E-DOCHÁZKA VE ŠKODA AUTO PREZENTACE PROJEKTU

Transkript

1 E-DOCHÁZKA VE ŠKODA AUTO PREZENTACE PROJEKTU TOMÁŠ BONHARD, ONDREJ TROJÁK Škoda Auto

2 AGENDA Výchozí fakta Cíle projektu Základní principy procesu Kontextové schéma Docházkové terminály Schvalovací proces Přehled aplikací Roll-out řešení Přínosy 2

3 E-DOCHÁZKA ZADÁNÍ VÝCHOZÍ FAKTA zaměstnanců zaměstnanců odchází ze směny během několika minut schvalovatelů docházky zadavatelů / zpracovatelů 200 směnných modelů 15 kategorií zaměstnanců 4 způsoby zaznamenávání pracovní doby Rozsáhlá kolektivní smlouva příplatky, nepřítomnosti, složitost systému Vysoký podíl ručních transakcí Chybějící flexibilita a produktivita výkaznictví Četná zjištění o porušování interních pravidel a norem 3

4 E-DOCHÁZKA ZADÁNÍ CÍLE PROJEKTU Sjednocení a zjednodušení stávajících procesů, zvýšení produktivity Zamezení zneužívání systému a falšování záznamů Optimalizace výkonu personálu, vyšší využití pracovní doby Zlepšení informačního servisu managementu Personální úspory Úspory nákladů 4

5 E-DOCHÁZKA ZÁKLADNÍ PRINCIPY 1. Načítání časů PŘÍCHODŮ A ODCHODŮ na docházkových terminálech s využitím multifunkčních zaměstnaneckých průkazů 2. NAHRÁNÍ DAT do systému SAP a kmenové záznamy do docházkového systému (automaticky) 3. VYHODNOCENÍ DAT O DOCHÁZCE v průběhu měsíce 4. SCHVÁLENÍ DOCHÁZKY na konci měsíce, možnost průběžného schválení přesčasů 5. ZPRACOVÁNÍ MEZD 6. Dozor nad vyhodnocováním, kontrola docházky, odborná podpora 5

6 KOMPLEXNÍ KOMUNIKAČNÍ SCHEMA E-DOCHÁZKA, ED SEMAFOR PRODUKTIVNÍ SYSTÉM DMZ WEB WEBSEAL DMZ LDAP, ověření IBM WAS DMZ APP ed Semafor evstupy DMZ DB edoch APP SRV evstupy XI SAP ŠkoNet IF 6020 IF 6020 IF 6020 Docházkové terminály IF 1735 IF 1735 IF 1735 IF

7 DOCHÁZKOVÉ TERMINÁLY Robustní provedení docházkových terminálů Použití v rizikových zónách 7

8 ZPRACOVÁNÍ A SCHVALOVÁNÍ DAT Příklad zpracování a schvalování dat v projektu e-docházka Schválí celou podřízenou OJ, kromě sám sebe Schvalovatel (Vedoucí OJ) Zaměstnanec- Zadavatel (Asistentka) Schvalovatel (koordinátor) Schvalovatel podpisový zástupce (koordinátor) Zaměstnanec- Zadavatel Zaměstnanec Zaměstnanec 8

9 APLIKACE VE ŠKODA AUTO WEBOVÁ APLIKACE e-docházka (technologie ABAP webdynpro) 9

10 APLIKACE VE ŠKODA AUTO WEBOVÁ APLIKACE e-docházkový LIST (technologie ABAP Webdynpro) SAP APLIKACE REFERENT DOCHÁZKY (technologie ABAP) Aplikace pro mzdovou účetní - především pro kontrolu stavu zpracování docházkových dat. Za účelem snadného použití standardních transakcí SAP je pro aplikaci použita technologie ABAP. SAP APLIKACE ed SOFIST (technologie ABAP) Aplikace k dennímu porovnávání plánu personálního obsazení pracovišť na směnách se skutečností. Pyramidovitý sběr dat a reporting managementu. Výstupy slouží m.j. jako podklady pro měření produktivity práce. 10

11 APLIKACE VE ŠKODA AUTO WEBOVÁ APLIKACE ed SEMAFOR (technologie Java) Aplikace k online načítání přítomností zaměstnanců na pracovišti a jejich zobrazení nadřízenému. Jedná se o kombinaci dat z docházkového a přístupového systému. 11

12 E-DOCHÁZKA PŘÍPRAVA ROLL-OUT MEDIÁLNÍ PŘÍPRAVA Podnikové časopisy Škoda Mobil, Týdeník Zaměstnanecký portál INFORMAČNÍ, MOTIVAČNÍ SETKÁNÍ S MANAGEMENTEM 20 setkání, 300 oslovených manažerů PŘÍPRAVA UŽIVATELŮ 76 školících dnů proškolených uživatelů zadavatelů, schvalovatelů Organizace seminářů před první měsíční uzávěrkou v produktivním systému Distribuce návodek k obsluze docházkových terminálů každému zaměstnanci 1-2 měsíční test aplikací v testovacím prostředí 12

13 ČASOVÝ PLÁN ROLL-OUT Produktivní start Organizační jednotky Testovací provoz Počet zaměstnanců Pilotní provoz Část VA, VZP, EOI Útvary EOE, ZTT VA, VZP, EU VN, PD, PS, T VK, VR, EOI VZM, VZN, VZL, VZO, P, Z VZS, VLC, E, N Ostatní

14 E-DOCHÁZKA PŘÍNOSY ZVÝŠENÍ KVALITY ŘÍZENÍ Manažer je zodpovědný za včasné vyhodnocení a schválení dat o docházce jeho podřízených (včetně všech dalších údajů souvisejících se zúčtováním mezd) Operativnější přehled o nepřítomnosti/přítomnosti zaměstnanců. Informace o průběžných stavech přítomných zaměstnanců ( on-line ). Poskytnutí informací o pracovní době všem zaměstnancům. Možnost vyhodnocení docházkových dat včetně minulosti (od počátku elektronické evidence, i na denní bázi). ÚSPORA NÁKLADŮ Příprava všech podkladů k automatickému zúčtování mezd je na straně jednotlivých vedoucích a jejich střediscích, což významně snižuje administrativu mzdových účtáren Úspora papírových podkladů pro zúčtování mzdy. ZVÝŠENÍ PRODUKTIVITY Efektivní využití pracovní doby. Nižší časové nároky na zpracování docházkových dat. Zlepšení podkladů pro strategické plánování osob Eliminace případných duplicit při zadávaní údajů o docházce do různých systémů Snížení personálu ve mzdovém účetnictví 14

15 E-DOCHÁZKA PŘÍNOSY II TRANSPARENTNOST PROCESŮ Jednotný způsob evidence docházky s využitím multifunkčních karet. Zprůhlednění procesu pořízení a zpracování docházky. ZVÝŠENÍ DISCIPLÍNY Omezení možnosti zneužití a falšování záznamů na papírové podobě podkladu. Významné omezení přenosu ID karty na jiné osoby (včetně neoprávněného označování známkovacích karet jinými osobami). Zamezení případného falšování údajů o docházce v původním systému INTEGRAČNÍ ŘEŠENÍ ZALOŽENÉ NA JASNÝCH PRAVIDLECH Technická infrastruktura docházkových terminálů je zodpovědná za generování záznamů o příchodech a odchodech, veškeré další zpracování, vyhodnocení a doplnění dat o docházce se děje v informačním systému SAP s maximálním využitím standardní funkcionality modulu SAP HCM Interface mezi oběma systémy je SAPem podporovaný standard (SAP-HRPDC) Zúčtování mezd je automatický proces bez nutnosti uživatelského zásahu, veškeré podklady pro zúčtování jsou připraveny předchozím vyhodnocením dat o docházce DALŠÍ PŘÍNOSY PROPOJENÍM S PŘÍSTUPOVÝM SYSTÉMEM 15

16 HLAVNÍ PŘÍČINY ÚSPĚCHU SILNÝ PROJEKTOVÝ TÝM Interní tým Škoda Auto špičkoví nositelé know-how v oblastech IT (SW i HW), mzdového účetnictví, procesního managementu a další Dodavatelský tým S&T CZ Zkušení analytici a vývojáři se znalostmi z předchozích projektů Dobrá znalost technologií, používaných ve Škoda Auto Silné kapacitní zázemí ROBUSTNÍ KOMUNIKAČNÍ KONCEPT A PŘÍPRAVA UŽIVATELŮ PODPORA SPONZORŮ DOSAŽENÍ CÍLŮ DODRŽENÍ ROZPOČTU RYCHLÁ NÁVRATNOST INVESTIC DODRŽENÍ TERMÍNŮ 16

17 DĚKUJEME ZA POZORNOST e-doch tým Škoda Auto a S&T na cyklistickém závodě IT-Challenge 5. září 2010 v Benicích u Benešova 17