10. POČÍTAČOVÉ CVIČENÍ Program pro řízení databáze Microsoft Access část 1 Co se naučíte Proč se to budete učit seznámíte se s pojmy záznam, položka, datový typ, sestavíte jednoduchou databázovou tabulku a zpracujete filtr S elektronickým zpracováním dat se setkáváme v ordinaci lékaře, v bance, na úřadech, ale také při výuce a v mnohých dalších oborech. Nástrojem pro efektivní zpracování dat jsou programy pro řízení databází. K tomu, abychom pochopili, jak jsou uložena např. data o pacientech ve zdravotnických informačních systémech anebo informace o vědeckých publikacích v bibliografických databázích a jaké možnosti databázové systémy nabízejí při zpracování dat, je třeba se seznámit alespoň se základními pojmy. Základní pojmy Program pro řízení databáze soubor nástrojů k efektivnímu ukládání dat do databáze, zpracování a získávání informací z databáze. Primárním zájmem je data v databázi uspořádat a teprve sekundárním zájmem je (narozdíl od tabulkových procesorů) s daty provádět nějaké operace. Databáze soubor dat vztahujících se k určitému tématu nebo účelu. Databází jsou např. všechna data o pacientech evidovaných u praktického lékaře. Záznam soubor údajů o jedné osobě, věci či události. Např. data o jednom pacientovi. Záznam si můžeme představit jako řádek v tabulce. Položka (pole) soubor údajů, které popisují stejnou kategorii. Např. datum narození. Položku si můžeme před- stavit jako sloupec v tabulce. Vytvoření databáze Položka Příjmení Jméno Datum narození Krevní skupina Rh faktor Navrátil Jaromír 1.10.1960 A negativní Boháček Jan 13.5.1971 AB negativní Záznam Kroupa Vladislav 8.7.1969 0 pozitivní Hlaváčková Alena 16.12.1976 B negativní Janatová Martina 2.9.1972 AB pozitivní obrázek 1: schéma databázové tabulky spusťte program Microsoft Access v panelu Vytvořit novou databázi použitím zvolte prázdné databáze a klepněte na tlačítko OK v poli Název souboru: zadejte dárci a klepněte na tlačítko Vytvořit klepněte na tlačítko Nový a v okně Nová tabulka zvolte Návrhové zobrazení a klepněte na tlačítko OK obrázek 2: vytvoření nové prázdné databáze
Definice názvů polí a typů dat Datový typ vyjadřuje charakter uložených údajů. Má-li položka např. datový typ text, můžeme do ní zapisovat jakékoli znaky. Pokud je v položce definován datový typ číslo, můžeme údaj zapsat jen pomocí číslic případně desetinné čárky a při zápisu písmene počítač hlásí chybu. v okně Tabulka: Tabulka zadejte název položky Příjmení a stiskněte Enter klepnutím na tlačítko rozbalovací nabídky si prohlédněte, jaké datové typy se nabízejí, klávesou pro posun kurzoru nastavte text a stiskem Enter zadejte typ dat položky Příjmení dalším stiskem Enter se posuňte do druhého řádku ve sloupci Název pole (sloupec Popis nevyplňujte) zadejte název položky Jméno s datovým typem text zadejte název třetí položky Datum narození a výběrem v rozbalovací nabídce zadejte typ datum/čas stejným postupem zadejte název dvou položek: Krevní skupina a Rh faktor s datovými typy text obrázek 3: zadání datového typu Zobrazení tabulky pro zadávání dat klepněte na tlačítko Zobrazit (tabulkový list) při levém okraji panelu nástrojů na upozornění "Nejprve musíte uložit tabulku." odpovězte klepnutím na tlačítko Ano v poli Název tabulky: zadejte Dárci krve a klepněte na tlačítko OK na upozornění "Není definován primární klíč." odpovězte klepnutím na tlačítko Ne Primární klíč slouží k jednoznačné identifikaci záznamu. V případě, že bychom potřebovali tabulky propojit relací, museli bychom ho určit. Pro náš příklad práce s jedinou tabulkou klíč nepotřebujeme. Zadávání dat do pole Příjmení napište Navrátil a stiskněte Enter do pole Jméno zadejte Jaromír do pole Datum narození zadejte 1.10.60 Všimněte si, že počítač sám upravil datum na 1960. stiskněte klávesu Tab (posunuje kurzor do následující položky stejně jako Enter) a zadejte krevní skupinu A a Rh faktor negativní zadejte data podle následující tabulky: Příjmení Jméno Datum narození Krevní skupina Rh faktor Navrátil Jaromír 1.10.1960 A negativní Boháček Jan 13.5.1971 AB negativní Kroupa Vladislav 8.7.1969 0 pozitivní Hlaváčková Alena 16.12.1976 B negativní Janatová Martina 2.9.1972 AB pozitivní
Filtr - zadání Filtrace uplatnění nějakých podmínek pro zobrazení záznamů. Filtrace např. skryje záznamy, které neodpoví- dají dané podmínce (hledané krevní skupině, zadanému pohlaví nebo věku a pod.). klepněte na tlačítko Filtrovat podle formuláře přibližně uprostřed panelu nástrojů myší klepněte v poli Krevní skupina, klepněte na tlačítko rozbalovací nabídky a v seznamu klepněte na položku A Všimněte si, že počítač doplnil uvozovky, aby byla zachována správná syntaxe zápisu. Filtr - použití klepněte na tlačítko Použít filtr Pokud jste postupovali správně, tabulka ukazuje pouze záznam dárce Navrátil. Ostatní záznamy zůstávají skryty. klepněte na tlačítko Odstranit filtr Tabulka se opět zobrazuje v plné (nefiltrované) podobě. klepněte na tlačítko Filtrovat podle formuláře změňte zadání pro filtr v položce Krevní skupina na AB klepnutím na tlačítko Použít filtr zobrazte databázi filtrovanou upraveným filtrem Pokud jste postupovali správně, tabulka ukazuje záznamy dárců Boháček a Janatová. zobrazte všechny záznamy upravte filtr tak, aby zobrazoval jen dárce skupiny B Pokud jste postupovali správně, tabulka ukazuje záznam dárce Hlaváčková. Filtr - uložení klepněte na tlačítko Filtrovat podle formuláře z nabídky Soubor v nabídkovém pruhu okna Microsoft Access zvolte Uložit jako dotaz do pole Název dotazu: zadejte Dárci skupiny B a stiskněte Enter stiskem kombinace kláves Ctrl+F4 zavřete okno Dárci krve: Filtr podle formuláře: stiskem kombinace kláves Ctrl+F4 zavřete okno Dárci krve: Tabulka na dotaz o uložení změn odpovězte ANO klepněte na záložku Dotazy klepnutím na tlačítko Otevřít zobrazte výsledek zpracování tabulky dotazem (=filtrem) Uložení databáze zavřete okno Dárci skupiny B: Výběrový dotaz zavřete okno darci: Databáze, tím se automaticky databáze uloží nebudete-li pokračovat další lekcí, zavřete Microsoft Access Narozdíl od jiných programů, databáze ukládá data bez souhlasu uživatele. Souhlas je vyžadován jen při změnách uspořádání tabulek a dalších nástrojů hospodaření s daty, ale vlastní data jsou ukládána ihned do ukončení záznamu.
Program pro řízení databáze Microsoft Access část 2 Co se naučíte Proč se to budete učit Pomůcky Nastavení seznámíte se s pojmy databázová tabulka, relace, dotaz, formulář a sestava Probírané pojmy jsou stavebními kameny relačních databází. Nebudete se učit žádnému programování, protože všechny potřebné nástroje jsou již připraveny. Jako uživatelé zadáte záznam o jednom dítěti, prohlédnete si připravené tabulky, dotazy a sestavy. Porozumění těmto pojmům vám v budoucnu usnadní naučit se používat jakoukoli databázi. soubor zajezd.mdb není potřeba Téma Představte si, že jste přijali funkci zdravotnického doprovodu skupiny alergických dětí, které jedou na klimatický pobyt. Je třeba si připravit seznamy účastníků zájezdu, udělat si přehledy diagnóz, přehledy alergií, sestavit si plány terapie, ubytovat děti s ohledem na pohlaví a věk a v neposlední řadě si ujasnit, kdo bude potřebovat před nástupem do autobusu lék proti kinetóze. Pokud pojedete k vodě je nezbytné, aby vám rodiče sdělili, jaký je jejich dítě plavec. Všechny tyto údaje vám pomůže uspořádat a zpracovat databázový program. Tabulka Tabulka soubor záznamů na jedno téma. Např. tabulka s identifikačními daty pacientů, tabulka s diagnózami, tabulka s laboratorními nálezy a pod. Databáze může obsahovat mnoho tabulek. není-li spuštěn program MS Access, spusťte jej z nabídky Soubor zvolte Otevřít databázi poklepem na název ZAJEZD jej zaveďte na pracovní plochu poklepem na název tabulky Osobní údaje dětí otevřete tabulku pomocí horizontálního posuvníku si prohlédněte všechny položky klepnutím na zavírací tlačítko zavřete tabulku stejným postupem si prohlédněte tabulku Odborné údaje dětí a zavřete ji Relace Relace vazba mezi položkami tabulek. Tabulky jsou touto vazbou propojeny mezi sebou. Např. tabulku identifikace pacientů, tabulku diagnózy a tabulku laboratorní nálezy propojuje relace mezi položkou rodné číslo. Relace zajistí, že určitému pacientovi odpovídá jen jeho diagnóza, přestože je uložena v jiné tabulce než identifikační data. Identifikační data příjmení jméno rodné číslo ulice bydliště PSČ bydliště místo bydliště Diagnózy rodné číslo hlavní diagnóza vedlejší diagnóza chronické onemocnění život ohrožující onemocnění Laboratorní nálezy číslo nálezu rodné číslo datum vyšetření Na K Cl obrázek 4: schéma relace mezi položkami z nabídky Nástroje na nabídkovém pruhu zvolte Relace projděte si seznam položek v obou tabulkách a prohlédněte si graficky vyznačenou relaci zavřete okno Relace
Dotaz Dotaz nástroj, který definuje podmínky a kritéria pro výběr dat. Narozdíl od filtru může čerpat data z více tabulek najednou. Výsledek dotazu se pak zobrazí v podobě databázové tabulky, formuláře nebo sestavy. Např. dotazem položeným databázi se zobrazí pacienti, kteří mají určitou diagnózu a jejich laboratorní nálezy přesahují zadanou mez. klepněte na záložku Dotazy pak na tlačítko Nový v seznamu zvolte Návrhové zobrazení a klepněte na OK klepněte na název tabulky Osobní údaje dětí, tlačítko Přidat a tlačítko Zavřít v horní polovině okna Dotaz : Výběrový dotaz poklepejte na položku PŘÍJMENÍ Zvolili jste položku, která bude součástí vytvářeného dotazu. Položka se zařadila do prvního sloupce v dolní polovině okna. stejným způsobem zaveďte položku JMÉNO do druhého sloupce v seznamu položek posuňte táhlo posuvníku tak, aby se zobrazila položka KINETÓZA podle předchozího postupu zaveďte tuto položku do třetího sloupce v dolní polovině okna klepněte ve sloupci PŘÍJMENÍ na druhý řádek označený jako řadit: a z rozbalovací nabídky zvolte vzestupně tlačítkem Zobrazit (tabulkový list) se přepněte do tabulky Vidíte, že výsledkem dotazu je tabulka, která zobrazuje vybrané položky, záznamy jsou seřazeny abecedně podle položky PŘÍJMENÍ. Tabulka zobrazuje všechny děti bez ohledu na to, zda kinetózu mají nebo ne. Doplníme proto ještě kritérium pro zobrazení tabulky. tlačítkem Zobrazit (návrh) se přepněte do návrhu klepněte myší v pátém řádku sloupce KINETÓZA označeném jako Kritéria: napište Ano obrázek 5: okno pro sestavení dotazu tlačítkem Zobrazit (tabulkový list) se přepněte do tabulky Pokud jste postupovali správně, zobrazuje tabulka pouze děti trpící kinetózou. klepněte na zavírací tlačítko a na dotaz o uložení změn odpovězte klepnutím na tlačítko Ano napište Děti s kinetózou a tlačítkem OK uložte dotaz do databáze
za použití tlačítek Otevřít a Návrh si prohlédněte další připravené dotazy Formulář Formulář nástroj pro zadávání, změnu a zobrazení záznamů dat v grafické úpravě srozumitelné pro uživatele. Zobrazuje se na obrazovce počítače a slouží uživatelům k pohodlné práci s databází. Teoreticky by šla data zadávat přímo do tabulek, ale pro uživatele by to bylo nepřehledné a pro laiky nezvládnutelné. klepněte na záložku Formuláře a tlačítkem Otevřít zobrazte 0 _Formulář pro vkládání osobních dat tlačítky pro posun záznamů tlačítkem pro nastavení nového záznamu ném listu" zadejte následující data: si prohlédněte záznamy dětí otevřete formulář na "prázd- obrázek 6: zadání osobních dat do formuláře tlačítkem HOTOVO uložte nový záznam do databáze otevřete 02_Formulář pro vkládání odborných dat, tlačítkem pro posun záznamů nastavte záznam Kristýnky Topolové a zadejte následující data: DIAGNÓZA: ALERGIE NA POTRAVINY: ALERGIE NA LÉKY: ALERGIE OSTATNÍ: LÉKY RÁNO: LÉKY V POLEDNE: LÉKY VEČER: LÉKY PODLE POTŘEBY: Bronchitis obstructiva recidivans Ditec 2 inhalace, Ribomunyl 3 tabl. (Po, Út, St, Čt) Ditec 2 inhalace Berodual tlačítkem HOTOVO uložte nový záznam otevřete 03_Formulář pro vkládání čísel pokojů a Kristýnku ubytujte v pokoji číslo 3
tlačítkem HOTOVO uložte nový záznam Sestava Sestava výstup dat z databáze na obrazovku nebo tiskem v grafické úpravě srozumitelné pro uživatele. Např. seznam pacientů ošetřených za měsíc. Sestava slouží pouze k zobrazení dat, pomocí ní nelze data měnit. Tok dat je směrem do sestavy jednosměrný. Tok dat mezi tabulkami, dotazy a formuláři je obousměrný. To znamená, že data zadaná např. pomocí formuláře se uloží do databázové tabulky, data zadaná přímo do tabulky se pak zobrazují ve formuláři. Výsledky dotazu můžeme zobrazit jak pomocí tabulky, tak pomocí formuláře nebo sestavy Tabulka Formulář Sestava Dotaz obrázek 7: schéma toku dat v databázi klepněte na záložku Sestavy pomocí tlačítka Náhled si prohlédněte hotové sestavy 0 _ až 05_ tlačítko Lupa na panelu nástrojů slouží pro změnu měřítka zobrazení zkontrolujte, zda je Kristýnka ubytována na správném pokoji Sestava není předem připravený textový dokument, je to vlastně program, jak dokument vytvořit. Kdybychom se nyní vrátili do formuláře pro ubytování a Kristýnku přestěhovali na jiný pokoj, při následujícím zobrazení sestavy by v dokumentu již byla nová data. zvídaví studenti mohou zkusit přestěhovat Kristýnku na jiný pokoj a podívat se na novou sestavu ubytování zavřete databázi ZAJEZD zavřete program MS Access Literatura Naidr J.P., Kasal P., Hladíková M., Feberová J.: MEDINFOR2 Informatika pro zdravotníky praktická cvičení