Studijní text. Téma 7: METODY HODNOCENÍ V RÁMCI AKVIZIČNÍHO PROCESU. Název předmětu: INVESTICE A AKVIZICE. Zpracoval: Ing. Pavel Vyleťal, Ph.D.

Transkript

1 Studijní text Název předmětu: INVESTICE A AKVIZICE Téma 7: METODY HODNOCENÍ V RÁMCI AKVIZIČNÍHO PROCESU Zpracoval: Ing. Pavel Vyleťal, Ph.D. Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty vojenského leadershipu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/ PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.

2 Obsah: Úvod 3 1. Metody hodnotících stupnic., Nominální (binární) stupnice, Ordinální stupnice.., Kardinální stupnice, Metody vážení užitných vlastností., Stanovení vah expertním způsobem Přímé stanovení Párové srovnávání kritérií Metody hodnocení rizik Check List (kontrolní seznam) Safety Audit (bezpečnostní kontrola) Failure Mode and Effect Analysis FMEA (analýza selhání a jejich dopadů)..13 Seznam použitých a studijních zdrojů 15 2

3 Úvod V rámci akvizičního procesu probíhají procesy rozhodování, pro které používáme různé metody hodnocení, jsou zaměřeny na: Procesy výběru a hodnocení dodavatelů, Na hodnocení stavu akvizičního procesu z hlediska rizik. Při výběru a hodnocení probíhají celým rozhodovacím procesem následující otázky: Co, chceme výběrem dosáhnout, Kdo, bude výběr a hodnocení provádět, Jak, stanovit kritéria výběru a hodnocení a jak je vyhodnocovat, Kdy, provést výběr a hodnocení, Proč výběr a hodnocení provádíme. Obecný metodický postup při rozhodovací činnosti: Vymezení problému a identifikace možností jeho řešení, Stanovení možných cílů řešení, Analýza rámcových podmínek řešení, Stanovení alternativ postupů řešení problému, Určení kritérií k hodnocení alternativ, Provedení hodnocení a třídění alternativ, Provedení výběru nejvhodnější alternativy, Realizace nejvhodnější alternativy. 1. Metody hodnotících stupnic Hodnotící stupnice: Nominální (binární), Ordinální - klasifikační, bodovací. Kardinální - číselná, procentní. 3

4 1.1 Nominální (binární) stupnice Je založena na operaci shody (resp.) rozdílu, který je vymezen binárním logickým kódem 1 resp. 0. Ta varianta, která má požadovanou vlastnost dostává binární kód 1 vlastnost je přítomna. Varianta, která danou vlastnost nemá, dostává hodnocení 0. Pozitivní hodnocení se sčítají a při vyhodnocení je preferována alternativa s nejvyšším (nebo stanoveným) počtem odpovědí 1. Postup: 1. Rozvaha o cílech zakázky a kritériích hodnocení, 2. Rozhodnutí na základě zhodnocení, zda lze na základě hodnocení nabídek odlišit přítomnost (nepřítomnost) shody (1 nebo 0). Varianta NE nutné zvolit jinou metodu, Varianta ANO vyber jednotlivá kritéria K1až Kn. 3. Provedení porovnání jednotlivých alternativ na základě součtu kladných hodnocení a doporučení k realizaci alternativu s nejvyšším hodnocením. Tabulka č. 1 Příklad nabídek jednotlivých dodavatelů použitých v následujících stupnicích a příkladech. D1-D4 dodavatelé. Požadovaná vlastnost D1 D2 D3 D4 Předpokládaná cena 1,0 mil Kč. 1,1 0,9 1,3 1,1 Provozní náklady na 1km jízdy 7,- Kč/km, max. 8,- Kč/km Rychlost na silnici 180 km/hod, min. 160 km/hod. Rychlost v terénu min. 30 km/hod., 6,5 7,2 7,0 6, Životnost motoru 250 tis. Km Záruční doba 5 let

5 1.2 Ordinální - klasifikační stupnice (A) a ordinální bodovací stupnice (B) Využiji informaci uvedenou v tabulce č. 1. Add. A. Ordinální - klasifikační stupnice Rozlišujeme pozitivní a negativní vlastnosti vzhledem k požadovaným. Hodnoty klasifikace vyjadřují pořadí klasifikace jednotlivých variant nabídky 4 výborně, 3 - velmi dobře, 2 - dobře, 1 vyhovující, 0 nevyhovující. Dále si musíme vymezit hodnocení vlastnosti v rámci jednotlivých bodových hodnot např. pro cenu: Bodové hodnoty Vyjádření bodové hodnoty ve vztahu k úrovni kritéria požadované vlastnosti Poznámka 4 výborně cena je nižší než kritérium požadované vlastnosti - ceny v tabulce 3 velmi dobře cena se rovná kritériu požadované vlastnosti ceny v tabulce 2 dobře Cena se pohybuje v rozmezí do 10% nad požadavek 1 vyhovující Cena se pohybuje v rozmezí do 30% včetně nad požadavek 0 nevyhovující Cena se pohybuje v rozmezí nad 30% než uváděl požadavek Viz nabídka 0,9 mil Kč. Žádný z dodavatelů nenabídl Viz nabídky 1,1 mil. Kč. Viz nabídka 1,3 mil. Kč Nevyhovující jsou všechny nabídky vyšší než 1,3 mil Kč. Požadavek vyšší než 1,3 mil Kč žádný z dodavatelů nenabídl. Vyhodnocení viz tabulka č. 2. Add. B. Ordinální bodovací stupnice Rozlišujeme pozitivní a negativní vlastnosti vzhledem k požadovaným. Alternativy jsou ohodnocovány na základě škály bodových hodnot jednotlivých kritérií v předem definovaném intervalu. Rozsah škály 1-10 bodů. Pro jednotlivé bodové škály opět musíme vymezit vztah bodové škály a úrovně jednotlivých kritérií požadovaných vlastností. 5

6 Tabulka č. 2 Vyhodnocení nejlepší nabídky podle ordinální klasifikační stupnice Kritérium požadované vlast. D1 D2 D3 D4 cena max. 1,0 mil Kč, provoz. nákl. na 1km jízdy 7 Kč, rychlost na silnici 180 km /hod, v terénu 30 km/hod., životnost motoru 250 tis.km záruční doba 5 let celkem průměr 2,66 3,16 2,33 3 pořadí Vítězem se stala nabídka dodavatele č Kardinální číselná procentní stupnice a kardinální bodovací stupnice Rozlišujeme pozitivní a negativní vlastnosti vzhledem k požadovaným. Nabídka s požadovanou pozitivní vlastností s nejvyšší hodnotou (rychlost, záruční doba) má 100% (100 bodů) a ostatní nabídky se přepočítávají. Nabídka s požadovanou negativní vlastností s minimální hodnotou (cena, náklady) má 100% (100 bodů) a ostatní nabídky se přepočítávají. Obecné vzorce pro výpočet bodových hodnot (místo bodů lze dosadit 100%) a) kritérium, pro které má nejvhodnější nabídka maximální hodnotu kritéria (např. délka záruční lhůty) 6

7 b) kritérium, pro které má nejvhodnější nabídka minimální hodnotu kritéria (např. výše ceny nebo doba dodání) celkové hodnocení: počet bodů získaných v rámci kritéria * váha kritéria v % Tabulka č. 3. výpočet nabídek podle kardinální číselná procentní stupnice Kritérium D1 D2 D3 D4 1 1,1-82% 0,9-100% 1,3-69% 1,1-82% 2 6,5-92% 7,2-83% 7,0-86% 6,0-100% % % % % % % 0-0% % % % % % % 7-100% 5-71% 5-71% Celkem 476% 540% 426% 500% Pořadí

8 2. Metody vážení užitných vlastností stanovení vah expertním způsobem Tabulka č. 4. Výpočet vah podle popisu přiřazené váhy Popis přiřazené váhy danému kritériu Numerické vyjádření váhy kritéria Procentní vyjádření váhy kritéria K. je zcela významné 5 33,34 K. je velmi významné 4 26,66 K. je průměrně význ. 3 20,00 K. je málo význ. 2 13,34 K. je velmi málo význ. 1 6,66 K. nevýznamné ,00% Tabulka č. 5 Vyhodnocení s využitím vah stanovených expertním způsobem Krit Váha nd1 uvd1 nd2 uvd2 nd4 uvd4 1 33,34 82, , , ,66 92, , , ,00 100, , , ,34 86, , , ,0 0 71,0 0 71, ,66 71, , ,0 473 Σ 100, Umístění nd1, nd2, nd4 nabídky vyhodnocené dle kardinální procentní stupnice 8

9 2. 2. Přímé stanovení Pro stanovení vah jednotlivých vlastností se použije vlastní názor. Např. Cena 70% ostatní kritéria - záruční doba, 15%, životnost motoru 15%. Pro použití se využijí propočty podle nd1, nd2, nd4 nabídky vyhodnocené dle kardinální procentní stupnice Párové srovnávání kritérií Tabulka č. 6 Párové srovnávání kritérií (stanovení preferencí vlastností) Kritérium vlastnosti cena max. 1,0 mil Kč, nákl. na 1km jízdy 7Kč na silnici 180 km /hod v terénu 30 km/hod., život. motoru 250 tis. Km záruční doba 5 let Preference = počet jedniček v řádku + počet nul ve sloupci dle předcházející tabulky Tabulka č. 7 Přepočet preferencí na váhy u vybraných kritérií Kritérium Počet preferencí Váha váha v % ,34-34, ,13-13, ,27-27, ,20-20, ,00-0, ,06-6,00 Propočet 30 1,00-100,00 9

10 Tabulka č. 8 Vyhodnocení dodavatele s využitím vah stanovených párovým srovnáváním kritérií Krit Váha nd1 uvd1 nd2 uvd2 nd4 uvd , , , , , , , , , , , , ,0 0 71,0 0 71, , , ,0 426 Σ 100, Umístění Obecný postup: 1. Proveď rozvahu o formách stanovení vah kritérií. Je vhodné použít k hodnocení nabídek váhy? NE vyber jiný způsob hodnocení dodavatele! ANO stanov váhy dle vybrané metody! a. Vypočítej neváženou užitečnost (např. pomocí stupnic). b. Vynásob neváženou užitečnost váhou příslušného kritéria. c. Stanov celkovou váženou užitečnost a urči pořadí nabídky. 10

11 3. Metody hodnocení rizik Předmětem metod je pravidelné zjišťování a hodnocení rizik u dodavatele. Metody pro výběr a hodnocení dodavatelů z hledisek a kritérií jsou velmi rozmanité. V praktické činnosti zejména pro objektivizaci názorů rozhodování při výběru a hodnocení dodavatele u jednotlivých zakázek je možné využít různých nástrojů i metod. Pro konkrétní využití lze použít normu ČSN EN Management rizik Techniky posuzování rizik idt. IEC/ISO 31010:2009. Definic pojmu riziko 1 existuje nepřeberné množství. V níže uvedeném výčtu jich je několik, např.: Riziko je událost nebo skutečnost, která může nastat a pokud nastane, má pak negativní dopad na hodnotu společnosti. Riziko by mělo být měřitelné v závislosti na svém dopadu a pravděpodobnosti, že nastane (D. Haidler). Neočekávaná událost nebo podmínka, která, pokud se projeví, má pozitivní nebo negativní vliv na cíl projektu (ČOS ). Rizikem se rozumí pravděpodobnost, že jev bude mít negativní dopad na organizaci. Riziko je pojem, kterým je popisována situace, která může způsobit potenciální ztráty firmě, či organizaci (J. Dvořáček: Interní audit a kontrola). Riziko je situace, v níž existuje možnost nepříznivé odchylky od žádoucího výsledku, ve který doufáme, nebo který očekáváme (V. Šmejkal, K. Rais: Řízení rizik). Riziko je nejistota, zda dojde k určité události, která by mohla mít negativní vliv na plnění stanovených cílů. Riziko se měří podle možných následků a pravděpodobnosti výskytu. (Standardy pro výkon interního auditu). Riziko je možný problém, který může mít negativní dopad na výsledek nebo na hodnotu firmy. V podnikání je rizikem i nevyužitá příležitost. Pro posuzování nám slouží analýza rizik. Je to kontrolní metoda, kterou jsou rizika vztahující se k činnosti orgánu veřejné správy včas rozpoznávána a vyhledávána resp. identifikována, vyhodnocována (tzn. určení stupně významnosti rizika měřeného podle možných nežádoucích dopadů a pravděpodobnosti zapůsobení tohoto rizika). Následuje podání informace o nich příslušné úrovni řízení. Ta je vyhodnotí a využije k přijetí rozhodnutí o tom, jak vyloučit nebo minimalizovat tato 1 Podle Analýza a řízení rizik Publikováno: , Typ: výklady, Zdroj: UNES (Účetnictví neziskového sektoru) 2007/2 11

12 identifikovaná rizika nebo jejich nežádoucí dopady. Při analýze rizik se stanoví charakter a způsob přijetí rizika a stupeň významnosti rizika. Z těchto celkových charakteristik vycházejí opatření vedoucího orgánu veřejné správy a vedoucích zaměstnanců tohoto orgánu, která jsou přijímána s ohledem na předpokládané riziko obsahující měřitelné vlastnosti. Analýza rizik zahrnuje tyto dílčí kroky 2 : rozbor vzájemných vztahů, kontextu a souvislostí procesů spojených s činností, operacemi, programy, projekty v činnosti orgánu veřejné správy. Toto je vztaženo k zajištění schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy; vytvoření základního souboru potenciálních rizik v procesech, operacích, programech, projektech a činnostech na bázi individuálního a týmového vnímání. To by na výstupech mělo obsahovat přesnou identifikaci rizik spolu s formulací základního názoru o možnostech a pravděpodobnosti zapůsobení rizik. Součástí je vyjádření o jejich nežádoucích dopadech na plnění schválených záměrů a cílů tohoto orgánu; výběr souboru rizik, která jsou důležitá z hlediska odpovědnosti vedoucího orgánu veřejné správy a vedoucích zaměstnanců; určení stupně významnosti rizik týmem respondentů na bázi měření rizikových faktorů; sestavení pořadí rizik podle určeného stupně významnosti (hodnot měření rizikových faktorů) pro stanovení priorit rizik. Jedná se o faktické vyhodnocování stupňů rizik a v souvislosti s tím přijetí vhodných nápravných nebo preventivních opatření omezujících zjištěné stupně rizik na přijatelnou úroveň. Každá z existujících metod pro stanovení rizik, je generována pro určitý specifický problém. 3.1 Check List (kontrolní seznam) Je postup založený na systematické kontrole plnění předem stanovených podmínek a opatření. Každá tabulka či formulář slouží vždy konkrétnímu účelu, jemuž musí být jejich konstrukce podřízena (zpravidla nenajdeme standardizovanou šablonu). Aby bylo možné využít je pro analytické a kontrolní účely, musí každá tabulka či formulář obsahovat nezbytné náležitosti: vlastní obsah (jaké informace má zachycovat a v jakých souvislostech), 2 Podle Analýza a řízení rizik Publikováno: , Typ: výklady, Zdroj: UNES (Účetnictví neziskového sektoru) 2007/2 12

13 způsob, jak jsou informace zjišťovány, uvedení pracovníka, odpovědného za záznam údajů, způsob zaznamenávání (čísla, symboly), časové údaje o záznamu, místo záznamu Safety Audit (bezpečnostní kontrola) je postup hledající rizikové situace a navržení opatření na zvýšení bezpečnosti. Metoda představuje postup hledání potencionálně možné nehody nebo provozního problému, který se může objevit v posuzovaném systému. Formálně je používán připravený seznam otázek a matice pro skórování rizik. 3.3 Failure Mode and Effect Analysis FMEA (analýza selhání a jejich dopadů) Je postup založený na rozboru způsobů selhání a jejich důsledků, který umožňuje hledání dopadů a příčin na základě systematicky a strukturovaně vymezených selhání. Metoda FMEA se v plánování jakosti používá ve formě analýzy konstrukčního provedení, procesu nebo analýzy produktu. Cílem je rozeznat v různých stádiích tvorby produktu nebo procesu, co nejdříve možnosti vzniku vad, určit jejich možné následky, ohodnotit rizika a bezpečně jim předejít. Typické prvky metody jsou: funkčně orientovaný způsob myšlení a postupu, systematický pracovní postup, týmová práce, využívání metod kreativity, formulace návrhů na zlepšení jakosti. Vyhodnocení rizika, posuzování a vyhodnocování: Významu (důležitosti) vady VV ; pravděpodobnosti výskytu vady PV ; pravděpodobnosti odhalení vady PO ; U všech tří faktorů se jedná o pravděpodobnostní předpoklady. Pro hodnocení se používá zpravidla desetibodová stupnici, podle níž členové týmu, event. další přizvaní externisté hodnotí výskyt příslušným počtem bodů (viz tab. ČSN IEC 812). Výpočet míry rizika / priority RPN (Risk Priority Number): RPN= VV x PV x PO 13

14 Pak následuje výběr příčin s nejvyšším rizikovým číslem RPN a nejzávažnějším významem (důležitostí). Vysoké hodnoty RPN (např. přes 125) nebo vysoká ohodnocení jednotlivých faktorů se musí znovu projednat. V rámci FMEA procesní analyzují se slabá místa u postupů a činností, zařízení, procesů, jednotlivých etap tvorby produktu, apod. Vychází z výčtu a příčin potenciálních vad procesu. Stanoví nutná nápravná opatření (jako FMEA konstrukční). Pracovní skupinu vede pracovník příslušného organizačního útvaru nebo zabezpečování jakosti. V rámci FMEA produktu (systému) se zkoumá produkt a proces tvorby produktu nebo systém vcelku. Analyzuje a zlepšuje obojí v jedné FMEA. K tomu dochází nejčastěji ve formě FMEA nakupovaného produktu. 14

15 Seznam použitých a studijních zdrojů 1. OCHRANA, F., Manažerské metody ve veřejném sektoru. Vydání první, Praha: Ekopress, 2002, s ISBN ČSN EN Management rizik Techniky posuzování rizik vydal Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, Analýza a řízení rizik Publikováno: , Typ: výklady, Zdroj: UNES (Účetnictví neziskového sektoru) 2007/2 15