Svolávací systém Administrátorský manuál

Transkript

1 Administrátorský manuál TTC TELEKOMUNIKACE, s.r.o. Třebohostická 987/ Praha 10 tel.: fax.: Datum vydání: 15. listopadu 2013 Číslo dokumentu: 466C N02 Číslo verze SW: 2.9.1

2 Obsah 1 Úvod Stručný popis systému Konfigurace systému Konfigurace rolí Vytvoření role Editace role Odstranění role Konfigurace procesů Vytvoření nového procesu Elementy procesu Řídící aktivity: Komunikační aktivity Editace procesu Odstranění procesu Odkazy C N02 2 Administrátorský manuál

3 1 Úvod Tento dokument popisuje konfiguraci svolávacího systému na platformě SIMPHONY. Je určen pro administrátory systému. 2 Stručný popis systému slouží ke svolávání osob pro řešení krizových situací různého druhu. K tomu účelu se v systému připraví určité procesy, které umožňují informovat o nastalých událostech vytipované skupiny osob (role) prostřednictvím u, sms nebo volání, svolávat konference zúčastněných osob apod. Skupiny osob, které budou kontaktovány v různých situacích se předem připraví jako tzv. role. Vytváření rolí a procesů je popsáno v tomto manuálu. Procesy lze pak spouštět automaticky nebo provádět manuálně, kdy obsluha prochází celý proces a spouští postupně jednotlivé akce. Přitom může operativně měnit některé parametry procesu. Toto je popsáno v manuálu [1]. Návod ke spuštění systému SIMPHONY a popis grafického rozhraní je obsažen v [2]. 3 Konfigurace systému 3.1 Konfigurace rolí Role jsou skupiny uživatelů, které jsou nadefinované pro použití v procesech (viz kap. Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.). Nejdříve je třeba mít do systému zavedené uživatele, které budeme seskupovat do rolí. Konfiguraci uživatelů popisuje manuál [3]. Po kliknutí na záložku Role v horním menu se otevře okno se seznamem dosud vytvořených rolí, kde vidíme v každém řádku jméno role a počet jejích členů, v dalším sloupci je uvedena informace, zda se jedná o dynamickou roli, viz obr Po kliknutí na tlačítko Zobrazit se otevře okno viz obr. 3-2, kde jsou vypsáni členové dané role. Ze zobrazení se lze vrátit do seznamu rolí tlačítkem Zpět nebo je možné roli upravovat po stisku tlačítka Upravit (viz 3.1.2). obr. 3-1 Seznam rolí 466C N02 3 Administrátorský manuál

4 obr. 3-2 Příklad zobrazení role V seznamu na obr. 3-1 je zobrazena i dynamická role Poslední pochůzkář. Tuto roli, jak je z obrázku zřejmé, nelze upravovat ani odstranit, lze ji pouze zobrazit. Dynamickou roli nemůže uživatel ani vytvořit. Tato role je vytvořena systémem a obsahuje vždy aktuálně přihlášeného pochůzkáře v mobilní aplikaci Pochůzkového systému. V současnosti obsahuje systém pouze tuto dynamickou roli Vytvoření role Po kliknutí na tlačítko Vytvořit se otevře formulář jako na obr Pole pro vyplnění jména role Odstranění vybraného uživatele z role Vybraný uživatel Nadefinovaní uživatelé Přidání vybraného uživatele do role obr. 3-3 Vytváření role V dolní části jsou vypsáni uživatelé, kteří nejsou členy skupiny, takže v tomto případě všichni nadefinovaní uživatelé. Kliknutím na řádek uživatele jej označíme a kliknutím na tlačítko Přidat dojde k přesunu uživatele do horní části, kde jsou zobrazeni členové skupiny. Tímto způsobem přesuneme do skupiny požadované uživatele. Je možné postupně označit více uživatelů a přesunout je najednou kliknutím na Přidat. Člena lze ze skupiny vyřadit jeho označením a kliknutím na tlačítko Odstranit. I v tomto případě lze označit víc členů najednou. 466C N02 4 Administrátorský manuál

5 Do pole zcela nahoře napíšeme název role a tlačítkem Uložit uložíme roli. Po uložení se zobrazí informační okno se zobrazením nově vytvořené role (obdobné jako obr. 3-2), z něhož se tlačítkem Zpět vrátíme do seznamu rolí. Pokud při vytváření role na obr. 3-3 stiskneme tlačítko Zrušit, vrátíme se do seznamu rolí bez uložení nové role Editace role Jestliže chceme upravit již vytvořenou roli, stiskneme tlačítko Upravit v příslušném řádku seznamu rolí nebo v zobrazení role (obr. 3-1 nebo obr. 3-2). Otevře se formulář pro editaci role, viz obr Zde můžeme přidávat další členy do role, nebo naopak členy odebírat. Dále je možné měnit pořadí členů v roli. Toto pořadí je podstatné, protože členové role jsou pak při probíhajícím procesu např voláni podle pořadí. Vybraný člen Odebrání vybraného člena z role Přesun vybraného člena v roli Vybraný uživatel - nečlen Přidání nečlena do role obr. 3-4 Editace role Odstranění role Roli ze seznamu odstraníme kliknutím na tlačítko Odstranit v řádku příslušné role v seznamu rolí (obr. 3-1) a následným potvrzením operace. 3.2 Konfigurace procesů Procesy jsou určité předem připravené scénáře, které umožňují informovat o nastalých událostech vytipované skupiny osob (role) prostřednictvím u, sms nebo volání, svolávat konference zúčastněných osob apod. K vytváření procesů slouží editor procesů, založený na principu editoru procesů Signavio. Po stisku záložky Procesy se otevře seznam dosud připravených procesů, viz obr V pravé části každého řádku jsou umístěna tlačítka, umožňující spustit proces s mauálním 466C N02 5 Administrátorský manuál

6 zpracováním ( Spustit ), spustit ho s automatickým zpracováním, editovat proces nebo ho odstranit. Spouštěním a manuálním zpracováním procesů se zabývá uživatelský manuál [1]. V tomto dokumentu je popsáno vytváření procesů. obr. 3-5 Seznam procesů Vytvoření nového procesu K vytvoření nového procesu je určeno tlačítko Vytvořit nad seznamem procesů. Po stisku tlačítka se otevře editor scénářů, viz obr Pomocí tohoto editoru vytvoříme diagram procesu. V levém okně je seznam prvků (elementů), tj. aktivit a přechodů, které jsou k dispozici pro vytvoření procesu. Elementy jsou popsány ve zvláštní kapitole Tyto elementy se přetahují z levého do středního okna. V pravém okně se pak jednotlivým elementům přiřazují vlastnosti (Properties). Seznam aktivit Výchozí stav Přechody mezi aktivitami Okno pro vytvoření diagramu obr. 3-6 Editor scénářů Každý proces začíná výchozím stavem Start state. V levém okně tedy najdeme prvek Start state a přetáhneme ho do středního okna, viz obr Polohu každého elementu lze 466C N02 6 Administrátorský manuál

7 dále ve středním okně upravovat přetažením do požadované polohy. Na obr. 3-7 je vidět, že po přetažení elementu do středního okna se vedle prvku zobrazí ikony dalších elementů. Jsou to prvky, které mohou být do diagramu zařazeny za aktuální prvek, a přechody, kterými mohou být elementy propojeny. Další element je možné zařadit do diagramu buď z této nabídky nebo z levého okna. Prvky, které mohou navazovat Výchozí stav Možný přechod obr. 3-7 Start state V případě již vytvořeného nebo tvořeného diagramu lze kliknutím na jakýkoli element v diagramu zobrazit prvky, které mohou být přidány za vybraný element. Na obr. 3-8 je příklad jednoduchého diagramu. Je zde vybraný prvek Sms dispečerovi a můžeme vidět, že za tento prvek by bylo možné zařadit další prvky pro případ chybného průběhu akce Sms dispečerovi. Vlastnosti vybraného prvku Vybraný prvek Koncový stav obr. 3-8 Příklad diagramu procesu 466C N02 7 Administrátorský manuál

8 Pokud bychom vybrali akci nadřízenému, žádný další prvek by se nám nenabídl, protože pro tuto akci je navrženo pokračování pro případ úspěšného i chybového ukončení akce, viz kap Pro připojení přechodu k nějakému prvku zde existuje kontrola, zda je přechod možné připojit, viz následující obrázek. Jestliže je přechod neregulérní a nelze ho připojit, při pokusu o připojení se kolem prvku objeví červené ohraničení, pokud je přechod regulérní, pak je ohraničení zelené. Když je přechod správně připojen k oběma prvkům, pak se při pohybu myší nad přechodem objeví zelená napojení přechodu k prvkům. Chybný přechod Správný přechod Regulérně propojené prvky obr. 3-9 Přechody Pro editaci diagramu slouží ikony na horní liště, viz obr Diagram musí být ukončen koncovým stavem End state. Návrat na seznam procesů Vyjmout Kopírovat Vložit Návrat zrušené akce Uložit Uložit jako Vymazat označené objekty Zrušit poslední akci obr Detail horní lišty Proces dotvoříme tím, že jednotlivým elementům nakonfigurujeme vlastnosti v pravém okně kliknutím do sloupce Value u vybrané vlastnosti a vyplněním textu, nebo výběrem příslušné hodnoty, podle typu vlastnosti, podrobně viz kap Po dokončení vytváření procesu klikneme na ikonu Uložit na horní liště, poté se otevře okno pro jméno a popis procesu, viz následující obrázek. Po vyplnění jména procesu a popisu jej uložíme tlačítkem Save a zrušíme stiskem Close. V obou případech zůstáváme v editoru scénářů. Zpět na seznam procesů se dostaneme kliknutím na logo SIMPHONY v levém horním rohu. 466C N02 8 Administrátorský manuál

9 obr Uložení procesu Elementy procesu Proces se skládá z aktivit, které lze rozdělit do dvou skupin: - řídící aktivity - komunikační aktivity Přechody mezi jednotlivými aktivitami (flows) se znázorňují pomocí šipek, které označují směr průběhu procesu, případně barvou vyjadřují stav a spolu s aktivitami vytvářejí větve procesu. Elementy lze konfigurovat, slouží k tomu menu Properties na pravé straně editoru (obr. 3-8, detail viz obr. 3-12) Řídící aktivity: Výčet řídících aktivit: Start značí začátek procesu End značí konec procesu Fork značí rozvětvení, kde všechny větve připojené za touto aktivitou se začnou provádět zároveň Join čeká na dokončení provádění u všech větví, které jsou do této aktivity napojeny, pak pokračuje Upozornění: Tato aktivita se používá pouze pro spojování paralelně probíhajících větví. Pokud nějaká ze vstupujících šipek není aktivována (proces se vydal jinou cestou nebo se daná větev vůbec neprováděla), bude se v této aktivitě navždy čekat. Decision rozhodovací aktivita, kterou lze zařadit do procesů, u kterých se předpokládá pouze manuální zpracování obsluhou. Ta vybírá, kterou větví procesu se bude pokračovat. Výčet přechodů: V procesu jsou z každé aktivity (kromě Decision) definovatelné dva přechody: Success (zelená, úspěch,ok) musí být přítomný u všech akcí, Error (oranžová, chyba). Pokud akce skončí ve stavu chyba a v procesu není v daném místě přítomný příslušný přechod, použije se místo něj přechod pro úspěch. 466C N02 9 Administrátorský manuál

10 U rozhodovací aktivity Decision lze nadefinovat více přechodů typu Succes, z kterého obsluha vybírá jeden, a namísto přechodu Error zde existuje přechod : Timeout vyznačuje větev procesu, kterou se prochází po uplynutí zadané doby v případě, že dispečer do tohoto časového limitu nepotvrdí svoji volbu. Přechod timeout není povinný, pokud není použit, aktivita čeká na potvrzení bez časového omezení. Konfigurace řídících aktivit: U většiny řídících aktivit lze v Properties nastavit pouze jméno (Name). Toto jméno se pak vypíše k danému elementu v diagramu. Timeout kromě jména se nastavuje ještě doba, po jejíž uplynutí se z aktivity Decision přechází tímto přechodem do další aktivity. Nastavuje se v sekundách, default je 300. Decision kromě jména se nastavuje otázka pro rozhodování (Question). Odpovědi jsou definovány jmény (Name) výstupních přechodů typu Success Komunikační aktivity Komunikační aktivity využívají služeb telekomunikační sítě. V současné době jsou implementovány následující aktivity. Výčet řídících aktivit: Voice call with TTS hovor s tts zprávou (TTS = text to speech); lze nastavit jako konferenci vybraným účastníkům SMS without reply sms vybraným účastníkům Voice call with TTS and IVR hovor s tts zprávou jednotlivým účastníkům, je očekávána odpověď; lze nastavit jako konferenci Konfigurace základních parametrů komunikačních aktivit: Základní položky, které je třeba nakonfigurovat v Properties pro komunikační aktivity (viz obr. 3-12), jsou následující: Text textová zpráva, která bude doručena příjemci dle typu vybrané aktivity, tzn. tvoří obsah u nebo sms zprávy a je přečtena v TTS v případě volání nebo konference. Kliknutím na sloupec Value v řádku Text se otevře okno, do něhož lze text vepsat. Do textu je možné vložit parametr ${event.???}, který je pak v textu nahrazen konkrétním textem platným v aktuálním případě. Seznam výrazů, které lze použít, jako parametr v textu, a jejich význam: Pro Pochůzkový systém: ${event.patrolname} jméno pochůzky ${event.srccheckpointid} zdrojový pochůzkový bod ${event.targetcheckpointid} cílový pochůzkový bod Pro Dohledový systém a typ události Zařízení je neaktivní: ${event.devicename} jméno zařízení 466C N02 10 Administrátorský manuál

11 Pro Dohledový systém a typ události Hodnota na čidle...: ${event.devicename} jméno zařízení ${event.sensorname} jméno senzoru ${event.sensorvalue} hodnota senzoru ${event.sensorthreshold} mez senzoru Recipient Group Je možné nadefinovat více skupin uživatelů, kteří budou příjemci. Skupina se přidá kliknutím do sloupce Value parametru Recipient Group, kde je výchozí hodnota Add. Tím se hodnota v tomto řádku změní na Remove a zároveň se otevřou řádky Role a #to call a další řádek Recipient Group s hodnotou Add. Role kliknutím do sloupce Value parametru Role se zde objeví výběrové menu se seznamem rolí, které jsou v systému nadefinované, a po kliknutí na požadovanou roli se tato vypíše do příslušného řádku. #to call V tomto řádku lze nastavit, kolik uživatelů ze zadané role je potřeba úspěšně kontaktovat, aby výsledek kontaktování této role byl úspěch. Při otevření je nastavena implicitní hodnota 0, která představuje kontaktování všech členů dané role. Kliknutím do řádku se otevře okno, kde lze zadat jiný počet. Kontaktování probíhá postupně podle pořadí členů v roli. Pokud jednotlivé volání dopadne neúspěchem a v příslušné roli je k dispozici více lidí (náhradníci), systém pokračuje voláním náhradníka. Pokud se podařilo informovat alespoň tolik lidí, kolik je uvedeno jako počet v roli, akce dopadne úspěšně. Pokud se počet naplnit nepodaří, je výsledek chyba. Konfigurace dalších parametrů, které jsou jen u některých aktivit, je popsána dále, v podrobnějším popisu jednotlivých aktivit. Odebrání skupiny uživatelů Přidání další skupiny uživatelů Možnost vytvoření konference obr Konfigurace vlastností komunikační aktivity Popis jednotlivých typů komunikačních aktivit: SMS without reply Pošle na GSM číslo uživatele SMS se zadaným textem. Za úspěch je považováno odeslání zprávy všem příjemcům. 466C N02 11 Administrátorský manuál

12 Pošle na ovou adresu uživatele zprávu se zadaným textem. Předmět zprávy se vyplní do parametru Subject při konfigurování daného u. Za úspěch je považováno odeslání zprávy všem příjemcům. Voice call with TTS Tato aktivita má ve svých parametrech kromě dříve popisovaných i parametr Create conference, viz obr Implicitně je nastaven na false. V tom případě aktivita zavolá na telefonní číslo, přečte zprávu pomocí TTS a zavěsí. Za úspěch se považuje, když žádný příjemce nezavěsí před ukončením čtení TTS zprávy. Vytvoření konference se nakonfiguruje kliknutím na false, po kterém se zobrazí zaškrtávací okénko, po jehož zaškrtnutí a opuštění pole je zde vyplněno true. Při provádění akce jsou pak účastníci po přečtení zprávy připojováni do konference. Za úspěch se považuje, když se do konference připojí nadefinovaný počet uživatelů. Voice call with TTS and IVR Tato aktivita má možnost stejným způsobem nakonfigurovat připojení uživatelů do konference jako předchozí aktivita. Liší se v tom, že po přečtení TTS zprávy je očekávána reakce uživatele pomocí DTMF. Očekávané hodnoty DTMF volby jsou napevno nastaveny: 1 přijmout 2 odmítnout 5 zopakovat zprávu Systém na DTMF zareaguje další TTS zprávou. Texty těchto zpráv se mohou nastavit v parametrech: Accepted message implicitní hodnota je Přijato Declined message implicitní hodnota je Odmítnuto Unknown message implicitní hodnota je Neplatná volba Za úspěch je považována odpověď 1. V případě konference je úspěchem připojení patřičného množství uživatelů Editace procesu Po stisku tlačítka Upravit v řádku procesu, který chceme měnit, se dostaneme do editoru scénářů s tím, že se nám zobrazí diagram příslušného procesu, který můžeme upravovat Odstranění procesu Posledním tlačítkem vpravo v seznamu procesů je u každého procesu tlačítko Odstranit. Stiskem tohoto tlačítka a následným potvrzením operace lze proces nevratně odstranit. 4 Odkazy [1] - 466C Uživatelský manuál. [2] Simphony - 466C Uživatelský manuál. [3] Lokality a uživatelé - 466C Administrátorský manuál. 466C N02 12 Administrátorský manuál