Manuál pro používání portálu B2B.siko.cz verze 3.5

Transkript

1 Manuál pro používání portálu B2B.siko.cz verze 3.5 Přihlášení Do vašeho prohlížeče napište adresu b2b.siko.cz, stiskněte enter a objeví se vám přihlašovací obrazovka. Do políček Uživatelské jméno a Uživatelské heslo vyplňte údaje, které jste obdrželi od společnosti SIKO KOUPELNY a.s. (dále jen SIKO), pak klikněte na přihlásit se. V případě, že zapomene vaše přihlašovací jméno či heslo obraťte se na oddělení technické podpory produktu na shop@siko.cz nebo na tel , případně Aktuality Po přihlášení se vám zobrazí stránka s aktualitami, kde vás seznamujeme s vybranými novinkami v sortimentu, informujeme o akcích atp. Automaticky se vám zobrazí nejnovější aktualita, na ostatní aktuality můžete přejít kliknutím na konkrétní aktualitu v přehledu aktualit vlevo na stránce

2 Menu Naše firma Firma Po kliknutí na položku FIRMA v menu Naše firma proběhne nejprve kontrola kreditlimitu. Kontrola kreditlimitu Pří kontrole kreditlimitu se testují otevřené položky (faktury) po splatnosti a procento čerpání přiděleného úvěrového rámce. Pokud existují otevřené položky po splatnosti, či čerpání úvěru je vyšší než přidělený úvěrový rámec, objeví se hláška. V praxi to znamená, že vámi založené zakázky budou blokovány k expedici a je nutné kontaktovat SIKO pro vyřešení. Jméno a kontakt na pracovníka SIKO, který má vaší společnost na starosti je uveden na stránce s údaji vaší společnosti. Pozor při kontrole kreditlimitu se započítávají všechny účetní položky, např. i nezaúčtované dobropisy. Při nejasnostech kontaktujte vašeho zodpovědného pracovníka či ekonomické oddělení firmy SIKO. Kontrolu kreditlimitu může spustit kdykoliv na obrazovce Firma kliknutím na tlačítko Kreditlimit. Dále se vám objeví obrazovka s údaji vaší společnosti, tak jak je má SIKO evidováno v informačním systému. Pokud má daný uživatel oprávnění! (viz. dále) objeví se mu také obrazovka informující o čerpání úvěru (kreditlimit) spolu s výpisem otevřených položek. Zde má uživatel možnost přepínat zobrazení mezi požkami po splatnosti nebo všemi otevřenými položkami

3 Naše firma - Přehled faktur Přehled faktur může zobrazit pouze uživatel s oprávněním zobrazovat kreditlimit! Po volbě položky Přehled faktur se vám zobrazí přehled všech faktur vystavených vaší firmě, tedy i faktur za zakázky, které nebyly objednány přes internet. Ve výběrové obrazovce můžete vyhledat konkrétní fakturu zadáním jejího čísla, či omezit výběr faktur vyplněním políček Datum od: a Datum do:. Pro urychlení načítání přehledu jsou tato políčka předvyplněna tak, aby se zobrazovaly faktury vystavené jeden měsíc zpět. Pokud je faktur více, než je možno zobrazit na jednu stránku sestavy, tak na další stránku přejdete kliknutím na číslo stránky v zápatí sestavy. Pro zobrazení detailu vybrané faktury klikněte na její číslo či na tlačítko detail. Zobrazí se vám detail faktury: Pozor, jedná se pouze o náhled na položky faktury, který nesplňuje všechny náležitosti daňového dokladu. Fakturu si můžete vytisknout kliknutím na tlačítko Vytisknout

4 Naše firma - Přehled dodacích listů Položka menu Přehled dodacích listů slouží k zobrazení dodacích listů. Po zvolení této položky se vám zobrazí: 1. okno Filtrování dodacích listů můžete si zobrazit konkrétní dodací list zadáním jeho čísla, či omezit sestavu zadáním dat od a do (povinné). Automaticky je předvyplněn aktuální datum. 2. okno Aktualizace dodacích listů seznam a status dodacích listů je automaticky aktualizován každých 30 minut, pokud potřebujete opravdu aktuální data, pak se aktualizace provede na vyžádání po kliknutím na tlačítko Aktualizovat. 3. sestava Přehled dodacích listů Statusy dodávky - pokud se s fakturačním oddělením SIKO domluvíte, můžete přejít na elektronickou výměnu dodacích listů. Fakturační oddělení pak bude udržovat statusy dodávky, které mohou být následující: Příprava to znamená, že dodací list je předán do skladu a probíhá vychystávání, zboží ještě není vychystáno. Expedice + palety dodací list je na fakturaci opraven o případné nesrovnalosti nebo nenalezené zboží, jsou do něj doplněny palety. Definitivní - na tento status je změněn status dodávky poté, co odsouhlasíte položky dodacího listu em, případně jsou vyřešeny nesrovnalosti Tento systém umožňuje mít přehled o zboží, které je pro vás teprve připravováno a můžete očekávat jeho dodání v příští dodávce příprava, dále máte k dispozici opravené dodací listy už při příjezdu kamionu bez nutnosti faxování atp

5 Detail dodacího listu si zobrazíte po kliknutí na číslo dodacího listu nebo na tlačítko Detail. Datum dodacího listu, tak jak je zobrazen v systému odpovídá datu vytvoření dodávky, čili datu, kdy byl dodací list předán k přípravě skladníkům v SIKU. Dodací list odpovídá vzhledu dodacího listu, na který jste od společnosti SIKO běžně zvyklí a je optimalizován pro tisk. Dodací list je možno zobrazit s cenami, které odpovídají cenám, které budou na faktuře. Je možno nastavit zobrazení či nezobrazení cen i jednotlivým uživatelům systému. Např. pracovník provádějící příjem zboží má pro kontrolu povoleno zabrazení cen, ale skladník ne. Viz. menu Naše firma Nastavení Zaměstnanci. Dodací list je možno vyexportovat do excelu a zjednodušit si tak příjem zboží do vašeho ekonomického softwaru

6 Naše firma - Nastavení - Zaměstnanci Položka menu Zaměstnanci slouží k zakládání dalších uživatelů. Ke každému firemnímu účtu je možno založit libovolný počet dalších uživatelů (zaměstnanců), kteří se mohou pod svým jménem přihlašovat do systému a využívat všech možností obchodu. Nového zaměstnance založíte tak, že kliknete na + v pravém dolním rohu a vyplníte prázdná políčka, která se vám objeví. Po vyplnění polí uložte kliknutím na zelenou fajfku. Zaměstnanec, který má volbu Zobrazovat kreditlimit a přehled faktur nastavenou na ANO, uvidí při kontrole kreditlimitu jak výši a čerpání úvěru, tak i otevřené položky. Zaměstnanec, který má nastaveno NE, uvidí pouze případnou hlášku o přečerpání kreditlimitu, do přehledu faktur nebude mít přístup vůbec. Zároveň uživatel, který nemá povoleno zobrazování ceny na dodacích listech neuvidí při zobrazení dodacího listu ceny. Uživatel, který nemá nastavenu volbu Zaměstnanec může objednávat na ANO může využívat všechny funkce aplikace kromě založení zakázky. Data jednotlivých uživatelů je možno měnit po kliknutí na ikonku editace či je zneplatnit po kliknutí na ikonku změna platnosti. Na zadaný u každého zaměstnance bude doručován potvrzující o založení zakázky. Naše firma - Nastavení Změna zobrazování cen na dodacích listech Toto nastavení slouží ke globálnímu nastavení možnosti zobrazení cen na dodacích listech pro vaši firmu. Pokud není povoleno zobrazení cen na dodacích listech v tomto nastavení, žádný uživatel neuvidí ceny na dodacích listech. Přednastaveno je, že se ceny na dodacích listech zobrazují. V případě, že si nepřejete vidět ceny na dodacích listech, odškrtněte box a uložte. Při dalším přihlášení bude toto nastavení aktivní

7 Naše firma - Nastavení Změna hesla Vám přidělené heslo je jedinečné, vygenerované speciálním programem. Nicméně je obtížně zapamatovatelné a tak máte možnost si ho změnit. Změna hesla se provádí v menu Naše firma Změna hesla. Nové heslo musí mít minimálně 6 znaků. Upozorňujeme vás, že ručíte za případné problémy vzniklé zneužitím hesla, proto vám nedoporučujeme příliš jednoduchá hesla. Menu Hledání zboží, pořízení košíku Založení košíku (objednávky) lze provést několika způsoby, každý uživatel si může zvolit způsob, který je pro něj pohodlnější. Při kombinaci jednotlivých způsobů založení košíku se košík průběžně, není tedy nutno zvolit pouze jeden způsob pořízení košíku. Hledání zboží, pořízení košíku Zobrazit dle kategorie V tomto případě se ke zboží dostáváme rozbalování stromové struktury katalogu, zboží je logicky členěno do hlavních kategorií a pod nimi jsou již jednotlivé kategorie zboží. Při kliknutí na konkrétní kategorii se vypíše seznam zboží v této kategorii obsaženého. Nad tímto výpisem je možno filtrovat dle kódu zboží, názvu, ceny od a do a dle výrobce. Při zadání pouze části textového řetězce není nutno používat žádné divoké znaky (*,?), stačí zadat tu hledanou část řetězce. Např. v kategorii Geberit po zadání filtru název uof se vám vypíší všechny DUOFIX

8 Výpis zboží má následující strukturu: Kód zboží je kód zboží tak jak jej používá SIKO, název název zboží, tak jak ho má ve svém systému SIKO, VO cena bez slev základní ceníková VO cena bez slev a DPH, pokud je u položky napsáno Akce a cena, tak se jedná o položku, která má nastavenou velkoobchodní netto cenu. MO cena s DPH SIKO MO cena s DPH, Jednotka na tuto jednotku je vázána cena. Materiál na objednávku pokud je v tomto sloupci nápis ANO, tak materiál je na centrále veden jako objednávkový. Tlačítko zásoba zobrazí detailní kartu materiálu spolu disponibilní zásobou v jednotlivých pobočkách SIKO. Po zadání zakázkového množství a kliknutí na ikonku košíku se daná položka založí v košíku. Při prokliknutí na kód nebo název zboží se vám zobrazí obrazovka detailu zboží. Na detailu zboží vidíte také Balení a Velké balení to odpovídá prodejním jednotkám, např. u sortimentu obkladů a dlažeb vidíte množství v krabici a na paletě. Po kliknutí na tlačítko Zásoba se zobrazí disponibilní zásoba na jednotlivých pobočkách SIKO. Můžete si tak ověřit dostupnost vámi vybraného zboží. POZOR - objednáváte ale vždy z pobočky, která je uvedená jako prodejní kancelář na úvodní obrazovce případně po vyvolání menu Naše firma Firma. Tuto obrazovku vyvoláte také přímo z výpisu zboží po kliknutí na ikonu zásoba. Po zadání zakázkového množství a kliknutí na ikonku košíku se daná položka založí v košíku

9 Po zobrazení zásoby se na kartě zboží objeví tlačítko Plán dodávek. Pokud na něj kliknete, tak se vám zobrazí seznam vydaných objednávek k dodavateli, s předpokládaným datem příjmu zboží na centrálu SIKO a s počty kusů. Zároveň se zobrazí počet přijatých a nepotvrzených zakázek ostatních zákazníků. Pokud tedy odečítáte množství na nepotvrzených zakázkách od vdaných objednávek, zjistíte předpokládaný termín dodání zboží, pokud si ho v té chvíli objednáte

10 Hledání zboží, pořízení košíku - Rychlé vyhledávání V podstatě ta samá funkcionalita jako 1. Vylistování zboží dle kategorií, jen už není nutno proklikat se katalogem do dané kategorie zboží, vyhledávání probíhá nad celým katalogem zboží. Všechny ostatní funkce jsou totožné jako v bodu 1. Hledání zboží, pořízení košíku - Rychlé pořízení košíku Tato možnost bude nejvíce vyhovovat tomu, kdo zná kódy zboží tak jak je používá SIKO a sám nemá možnost vygenerovat si objednávku ze svého systému tak aby obsahovala kódy zboží SIKO. Jednoduše zapisujete kódy a množství zboží do políček a po stisknutí enter se zboží zapisuje do tabulky. Zároveň probíhá kontrola na existenci kódu zboží, při neshodě se vypíše do tabulky hláška Neznámý materiál. Tato tabulka je pouze seznam bez dalších funkcí, jediné co je umožněno je změna množství. Po zadání všech kódů zboží kliknete na tlačítko Košík a seznam z tabulky se přenese do košíku. Hledání zboží, pořízení košíku - Rychlé pořízení košíku import z excelu Import z excelu je nejjednodušším způsob jak založit košík, pokud máte způsob jak vytvořit excelový soubor, který má v jednom sloupci kódy zboží SIKO a ve druhém zakázkové množství. Pokud tedy přímo používáte ve vašem systému kódy SIKO, nebo je někde na kartě zboží udržujete a váš systém je schopen vygenerovat objednávku, kterou pak přenesete do excelu, je založení objednávky velmi rychlé. Nutné podmínky pro importní soubor jsou: - ve sloupci A jsou vypsány kódy zboží tak jak je používá SIKO - ve sloupci B je zakázkové množství - list, na kterém je seznam se musí jmenovat List1 nepřejmenovávat - v políčku A1 a B1 je záhlaví (např. Kód, množství)

11 Po volbě Rychlé pořízení košíku import z excelu se vám objeví obrazovka, kde zadáte Procházet a pak cestu k importnímu souboru Pak kliknete na odeslat a excelový seznam se přenese do portálu. Pokud nebude některý vámi zadaný kód zboží shodný s kódem SIKO, zobrazí se hláška upozorňující na tuto skutečnost spolu s popisem na kterém řádku k neshodě došlo. Pak je tedy nutno požadované zboží dohledat a objednat přes rychlé vyhledávání atp. Tato funkcionalita je otestována a funkční se soubory vytvořenými ve verzích Excelu 97, 2000, 2003 a XP. Pokud používáte jiný tabulkový procesor spojte se s námi pro optimalizaci postupu vytvoření importního souboru. Vyjímečně se stává, že se nenaimportují všechny položky ze souboru, přestože jsou kódy zboží zadané správně.je to způsobeno nekompatibilitami v excelovém souboru. Proto je nutno kontrolovat počet úspěšně vložených položek s počtem řádků v excelu. Pokud tento případ nastane, stačí si zkopírovat data z tabulky do nového listu v excelu a vše by mělo fungovat. Menu Zakázky

12 Zakázky - Přehled zakázek V tomto přehledu zakázek můžete vidět všechny zakázky, které byly založeny prostřednictvím portálu. Ve volbě Pouze zakázky založené si vyberete, zda chcete vidět zakázky všechny, nebo jen zakázky založené konkrétním uživatelem. Dále je možno zadat celé nebo část čísla zakázky, případně Vaše označení (vaše číslo objednávky). Pro vyhledání nebo změnu uživatele je nutno kliknout na vyhledat. Ikonka vyřízená slouží k označení zakázky za vyřízenou, nicméně bez jakékoliv další vazby. Je to jen vaše označení, že zakázka je vyřízená. Seznam zakázek si můžete vzestupně či sestupně řadit po kliknutí na záhlaví sloupce, dle kterého potřebujete seznam setřídit. Detail zakázky Při prokliku na číslo zakázky či na ikonku detail se dostanete do detailu konkrétní zakázky. Tam už vidíte jednotlivé položky a jejich stav. Pro vaší informaci jsou důležité informace o potvrzeném množství, to znamená množství, které je pro Vás zarezervováno, a které tedy můžete očekávat. Pokud je hodnota potvrzené množství nižší než zakázkové, pole je červeně podbarveno. Další důležitou informací jsou informace o statusech. Hodnoty statusů nabývají následujících hodnot: Otevřeno Částečně zpracováno Vyřízeno Status dodávky informuje o tom, zda již existuje na položku dodací list, pokud ne je status otevřeno, pokud ano, ale ne na celé množství tak je status částečně zpracováno, pokud na celé množství, je status vyřízeno. Status faktury se chová stejně jako status dodávky, status položky je vyřízeno v okamžiku, kdy je vyřízena jak dodávka tak faktura na položce

13 Políčko Vaše poznámka může obsahovat poznámku ke každé položce. Poznámku si zapíšete v košíku. Tato poznámka nemá žádnou vazbu na SIKO, slouží pouze pro vás a vidíte jí pouze v tomto přehledu. Kliknutím na Zpět se vrátíte do výpisu zakázek, klinutím na Vytisknout se zakázka vytiskne. Po kliknutí na detail položky se Vám zobrazí tok dokladů na položce a Vy tak můžete vidět na kterém dodacím listu bylo zboží dodáno či jakou fakturou fakturováno. Detail zakázky se zobrazuje vždy aktuální, po dotazu do informačního systému SIKO. Pokud tedy otevřete detail zakázky a vidíte, že všechny položky mají status vyřízeno, pak Vám doporučujeme označit si tuto zakázku za vyřízenou, abyste se k ní nemuseli zbytečně vracet. Zakázky - Otevřené položky (VA05) Tato funkcionalita Vám přináší seznam otevřených položek, to jsou položky, které nejsou skladem, nebo ke kterým nebyl doposud vytvořený dodací list. To, že položka není skladem poznáte tak, že potvrzené množství je menší než zakázkové, navíc je tato skutečnost zdůrazněna

14 červeným podbarvením. Do této funkce se zobrazují všechny zakázky, nejen ty co byly založeny prostřednictvím portálu. Ve vstupním formuláři můžete měnit datum založení zakázky, pro které se funkce uplatní. Pole datum od a do je povinné. Po spuštění funkce je zavolána automaticky s aktuálním datem dva měsíce zpět. Zakázky - Stav položky (VA05) Tato funkcionalita je obdobná jako u funkce Otevřené položky, jediným rozdílem je nutnost vyplnit kód zboží, ale je možno volit jestli chcete vidět pouze otevřené položky zakázek daného zboží, nebo všechny položky zakázek se zadaným zbožím. Samozřejmostí je možnost řazení dle sloupců. Funkce se spouští po vyplnění vstupních dat kliknutím na vyhledat. Zakázky Plán dodávek položky Tato funkce slouží pro informaci o dostupnosti zboží, které aktuální není k dispozici. Po zadání kódu zboží se zobrazí předpokládané! termíny a množství naskladnění na centrální sklad. Zároveň souhrn nepotvrzeného zakázkového množství již přijatých zakázek. Z příkladu níže je vidět, že když budete potřebovat vanu VI1600newL,tak se na vás dostane až po vykrytí 20 ks z nepotvrzených v termínu

15 Nákupní košík Nákupní košík se Vám zobrazí buď po funkci rychlé pořízení košíku, rychlé pořízení košíku import z excelu nebo po kliknutí na oblast s košíkem. Otevře se okno košíku, kde vidíte položky, které jste do košíku pořídili, a základní informace jednotková hmotnost, měrná jednotka, ceníková cena bez DPH, objednávané množství a celková hodnota objednávky v ceníkových cenách. Proklikem na kód zboží se dostanete do okna detailu zboží, pokud to budete potřebovat, např. pro kontrolu. Po kliknutí na ikonu popelnice se daná položka košíku smaže. Můžete měnit množství u jednotlivých položek, po změně čísla je nutno kliknout na zelenou ikonku se šipkami u změněné položky nebo na přepočítat dole na obrazovce. Tlačítko Smazat vše po dalším dotazu vymaže obsah košíku

16 Po kliknutí na tlačítko Ověřit zak. poběhne ověření zakázky to znamená, že je zavolán informační systém firmy SIKO, který vrátí informace o cenách platných pro vaší firmu a o tom, zda je vámi objednávané množství zboží na volné. Zobrazí se Vám nová obrazovka, kde zeleně podbarvené jsou vaše ceny a potvrzené množství, pokud je rovno zakázkovému. Zároveň proběhne zaokrouhlení na celé balení u obkladů a dlažeb. V případě, že je položka balíčkem z několika položek, tyto položky se vypíší pod název zboží. V případě, že je potvrzené množství menší než zakázkové, zobrazí se dostupné množství (podbarveno červeně). Pokud zaškrtnete box Povolit částečnou dodávku, bude toto množství pro vás potvrzeno, zbytek do zakázkového množství zůstane otevřený. Pokud nezaškrtnete, předpokládá se, že vyžadujete dodávku položka jako kompletní, a potvrzené množství bude 0. Toto je zvlášť důležité pro sortiment obkladů a dlažeb. Pokud se nepotvrdí zakázkové množství, zobrazí se pod položkou tlačítko plán dodávek a vy si můžete ihned z košíku ověřit, zda není nějaký problém na straně výrobce informace centrálního nákupu a uvidíte, zda je zboží objednáno a kdy očekáváme dodávku. Pokud požadujete dodat část z nabízeného dostupného množství, je nutno změnit zakázkové množství na požadovanou část, a znovu provést ověření zakázky. Zbytek do vámi požadovaného množství pak musíte zadat do jiného košíku, objednávky. Není možné mít v košíku dvě položky se stejným zbožím, požadovaná množství se sečtou na jedné položce! Ke každé položce si můžete zapsat textovou poznámku, kterou pak uvidíte v přehledu zakázek. Do políčka Zde napište doplňující informace a požadavky napište další přání a požadavky týkající se objednávky (odstín, termíny, ). Tyto požadavky budou přiloženy k informačnímu u. V platebních a jiných podmínkách máte zobrazeny údaje o tom, kdo zakázku založí, kdo bude příjemcem zboží a na koho bude vystavena faktura. U většiny uživatelů budoou tyto údaje stejné bez možnosti je změnit. Platební podmínka je Vaše standardní a je ji možno změnit pouze na hotovost. Pole Vaše označení je vaše číslo objednávky, podle kterého můžete vaší objednávku identifikovat, toto označení eviduje také SIKO a můžete ho použít při případné komunikaci s odpovědným pracovníkem

17 Po ověření zakázky se zobrazí tlačítko OBJEDNAT a vy můžete potvrdit objednávku. Pozor! Nenechávejte dlouhý časový prostor mezi ověřením zakázky a objednáním, ověření zakázky neblokuje zásobu! Po kliknutí na OBJEDNAT se založí objednávka, zobrazí se Vám informační okénko a na zaměstnance, který objednávku založil a firmy odejdou informační maily o založení zakázky. Zakázka se samozřejmě také zobrazí v přehledu zakázek. Menu Dokumenty Po zavolání menu Dokumenty se Vám zobrazí strukturované dokumentové úložiště, které se postupně plní dokumenty souvisejícími se zbožím SIKO prohlášení o shodě, manuály, certifikáty atp. Důležitá poznámka na konec: Systém není stavěn na řešení nestandardních postupů. Proto pro veškeré změny zakázek a další nestandardní postupy (odběr zboží z jiné SIKO pobočky, jiný způsob dopravy než používáte obvykle, překročení kreditlimitu blokace dodání, objednání zboží nenabízeného na portálu) kontaktujte Vašeho zodpovědného pracovníka SIKO, rád Vám pomůže s vyřešením požadavku. Kontakt na něj naleznete na obrazovce po zvolení Naše firma Firma