Správa dokumentů. Správa úkolů. Workflow. Týmová práce. Do Smart. Work lean. Use dmscloud.

Transkript

1 Správa dokumentů Správa úkolů Workflow Týmová práce Do Smart. Work lean. Use dmscloud.

2 Co to je dmscloud? Dmscloud je aplikace nového typu pro podporu dynamického růstu. Přehledné, řízené procesy na jediné chytré platformě zajišťují účinnou týmovou spolupráci zaměstnanců! Systém integruje čtyři klíčové oblasti do jednoho inteligentního prostředí a je dostupný i přes web: Správa dokumentů: Jedná se o rychlou a efektivní správu dokumentů. Jednoduché sledování změn, schvalování a vyhledávání dokumentů! Řízení workflow: Řešení pro jednoduché i složité procesy s cílem zajistit hladké fungování organizace, s garantovaným monitoringem a kontrolou. Týmová práce: Podpora agilního způsobu spolupráce, který podporuje osobní i týmový pohled. Interní komunikace na jediné platformě nad sdílenými dokumenty, úkoly a procesy bez zbytečných ů, schůzek a telefonních hovorů. Správa úkolů: Co je jinde obtížné, zde je jednoduché! Precizní řízení termínů, snadná kontrola plnění a pružné delegování úkolů pro dosažení ambiciózních cílů každé organizace. Dmscloud aplikuje do praxe teorii štíhlé administrativy, kdy se uživateli na jeho zdi, coby centrální části aplikace, schází vždy jen ty relevantní informace. Každý uživatel má potřebné informace k dispozici v pravý čas.

3 Týká se to i Vaší firmy? V následujících 10 bodech jsme sumarizovali nejčastější problémy, které se objevují v provozní operativě většiny společností. Tyto problémy se vyskytují čím dále tím častěji spolu s růstem a vývojem společnosti. 1 Efektivní komunikace mezi lidmi je stále větší problém. 2 Proces rozhodování se zpomaluje, objevuje se málo inovativních nápadů. 3 Nemůžete nalézt aktuální verze dokumenty, když je právě potřebujete. 4 Zvyšuje se množství ové komunikace, až to snižuje efektivitu organizace. 5 Noví kolegové a ti, kteří se vracejí z dovolené, se jen obtížně a pomalu dostávají do rytmu. 6 Obtížná spolupráce mezi pracovních týmy anebo mezi pobočkami. 7 Ne všichni vědí přesně, jaké mají úkoly a zodpovědnosti. 8 Je obtížné nebo téměř nemožné sledovat stav plnění úkolů, které ovlivňují výkonnost organizace. 9 Stále více a více času lidé stráví s administrativou. 10 V rámci organizace se děje řada nedorozumění, vina a odpovědnost se svalují na druhé. Dmscloud poskytuje pro všechny výše uvedené problémy uspokojivé řešení díky šíři a snadné použitelnosti svých služeb bez ohledu na odvětví a konkrétní zvyklosti v rámci dané společnosti. 3

4 Jak to funguje? Dmscloud spojuje na jedné chytré platformě čtyři kritické oblasti úspěšného fungování firem, a tím zajišťuje efektivnější fungování jednotlivců, týmů, divizí i celé společnosti. Správa dokumentů Less search, more success Řízení workflow Get ready for automated effectiveness Firemní dokumenty uložené bezpečně na 1 místě: do knihovny dokumentů lze ukládat libovolné množství informací na jedno místo. Dokumenty, prezentace, videa nebo obrázky jsou snadno dostupné a je možné je sdílet, vyhledávat nebo upravovat kýmkoliv s příslušným oprávněním. Celá historie dokumentu je sledovatelná: systém zajišťuje, aby byly všechny události spojené s dokumentem revize, schválení, verze, šablony na jednom místě kdykoli k dispozici ve strukturované podobě. Díky verzování dokumentů pracují uživatelé vždy s polední verzí dokumentu a zároveň jsou kdykoliv dostupné předchozí verze. Rychlé vyhledávání, správné výsledky: informace je možné vyhledávat v knihovně dokumentů s pomocí speciálních klíčových slov (štítky, metadata) nebo fulltextově i v obsahu dokumentů. Automatizované podnikové pracovní postupy: pomocí snadné konfigurace s grafickým zobrazením je možné procesy snadno nastavovat, automatizovat a řídit jejich průběh. To znamená, že personál může vykonávat své každodenní úkoly rychleji, účinněji a s menší administrativní náročností. Vyladěný na přehled: kdykoliv v průběhu pracovního postupu vidí všichni účastníci daného procesu stejný současný stav i aktuálně pracující zaměstnance. Vizualizace pracovního procesu: pracovní postupy uložené v systému lze zobrazit v přehledném grafickém znázornění, takže je možné v každém kroku ihned vidět, kdo jej právě vykonává a jak následují jednotlivé kroky za sebou. Hlavní funkce: Sdílení a distribuce dokumentů Kompletní řízení verzí Indexovaná knihovna dokumentů Propojení dokumentů Sledování celé historie dokumentů Hlavní funkce: Automatizované pracovní procesy nad dokumenty Automatizace pracovních procesů zahrnujících činnosti zaměstnanců Grafické zobrazení Automatická kontrola a sledování procesů

5 Týmová práce Limitless collaboration. Without . Správa úkolů Do. Delegate. Control. Sdílení informací pro každého: dmscloud umožní díky mobilnímu přístupu k sdíleným komentářům, nápadům a dokumentům přirozenou a velmi účinnou spolupráci lidí bez ohledu na jejich umístění. U nikoho neuvíznou důležité informace, bude jasné, kdo na čem pracuje a který projekt jak pokračuje. Všechno v jednom prostředí: není třeba se učit složitému používání více systémů, s pomocí jediného programu, na jedné ploše je možná správa dokumentů a informací. Dmscloud poskytuje flexibilní rámec pro výkon týmové práce. Konverzace v reálném čase: s kterýmkoliv zaměstnancem můžete zahájit rychlou konverzaci (chat), i když je právě stovky kilometrů vzdálen. Interní komunikace se odehrává na jednotné platformě. Nejsou nutné si navzájem vyměňovat zdlouhavé y, je možné snadno organizovat online brainstorming nebo průzkum nových nápadů, diskutovat o příležitostech a pracovat společně na přípravě důležitých rozhodnutí. Hlavní funkce: Inteligentní zeď Správa témat a pracovních týmů K tématům připojené dokumenty, úkoly, pracovní postupy Distribuce a sdílení zpráv a komentářů Online komunikace, chat Rychlé zapojení nových zaměstnanců Již žádné nesplněné úkoly: systém je navržen pro snadné přidělování a příjem úkolů; nemusíte si už nic pamatovat nebo si vytvářet svůj osobní seznam úkolů. Každý ví, co má dělat: není potřeba složitě vyhledávat přidělené úkoly, protože úkol najde svého příjemce sám. Přehledy úkolů a jejich stavů pomohou kdykoliv zjistit jejich aktuální stav, ať už se týká vašich úkolů nebo úkolů přidělených kolegům. Nemusíte si už vyžádat zprávu od svých kolegů, abyste se dozvěděli, jaký pokrok se stal v určitém úkolu. Automatické upozorňování: už se nemusíte bát o to, jestli jste něco zapomněli. Uživatelé mohou sami nastavit, o kterých změnách chtějí být notifikováni, čímž se snižuje počet zbytečných ů. Oznámení o stavech úkolů mohou být nastavena přesně tak, aby upozorňovala na kritické termíny. Hlavní funkce: Přidělení a příjem úkolů. Správa úkolů pro jedince i pro týmy Propojení úkolů na dokumenty Automatické upomínky Statistiky úkolů 5

6 Poznejte, jak pomáhá dmscloud v práci jednotlivým útvarům firmy! Management: Manažeři mají kdykoliv kompletní přehled nad projekty, které řídí, a mohou tak účinně kontrolovat chod firmy. Mohou také měřit efektivitu pomocí zabudovaných reportovacích nástrojů. Vzhledem k tomu, že jsou aktuální informace snadno dostupné, tak se mohou zaměstnanci zaměřit lépe na své úkoly a snižuje se zároveň i frustrace z přílišné administrativní zátěže. Řízení projektů Přehledné a kontrolovatelné procesy Méně administrativy Manažerský reporting Prodej a marketing: Obchod může sledovat celý proces od prvního setkání až do podpisu smlouvy. Nebude docházet k opožděnému odevzdání nabídek nebo neschváleným návrhům smluv, protože systém zajistí přiřazení lidí a termínů k daným úkolům a tím efektivní a úspěšné řízení celého procesu. Podobně monitorované mohou být i procesy nákupu a marketingu, kdy lze sdílet informace související s každou kampaní. Kontrola, schvalování a reporting marketingových kampaní spojených s uvedením nových výrobků na trh je také velmi zjednodušeno. Podpora procesů torby a předání nabídek Sběr informací o potenciálních zakázkách Sledování a schvalování marketingových výdajů Přezkoumání a schvalování marketingových plánů Výroba: V systému je možné řídit vývoj nových výrobků, projekty implementace stejně jako kompletní dokumentaci přípravy výroby. Zjednoduší se kontakt s dodavateli a logistikou (příprava a předávání přepravních dokumentů a dodacích listů). Díky přístupu na mobilním telefonu je práce v systému možná bez ohledu na to, kde se právě nacházíme. Správa procesu přípravy výroby Správa výrobní dokumentace a dokumentace systému řízení jakosti Kontakty s dodavateli Správa logistických dokumentů Finance: Při používání tohoto řešení se eliminují ztracené či nezaplacené faktury nebo chybně založené smlouvy. Faktury, přicházející od dodavatelů nebo partnerů, jsou zaznamenány na jednom místě a integrované workflow zajistí jejich včasné schválení a zaplacení. Podobně jako faktury se v řešení dmscloud snadno řídí i schvalování nabídek a smluv. Správa a schvalování faktur Evidence smluv Správa elektronických faktur Evidence nabídek

7 Lidské zdroje: Pomocí dmscloud lze zrychlit procesy náboru zaměstnanců a výběrových řízení (registrace přihlášek, řízení procesu výběru a schválení kandidátů, sdílení výsledků atd.). Nově přijatí kolegové se mohou snadněji seznámit s organizací, čímž se urychlí integrace nových zaměstnanců a dříve se stanou aktivní součástí týmu. Zjednoduší se organizace interních a externích školení a také např. proces schvalování dovolených. Zefektivnění procesů přijímání a propouštění pracovníků Správa záznamů o zaměstnancích Podpora procesu zpracování žádostí o dovolenou Správa interních informačních sdělení Informatika: Pro IT oddělení se může zjednodušit proces správy IT infrastruktury. V systému je možné vytvořit vnitřní a vnější funkce helpdesku, které pomáhají řešit problémy s IT a spravovat požadavky na rozvoj. Příkladem může být přijetí nové pracovní síly, kdy musí být standardně a z jednoho místa nastavena příslušná oprávnění k přístupu k firemním informacím. Funkce interního helpdesku Správa IT infrastruktury Přezkoumání a řešení IT požadavků Správa přístupových práv Administrativa: Lze snadno spravovat i rozsáhlé nákupní procesy, přičemž celý proces je zcela transparentní. Všechny smlouvy, faktury a související dokumenty mohou být uloženy pohromadě a v případě potřeby kdykoliv dohledány. Zaznamenány a monitorovány mohou být také přijaté a odeslané y. Komplexní správa nákupu Evidence smluv Digitalizace dokumentů Evidence ů Podporuje koncept štíhlá administrativa. 7

8 Proč používat dmscloud? Jednoduchost: ačkoliv toto řešení spravuje složité procesy, úkoly, informace a kontakty, jeho struktura a používání jsou jednoduché a uživatelé se je rychle naučí používat, bez ohledu na svou roli a postavení ve společnosti. K jeho využívání není třeba pomoci IT specialisty. 4 4-v-1: do jediného programu byly integrovány čtyři základní oblasti pro úspěšný provoz firmy: správa dokumentů, týmová spolupráce, správa úkolů a pracovních procesů. Nezávislý na platformě: dmscloud lze snadno a bez problémů používat na tabletech a mobilních telefonech, stejně jako na stolním počítači nebo notebooku. Dostupný v cloudu: Pro používání dmscloud nebudete potřebovat vlastní IT specialisty ani IT infrastrukturu, protože je dostupný ve spolehlivém cloudu Amazon.com. Provoz na serverech zákazníka je možný také. Chtěl byste se dozvědět více, rádi byste si systém vyzkoušeli? Dmscloud je k dispozici v různých variantách. Prosím kontaktujte nás a naši zaměstnanci Vám rádi odpoví na všechny vaše dotazy! info@dmscloud.com