Hlasování SVJ Dokumentace. Obsah

Transkript

1 Hlasování SVJ Dokumentace Obsah Hlasování SVJ Dokumentace... 1 Úvod... 2 Filosofie aplikace... 2 První spuštění... 3 Horní menu záložek... 3 Nové shromáždění... 3 Nové shromáždění dle vzoru... 3 Otevřít... 4 Uložit... 4 Konec... 4 Import jednotek ze souboru SSB Import jednotek katastru nemovitostí... 4 Přímý Import z katastru (LV)... 5 Sestavy... 8 Dokumentace k programu... 9 Dotazy k programu... 9 Objednávka licencí programu O programu Hlasování SVJ Horní funkce programu O shromáždění Jednotky Program shromáždění Usnesení Hlasování Zápis Automatické ukládání STARLIT s. r. o. Strana č. 1

2 Úvod Hlavním cílem aplikace Hlasování SVJ je usnadnění tvorby dokumentace průběhu hlasování na shromáždění společenství vlastníků. Jde především o evidenci přítomných, nezbytné výpočty usnášeníschopnosti, výsledky hlasování na základě vlastnických podílů, protokoly k jednotlivým bodům programu shromáždění, o nichž se hlasuje a vytvoření zápisu. Filosofie aplikace Osoba (dále jen uživatel aplikace), která připravuje shromáždění (body programu, o nichž se bude hlasovat), před zahájením shromáždění zadá do aplikace seznam jednotek (bytů/nebytových prostor) a k jednotlivým jednotkám jejich vlastníky. Tyto údaje lze také importovat z programu SSB2000 nebo z jiného již proběhlého shromáždění. Je-li znám program shromáždění (body, o nichž se bude hlasovat), může si tyto jednotlivé body do aplikace zadat včetně hlasovacího kvóra, potřebného pro jejich přijetí. Lze tak učinit i v průběhu shromáždění. Na shromáždění vlastníků jednotek se uživatel programu vybaví např. notebookem s nainstalovanou a zaregistrovanou aplikací Hlasování SVJ. Při zahájení shromáždění si k prvnímu bodu, o němž se bude hlasovat, uživatel aplikace připraví seznam přítomných na shromáždění. Ten lze připravit buď výběrem z evidovaných vlastníků, nebo zadáním libovolné osoby a určením jednotky, k níž má přítomná osoba hlasovací právo. V seznamu přítomných mohou být uvedeny i osoby, které jsou na shromáždění fyzicky přítomné, ale hlasovací právo nemají (např. spoluvlastníci či hosté). Zde připomínáme par NOZ, odst. 2. (Spoluvlastníci jednotky zmocní společného zástupce, který bude vykonávat jejich práva vůči osobě odpovědné za správu domu. To platí i v případě manželů, kteří mají jednotku ve společném jmění.) V okamžiku, kdy dojde k hlasování o daném návrhu usnesení (bodu programu), uživatel aplikace označí, jak který účastník shromáždění hlasoval. Aplikace na základě podílů vypočte výsledek hlasování. Uživatel aplikace připraví seznam přítomných k dalšímu bodu (například jej může převzít stiskem tlačítka od předchozího projednaného bodu). Tak je zajištěno, že vždy ke každému hlasování je aktuální seznam přítomných (hlasujících), protože účastníci shromáždění se mohou v průběhu shromáždění měnit. Každé takto zpracované shromáždění si uživatel může uložit a kdykoliv z ní vytisknout potřebné protokoly o hlasování, prezenční listinu či projednávané body programu. Tip k usnadnění práce při hlasování: je-li na shromáždění přítomna osoba, která zastupuje více jednotek (např. pracovník bytového družstva hlasující za dosud neprivatizované jednotky), můžete si k této jedné osobě přiřadit všechny jednotky, které zastupuje. A při hlasování pak postačí jedno zaškrtnutí za tuto osobu. STARLIT s. r. o. Strana č. 2

3 První spuštění Při prvním spuštění Hlasování SVJ se zobrazí úvodní okno s otevřenou záložkou O shromáždění. Horní menu záložek Obrázek 1 - Úvodní okno programu Nové shromáždění Tato úloha vytvoří nové prázdné shromáždění bez jakýkoliv předvyplněných údajů. Obrázek 2 - Záložka Shromáždění Nové shromáždění dle vzoru Při výběru nového shromáždění dle vzoru se program následně dotáže, co vše chcete převzít z vybraného vzoru. Výběr z několika možností: Název SVJ a popis shromáždění. Seznam jednotek včetně vlastníků. Program shromáždění. Seznam usnesení. Zápis shromáždění. STARLIT s. r. o. Strana č. 3

4 Obrázek 3 - Výběr převzetí souboru Dle vybrané možnosti program vyplní zadané hodnoty do sestav a tabulek v aktuálně používaném shromáždění. Otevřít Nabízí otevřít již uložené shromáždění ve formátu souboru XML. Uložit Uloží rozpracované shromáždění jako soubor XML. Konec Ukončí program s vyzváním k uložení dat. Import jednotek ze souboru SSB2000 Tato úloha nabízí vložení předem vytvořených jednotek ze souboru do tabulky Seznamu jednotek včetně informací o jednotce i vlastníků (například z programu SSB2000). Obrázek 4 - Záložka Import Import jednotek katastru nemovitostí Tato úloha umožňuje převést jednotky do Hlasování ze souboru katastru nemovitostí, který je možný vytvořit při novém importu ze záložky Přímý import z katastru (LV). STARLIT s. r. o. Strana č. 4

5 Přímý Import z katastru (LV) Po zvolení záložky se v programu otevře nové okno, které nabízí importovat jednotky z listu vlastnictví z katastru nemovitostí. Obrázek 5 - Okno importu z katastru nemovitostí Zadáním uživatelského jména a hesla se povolí funkce katastru nemovitostí pro získání listu vlastnictví, ze kterého je možné importovat jednotky do Hlasování. STARLIT s. r. o. Strana č. 5

6 Záložka Nový import umožňuje importovat jednotky do Hlasování z listu vlastnictví, který je získán přímo z katastru nemovitostí. Pro získání listu vlastnictví je zapotřebí zadat název částí obce a číslo popisné stavby, pro kterou chceme list vlastnictví vytvořit. Následně si ze seznamu obcí zvolíme obec, ve které se část obce nachází a nakonec úlohu stačí dokončit kliknutím na tlačítko Importovat. Po úspěšném provedení úlohy se list vlastnictví uloží do předem určené složky, ke které lze přistoupit přes záložku Import jednotek ze souboru katastru nemovitostí v horním menu programu Hlasování. Je potřeba mít na vědomí, že každé nové vytvoření listu vlastnictví z katastru nemovitostí je účtováno podle platného ceníku ČÚZK. Obrázek 6 - Příklad získání LV z katastru STARLIT s. r. o. Strana č. 6

7 Načíst import umožňuje importovat jednotky již z vytvořených sestav listů vlastnictví, který si uživatel nechal v minulosti importovat. Pro lepší přehlednost je seznam řazen podle data vytvoření listů vlastnictví. V pravém horním rohu se nachází ikona šipky, která umožňuje obnovit seznam importů. To lze využít v případě, kdy požadovaný import nebyl ještě včas zhotoven a nachází se v jiném stavu než Zaúčtováno. Obrázek 7 - Načtené importy z KN STARLIT s. r. o. Strana č. 7

8 Sestavy Záložka sestavy nabízí z několika možných variant vytvoření tiskového dokumentu vypracovaného z aktuálně otevřeného shromáždění. Na sestavách o podrobnostech shromáždění je uveden název společenství a datum shromáždění. V případě, kdy v otevřeném shromáždění se nenachází žádné data k výčtu, se v sestavě zobrazí pouze název shromáždění, název sestavy a datum konání. Seznam jednotek Obsahuje: Čísla jednotek. Celkový podíl jednotky. Jakým způsobem je jednotka využita. Vlastníky daných jednotek. Bydliště vlastníků. Podíl vlastníků na jednotce. Program shromáždění Obsahuje: Číslo bodu programu. Text bodu programu. Seznam usnesení Obsahuje: Návrh usnesení ze shromáždění. K jakému bodu programu patří. Potřebné kvórum pro přijetí usnesení. Prezenční listina Obsahuje: Číslo jednotky vlastníka. Jméno vlastníka. Jestli vlastník hlasuje. Plnou moc. Podpis vlastníka. Obrázek 8 - Záložka Sestavy STARLIT s. r. o. Strana č. 8

9 Hlasovací lístky Obsahuje: Lístek pro každou jednotku. Podíl na společných částech. Jména spoluvlastníků. Seznam hlasování Obsahuje: Návrh usnesení. Zastupované jednotky hlasujícím. Přítomné účastníky u každého usnesení (pouze, kteří zastupují alespoň 1 jednotku a více). Součet podílů zastupovaných jednotek. Jak každý účastník hlasoval. Protokol o hlasování Obsahuje: Souhrnné informace (Návrhy usnesení, schválení usnesení, procentuální podíly na hlasování a potřebné kvórum pro přijetí). Podrobné informace (Návrhy usnesení, účastnicí daného usnesení, jejich zastupované jednotky a jak hlasovali). Pozn.: Protokol o hlasování se skládá minimálně z 2 listů. Pozvánka Obsahuje: Vygenerovanou pozvánku pro každého vlastníka. Program shromáždění. Plná moc Obsahuje: Prázdnou šablonu pro zplnomocnění. Dokumentace k programu Otevře webový prohlížeč s odkazem na dokumentaci k Hlasování SVJ. Obrázek 9 - Záložka Nápověda Dotazy k programu Otevře webový prohlížeč s odkazem na fórum STARLIT. STARLIT s. r. o. Strana č. 9

10 Objednávka licencí programu Přes tuto úlohu je možnost objednat licence pro Hlasování SVJ na základě potřebného počtu jednotek na shromáždění. Bez aktivní licence je možné využití bezplatné demoverze pro maximálně 5 jednotek. Obrázek 10 - Objednávka licence O programu Hlasování SVJ Otevře nové okno s informacemi o aktuální verzi programu. Horní funkce programu Tyto funkce umožňují jednodušší přístup k vybraným vlastnostem programu. Obrázek 11 - Horní funkce programu První čtyři položky mají stejnou funkci jako položky při otevření horní záložky Shromáždění. Další položka umožňuje import jednotek ze souboru SSB2000. Ikona zámku uzamkne tabulku s jednotkami a zamezí tak nežádoucímu přepsání. Poslední funkcí lze měnit velikost písma ve všech tabulkách v programu. Pro záznam zvuku z hlasování slouží funkce Hlasový záznam, pokud ji ovšem používaný operační systém umožňuje. Obrázek 12 - Hlasový záznam STARLIT s. r. o. Strana č. 10

11 O shromáždění Záložka O shromáždění je zobrazena se spuštěním programu. Zde se nachází údaj o názvu shromáždění (odvíjí se od používané licence programu) a pole popisu shromáždění, které nemusí být vyplněno. Dále datum s časem, kdy nové shromáždění bylo založeno a místo konání. Čtyřmístný kód shromáždění je možné ručně zadat, či automaticky nechat vygenerovat přes tlačítko Nový kód. Kód shromáždění je využit v programu pro další funkcionalitu. V spodní části lze doplnit jména předsedy, místopředsedů, členů výborů a ověřovatelů. Jednotky Nově založené Hlasování neobsahuje žádné jednotky, ty je možné doplnit několika způsoby: 1. Ručním zápisem jednotlivých jednotek. 2. Otevřením jiného uloženého Hlasování. 3. Importem jednotek ze souboru SSB Importem jednotek ze souboru z katastru nemovitostí. 5. Přímým importem listu vlastnictví z katastru nemovitostí. Obrázek 13 - Tabulka Jednotky Ke každé připsané jednotce je i seznam spoluvlastníků (vpravo), kde je možné zadat bydliště, kontaktní informace a spoluvlastnický podíl. STARLIT s. r. o. Strana č. 11

12 Program shromáždění Do programu shromáždění lze vypsat všechny body, které se budou probírat během shromáždění. Obrázek 14 - Program shromáždění Pomocí modrých šipek v horním panelu lze jednotlivé body programu přesouvat a tlačítkem Editovat text je možné upravit text vybraného bodu v nově otevřeném okně pro efektivnější zpracování. STARLIT s. r. o. Strana č. 12

13 Usnesení Usnesení mohou být načtena, stejně jako jednotky, již z existujícího souboru shromáždění. Popřípadě existuje možnost ručně zadat jednotlivé návrhy usnesení. Obrázek 15 - Tabulka usnesení Ke každému usnesení je možnost přiřadit z nabídky, k jakému bodu programu patří. Sloupec Kvórum pro přijetí poskytuje možnost vybrat si z požadovaných kvór pro přijetí daného usnesení: >50 % z přítomných. >50 % ze všech. >75 % z přítomných. >75 % ze všech. 100 % ze všech. Pouze na vědomí. Dle zvoleného kvóra program při hlasování vyhodnotí, zdali usnesení bylo přijato/nepřijato, což lze sledovat v posledním sloupci u každého usnesení. Usnesení lze jako body programu přesouvat pomocí šipek v horním panelu a lze měnit jejich text v přehlednějším okně přes tlačítko Editovat text. STARLIT s. r. o. Strana č. 13

14 Hlasování Poslední záložka zobrazuje souhrnné informace o přítomných účastnicích a výsledcích hlasování. Obrázek 16 - Tabulka Hlasování Pole Usnesení umožňuje výběr z jednotlivých návrhů usnesení (zadaných na předchozí záložce), tlačítko Další přesune hlasování k následujícímu usnesení. Při přesunu na další usnesení se automaticky převezmou účastníci z předchozího usnesení. Při přidávání účastníků je možné využít funkci Převzít účast z jednotek. Tato funkce převezme všechny spoluvlastníky ze všech dostupných jednotek. Popřípadě funkcí Převzít účast z předchozí otázky, která převezme všechny účastníky z předchozího usnesení. Následně přidáme/odebereme u účastníků jednotky, které na hlasování zastupují. Zadáme jejich volbu při hlasování Pro/Proti/Zdržel se (výchozí hodnota hlasu je Zdržel se ). Způsob hlasování je možné buď zadat kliknutím na dané zaškrtávací pole, číselnou hodnotou na klávesnici (1 = Pro, 2 = Proti, 3 = Zdržel se) nebo funkcí Rychlé hlasování, která je popsána níže. Pro přesun mezi hlasujícími slouží šipky na klávesnici (nahoru/dolů), případně lze vyhledat vlastníka pomocí filtru v hlavičce tabulky Jméno. Po smazání hodnoty filtru se opět zobrazí všichni hlasující. Pro seřazení seznamu podle čísel jednotek stačí myší kliknout na nápis sloupce Zastupované jednotky. Před každým hlasování je možné upravit účast vyřadit vlastníky (zástupce) jednotek, kteří odešli (kliknutím na účastníka a zmáčknutí klávesy Delete), zaevidovat nové příchozí (tlačítkem Přítomen v pravé dolní tabulce). Na shromáždění je možné evidovat i další přítomné (hosté, notář, apod.), tím že jsou jim odebrány všechny zastupované jednotky. Spoluvlastníci jedné jednotky si zvolí zástupce, který dostane na daném shromáždění právo hlasovat (kliknutím na tlačítko Přítomen v pravém dolním rohu a vybráním možnosti hlasování). Tlačítkem Přesunout dokončíme výběr. Nehlasující spoluvlastník může být na shromáždění stále přítomen. STARLIT s. r. o. Strana č. 14

15 Obrázek 17 - Okno výběru zastupujícího spoluvlastníka Tlačítkem Odebrat (v seznamu Jednotky, které účastník zastupuje na shromáždění ) je možné od přidaného účastníka ve vybraném hlasování odebírat jím zastupované jednotky. To zbaví účastníka možnosti hlasování a odebrané jednotky vrátí zpátky do seznamu jednotek, které nikdo nezastupuje. Případné zastupování vlastníků jednotek lze evidovat pomocí funkce Přiřadit. Vybrané přítomné osobě je možné na základě plné moci přiřadit jednotku, která dosud nebyla na shromáždění zastoupena. Obrázek 18 - Odebírání a přidávání zastupujících jednotek Výsledek hlasování je zobrazen v pravé horní části okna. Program sám dle stanoveného kvóra zobrazí, jestli usnesení bylo přijato/nepřijato. Zobrazená procenta hlasů jsou vypočítány z přítomných osob. Pro rychlejší přeřazování hlasů mezi účastníky je vhodné využít funkci Rychlé hlasování v horním panelu. STARLIT s. r. o. Strana č. 15

16 Obrázek 19 - Rychlé hlasování Rychlé hlasování umožňuje měnit hlasy účastníku podle zadaných čísel jednotek, které zastupují. Po prvním zadání čísla popisného (vchodu) stačí při psaní další jednotky zadat pouze lomítko / a číslo jednotky program sám zanechá číslo popisné. Každou napsanou jednotku je vždy potřeba potvrdit klávesou Enter. Pro evidenci času začátku a konce hlasování o usnesení lze v dolní části okna využít tlačítek, které po kliknutí vyplní aktuální čas. Taktéž je možné zaškrtnout filtr Pouze zastupující účastníci, který zobrazí pouze osoby zastupující alespoň jednu jednotku tedy účastníky s právem hlasovat. Zaškrtnutý filtr zamezí přidávání nových účastníků do hlasování. Obrázek 20 - Čas hlasování a filtr STARLIT s. r. o. Strana č. 16

17 Z levé části okna je možné si zobrazit program shromáždění spolu s usneseními, přiřazené ke každému bodu. Pokud usnesení nepatří pod žádný bod programu, je zařazeno do nulté kategorie Nezařazeno. Změnou velikostí levého panelu, pomocí posuvného měřítka, je možné si přizpůsobit okno a ušetřit si tak čas od přepínání mezi záložkami s programem shromáždění a usneseními. Obrázek 21 - Levý panel programu shromáždění Po zápisu hlasování je možné vytisknout jednotlivé sestavy (viz Sestavy). STARLIT s. r. o. Strana č. 17

18 Zápis Poslední záložka nabízí textový editor pro vytvoření zápisu ze shromáždění. Obrázek 22 - Zápis shromáždění Textový editor má obdobné editační nástroje známé, například z aplikace WordPad, včetně ukládání, načítání a tisku zápisu. Přední funkcí tohoto editoru je vkládání jednotlivých částí ze shromáždění (Názvu a popisu, program shromáždění, výsledky hlasování nebo závěru), či automatického složení zápisu ikonou robota v pravé horní části. Při kliknutí na funkci vložení levým tlačítkem na myši se nejdříve zobrazí náhled části zápisu, u kterého je potřeba vložení potvrdit, zatímco pravým tlačítkem se část zápisu vloží bez možnosti náhledu. Automatické ukládání Během používání Hlasování SVJ se každých 5 minut automaticky ukládá záloha dat rozpracovaného shromáždění do složky HlasovaniSVJ_Zaloha v adresáři, kde je nainstalovaná samotná aplikace. V případě nutnosti obnovy ztráty dat lze z této složky načíst soubor shromáždění, který se každých 5 minut přepisuje novou zálohou dat. STARLIT s. r. o. Strana č. 18