Oblast produktivního provozu v resortu MV: Ministerstvo vnitra PČR HZS Archivy OSS Manažer nastavení modulu SSD:

Transkript

1

2 Oblast produktivního provozu v resortu MV: Ministerstvo vnitra PČR HZS Archivy OSS Manažer nastavení modulu SSD: Bc. B. Jakoubková bozena.jakoubkova@ mvcr.cz tel

3 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Ke dni je zde evidováno dle nařízení ministra vnitra č. 6/ Smluv a rozhodnutí nad 100 tis. Kč, vč. dodatků

4 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Oblasti integrace součástí SEPIe zasahující SSD: LO SSD LIMITED CÚD DS REM/CRAB SEP

5 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Oblast SEPIe LO LIMITED LO SSD LIMITED = umožnění pořízení speciálních licenčních oprávnění pro uživatele SSD Projekt SEPIe umožnil pořízení speciálních přístupových oprávnění Nezanedbatelnou měrou tím přispěl k řešení pokrytí nejnaléhavější části potřebných uživatelských oprávnění pro resort MV v přístupu uživatelů k modulu SSD, a to vč. HZS, jako zcela nově přistupujícího subjektu k systému EKIS/SAP První krok přistoupení k systému EKIS MV tak mohl HZS učinit prostřednictvím modulu SSD Typ oprávnění v rámci LIMITED: Zápis (práce s daty) Náhled (informační, bez možnosti zásahu do dat)

6 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Oblast SEPIe CÚD (centrální úložiště dokumentů) = umožnění vybudování resortního centrálního úložiště dokumentů. Slouží k ukládání souborů (např. skeny originálů dokumentů - smluv, rozhodnutí, obchodní, technické, projektové a stavební dokumentace, formulářů, podkladových materiálů, obchodních nabídek, aj. souborů, které jsou připojovány ke kartě dokumentu SSD a ukládány na CÚD. Tyto soubory jsou oprávněným uživatelům po rozkliknutí kdykoli k dispozici pro jejich práci, a to z libovolné uživatelské pracovní stanice.

7 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Oblast SEPIe CÚD Aktuální potřeba - ukládat soubory do určeného místa, vhodného úložiště. Zvažovány dvě varianty řešení, na úrovni lokální nebo centrální. Optimální variantou vyhodnocena a zvolena varianta centrální. Cílem bylo vytvoření předpokladů pro pokrytí potřeby zpřístupnění připojených dokumentů širokému okruhu uživatelů z centrální úrovně. Zajištění předpokladů a procesu vybudování centrálního úložiště dokumentů. Zvolená varianta umožňuje komplexní využití práce s vzájemným propojením hierarchické provázanosti dokumentů (mj. např. u centrálně zadávaných smluv (rámcové smlouvy, včetně dodatků, smlouvy o centralizovaném nákupu, včetně dodatků, apod.), významně snižuje administrativní a ekonomickou náročnost procesů. IAŘ MV pro oblast SSD: Ukládání skenů smluvních dokumentů a rozhodnutí do centrálního úložiště dokumentů nařizuje Pokyn ministra vnitra č. 6/2012.

8 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Oblast SEPIe CÚD V souvislosti s nastavením Systému správy dokumentů bylo od samého počátku cílem vybudování dostatečně robustního centrálního úložiště dokumentů, které by otevřelo možnost využití dané funkcionality modulu SSD. Umožnilo mj. v potřebném rozsahu příslušným součástem resortu MV plošně pracovat se skenovanými originály smluv, formulářů, různých druhů dokumentací, apod. Pro realizaci chyběly v omezeném rozpočtu kapitoly MV potřebné finanční prostředky. Požadavek se podařilo zabudovat do projektu (SEPIe), spolufinancovaného z prostředků EU. V rámci projektu se tak otevřela možnost vybudovat centrální úložiště dat, sloužící zejména pro potřeby jednotné evidence smluvních vztahů v resortu MV v modulu SSD, ale v další etapě rovněž i pro potřeby dalších nově budovaných objektů - modul Správa nemovitostí (REM) a Systém evidence projektů (SEP), které jsou rovněž v rámci uvedeného projektu řešeny.

9 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Oblast SEPIe CÚD Centrální úložiště se podařilo vybudovat a zprovoznit ve spolupráci s dodavatelem IBM v předstihu před termínem, stanoveným v cílovém projektu, a mohlo tak být v celém rozsahu využíváno již od počátku uvedení modulu SSD do produktivního provozu. Centrálním úložištěm dokumentů je SAP Content Server. Přínosem nově vybudovaného úložiště je dosažení: výrazného zvýšení bezpečnosti ukládaných dat (ochrana dat před zneužitím a ztrátou) výkonnosti a doplnění funkcionality SSD nezávislosti zpracování ukládaných nestrukturovaných dokumentů na místě uložení z různých koncových stanic. Nezanedbatelné je rovněž snížení administrativní, personální a ekonomické náročnosti.

10 SSD počet přiložených souborů na CÚD naplňování záměru digitalizace dokumentů ve státní správě

11 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Oblast SEPIe DS MIS - DS = Systém správy dokumentů je zdrojem dat pro manažerský informační systém datový sklad

12 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Oblast SEPIe REM REM/CRAB* Propojení a poskytování dat ze SSD směrem k REM/CRAB REM bude využívat propojení a poskytování dat ze SSD zejména k čerpání dat potřebných pro CRAB Nástrojem jsou objektová propojení v SSD na objekty REM (Architektonický objekt, Budova, Hospodářská jednotka, Nájemní objekt, Pozemek, Smlouvynemov.). Nezbytnou podmínkou pro možnost využití smluvní evidence jako zdroje dat pro další subjekty je evidence všech smluvních dokumentů a rozhodnutí, týkajících se nemovitostí. Povinnost vést a vykazovat data pro CRAB vychází ze zákona (nejvyšší právní normy), je automatickou povinností příslušných subjektů evidovat všechny tyto smluvní dokumenty v SSD. * REM - Správa nemovitostí za resort MV v EKIS MV CRAB Centrální registr areálů a bytů v ČR

13 SAP / Systém správy dokumentů (SSD) Oblast SEPIe SEP SEP* Propojení a poskytování dat ze SSD směrem k Systému evidence projektů (SEP) Nově budovaný projekt SEP bude využívat data vedená v SSD stávající dokumenty, uložené na CÚD kapacitu CÚD pro ukládání dokumentů SEP * SEP Systém evidence projektů

14 EKIS SSD nástroje evidence dokumentů KARTA DOKUMENTU vstupní obrazovka, záložka Data dokumentu

15 KARTA DOKUMENTU, vstupní obrazovka

16 záložka Doplňková data

17 záložka Zákaznická pole - Všeobecně

18 záložka Zákaznická pole MV (resort)

19 záložka Zákaznická pole Partner

20 záložka Zákaznická pole Částky

21 záložka Zákaznická pole Platební podmínky

22 záložka Zákaznická pole Objektová propojení

23 Objektová propojení z modulu SSD na ostatní moduly SAP FI Karta dodavatele/odběratele, Účetní doklad MM - Objednávka AM Karta majetku PS Karta prvku SPP REM Architekt. objekt, Budova, Hospodářská jednotka, Nájemní objekt, Pozemek, Smlouva-nemov.

24 Objektová propojení z modulu SSD na ostatní moduly SAP Ke kartě dokumentu se prostřednictvím objektového propojení v SSD připojí jednotlivé karty vybraných objektů. Současně přes toto propojení je možné zjistit např. kolik smluv se k danému objektu váže, atp. Připojením karty dodavatele je možné přejít do modulu FI, jehož prostřednictvím je karta vedena. Je tak možné zjistit kolik smluv bylo s tímto dodavatelem uzavřeno, a které to jsou. Atd.

25 Karta dodavatele (FI)

26

27 Obdobně se zjistí např. kolik smluv se váže ke kartě odběratele, majetku, objednávce, kartě prvku SPP, vybranému objektu apod. a naopak: které účetní doklady, karty majetku, objednávky, atd. se vážou ke konkrétní smlouvě. SSD nabízí široké možnosti využití pořízených a evidovaných dat i pro ostatní integrované součásti EKIS. Sebekomfortnější systém ovšem není nic platný, pokud není uživateli dostatečně využíván.

28