NÁVRH. Vzorový spisový a skartační plán pro ústřední úřady

Transkript

1 NÁVRH Vzorový spisový a skartační plán pro ústřední úřady Úvodní poznámka Návrh Vzorového spisového a skartačního plánu pro ústřední úřady zahrnuje pouze obecné a ekonomické agendy, které jsou pro ně společné. Speciální agendy, vzhledem k jejich různorodosti, zde nelze uvádět. Také spisové a skartační znaky nebyly přidělovány, poněvadž dříve všeobecně používané MDT (třídy 0 9) již nepřevládá a používá se někdy i více než 20 hlavních tříd nebo naopak menší počet tříd než 10. Poznámka: Vzorový spisový a skartační plán nemá v podstatě žádnou předlohu. Pouze po roce 1945 byl vydán Spisový plán pro národní podniky průmyslové (Československý ústav práce, v r. 1950) a dále Ministerstvo vnitra vydalo nejprve v r Prozatímní spisový plán pro vnitřní správu a v r Spisový plán (pro úřední potřebu). V žádných těchto plánech však nebyly uváděny skartační znaky a lhůty a také jejich členění neodpovídá současným požadavkům na ukládání dokumentů (pouze v plánu z r skupina Veřejná správa a skupina Vedení a správa úřadu (orgánu) koresponduje do jisté míry s dnešními spisovými a skartačními plány. Velmi uvítáme, jestliže nám zašlete své připomínky buď písemně nebo em, eventuelně i telefonicky Žabka, jak ke spisovým znakům, tak skartačním znakům a lhůtám. Děkujeme 5. oddělení Národního archivu Vedení a organizace ministerstva Statutární písemnosti - statut A 5 - podklady ke statutu V 5 Organizační záležitosti - vznik (event. zrušení) ústředního orgánu A 5 - organizační řád A 5 - reorganizace (celková) A 5 - organizační schémata, organizační změny A 5 - organizační záležitosti jednotlivých útvarů V 5 Ostatní vnitřní předpisy - obecně V 5 - bezpečnostní řád A 5 - spisový řád a spisový skartační plán A 5 - podpisový řád A 5 - pracovní řád A 5 - řád oběhu účetních dokladů A 5 - další vnitřní předpisy V 5 1

2 Porady - porady vedení ústředního orgánu (s podklady) A 10 - úkoly z porad vedení, jejich plnění V 3 - porady zásadního významu A 10 - porady zásadní významu pro činnost ústředního orgánu (celorepublikové, meziresortní) včetně podkladů A 10 - porady útvarů V 5 - porady mimo ústřední orgán (podklady, zápisy, zprávy) V 5 - příkazy ústředních orgánů týkající se původce A 10 Konference (sympozia) celostátní, celoresortní, pořádané ústředním orgánem nebo za jeho účasti - pozvánky, program, zápisy z jednání, usnesení, přílohy, presenční listina A 10 - ostatní materiály V 5 Komise a poradní orgány (zřízené ústředním orgánem, mezistátní, meziresortní) - statut, jednací řád, organizační záležitosti A 10 - jmenování členů A 10 - zápisy z jednání (včetně podkladů), pozvánky, program, presenční listina A 10 - plány práce A 3 - zprávy o činnosti, závažná rozhodnutí A 5 - metodické materiály A 5 - materiály pracovních skupin - jednací řád, jmenování členů, materiály z jednání A 5 - ostatní V 5 Zprávy o činnosti zástupců ústředního orgánu ve významných a mezinárodních orgánech, organizacích, komisích apod. A 10 Hlavní úkoly - plán na období roční a delší, přehled hlavních úkolů A 5 - plnění plánu za období roční a delší A 5 - rozpis plánu hlavních úkolů S 5 - prognózy, programy dlouhodobé koncepce A 10 - souhrnné a hodnotící zprávy za celý resort a za období roční a delší A 10 Styk s Parlamentem ČR - materiály pro jednání Poslanecké sněmovny týkající se ústředního orgánu A 5 - materiály pro jednání Poslanecké sněmovny netýkající se ústředního orgánu S 5 - materiály pro jednání Senátu týkající se ústředního orgánu A 5 - materiály pro jednání Senátu netýkající se ústředního orgánu S 5 - zásadní korespondence A 5 2

3 Styk s Kanceláří presidenta republiky - zásadní korespondence A 5 Styk s ostatními ústředními orgány státní správy (včetně vlády ČR) - usnesení vlády týkající se ústředního orgánu A 5 - vlastní materiály do vlády A 10 - materiály pro jednání vlády (došlé) S 5 - informace pro ministra k těmto materiálům V 5 - korespondence s ústředními orgány státní správy V 5 - materiály Legislativní rady vlády týkající se ústředního orgánu (stanoviska a zápisy z jednání) A 5 - materiály Legislativní rady vlády netýkající se ústředního orgánu S 5 (stanoviska a zápisy z jednání) Styk s politickými stranami, odborovými a společenskými organizacemi - zásadní korespondence A 5 Organizace založené nebo zřízené ústředním orgánem - zakládací a zrušovací listiny, usnesení vlády A 5 - delimitace, slučování organizací, organizační řády, organizační záležitosti, náplň činnosti a její změny A 5 - jmenovací dekrety ředitelů A 5 - výroční zprávy a rozbory A 5 - rozpočty A 5 - ostatní dokumenty V 5 Transformace a privatizace resortních organizací - schválené privatizační projekty a jejich realizace, podklady, notářské zápisy A 5 - neschválené privatizační projekty, podklady V 10 - dohadovací řízení, stížnosti k privatizačním projektům V 10 - likvidace organizací, převody majetku A 10 - soudní spory v oblasti likvidace organizací A 10 - stanoviska k dotazům a vyjádření týkající se průběhu a ukončení likvidace organizací V 5 Mezinárodní styky Mezinárodní organizace, spolupráce s jednotlivými státy, právnickými a fyzickými osobami - přehledy, analýzy, zprávy o spolupráci s jinými státy A 10 - mezinárodní smlouvy, dohody A 10 - zprávy o plnění smluv a dohod A 10 - návštěvy a delegace programy, zprávy o přijetí A 5 - ostatní V 5 Mezinárodní kongresy, sjezdy, symposia, festivaly, soutěže, výstavy, veletrhy apod. - programy, zprávy o průběhu, zásadní materiály A 5 3

4 Informační střediska a jiná zařízení v zahraničí V 5 Zprávy ze služebních cest do zahraničí (pracovníci ústředního orgánu) A 5 Zprávy ze služebních cest do zahraničí (pracovníci přímo řízených organizací) V 5 Spolupráce s mezinárodními nevládními a mezivládními organizacemi Organizace spojených národů - úmluvy a rezoluce OSN a zprávy o jejich plnění V 10 - ostatní agenda OSN ve vztahu k ústřednímu orgánu A 5 UNESCO - úmluvy, doporučení, rezoluce, plnění závazků z nich vyplývajících V 10 - programy UNESCO a jejich realizace týkající se ústředního orgánu A 10 Další mezinárodní organizace (WPO, WTO atd. řadit podle organizací) Integrace a členství v Evropské unii - legislativa EU V 10 - programy EU A 10 - mise v EU V 5 - tištěné materiály, zpravodaje, věstníky, V 10 - odborné podklady pro ministra a ostatní resorty A 10 - podklady pro Ekonomicko-finanční radu EU (ECOFIN) A 10 - podklady pro Radu přidružení A 10 - výsledky jednání ČR EU včetně dokumentů A 10 - Národní program A 10 - roční aktualizace Národního programu A 10 - vyřizování konkrétních případů Rady Evropy A 10 - ostatní agenda V 10 - Rada Evropy - legislativa Rady Evropy V 10 - programy Rady Evropy A 10 - ostatní agenda V 10 Fondy Evropské unie - Phare V 10 - strukturální fondy V 10 - operační program Průmysl a podnikání A 10 Legislativa, právní a majetkoprávní záležitosti Zákony a nařízení - návrhy věcných záměrů zákonů, nařízení vlády a vyhlášek (vlastní) A 10 - stanoviska k cizím návrhům V 5 4

5 Právní předpisy, instrukce, směrnice a pokyny - obecně V 5 - vlastní A 5 - cizí V 5 (po skončení platnosti) - stanoviska k cizím návrhům V 5 - povolování výjimek z právních předpisů V 5 - výklad právních předpisů ve věcné působnosti ústředního orgánu A 10 Právní a majetkoprávní záležitosti Evidence nemovitostí - smlouvy a rozhodnutí o nabytí a prodeji nemovitostí, o převodu vlastnického práva, delimitace, event. vznik, změna nebo zánik práva hospodaření A 10 (po ztrátě platnosti) - výpisy z pozemkových knih, zaměření nemovitosti A 10 (po vyřazení z užívání) - spory týkající se nemovitostí A 10 (po vyřazení z užívání) - odhady a oceňování nemovitostí A 10 (po vyřazení z užívání) - dokumentace ke vzniku, změně, nebo zániku, či převodu (přechodu) vlastnických práv, event. vzniku, změně, nebo zániku práva hospodaření A 10 (po vyřazení objektu z užívání) - evidence movitého majetku S 5 - Privatizace - souhrnné zprávy, přehledy, analýzy A 5 - privatizační projekty s podklady (schválené) A 10 - privatizační projekty s podklady (neschválené) V 10 - Restituce - vyvlastnění A 5 - výměry, dohody, odhady a jiné zásadní písemnosti A 5 - podkladové materiály V 5 - Konkurzy V 5 - Autorské právo, honoráře - smlouvy o užití autorských děl A 10 - honoráře V 5 - Licence, patenty, ochranné známky - licence A 10 - patentní listiny, přihlášky, patentní spisy A 15 (? V15) - ochranné známky-výkresy a popisy, certifikáty A 5 - Soudní spory, trestní řízení - předběžná opatření, usnesení a rozsudky soudu, nařízení výkonu rozhodnutí, nálezy A 10 5

6 - Arbitráže - arbitrážní nálezy A 10 - podklady, návrhy S 5 - Posudky soudních znalců A 5 - Pokuty S 5 - Správní řízení a správní soudnictví - rozhodnutí a protokoly ve správním řízení A 5 - návrhy, podklady S 5 - rozkladová komise ( vyřizování rozkladů podaných proti rozhodnutí ústředního orgánu a vyřizování podnětů k přezkoumání rozhodnutí mimo odvolací řízení) A 5 - výkon akcionářských práv ministerstva V 5 Záležitosti ministra, náměstků Příkazy ministra A 5 Rozhodnutí ministra A 5 Opatření ministra A 5 Sdělení ministra A 5 Informace pro ministra A 5 Poradci ministra - jmenování A 5 - analýzy, posudky, závažné písemnosti A 5 Korespondence ministra (včetně pozvánek, přání apod.) V 5 Projevy, přednášky, tiskové konference, články A 5 Publikační činnost ministra A 5 Veřejné funkce V 5 Záštity různým akcím V 5 Čestné ceny, dary S 5 Přijetí u ministra, delegace, návštěvy V 5 Zahraniční cesty ministra - příprava S 5 - zprávy, hodnocení A 5 Reprezentační fond S 5 Záležitosti náměstků - příkazy a rozhodnutí náměstků A 5 - intervence S 5 - pozvání, přijetí, návštěvy, delegace V 5 - publikační činnost V 5 - korespondence V 5 Tisk, propagace - závažné informace a zprávy poskytované ministrem A 5 6

7 - tiskové zprávy A 5 - publikační činnost A 5 - ročenky ministerstva A 5 - věstník ministerstva A 5 - telefonní seznamy A 3 (po aktualizaci) Dokumentace - všeobecně V 5 - kino-fono-fotodokumentace A 5 - mapy, plány V 10 (po skončení platnosti) Kontrolní a revizní činnost, státní dozor Organizace a metodika, zabezpečení kontrolní činnosti v rezortu - závažné dokumenty A 10 Plány kontrolní činnosti - roční A 5 - s kratší lhůtou, podklady S 5 Zápisy z jednání kontrolní komise A 5 Rozbory a vyhodnocení kontrolní činnosti - roční a delší A 5 - ostatní, podklady S 5 Hlášení o závažných škodách, nehodách a poruchách A 5 Kontroly a revize prováděné orgány státní správy na ministerstvu A 5 Vnitřní kontrola (kontroly, revize a prověrky prováděné vlastním kontrolním orgánem na ministerstvu) V 5 Kontroly, revize a prověrky prováděné orgány ministerstva v podřízených organizacích V 5 Realizace závěrů a opatření z kontrol V 5 Stížnost, žádosti a podněty občanů V 10 Analýzy, rozbory, statistiky, evidence, průzkumy styku s veřejností A 5 Petice (včetně vyřízení) V 10 Statistika Státní a rezortní statistické výkazy, hlášení, přehledy roční nebo s roční periodicitou (s komentářem) A 10 Státní a rezortní statistické výkazy, hlášení, přehledy s kratší než roční periodicitou S 5 Časové řady ukazatelů A 20 Sumáře statistických hlášení a výkazů A 10 Příprava výkazů, podklady V 5 Statistické průzkumy a zjišťování závažných jevů a činností - celý rezort A 10 - jednotlivé oblasti A 10 Jednorázová statistická šetření V 5 7

8 Klasifikace činností A 5 Výsledné publikace Českého statistického úřadu - týkající se rezortu A 10 Personální záležitosti, péče o zaměstnance Osobní spisy (pracovní smlouva, funkční zařazení, jmenování, platový výměr, zápočtový list, potvrzení o zaměstnání od předchozího zaměstnavatele, osobní dotazník, doklady o školení a zdravotní způsobilosti, pracovní hodnocení, pracovní náplň, propouštěcí a likvidační listy, pracovní spory, uvolnění do veřejných funkcí, výpovědi, změny pracovní doby, soudní rozsudky) - vedoucích a významných zaměstnanců A 45 - ostatní S 45 Systemizace (předpisy, tabulky, rozhodnutí o systemizaci ministerstva) A 10 Analýzy, dlouhodobé programy a plány, koncepce personální práce A 10 Analýzy zaměstnanosti na ministerstvu a v celém rezortu, přehledy a rozbory počtu pracovníků (roční a delší) A 10 Jmenování a odvolávání vedoucích pracovníků na ministerstvu a v rezortu A 5 Konkurzy na místa vedoucích pracovníků A 5 Konkurzy na ostatní místa S 3 Dohody o pracovní činnosti a o provedení práce S 10 Žádosti, dotazníky a pod. nepřijatých uchazečů S 3 Služební průkazy po skončení platnosti S 1 Vyznamenání a ceny - návrhy a zdůvodnění (realizované) A 5 - návrhy a zdůvodnění (nerealizované) V 5 Zákaz výkonu povolání A 5 Vysílání pracovníků do zahraničí (stáže, studijní pobyty apod.) - provozní záležitosti S 5 - zprávy, hodnocení V 5 Studium při zaměstnání V 5 Péče o zaměstnance - kolektivní smlouvy A 5 - programy sociální péče o zaměstnance A 5 - přehledy, výkazy a výsledky průzkumů a sociální a zdravotní péče (za období roční a delší) A 5 - nálezy a posudky odborných orgánů a komisí o zdravotním stavu zaměstnanců a hygienickém stavu pracoviště A 5 - fond kulturní a sociální péče (FKSP) S 5 - lázeňská péče S 5 - žádosti o byty S 10 - péče o důchodce S 5 Studium, školení, kurzy - stipendia, studijní úlevy, zabezpečení při studiu S 5 - školení, kurzy S 5 Náhrady stěhovacích, cestovních a jiných výdajů, odlučné S 5 Zdravotní a sociální pojištění S 5 8

9 Přídavky na děti a jiné dávky sociálního zabezpečení S 5 Stravování S 5 Sportovní a mimopracovní činnost (zajišťování) S 5 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP) - souhrnné zprávy, rozbory, přehledy A 5 - bezpečnostně technické předpisy A 5 - školící a kontrolní činnost S 5 - ochranné pomůcky S 5 - kontroly BOZP S 5 - pracovní úrazy vážné a smrtelné A 10 - pracovní úrazy ostatní S 10 - náhradové řízení S 10 Spisová služba - spisová služba všeobecně V 5 - centrální podací deník (protokol, rejstříky podacího deníku) A 5 - útvarové podací protokoly S 3 (po uzavření) - podací a doručovací knížky S 3 - protokoly utajované pošty A 5 - spisové a skartační řády vlastní (včetně spisových a skartačních plánů) A 5 - skartační návrhy a protokoly A 5 - archivní knihy A 5 (po pořízení nových) - evidence dokumentů ústřední spisovny A 5 - lokační přehledy S 5 (po pořízení nových) - knihy zápůjček S 10 (po uzavření) - protokoly o předání archiválií do Národního archivu A 5 - protokoly o ztrátách dokumentů (včetně utajovaných) V 15 - přírůstková evidence správního archivu A 5 - předávací seznamy z útvarů do ústřední spisovny a správního archivu A 10 - vzory formulářů a otisky razítek A 5 (po vyřazení z užívání) - záležitosti knihovny V 5 Výpočetní technika a informatika Obecně V 5 Dlouhodobé koncepce rozvoje IT A 5 Projekty počítačových sítí A 5 (V 5?) Dokumentace programového vybavení - aplikace k vlastním odborným agendám A 5 (V 5?) - účetní software S 10 (po skončení platnosti) - personální software S 10 (po skončení platnosti) 9

10 - informační systém V 10 (po skončení platnosti) Správa dat informačního systému V 3 Správa počítačové sítě S 3 Protokoly o schváleném zkušebním provozu a odevzdání do užívání V 5 (S 5?) Evidence hardware S 3 (po vyřazení) Evidence software V 3 (S 3?) (po vyřazení) Internetové stránky (schválené provedení) A 3 (po aktualizaci) Obrana a bezpečnost, ochrana utajovaných skutečností Metodické materiály (zásadní, dlouhodobé) A 10 Bezpečnostní rada státu - vlastní dokumenty původce pro Bezpečnostní radu státu A 5 - usnesení Bezpečnostní rady státu V 5 - programy, zápisy z jednání Bezpečnostní rady státu S 1 NATO - dokumenty a rozhodnutí orgánů NATO V 5 - zprávy o jednání v orgánech NATO V 5 - dotazníky a formuláře NATO (po vyplnění) V 5 Krizové řízení - krizový plán a jeho dokumentace A 5 - materiály krizového štábu rezortu V 5 - dokumentace civilního nouzového plánování V 5 - dokumentace obranného plánování A 5 - výstavba, provoz a údržba objektů důležitých pro obranu státu V 10 - dokumentace objektové organizace CO S 5 - inventurní soupisy materiálů CO S 5 - příjmové a výdajové doklady materiálu CO S 5 - stanovení ročního limitu výdajů CO S 3 - výkazy čerpání výdajů CO S 3 - tvorba, doplnění, zápůjčky a obměny státních hmotných rezerv S 3 - plán nezbytných dodávek pro krizové stavy S 10 - přehled o pohotovostních zásobách V 5 Obnova území, záchranné akce, ochrana obyvatel - strategie obnovy území A 10 - havarijní plánování S 10 - přehledy o odhadu nákladů na obnovu majetku V 10 - záchranné akce a humanitární pomoc V 5 - ochrana jednotlivých složek životního prostředí A 10 Ochrana utajovaných skutečností - dokumenty ke změně nebo zrušení stupně utajení S 5 - zajištění technické bezpečnosti utajovaných skutečnosti S 10 (po 10

11 skončení platnosti) - informace a stanoviska k utajovaným dokumentům ČR V 5 - informace a stanoviska k utajovaným dokumentům NATO, WEU V 5 - informace a hodnocení z oblasti utajovaných skutečností V 5 - kontroly a záznamy z oblasti utajovaných skutečností S 5 - zprávy z podřízených organizací S 3 Požární ochrana - vlastní normy, předpisy, směrnice A 10 - protokoly o závažných požárech v rezortu A 10 - dokumentace požární ochrany A 10 11

12 Ekonomické agendy Plány a investice, dokumentace staveb Metodika V 5 Výsledné a perspektivní plány, prognózy, výhledové studie (návrhy, schválené znění) A 10 Podklady, příprava S 5 Roční plány návrhy a schválené znění, rozpisy - roční zprávy o plnění A 5 - příprava, podklady S 5 Investiční výstavba - metodika, koordinace V 5 - souhrnné zprávy, přehledy, rozbory A 10 - výběrová a konkurzní řízení, veřejné soutěže V 5 Investiční úkoly A 5 Kalkulace, investiční listy A 5 Dokumentace staveb (projekty, mapy, plány, výkresy, fotografie, stavebnětechnický průzkum, stavební deníky, stavební povolení, vyjádření orgánů státní správy, kolaudační rozhodnutí a protokoly, archeologický průzkum apod.) A 5 (po vyřazení objektů z užívání nebo aktualizaci) Realizace a kontrola investiční výstavby V 5 Rozpočet, finanční plán Metodické pokyny pro sestavení rozpočtu V 5 Roční rozpočty (vlastní) A 10 Návrhy, příprava, podklady S 5 Roční zprávy o plnění A 5 Měsíční, čtvrtletní, pololetní zprávy o plnění S 5 Ostatní S 5 Rozpočty a finanční plány podřízených organizací - návrhy rozpočtu, podklady S 5 - roční rozpočet (schválený) A 5 - roční zprávy o plnění rozpočtu A 5 - měsíční, pololetní zprávy o plnění a ostatní S 5 Rozbory hospodaření - rozbory hospodaření roční (vlastní) A 5 - rozbory hospodaření roční (podřízené organizace) A 5 Rozpočtová pravidla S 5 Rozpočtová opatření S 5 12

13 Rozpisy rozpočtu A 10 Limity výdajů A 10 Práce a mzdy Mzdové a platové vyhlášky, pokyny, předpisy V 5 Koncepce vývoje a plány rozvoje mezd (roční) A 5 Rozbory, analýzy, souhrnné zprávy o mzdovém vývoji (roční a delší) A 5 Katalogy (prací, tarifní, kvalifikační, mzdové) vlastní A 10 Mzdové účetnictví - mzdové listy S 60 (S 45?) - výplatní listiny S 5 - mzdové měsíční uzávěrky S 5 měsíční přehledy vyměřovacích základů a plateb sociálního a zdravotního pojištění S 5 - prohlášení k dani z příjmu ze závislé činnosti zaměstnanců S 5 - evidenční listy důchodového zabezpečení, předstihové řízení S 20 - evidence měsíční docházky S 3 - evidence práce neschopných S 3 - výkazy o absenci a nemocnosti S 1 - žádanky na dovolenou S 1 Účetnictví, inventarizace Směrnice pro oběh účetních dokladů A 5 (po ztrátě platnosti) Účtové rozvrhy a postupy účtování S 3 (po dobu uschování účetních dokladů) Ostatní vnitřní účetní předpisy S 5 (po ztrátě platnosti) Příjmové a výdajové účetní doklady S 5 Výpisy z bankovních účtů S 5 Faktury S 5 Kniha došlých faktur S 5 Investiční faktury S 10 Interní účetní doklady S 5 Hlavní knihy S 5 Pokladní knihy S 5 Účetní deníky S 5 Účetní sborníky S 5 Bankovní a pokladní doklady, dobropisy, hrubopisy, sběrné účty S 5 Účetní závěrky (roční) A 10 Účetní závěrky (čtvrtletní, pololetní) S 5 Inventarizace - stavení inventarizační komise, inventurní zápisy S 5 - ustavení škodní komise, škodní protokoly S 5 - ustavení likvidační komise, likvidační protokoly S 5 13

14 - inventurní soupisy majetku S 5 - mimořádná inventarizace A 5 - návrhy na vypořádání inventurních rozdílů S 5 - odhady a oceňování majetku větší hodnoty A 5 Zpracoval: PhDr. Josef Žabka 14