Všichni uživatelé. Univerzitní informační systém. Svazek 1. Vysoká škola podnikání a práva, a.s.

Transkript

1 Univerzitní informační systém Vysoká škola podnikání a práva, a.s. Všichni uživatelé Svazek 1 Verze: 5.55 Datum: 8. listopadu 2016 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

2

3 Obsah Seznam obrázků 5 1 Úvod 11 2 První přihlášení Získání vstupních informací Provozní tým OSSA a OSVT Přihlášení uživatele do informačního systému Odhlášení uživatele z informačního systému Obnovení hesla při ztrátě Základní principy užívání UIS Systém oprávnění v UIS Struktura stránky aplikací Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu Vyhledávací pole Další vyhledávací prvky v UIS Správce tabulek Datum v UIS Automatické dávkové operace Základní pojmy studijního systému UIS Období Časový průběh jednoho období Další pojmy z oblasti studijního systému eagenda Kontaktní centrum Rezervace místností Evidence interní dokumentace pracoviště eprůzkum Tiskové úlohy Technologie a jejich správa Statistiky bezdrátové a kolejní sítě Správa karet Správa informačního systému Správa oprávnění Dokumentace UIS Dokumentace UIS Často kladené otázky Systémoví integrátoři Vývojový tým

4 8.5 Mé operace v informačním systému Statistiky využití UIS Přizpůsobení informačního systému Portlety v UIS Uživatelská nastavení Moje oblíbené Nastavení informačního systému Kontrola osobních údajů Nastavení delegátů Změna identity Změna hesla Odhlášení z informačního systému Bezpečnostní údaje pro obnovení hesla Rejstřík 93 4

5 Seznam obrázků 1: Osobní administrativa před přihlášením uživatele veřejná část : Příklad přihlašovacího formuláře : Zahájení obnovení zapomenutého hesla : Zodpovězení bezpečnostní otázky : Vzhled stránky Osobní administrativy s popisem jejích částí : Příklad stránky Osobní administrativy systémového integrátora : Příklad stránky Osobní administrativy studenta : Blahopřání : Zobrazování orámovaných sekcí s popisem : Úprava obsahu nabídky : Vyhledávání podle názvu aplikací : Portálové menu Dokumentového serveru : Portálové menu Záznamníku učitele : Portálové menu Záznamníku výzkumníka : Legenda popisující ikony : Legenda jako součást pole pro vyhledání osob : Volba období : Osobní administrativa bez designu : Vyhledávací pole : Vyhledávací pole příklad nalezených údajů : Zveřejněné údaje nalezené osoby příklad : Správce tabulek : Informace o robotu automatických dávkových operací : Hledám řešení : Moje podané dotazy : Přiřazonání dotazů řešitelům : Řešené dotazy : Schválené dotazy k vyřízení : Dotazy čekající na moje vyjádření : Rezervace místností : Dohledané místnosti vyhovující kritériím ve formuláři pro vyhledání volných kapacit : Plán obsazení místností : Přehled rezervací : Správa rezervací : Blokování rezervací místnosti : Evidence šanonů pracoviště : Evidence dokumentů v šanonu : Vyhledávání dokumentů : eprůzkum dotazník : Tiskové úlohy : Statistiky WiFi sítě : Moje oprávnění : Moje skupiny : Výběr časového období pro zjištění Mých operací v UIS

6 6 45: Portlety umístěné na stránce UIS : Umísťování portletů do stránky UIS : Seznam umístěných portletů : Portlet Aktuální čas v různých městech : Portlet aktuálního počasí a nastavení jeho parametrů : Portlet Aktuální zprávy a nastavení jeho parametrů : Portlet Navigační lišta a nastavení jeho parametrů : Portlet Navigační studentská lišta : Portlet Navigační učitelská lišta : Nepřečtená pošta v Internetu : Portlet Nepřečtená pošta v UIS : Portlet Nepřečtené dokumenty v DS : Portlet Očekávaná výročí a jeho nastavení : Ovládání personalizace UIS : Poznámkový blok : Přehled nových termínů : Přehled vypsaných termínů : Systémové a vývojářské údaje : Portlet Vyhledávání v IS : Výsledky studia : Vývěska : Záznamník učitele : Záznamník výzkumníka : Portlet Zobrazení kódu HTML : Vložení HTML textu do stránky UIS : Režim zobrazování informací na osobní stránce : Šířka nabídkové části v obrazových bodech: a) 600 pixelů, b) 980 pixelů : Osobní administrativa s nabídkou Moje oblíbené : Definice uživatelské nabídky Moje oblíbené : Konrola osobních údajů : Nastavení delegátu : Odebrání delegáta : Příklad možného zobrazení aplikace pro změnu hesla

7 Vážení uživatelé Univerzitního informačního systému, první svazek příručky Univerzitního informačního systému (UIS) obsahuje rady k prvnímu přihlášení, přehled základní terminologie, vysvětlení základních principů a postupů použitých v jednotlivých aplikacích a také návod k základním aplikacím v následujících částech Osobní administrativy: eagenda; Technologie a jejich správa; Správa informačního systému; Dokumentace UIS; Přizpůsobení informačního systému; Nastavení informačního systému. Jedná se o aplikace přístupné všem uživatelům přihlášeným do Univerzitního informačního systému, které poskytují uživatelská nastavení systému (například Uživatelská nastavení, Volba designu, Změna hesla), uživatelské informace (například Mé operace, Správa oprávnění, Často kladené otázky), či informace o systému (například Správa účtů). První čtyři kapitoly seznámí uživatele s teorií nutnou k pochopení aplikací UIS a studijně administrativního systému vedeného v UIS, například s často používanými pojmy jako je přihlášení do informačního systému, integrátor, vývojový tým, prerekvizita, ukončení předmětu, registrace předmětů, role uživatele. Zbývající kapitoly se zabývají popisem a návodem k použití aplikací v jednotlivých částech Osobní administrativy UIS. Design stránek UIS je variabilní, proto je již v úvodu nutné upozornit, že celá dokumentace se odvíjí od původního oranžového designu UIS, mohou se například odlišovat ikony uváděné v textu od těch v alternativních designech. Struktura stránek je podrobně popsána v kapitole Základní pojmy studijního systému. Protože celá dokumentace k informačnímu systému vzniká ve stejných souborech jako dokumentace pro rozsáhlejší univerzity, hovoří se v některých částech textu o fakultách. Tento text platí i pro VŠPP. Také pojem systémový integrátor fakulty (SIF) splývá s pojmem systémový integrátor školy (SIU) osoby jsou totožné. Vývojový tým přeje uživatelům mnoho úspěchů při práci s UIS. Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů 7

8 Jak číst dokumentaci Sestavováním jednotlivých svazků se zabývají členové vývojového týmu, kteří se pohybovali mezi koncovými uživateli Univerzitního informačního systému, a mají tak představu o informačních potřebách uživatelů (studentů, učitelů, zaměstnanců studijního oddělení) z praxe. Nemalý podíl při tvorbě svazků mají také ostatní členové vývojového týmu, kteří poskytli své rady a postřehy z vývoje jednotlivých aplikací, jež pomohly k úplnějšímu popisu problematiky. Mnozí umožnili využít části svých publikovaných textů a diplomových a bakalářských prací popisujících vlastní aplikace, a byli tak inspirací obsahu některých kapitol příruček. Součástí úvodu každé publikace je obsah s odkazy na kapitoly a podkapitoly, který je uveden i v levé části elektronického dokumentu a při jeho prohlížení je stále nabízen, pro snadnější přechod k jiné kapitole nebo podkapitole. Publikace jsou doplněny názornými otisky obrazovek (screenshoty) se stručnými a návodnými popisky, které se objevují zejména v prvním díle dokumentace (v následujících dílech jen ve složitějších případech). Některé se mohou nepatrně lišit z důvodu neustálého vývoje aplikací a také možnosti volit si vzhled celého informačního systému. V textu se často objevují upozornění na důležité a často unikající podstatné skutečnosti vysvětlované problematiky, označené symbolem ukazující ruky a také poznámky pro pokročilejší a zvídavější uživatele. Ty jsou zvýrazněny květinkou. Pokud se v textu hovoří o použití tlačítka aplikace, pak je tlačítko vykresleno, například Tlačítko. Aktivní odkazy na aplikace Univerzitního informačního systému jsou v textu zvýrazněny bezpatkovým písmem. Zvýrazněny jsou i odkazy na obrázky související s textem nebo stránky rozvíjející danou problematiku. Kurzívou jsou v textu pro přehlednost zvýrazněna hesla obsažená v Rejstříku hesel na konci svazku. Rejstřík byl sestaven ze všech hesel, která by uživatel mohl hledat. Následující díly dokumentace přímo navazují na první díl. Může se stát, že některá témata se v dalších svazcích opakují. Je to proto, aby byla podrobněji rozebrána a více přiblížena dané skupině uživatelů, a také proto, že někteří uživatelé čtou jen svazky určené jejich skupině uživatelů. Aktuální elektronická verze příruček uživatelské dokumentace je na úvodní stránce UIS pod odkazem Dokumentace UIS a ve Veřejném dokumentovém serveru ve složce Dokumentace UIS Oficiální dokumentace. Přehled svazků dokumentace První svazek Všichni uživatelé není v dokumentaci UIS jediný. Jsou připraveny a stále se připravují další, které jsou tematicky zaměřeny. Zveřejněné svazky dokumentace jsou: 2. Student svazek je zaměřen na studium na Vysoké škole podnikání a práva, a.s., na základní pojmy studijního systému a aplikace, které student během svého studia a v průběhu každého semestru používá (např. přihlašování na zkoušky, registrace a zápisy, list záznamníku učitele). 3. Učitel svazek je věnován všem vyučujícím, kterým jsou zde vysvětleny základní pojmy spojené s používáním Záznamníku učitele a jednotlivé aplikace (např. seznamy studentů, učitelé předmětu a rozvrhy, vypisování termínů zkoušek, hodnocení úspěšnosti). 8

9 4. Věda a výzkum svazek je zaměřen na všechny vědecko-výzkumné pracovníky školy. Zahrnuje základní pojmy, jako jsou projekt, publikace, role uživatele a popis jednotlivých aplikací s názornou obrazovou dokumentací. 5. Studijní referentka obsahuje podrobný teoretický i praktický popis studijního oddělení a evidence z pohledu studijní referentky. Text je doplněn obrázky, tipy a poznámkami. 6. Přijímací řízení svazek popisuje průchod celým přijímacím řízením a použití jednotlivých aplikací z pohledu studijních referentek a systémových integrátorů. Přijímacímu řízení z pohledu uchazeče je věnován samostatný svazek 20. Uchazeč 7. Koleje a menzy tento svazek je zaměřen na problematiku kolejí, na práci a aplikace ubytovací referentky, kolejní rady, integrátorů. 8. Portál vedoucího ústavu svazek zahrnuje aplikace Portálu vedoucího, obecné principy studijního a vědecko-výzkumného systému v UIS. Protože některé související aplikace jsou stále ještě ve vývoji, není obsah svazku ještě ucelen. 9. Ostatní portálové aplikace svazek je určen osobám, které se na pracovištích věnují správě výpočetní techniky (OSVT) a systémové agendy (OSSA), ústavním referentům zabývající se vědecko-výzkumnou evidencí, orgánům školy, systémovým integrátorům a pracovníkům provozu aplikací. Popsány jsou aplikace Portál SIF a OSSA, Portál člena orgánu, Helpdesk, Správa karet. 10. Systémový integrátor báze systému svazek zahrnuje aplikace, které používají systémoví integrátoři. Cílem svazku je podrobně seznámit integrátory s funkcí UIS a zejména s bází systému, způsobem zajištění jeho provozu na univerzite a s aplikacemi k tomu určenými. 11. Osobní management svazek obsahuje popis aplikací elektronické kanceláře, jako jsou Poštovní schránka, Dokumentový server apod. 12. Portál veřejných informací svazek zahrnuje popis aplikací poskytujících veřejnosti základní informace o lidech na škole, pracovištích, orgánech, projektech, studijních záležitostech, telefonním seznamu a dalších. 13. Systémový integrátor studijní systém svazek je zaměřen na studijní část informačního systému a způsob zajištění jeho provozu na škole. 14. E-learning testování a zkoušení svazek je zaměřen na základní pojmy z oblasti elearningu, na zakládání e-projektů a tvorbu a zveřejňování testů učitelem. 15. E-learning studijní opory svazek je zaměřen na tvorbu studijních opor v prostředí e-learningového systému, je určen učitelům a studentům. 16. Redakční systém svazek je zaměřen na aplikace pro tvorbu a správu webových stránek. 17. Zahraniční oddělení svazek je zaměřen na aplikace zahraničního studijního oddělení a evidenci studentů z pohledu studijní referentky. 18. Provoz UIS svazek bude obsahovat popis různých nastavení, skriptů, datového schématu, vývojářských aplikací a další. 19. Elektronická spisová služba UIS svazek je zaměřen na aplikace pro správu a evidenci oběhu dokumentů univerzity. 20. Uchazeč svazek je zaměřen na aplikace pro správu elektronických přihlášek ke studiu od jejich podání až po zobrazení výsledků přijímacího řízení. Pro úspěšné uchazeče o studium dále popisuje aplikace elektronických návratek. 21. Management sítě svazek je zaměřen na aplikace centrálního přístupového systému a management počítačové sítě. 9

10

11 1 Úvod Vývoj Univerzitního informačního systému započal na Mendelově univerzitě v Brně. Nutnost inovovat stávající systém studijní agendy nazývaný Student vznikla v souvislosti se zaváděním kreditního systému studia (ECTS) na univerzitě. Protože úprava systému Student do takové podoby, aby splňoval požadavky ETCS, by byla stejně náročná jako pořízení nového systému, rozhodlo vedení univerzity o pořízení systému nového, využívajícího možností moderních technologií, trendů a postupů užívaných v oblasti vývoje, návrhu a provozu informačních systémů. Z hlediska možných variant řešení se univerzita nakonec rozhodla vybudovat informační systém (Univerzitní informační systém UIS) vlastními silami. Vznikem a zavedením Univerzitního informačního systému došlo k propojení několika informačních systémů provozovaných samostatně. Dále bylo implementováno propojení s celostátní databází Sdružené informace matrik studentů (SIMS) a podpořeno kreditní studium ECTS. Uvedenými kroky byly vytvořeny podmínky pro tvorbu jednotné datové základny, poskytující správné a aktuální informace všem uživatelům, a rovněž pro racionální zavádění nových informačních a komunikačních technologií na univerzitě. Modernizace informačního systému pro oblast akademických činností na VŠPP byla nutná kvůli změnám v řízení studia a změnám legislativy. Řešení Univerzitního informačního systému navíc uživatelům poskytuje přístup k informacím přes Internet, čímž se stává VŠPP přístupnější nejen studentům a pedagogům, ale i široké veřejnosti. Samozřejmě, že osobní a studijní údaje jsou bezpečně uchovány a přístupné pouze povolaným osobám. 11

12

13 2 První přihlášení Do informačního systému je možné se přihlásit z libovolného počítače připojeného do celosvětové počítačové sítě Internet, a to pomocí webového prohlížeče přes adresu Odkaz na informační systém je umístěn také na školních webových stránkách Doporučujeme uložit odkaz na Univerzitní informační systém do záložek prohlížeče. 2.1 Získání vstupních informací Univerzitní informační systém je rozdělen na veřejnou a neveřejnou část. Veřejnou část může navštívit a získat zde základní informace o škole kterýkoliv uživatel, aniž by musel použít heslo. Pro vstup do neveřejné části je nutné vlastnit uživatelské jméno a heslo. Získá je každá osoba, která má k škole nějaký vztah (nejčastější vztah je student či zaměstnanec) a informace o ní je vložena do UIS. Každý uživatel po zaevidování do UIS obdrží do své školní poštovní schránky uvítací . Uživatelské jméno a heslo jsou systémem automaticky vygenerovány jako řetězce několika znaků. Tyto informace získá automaticky: student po zápisu do prvního semestru studia, například při úvodu do studia, při imatrikulaci. Student, který podal elektronickou přihlášku a jehož fakulta to umožňuje, může přihlašovací údaje získat po zápisu z aplikace Elektronická přihláška ke studiu na VŠPP; zaměstnanec při nástupu do pracovního poměru na personálním oddělení. Login (uživatelské jméno) je řetězec znaků, který se používá k jednoznačné identifikaci osoby v systému. Tvar loginu může být v různých systémech různého tvaru a délky. Na Vysoké škole podnikání a práva, a.s. je jeho délka nejvýše 14 znaků. Login je informačním systémem generován automaticky a vychází z příjmení uživatele. Protože se však některá příjmení vyskytují častěji, je nutné doplňovat je o další znaky,zpravidla číslice za jménem. Pro tvorbu loginů jsou uživatelé rozděleni na tři základní skupiny, pro něž byla kvůli snadnějšímu rozlišení vytvořena různá pravidla generování: zaměstnanci login je tvořen z příjmení, příliš dlouhá příjmení jsou zkracována, opakující se příjmení je na konci doplněno pořadovou číslicí (například novak, novak1); studenti login se tvoří jako u zaměstnanců, jen se před příjmení vkládá znak x (například xnovak, xnovak5); externisté login se tvoří jako u zaměstnanců, jen se před příjmení vkládají znaky qq (například qqnovak, qqnovak3). V současné době není změna přihlašovacího jména na škole podporována. Pokud uživatelé vstupní údaje do UIS takto nezískají nebo heslo zapomenou, mohou kontaktovat školního integrátora, který po dohodě poskytne heslo i s nejnutnějšími informacemi potřebnými k přihlášení do UIS. 13

14 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ Heslo si uživatel může změnit sám v aplikaci Změna hesla (více na straně 90). Vyzrazením hesla do UIS může dojít ke zneužití dat, proto je nutné hlídat si přístupová hesla a nemít je vystavená ostatním uživatelům na očích. Nevhodné je se přihlašovat do systému tak, aby mohl někdo heslo odhalit například sledováním prstů při psaní hesla na klávesnici. Propůjčit práva jinému uživateli lze přes aplikaci pro delegování práv. Doporučený postup bezpečného odhlášení ze systému je uveden v podkapitole Odhlášení z informačního systému na straně 17. Při podezření z vyzrazení hesla je nutné heslo co nejdříve změnit. Při podezření ze zneužití je vhodné ihned kontaktovat systémového integrátora a sdělil mu co nejpřesnější údaje o době a předpokládané aplikaci, kde mohlo ke zneužití dojít. 2.2 Provozní tým Provozní tým je tvořen zaměstnanci IT oddělení. Tým zajišťuje provoz a správu aplikací UIS Zabezpečuje také školení a metodickou pomoc uživatelům UIS v koordinaci s příslušnými částmi školy. Důležitou součástí provozního týmu jsou správci dat a systémový integrátor školy. Správci dat (datamanagement DM) Datamanagement je pověřen správou dat Univerzitního informačního systému, mezi něž patří tvorba celoškolsky platných číselníků, dále zpracováním statistického a účetního výkaznictví, tvorbou drobných dílčích aplikací v rámci UIS (uživatelské sestavy, tvorba souhrnů, sumářů, podkladů aj.). Zpracovává výstupy pro ÚIV Praha a Sdružené informace matrik studentů. Nedílnou součástí práce DM je také optimalizace aplikací a datového schématu, což běžný uživatel pozná podle kratší doby odezvy při požadavku na velký objem dat (např. při zvolení objemnějších sestav v Záznamníku učitele nebo ve studijním oddělení). Systémový integrátor školy (SIU) Systémový integrátor univerzity má za úkol zavádět Univerzitní informační systém a ostatní informační a komunikační technologie na škole. Organizuje školení pro uživatele (studenty, učitele, referentky) a pomáhá jim řešit provozní problémy. Ty závažné řeší s pomocí vývojového týmu. K výkonu své funkce by měl mít na fakultě vybudovánu síť pracovníků OSSA a OSVT. Kontaktní údaje na systémového integrátora jsou k dispozici na stránce Osobní administrativy pod odkazem Systémoví integrátoři. 2.3 OSSA a OSVT Na pracovištích školy existují vybrané osoby, které by měly kolegům poskytovat první a základní pomoc při problémech s výpočetní technikou a UIS. Tyto osoby jsou označovány jako OSSA (osoby spravující systémovou agendu) a OSVT (osoby spravující výpočetní techniku). 14

15 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ OSSA osoby spravující systémovou agendu OSSA lze označit za systémové integrátory jednotlivých ústavů. Mají za úkol pomáhat při šíření novinek a důležitých informací týkajících se UIS, které jim předává systémový integrátor fakulty, a poskytovat první pomoc zaměstnancům příslušného ústavu při uživatelských problémech s UIS (např. při nepochopení funkčnosti některé aplikace). Problémy, které nemohou samostatně na místě vyřešit, a případné dotazy by tyto osoby měly konzultovat se systémovým integrátorem fakulty. Rozhodně by se neměly obracet přímo na členy vývojového týmu. Referent RIV je osoba, která ústavu pomáhá s radami okolo vědecko-výzkumného systému. Touto funkcí může být pověřena zvláštní osoba nebo OSSA. OSVT osoby spravující výpočetní techniku Zástupci skupiny OSVT jsou nápomocni při zavádění nových informačních a komunikačních technologií. Jsou odpovědní za správu výpočetní techniky a školení uživatelů v tzv. informatickém minimu (používání kancelářského softwaru textový editor, tabulkový procesor, dále užívání elektronické pošty a práce s webovým prohlížečem) v příslušných ústavech. S problémy (např. závada na počítačové síti), které jsou z jejich pozice neřešitelné nebo s nimiž je nutné se obrátit na pracovištěm zajišťující provoz UIS, se obracejí na systémového integrátora prorektora pro informatiku, kteří mohou zajistit potřebnou pomoc a vést další jednání při řešení rozsáhlých problémů. Vyskytne-li se u zaměstnance problém s výpočetní technikou, obrací se v první řadě na OSVT. Pokud není v silách OSVT uživateli pomoci, obrací se OSVT na SIF. Nastane-li uživateli problém s UIS, kontaktuje nejprve OSSA. Není-li problém vyřešen a stále trvá, obrátí se na SIF, který je ve většině případů schopen dořešit jakýkoliv provozní problém. 2.4 Přihlášení uživatele do informačního systému K vlastnímu přihlášení do neveřejné části informačního systému slouží odkaz Osobní administrativa (obr. 1). Po jeho zvolení se na obrazovce objeví přihlašovací formulář podobný jako na obrázku 2 se dvěma vstupními poli k vyplnění. Prvním je Uživatelské jméno (User name), do něj se uvede přidělené identifikační číslo (ID) nebo login (uživatelské jméno). Do druhého pole Heslo (Password) se vepíše přidělené heslo a pro přihlášení do Osobní administrativy se klikne na tlačítko Přihlásit se. Další možností přihlašovacího formuláře je nastavení doby platnosti přihlášení, což je minimální doba neaktivity, po kterou zůstane uživatel v systému přihlášen i když po tuto dobu neprovedl v systému žádné operace. Implicitně je tato doba nastavena na jeden den, kliknutím na odkaz změnit je možné zvolit jinou hodnotu. Maximální doba platnosti přihlášení může být vzhledem k uchovávání dat v mezipaměti až o 10 % zvolené doby delší, tj. pokud je nastavena doba do odhlášení na jednu hodinu, může být uživatel po uplynutí 65 minut stále přihlášen. Přítomnost v Osobní administrativě si lze ověřit v horní části stránky, kde je umístěno celé jméno přihlášeného uživatele (přesná poloha závisí na volbě designu UIS). Pokud se po zadání správných přihlašovacích údajů opět otevře okno s přihlašovacím formulářem, pravděpodobně nemáte ve Vašem webovém prohlížeči povoleno ukládání 15

16 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ Obrázek 1 Osobní administrativa před přihlášením uživatele veřejná část cookies. Cookies umožňují jednoznačnou identifikaci uživatele a jejich povolení v prohlížeči je nutné k úspěšnému přihlášení do UIS. Webové prohlížeče mají použití cookies implicitně povoleno, ve většině případů není tedy nutné provádět žádné úpravy nastavení. Informace o tom, jak zkontrolovat nastavení cookies a případně jak jejich použití povolit, naleznete v aplikaci Návod k prvnímu přihlášení. Při přihlašování do Univerzitního informačního systému se Vás může prohlížeč dotázat na uložení hesla. Uložení hesla do prohlížeče nedoporučujeme zejména v případě, přihlašujete-li se z počítače, který používá více uživatelů. Vaše heslo pak může být zneužito! Po přihlášení si každý uživatel může heslo do UIS změnit v aplikaci Změna hesla. V aplikaci jsou uvedeny požadavky na bezpečné heslo, kterými je nutné se při tvorbě nového hesla řídit. 16

17 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ Obrázek 2 Příklad přihlašovacího formuláře 2.5 Odhlášení uživatele z informačního systému Pro odhlášení z Univerzitního informačního systému slouží aplikace Odhlášení, kterou naleznete v Osobní administrativě v nabídkové sekci Nastavení informačního systému. Pro definitivní odhlášení je nutné v aplikaci stisknout tlačítko Odhlásit se. Přistupuje-li do UIS z veřejně přístupného počítače nebo učebny, je více než vhodné po odhlášení ze systému ukončit webový prohlížeč a všechna s ním spřažená okna (například pro MSIE je nutné zavřít i Outlook Expres). Pro bezpečné a spolehlivé odhlášení je nutné ukončit i všechna okna spuštěného internetového prohlížeče, a to i ta, ve kterých se s UIS nepracovalo. Doporučujeme důsledně dbát na tyto pokyny, neboť jedině tak se zabrání nechtěné, či naopak chtěné manipulaci a zneužití osobních dat cizí osobou. 2.6 Obnovení hesla při ztrátě Nové přihlašovací údaje běžně vydávají systémoví integrátoři příslušného pracoviště. Uživatelé UIS však mají možnost aktivovat si funkci pro obnovení zapomenutého hesla. Aktivace funkce se provádí po přihlášení do Osobní administrativy v aplikaci Bezpečnostní údaje pro obnovení hesla (více na straně 91). Zde si uživatel nastaví bezpečnostní otázku a odpověď a kontaktní ovou adresu, na kterou mu bude v případě požadavku na obnovení hesla zaslán odkaz do příslušné aplikace. Uživatelé bez aktivované funkce obnovy hesla získají nové heslo pouze u svého systémového integrátora. 17

18 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ Odpověď na bezpečnostní otázku a kontaktní je třeba si pamatovat pro pozdější obnovení hesla. Obrázek 3 Zahájení obnovení zapomenutého hesla Uživatel, který zapomněl své heslo a dříve si aktivoval funkci obnovení hesla, si tak může nové heslo nastavit sám. Odkaz pro přístup do aplikace pro obnovení hesla je umístěn pod přihlašovacím formulářem (obr. 2). Po kliknutí na odkaz je uživatel vyzván k zadání svého přihlašovacího jména (loginu) do UIS a kontaktní ové adresy, kterou si nastavil v aplikaci Bezpečnostní údaje pro obnovení hesla (obr. 3). Dále je třeba odpovědět na jednoduchou kontrolní otázku a stisknout tlačítko Potvrdit. Je-li vše v pořádku, odešla UIS na zadaný zprávu s odkazem pro přístup do aplikace na zadání nového hesla. Platnost zaslaného odkazu je omezena na 24 hodin, následně je odkaz deaktivován a není možné jej pro obnovení hesla použít. K deaktivaci odkazu dojde i po úspěšném nastavení nového hesla uživatelem a rovněž po vyčerpání možných pokusů pro zodpovězení kontrolní otázky (maximálně 3 pokusy). Obrázek 4 Zodpovězení bezpečnostní otázky Po kliknutí na odkaz se zobrazí formulář pro zadání odpovědi na kontrolní otázku a nového hesla (obr. 4). Heslo je třeba vložit dvakrát pro eliminaci možného překlepu. Požadavky na bezpečné heslo, jako je minimální počet znaků, obsah minimálního počtu malých a velkých písmen, minimální počet číslic, jsou v aplikaci uvedeny a pokud 18

19 2 PRVNÍ PŘIHLÁŠENÍ nebudou dodrženy, nebude nové heslo akceptováno. Vyplněný formulář se odešle stisknutím tlačítka Potvrdit. Úspěšné nastavení hesla je uživateli oznámeno. Nyní je možné se s novým heslem přihlásit do UIS. 19

20

21 3 Základní principy užívání UIS Kapitola vysvětluje běžnému uživateli základní systém rozdělení práv v UIS Vysoké školy podnikání a práva, a.s.. Značná část kapitoly se pak pro snazší orientaci uživatele na stránkách UIS zabývá členěním a popisem částí standardních stránek. Z těch zajímavých částí je to například hlavička s rychlými odkazy na některé dále popsané aplikace, část se zásadními informacemi, navigační odkazy, nápovědné texty. Protože uživatelé v mnoha aplikacích (např. pro dohledání osob, vyučovaných předmětů) narazí na tzv. vyhledávací pole, je zde věnováno místo pro popis jeho správného použití. V posledním odstavci je popsáno využití verze UIS bez designu, tzv. textového režimu. Její využití urychluje odezvy UIS ve chvílích velkého náporu uživatelů na UIS. Výhodou tohoto režimu je také nízká režie přenosu dat, proto je vhodný i k používání UIS přes pomalé telefonní linky nebo GPRS připojení mobilními telefony. 3.1 Systém oprávnění v UIS Stejně jako v jiných informačních systémech i v UIS jsou definovány kategorie uživatelů, kteří smějí v systému provádět určité činnosti spojené s výkonem povolání nebo studia. Proto byl v UIS vytvořen systém oprávnění, který umožňuje rozčlenění práv osobám pracujícím v UIS a využívajícím jeho informací. Práva jsou uživatelům přidělována podle rolí, které v systému zastávají, nebo jednotlivě podle potřeby. Dvěma největšími skupinami uživatelů jsou studenti a učitelé. Jim je přidělena skupina oprávnění odpovídající jejich roli. Významnou skupinou jsou také studijní referentky, kterým přísluší práva k výkonu jejich pracovní náplně. Z ní vyplývají zejména práva ke studijní agendě. Dalšími skupinami uživatelů jsou například: vedení školy, systémoví integrátoři, vývojáři systému a ostatní zaměstnanci školy. Tyto jednotlivé uživatelské skupiny mají také určitou sadu práv, která jim po dohodě přiděluje integrátor. Práva, která byla uživateli podle jeho role v UIS přidělena, jsou uvedena v aplikaci Moje oprávnění. Zda je uživatel členem skupiny, které byla přidělena sada práv, zjistí v aplikaci Moje skupiny. Více k aplikacím na straně 63. Podle role a přidělených práv se uživateli zobrazují aplikace v UIS. Velký rozdíl je viditelný na úvodní stránce Osobní administrativy. Drobné rozdíly mohou pak být v použití některých aplikací, např. Záznamníku učitele. 3.2 Struktura stránky aplikací Styl vzhledu všech stránek je sestaven jednotně s přihlédnutím k příjemné a jednoduché práci uživatele tohoto systému, jak je vidět na obrázku 5. Pro porovnání vzhledu stránek různých uživatelů jsou uvedeny obrazovky integrátora a studenta obr. 6 a 7. 21

22 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Obrázek 5 Vzhled stránky Osobní administrativy s popisem jejích částí Hlavička stránky V horní části každé stránky s oficiálním designem se zobrazuje tzv. hlavička stránky, kde je uveden název Vysoké školy podnikání a práva, a.s. a informačního systému. Dále je uveden datum, čas, jméno osoby uváděné v aktuální den v kalendáři a ikony, a pro přepnutí na anglickou, slovenskou nebo českou verzi UIS. Po přihlášení do Osobní administrativy se v dolním řádku hlavičky stránky vypíše jméno přihlášeného uživatele a zobrazí se operativní ikony k návratu o stránku zpět a do Osobní administrativy. Zobrazeny jsou odkazy na aplikace elektronické kanceláře zprávy, dokumenty a úkoly i s počtem nepřečtených zpráv, dokumentů a úkolů. Hodnotu počtu nepřečtených zpráv a dokumetů se doporučuje udržovat na nule. 22

23 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Obrázek 6 Příklad stránky Osobní administrativy systémového integrátora Pokročilým uživatelům lze doporučit rychlé přepínání režimů stránek použitím URL. Odkazem se nařídí práci UIS v angličtině, se zobrazí úvodní stránka Osobní administrativy. Režim stránek bez designu (str. 29) se zapne přes Všechny tyto volby jsou samozřejmě dostupné z úvodní stránky UIS Titulek Nad čarou oddělující hlavičku stránky od jejího těla je vždy pro snadnější orientaci uživatele uveden název aktuální stránky. Zásadní informace V horní části úvodní stránky Osobní administrativy jsou průběžně zveřejňovány odkazy s velmi důležitými upozorněními (informace o plánovaném výpadku serveru, elektřiny, termíny školení, registrací, zápisů, upozornění na kontrolu osobních údajů apod.). Odkazy na nejdůležitější upozornění jsou uvedeny tučným písmem. 23

24 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Obrázek 7 Příklad stránky Osobní administrativy studenta Kliknutím na odkaz zásadní informace se zobrazí vlastní text zprávy nebo odkaz na stránku, na které je informace umístěna (může jí být i složka Dokumentového serveru). U některých zásadních informací je možné jejich zobrazení vypnout tlačítkem Již nezobrazovat tuto informaci. Takovou aktuální informaci lze pak vyhledat a obnovit v aplikaci Historie zásadních informací (umístěna je v sekci Osobní management) v záložce Aktuální informace kliknutím na Znovu zobrazovat. Zde je možné vyhledat všechny informace, které byly uživatelům dříve zobrazeny. Více je o aplikaci Historie zásadních informací uvedeno v 11. svazku dokumentace Osobní management. Upozornění na vložení nové zásadní informace je uživatelům zasíláno přes školní . Zásadní informace jsou většinou velmi významné, proto je vhodné je pravidelně sledovat. 24

25 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Blahopřání Za zvláštní informaci lze považovat blahopřání k svátku a narozeninám. Svátek se zobrazuje implicitně podle českého kalendáře. Pokud jméno uživatele není v kalendáři uvedeno, je možné datum svátku nastavit v aplikaci Uživatelská nastavení. Blahopřání je v den svátku nebo narozenin umístěno automaticky pod zásadní informace. Obrázek 8 Blahopřání Tělo stránky Největší a nejdůležitější částí stránky jsou odkazy na vlastní uživatelské aplikace. Pro snadnější orientaci je tato část členěna podle vzájemných souvislostí aplikací do orámovaných sekcí, jak je vidět na obrázku 9. Obrázek 9 Zobrazování orámovaných sekcí s popisem Uživatelé si mohou upravovat vzhled stránky, tj. zobrazení a umístění jednotlivých sekcí, počet odkazů v sekcích a způsob jejich řazení: Rozbalit zkrácené nabídky v případě, že je nastaveno automatické zkracování zobrazených sekcí, nabízejí se ikony pro rozbalení, resp. sbalení zvolené nabídky odkazů. Kliknutím na ikonu se zobrazí všechny odkazy zvolené nabídky. Vrátit se zpět do zkrácené verze lze kliknutím na ikonu. Upravit obsah ikona pro úpravu obsahu se zobrazí po umístění kurzoru do záhlaví nabídky. Kliknutím na ni se otevře formulář, ve kterém lze: skrýt odkazy odznačením pole ve sloupci Zobr. se odkaz v nabídce přestane zobrazovat. Opětovným označením pole se odkaz zařadí do nabídky; přejmenovat odkazy, přejmenovat název sekce sekce, resp. odkaz se přejmenuje vyplněním nového názvu do pole Přejmenování. Po smazání obsahu pole se bude zobrazovat původní název; 25

26 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS zvýraznit odkazy označením pole ve sloupci Zvýr. se bude odkaz v nabídce vypisovat tučným písmem; změnit řazení odkazů klikáním na ikony šipek ve sloupci Poř. lze v nabídce změnit řazení odkazů. Řazení se zohlední v případě, že je v aplikaci Uživatelská nastavení Vzhled informačního systému nastaven implicitní způsob řazení odkazů v sekci s možností ručního řazení. zařadit odkazy do nabídky Moje oblíbené kliknutím na odkaz zařadit se odkaz zařadí do nabídky Moje oblíbené, která se aktivuje přidáním prvního odkazu. Obrázek 10 Úprava obsahu nabídky Zavřít nabídku kliknutím na ikonu, která se zobrazí po umístění kurzoru do záhlaví nabídky, se sekce s odkazy přestane zobrazovat a ikona zavřené nabídky je umístěna pod zobrazené nabídky. Kliknutím na ni se nabídka s odkazy opět zobrazí. Obrázek 11 Vyhledávání podle názvu aplikací Otevřít vše a Zavřít vše v případě, že je nastaveno automatické zkracování zobrazených sekcí, je zobrazen odkaz Otevřít vše. Kliknutím na něj se zobrazí všechny odkazy všech otevřených nabídek, zavřené nabídky se nerozbalí. Kliknutím na odkaz Zavřít vše se nabídky vrátí do původního stavu. Vyhledat kliknutím na odkaz umístěný nad okny s nabídkami se otevře okno pro dohledávání aplikací UIS, ke kterým mají uživatelé oprávnění. Podle části názvu se 26

27 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS ihned nabízejí možné aplikace, ze kterých lze jednu zvolit (obr. 11). Kliknutím na její dohledaný název se aplikace otevře, nebo se zobrazí nabídky se všemi souvisejícími aplikacemi. Přesun sekcí zvolenou nabídku lze přemístit na pozici jiné zobrazené nabídky. Zařazením nabídky na novou pozici se původní nabídka posune o jedno místo vpravo, stejně jako všechny následující nabídky. Kurzor pro zachycení rámečku nabídky se zobrazí po najetí kurzoru myši na záhlaví nabídky. Stisknutím levého tlačítka myši je rámeček chycen a za stálého držení tlačítka se nabídka přesune na nové místo. Navigační odkazy Zpět na V dolní části každé stránky se vždy objevuje několik odkazů, které umožňují návrat o krok i více zpět. Například na obrázku 19 je odkaz k návratu do Osobní administrativy a na hlavní stránku informačního systému. Používání funkce Zpět na webového prohlížeče se nedoporučuje, protože při jejím použití UIS negarantuje korektní chování. Ikona prohlížet a editovat Kromě ostatních navigačních ikon se v mnoha aplikacích používají ikony: prohlížet k zobrazení evidovaných informací (například v aplikaci Harmonogram akademického roku, Orgány). editovat umožňuje editaci (zápis nebo změnu záznamu). Běžnému uživateli se nabízí k použití například v aplikacích Vědecko-výzkumného systému, pro rezervaci místností, v Dokumentovém serveru. Portálové menu Portálové menu je součástí portálových aplikací. Uživatelům usnadňuje orientaci v rozsáhlých aplikacích. Příkladem portálových aplikací UIS jsou Záznamník učitele, Dokumentový server a Záznamník výzkumníka. Obrázek 12 Portálové menu Dokumentového serveru Obsah portálového menu vybrané aplikace se mezi dvěma uživateli může nepatrně lišit v závislosti na oprávnění uživatele v dané aplikaci. Příklady portálového menu jsou uvedeny na následujících obrázcích 12, 13 a 14. Nápovědné texty Každá stránka a formulář jsou v informačním systému většinou doprovázeny nápovědným textem, jenž má uživateli pomoci ke správným krokům, postupům a výsledkům vedoucím k úspěšné práci s jednotlivými aplikacemi. 27

28 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Obrázek 13 Portálové menu Záznamníku učitele Obrázek 14 Portálové menu Záznamníku výzkumníka Důkladným přečtením nápovědného textu aw předejde zbytečným dotazům na OSSA, SIF atd. Nápovědné texty jsou mezi vývojáři běžně označovány anglickým výrazem small, protože dříve bývaly zobrazeny menší velikostí písma a odlišeny právě zelenou barvou (nyní mohou mít různou barvu). Nápovědné texty mají v originálním designu UIS zelenou barvu. Protože je uživatelům umožněn variabilní design, mohou mít i jinou barvu. Obrázek 15 Legenda popisující ikony Legenda Legenda stručně vysvětluje význam ikon nebo značek zobrazených na stránce aplikace (obr. 15). V některých aplikacích je legenda dostupná až po kliknutí na odkaz Legenda, který je umístěn pod výpisem nebo tabulkou. Legenda například popisuje význam barevné značky (obr. 16) před jménem osoby v zobrazeném seznamu. Tyto značky zpřehledňují hlavně rozsáhlé seznamy osob tím, že barevně rozlišují příslušnost osoby k pracovišti. Legenda je součástí každého výpisu osob nebo každého seznamu s ikonami. Součástí vyhledávacího pole může být výběr období (obr. 17), který se uplatní zejména při vyhledávání předmětů. Výběrem období se redukuje rozsah vyhledávání. Volba se provádí označením zatrhávacího pole u zvoleného období. Vyhledávat lze v jednom a více obdobích. 28

29 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Obrázek 16 Legenda jako součást pole pro vyhledání osob Obrázek 17 Volba období Identifikace osoby v UIS Po dohledání osoby je uživatelům zjednodušena orientace v seznamu vyhovujících osob zkratkou uvedenou za jménem, která vyjadřuje příslušnost k pracovišti školy a ke studiu. Zaměstnanci mají uvedenu zkratku pracoviště, externí pracovníci navíc poznámku ext, což značí externí poměr pracovníka na škole. Příklad: osoba je zaměstnancem Katedry podnikání a managementu. osoba je externistou Katedry podnikání a managementu. Identifikace studenta je provedena zkratkou jeho studia, přesněji popisem studijního programu, oboru, specializace, formy, počtu semestrů a ročníku. Příklad: osoba je studentkou bakalářského studijního programu Ekonomika a management a navštěvuje obor Podnikání. Studium je prezenční formy. osoba je studentkou bakalářského studijního programu Ekonomika a management a navštěvuje obor Manažerská ekonomika. Studium je kombinované formy. osoba je studentem navazujícího magisterského studijního programu Ekonomika a management a navštěvuje obor Podnikání. Studium je kombinované formy. V současné době má přerušeno studium. 3.3 Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu Při zvýšené zátěži UIS, která může nastat v několika dnech v roce při počátku registrací a zápisů, se může stát, že odezvy na požadavky uživatele k systému budou delší než obvykle. Pro tuto situaci je připravena textová verze UIS bez designu (obr. 18), tedy bez ikonek a obrázků, na které jsou uživatelé zvyklí. Zjednodušený vzhled stránky však v těchto výjimečných chvílích urychlí práci s UIS. V době velké zátěže se může stát, že verze bez designu bude vývojovým týmem dočasně přenastavena všem uživatelům UIS. Odkaz Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu na přepnutí informačního systému se nalézá na úvodní stránce Osobní administrativy mezi třemi posledními odkazy (obr. 5). 29

30 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Obrázek 18 Osobní administrativa bez designu 30

31 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Verzi prázdného designu nebo zcela jiný vzhled stránek lze zvolit přes aplikaci Volba designu. Zjednodušenou verzi Osobní administrativy se využije u mobilních zařízení, např. připojení přes GPRS, prohlížeč v PDA a Smartphone. Zjednodušenou verzi Univerzitního informačního systému lze získat pomocí URL což je vhodná vstupní strana do záložek PDA přístroje. 3.4 Vyhledávací pole Vyhledávacím polem je obecně myšleno pole sloužící k vyhledávání informací, např. osob, vyučovaných předmětů, pracovišť. Vyhledávací pole je spojeno s tlačítkem Dohledat (obr. 19). Tlačítko je nutné zvolit vždy po vyplnění textové informace (vzorku pro vyhledání). Při vyhledávání obvykle postačuje uvést tři znaky libovolného podřetězce z hledaného údaje, přičemž na diakritice nezáleží. Většinou je nalezeno více údajů s požadovaným řetězcem jako na obrázku 20. V tom případě se zvolí hledaná položka buď kliknutím na její název (v našem případě kliknutím na jméno hledané osoby) nebo zatržením políčka vedle položky a stisknutím tlačítka Dohledat, resp. Vybrat. Způsob výběru závisí na použité aplikaci. Obrázek 19 Vyhledávací pole Jaké údaje lze vepsat do vyhledávacího pole, je vždy uvedeno v nápovědném textu příslušné aplikace, například při dohledávání osob se nejčastěji používá jméno nebo jeho část, login, identifikační číslo, v aplikaci studijního oddělení je možné využít rodné číslo. Obrázek 20 Vyhledávací pole příklad nalezených údajů Příklad: Hledanou osobou je Petra Nováková. Do vstupního pole se vepíše například řetězec novak (osoby se dohledávají bez titulů, ty se neuvádí) a stiskne se tlačítko Dohledat. Pod vstupním polem se zobrazí všechna jména obsahující řetězec znaků novak, tedy všichni uživatelé se jmény Novák, Nováková, ale i Snovak apod. 31

32 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Obrázek 21 Zveřejněné údaje nalezené osoby příklad Pole pro vyhledávání osob je ve většině případů opatřeno seznamem pracovišť, ze kterých lze vybrat jedno nebo více, kde má vyhledání osoby proběhnout. Příklad zobrazení údajů o dohledané osobě je na obrázku 21. Dohledávat lze i podle údajů, jako jsou číslo osoby, rodné číslo (pouze pro přihlášené uživatele), login, číselný či čipový kód, číslo pracoviště, kód předmětu apod. 3.5 Další vyhledávací prvky v UIS Dalšími dohledávacími prvky, se kterými je možné se v UIS setkat, jsou: odkaz zvýrazněný text, kliknutím na něj se zobrazí požadovaná stránka aplikace; radiobutton výběrová položka tvaru kolečka, která umožňuje výběr jedné možnosti z mnoha; checkbox zaškrtávací pole čtvercového tvaru, které umožňuje výběr libovolného množství položek nebo žádnou; pop-up menu rozbalovací menu, tzv. roletka. 3.6 Správce tabulek Správce tabulek umožňuje upravovat a exportovat jakékoliv tabulky zobrazené informačním systémem. Před exportem lze tabulku upravit, tj. skrýt zvolené sloupce a řádky, filtrovat podle požadovaných hodnot, očíslovat řádky, seřadit, atd. 32

33 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS Správce tabulek se zobrazí při najetí myši na záhlaví tabulky jako kontextové menu v levém horním rohu tabulky (obr. 22). Jednotlivé funkce jsou zapínány prostřednictvím ikon, opakované kliknutí na ikonu zapnutou funkci deaktivuje. Význam jednotlivých ikon je následující: Řazení záhlaví tabulky je doplněno o ikonku šipek, které umožňují seřadit data tabulky podle jednoho nebo i více sloupců. Pro řazení podle více sloupců je nutné současně stisknout klávesu SHIFT. Filtrování funkce filtrování umožňuje skrývání jednotlivých sloupců a řádků vybrané tabulky. Pro každý sloupec a řádek je doplněno zaškrtávací políčko, po jehož odškrtnutí je řádek nebo sloupec tabulky smazán. Ve skutečnosti je však jeho zobrazení pouze skryto, nic se nemaže. Po opětovném načtení stránky nebo deaktivaci funkce filtrování je tabulka zobrazena v původní podobě. V záhlaví vybraných sloupců je zobrazeno vstupní pole, prostřednictvím kterého lze data tabulky filtrovat. Vstupem tohoto pole je hledaný vzorek dat. Hledaný vzorek může být doplněn zástupnými znaky. Používají se 2 základní: hvězdička (*) nahrazuje 0 nebo více znaků; otazník (?) nahrazuje právě jeden znak; stříška (ˆ) se používá na definici začátku řádku, např. po zadání vzorku ˆ ne se zobrazí jenom řádky začínající řetězcem ne ; dolar ($) značí konec řádku a jeho použití je podobné jako u znaku ˆ, např. po zadání vzorku ne$ se zobrazí jenom řádky končící řetězcem ne. U sloupců obsahujících číselnou hodnotu je vedle tohoto pole zobrazena i ikonka operátoru porovnání. Kliknutím na ikonu je možné operátor změnit. Číslování aktivací tlačítka je tabulka dozšířena o sloupec obsahující pořadová čísla řádků tabulky. Obrázek 22 Správce tabulek Export do Excelu stisknutím tlačítka se otevře aplikace MS Excel s upravenou tabulkou. Tabulku je možné uložit ve počítači a data dále využívat. Je vhodné pou- 33

34 3 ZÁKLADNÍ PRINCIPY UŽÍVÁNÍ UIS žívat u starších verzí MS Excel (2010 a nižší), u vyšších verzí může dojít k chybám ve formátování tabulek. Export do Excelu 2013 stejná funkce jako Export do Excelu, pouze upravena pro použití na počítačích s MS Excel 2013 a vyšší. Původní podobu tabulky je možné získat deaktivací funkcí správce tabulek nebo opětovným načtením stránky. 3.7 Datum v UIS V některých aplikacích je možné setkat se s datem, kterým je oznamován termín spuštění nebo uzavření aplikace (zkušební zprávy), termín konání akce (registrace, zápisy) nebo splnění či odevzdání nějakého úkolu (odevzdávárny, správa úkolů). Některé termíny jsou dány pouze dnem konání, jiné určují přesnou hodinu akce. V UIS platí pravidlo, že pokud akce trvá v určitém časovém rozmezí a její ukončení je dáno datem uvedeným bez času, rozumí se jím půlnoc daného dne. Například termín ukončení akce konané ve dnech se dobou ukončení akce rozumí :00, tj. půlnoc mezi a Obrázek 23 Informace o robotu automatických dávkových operací 3.8 Automatické dávkové operace U většiny údajů ukládaných v aplikacích UIS je uváděno jméno osoby, která jako poslední tato data ukládala nebo měnila. Některé operace jsou prováděny automaticky informačním systémem nebo jsou importovány z jiných systémů. Jména robotů lze nalézt například u dat importovaných z personálního systému, u stavů závěrečných prací, u údajů o přenosu identifikačních karet, ve studijním systému u automatického ukončování studií. V takových případech se místo jména konkrétní osoby ukládá označení tzv. robota. Kliknutím na jméno se otevře stránka s popisem robota, například na obrázku

35 4 Základní pojmy studijního systému UIS V kapitole je vysvětlen pojem období a problém studijních běhů, popsán je celý průběh jednoho studijního období s popisem jeho jednotlivých částí (registrace, zápisy, změny po zápisech, zkouškové období) a další pojmy (studijní plán, katalog předmětů, předmět). 4.1 Období Období je ve studijním subsystému považováno za základní časovou studijní jednotku pro vytváření studijních plánů, kontrolu plnění postupu studia, hodnocení výsledků a podmínek pro zápis k pokračování ve studiu. Délka trvání období je stanovena Studijním a zkušebním řádem Vysoké školy podnikání a práva, a.s.. Studijní a zkušební řád VŠPP v plném znění je k dohledání na webových stránkách školy pod odkazem SZŘ by si měl prostudovat každý student a zaměstnanec, protože je základní vnitřní směrnicí Vysoké školy podnikání a práva, a.s.. Každé období je popsáno svými atributy. Hodnoty atributů období v dostatečném předstihu nastavuje systémový integrátor školy podle schváleného školního harmonogramu. V hodnotách atributů jsou uloženy parametry řídící spouštění akcí, jako jsou například začátky a konce registrací, zápisů, zkouškového období. Běhy a jejich typy Z důvodu postupného přechodu jednotlivých fakult na kreditní systém studia bylo nutné v UIS odlišit studenty studující podle různých předpisů, tedy studenty studující podle starého studijního a zkušebního řádu a studenty studující podle standardu ECTS. Další skupinou mohou být studenti doktorských studijních programů studující podle individuálních studijních plánů, studenti celoživotních studijních programů apod. Studijní běhy slouží obecně k odlišení skupin studentů, jejichž studia mají společný studijní řád. Aktuálně jsou v UIS rozlišovány následující typy běhů: nový běh zahrnuje studenty, kteří studují v rámci kreditního systému (standard ECTS); pregraduální studia zahrnuje studenty, kteří studují v rámci kreditního systému, typicky bakalářská, magisterská, magisterská navazující studia; celoživotní vzdělávání zahrnuje studenty z oblasti celoživotního vzdělávání; kurzy speciální běh, který umožňuje vypisovat kurzy nezávislé na trvání studijního období; doktorská studia zahrnuje studenty doktorských studijních programů. Informační systém umožňuje pracovat s každým během odděleně a stanovit pro každý běh vlastní podmínky studia. Jednotlivé běhy jsou vzájemně izolované, není tedy možné míchat mezi sebou např. předměty různých běhů v jednom studiu apod. Student nového běhu si nemůže zapsat předmět z katalogu určeného pro doktorská studia apod. 35

36 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU UIS 4.2 Časový průběh jednoho období Každé studijní období začíná tzv. registracemi, které probíhají již v předcházejícím semestru. Následuje tvorba rozvrhů, příprava zápisových archů a zápis na studijním oddělení. Nejdelší fází semestru je výuková část. Podle SZŘ školy může zahrnovat změny v zápisech studentů. Závěrem výukové části je zkouškové období a období evaluace předmětů. O veškerých termínech jsou studenti a učitelé informováni v harmonogramu fakulty. Na významné termíny (školení k UIS, registrace, zápisy, přihlášky na koleje atp.) jsou studenti během semestru upozorňováni studijním oddělení prostřednictvím letáků na nástěnkách k tomu určených nebo elektronicky em či na elektronické úřední desce fakulty uvedené například v dokumentovém serveru. Učitelé jsou informováni přes ústavní pracovníky OSSA, vedoucí ústavů, oběžníky atp. Registrace Registrace je proces, při kterém student předběžně vyjadřuje zájem o studium konkrétních předmětů v následujícím období. Registrace lze označit jako zápis nanečisto. Mohou být organizovány celouniverzitně, studenti si pak mohou vybírat i předměty z ostatních fakult. Než je studentům zpřístupněna aplikace registrací, připraví studijní oddělení katalog předmětů, které budou v následujícím období otevřeny pro zápis a studium studentů. Těsně před zahájením registrací mohou být studentům některé předměty předregistrovány. Předregistrace vycházejí ze studijních plánů pro jednotlivé ročníky, programy a obory. Pro zajištění místa v předmětech (kvůli jejich omezené kapacitě) mohou být studentům předregistrovány i všechny povinné předměty ze studijních plánů sestavených fakultami. Při registracích je nutné zkontrolovat předměty zaregistrované studijním oddělením, provést výběr volitelných předmětů a zkontrolovat ukončení předmětů (týká se především předmětů s možným alternativním ukončením). V případě potřeby může student podat garantovi žádost o povolení studia vybraného předmětu, u kterého z nějakého důvodu nesplňuje podmínky studia, a přesto jej chce nebo potřebuje v následujícím období odstudovat. Garant reaguje na takovou žádost kladně, nebo záporně. Doporučujeme registrovat se co nejdříve kvůli pořadí v předmětech s omezenou kapacitou, na které se u zápisu bere ohled. Rozvrhy Na základě výsledků registrace studentů jsou pak určovány počty skupin ve cvičeních a seminářích a je přizpůsoben rozvrh předmětů. Předměty s nedostatečným počtem studentů nemusí být v následujícím semestru vypsány. Po sestavení rozvrhů a jejich zveřejnění určí garanti předmětů přednášející a cvičící a přidělí jim konkrétní rozvrhové hodiny. Podrobnosti jsou uvedeny v dalších svazcích dokumetnace UIS zaměřených na studenty a učitele. 36

37 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU UIS Zápisy Termín konání zápisů a spuštění aplikace Registrace, Zápisy, Změny po zápisech oznámí studentům studijní oddělení s dostatečným předstihem obvyklým způsobem (vyvěšením na úřední desce). Aplikace registrací a zápisů jsou zcela identické a mohou být organizovány celouniverzitně nebo po fakultách. Pro studenty to znamená, že při vlastním výběru předmětů k zápisu mohou volit i z katalogu předmětů ostatních fakult školy. Zápisy mohou probíhat fyzicky u studijní referentky nebo formou elektronických zápisů. Při elektronických zápisech si studenti zapisují předměty a cvičení sami, v případě problémů se dostaví za studijní referentkou. Před fyzickým zápisem u studijní referentky si každý student provede přípravu rozvrhových akcí výběrem konkrétního cvičení (pokud je na fakultě rozvrh pevně dán, studenti si cvičení nevybírají), popř. upraví předměty z registrací (vybere nový, odstraní původní, zvolí jiné ukončení, zkontroluje prerekvizity apod.). Každý student si takto vytvoří svůj individuální rozvrh. Tímto způsobem se vyučujícím naplní seznam studentů (tzv. dvacítky), který během semestru při práci se studenty využívají kromě svých aplikací Záznamníku učitele. V Osobní administrativě v aplikaci Zobrazení a tisk rozvrhů je možné zobrazit osobní rozvrh. Zápis studentů do prvního semestru tvoří výjimku. Studenti jsou rozděleni do skupin a každá studijní skupina má přidělenu sadu cvičení vybíraných tak, aby nebyly v kolizi s přednáškami jejich ostatních předmětů. Rozdělení do skupin provádí po zápisu prvních ročníků studijní oddělení. Prvními ročníky jsou také první ročníky magisterského navazujícího studia. Studenti mají mezi posledním semestrem bakalářského studia a prvním ročníkem navazujícího studia možnost provést si registraci předmětů a ty jsou jim pak zapsány. Pokud registraci neprovedou, jsou jim přiděleny předměty ze studijního plánu. Změny po zápisech Po období zápisů podle Studijního a zkušebního řádu školy mohou probíhat Změny po zápisech. V této době si student může změnit rozvrhové akce a skladbu studovaných předmětů. Změnu předmětu si musí nechat potvrdit na studijním oddělení své domovské fakulty, nebo v případě elektronických změn po zápise si student změnu potvrdí sám. Zkouškové období V závěru výukové části již cvičící vypisují termíny zápočtů a zkoušející termíny zkoušek, případně klasifikovaných zápočtů. Studenti mají pak možnost elektronických přihlášek k zápočtovým testům a ke zkouškám. Zkušební termíny mohou být vypisovány pouze do konce zkouškového období. Zkoušející studentům průběžně vyplňují zkušební zprávu v UIS, z jejíchž údajů se vychází při zápisu studenta do následujícího semestru a při tvorbě výkazů o studiu. Učitel je ve zkušební zprávě informován o datu jejího uzavření (každá fakulta může mít zvolen jiný termín). Po tomto datu již zkoušejícím není umožněno vypisovat termíny ani vkládat výsledky zkoušek do zkušebních zpráv. 37

38 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU UIS Pokud student nemá úspěšné ukončení předmětu zapsáno do UIS, je mu automaticky neukončený předmět zařazen mezi nesplněné studijní povinnosti dohledá je v aplikaci Nesplněné studijní povinnosti. Tyto předměty jsou studentovi při registracích a zápisech přednabízeny k registraci, resp. zápisu. Je na něm, zda si je v následujícím období zvolí ke studiu. 4.3 Další pojmy z oblasti studijního systému Tato část přibližuje a vysvětluje termíny týkající se studijního plánu studia, pojmu předmět nabízeného studentovi ke studiu a jeho úložiště (katalog předmětů a sklad předmětů). Jsou vysvětleny důležité atributy předmětu (ukončení předmětu, sylabus, kód předmětu, prerekvizita), se kterými se setkávají jak studenti, tak učitelé a zaměstnanci studijního oddělení. Katalog předmětů Katalog předmětů aktuálního období je kompletním souhrnem všech předmětů, které se ve vybraném obdobípro každé období se sestavuje nový katalog předmětů. Úložiště všech předmětů, které se kdy naškole učily nebo se budou učit, je v tzv. Skladu předmětů (jeden velký katalog předmětů), který je neveřejný. Každý běh má svůj sklad předmětů a své katalogy předmětů. Katalogy minulých období jsou neveřejné, přesto lze předměty z minulých období vyhledat přes aplikaci Katalog předmětů, která je blíže popsána ve 12. svazku dokumentace Portál veřejných informací. Kód předmětu Kód předmětu je nejdůležitějším identifikačním prvkem předmětu Kód předmětu je jedinečný. Podle kódu je například studentům kontrolováno plnění jejich studijního plánu. Postupem času může docházet ke změně názvu předmětu, jeho garanta, sylabu nebo způsobu ukončení, ale dokud zůstává zachován kód předmětu, jsou tyto předměty v různých obdobích považovány za ekvivalentní vzhledem k nutnosti jejich absolvování. Prerekvizity návaznosti Prerekvizity jsou vyjadřovány kódy předmětů a slouží ke specifikaci nutných předpokladů (úspěšně absolvované nebo současně studované předměty) pro to, aby si student mohl zapsat nebo zaregistrovat vybraný předmět. Nemusejí být součástí každého předmětu. Pokud nejsou prerekvizity splněny (nebo nejsou splněny jiné podmínky), není studentovi dovoleno zaregistrovat nebo zapsat si zvolený předmět. Student má pak možnost požádat, prostřednictvím aplikace v UIS, garanta předmětu o výjimku. Rozhodnutí o udělení výjimky záleží potom na garantovi. Význam značek používaných při tvorbě prerekvizit: 38

39 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU UIS & a zároveň; nebo;! negace; NOW(kód předmětu) studium předmětu v aktuálním období; VSTUPNÍ_TEST(číslo) omezuje zápis předmětu podle procentuálního výsledku testu (číslo udává počet získaných procent). Například prerekvizita předmětu Daňová soustava je ((ZUC USU) & (FU1 NOW(FU1)) &!NDA &!PDA). Prerekvizita studentovi oznamuje, že pro zapsání tohoto předmětu je nutné mít úspěšně zakončené Základy účetnictví (ZUC) nebo Úvod do studia účetnictví (USU) a současně mít úspěšně zakončené nebo právě studovat Finanční účetnictví I (FU1), a současně nesmí být studované Nepřímé daně (NDA) ani Přímé daně (PDA). Předmět Předmět je základní jednotkou studia. Předmět je definován svými atributy. Těmi základními jsou: název předmětu, kód, jméno garanta, garantující pracoviště, ukončení a počet kreditů, prerekvizity a sylabus. Dalšími atributy, které vkládá garant například při tvorbě rozvrhu, jsou přednášející, cvičící, zkoušející a tutor. Studijní plán Studijní plán (někdy označovaný jako standardní průchod studiem) je vzorový studijní plán celého studijního programu (oboru), umožňující absolvování všech předepsaných povinných předmětů a splnění dalších podmínek studia ve standardní délce studia. Student držící se tohoto plánu s výběrem dalších volitelných předmětů má zaručeno včasné dokončení studia. Sylabus předmětu Sylabus popisuje vlastní náplň vyučovaného předmětu. Jsou zde uvedeny předpoklady pro zápis předmětu (prerekvizity), cíle a obsah předmětu, metody jeho výuky, seznam doporučené literatury a dalších zdrojů ke studiu problematiky, ukončení a počet kreditů. Dále je zde evidována informace o dalších obdobích, ve kterých byl předmět vyučován. Po kliknutí na vybrané období se zobrazí sylabus předmětu příslušného období. Ukončení předmětu Každý předmět má definovaný způsob svého ukončení. Ve většině případů se setkáváme s ukončením zkouškou, zápočtem nebo klasifikovaným zápočtem. V katalogu předmětů se mohou objevit i předměty s alternativním ukončením, u nichž je definováno standardní ukončení předmětu, se kterým je předmět zapisován. Student má však možnost zapsat si předmět s jím zvoleným ukončením. Například předmět Unix má jako standardní ukončení určeno zakončení zkouškou, ale studenti mají možnost zapsat si předmět Unix i s ukončením zápočet. Úspěšným ukončením předmětu získá student počet kreditů odpovída- 39

40 4 ZÁKLADNÍ POJMY STUDIJNÍHO SYSTÉMU UIS jící jeho zapsanému ukončení v zápisovém archu UIS. Součet kreditů získaných za období opravňuje studenta k zápisu do dalšího období. Nižší typ ukončení klade obvykle nižší požadavky na studenta v průběhu studia, a odpovídá tedy i nižšímu počtu získaných kreditů. Splnění správného typu ukončení předmětů je sledováno studijním plánem automaticky. Podmínkou je, že mají studenti své povinnosti evidované přes studijní plány. 40

41 5 eagenda V této části Osobní administrativy se nabídka aplikací liší podle role uživatelů a přidělených oprávnění. Standardně zde může většina uživatelů nalézt aplikaci pro rezervaci učeben, pro provádění elektronických průzkumů a aplikaci pro vyjádření se k žádosti studentů. Studenti zde naleznou kolejní portál (popis je umístěn v 7. svazku dokumentace Koleje a menzy), pověřeným pracovníkům je nabízena aplikace pro správu kontaktních údajů zaměstnanců daného pracoviště (popis je zařazen do 9. svazku dokumentace Ostatní portálové aplikace). 5.1 Kontaktní centrum Aplikace Kontaktní centrum je nástrojem pro sběr a evidenci požadavků, žádostí a dotazů (v textu je používáno společné označení dotazy) od jednotlivých uživatelů UIS a jejich řešení. Součástí evidence dotazů je evidence průběhu jejich řešení a výsledků. Základním prvkem komunikace v aplikaci Kontaktní centrum je dotaz. Dotaz zasílá uživatel pomocí elektronického formuláře na příslušné pracoviště resp. kontaktní centrum, které daný typ dotazu řeší. Pracoviště jsou v aplikaci reprezentovaná tzv. kontaktními centry. Typickým kontaktním centrem je například studijní oddělení nebo pracoviště výroby karet, přičemž každé pracoviště může mít zřízeno více než jedno kontaktní centrum, což umožňuje lepší dělení agendy příslušného pracoviště (např. studijní oddělení může mít samostatná kontaktní centra pro studijní záležitosti, stipendia, financování, apod.). Správu formulářů, sekcí a kontakních center zajišťuje správce systému v příslušných aplikacích, které jsou blíže popsány v 18. svazku dokumentace Provoz. Formuláře, prostřednictvím kterých se uživatelé se svými dotazy obracejí na jednotlivá kontaktní centra, jsou v aplikaci Kontaktní centrum uspořádány do sekcí, což umožňuje základní dělení dotazů do kategorií a lepší směrování uživatelů na příslušná kontaktní centra. Aplikace je napojena na školní poštovní systém, prostřednictvím kterého jsou automaticky zasílány upozorňující y osobám zapojeným do řešení problému a zadavatelům. Během řešení dotazu může zadavatel s řešitelem komunikovat pomocí komentářů k dotazu. O výsledku řešení dotazu je uživatel informován v aplikaci, rovněž je výsledek řešení zasílán ovou zprávou. Hledám řešení Aplikace Hledám řešení je přístupná všem uživatelům UIS a představuje výchozí bod při hledání řešení jejich problémů. Aplikace umožňuje: prohledávat znalostní bázi a tím poskytovat uživatelům okamžité informace potřebné pro řešení jejich problémů; prostřednictvím elektronických formulářů zasílat nové dotazy na příslušná kontaktní centra. 41

42 5 EAGENDA Obrázek 24 Hledám řešení Hledání řešení v bázi znalostí by mělo vždy předcházet zaslání nového dotazu na kontaktní centrum. Hledaný výraz se zadá do vstupního pole a stiskne se tlačítko Vyhledat, nebo se zvolí odpovídající téma nabízené našeptávačem. Popisy problému a způsoby jejich řešení nalezený podle zadaných klíčových slov jsou zobrazeny v aplikaci. Nepodařilo-li se dohledat odpovídající problém, je vhodné hledaný výraz upravit. Není-li řešení problému v bázi obsaženo, nezbývá než zaslat nový dotaz na příslušné kontaktní centrum. Znalostní bázi tvoří informace evidované v aplikaci Často kladené otázky, která je přístupná ve veřejné i neveřejné části UIS. Znalostní bázi vytváří oprávnění uživatelé prostřednictvím aplikace Správa FAQ, jejíž popis je uveden v 18. svazku dokumentace Provoz. Založení nového dotazu je velmi jednoduché. Ze všeho nejdříve je zapotřebí zvolit odpovídající sekci, případně podsekci, do které uživatelův problém spadá a následně vybrat odpovídající typ formuláře pro zaslání dotazu. Formuláře jsou uspořádány do sekcí a podsekcí podle nastavení systému a jsou označeny ikonou. Po kliknutí na tuto ikonu je zobrazen formulář pro zadaní dotazu. Podoba jednotlivých formulářů se může lišit s ohledem na jejich účel a oblast užití. Podbarvené položky formuláře jsou povinné a jejich vyplnění je pro zaslání dotazu nezbytné. Bez nich není možné formulář s dotazem odeslat. Důležitou položkou každého formuláře je pole Kontaktní centrum, které obsahuje seznam kontaktních center, které daný typ formuláře přijímají a zpracovávají. Je-li v seznamu uvedeno více kontaktních center, musí se uživatel rozhodnou, na které chce svůj dotaz zaslat. Pomocí tlačítka Procházet... je možné k dotazu připojit i přílohy. Vyplněný formulář se odešle stisknutím tlačítka Odeslat na konci stránky. Založený dotaz je možné zobrazit v záložce Moje dotazy. 42

43 5 EAGENDA Moje dotazy Aplikace Moje dotazy obsahuje seznam dotazů založených uživatelem. Záložka se zobrazuje teprve v okamžiku, kdy má uživatel založen alespoň jeden dotaz. Součástí názvu záložky je počet nevyřízených dotazů. Nevyřízené dotazy Záložka obsahuje všechny dotazy podané uživatelem, které ještě nejsou dořešené tj. všechny dotazy nacházející se ve stavu zadaný, řešený a schválený. Stav schválený označuje dotaz, kterému bylo vyhověno, ale doposud nebyl vyřízen. Vyřízené nebo zamítnuté dotazy jsou zobrazovány v záložce Vyřízené požadavky. Obrázek 25 Moje podané dotazy Seznam všech dotazů je uveden v přehledové tabulce. Pro každý dotaz jsou uvedeny základní informace jako je stav řešení, věc dotazu, datum podání a datum poslední změny, podrobnější informace je možné zjistit po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace. Má-li dotaz přiřazeného řešitele, je jeho jméno uvedeno ve sloupci Řešitel. Dotazy bez přiřazeného řešitele je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace, rovněž je možné dotaz smazat jeho označením a stisknutím tlačítka Smazat dotaz. Dotazy s přiřazeným řešitelem není možné editovat ani mazat. Zadavatel dotazu má možnost komunikovat s řešitelem prostřednictvím komentářů. Informace vztahující se ke komentářům jsou uvedeny ve sloupci Komentáře. Sloupec Celkem obsahuje počet komentářů připojených k danému požadavku. Ve sloupci Nový je uveden příznak, zda se u daného dotazu vyskytuje nový komentář od řešitele, který zadavatel dosud nečetl. Komentáře je možné prohlížet a vkládat po kliknutí na ikonu ve sloupci Zobrazit. Nový komentář se vloží do textového pole a potvrdí stisknutím tlačítka Přidat komentář. Historie celé komunikace mezi zadavatelem a řešitelem je uvedena v přehledové tabulce. Dotazy, které byly řešitelem označeny za schválené, obsahují ve sloupci Závěr výsledek řešení dotazu. Jakmile bude dotaz ze strany řešitele zcela vyřízen, bude přesunut do záložky Vyřízené dotazy. 43

44 5 EAGENDA Vyřízené dotazy Všechny uživatelem podané dotazy, které byly řešitelem označené za vyřízené jsou zobrazovány v záložce Vyřízené dotazy. Za vyřízené jsou považovány dotazy nacházející se ve stavu schválený a vyřízení nebo zamítnutý. Stav schválený a vyřízený označuje kladně vyřízený dotaz, stavem zamítnutý jsou označovány dotazy, jímž nebylo vyhověno. Seznam všech dotazů je uveden v přehledové tabulce. U každého dotazu je ve sloupci Stav zobrazena ikona určující stav jeho vyřízení. Dále je uveden předmět dotazu a datum jeho zadání, jméno řešitele, který dotaz řešil, závěr řešitele k žádosti a datum poslední změny dotazu. Správa dotazů Aplikace Správa dotazů poskytuje správcům a řešitelům evidovaných v jednotlivých kontaktních centrech nástroje pro přidělování, správu a řešení uživatelských dotazů a jejich schvalování a vyřizování. Aby byla aplikace uživateli dostupná, musí mít přidělenu roli alespoň na jednom kontaktním centru. Uživatele a jejich role v kontaktních centrech je možné spravovat prostřednictvím aplikace Správa kontaktních center, jejíž popis je uveden v 18. svazku dokumentace Provoz. Po vstupu do aplikace je zobrazen přehled všech kontaktních center, ke kterým má uživatel přidělenu roli. Role, které jsou uživateli v jednotlivých kontaktních centrech přiděleny, jsou uvedeny ve sloupci Role. Ve sloupci Počet se zobrazuje počet nových nepřiřazených dotazů. Uživatelům, kteří mají přidělenu pouze roli Řešitel je zobrazován počet řešených dotazů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vstoupit se vstoupí do zvoleného kontaktního centra a zobrazí se příslušný seznam dotazů. Má-li uživatel přidělenu roli pouze na jednom kontaktním centru, je toto centrum automaticky předvybráno. Přiřazování dotazů řešitelům prostřednictvím záložky Nepřiřazené dotazy mohou uživatelé s rolí přiděluje na daném kontakním centru přidělovat nově zadané dotazy jednotlivým řešitelům. Počet nových dotazů je uveden vedle názvu záložky. Obrázek 26 Přiřazonání dotazů řešitelům 44

45 5 EAGENDA Nově zadané dotazy jsou zobrazeny v přehledové tabulce. U každého dotazu jsou uvedený základní informace jako je věc dotazu, jméno a identifikace uživatele, který dotaz podal a datum podání dotazu. Podrobnější údaje je možné zobrazit po kliknutí na ikonu ve sloupci Podrobnosti. Požadavky je možné řešitelům přiřazovat: individuálně z nabídky ve sloupci Řešitel se zvolí jméno řešitele a klikne se na ikonu ve sloupci Přidělit; hromadně prostřednictvím nabídky ve sloupci Řešitel se pro jednotlivé požadavky nastaví jejich řešitel a stiskne se tlačítko Přidělit řešitele. Jakmile jsou dotazy přiděleny, mohou s nimi jejich řešitelé pracovat v aplikaci Řešené dotazy. Řešené dotazy záložka obsahuje seznam dotazů, u kterých je uživatel evidován jako jejich řešitel. Pro každý dotaz jsou uvedeny základní informace jako je stav řešení, věc dotazu, jméno a identifikace uživatele, který dotaz podal, datum podání a datum poslední změny. Ve sloupci Vyjadřující jsou uvedena jména osob, které byly požádány o vyjádření k dotazu včetně indikace povinnosti jejich vyjádření a stavu, zda již vyjádření poskytly či nikoliv. Řešitel dotazu má možnost komunikovat se zadavatelem a vyjaddřujícími se osobami prostřednictvím komentářů. Informace vztahující se ke komentářům jsou uvedeny ve sloupci Komentáře. Sloupec Celkem obsahuje počet komentářů připojených k danému dotazu. Ve sloupci Nový je uveden příznak, zda se u daného dotazu vyskytuje nový komentář, který řešitel dosud nečetl. Komentáře je možné prohlížet a vkládat po kliknutí na ikonu ve sloupci Zobrazit. Nový komentář se vloží do textového pole, určí se, komu má být zaslán a odešle se stisknutím tlačítka Přidat komentář. V přehledové tabulce vidí řešitel celou historii komunikace. Zadavatel i vyjadřující se osoby vidí ve svých aplikacích vždy jen komentáře pro ně určené. Poslední přidaný komentář je možné editovat. O novém komentáři nebo jeho změně jsou zadavatel i vyjadřující se osoby informováni em. Ikony ve sloupci Operace mají následující význam: Schválit nebo zamítnout ikona umožňuje schválit nebo zamítnout příslušný dotaz. Kliknutím na ikonu se zobrazí podrobnosti o dotazu a pole pro vložení závěru k dotazu. Pokud má být dotaz chválen, ale je nutné jej ještě dále zpracovávat, ponechá se pole Schválením označit dotaz za vyřízený neoznačené a stiskne se tlačítko Schválit dotaz bude zařazen do záložky Schválené dotazy k vyřízení (viz strana 47), kde je možné ji dále zpracovávat. Označením položky bude dotaz po schválení přesunut přímo do záložky Historické dotazy (viz strana 47). Zamítnuté dotazy jsou mezi historické přesunovány přímo. Jsou-li k dotazu přizvány vyjadřující se osoby, na jejichž vyjádření se stále čeká a přitom je jejich vyjádření povinné, není ikona u dotazu zobrazována. Takový dotaz není možné vyřídit a je nutné čekat na vložení vyjádření nebo vyjadřující se osoby odebrat, je-li to možné. Spravovat pod ikonou je umístěn formulář pro vložení závěru k dotazu, dále formulář pro vkládání komentářů a pole pro vložení dalších osob, které se mohou k dotazu vyjádřit. Osoby, které se mají k dotazu vyjádřit, lze přidat přes dohledávací pole. Po dohledání se označí zvolený uživatel, zvolí se priorita, s jakou je nutné dotaz vyřídit, a také, zda je vyjádření osoby povinné. Vše se potvrdí stisknutím 45

46 5 EAGENDA Obrázek 27 Řešené dotazy tlačítka Přidat uživatele. Osoba přizvaná k vyjádření je o požadavku informována školním em. Uživatelé s požadavkem o vyjádření k dotazu, se řadí v tabulce Uživatelé požádaní o vyjádření k dotazu. U každého uživatele je ve sloupci Stav uvedeno, zda je jeho vyjádření pro další řešení dotazu povinné a zda již vyjádření vložil. Povinnost vyjádření ovlivňuje vyřízení dotazu. Jsou-li k dotazu evidovány osoby s povinností vyjádření, je daný dotaz možné schválit nebo zamítnout až po té, co se vyjádří všechny osoby s povinností vyjádření. Text vyjádření uživatele je uveden ve sloupci Vyjádření. Prioritu i povinnost vyjádření je možné individuálně měnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Změnit. Hromadnou změnu priority je pro vybrané uživatele možné provést tlačítkem Změnit prioritu. O změně priority jsou vyjadřující se osoby informovány em. Uživatele, který se doposud nevyjádřil je možné odebrat jeho označením a stisknutím tlačítka Smazat označené. O odebrání je rovněž vyjadřující se osoba informována em. Předat jiné osobě řešený dotaz lze postoupit jiné osobě, která jej převezme a bude řešit. Po kliknutí na ikonu se zobrazí formulář pro výběr řešitele. Z nabídky Možní řešitelé se zvolí osoba, již se má dotaz předat, a stiskne se tlačítko Předat dotaz. Daná osoba je informována em. Dotazy nabízené 46

47 5 EAGENDA k převzení jsou zobrazeny v přehledové tabulce pod seznamem řešených dotazů a to do doby, než si je příslušná osoba převezme k řešení v aplikaci Dotazy k převzetí (viz strana 47). Požadavek na převzetí je možné zrušit kliknutím na ikonu ve sloupci Zrušit žádost. Dotazy k převzetí záložka obsahuje seznam dotazů, které byly uživateli předány k řešení od jiného řešitele. Dotaz je možné převzít ikonou, případně převzít a přímo řešit po kliknutí na ikonu. Schválené dotazy k vyřízení záložka obsahuje tabulku se schválenými dotazy, které čekají na vyřízení. K jednotlivým dotazům je možné zobrazit jejich komentáře, případně přidávat další. Dotaz je možné individuálně označit za vyřízený kliknutím na ikonu ve sloupci Označit za vyřízenou. Dotazy je možné vyřídit i hromadně označením políčka ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Označit za vyřízené. Obrázek 28 Schválené dotazy k vyřízení Historické dotazy v záložce lze zobrazit seznam dotazů podle věci dotazu, uživatele, který dotaz podal, období, ve kterém byl dotaz podán, jména vyjadřujícího se osoby a stavu dotazu. Položky formuláře lze volit jednotlivě nebo je různě kombinovat. Nastavení kontaktního centra záložka umožňuje měnit chování jednotlivých kontaktních center, ke kterým má uživatel přístup. Nastavení se provádí vždy pro zvolené kontaktní centrum a platí jen pro toto centrum. Posílat y z komentářů položka ovlivňuje zasílání ů o nových komentářích k dotazům z vybraného kontaktního centra. Chcete-li zasílání zrušit, zruště zatržení položky a uložte tlačítkem Nastavit. Vyjádření se k dotazu Aplikace Dotazy k vyjádření obsahuje seznam dotazů s požadavkem na vyjádření. Záložka se zobrazuje teprve v okamžiku, kdy pro daného uživatele existuje alespoň jeden dotaz s požadavkem na vyjádření. Součástí názvu záložky je počet dotazů čekajících na vyjádření. Dotazy, které čekají na moje vyjádření Záložka obsahuje všechny dotazy, ke kterým dosud nebylo vloženo vyjádření. Dotazy, ke kterým bylo v minulosti vyjádření vloženo nebo jsou již uzavřené, je možné dohledat v záložce Dotazy s mým vyjádřením. Seznam všech dotazů je uveden v přehledové tabulce. Pro každý dotaz jsou uvedeny základní informace jako je priorita, stav vyjádření a řešení, věc dotazu, jméno a 47

48 5 EAGENDA Obrázek 29 Dotazy čekající na moje vyjádření identifikace uživatele, který dotaz podal a jméno řešitele dotazu. Podrobnější informace je možné zjistit po kliknutí na ikonu ve sloupci Podrobnosti. Prostřednicvím komentářů je možné interně komunikovat s řešitelem dotazu a vyjadřujícími se osobami. Informace vztahující se ke komentářům jsou uvedeny ve sloupci Komentáře. Sloupec Celkem obsahuje počet komentářů připojených k danému dotazu. Ve sloupci Nový je uveden příznak, zda se u daného dotazu vyskytuje nový komentář, který vyjadřující se dosud nečetl. Komentáře je možné prohlížet a vkládat po kliknutí na ikonu ve sloupci Zobrazit. Nový komentář se vloží do textového pole a potvrdí stisknutím tlačítka Přidat komentář. Historie celé komunikace je uvedena v přehledové tabulce. Poslední přidaný komentář je možné editovat. Vyjádření k dotazu je možné zadat po kliknutí na ikonu ve sloupci Vyjádřit se. V úvodu stránky jsou zobrazeny podrobnosti o zvoleném dotazu. V přehledové tabulce je možné prohlížet vyjádření ostatních vyjadřujících se osob. Vlastní vyjádření se vloží do textového pole a uloží stisknutím tlačítka Vložit vyjádření. Po přidání vyjádření je dotaz přesunut do záložky Dotazy s mým vyjádřením. Dotazy s mým vyjádřením Všechny dotazy, ke kterým uživatel vložil své vyjádření jsou zobrazovány v záložce Vyřízené dotazy. V záložce se zobrazují i uzavřené dotazy, ke kterým uživatel své vyjádření před uzavřením nestihl zadat. Seznam všech dotazů je uveden v přehledové tabulce. U každého dotazu jsou uvedeny základní informace jako je priorita, stav vyjádření a řešení, věc dotazu, jméno a identifikace uživatele, který dotaz podal a jméno řešitele dotazu. Zadal-li uživatel k dotazu své vyjádření, je uvedeno ve sloupci Závěr k dotazu. Podrobnější informace je možné zjistit po kliknutí na ikonu ve sloupci Podrobnosti. Konfigurace kontaktního centra Tato část textu je věnována základní konfiguraci modulu Kontaktní centrum. Text je určen převážně systémovým integrátorům, případně dalším pověřeným osobám. Konfigurace modulu se provádí pomocí následujících aplikací umístěných v sekci Provoz systému: 1. Správa formulářů kontaktního centra aplikace je určena pro tvorbu správu formulářů dotazů. Aplikace umožňuje vytvářet nové formuláře a definovat jejich strukturu otázek. Evidované formuláře je následně možné přiřazovat ke kontaktním centrům a zařazovat do sekcí. 2. Správa sekcí kontaktního centra aplikace slouží ke správě sekcí formulářů v aplikaci Kontaktní centrum. Je zde možné definovat stromovou strukturu sekcí a pro 48

49 5 EAGENDA každou sekci stanovit formuláře, které se v sekci mají uživatelům nabízet pro podání dotazu. 3. Správa kontaktních center tato aplikace umožňujě evidenci a správu jednotlivých kontaktních center tj. uzlů (pracovišť), na které je možné zasílat dotazy. Pro každé centrum je zde zapotřebí definovat uživatele, kteří se o řešení a zpracování dotazů budou starat. Dále je zapotřebí ke každému centru přiřadit jednotlivé formuláře, které může přijímat a řešit. 4. Správa FAQ aplikace slouží ke správě často kladených otázek (FAQ) a vytváření tzv. báze vědomostí. Báze vědomostí je využívána uživateli aplikace Kontaktní centrum při vyhledávání řešení jejich problémů. Z pohledu systémového integrátora je zde nutné vytvořit příslušné sekce a zahrnout je do báze vědomostí, čímž budou zpřístupněny uživatelům kontaktních center pro vyhledávání. 5.2 Rezervace místností Aplikace Rezervace místností slouží k vyhledání volné místnosti učebny podle daných kritérií a k provedení rezervace bez periodického opakování. Rezervace místností mohou provádět všichni aktivní zaměstnanci školy. Pokud je uživatel současně vyučujícím, nabízí se mu u rezervované místnosti možnost založit zkušební termín stejně, jako v Záznamníku učitele. Informace o zamluvených místnostech s udáním konané akce se uchovávají a při vyhledávání volných kapacit se zobrazují ostatním uživatelům. Do seznamu rezervací vstupují i rozvrhové akce vložené studijními odděleními fakult. Rezervace je možná jakmile jsou zveřejněny rozvrhy, které mají přednost. Dřívější rezervaci může provést správce uvedený u místnosti, kliknutím na jeho jméno lze získat kontaktní údaje. Rezervace místností Tato záložka umožňuje vyhledat a rezervovat místnost, která je jejím správcem poskytnuta k rezervacím. Rezervace se vypisují pro konkrétní místnost pro daný den a hodinu. Při rezervaci musí být udán i účel rezervace (například kurz, školení). Označení místnosti k volnému použití (poskytnutí k rezervaci) provádí systémový integrátor na pokyn mateřského ústavu. Volné kapacity místností se vyhledávají přes formulář na obrázku 30. Pod ním se vypíší vyhledané místnosti s volnými termíny. Zde se také provede případná rezervace místnosti. Nejsou-li některá políčka formuláře vyplněna, není pak při vyhledávání na tato kritéria brán ohled. Při vyplňování polí musí být dodržena následující pravidla: Kapacita určuje minimální a maximální počet osob, které se do místnosti vejdou. Zadá-li se nejméně 40 osob, budou vyhledány místnosti s kapacitou 40 a více osob. Bude-li vloženo maximum 100 osob, budou dohledány všechny volné místnosti do kapacity 100 osob. Budou-li vyplněna obě pole, budou vyhledávány místnosti vyhovující danému intervalu počtu osob. Datum se vkládá ve tvaru dd.mm.rrrr počínaje dnešním datem a konče datem období, pro které je vložen nějaký rozvrh (většinou se jedná o celý semestr). Hodina se vkládá jako celé číslo. Požaduji vypsat i víkendy bude-li zatržen tento parametr, budou vyhledány a nabídnuty místnosti s volnou kapacitou i o víkendu. 49

50 5 EAGENDA Obrázek 30 Rezervace místností Hledám konkrétní nebo libovolnou místnost po označení položky konkrétní se nabídne menu pro označení konkrétní místnosti (posluchárny). Nabízeny jsou pouze místnosti, které mají nastaven atribut Místnost může být rezervována pomocí UIS. Nastavení provádí systémový integrátor. U vyhledávání mezi libovolnými se vybere pouze areál, případně některá z budov areálu. Požadavky na vybavení místnosti umožňuje omezit výsledek vyhledávání podle dostupného vybavení místností. Aby byla místnost do výsledku vyhledávání zahrnuta, musí splňovat všechna vybraná omezení. Je-li označena kombinace vybavení, která není v žádné místnosti školy, nebude vyhledána žádná místnost. Omezení dostupného vybavení je možné skrýt. V takovém případě nejsou požadavky na vybavení při vyhledávání zohledněny. Rozšířené vyhledávání nemusí být vůbec použito. Jeho označením se rozšíří nabídka formuláře o položky: vyhledávat pouze v těchto dnech po označení konkrétních dnů bude vyhledávání omezeno jen na tyto dny; vyhledat pouze celý souvislý interval po označení budou dohledány kapacity místností, které na sebe časově navazují. Toho je vhodné využít při vyhledávání dvou- a vícehodinových intervalů. vyhledání intervalu v hodinovém rozsahu umožňuje vyhledat místnost, která má dostupný souvislý interval zvoleného počtu hodin po dobu zvoleného počtu týdnů. 50

51 5 EAGENDA Obrázek 31 Dohledané místnosti vyhovující kritériím ve formuláři pro vyhledání volných kapacit Po vyplnění formuláře a kliknutí na Vyhledat budou dohledány místnosti s volnými kapacitami (obr. 31), které budou vyhovovat podmínkám uvedeným ve formuláři. Vedle označení místnosti je ikona, pod kterou je umístěn plán obsazení místnosti (více v podkapitole Plán obsazení místností na straně 52). Ve vyhledaných místnostech jsou políčka pro označení jednotlivých hodin, kdy je v místnosti volno. Po jejich označení, vyplnění důvodu rezervace a stisknutí tlačítka Rezervovat se provede rezervace. Důvod rezervace je možné upřesnit výběrem položky v poli Bližší určení. Seznam položek je definován číselníkem pro každé pracoviště individuálně. Všechny volné kapacity pro zvolený den lze označit zatržením pole ve sloupci Vše. Obdobným způsobem je možné označit všechny volné kapacity pro vybranou hodinu zatržením pole na řádku Vše. Při zadávání rezervací s využitím superpráva je osobě, za kterou je rezervace prováděna, zaslána ová zpráva o provedení rezervace. Rezervaci je možné provést přímo nebo prostřednictvím žádosti. Žádost o rezervaci se podává u místností, u kterých je toto podmínkou rezervace (jako například u první místnosti na obrázku 31). O podané žádosti je správce místnosti automaticky informován prostřednictvím školního u. Správce může žádost přijmout, nebo zamítnout. O jeho rozhodnutí je žadatel o rezervaci místnosti také automaticky informován školní poštou. Uživatelé s právem rezervace-mimo-e mohou zadávat rezervace místností i mimo období stanovené milníkem rezervace místností. Rezervace podávané mimo 51

52 5 EAGENDA milník vždy podléhají schvalování správcem místnosti, a to i v případě, že v běžném provozu v této místnosti rezervace schvalovány nejsou. V nápovědném textu v úvodní části stránky je uveden odkaz na Seznam místností, které je možné rezervovat. Kliknutím na něj se zobrazí přehled místností poskytnutých k rezervaci. Pod ikonou je grafické vyjádření naplánovaného obsazení místnosti, které je popsáno v následující podkapitole Plán obsazení místností. Plán obsazení místnosti Plán obsazení místnosti (obr. 32) poskytuje grafickou informaci o volných místech a obsazenosti místnosti určené k rezervaci, je tedy takovým aktuálním rozvrhem místnosti. Pro dohledání obsazenosti místnosti se používá připravený formulář, ve kterém je možné zvolit areál, budovu, označení místnosti, termín a časové rozmezí, ve kterém se má plán obsazení místnosti zobrazit. Jednotlivá pole formuláře jsou nepovinná a je možné je dle potřeby vynechat. V takovém případě budou vypsány všechny dostupné údaje. Obrázek 32 Plán obsazení místností Kliknutím na důvod rezervace se zobrazí podrobné informace o rezervaci nebo sylabus předmětu v případě, že jde o pravidelnou výuku podle rozvrhu zadaného studijním oddělením. Barevně jsou od sebe odlišeny přednášky, cvičení, blokové akce a rezervace. Kliknutím na volné místo se otevře stránka s formulářem pro okamžitou rezervaci dané doby vybrané místnosti. 52 Uživatelé s právem rezervace-mimo-p mohou prohlížet zadané rezervace

53 5 EAGENDA místností i mimo období stanovené milníkem rezervace místností. Přehled rezervací Aplikace Přehled rezervací poskytuje přehled provedených rezervací (obr. 33). Barevnou značkou je vyjádřen stav rezervace: rezervováno, podaná žádost, zamítnuto. U rezervací lze provést úpravy přes ikonu, ale pouze u důvodu a poznámky. Má-li být provedena oprava data, času nebo místnosti, je nutné provést rezervaci znovu a původní rezervaci zrušit. Rezervace se zruší jejím označením a kliknutím na Zrušit označené rezervace. Pod ikonou jsou uvedeny detaily o rezervaci. K podané žádosti se vyjádří správce místnosti buď kladně, nebo žádost zamítne. Učitelé mají možnost založit termín zkoušky pro místnost ve stavu rezervovaná. Stisknutím tlačítka Založit termín se otevře stránka s formulářem pro sestavení termínu (více o termínech zkoušky ve 3. svazku dokumentace Učitel). Obrázek 33 Přehled rezervací Správa rezervací Aplikaci Správa rezervací mají přístupnou pouze uživatelé, kteří jsou správci nějaké místnosti na Vysoké škole podnikání a práva, a.s., jež se poskytuje pro rezervace. Ve správě rezervací jsou zobrazeny rezervace všech místností, kterých je uživatel správcem. Jedná se o rezervace ručně provedené zaměstnancem Vysoké školy podnikání a práva, a.s., nejsou zahrnuty rezervace provedené přes rozvrhové akce pravidelné výuky. Barevně je rozlišen stav rezervace na: rezervováno, podaná žádost o rezervaci (zde se správce musí vyjádřit potvrdit, nebo zamítnout) a zamítnuto. Pro zobrazení rezervací je připraven formulář, ve kterém lze uvést kritéria pro jejich výpis. Omezení se může vztahovat na dobu rezervace (všechny záznamy, historické, 53

54 5 EAGENDA Obrázek 34 Správa rezervací budoucí, dnešní apod.), na konkrétní místnost, stav rezervace a uživatele, který rezervaci provedl. Zatržením položky Bez rezervací správců nebudou vypsány rezervace provedené správcem místnosti. Pod seznamem rezervací jsou umístěna tlačítka pro hromadné označení, resp. odznačení rezervací a jedno důležité tlačítko spojené s roletkou, kterým se označené rezervace schválí, zamítnou nebo smažou. Blokování rezervací V záložce Blokování rezervací je správci místnosti umožněno provést zablokování rezervací místnosti na určitou dobu (časový úsek). V této době nemůže žádná osoba provést rezervaci místnosti, a to ani do budoucnosti. Rezervace je možné vkládat až v den, kdy končí blokování. Správce místnosti samozřejmě může v době blokování rezervace vkládat. Blokování se provádí na celé dny. Omezení rezervací místností se využívá například pro zadávání oficiálních rezervací, které vkládá správce místnosti ihned po vložení rozvrhových akcí. Uvedeme si příklad: Správce místnosti zablokuje rezervace místnosti A01 v termínu od do To znamená, že od :00 do :59 nemůže žádný uživatel zadat rezervaci, i kdyby měla být v termínu

55 5 EAGENDA Obrázek 35 Blokování rezervací místnosti 5.3 Evidence interní dokumentace pracoviště Aplikace Evidence interní dokumentace pracoviště umožňuje evidovat šanony a jejich dokumenty. Tato evidence může usnadnit a urychlit práci na sekretariátu pracoviště. K aplikaci má automaticky přístup vedoucí pracoviště, který může definovat další osoby přes aplikaci Portál vedoucího Ostatní Správa dokumentace. Každý šanon je fyzicky umístěn v místnosti, je pojmenován a obsahuje pojmenované dokumenty. Tyto informace lze evidovat v aplikaci Evidence interní dokumentace pracoviště, která umožňuje vyhledávání konkrétního dokumentu podle několika kritérií. Aplikace je rozdělena na evidenční a dohledávací část. Evidence šanonů a dokumentů V záložce Evidence šanonů je umístěn formulář pro vkládání šanonů, šanony jsou seřazeny v tabulce (obr. 36), dokumenty lze kliknutím na název sloupce řadit dle pořadového čísla nebo označení dokumentu. Význam položek formuláře: Pořadové číslo pořadové číslo dokumentu. Označení výstižný název šanonu, například Faktury 2009, Cesťáky, Hmotný majetek, Nabídky. Barva skutečná barva šanonu. Kliknutím na odkaz Paleta se zobrazí paleta barev. Volbu barvy lze provést v menu podle názvu nebo kliknutím na jednu z barev palety do pole Barva se vyplní její název. Barva je uvedena v seznamu šanonů. Osoba jméno právce šanonu. Implicitně je vyplněno jméno uživatele. Místnost seznam obsahuje místnosti evidované k pracovišti uživatele. Zvolí se místnost, ve které je šanon umístěn. Poznámka místo pro text upřesňující obsah šanonu. Není povinnou položkou. Pracoviště seznam obsahuje pracoviště, na kterých je evidován pracovní nebo externí poměr uživatele. Zvolí se to, pro které je šanon evidován. 55

56 5 EAGENDA Obrázek 36 Evidence šanonů pracoviště Po vyplnění se formulář uloží. Obsah seznamu šanonů lze omezit volbou jednoho nebo více kritérií pracoviště, místnost a osoba. Ve sloupci Počet dokumentů je zobrazen počet dokumentů uložených v šanonu. Evidence dokumentů k danému šanonu probíhá přes ikonu ve sloupci Dokumenty (obr. 36). Ve formuláři se vyplní alespoň název a datum dokumentu. Rok se doplní automaticky podle data dokumentu, komentář není povinný a lze ho později doplnit. Seznam dokumentů lze omezit podle roku a řadit podle pořadového čísla, data dokumentů nebo abecedně. Označené dokumenty lze odebrat kliknutím na tlačítko Odebrat. Vyhledávání dokumentů Zaevidované dokumenty lze vyhledat přes záložku Vyhledávání podle jména správce, názvu nebo části komentáře dokumentu, dále podle roku a místnosti uložení šanonu, ve kterém je dokument uložen. Je možné zvolit libovolnou kombinaci kritérií pro dohledání. Do pole pro název a komentář lze vyplnit část slova v názvu nebo komentáři dokumentu nebo několik celých slov. Kliknutím na tlačítko Vyhledat budou zobrazeny dokumenty odpovídající zadaným omezením s udáním místa jejich uložení. 5.4 eprůzkum Prostřednictvím aplikace eprůzkum se provádí průzkumy různých typů uživatelů UIS. Průzkumy mohou mít libovolná zaměření, od zjišťování názorů a preferencí na organizovaný kurz, až po zjišťování spokojenosti zaměstnanců školy. Průzkum má formu elektronického dotazníku, který se zobrazuje dané skupině uživatelů. Tato forma usnadňuje následné zpracování dotazníků a odpovědí na otázky. 56

57 5 EAGENDA Obrázek 37 Evidence dokumentů v šanonu O zveřejnění eprůzkumu je automaticky zaslána uživatelům ová zpráva. Po spuštění aplikace eprůzkum je nabídnut přehled dotazníků, do kterých byli uživatelé zařazeni jako respondenti. Stav dotazníku vyjadřuje, zda byl již vyplněn. Uvedena je i informace o termínu, kdy je možné vyplnit dotazník. V přehledu dotazníků mohou být zobrazovány i historické průzkumy, u kterých by uživatel mohl být respondentem, avšak již byly pro sběr odpovědí uzavřeny. Dotazník elektronického průzkumu se otevře kliknutím na ikonu ve sloupci Zobrazit dotazník. V jeho úvodu by měla být informace autora o smyslu a cíli dotazníku a způsobu jeho vyplnění. Dotazník může obsahovat různé typy otázek, včetně otázek závislých na odpovědi předchozí otázky. Odpovědi mohou představovat výběr z několika možností, vepsání několika znaků nebo celého odstavce textu. Otázky jsou tematicky sdruženy do několika skupin, jejichž počet závisí na autorovi průzkumu. Odpovědí na otázky označené symbolem se stanoví další podoba dotazníku závisí na nich zobrazení dalších otázek. Po vyplnění se dotazník uloží a odešle kliknutím na tlačítko Odeslat dotazník, které je umístěné na konci stránky. 57

58 5 EAGENDA 5.5 Tiskové úlohy Obrázek 38 Vyhledávání dokumentů Aplikace slouží k vyzvednutí výsledků tiskových dávek z jednotlivých agend UIS. V seznamu tiskových úloh je zobrazena historie zadaných dávkových tisků s informacemi o stavu jejich dokončení. Úspěšně vytištěné dávky je možné stáhnout po kliknutí na ikonu ve sloupci Výsledek. Dopadl-li tisk dávky neúspěšně, není možné výsledek tisku stáhnout a ve sloupci Informace je zobrazena ikona, prostřednictvím které lze zobrazit důvody neúspěchu. Seznam je možné omezit podle typu dokumentu nebo agendy, ve které vznikl. 58

59 5 EAGENDA Obrázek 39 eprůzkum dotazník 59

60 5 EAGENDA Obrázek 40 Tiskové úlohy 60

61 6 Technologie a jejich správa Tato kapitola je věnována uživatelským aplikacím pro správu technologií řízených UIS. Patří sem zejména aplikace zobrazující informace o identifikačních kartách, případně další aplikace. 6.1 Statistiky bezdrátové a kolejní sítě Aplikace Statistiky WiFi sítě zobrazuje statistiku přenosů dat prostřednictvím bezdrátové a kolejní sítě provozované na Vysoké škole podnikání a práva, a.s.. Implicitně jsou zobrazeny všechny přístupy uživatele s dalšími podrobnostmi, jako jsou termíny přístupu, místo, velikost přijatých a odeslaných dat atd. Obsah tabulky (obr. 41) lze omezit podle období, místa a MAC adresy. Zvolit lze jednotky a desetinná místa pro výpis objemu dat. Správce bezdrátové sítě může přes aplikaci zobrazit přenosy jednotlivých uživatelů sítě. Obrázek 41 Statistiky WiFi sítě 6.2 Správa karet Aplikace Správa karet má pro běžného uživatele pouze informační charakter. Některé osoby pověřené školou využívají aplikaci k aktivaci a rušení zaměstnaneckých a studentských karet, k ověření jejich platnosti, funkčnosti atp. Získání identifikační karty Každá osoba, která studuje nebo je zaměstnána na Vysoké škole podnikání a práva, a.s., získá při nástupu do prvního semestru, resp. při nástupu do pracovního poměru identifikační kartu. Karta slouží jako průchodka do areálu firmy (např. vstup do jídelny v areálu nebo do nějakého provozu v rámci předmětu), pro vstup do počítačových laboratoří areálu Na Karmeli, po nabití také k platbám při tiscích a kopírování ve školní počítačové síti a k úhradě stravného ve vybraných provozovnách Eurestu. Aby mohla být karta vystavena, je budoucí student nebo zaměstnanec vyfotografován. Digitální fotografie je uložena do Univerzitního informačního systému a následně použita k výrobě příslušné identifikační karty. Karta obsahuje několik identifikačních znaků: číslo průkazu, číslo čipu. 61

62 6 TECHNOLOGIE A JEJICH SPRÁVA Problémy s identifikační kartou Má-li uživatel karty problémy s jejím použitím (nefunkční karta, znehodnocená nebo ztracená karta, nepovolený přístup do budovy atp.), musí se obrátit na personální nebo studijní oddělení, popř. na systémového integrátora. Typy identifikačních karet V aplikaci Správa karet pod odkazem Užívané ID karty si lze prohlédnout všechny typy identifikačních karet, které jsou na Vysoké škole podnikání a práva, a.s. vydávány a používány a přečíst si o nich základní informace. Ověření platnosti identifikační karty Pod odkazem Ověření platnosti karty si každý uživatel může ověřit platnost své identifikační karty. Do nabídnutého vyhledávacího formuláře se zadává číslo průkazu, čárový kód nebo číslo čipu (většinou ručně, u některých zaměstnanců, např. studijního nebo personálního oddělení, připadá v úvahu vložení těchto dat pomocí čtečky čárových kódů nebo čipů). 62

63 7 Správa informačního systému Kapitola zahrnuje popisy k aplikacím přístupným běžným uživatelům UIS. Jsou to zejména aplikace správy oprávnění, poskytující uživateli informace o jeho členství ve skupinách a jeho oprávněních v UIS. 7.1 Správa oprávnění Aplikace Správa oprávnění poskytuje uživatelům informace o členství ve skupinách a přehled jejich oprávněních v UIS. Systémovým integrátorům a dalším oprávněným osobám dále umožňuje spravovat skupiny uživatelů a přidělovat oprávnění uživatelům a skupinám. Aplikace je dostupná uživatelům, kteří mají nějaké právo přiděleno. Nemá-li uživatel žádná práva přidělena, odkaz na aplikaci se nezobrazuje. Obrázek 42 Moje oprávnění Moje oprávnění Záložka Moje oprávnění umožňuje zobrazit (obr. 42) všechna oprávnění, která má uživatel přidělena individuálně nebo prostřednictvím členství ve skupině. Práva uživatelům většinou přiděluje systémový integrátor nebo provozní tým UIS, případně další uživatelé, kteří mohou své právo delegovat. Seznam všech práv uživatele je zobrazen v přehledové tabulce. Pro každý záznam seznamu je uvedena identifikace práva (název a SYSID) a objektová vlastnost, ke které je právo přiděleno. Prostřednictvím ikony ve sloupci Podrobnosti je možné zobrazit podrobnější informace o vybraném právu, objektové vlastnosti, ke které je právo přiděleno a možnostech delegace. Ve sloupci Získáno ze skupiny jsou uvedeny skupiny oprávnění, ze kterých uživatel právo pro daný objekt získal. Kliknutím na identifikaci 63

64 7 SPRÁVA INFORMAČNÍHO SYSTÉMU skupiny je možné zobrazit o skupině podrobnější informace. Je-li toto pole prázdné, jedná se o ručně přidělené právo. Moje skupiny Skupina slouží ke sdružování osob za účelem přidělení stejné sady práv. Jedná se o skupinu osob (studijní referentky, proděkani, vedoucí pracovišť, vývojáři apod.), která má přístup ke stejným aplikacím UIS a může provádět stejné operace. Záložka Moje skupiny se zobrazuje pouze uživatelům zařazeným alespoň do jedné skupiny a obsahuje seznam příslušných skupin (obr. 43). Skupiny, jichž je uživatel členem nebo správcem, jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Pro každou skupinu je uvedena její zkratka, název, popis, jméno správce a ve sloupci Jsem správce informace, zda uživatel patří mezi správce skupiny. Kliknutím na ikonu ve sloupci Podrobnosti je možné zobrazit podrobnosti o skupině. Obrázek 43 Moje skupiny 64

65 8 Dokumentace UIS 8.1 Dokumentace UIS Pod odkazem Dokumentace UIS se nacházejí svazky uživatelské dokumentace UIS, které jsou umístěny ve Veřejném dokumentovém serveru. Dokumentace je pravidelně aktualizována. 8.2 Často kladené otázky Často kladené otázky je aplikace, jejímž prostřednictvím zveřejňují provozovatelé UIS a systémoví integrátoři odpovědi na často kladené dotazy uživatelů. Aplikace má zjednodušit práci a zpřístupnit informace nejen uživatelů ale i provoznímu týmu a integrátorům. Před položením dotazu integrátorovi nebo provoznímu týmu je vhodné zjistit, zda už nebylo na takovou otázku odpovězeno. 8.3 Systémoví integrátoři Pod odkazem Systémoví integrátoři lze dohledat jmenný seznam, ové a telefonní kontakty na systémové integrátory. Na tyto osoby se mohou obracet pracovníci a studenti příslušných pracovišť se svými problémy s Univerzitním informačním systému. Společná ová adresa pro všechny integrátory je uis@vspp.cz. 8.4 Vývojový tým Tabulka, která se po kliknutí na odkaz Vývojový tým zobrazí, obsahuje licenční informace a jmenný seznam systémových integrátorů s uvedením příslušnosti k pracovišti a telefonním číslem. Uživatelé, kteří řeší nějaké problémy s UIS, se v první řadě obracejí na systémového integrátora. Obrázek 44 Výběr časového období pro zjištění Mých operací v UIS 65

66 8 DOKUMENTACE UIS 8.5 Mé operace v informačním systému Aplikace Mé operace poskytuje přehled událostí vykonaných uživatelem UIS podle zadaného časového období (obr. 44). K jeho výběru je třeba přistupovat s rozvahou, protože vybrané období přesahující délkou jeden týden při vyhledávání neúměrně zatěžuje server. S vybraným menším časovým rozsahem se výrazně zkracuje doba odezvy aplikace, a také doba potřebná pro výpis jednotlivých událostí. 8.6 Statistiky využití UIS Aplikace Statistiky využití UIS poskytuje statistické údaje o počtu zaznamenaných operací využití UIS na základě předem zvolených kritérií. Údaje jsou graficky zpracovány. Více o aplikaci ve 12. svazku dokumentace Portál veřejných informací. 66

67 9 Přizpůsobení informačního systému Přizpůsobení informačního systému je částí Osobní administrativy, ve které si může každý uživatel provést úpravu vzhledu svých stránek UIS. Změněn může být design stránek, vloženy portlety (pole) s důležitými odkazy (na novinové servery, počasí apod.), sestavena sekce s oblíbenými odkazy UIS, vypnuto zobrazování ikon v úvodní stránce Osobní administrativy atd. Způsoby úpravy vzhledu UIS jsou popsány v následujících podkapitolách. Obrázek 45 Portlety umístěné na stránce UIS 9.1 Portlety v UIS Portlety jsou informační okénka, která si uživatelé z nabídky doplňují podle své fantazie do všech stránek UIS. Portlety poskytují uživateli informace (aktuální nebo vyhledáním) nebo urychlují navigaci v UIS a internetu vůbec. Upravená stránka s portlety může vypadat jako na obrázku 45. Některé popisované portlety jsou závislé na roli uživatele nebo funkcích UIS, proto se může stát, že všem uživatelům nebude jejich použití umožněno. Aplikace Portlety v UIS uživatelům umožňuje volbu a nastavení portletů. Po jejím spuštění se mohou seznámit s přehledem všech nabízených portletů a jejich stručným popisem (obr. 46). Portlety se umísťují přes formulář, ve kterém se volí typ a pozice portletu. Pro snadnější orientaci v seznamu portletů je vhodné vložit i jeho popis, který nemá vliv na jeho funkčnost. Vložené portlety se na stránce UIS ihned zobrazují. Seřazeny jsou v tabulce, kde je lze později dohledat a upravovat. Šířku portletu umísťovaného vlevo nebo vpravo od obsahu stránky lze ovlivnit v aplikaci Uživatelská nastavení viz strana

68 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 46 Umísťování portletů do stránky UIS Může se stát, že po umístění nebo konfiguraci portletu nebude stránka UIS zobrazena korektně nebo vůbec. V tom případě se přihlaste pomocí adresy a pak odstraňte nefunkční portlet. Pro snadné vypnutí všech portletů se použije odkaz Vypnout portlety v mé Osobní administrativě. Tabulka na obrázku 47 obsahuje seznam portletů umístěných v UIS (více o umisťování portletů na straně 80). Pro přehlednost jsou portlety rozděleny do skupin podle pozice umístění (na začátku stránky, vlevo od obsahu stránky atd.). V jednotlivých částech seznamu se prostřednictvím ovládacích ikon a určuje pořadí umístění portletů. Kliknutím na se objekt posune o jeden krok vpřed a podobně je to s použitím ikony, která objekt posouvá o krok zpět. U většiny portletů se přes ikonu nastavují parametry jejich zobrazení. Více o nastavení jednotlivých portletů v následující podkapitole. Neaktuální portlety si mohou uživatelé skrýt kliknutím na ano ve sloupci Skrýt a později zase zobrazit kliknutím na ne. Způsob umístění portletu lze změnit přes ikonu, kde se v menu vybere jeho nové umístění (viz strana 80). Umísťovaný portlet Následující výčet obsahuje přehled všech portletů s popisem jejich funkce a s možnostmi jejich nastavení. Aktuální čas v různých městech portlet zobrazuje aktuální čas světových velkoměst. Po výběru portletu se provede nastavení požadovaných světových velkoměst. 68

69 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 47 Seznam umístěných portletů Obrázek 48 Portlet Aktuální čas v různých městech Kliknutím na ikonu v seznamu portletů (obr. 47) se otevře formulář s roletkovým menu, kde se postupně zvolí a přidají jednotlivá města (obr. 48). Je nutné vložit i text do pole Název města. Zobrazení pořadí měst lze ovlivnit ikonou a. Aktuální počasí a předpověď portlet zobrazuje aktuální počasí nebo i předpověď na určitý počet dní ve zvolených městech ČR a ve světě. Po umístění portletu Aktuální počasí a předpověď se kliknutím na ve sloupci Nastavení (obr. 47) nastaví jeho obsah (obr. 49), tedy město, jehož počasí se má zobrazovat, podrobnosti o počasí a případně předpověď na další dny. Prvním krokem ve formuláři je výběr města, který se provede přes vyhledávací pole. Je-li dohledáno více měst podobného názvu, označí se jedno z nich. Volba 69

70 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 49 Portlet aktuálního počasí a nastavení jeho parametrů města se vždy potvrdí stiskem na první tlačítko Uložit na stránce. V dalším kroku se označením vyberou údaje, které se budou v aktuálním počasí zobrazovat (stav oblohy, teplota, vítr atd.). Dále je vhodné vložit název portletu, který se bude na stránce vždy zobrazovat například Počasí v Brně. Stisknutím tlačítka Uložit umístěného na konci stránky se vybrané údaje uloží a portlet s počasím se na stránce UIS ihned zobrazí. Uživatel si však může vložením číslovky do pole Počet dnů pro předpověď počasí zobrazit i předpověď počasí následujících dnů. I pro předpověď se označí údaje, které se mají vypisovat. Způsob zobrazení údajů o aktuálním počasí a 70

71 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU předpovědi lze ovlivnit, tj. změnit velikost písma zobrazených údajů, v posledních dvou odrážkách. Uživatel však nesmí zapomenout provedené změny uložit tlačítkem na konci stránky. Aktuální zprávy portlet zobrazuje aktuální zprávy z různých přednabízených zdrojů (České noviny, idnes apod.) nebo jiných zdrojů zvolených uživatelem. Zprávy jsou zobrazovány prostřednictvím odkazů umístěných v portletu. Kliknutím na ně se otevře stránka se zprávou. Kliknutím na název zdroje v portletu se otevře jeho webová stránka. Po umístění portletu se přes ikonu nastaví jeho zdroj zpráv a parametry. Obrázek 50 Portlet Aktuální zprávy a nastavení jeho parametrů RSS (z anglického Really Simple Syndication) je technologie, která umožňuje přebírat obsah zdrojů zpráv na internetu a v přehledné formě je nabízet uživateli. Kanál RSS se stal v současnosti nedílnou součástí téměř každého zpravodajského serveru nebo weblogu. Menu kanálu RSS nabízí seznam zdrojů zpráv (obr. 50), ze kterých se jeden vybere. Chce-li uživatel sledovat zprávy z více zdrojů, musí vložit další portlet Aktuální zprávy. V případě volby jiný kanál RSS si může nastavit jiný zdroj zpráv vložením URL do následujícího pole. Například URL na kanál RSS pro Blesk.cz je Na je dostupný seznam a vyhledávač RSS kanálů. Dalším nastavením je počet zobrazovaných zpráv v portletu. Udává se v celých číslech, a zůstane-li nevyplněný, budou se zobrazovat všechny zprávy, které zdroj nabízí. 71

72 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Poslední dvě položky nastavení se týkají zobrazení portletu, resp. možnosti nezobrazení portletu, pokud nejsou k dispozici žádné aktuální zprávy, a velikosti písmen zobrazovaných zpráv. Obrázek 51 Portlet Navigační lišta a nastavení jeho parametrů Navigační lišta portlet umožňuje uživateli sestavit obecnou navigační lištu podle jeho potřeb. Odkazy se vkládají přes formulář na obrázku 51, který je umístěný pod ikonou (obr. 45). Po vyplnění názvu odkazu (název odkazu, který se zobrazuje na liště), URL (například a kliknutí na Přidat se odkaz zobrazí na navigační liště. V dolní části formuláře lze nastavit obecné parametry navigační lišty: Titulek na liště název lišty, který se na ní bude vypisovat. Umožnit rychlé přidávání odkazů na aplikace UIS bude-li označeno, zobrazí se na liště za odkazy odkaz (přidat odkaz). Po nastavení požadované stránky UIS a kliknutím na (přidat odkaz) uživatel snadno přidá odkaz na aktuální stránku do Navigační lišty, aniž by musel vstoupit do aplikace Portlety v UIS. 72

73 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Změna pořadí nebo odstranění takto vložených odkazů se provádí na stránce pro změnu parametrů Navigační lišty (obr. 51). Změna pořadí se provede prostřednictvím ikon a, odebrání odkazu jeho označením a stisknutím tlačítka Odebrat označené odkazy. Nezobrazovat název lišty bude-li označeno, nebude se zobrazovat název lišty, jen její odkazy. Navigační lišta Moje oblíbené navigační lišta obsahuje odkazy definované v nabídce Moje oblíbené. Pro portlet se neprovádějí žádná další nastavení. Navigační studentská lišta navigační lišta s nejčastěji používanými studentskými aplikacemi. Odkazy jsou funkční jen pro osoby s rolí studenta. Odkazy na liště jsou dány pevně, uživatel si je nemůže změnit. Obrázek 52 Portlet Navigační studentská lišta Navigační učitelská lišta navigační lišta s nejčastěji používanými učitelskými aplikacemi. Odkazy jsou funkční jen pro osoby s rolí učitele. Odkazy na liště jsou dány pevně, uživatel si je nemůže změnit. Obrázek 53 Portlet Navigační učitelská lišta Nepřečtená pošta v Internetu portlet umožňuje kontrolovat nepřečtenou poštu na internetovém serveru pomocí POP3. Nastavení probíhá ve formuláři na obrázku 54. Pokud server podporuje zabezpečené spojení pomocí SSL protokolu, je vhodné ho použít v zájmu v zájmu vlastní bezpečnosti. Pozor v případě zabezpečených serverů je nutné užít jiné číslo portu, obvykle 995. Heslo je v databázi UIS uchováváno v zašifrovaném tvaru (existuje však způsob jeho dešifrování). V současné době je tento portlet ve stavu ladění. Nepřečtená pošta v UIS portlet zobrazuje odkazy nepřečtených zpráv ve složce Doručeno nebo ve všech složkách Poštovní schránky UIS. Kliknutím na odkaz se 73

74 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 54 Nepřečtená pošta v Internetu zobrazí text zprávy. Způsob zobrazení zpráv si uživatel nastavuje přes formulář (obr. 55) pod ikonou v seznamu portletů (obr. 45). Po umístění portletu se primárně zobrazují nepřečtené zprávy ze složky Doručeno. Obsah zprávy se zobrazí kliknutím na název zprávy v portletu. Mají-li se zobrazovat nepřečtené zprávy ze všech složek Poštovní schránky, označí se ve formuláři položka Nepřečtenou poštu ze všech složek. Pak se v portletu vedle názvu zprávy zobrazuje i název složky, ve které je umístěna. Kliknutím na název poštovní složky se otevře její celý obsah. V případě, že složky poštovní schránky neobsahují nepřečtenou poštu, lze portlet skrýt označením parametru Nezobrazovat portlet, pokud není žádná nepřečtená pošta (obr. 55). Každé nastavení je samozřejmě nutné uložit tlačítkem Uložit. Obrázek 55 Portlet Nepřečtená pošta v UIS Nepřečtené dokumenty v DS portlet zobrazuje doposud nepřečtené dokumenty v Dokumentovém serveru (obr. 56). Vedle názvu dokumentu je uveden i název složky, ve které je dokument umístěn, a ikona jeho typu. Kliknutím na název složky se zobrazí její obsah, kliknutím na název dokumentu se zobrazí jeho informativní údaje s přílohou nebo odkazem na webovou stránku. V portletu lze označením příslušného pole (str. 56) omezit zobrazení ikon typu dokumentu a portletu v závislosti na existenci nepřečtených dokumentů v DS. 74

75 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 56 Portlet Nepřečtené dokumenty v DS Obrázek 57 Portlet Očekávaná výročí a jeho nastavení Obrázek 58 Ovládání personalizace UIS Očekávaná výročí portlet zobrazuje očekávaná výročí kontaktů zadaných v poštovní schránce uživatele. Nastavení jeho zobrazení se provádí přes ikonu (obr. 47). Ve formuláři na obrázku 57 se nastavuje: jak dlouho dopředu se bude očekávané výročí zobrazovat 1, 2, 3 nebo 4 týdny předem; druh zobrazovaného výročí jen narozeniny, jen svátek, narozeniny i svátek; 75

76 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU označením položky lze ovlivnit, zda se bude zobrazovat datum a druh výročí, tituly u jména, informace o počtu dnů, kdy budeme výročí slavit, zobrazení portletu v době, kdy nebudou očekávána žádná výročí, a velikost textu zobrazených informací o výročí. Ovládání personalizace UIS portlet umožňuje rychle ovládat personalizační prvky UIS, tzn. kliknutím na odkaz portletu vypnout všechny portlety na stránce, vypnout design (například v době extrémní zátěže), zapnout implicitní design anebo v roletkovém menu vybrat kterýkoliv design, který je nabízen i v aplikaci Volba designu. Funkce portletu pro ovládání personalizace lze nastavit přes ikonu na hlavní stránce pro umísťování portletů. Obrázek 59 Poznámkový blok Poznámkový blok portlet umožňuje zobrazit obsah poznámkového bloku (více o poznámkových blocích v 11. svazku dokumentace Osobní management). Pro každý založený poznámkový blok se sestavuje zvláštní portlet. Kromě bloku lze nastavit typ odrážky, velikost písma, kterým se obsah bloku bude zobrazovat, mezeru za odrážkou a možnost přímého vstupu do úpravy obsahu poznámkového bloku ze zobrazeného portletu (např. doplnění další položky, změna pořadí položek). Kliknutím na odkaz v části pro úpravu portletu lze také zobrazit stránku pro úpravu obsahu poznámkového bloku. Obrázek 60 Přehled nových termínů 76

77 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Přehled nových termínů (pro studenta) portlet umožňuje sledovat nově vypsané termíny zkoušek předmětů, na které se může přihlásit. Lze u něj nastavit následující parametry (obr. 60): zobrazit jen zkratku předmětu označením se v portletu nebudou zobrazovat celé názvy předmětů, ale jen jejich zkratky; nezobrazovat portlet, pokud nejsou žádné vypsané termíny po označení se v případě, že nejsou vypsány žádné termíny, nebude portlet zobrazovat; zobrazovat termíny malým písmem tato volba umožňuje zmenšení písma v portletu a tím i jeho užívání v levé nebo pravé části stránky. Přehled vypsaných termínů (pro učitele) portlet zobrazuje učiteli seznam termínů, které vypsal ve svých předmětech a které ještě neproběhly. Lze u něj nastavit následující parametry (obr. 61): vypisovat všechny termíny z předmětů, kde jsem učitelem (nejen mnou vypsané) v portletu se budou vypisovat všechny termíny z předmětů, u nichž má uživatel přidělenu některou z rolí; zobrazit počet zapsaných studentů na termín označením se budou u vypsaných termínů zobrazovat počty studentů, kteří se na ně přihlásili; zobrazit jen zkratku předmětu označením se v portletu nebudou zobrazovat celé názvy předmětů, ale jen jejich zkratky; Obrázek 61 Přehled vypsaných termínů nezobrazovat portlet, pokud nejsou zapsány žádné termíny po označení se v případě, že nejsou vypsány žádné termíny, nebude portlet zobrazovat; zobrazovat termíny malým písmem tato volba umožňuje zmenšení písma v portletu a tím i jeho užívání v levé nebo pravé části stránky. Přehled zapsaných termínů (pro studenta) portlet umožňuje zobrazit přehled aktuálně zapsaných a dosud neabsolvovaných termínů studenta. Jeho nastavení je stejné jako u portletu Přehled nových termínů (obr. 60). Systémové a vývojářské údaje portlet je určen vývojářům a systémovým integrátorům, příp. dalším uživatelům pracujícím souběžně ve více verzích informačního systému. Portlet identifikuje běžící instanci a poskytuje přístup k některým ladicím parametrům systému. Parametry portletu (viz obr. 62) lze nastavit přes ikonu. Vyhledávání v IS portlet umožňuje rychlé dohledání osob a studijních předmětů evidovaných v UIS, oprávněným osobám i ve správě osob a studijní evidenci (obr. 63). Uživatel označením položek ve formuláři ovlivňuje množství a typ vyhledávacích oken v portletu. 77

78 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 62 Systémové a vývojářské údaje Obrázek 63 Portlet Vyhledávání v IS Obrázek 64 Výsledky studia Výsledky studia portlet studentům zobrazuje dosažené výsledky studia jednotlivých předmětů. V nastavení portletu lze omezit množství zobrazovaných informací například jen na zkratku předmětu, informaci o počtu pokusů, zobrazit všechny výsledky za celé studium. Při volbě Nezobrazovat portlet, pokud nejsou žádné vý- 78

79 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU sledky se portlet nebude zobrazovat, pokud nejsou vloženy výsledky z žádného předmětu. Obrázek 65 Vývěska Vývěska portlet umožňuje zobrazit odkazy na nové a nepřečtené zprávy umístěné do vývěsky. Kliknutím na název složky se zobrazí její obsah, kliknutím na název příspěvku se zobrazí obsah příspěvku. Po přidání portletu je nutné nastavit zobrazování portletu a složky, ze kterých má nové příspěvky zobrazovat. Příklad portletu je na obrázku 65. Záznamník učitele portlet umožňuje zobrazit odkazy na všechny nebo jen některé předměty. Kliknutím na odkaz se otevře evidence předmětu v Záznamníku učitele. Po založení portletu je možné přes ikonu skrýt vybrané předměty a nastavit další parametry související s předmětem. Příklad portletu je na obrázku 66. Záznamník výzkumníka portlet umožňuje zobrazit odkazy na všechny nebo jen některé projekty. Kliknutím na odkaz se otevře evidence projektu v portálu Záznamník výzkumníka. Po založení portletu je možné přes ikonu skrýt vybrané projekty. Příklad portletu je na obrázku 67. Zobrazení kódu HTML portlet umožňuje vložit libovolný text v kódu HTML do stránky UIS (obr. 68). Text se vkládá přes okno (obr. 69), které je umístěno pod ikonou v seznamu portletů (obr. 47). 79

80 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 66 Záznamník učitele Obrázek 67 Záznamník výzkumníka Obrázek 68 Pozice pro umístění portletu Portlet Zobrazení kódu HTML Při umísťování portletu se definuje jeho umístění na stránce UIS. Volba se provádí z šesti možností roletkového menu. Dvě z nich jsou umístěním portletu ve sloupcích v levé nebo pravé části stránky. Při vícenásobném umístění se portlety řadí ve sloupcích nad sebou, jejich pořadí se ovlivňuje ikonami v seznamu portletů (obr. 47). Zbylé možnosti jsou umístění v řádcích horní nebo dolní části stránky, před nebo za designem stránky informačního systému. Příklad umístění portletů je na obrázku

81 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 69 Vložení HTML textu do stránky UIS 9.2 Uživatelská nastavení Aplikace Uživatelská nastavení umožňuje nastavit zobrazení některých informací, které jsou zveřejněny uživatelům UIS na stránce Lidé na VŠPP (např. doplnit kontaktní údaje, konzultační hodiny, ovlivnit zobrazení fotografie), nebo ovlivnit vzhled informačního systému či funkci některých aplikací. Aplikace je pro přehlednost rozdělena do tří částí. V první části Osobní stránka lze nastavit režim zobrazování údajů ve stránce Lidé na VŠPP (více na straně 83) jako fotografie, rozvrh, publikační činnost, přesměrování pošty apod. Dále je možné nastavit osobní údaje a další informace. V další části Nastavení údajů lze ovlivnit funkci některých aplikací, například zasílání zpráv z Dokumentového serveru, o nových zásadních informacích, jazyk prohlížeče, používání synchronizovaného hesla. V poslední části aplikace Vzhled informačního systému jsou umístěny atributy ovlivňující vzhled informačního systému. Zde je možné nastavit šířku portletů a šířku nabídkové části, používání HTML editoru, vypnout zobrazení dekorativních ikon apod. U jednotlivých nastavitelných položek je uveden nápovědný popis. Přísluší-li k vyplňovanému poli tlačítko Přidat další, je možné danou informaci rozšířit o další údaj (například pro zveřejnění několika ových adres). Po skončení úprav je vždy nutné vložené nebo opravené údaje uložit tlačítkem Uložit změny. Automatické zkracování nabídek Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Význam nastavení: Ano obsah nabídky odkazů v jednotlivých sekcích bude zkrácen na počet odkazů uvedený v atributu Počet odkazů v nabídce ve zkrácené podobě. Na nastavení atributu Způsob řazení odkazů v jednotlivých sekcích závisí, které odkazy se budou zobrazovat. Jednotlivé nabídky lze rozbalit a zobrazit tak jejich ostatní odkazy. Ne zobrazeny budou všechny odkazy nabídek sekcí. 81

82 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Barevné tiskové výstupy Atribut umožňuje nastavení tisku barevných log na dopisech a dalších dokumentech tištěných z UIS. Pokud bude nastaven na NE, budou se loga tisknout černobíle. Další informace Pole umožňuje zveřejnění libovolného textu v osobní stránce uživatele aplikace Lidé na VŠPP v záložce Další informace. Datum svátku Nastavení data svátku je nabízeno zejména uživatelům, jejichž jméno není obsaženo v českém kalendáři. Datem svátku se řídí aplikace, která v Osobní administrativě v den svátku automaticky zobrazí blahopřání. Konzultační hodiny Zde uvedené konzultační hodiny se zobrazují v aplikaci Lidé na VŠPP. Maximální počet sekcí vedle sebe v nabídce Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Nastavuje počet sekcí vedle sebe. Implicitně jsou nastaveny tři sekce vedle sebe. Nepoužívat našeptávač v aplikacích Našeptávač je nápovědou ve vyhledávacích prvcích UIS. Postupným doplňováním znaků hledaného výrazu do vyhledávacího pole se zužuje nabídka výběru hledaného objektu. Oddělovač odkazů na stránce osobní administrativy Oddělovač odkazů slouží k oddělení odkazů na aplikace, které jsou umístěny vedle sebe na jednom řádku. Zvyšuje tak přehlednost stránky. Implicitně mají všichni uživatelé nastaven pár dvojteček. Oslovení v u Pole umožňuje nastavit oslovení, které se bude vkládat do automaticky generovaných ů (například o vypsání termínu zkoušky, o potvrzení žádanky). Počet dní blogu Pole udává počet dní, po jejichž uplynutí se příspěvek v blogu bude považovat za přečtený. Více o blogu v 11. svazku dokumentace UIS Osobní management. Počet odkazů v nabídce ve zkrácené podobě Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Nastavuje počet odkazů zobrazených v nabídce při aktivaci zkrácené podoby a nasbírání dostatečného počtu přístupů do všech nabídek celkem. 82

83 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Počet zobrazovaných informací Atribut udává maximální počet informací z vývěsky, které se uživateli zobrazí na úvodní stránce osobní administrativy. Minimální počet kliků pro zařazení mezi preferované Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Při nastavení atributu Způsob řazení odkazů v jednotlivých sekcích na hodnotu Řadit dle statistiky se na základě uvedeného počtu přístupů začnou v sekcích řadit odkazy podle statistiky přístupů. Předvolený jazyk prohlížeče Jazyk prohlížeče určuje jazyk, ve kterém se bude primárně prezentovat informační systém. Nastavení jazyka v aplikaci Uživatelská nastavení je upřednostňováno před nastavením prohlížeče. Použít metodu rychlého načítání obrázků Atribut umožňuje rychlejší načítání obrázků zobrazovaných v UIS. Obrázky se budou přenášet nešifrovaným spojením pomocí protokolu HTTP místo HTTPS. To může u některých prohlížečů vyžadovat nastavení, že prohlížeč nemá na tuto skutečnost upozorňovat. Používat implicitně HTML editor HTML editor umožňuje formátovat text vkládaný do aplikací UIS. Používá se například v aplikacích elearningu, při editaci blogů, ve správě karet, při editaci novinek v UIS. Je-li označena položka ano, je editor v příslušných editačních polích implicitně zapnut. Režim zobrazování informací na osobní stránce Stránka aplikace Lidé na VŠPP zobrazuje základní informace o osobě zaměstnané nebo studující na Vysoké škole podnikání a práva, a.s.. Zvolit lze ze tří režimů zobrazení (obr. 70): Nikde informace se nebudou zobrazovat žádným uživatelům. Po přihlášení informace se budou zobrazovat jen těm uživatelům, kteří se přihlásí do Osobní administrativy UIS. Veřejnosti informace se budou zobrazovat všem, tedy i nepřihlášeným uživatelům. Implicitně je režim zobrazování projektů, publikací, stáží a přesměrované pošty nastaven na veřejné zobrazení, u fotografie je nastaven na zobrazení pouze v UIS (tj. po přihlášení) a u osobního rozvrhu na nikde. Režim fotografie Režim fotografie se řídí zvláštními pravidly. Fotografii si uživatelé mohou nastavit do tří režimů stejně, jako pro ostatní položky na stránce. Volbou nezobrazovat fotografii nikde si uživatelé zamezí přístup k fotografiím ostatních uživatelů. Pro jejich opětovné zveřejnění musí svoji fotografii zpřístupnit. 83

84 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 70 Režim zobrazování informací na osobní stránce Svoji vlastní fotografii vidí přihlášený uživatel vždy bez ohledu na nastavení. Fotografie studentů zapsaných v předmětech aktuálního období vidí všichni učitelé, jimž byla přidělena jakákoliv role vyučujícího k příslušnému předmětu. Existuje skupina pracovníků školy, kteří vidí fotografie zaměstnanců a studentů za každých okolností (je-li fotografie v UIS vložena). Další informace Další informace, jejichž zobrazení lze na stránce Lidé na VŠPP ovlivnit: Zobrazovat rodné příjmení systém umožňuje zobrazit u jmen vdaných žen i rodné příjmení. Zobrazovat osobní rozvrh ovlivňuje zveřejnění rozvrhu učitele a studenta. Zobrazovat publikační činnost ovlivňuje zobrazení publikací a jejich podrobností. Zobrazovat absolvované stáže z životopisných údajů ovlivňuje zobrazení stáží v rámci učitelských mobilit a studijních pobytů, které jsou uvedeny ve Vědeckovýzkumném systému UIS. Stáže a pobyty, které zadává studijní nebo zahraniční oddělení, se zobrazují vždy. Zobrazovat, kam mám přesměrovanou poštu ovlivňuje zobrazení ové adresy, na kterou je přeposílána školní pošta. Zobrazovat mnou zadané kontaktní údaje ovlivňuje zobrazení všech kontaktních údajů zadaných uživatelem (telefon, , kontakt, bydliště, ICQ, Skype, Jabber, MSN, LinkedIn). 84

85 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Šířka bočních portletů Tato položka ovlivňuje velikost šířku používaných portletů. Šířka je udávána v pixelech. Její standardní hodnota je 200 px. Není-li uvedena jiná hodnota, uvažuje se tato standardní. Změna šířky se promítne u všech portletů, které se umísťují vlevo nebo vpravo od obsahu stránky. Na obrázku 71 jsou uvedeny dva příklady různého nastavení. Šířka nabídkové části v obrazových bodech Zde lze změnit standardní nastavení nabídkového pruhu z originálních 980 pixelů na menší (jsou-li vlevo portlety) nebo větší (v případě širokoúhlé obrazovky a potřeby rozšířit nabídku). Do pole se vepiše nová hodnota šířky nabídky v pixelech. Obrázek 71 Šířka nabídkové části v obrazových bodech: a) 600 pixelů, b) 980 pixelů Vypnout zobrazování dekorativních ikon v nabídkách Tato položka umožňuje vypnout zobrazení dekorativních ikon umístěných v nabídkách některých aplikací, zejména Osobní administrativy. Ikony mají za úkol zpřehlednit stránku plnou odkazů. Pro vypnutí se označí možnost ano. Vypnout zobrazení elektronických opor v celostránkovém módu Elektronické studijní opory sestavené v elearningovém systému UIS se zobrazují přes celou stránku prohlížeče tak, že nejsou dostupné žádné standardní navigační ikony informačního systému. Tento způsob lze potlačit pomocí volby ano. Pak bude společně s oporou zobrazena hlavička stránky s navigačními ikonami i nastavené portlety. 85

86 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Vypnutí podbarvení řádků Podbarvování řádků zjednodušuje orientaci v tabulkách. Způsobuje označení řádku v celé jeho délce. Je-li atribut nastaven na ano, nebudou se řádky v tabulkách podbarvovat. Zasílání informací o nových dokumentech Pokud mají být pravidelně zasílány informace o vložení nového dokumentu do složky v Dokumentovém serveru, na kterou mají uživatelé nárok, označí se v menu možnost Informovat jako oznámení. Zasílání informací o nových zásadních informacích Tato položka ovlivňuje zasílání informačního u o vložení nové zásadní informace do Osobní administrativy UIS (například informace o termínech zápisů, odstávce serverů, termínech školení uživatelů UIS). Způsob řazení odkazů v jednotlivých sekcích Atribut se používá v případě nastavení atributu Styl zobrazování nabídek na volbu Zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe. Význam nastavení: Implicitní řazení odkazů v sekci původní nastavení z výroby. Řadit dle statistiky mého využívání odkazy v sekcích budou řazeny podle jejich nejčastějšího používání uživatelem. Řadit dle statistiky využívání celého IS všemi uživateli odkazy v sekcích budou řazeny podle jejich nejčastějšího používání všemi uživateli UIS. 9.3 Moje oblíbené Nabídka Moje oblíbené může být součástí stránky Osobní administrativy, bývá umístěna na prvním místě. Uživatelé si mohou v nabídce sestavit skladbu odkazů na aplikace UIS nebo externí, které nejčastěji používají. Obrázek 72 Osobní administrativa s nabídkou Moje oblíbené 86

87 9 PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 73 Definice uživatelské nabídky Moje oblíbené Definice uživatelské nabídky Moje oblíbené Aplikace Údržba nabídky Moje oblíbené umožňuje definovat a spravovat obsah nabídky Moje oblíbené. V seznamu odkazů se zvolí aplikace (obr. 73), kterou má nabídka obsahovat, a stanoví se její důležitost. Důležitý odkaz bude zvýrazněn tučným písmem. Kliknutím na Přidat se odkaz zařadí do nabídky. Pokud je vkládán externí odkaz, vyplní se pole Externí URL a do pole Pod názvem označení odkazu, které se v nabídce bude zobrazovat. Výběr v poli Odkaz nabídek bude ignorován. V tabulce na obrázku 73 lze měnit pořadí jednotlivých odkazů klikáním na šipky ve sloupci Poř. (pořadí). Odkaz se z nabídky odstraní jeho označením a kliknutím na Odebrat označené odkazy. Příklad nabídky Moje oblíbené sestavené studentem je na obrázku

88

89 10 Nastavení informačního systému Tato kapitola je věnována aplikacím pro kontrolu osobních údajů, nastavení hesla pro přihlášení do UIS uživatelem a nastavení delegátů. Obrázek 74 Konrola osobních údajů 10.1 Kontrola osobních údajů Ihned po prvním přihlášení do Osobní administrativy by uživatelé měli zkontrolovat svoje osobní údaje. Jsou to informace, které jsou přístupné pouze danému uživateli, systémovým integrátorům, pověřeným pracovníkům personálního oddělení v případě zaměstnance a některým pracovníkům studijního oddělení (studijní referentka) v případě studenta. Správnost údajů se potvrzuje stisknutím příslušného tlačítka (obr. 74) v dolní části stránky kontroly osobních údajů. Pokud evidované údaje nejsou přesné, zaměstnanci kontaktují personální oddělení a studenti navštíví svoji studijní referentku. Osobní údaje se potvrzují každý akademický rok. Přehled provedených kontrol je zobrazen v tabulce na konci stránky Nastavení delegátů Někdy může vzniknout potřeba propůjčit práva k některým aplikacím jinému uživateli. K jejich poskytnutí slouží odkaz Nastavení delegátů. Pro určení delegáta je nutné zadat jeho jméno do následujícího vstupního řádku a stisknout tlačítko Dohledat (obr. 75). Pokud se na obrazovce zobrazí seznam několika uživatelů, zvolí se konkrétní osoba zatržením příslušného pole. V dalším kroku se v menu zvolí rodiny aplikací, které budou zvolené osobě poskytnuty. Přednastavena je volba všechny rodiny aplikací. Platnost delegování může být časově omezena vyplněním pole Odkdy, Dokdy, s poznámkou například o důvodu delegování. Pokud tyto údaje o čase zůstanou nevyplněny, delegace bude časově neomezená. Vložený delegát se odebere zatržením pole v sloupci Odebrat a následným potvrzením tlačítkem Odebrat (obr. 76) Změna identity Uživatel, který chce využít práv, jež mu byla poskytnuta druhou osobou formou delegování práv, musí změnit svoji identitu. Odkaz Změnit identitu uživatele se nachází vedle 89

90 10 NASTAVENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Obrázek 75 Nastavení delegátu Obrázek 76 Odebrání delegáta položky Nastavení delegáta. Kliknutím na tuto položku se objeví jména osob, které delegovaly svá práva. Osoba se vybere kliknutím na slovo Vybrat v příslušném řádku, čímž se změní identita na zvoleného uživatele (zkontrolovat lze podle jména v horní části stránky). Od tohoto okamžiku je v UIS pracováno pod jménem vybrané osoby. Změny identity využívají například studenti pro zápis spolužáka na termín zkoušky Změna hesla Heslo pro snazší zapamatování nebo z důvodu bezpečnosti lze změnit přes odkaz Změna hesla. Zvolit lze vlastní heslo nebo tlačítkem Generovat heslo vygenerovat náhodné heslo, které odpovídá pravidlům pro bezpečnost hesla. Po otevření formuláře je nutné zadat do prvního pole staré (původní) heslo a dvakrát (ochrana proti překlepu) nové heslo (obr. 77). Platí to i pro vygenerované heslo, které se viditelně zobrazí nad formulářem 90