Návod k obsluze pokladny Optima s programem J2

Transkript

1 Návod k obsluze pokladny Optima s programem J2 tel./fax: sep@sepsystem.cz V Ostravě 10. října 2001 Ing. Oldřich HOLUŠA list číslo : 1

2 Manuál pro vkládání zboží a kalkulací pro restaurační provedení J2 s pokladnou OPTIMA. 1. Několik slov úvodem Nejdříve je nutné si připravit rozdělení nakupovaného zboží (nebo výrobky) do skupin podle druhů. Doporučuji používat šesti místná čísla, z nichž prvá tři čísla jsou čísla skupina a další tři čísla jsou pořadové číslo ve skupině. Dále doporučuji začínat každou skupinu písmenovou zkratkou, například Ml.v. máslo tak, aby třídění podle pořadových čísel i podle názvu (abecedně) vždy seřadilo každou skupinu společně. Příklad rozdělení do skupin zboží je: číslo zboží název zboží číslo zboží název zboží 001xxx Obaly 054xxx Luštěniny 007xxx Kůzlečí 055xxx Houby 008xxx Králičí 056xxx Ovoce 009xxx Jehněčí 057xxx Suché ovoce 010xxx Hovězí maso 058xxx Zavařenina 011xxx Telecí maso 059xxx Kompoty 012xxx Vepřové maso 060xxx Koření 013xxx Uzená masa 061xxx Pochutiny 014xxx Vnitřnosti 062xxx Saláty 015xxx Uzeniny 065xxx Polotovary 016xxx Drůbež 070xxx Cukrovinky 017xxx Zvěřina 080xxx Čaje 018xxx Skopové 085xxx Káva 019xxx Ryby 090xxx Alkohol. nápoje 020xxx Mléčné výrobky 095xxx Pivo 021xxx Vajíčka 100xxx Nealkoh. nápoje 022xxx Mořské ryby, krabi 110xxx Cigarety 030xxx Tuky 120xxx Suvenýry 040xxx Mouky 130xxx Drogerie 041xxx Těstoviny 140xxx Spotřební materiál 042xxx Pečivo 150xxx DKP 045xxx Rýže 160xxx Zákl. prostředky 050xxx Zelenina sterilovaná 180xxx Pomocný materiál 052xxx Zelenina 053xxx Zelenina mražená Takové rozdělení skupin zboží vyhovuje pro většinu restauračních provozů. Není úplně nejlepší pro pizzaterie, provozovny, specializující se na mořské plody nebo čajovny. V takovém případě je možno zvolit jiné vhodné rozdělení skupin zboží podle podobného schémata. list číslo : 2

3 1.2. Pro prodávané druhy zboží (nebo výrobky) doporučuji používat malá čísla do 999 (PLU), která se budou typovat nebo jiným způsobem volit na pokladně. Příklad rozdělení je následující: od PLU do PLU název prodávaného druhu Aperitivy Bílá vína Červená vína Sekty Alkoholické nápoje / destiláty Whisky Koňaky Likéry Míchané nápoje Pivo Teplé nápoje Doplňky k nápojům Čaj Tabákové výrobky Studené předkrmy Menu Polévky Teplé předkrmy Pokrmy z vepřového masa Pokrmy z hovězího masa Pokrmy z drůbežího masa Ryby Speciality Jídla na objednávku Bezmasá jídla Sladké pokušení Saláty Takové rozdělení čísel PLU pro prodávané zboží vyhovuje pro většinu restauračních provozů. Není úplně nejlepší pro pizzaterie, provozovny, specializující se na mořské plody nebo čajovny. V takovém případě je možno zvolit jiné vhodné rozdělení čísel PLU prodávaného zboží podle podobného schémata Pro restaurační provozy doporučuji používat takové rozdělení pro všechno prodávané a nakupované zboží. Spojení prodávaného a nakupovaného zboží provádět zásadně přes kalkulace, i když se jedná o zboží, které se prodává v nezměněné podobě. Dále takové schéma rozdělení zboží umožňuje velmi jednoduchou tvorbu podkladů pro práci obsluhujícího personálu (jídelničky). list číslo : 3

4 2. Postup vkládání Předpokladem další práce spuštění programu J Najeď myší na ikonu J x kvikni myši Objeví se základní nabídka Přihlas se do programu heslem Zadej vstupní heslo U (uživatel) Potvrď OK 2.2. Vložení prodávaného zboží (PLU) (podle odstavce 1.2) Najeď na položku SKLAD a zmáčkni (Enter) Vyber položku Karta výrobků a zmáčkni (Enter) Zobrazí se okno: list číslo : 4

5 Zvol ikonu nový výrobek Zobrazí se okno Vlož číslo výrobku např.1 a zmáčkni (Enter), vlož EAN (stejné jako číslo výrobku) a zmáčkni (Enter). Postupně vlož další hodnoty. V tomto případě použij Pevná c.. Do okna NC natypuj [pro vnitřní proměnnou systému neumí dělit 0 ]. Do okna NOC natypuj skutečnou prodejní cenu. V okně Rabat je vypočten formální rabat mezi NC a MOC. list číslo : 5

6 Vyplněné okno bude vypadat následovně: Potvrď údaje v okně Všechno 2.3. Vložení nakupovaného zboží (podle odstavce 1.1) Postupuj stejně jako v bodě 2.2, pouze cenu zatrhni Nová c. a číslo výrobku zvol podle bodu 1.1 a EAN nevyplňuj Vyplněné okno bude vypadat následovně: Doporučuji označit nakupované suroviny jako láhev, sud, kg atd. aby byly na prvý pohled odlišené od prodávaného zboží. Poznámka: Pro kalkulací pokrmů musí být předem navolena všechny suroviny. list číslo : 6

7 2.4. Vytvoření kalkulace Zvol okno Kalkulace Zvol Kalkulace Zobrazí se okno Zvol ikonu Nová kalkulace Zobrazí se okno Vlož číslo výrobku (prodávaného výrobku PLU) například 1. Je to stejné číslo, které jsme volili v bodě (tento výrobek musí být předem definován). list číslo : 7

8 Vyplň postupně všechny údaje až po Číslo výrobku v dolní části okna (zde budou čísla surovin). Informace o skladu koncového výrobku jsou definovány v systému a zde je nutno pouze dodržet integritu dat (číslo musí být zadáno) V okně Číslo výrobku ve spodní části využij nápovědu Zobrazí se okno: Vyber šipkami hledanou surovinu a potvrď výběr (Enter) list číslo : 8

9 Zobrazí se upravené okno(je vyplněn název a počet 1,000): Zvol pole Počet a vlož množství Zadej množství například 0,200 l (litry), doplň MJ není povinné a přejdi na další řádek: POZOR: Přechod na další řádek je nutný, aby došlo k zápisu vložených hodnot!! Zvol Konec. Tím dojde k zapsání kalkulace Pokud je v kalkulaci více surovin, pokračuj dále podle bodů až a potom kalkulaci ukonči podle bodu list číslo : 9

10 Na konci se objeví okno Pokud by měla být ponořená kalkulace v kalkulaci, je nutné nejdříve vytvořit vnořenou kalkulace a spojit ji s konkrétním výrobkem a teprve tento výrobek použit ve vnější kalkulaci. V každé kalkulaci může být vnořena pouze jedna kalkulace. Vnořená i vnější kalkulace musí být z jednoho sladu Spojení prodávaného zboží (PLU) s kalkulaci Aby bylo možné spojovat prodávané výrobky s kalkulacemi, musí být nejdříve všechno zboží (nebo výrobky) zavedeny a musí být vytvořeny kalkulace Zvol Sklad, Karta výrobku výrobek, ke kterému má byt kalkulace připojena Zvol Opravu výrobku list číslo : 10

11 Zobrazí se okno Zvol záložku Kalkulace Zobrazí se okno Nastav kurzor na číslo výrobku a zvol nápovědu Zobrazí se okno list číslo : 11

12 Vyber šipkami hledanou kalkulaci a potvrď výběr (Enter) [kalkulace číslo 1 je pouze formální a není určena k použití, všechny zbývající kalkulace se používají bez omezení] Zobrazí se okno Tím je kalkulace spojena s prodávaným výrobkem (zbožím) a surovinami (nakupovaným zbožím). Zvol pole Všechno Uvolnění prodávaného zboží (PLU) k prodeji na pokladně OPTIMA Zvol Sklad, Karta výrobku výrobek, který se má na pokladně prodávat Zvol Opravu výrobku list číslo : 12

13 Zobrazí se okno Zvol záložku Optima Zobrazí se okno Zatrhni políčko Povolený výrobek a potom zvol políčko Všechno Tím dojde k povolení prodeje výrobku na pokladně. list číslo : 13

14 2.7. Takovým způsobem se postupuje i v případě, že se výrobek v nezměněné podobě také prodává. V kalkulaci pak v množství bude Poslání výrobku (prodávaného zboží PLU do pokladny 3.1. Zvol okno komunikace s pokladno 3.2. Zobrazí se okno 3.3. Zvol Komunikace a Výrobky do pokladny Zobrazí se okno list číslo : 14

15 3.5. Je-li více pokladen, zobrazí se více řádků. Pokladna, do které je potřeba poslat výrobky, se zvolí tím, že ve zbývajících pokladnách se zruší v komunikaci písmeno A (kviknutím myší) V poli Datum je uvedeno datum, od kterého se výrobky do pokladny pošlou. Datum je možno přepisovat Spuštění komunikace proveď kviknutím na pole Start komunikace. list číslo : 15

16 4. Připojení prodávaných výrobků na přímo na klávesnici pokladny Předem si připrav rozložení prodávaných výrobků na klávesnici. Do připravené tabulky si vepiš čísla PLU a názvy prodávaných výrobků tak, aby byly pro obsluhu pokladny jednoznačné a přehledné, například pivo k pivu atd. PLU musí být předem v pokladně Připravená tabulka vypadá následovně (v programu jsou pole číslována od 01 do 80, zde od A1 do J8) [pole A1(01 dle programování), PLU 801, rohlík]: A B C 801 rohlík 1 campari 2 cinzano D E F G H I J 4.3. Programování klávesnice Zvol program Opticash kvikni na ikonu Opticash podle konfigurace v PC Zobrazí se okno Zvol pole Programování a postupně Stavové hodnoty a Rozložení klávesnice. list číslo : 16

17 Zobrazí se okno Zvol upravované pole (místo na klávesnici), například Zobrazí se okno Vepiš do pole Posun hladin 1 číslo PLU (nevhodný překlad názvu) Zobrazí se okno Zbývající pole nechej původní. Uzavři okno Další klávesy na pokladně programuj stejně podle bodu až list číslo : 17

18 Pokud chceš programovat klávesy, které nejsou v okně zobrazeny, použij šípky na okraji zobrazovaného okna Lze také měnit funkce kláves (nejen PLU, ale například použít klávesu na posuv pásky atd.). V tomto případě se programuje pole Funkce. Popis takového programování je nad rámec tohoto manualu Ukončení programování kláves proveď kviknutím na pole OK list číslo : 18

19 4.4. Přenos naprogramované klávesnice do pokladny Zvol okno Komunikace Zobrazí se okno Musí být zatržená pole: Pokladna 01 Kanál COM 1 Přenos Odeslat (zatrženo) Stavové hodnoty (zatrženo) Číslo pokladny se může podle konkrétní pokladny měnit, taktéž COM Spusť přenos kviknutím na Start Průběh přenosu se zobrazuje v dolní části okna Přenos musí proběhnout bez chyb. Pokud se tak nestane, zkontroluj zda na pokladně není otevřený účet nebo zda neprobíhá na pokladně jiná činnost, případně zkontroluj zapojení kabelů Uzavři okno kviknutím na OK list číslo : 19

20 5. Programování při více pokladnách V základním okně programu Opticash zvol pole Data a Otevřít 5.2. Zobrazí se okno 5.3. Vyber pokladnu, například vinárna Otevři soubor kviknutím na pole Otevřit Takto jsou otevřena všechna data a programové nastavení pro pokladnu Vinárna. Při ukončení činnosti Opticash se program vždy ptá, zda změny uložit. Doporučuji změny ukládat. 6. Ukončení činnosti programu Opticash Kvikni v základním okně na křížek. list číslo : 20

21 Poznámky: list číslo : 21