r.o., Praha TAXUS International, s.r.o., Bratislava Ivo Toman, Praha 2010 Všechna práva vyhrazena. Žádná část této knihy ani přednášky nesmí být reprodukována, zaznamenána nebo vysílána v jakékoli elektronické, mechanické, optické, magnetické, chemické nebo jiné formě (s výjimkou krátkých citací pro recenzní účely) bez souhlasu vydavatele.

3 Zavádění změn ve firmách Videoškolení Ivo Toman

4 Poznámky: 4

5 Zavádění změn ve firmách Lidé mají strach ze změn, protože změny vedou do neznáma. Musíte překonat strach ze ztráty jistot. Hlavní problém nejsou změny samotné, ale jejich zavádění. Hlavní úkol je, jak změnit dnešní chování lidí, které už nevyhovuje. Změnit chování člověka je obtížné. Změnit chování více lidí umí jen hrstka nejlepších. Změny: Správné změny. Správní lidé. Správné klima. Správný způsob zavádění změn. Zavádění změny má 2 části: rozumovou a citovou. Kdy zavádění změn nefunguje: 1. Změny jsou zbytečné nebo dokonce škodlivé. 2. Dobré změny jsou špatně zaváděny. 5

6 Poznámky: 6

7 Kdy je změna zbytečná nebo dokonce škodlivá 1. Pokud není v souladu se základní ideologií. 2. Pokud neslibuje lidem lepší jistotu v budoucnosti. 3. Pokud se snažíte zlepšit neúzké místo. 4. Pokud změna pomůže jen vedení. 5. Pokud chcete změnit lidi. 6. Pokud chcete změnit mezilidské vztahy. Ad 1) Základní ideologie Ve skvělých firmách se jí drží nejen v obdobích úspěchu, ale i neúspěchu. Základní ideály se nemění, vše ostatní ano. Cíle, sortiment, strategie, taktiky atd. se časem musí změnit. Jaká má být ideologie? Neptejte se: Jaké hodnoty máme zastávat?, ale Jaké hodnoty už zastáváme?. Příklady: Základní ideologie: Klíčové hodnoty: Základní smysl: 7

8 Poznámky: 8

9 Ideologie nestačí. Potřebujete hnací sílu na vytváření nepohody: 1. Obrovské, troufalé, odstrašující cíle: Odvážný a vzrušující. Musí být jasný, přesvědčivý tak, že už nepotřebuje další vysvětlení. Téměř nereálný časový plán. Musí na něj navazovat další. Musí být v souladu se základní ideologií. Může jich být více současně. 2. Kultury podobné kultům: Nejde o kult osobnosti, kde se vše točí kolem charismatického vůdce. Jde o kult ideologie. 4 vlastnosti kultů: Jasně daná ideologie. Opakování zásad. Zapadni nebo vypadni. Elitářství. 3. Testování: Evoluční rozvoj současně se strategickými skoky. Co dělat: Co nedělat: Musíte podporovat iniciativu jednotlivců. Kritika chyb iniciativu zabíjí. 9

10 Poznámky: 10

11 4. Domácí management Odborníci na změnu jsou lepší zevnitř, neboť souhlasí s ideologií. Syndrom zachránce. 5. Nikdy to není dost dobré Vytvářejte nepohodu. Spokojenost vede k úpadku. Odstraňte to, co brání změnám a nesoulady mezi jednotlivými body. Jediné, co je neměnitelné, je základní ideologie. Vše ostatní se mění. Ad 2) Změna neslibuje lidem lepší jistotu Ad 3) Když se snažíte zlepšit neúzké místo m m m m m m m m Změny, které nezohledňují fungování systému jako celku, nepomohou, ale dokonce i uškodí. Zlepšujte jen úzká místa. Zaměřte se na zvyšování kapacity - na průtok. Průtok = tržby (zaplacené) - všechny výdaje (ne náklady) Podnik jako řetěz: nejslabší článek rozhoduje o pevnosti řetězu. 11

12 Poznámky: 12

13 3 základní otázky: 1. Co musíme změnit? 2. Na co to změnit? 3. Jak změnu přivodit? Potřebujete, aby všichni lidé v organizaci věděli, co je úzké místo. Odstranění fyzických omezení nestačí. Největším omezením jsme my sami naše politika a metody. Ad 4) Plánovaná změna poslouží pouze vedení Ad 5) Pokud chcete změnit lidi Ad 6) Změna mezilidských vztahů Lidé musí souhlasit se změnou. Správní lidé pro změny Musíte překonat společenský odpor. Obklopujte se jen lidmi, kterým změny nevadí. Zbavujte se odpůrců. Odpůrci nesmí odejít z osobních důvodů. Všichni musí vědět, že nesouhlasili se změnami. Pokud změnu mají prosazovat lidé, kteří jsou s dosavadním stavem spokojení, selže to. 13

14 Poznámky: 14

15 Správné klima u změn Jakmile se objeví nová iniciativa, hned se vynoří odpor proti ní. Nové nápady snadno podléhají kritice. Nejlepší firmy se nesoustředí na jednotlivé produkty. Hlavním produktem je samotná firma. Produkty nevytvoří skvělou firmu, ale naopak skvělá firma vytvoří skvělé produkty. Vyřešte konfliktní očekávání Dohodou o výkonu: 1. Stanovte požadované výsledky. 2. Zadejte termín. 3. Uveďte všechny dostupné zdroje. 4. Definujte zodpovědnost. 5. Určete pozitivní i negativní následky. 6. Nepleťte se jim pak do cesty. 7. Vše musí plně podporovat princip výhra-výhra. 8. Budou podávat periodicky hlášení. Správné klima u změn vytvoříte: 1. Správným odměňováním. 2. Správným hodnocením. Analýza silového pole: Každý okamžitý stav výkonnosti je rovnováha mezi hnacími silami, které podporují růst, a brzdícími silami, které brání vývoji. 15

16 Poznámky: 16

17 Kdy se změnu nepodaří prosadit 1. Nepřekonáte strach lidí z neznáma nebo z neúspěchů Každý se ptá: Jak ta změna ovlivní mě? Lidé něco změní, když se přesvědčí, že výhody ze změn převažují nad nevýhodami, které potrvají, pokud ke změně nedojde. Pokud ohrozí jejich bezpečí nebo pokud za to nebudou odměněni, budou proti. Musíte proto ukázat: Že to jde. Že je to neohrožuje. Naopak, že je za to budete odměňovat. Položte si otázky: Jaké chování chceme? A jak ho budeme odměňovat? 2. Velká vzdálenost a dlouhý čas Odmítnutí je tím častější, čím déle trvá, než se o něm zaměstnanci dozvědí, a čím je vzdálenější od samotné změny ten, kdo o ní rozhodl. 3. Direktivní nařízení změny Jednou z nejčastějších chyb je přijít s řešením, které se má zavést bez diskusí. Nemají-li lidé možnost podílet se na formování návrhu řešení, nejspíše ho nepřijmou. Lidé často odmítají i jim prospěšné myšlenky, pokud jsou jim vnuceny. Klíčem k postoji je většinou to, kdo je iniciátorem změny. Pokud já, pak jsem samozřejmě pro. Pokud někdo jiný, pak jsem proti. Efektivní řešení má dvě součásti: kvalita řešení a míra zapojení. Nejlepší je ptát se lidí na jejich nápady. Pak vyberte ty, kterými odkloníte celý proces tam, kam potřebujete. A můžete tak přijít i na lepší řešení. Zapojte lidi do řešení problémů. 17

18 Poznámky: 18

19 4. Podřízení neuznávají autoritu svého vedoucího 5. Pokud je cenou za změny čas Kdykoli má dojít ke změně, všichni se zajímáme o to, jak to ovlivní náš čas. 6. Moc změn 7. Pokud máte lidi se špatnými postoji Postoj rozhoduje o úspěchu. Náš postoj jsme si sami zvolili. Postoje jsou důležitější než fakta. Náš postoj určuje, jak vidíme svět kolem sebe. Typy lidí, kteří brání v uskutečňování změn: 1. Vůdce s omezenými schopnostmi. 2. Egoista. 3. Emočně nebo duševně vyšinutý. 4. Poražený. 5. Spokojený lenoch. 6. Milovník tradic. 7. Součást davu. 8. Hledač problémů. 9. Prorok selhání. 8. Odpor ke změně u lidí nahoře nebo uprostřed Ti, co jsou u moci, se snaží, aby ji neztratili. Přizpůsobivost. 19

20 Poznámky: 20

21 9. Tlak na logiku Člověk chce prožívat co nejméně bolesti a naopak co nejvíce radosti. O logice to není. Potřeba změny často zní logicky, ale přesto přináší úzkost, nejistotu a ztrátu pocitu bezpečí. Nespoléhejte na čísla ani výzkumy, ale na emoce. Ukažte lidem to nejhorší, co můžete. Na to je vzorec: Málokdy platí vzorec: Oznámit změnu a hned ji začít zavádět je chyba. Musí být dostatečné povědomí o naléhavosti změny, správní lidé a pocit naléhavosti změny. 10. Nevyužíváte body zlomu 11. Plánovaná změna není lidem účinně podaná 21

22 Poznámky: 22

23 Body zlomu Informace i změny se šíří podobně jako epidemie. Všechny epidemie mají bod zlomu kritické množství. Epidemie potřebují: 1. Zlomový počet zlomových lidí. 2. Nakažlivé chování. 3. Vliv prostředí. A jak odstartovat a řídit epidemie? Změnou těchto 3 vlivů. 1. Zlomový počet zlomových lidí Určití lidé mají obrovský vliv díky speciálnímu sociálnímu nadání: Spojovatel. Informátor. Prodavač. 2. Nakažlivé chování Chytlavost - jde o zapamatovatelnost. 3. Vliv prostředí Podmínky v době a místě šíření a změny souvislostí. Vaše přesvědčení není to, co ovlivňuje vaše jednání, ale situace, ve které jste. Lidé ve skupině se chovají jinak. Velikost skupiny. Síla skupiny. 23

24 Poznámky: 24

25 Postup zavedení změny 1. Příprava změny 2. Vyvolejte pocit naléhavosti změny u zlomových lidí Pokud se hned začne zavádět změna, je to chyba. Nejdříve musí být dostatečné povědomí o naléhavosti změny a dostatek správných lidí. Přeměňte strach v pozitivní povědomí naléhavosti. Jinak se lidé soustředí na vlastní přežití místo na změny. Jak to provést? Problém musí uvidět tak, aby je emočně zasáhl. Musí to být dramatické. 3. Sestavte tým pro zavedení změny Ze zlomových lidí. Války se vyhrávají ve stanech generálů. Kdo a kde je tvůj generál? Revoluce se nevyhlašují předem. Nejdříve musíte získat podporu vlivných osob. 4. Formulujte vizi změny a strategii Jaký má být cílový stav. Jednoduché a povznášející. Vize nejsou plány. Vše napište jen na 1 stranu A4. Vizi zaměřte na lepší službu zákazníkům, s tím se lidé ztotožní. Snižování nákladů vyvolává strach. 25

26 Poznámky: 26

27 5. Získávejte další stoupence a současně odstraňujte překážky Cílem je získat co nejvíce lidí pro uskutečnění vize. Velké změny nesmí šokovat. Úmyslný únik pozitivních informací jim musí dát odpověď na otázku: Co to znamená pro mne? Sežeňte co nejvíc údajů, abyste dospěli ke 2 příběhům: 1. Co se stane, jestliže se firma nezmění. 2. Co se stane, jestliže se změní. Pak mluvte a mluvte a mluvte. Jen tak se změní chování lidí. Překážky: Lidé, činnosti, systém, psychické bloky v hlavách lidí. Základní pravidlo: Věnujte problémům maximálně 10 % času. 90 % věnujte jejich řešení. 6. Dosahujte rychlých úspěchů Dodávají věrohodnost dosavadní cestě, že to funguje. Poskytují zpětnou vazbu a oslabují pochybovače. Nic nepřekoná odpor ke změně rychleji než úspěch emoce. Nejdůležitější úkol nadřízeného zní - šířit dobrou náladu. 7. Důsledně dodržujte novou vizi a strategii Důslednost rozhoduje. Nepolevujte a upevňujte dosažení změny. Počáteční nadšení vyprchává. Dojde k oslabení pocitu naléhavosti změny. Najděte nějaké vnější ohrožení. Povyšujte ty, kteří jsou pro změny nejlepší. 27

28 Poznámky: 28

29 Jak změnit lidi I když lidé stále mluví o změnách u jiných nebo ve firmě, sami se odmítají změnit. Jak jste se vy sami v poslední době změnili? Nesnažte se změnit jiné lidi. Lidé mohou změnit jen svůj vlastní život změnou postojů a návyků. Nikdo nedokáže změnit jiného člověka. Můžete ale vytvořit podmínky pro změny ve firmě. A co přijde po úspěšné změně? Nic nepomíjí rychleji než úspěch. Okolí se opět změní. Takže budou další změny. Řešení všech problémů se týká čtyř otázek: a) Kde jsme? b) Kam se chceme dostat? c) Jak se tam dostaneme? d) Jak poznáme, že jsme se tam už dostali? Závěr Změny se týkají současnosti a budoucnosti, ne minulosti. Zavádějte: správné změny, se správnými lidmi, ve správném ovzduší, správným způsobem. Změny nikdy nekončí. 29