Případová studie Provident Financial mohl díky SoftwareONE provést účetní inventuru software a zamezit zbytečné investici do nepotřebných licencí na IVR systém
Přehled Země: Česká republika Odvětví: Bankovnictví a finance Profil zákazníka: Společnost Provident Financial byla založena ve Velké Británii již v roce 1880, v České republice působí už od roku 1997. Za tu dobu získal Provident pověst spolehlivého a férového poskytovatele rychlých nebankovních půjček. Dosvědčit to může i fakt, že k dnešnímu dni má hotovostní či bezhotovostní půjčku Provident téměř 1 000 000 českých zákazníků. Provident Financial s.r.o. Olbrachtova 9 140 00 Praha 4 Tel.: +420 241 029 111 Web: www.provident.cz Česko-slovenská pobočka společnosti Provident Financial potřebovala provést účetní inventuru software a připravit se na budoucí účetní převod licencí na software do majetku. Navíc se firma chystala migrovat na nové serverové prostředí na platformě Microsoft dle nových licenčních pravidel a řešila otázku dokoupení většího množství licencí pro IVR systém od společnosti Cisco. Provident Financial se proto rozhodla provést SAM (Software Asset Management) a tím vyřešit oba problémy najednou. K tomu si vybrala svého globálního partnera, společnost SoftwareONE. Inventurou prošlo téměř 10 000 licencí na software Společnost Provident Financial využívala široké spektrum softwarových nástrojů od společností Microsoft, Adobe, ESET Software, Checkpoint, Symantec a VMware. Celkově se jednalo o bezmála 10 000 licencí. Navíc licence na produkty těchto firem nakupoval Provident Financial postupně, od různých dodavatelů a za různých licenčních podmínek. Klíčová byla také otázka licencí na IVR systém od společnosti Cisco využívaný v callcentru společnosti. Ten je licencován na základě maximálního množství současně probíhajících hovorů, což je poměrně komplikovaný model. Navíc se ukázalo, že v IVR systému dochází k zahazování většího množství hovorů, což dodavatel IVR systému vyhodnotil jako nedostatek zakoupených licencí a navrhl společnosti Provident Financial řešení v podobě nákupu dalších licencí za bezmála 1,5 milionu korun. Firma se však domnívala, že licencí by měl být dostatek a že by problém mohl být někde jinde. Potřebovala však pomoci od nezávislého odborníka s tím, aby vůbec dokázala přesně vyčíslit, kolik licencí IVR systém aktuálně využívá.
Přehled Nejprve proběhla pečlivá účetní inventura Profil partnera: SoftwareONE AG je švýcarským specialistou na licencování, který podporuje firmy a organizace v jejich komplexních softwarových požadavcích a při implementaci řešení pro Software Asset Management. SoftwareONE spravuje více než 2 500 softwarových smlv pro zákazníky po celém světě a je mezinárodně aktivní coby Large Account Reseller (LAR) pro softwarové produkty od předních světových výrobců software. Firma kromě Švýcarska působí i v USA, Asii, Latinské Americe a Evropě. SoftwareONE Czech Republic s.r.o. Želetavská 1448/7 140 00 Praha 4 Tel.: +420 241 405 297 Web: www.softwareone.cz E-mail: info.cz@softwareone.com V první fázi celého projektu provedla SoftwareONE za využití příslušného softwarového nástroje kompletní inventarizaci veškerého software i hardware a vyžádala si všechny nabývací doklady na software. S ohledem na to, že velká část nákupů licencí na software byla zahrnuta v jednotlivých projektech jako např. intranetu bylo nutné pečlivě přiřadit jednotlivé přístupové licence a softwarové licence k příslušným účetním položkám. Tím byla zároveň postupně zajištěna kompletní účetní inventura software, kdy byly původně souhrnné účetní položky rozděleny až na úroveň jednotlivých licencí, pro které byly vytvořeny karty majetku. Ověření pokrytí licencí u výrobců software ukázalo na nedostatky dodavatele serverů V další fázi provedlo SoftwareONE kontrolu souladu mezi zakoupenými licencemi a skutečným stavem využívaných licencí. Za tímto účelem kontaktovalo SoftwareONE i jednotlivé výrobce software a vyžádalo si od nich údaje o licenčním pokrytí jednotlivých produktů. V této fázi přitom došlo k odhalení dvou významnějších nedostatků. Tím prvním byl fakt, že Provident Financial měla víc licencí na software od společnosti Symantec, než využívala. Podrobnou analýzou se následně podařilo zjistit, že k tomuto stavu došlo díky chybě v nastavení licenčního serveru v centrále Provident Financial. Druhý nedostatek se týkal části poplatků za maintenance u produktů společnosti VMware. Provident Financial totiž pořizoval produkty od VMwaru dvěma způsoby napřímo, kde byly poplatky za maintenance řádně placeny, a prostřednictvím dodavatele hardware, kterému také maintenance řádně platila. Problém byl však v tom, že dodavatel hardware díky administrativní chybě nepředal informace o zaplacené maintenance společnosti VMware. Z pohledu VMware tak část poplatků za maintenance nebyla řádně pokryta. A právě tento nedostatek se díky spolupráci se SoftwareONE podařilo odhalit a narovnat. Analýza licencí na IVR systém odhalila chybu v konfiguraci Obzvláště důležitou oblastí SAM se ukázala být analýza licenčního pokrytí IVR systému od společnosti Cisco. Provident Financial totiž stál před rozhodnutím, zda za 1,5 milionu korun dokoupit další
licence na IVR tak, jak mu to radil dodavatel IVR systému. SoftwareONE však podrobnou analýzou zjistila, že licencí má firma více než dostatek. Díky tomu se pak následně podařilo zjistit, že ke zvýšenému procentu zahozených hovorů v IVR systému nedochází kvůli nedostatku licencí (tj. nedostatečnému počtu hovorových kanálů pro současně probíhající hovory), nýbrž z důvodu chyby v nastavení. Provident Financial tak nemusel zbytečně investovat 1,5 milionu korun a zároveň mohl začít obratem plánovat další využití IVR systému, který byl v danou chvíli nadlicencován. Firma tak využije již zakoupené licence pro automatizované kontaktování dlužníků. To jí pomůže ušetřit lidské zdroje a zároveň zlepšit výběr pohledávek po splatnosti. SoftwareONE pomohla se správnou volbou licencí na novou serverovou platformu Windows Server 2012 Jedním z důvodů, proč se Provident Financial rozhodl projít nastavením základních SAM procesů, byl i postupný přechod na novou serverovou platformu společnosti Microsoft, která přichází s odlišnými licenčními pravidly. Díky konzultaci se SofwareONE tak bylo rozhodnuto, že oproti předchozí platformě Windows Server 2008 bude pro Provident Financial finančně nejvýhodnější migrovat všechny servery na Windows Server 2012 Datacenter. SoftwareONE však zároveň odhalila, že konfigurační scénáře na produkty společnosti Cisco neumožňují tuto verzi využít. Servery pro IP telefonii tak bylo nutné migrovat na Windows Server 2012 Standard. V následujících letech navíc Provident Financial plánuje také migraci databázových serverů, s čímž jí opět po licenční stránce pomůže SoftwareONE. Díky globální spolupráci mohla česko-slovenská pobočka Provident Financial snadno optimalizovat SAM procesy Provident Financial se po kompletním dokončení účetní inventury software a kontroly stavu licencí na serverové i desktopové produkty rozhodla také pro optimalizaci SAM procesů. Ty chtěla převzít od polské pobočky. Díky tomu, že SoftwareONE je celosvětovým partnerem Provident Financial, mohla optimalizace SAM procesů dle polského vzoru proběhnout velice rychle a efektivně. Česká pobočka SoftwareONE si od své polské sestry vyžádala všechny potřebné informace a české pobočce Provident Financial pak pomohla nastavit vše tak, aby to odpovídalo zvyklostem v rámci skupiny Provident
Další informace Více informací o produktech a službách společnosti SoftwareONE naleznete na webových stránkách společnosti www.softwareone.cz Financial. Díky optimalizaci SAM procesů tak bude moci Provident Financial efektivněji využívat licence na specifické produkty jako jsou např. Microsoft Visio, Microsoft Project, či Visual Studio, které uživatelé často potřebují jen dočasně a je možné je tudíž v průběhu roku využívat postupně pro různé zaměstnance. Provident Financial bude se SoftwareONE spolupracovat dlouhodobě Celý projekt nastavení SAM procesů ukázal, že spolupráce se SoftwareONE dokáže nejen osvětlit komplikované licenční podmínky a zajistit inventuru software, ale také ušetřit společnosti potenciálně zbytečně investované finanční prostředky, které mohla namísto toho investovat do rozvoje své IT infrastruktury. SoftwareONE také sehrál důležitou roli prostředníka mezi firmou a výrobci software, kdy stojí jednoznačně na straně firmy. SAM audit tak odhalil problémy s licencemi způsobené na straně dodavatelů a zároveň zamezil zcela zbytečné investici do dalších licencí na IVR systém. Provident Financial se proto rozhodla provádět každoroční SAM audit, jako způsob provedení povinné roční inventury nehmotného investičního majetku dle zákona o účetnictví, a v průběhu roku využívat proaktivní konzultační služby v oblasti licencování, a to zejména při otázkách migrace na nové generace a licenční modely serverových produktů. Navíc po dokončení nastavení SAM procesů Provident Financial prostřednictvím SoftwareONE informoval jednotlivé výrobce software o aktuálním stavu licenčního pokrytí jejich produktů v Provident Financial i o tom, že Provident Financial bude i v budoucnu provádět pravidelné kontroly nastavení SAM procesů ve spolupráci se SoftwareONE a že bude výrobce software pravidelně informovat o aktuálním stavu a počtu licencí na jejich produkty. Díky tomu tak bude moci Provident Financial získat vůči jednotlivým výrobcům software výhodnější vyjednávací pozici.