Obsah Část 4 - Odkazy... 5 Splečné prvky... 5 Dmvská stránka... 9 Kauzy... 10 Pkrčilé vyhledávání v kauzách... 11 Okn Kauzy... 13 Zálžka Obecné ddíl Obecných infrmací... 13 Zálžka Obecné ddíl Členvé kanceláře... 14 Zálžka Obecné ddíl Strany... 14 Zálžka Obecné Další ple... 14 Zálžka Dkumenty... 15 Zálžka Kalendář... 16 Zálžka Úkly... 16 Zálžka Činnsti... 17 Zálžka Fakturace... 17 Zálžka Kalkulace... 19 Oddíl Pznámky... 19 Menu Osby... 20 Okn Osby... 21 Kalendář... 22 Okn Událsti... 24 Menu Úkly... 25 Okn Úklu... 26 Dkumenty... 27 Činnsti... 30 Okn Činnsti... 31 Správa činnstí... 33 Fakturace... 34 Nastavení... 35 Dmvská brazvka... 35 Kancelář... 35 Kauza... 38 Osba... 42 Kalendář, úkly a lhůty... 44 2
Dkumenty... 46 Činnsti... 47 Kalkulace... 50 Obecný... 51 Fakturace... 58 3
4
Část 4 - Odkazy Splečné prvky Všechny části Klesu sdílí splečné funkce a prvky. Nahře uprstřed je umístěn tlačítk pr hlášení. Z bezpečnstních důvdů dpručujeme se před zavřením Klesu dhlásit. Zavřít Kles samzřejmě lze i křížkem v rhu, ale takt zůstane relace na serveru neuknčená. Z infrmativních důvdů je také nahře uprstřed umístěn název přihlášenéh uživatele a také název kanceláře. Vlev nahře je pak datum a čas splu s časvu su nadcházejících schůzek. Kliknutím na čas schůzky se daná schůzka tevře. V pravém dlním rhu je přadač značící, že máte pstupené nějaké dkumenty k vyřízení. V případě, že nemáte nic pstupen, zbrazí se prázdný přadač. V menu činnstí, sb, úklů neb dkumentů je mžné měnit nastavení seznamů. Můžete skrýt, zbrazit, změnit šířku neb přeuspřádat všechny názvy slupců v seznamech. Změnu přadí prvedete přetažením názvu slupce na pžadvané míst. Skrýt neb zbrazit slupce je mžné kliknutím pravým tlačítkem myši na lištu s názvy slupců a vybrat ty pžadvané. Pkud chcete vrátit rzlžení slupců na výchzí, tak zvlte v levém dlním rhu mžnst Resetvat rzlžení. 5
V pravém hrním rhu je k dispzici glbální vyhledávání. T je nejrychlejší způsb, jak najít infrmace napříč celu databází Klesu. Šipku vedle bxu pr hledání zbrazíte pslední hledání a tent seznam můžete upravit jedntlivě neb jej smazat celý. Tlačítk dmů vás dstane zpět na dmvsku brazvku je v levé části hlavníh menu. Přístup d Nastavení je mžný iknu s zubeným klečkem vprav nahře. 6
V každé části Klesu se zbrazuje hrní hlavní menu služící pr přístup d hlavních částí Klesu. Nejrychlejším způsbem, jak vlžit nvu plžku je tlačítk Rychléh přidání ( + ) vprav nahře, které je stále viditelné a p ruce. Pmcí něj můžete vlžit nvu kauzu, dkument, sbu neb schůzku. Takt vytvřené plžky je třeba přiřadit d kauzy. 7
Mezi tlačítky Rychléh přidání a Nastavení je Nápvěda. Kliknutím na Nápvědu se dstanete na náš nline prtál pdpry. Mžnst O prduktu zbrazí infrmace nainstalvané verzi Klesu. Infznačky pmáhají při rientaci v nvinkách Klesu zde je mžné je vypnut. Při další nvé funkci se však zbrazí nvé infznačky. 8
Na pravé hraně je šikvný panel pr rychlé přepínání mezi kny, kauzami a dkumenty. Když tevřete např. kauzu, tak se v prstřední části přidá d seznamu a zde jsu všechny tevřené kauzy, mezi nimiž můžete rychle přepínat. Dle jsu pak stpky, které lze spustit dkudkliv při zastavení nabídnu mžnst vlžení nvé činnsti. Dmvská stránka Panely na dmvské brazvce je mžné zapínat a vypínat v Nastavení. Panel Pslední kauzy zbrazuje seznam 25 kauz, na kterých daný uživatel pracval v nedávné dbě. Kauzy na tmt panelu se liší u každéh člena kanceláře každý z nich tam uvidí své kauzy. Panel Mje úkly zbrazuje seznam úklů k vyřízení pr danéh uživatele. Zde jsu zbrazeny úkly ke splnění, které mají datum upzrnění před datem splnění nižší než sučasné datum (pkud je dnes např. 16.11. a úkl má být splněn 30.11., ale upzrnění na něj je 14 dní předem, tak se již dnes úkl zbrazí). V tmt seznamu lze tevřít úkly, tevřít suvisející kauzu neb značit úkl jak splněný. P splnění se úkl dstraní ze seznamu. Na panelu Můj kalendář se zbrazují schůzky a jednání z kalendáře. V tmt panelu je mžné schůzky upravvat, kpírvat a mazat. Pkud je schůzka přiřazena kauze, tak je mžné tevřít i suvisející kauzu. Panel K vyřízení bsahuje dkumenty, které byly zadány ke zpracvání, a t ať už vám (K vyřízení Mnu) neb vámi (K vyřízení Pr mě). Dkumenty zde uvedené lze tevírat, prhlížet (pr čtení), pslat emailem, vytisknut neb uzavřít pstupení. 9
Přehled činnstí ukazuje seznam činnstí zadaných v daný den. Zde je mžné činnsti vytvřit, upravit neb smazat. Činnsti mhu být zadány i za jinéh člena kanceláře. Tlačítk bnvit aktualizuje seznam činnstí neb kláčvý graf (malá ikna nastavení Přehled). Inslvenční rejstřík zbrazuje událsti sledvaných entit za psledních 7 neb 30 dní. Pkud se v inslvenčním rejstříku bjeví nvá událst d psledníh přihlášení, je zbrazena červenu barvu. Ovládací tlačítka všech panelů jsu v jejich dlní části, případně lze pužít i kntextvéh menu pravéh tlačítka myši. Kauzy Menu Kauzy zbrazuje seznam kauz. Jak výchzí řazení jsu pužity Pslední kauzy. Samzřejmě i zde je mžné si seznam upravit pdle svých ptřeb. Nahře uprstřed jsu rychlé filtry pr zbrazení Psledních (25) kauz, Otevřených kauz (všech krmě archivvaných) a Všech kauz. Rychlé hledání umžňuje vyhledávat dle názvu kauzy, jejíh ppisu a spisvé značky, cž jsu zdaleka nejbvyklejší druhy hledání. Stačí jen zadat text, a když přestanete psát, začne Kles vyhledávat zadaný text. Šipka vedle hledání rzbalí menu s psledními hledanými výrazy. Pkud chcete zrušit filtr hledání, stačí kliknut na malé x ve vyhledávacím kně. 10
Ovládací menu kauz je vprav nahře a bsahuje následující mžnsti: Nvý. Vytvření nvé kauzy. Pkud je vytvřen více typů kauz, zbrazí Kles jejich seznam. Otevřít. Otevře vybranu kauzu. Rychlejším způsbem je dvjklik na kauzu, kteru chcete tevřít. Přidat. Tat mžnst přidá zvlenu plžku d kauzy, kteru máte zvýrazněnu, aniž by ji byl třeba tevřít. Reprty. Otevře kn s dstupnými reprty. Zde je mžné jej vybrat a vytisknut neb zbrazit. Upravit (pd mžnstí Více). Otevře kauzu s mžnstí úpravy jejích základních infrmací. Přidat dílčí kauzu. Vytvří nvu kauzu, ale pnechá spisvu značku půvdní kauzy. Funkce je pdbná jak tlačítk Nvý, ale je předvlena spisvá značka kauzy, ze které ta dílčí vychází. Archivvat. Tat funkce mění stav kauzy na Archivván. Dknčené kauzy dpručujeme archivvat a puze aktivní kauzy nechat tevřené. Znvu tevřít. Tat mžnst mění stav kauzy z Archivván zpět na tevřené. Duplikvat. Vytvří nvu kauzu jak duplikát té zvlené. Veškeré infrmace a bsah půvdní kauzy je zkpírván d nvé. Autrizace. Otevře přehled přístupvých práv ke kauze. Smazat. Trvale smaže kauzu a infrmace v ní ulžené. Pkrčilé vyhledávání v kauzách Pkrčilé hledání umžňuje prvádět kmplexní vyhledávání kmbinváním téměř všech dstupných plí kauz. Hledat lze i pmcí Dalších plí, která jsu ve spdní části hledání. 11
Tlačítk Pslední kauzy hledá zadané parametry puze v 25 psledních kauzách. Pr zrušení pkrčiléh hledání a návrat na seznam kauz stačí kliknut na křížek v pravém rhu. Tlačítk ulžená hledání zbrazí seznam hledání, které jste si ulžili pr častější pužití. Hledání se prvede puhým kliknutím na hledaný výraz. Tlačítk Ulžit pak služí k ulžení daných parametrů pr pzdější hledání. Pr zapamatvání výběru vyhledávání v archivvaných neb aktivních kauzách je k dispzici tlačítk s lgem špendlíku. 12
Okn Kauzy Okn kauzy je hlavním prvkem Klesu. Služí ke správě infrmací a dkumentů v Klesu. Infrmace jsu uspřádány d zálžek a ddílů. Okn má až sedm zálžek: Obecné, Dkumenty, Kalendář, Úkly, Činnsti, Fakturace a Kalkulace. Oddíl Pznámky je k dispzici ve všech zálžkách kna krmě Dkumentů, kde je přenechán prstr panelu náhledu. Struktura infrmací v kně kauzy je následující: Zálžka Obecné Oddíl becných infrmací Oddíl členů kanceláře Oddíl stran Zálžka Další ple Zálžka Dkumenty Zálžka Kalendář Zálžka Úkly Zálžka Činnsti Průzkumník dkumentů Seznam dkumentů Oddíl činnstí Zálžka Kalkulace Oddíl pznámek Oddíl fakturačních plžek Zálžka Obecné ddíl Obecných infrmací Na tmt místě se zbrazují základní infrmace kauze, jak např. typ, spisvá značka a ppis. 13
Ovládací menu je v pravé hrní části a funkce tlačítek jsu shdné, jak v menu kauz z předešlé kapitly. (Více infrmací v menu Kauz na straně 10). Zálžka Obecné ddíl Členvé kanceláře V tmt místě jsu ulženy infrmace členech kanceláře, kteří se pdílejí na řešení kauzy. Tat infrmace nemusí být nutně spjena s přístupvými právy, prtže autrizace jsu suhrnem práv jedntlivých uživatelů neb skupin. Oddíl členvé kanceláře zbrazuje seznam lidí na dané kauze pracujících, ale nikliv nutně uživatelů Klesu. Ovládací menu je jak vždy v pravé hrní části a umžňuje: Přidat člena kanceláře, Upravit rli vybranéh člena, Odstranit danéh člena z kauzy. Zálžka Obecné ddíl Strany V tét části jsu zbrazeny všechny strany účastnící se kauzy. Je mžné přidávat i vztahy mezi stranami, například prtistranu a jak suvisející stranu jejíh advkáta. Menu v pravé hrní části bsahuje tlačítka: Přidat stranu. Tat mžnst tevře dialg pr vlžení typu strany a přiřazení kntaktu. Zde je také mžné sbu rvnu zalžit, pkud ještě není v databázi. Stejně tak je mžné přidat ddatečnu adresu kntaktu. Upravit stranu. Editace rle sby v kauze s mžnstí přidání suvisejících sb. Přidat suvisející sbu. Upravit sbu. Otevře kartu kntaktu. Je důležité pchpit, že strany kauzy jsu puhými dkazy na kntakty v adresáři. Pkud chcete změnit jmén neb adresu kntaktu, je t třeba prvést v kartě kntaktu. Zbrazit kauzy (Aktivní/Všechny). Tent příkaz prvede pkrčilé hledání v kauzách, kde zbrazí seznam všech kauz, kde je tat sba vedena jak strana kauzy. Smazat. Smaže stranu, ale nikliv kntakt. Zálžka Obecné Další ple Pkud máte Další ple pr kauzy nastavena, zde k nim získáte přístup. 14
Knfigurace dalších plí se prvádí menu Nastavení (Nastavení Kauzy Další ple). Zálžka Dkumenty Zde je zbrazen průzkumník a seznam dkumentů kauzy. Vlev umístěný Průzkumník zbrazuje strukturu virtuálních slžek. Čísla v závrkách indikují pčet dkumentů v dané slžce. Ve výchzím stavu jsu zbrazeny všechny dkumenty (Všechny slžky), pr zbrazení dkumentů z dané pdslžky stačí kliknut na její název. Slžka je dkumentu přiřazena při jeh vytváření neb imprtu. Změnu slžky dkumentu je mžné prvést v menu Více plžku Vlastnsti. Nastavit strukturu slžek je samzřejmě mžné. V menu Nastavení Dkumenty Ostatní je plžka Virtuální slžky dkumentů, kde můžete slžky a pdslžky vytvářet, upravvat a mazat. Ovládací prvky zálžek dkumentů jsu stejné jak v menu Dkumenty (viz Dkumenty na straně 27). Při pužívání těcht funkcí v rámci kauzy, je kauza vždy předvyplněná. Pkud například vytváříte dkument v kauze, bude tent dkument autmaticky tét kauze přiřazen. Pkud však dkument vytváříte v menu Dkumenty, bude ptřeba kauzu zadat. 15
Kauzu dkumentu je samzřejmě mžné změnit a vybrat z psledních kauz neb fulltextvě vyhledat. Pr zálžku Dkumenty v kauze jsu specifické dvě plžky prti menu Dkumenty: Imprtvat slžku. V tmt dialgu je mžné zvlit celu slžku, která má být naimprtvána d kauzy. Všechny dkumenty a slžky v ní bsažené budu nahrány d Klesu. Dílčí kauzy. Prvede pkrčilé vyhledávání v kauzách a zbrazí seznam dkumentů dílčích kauz. Zálžka Kalendář Tat zálžka bsahuje seznam schůzek suvisejících s kauzu. Funkčnst je zde pdbná jak u dkumentů, tedy při vytváření schůzek z kauzy je kauza předvyplněná, na rzdíl d menu Kalendáře (viz Kalendář na straně 22). Plžka dílčí kauzy má stejnu funkci jak u dkumentů. Zálžka Úkly Zbrazuje seznam úklů zadaných v dané kauze. Je zde mžné úkly zadávat, mazat a upravvat jejich vlastnsti. 16
Zálžka Činnsti Na tét zálžce jsu zbrazeny činnsti evidvané k dané kauze. Hrní část je vyhrazena činnstem a spdní fakturačním plžkám vybrané činnsti. Vprav je pak panel finančníh shrnutí včetně dměn neb výdajů. Menu zálžky činnstí bsahuje stejné vládací prvky jak hlavní menu Činnsti (více na Činnsti na straně 30). Na rzdíl d hlavníh menu je zde k dispzici tlačítk Dílčí kauzy, které zbrazí činnsti dílčích kauz. Zálžka Fakturace Tat zálžka se pužívá pr vytváření faktur. Faktury je mžné vytvářet na základě evidvaných činnstí neb vytvřit činnsti přím při vytváření faktury. Zálžka Fakturační plžky Zde je seznam fakturačních plžek včetně stavu jejich fakturace. Ovládací menu má tyt funkce: 17
Nvá faktura. Zde je mžné vytvřit fakturu z existujících činnstí a jejich fakturačních plžek neb vytvřit nvé pr danu fakturu. Před vytvřením je třeba zvlit účetnictví a deník. Nvý dbrpis. Dbrpis má standardní strukturu a je třeba zadat jeh hdntu. Nvá zálha. Vlžení zálhy zaplacené klientem, která se dečte d následující faktury. Upravit. Otevře mžnst úprav vybrané činnsti. Nastavit jak fakturvané. Zvlená činnst bude značena jak fakturvaná a nebude se bjevvat na faktuře. Reprty. Otevře kn se seznamem dstupných reprtů činnstí. Přidat minulé externí výdaje/správní-sudní pplatky/zálhy. Mžnst pr přidání zmíněných plžek s datem platnsti v minulsti. Mžnsti. Zde je mžné nastavit výchzí účetnictví a deník pr kauzu a také mžnst fakturace dle dhdy ceně. Obnvit. Smazat. Zálžka Fakturační dkumenty Obsahuje seznam fakturačních dkumentů kauzy. Zálžka Klienti Zde se zbrazí seznam dbrpisů, zálh a faktur dle fakturačníh klienta kauzy. 18
V menu je mžné fakturační klienty přidávat a zbrazvat fakturační plžky buď v dané kauze, neb všechny. Zálžka Kalkulace Zde jsu výpčty plateb a dpisvých částek pr úvěry a pžděné úhrady. Menu bsahuje následující plžky: Nvý výpčet úrků. Zde je mžné přidat úrkvu sazbu pr danu kauzu. Ta se pužívá pr výpčet amrtizace. Nvý výpčet phledávek. Nvý výpčet indexu. Upravit. Mžnst editace vybraných úrků/indexů/phledávek. Tisk. Vytiskne přehled kalkulací před tiskem zbrazí tabulku. Obnvit. Obnví seznam plžek. Smazat. Oddíl Pznámky V pravé části každéh kna kauzy je ple pr pznámky. Pznámky jsu krátké nestrukturvané texty, které mhu bsahvat různé infrmace např. upmínkách, vdítka neb kmentář ke kauze. Tt ple je mžné skrýt pmcí malé šipky na levé hraně pznámkvéh bxu. 19
V pravé hrní části jsu tři ikny: Přidání pznámky, úprava vybrané pznámky, smazání. Menu Osby V tmt menu jsu ulženy všechny sby (kntakty) ulžené v Klesu. Seznam lze upravit dle návdu v části Splečné prvky na straně 5. Plíčk pr vyhledávání umžňuje hledat dle jména a příjmení (názvu firmy). Šipku rzbalvacíh menu vprav zbrazíte pslední hledání. Pkrčilé hledání funguje na stejném principu jak u kauz a umžňuje kmbinvat různá ple pr kmplexnější hledání. Je zde mžnst vyhledávat i v dalších plích (jak je přidat najdete v sekci Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.). Ovládací menu je jak vždy vprav nahře a bsahuje tyt plžky: Nvý. Zde je mžné zalžit nvý kntakt. 20
Upravit. Reprty. Zbrazí přehled dstupných reprtů s mžnstí tisku neb exprtu. Zbrazit kauzy. Prvede pkrčilé hledání a zbrazí všechny (neb puze aktivní) kauzy spjaté s danu sbu v jakékliv rli. Outlk imprt. V případě, že máte plugin d Outlku, je mžné tímt příkazem naimprtvat kntakty z Outlku. Deaktivvat. Osbu, která je přiřazena ke kauze jak strana není mžné smazat. Na druhu stranu je bčas ptřeba znemžnit pužití nějakéh kntaktu, pkud již není relevantní. Deaktivvané sby se nezbrazují ve standardním vyhledávání, takže je není mžné mylem pužít. Pr vyhledání deaktivvaných sb je třeba pužít pkrčilé vyhledávání. Znvu aktivvat. Deaktivvaná sba je znvu aktivní. Smazat. Okn Osby V tmt kně jsu veškeré infrmace sbách a firmách ulženy v sedmi zálžkách. Zálžka Obecný bsahuje základní infrmace pr identifikaci sby. Ty se liší pr fyzické a právnické sby. 21
Je zde uvedena adresa další ddatečné adresy je mžné přidávat na zálžce Pznámky a další adresy. Dále jsu zde infrmace telefnních číslech, faxu, emailu, webvých stránkách, messengeru, Skype ID neb čísl datvé schránky. Status sledvání inslvence má tři mžnsti: Výchzí je Autmaticky sledvání subjektu v inslvenčním rejstříku prbíhá dle nastavených typů stran autmaticky. Více infrmací nastavení sledvání je v sekci Obecný, Glbální nastavení Inslvenční rejstřík. Nesledvat. Daný subjekt nebude nikdy hlídán inslvenčním rejstříkem. Sledvat. Daný subjekt bude vždy sledván, aniž by se bjevil v nějaké kauze jak strana. Zálžka Ddatečné infrmace rzšiřuje mžnsti ukládání dat další plžky jak datum sňatku neb nárdnst. Zálžka Pznámky a další adresy se skládá ze dvu panelů: V sekci pznámky můžete stejně jak u kauz ukládat nestrukturvané texty suvisející s danu sbu. Ve spdní části je pak prstr pr ukládání dalších adres, kterých můžete ukládat, klik jen ptřebujete. Ke každé z nich je mžné přidat krátký ppis pr jejich rzlišení, např. letní sídl neb kancelář právníh ddělení. Suvisející sby služí k evidenci vztahu mezi více sbami/firmami. Jsu zde dvě zálžky, kde jsu zbrazeny sby, se kterými je daný kntakt ve spjení a druhá ty, které mají vztah k tét sbě (Ve spjení s /Je spjen s). Zálžka Prfily je velmi šikvným nástrjem pr dlišení specifických skupin kntaktů. Pkud je například kntakt klientem, můžete sem ukládat infrmace lgicky suvisející s klienty. Infrmace každéh prfilu lze nastavvat jak další ple. Errr! Reference surce nt fund. najdete na straně Errr! Bkmark nt defined.). Na zálžce Další ple můžete přidávat další pdrbnsti, které lze snadn definvat, viz sekce Prfily. Na zálžce Dkumenty je seznam dkumentů suvisejících s danu sbu. Zde je mžné s dkumenty pracvat stejným způsbem, jak v jiných sekcích. Pr ppis funkcí jděte d sekce Dkumenty na straně 27. Kalendář Menu kalendáře přehledně zbrazuje náhled agendy a nadcházející úkly. 22
Uprstřed kna je tradiční kalendář, na jehž hrní části jsu tlačítka pr rychlé přepínání mezi phledy. Na výběr je phled denní, pracvní týden (P-Pá), týden (P-Ne), měsíční a seznam agendy. Agenda kmbinuje zbrazení schůzek a úklů. Vlev je mžnst přepínání kalendáře dle pžadvanéh data. V kalendáři je mžné zbrazit schůzky více uživatelů najednu. Stačí přepnut na denní phled a vlev nahře je mžné z rzbalvacíh menu vybrat pžadvané klegy. Pkud využijete mžnstí třídění členů kanceláře d skupin, je mžné zbrazit agendu celé rganizační skupiny. Více skupinách členů kanceláře v menu Kancelář na straně 35. V pravé části je seznam všech nevyřízených úklů včetně dat jejich splnění. Pr jejich filtrvání můžete pracvat se slupci seznamu. 23
V menu Kalendáře není rychlé hledání. Tlačítk Hledat tevře pkrčilé vyhledávání. Ovládací menu Kalendáře má následující prvky: Nvý. Mžnst pr přidání nvé schůzky neb úklu. Upravit. Zvlená plžka se tevře pr editaci. Přidat/Nvý dkument. Vytvření dkumentu ze šablny a přiřazení ke kauze. Přidat/Nvý email. Vytvření a deslání emailu (i ze šablny) a přiřazení ke kauze. Přidat/Nvá pznámka. Reprty. Otevření dstupných reprtů a mžnst jejich exprtu neb tisku. Zkpírvat d nvéh data. Vytvří kpii dané událsti ve vybraném datu a času a patří událst infrmací, že se jedná zkpírvanu událst. Otevřít kauzu. Otevře kauzu suvisející s vybranu událstí. Přejít na. Rychlý přechd na vybrané datum. Synchrnizvat s Outlkem. Pkud máte na pčítači nainstalvaný Outlk a je správně naknfigurván, umžní Kles synchrnizaci úklů a událstí mezi kalendáři bu systémů. Smazat. Okn Událsti Zde se vytvářejí nvé schůzky. Okn má dvě zálžky událst a pznámky. První zálžka bsahuje všechny relevantní infrmace událsti, zatímc v sekci pznámky je mžné vlžit krátké texty. 24
U schůzky lze zadat její typ, přičemž všechny typy jsu si rvny a Kles nerzlišuje, zda se jedná schůzku, slyšení neb interní meeting. V dlní části kna je p rzkliknuti 5 mžnstí: Úkl. Schůzka. Vytvřit činnst. Vytvřit dkument. Vytvřit email. Tat tlačítka umžňují vytvřit dané záležitsti suvisející s danu událstí. Například, pkud zaškrtnete Úkl, tak se p ulžení schůzky tevře kn pr zadání nvéh úklu. Zálžka pznámek má puze tři vládací tlačítka: Přidat. Upravit. Smazat. Menu Úkly V tmt menu se zbrazuje seznam úklů. Pr rychlé filtrvání můžete pužít vládací prvky nahře uprstřed. Je například mžné rychle zbrazit seznam nevyřízených úklů. 25
Ple pr hledání lze využít k vyhledávání dle předmětu úklu a jeh ppisu. Pkrčilé vyhledávání je pdbné jak v statních částech Klesu a umžňuje kmbinvat různá ple pr kmplexní hledání. Stejně jak v jiných částech je zde seznam psledních hledání. Ovládací menu bsahuje tyt mžnsti: Nvý. Vytvření nvéh úklu. Upravit. Otevře vybraný úkl pr editaci. Nastavit jak dknčené. Stav vybranéh úklu bude nastaven jak dknčený a nebude se již zbrazvat v seznamu úklů k vyřízení. Přidat/Nvý dkument. Vytvření dkumentu ze šablny a přiřazení ke kauze. Přidat/Nvý email. Vytvření a deslání emailu (i ze šablny) a přiřazení ke kauze. Přidat/Nvá pznámka. Reprty. Otevření dstupných reprtů a mžnst jejich exprtu neb tisku. Otevřít kauzu. Otevře kauzu suvisející s vybraným úklem. Synchrnizvat s Outlkem. Pkud máte na pčítači nainstalvaný Outlk a je správně naknfigurván, umžní Kles synchrnizaci úklů a událstí mezi kalendáři bu systémů. Smazat. Okn Úklu V tmt kně se vyplňují ptřebné parametry úklu. Okn má dvě zálžky úkl a pznámky. První zálžka bsahuje všechny relevantní infrmace úklu, zatímc v sekci pznámky je mžné vlžit krátké texty. 26
V dlní části kna je p rzkliknuti 5 mžnstí Dalších krků: Úkl. Schůzka. Vytvřit činnst. Vytvřit dkument. Vytvřit email. Fungují naprst stejně, jak u schůzky (více infrmací v Okn Událsti na straně 24) Zálžka pznámek má tat tři vládací tlačítka: Přidat. Upravit. Smazat. Dkumenty V tmt kně je seznam všech dkumentů v Klesu. Seznam lze upravit dle ptřeb tak, jak je t ppsán v sekci Splečné prvky na straně 5. 27
Nahře uprstřed je rychlý filtr pr výběr psledních neb všech dkumentů. Rychlé hledání umžňuje najít dkumenty dle názvu a ppisu a jeh rzbalvací seznam bsahuje pslední hledání. Pkrčilé vyhledávání umžňuje kmbinvat více plí pr kmplexnější hledání. Vyhledávat lze i fulltextvě v bsahu dkumentů. Ovládací menu dkumentů je vprav nahře a bsahuje následující plžky: Nvý dkument. Vytvření dkumentu ze šablny a přiřazení ke kauze. P ulžení je dkument nahrán na clud. Nvý email. Vytvření a deslání emailu (i ze šablny) a přiřazení ke kauze. Nvá pznámka. Vytvření pznámky pmcí integrvanéh editru textu, kteru je mžné pstupit ke zpracvání jak kterýkliv jiný dkument. 28
Nvý telefnní reprt. Vytvření telefnníh reprtu pmcí integrvanéh editru textu. Je zde mžné přidat i sby účastnící se hvru a také jej pstupit ke zpracvání v rámci kanceláře. Upravit. Stáhne vybraný dkument z cludu a tevře jej v patřičném prgramu. DOCX subry ve výchzím editru textu, PDF v prhlížeči PDF subrů atd. Pkud se jedná pznámku neb telefnní reprt, tevře Kles svůj interní editr pr editaci. Aktualizvaná verze dkumentu se autmaticky nahraje na clud p uzavření dkumentu. Prhlížet. Otevře daný dkument ve verzi pr čtení. Otevřít kauzu. Kles prvede pkrčilé hledání a najde kauzu, ke které daný dkument patří. Pslat Datvu zprávu. Otevře dialg pr deslání danéh dkumentu pmcí datvé schránky. Imprtvat dkument. Otevře dialg pr imprt dkumentu d Klesu. Ten bude d Klesu nahrán, jakmile je subr vybrán a přiřazena kauza. Imprtvat dkument je mžné i metdu drag-and-drp. Imprtvat email. Kles se připjí k nastavenému emailvému účtu a začne stahvat zprávy v příchzí pště. Pak stačí vybrat kauzu a email imprtvat. Imprtvat z Datvé schránky. Funkčně stejný pstup jak u imprtu emailu, ale pr datvu schránku. Při kliknutí na tt tlačítk se Kles připjí d datvé schránky a stáhne příchzí zprávy. Odeslat. Tat mžnst je bdbná, jak nvý email, ale v tmt případě je daný dkument (neb více dkumentů) přilžen jak přílha emailu. Pkud vybraný dkument není PDF, nabídne Kles jeh vytvření a pak se dešle PDF verze danéh dkumentu. Pstupit - Upravit/zavřít pstupení. Zde je mžné spravvat pstupení vybranéh dkumentu. Mžnst upravit tevře kn s vlbu vytvření nvéh pstupení neb úpravu th stávajícíh. Mžnst zavřít pak dstraní jakékliv pstupení. PDF/Vytvřit. Tat funkce je dstupná puze pr dkumenty DOC/DOCX a vytvří PDF kpii danéh dkumentu, který bude ulžen jak dplněk k němu. Ve výchzím nastavení jsu PDF vytvářena na lkálním pčítači, takže je třeba mít nainstalvaný prgram pr vytváření PDF (např. PDFCreatr). Je mžné nastavit Kles tak, aby knverzi PDF subrů prváděl přím v cludu na serveru. Aktivace tht nastavení je nejdříve nutná přes administrátra Klesu kntaktujte nás na kles@wlterskluwer.cz. Pak se přepínání prvádí v Nastavení/Obecný/Mje preference/dkumenty, viz Část 4 - Odkazy, Nastavení, Obecný na straně 51. PDF/Zbrazit. Pkud byl PDF subr k danému dkumentu vytvřen, tat mžnst jej tevře k prhlížení. PDF/Smazat. Odstraní vytvřené PDF, ale pnechá půvdní dkument. Vlastnsti. Zde je mžné měnit název, ppis neb kauzu vybranéh dkumentu. Tisk. Nabídne dialg pr tisk dkumentu. Kpírvat d. Tímt příkazem je mžné zkpírvat dkument (neb sadu dkumentů) na lkální pčítač. V dialgu stačí vybrat slžku, kam mají být dkumenty ulženy a 29
kpírvání pak prběhne na pzadí, takže můžete dál pracvat. Rychlst kpírvání závisí na rychlsti vašeh připjení k internetu. Duplikvat. Vytvří identicku kpii vybranéh dkumentu. Autrizace. Zde je mžné nastavit přístupvá práva k dkumentu. Můžete zde přidat neb zamítnut přístup jedntlivým členům kanceláře neb skupinám. Histrie. Zde se zbrazí předchzí verze danéh dkumentu. Číslvání verzí je autmatické a mění se při každém ulžení a uzavření dkumentu. Reprty. Otevře seznam dstupných reprtů s mžnstí exprtu neb tisku. Obnvit. Obnví seznam dkumentů při zachvání vyhledávacích kritérií. Uzavřít. Pkud je daný dkument editván, tat funkce ulží jeh pslední verzi, nahraje ji na clud, subr je uzavřen a statní klegvé jej mhu pužít. Vrátit změny. Pkud je daný dkument editván, tat funkce zahdí veškeré prvedené změny a dkument je k dispzici pr editaci statními členy kanceláře. Smazat. Dpručeným způsbem nahrávání dkumentů d Klesu je drag-and-drp. Pkud imprtujete dkument metdu drag-and-drp a pustíte jej nad nějaku kauzu, bude tent dkument nahrán přím d kauzy. Pkud dkument pustíte na jiném místě než v kauze, bude ptřeba zadat kauzu, které se dkument týká. Tímt způsbem můžete nahrát i více dkumentů. Tlačítk Imprt naimprtuje dkumenty jeden p druhém a u každéh můžete přidat pdrbné infrmace. Hrmadný imprt pak naimprtuje najednu všechny dkumenty bez zadávání pdrbnstí. Činnsti V tmt menu je zbrazen seznam činnstí a fakturačních plžek (pr více infrmací rzdílech mezi činnstmi a fakturačními plžkami viz Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.). 30
V hrní části uprstřed jsu rychlé filtry, které umžňují zbrazit činnst za den, minulý měsíc neb všechny, a t pr danéh uživatele neb celu kancelář. Seznam činnstí respektuje nastavení přístupvých práv, takže každý uživatel uvidí puze t, c má. V levém dlním rhu lze přepínat mezi činnstmi a fakturačními plžkami. Rychlé hledání nalezne činnsti dle typu a ppisu a bsahuje i pslední hledání v rzbalvacím menu. Pkrčilé vyhledávání umžňuje kmbinvat více plí a vytvářet kmplexnější struktury hledání, které lze ukládat i pr pzdější pužití. Ovládací menu bsahuje tyt plžky: Nvý. Vytvření nvé činnsti. Advkátní tarif. Otevře kalkulačku advkátníh tarifu pr výpčet dměn neb výdajů a výsledek ulží jak nvu činnst typu advkátní tarif. Správa činnstí. Otevře kn s mžnstí hrmadnéh přidání činnstí. Více infrmace v sekci Správa činnstí na straně 33. Upravit. Otevře danu činnst pr editaci. Reprty. Otevře seznam dstupných reprtů s mžnstí exprtu neb tisku. Otevřít kauzu. Otevře kauzu, která přísluší dané činnsti. 31
Přepčítat. Tat funkce je aktivní puze pr činnsti, nikliv pr fakturační plžky. Pmcí tét funkce je mžné vybrat nvu tabulku dměn a přepčítat hdnty činnstí a jejich fakturačních plžek. Nastavit jak fakturvané. Daná činnsti bude značena jak vyfakturvaná a nebude se zbrazvat na příští faktuře. Smazat. Okn Činnsti V tmt kně se zadávají a upravují činnsti. Hrní část bsahuje infrmace vztahující se k činnsti a spdní pak infrmace k fakturačním plžkám, které činnst bsahuje. Pčet fakturačních plžek v rámci jedné činnsti není mezen, ale každá činnst by se měla skládat z lgické struktury fakturačních plžek. Výchzí nastavení Klesu bsahuje základní přednastavené činnsti s vyplněnými fakturačními plžkami. Přizpůsbit si jejich knfiguraci můžete v Nastavení (více v části Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.). Ovládací menu sekce fakturačních plžek bsahuje tyt funkce: Přidat dměnu. Vlží nvu plžku se strukturu dměny. Přidat výdaj. Vlží nvu plžku se strukturu výdaje. Smazat. Přepčítat vše. Přepčítá celu hdntu činnsti s nvými hdntami fakturačních plžek. 32
Obnvit sazby. Tat mžnst je aktivní puze v případě, že byly manuálně přepsány sazby fakturačních plžek a tímt způsbem je vrátíte na půvdní hdnty. Okn činnsti se mírně liší v případě, že činnst vytváříte a upravujete. V případě vytváření nvé činnsti je dle k dispzici tlačítk OK > Nvá, která aktuální činnst ulží a tevře prázdné kn s mžnstí zadání nvé činnsti. Plžka čas v pravé částí kna služí pr zaznamenání denní dby, kdy byla činnst vyknána. Plžka Typ práce umžňuje nastavit sazby v případě Urgentních činnstí. V Nastavení je mžné definvat, že v případě urgentní práce je sazba např. dvjnásbná. Správa činnstí Tt kn je nejsnadnějším způsbem, jak zadat velký pčet činnstí najednu. V mnha advkátních kancelářích jsu činnsti evidvány právníky neb administrativními pracvníky v určitých dávkách, třeba jednu za týden neb měsíc. Správce činnstí je alternativní mžnstí pr zadání činnstí a byl vytvřen pr zvýšení prduktivity při tmt úknu. Činnsti a fakturační plžky se v kně zbrazují v přehledné strmvé struktuře. Práce v tmt kně je velmi snadná, ale dpručujeme ddržvat pstupy ze sekce Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.. Ovládací menu má tyt plžky: Nvá činnst. Zalží činnst včetně suvisejících fakturačních plžek tak, jak je určen nastavením. Nvá fakturační plžka. Vytvří nvu plžku dpvídajícíh typu a přiřadí ji k činnsti. Pčet fakturačních plžek není mezen. 33
Smazat. Nastavit typ práce. Je mžné přiřadit nrmální neb urgentní. Rzbalit vše. Zbrazí plný strm činnstí a suvisejících fakturačních plžek. Sbalit vše. Pr přehlednst budu zbrazeny puze činnsti. Rzbalit neb sbalit fakturační plžky u činnsti je mžné pmcí malé šipky vlev na řádku činnsti. Vytvářet nvé prvky lze i pmcí klávesvých zkratek: Nvá činnst: CTRL+A. Nvá fakturační plžka: CTRL+B. Fakturace Na tét brazvce jsu zbrazeny všechny fakturační dkumenty a vlev je mžnst filtrvat dle účetnictví, deníků neb typů dkumentů. Ovládací menu bsahuje plžky: Nvá faktura. Umžňuje vytvřit fakturu z ulžených neb přím zadaných činnstí. Pr úspěšné dknčení je třeba zadat deník a účetnictví. Nvý dbrpis. Stačí zadat částku a dbrpis je vytvřen. Nvý dbrpis k faktuře. Ke zvlené faktuře se ve stejné výši vytvří dbrpis. Nvá zálha. Vytvření zálhy zaplacené zákazníkem jak s DPH, tak bez DPH a samzřejmě ve firemním vzhledu. Upravit. Vytvřit dkument. Vytvří dkument dle vybrané šablny. Pslat. Odešle vybraný dkument ve stavu Závěrečný emailem. Tisk. 34
Otevřít kauzu. Otevře kauzu, ke které se daný fakturační dkument vztahuje. Zbrazit dkument. Otevře puze pr čtení fakturační dkument. Reprty. Otevře seznam dstupných reprtů s mžnstí exprtu neb tisku. Nvá platba. Mžnst zadání, že byl daný dkument zákazníkem zaplacen v plné výši neb částečně. Kpírvat d. Umžňuje ulžit si vybrané dkumenty na lkální pčítač. Obnvit. Aktualizuje seznam dkumentů. Smazat. Nastavení Dmvská brazvka Zde se nastavují panely, které se zbrazují na dmvské brazvce. Můžete kmbinvat jakékliv dlaždice chcete pr aktivaci dlaždice na ni stačí kliknut. Kancelář V tét sekci se nastavují infrmace kanceláři. 35
V menu jsu tyt plžky: Kancelář Tt menu zbrazuje základní infrmace kanceláři data jsu ulžena jak záznam v adresáři v menu sby. Pr úpravu infrmací stačí kliknut na Otevřít a zbrazí se kn sby (více infrmací v sekci Okn Osby na straně 21). Adresa kanceláře Zde je seznam případných adres pbček kanceláře. Ve výchzím nastavení je adresa puze jedna v rámci kntaktu, ale je mžné přidávat další tlačítkem Přidat vprav nahře. Členvé kanceláře Zbrazení seznamu členů kanceláře. Členvé kanceláře jsu v Klesu evidváni i mezi sbami. Není pvinné ukládat každéh člena kanceláře, ale každý člen v Klesu musí být ulžen jak sba. 36
Karta člena kanceláře bsahuje prti standardní sbě navíc zálžku Účet, kde je vidět, jaký přihlašvací účet je danému uživateli přiřazen. Průvdce pr uživatelské účty je nástrj pr vytváření nvých uživatelů s přiřazením účtu. V něklika jednduchých krcích zadáte základní infrmace členu kanceláře (celé jmén, skupinu a prfil) a pak mu vytvříte účet pr přístup d Klesu. Skupiny členů kanceláře Zde jsu uvedeny skupiny uživatelů. Pr zařazení člena kanceláře d určité skupiny ji stačí tevřít a přidat danéh člena neb členy. Pčet skupin není mezen a člen jeden člen kanceláře může být ve více skupinách najednu. Skupiny služí např. pr nastavení přístupvých práv neb jak rganizační jedntky, jejichž agendu pak můžete najednu zbrazit v kalendáři (skupina Organizační). Smluva & Autrizace 37
Tt menu bsahuje tři dílčí pdmenu: Správce smluvy. Zde je zbrazen shrnutí vaší smluvy a aktivvaných mdulů pr jedntlivé členy kanceláře. Správce autrizací. Tt je jeden z hlavních prvků nastavení Klesu bsahuje ttiž přístupvá práva uživatelů neb celých skupin k jedntlivým částem Klesu. Vyberte skupinu vlev, uprstřed pak funkční celek Klesu a vprav pak nastavte práva (více viz Errr! Reference surce nt fund.). Infrmace smluvě. Ve výchzím internetvém prhlížeči tevře detaily licencích Klesu. Záznam činnsti Zde je zbrazen detailní seznam veškerých činnstí prváděných uživateli tevření dkumentu, zalžení kauzy neb schůzky, případně smazání úklu. V seznamu je mžné filtrvat dle uživatelů a data. 38
Kauza V tmt menu je mžné nastavvat typy kauz neb stran či autrizační prfily. Menu bsahuje: Číslvání kauz Určuje, jak bude vypadat frmát spisvé značky kauzy. Ve výchzím nastavení jsu dvě číslvání - pr nvé kauzy a archivvané. Samzřejmě je mžné přidávat i další. Číslvání spisvé značky lze vytvářet kmbinací tří různých prvků data, pčítadla a textu. Pr sestavení frmátu spisvé značky stačí kliknut na Přidat a zvlit pžadvanu hdntu. Tt pakujte d té dby, než získáte pžadvaný frmát. Typy kauz Nastavení typů kauz je jedním z nejdůležitějších prvků v každé kanceláři. Menu bsahuje funkce: Nvý. Vytvření nvéh typu kauzy. Upravit. Deaktivvat. Pkud nechcete daný typ kauzy již nadále pužívat, lze jej deaktivvat. Znvu aktivvat. Tat plžka je skryta, pkud uživatel nezvlí mžnst Zbrazit neaktivní. Zbrazit/skrýt neaktivní. 39
Pr každý typ kauzy je mžné vytvřit vlastní Další ple, které jsu případně přidány k těm, které jsu vytvřeny glbálně (více infrmací v sekci Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.). Jedná se dplňující zálžku k Dalším plím. Typy stran kauzy Výchzí knfigurace Klesu bsahuje některé čast pužívané typy stran, ale je samzřejmě mžné je měnit neb přidávat. Strany jsu seřazeny ve stejném přadí, jak se pak zbrazují u kauzy při přidávání strany. Jejich přadí lze měnit šipkami v pravém hrním rhu. Menu bsahuje následující funkce: Nvý. Definice nvéh typu strany. Upravit. Psunut nahru. Psunutí vybrané plžky jednu pzici pžadvaným směrem. Psunut dlů. Psunutí vybrané plžky jednu pzici pžadvaným směrem. Deaktivvat. Typy stran nelze smazat, ale deaktivvat v případě, že již nejsu ptřeba. Znvu aktivvat. Prvede pětvnu aktivaci deaktivvaných typů stran. Plžka je skryta d dby, než je zvlen Zbrazení neaktivních typů. Zbrazit/skrýt neaktivní. 40
Pr každý typ strany je mžné nastavit i vlastní Další ple (více infrmací v sekci Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.). Pravidla kntrly knfliktů Tent mechanismus umžňuje zbrazit upzrnění na ptenciální knflikt u stran v různých kauzách. V Klesu si můžete nastavit jednduchá pravidla, které typy stran je třeba hlídat např. sba typu prtistrana nemůže být v další kauze klientem atd. Pravidla lze aktivvat a deaktivvat. Aktivní kntrla neumžní zvlenu sbu přiřadit, pkud prušuje nastavená pravidla. Deaktivvaná kntrla zbrazí puze upzrnění, ale umžní sbu přiřadit. Prfil autrizace Prfily autrizace jsu přednastavené sady specifických přístupvých práv ke kauzám. Každý z prfilů má svá knkrétní nastavení přístupvých práv pr každu skupinu uživatelů neb jedntlivé uživatele. Pkud je prfil přiřazen kauze, zdědí tat kauza autmaticky nastavení práv dle prfilu. 41
Jeden prfil je samzřejmě mžné přiřadit více kauzám. Osba Typy suvisejících sb V Klesu je mžné nastavit jakýkliv typ vztahu mezi sbami/firmami. Ve výchzím nastavení jsu některé typy suvisejících sb přednastavené, ale je mžné je měnit, mazat neb přidávat. 42
Je například mžné ppsat vztah mezi fyzicku a právnicku sbu jak zaměstnanec. Pr spjení typu zaměstnanec je pak mžné přidat i vlastní Další ple, např. pzici a ddělení. Tyt infrmace se nastavují stejně jak kterákliv další ple (více infrmací v sekci Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.). Prfily Prfily služí k ppisu specifických skupin kntaktů. Je například mžné nastavit prfily pr právníky, experty, ntáře neb jakýkliv jiný typ sby. 43
Prfily se hdí pr ukládání pdrbnějších infrmací sbách. I k prfilům je mžné přiřadit specifická další ple (více infrmací v sekci Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.). Kalendář, úkly a lhůty Typy událstí/úklů Ve výchzím nastavení Klesu je něklik přednastavených událstí/úklů, ale můžete si je samzřejmě upravvat neb přidávat vlastní. Událsti, úkly i lhůty sdílejí strukturu dat a jejich zadávání prbíhá ve stejném kně. Okn se dynamicky přizpůsbuje typu vybrané událsti neb úklu. 44
U úklů je k dispzici ple Upmínka, které značí, zda a klik dní před chce být uživatel na daný úkl upzrněn. Úkl se pak ve správné datum bjeví na dmvské brazvce v panelu úklů. Kles zachází se lhůtami jak se speciálním druhem úklů. Pr přidání lhůty stačí vybrat v rzbalvacím seznamu typ Lhůta. Sekvence úklů lhůty pak bude zbrazena v dlní části kna s mžnstí ddatečných úprav. Seznam úklů lhůty má svje vlastní vládací menu: Přidat. Umžňuje přidat nvý úkl jak sučást sekvence úklů. Stačí vybrat typ úklu a pčet dní, kdy je nutné úkl splnit před dalším úklem. Smazat. 45
Dkumenty Šablny dkumentů Šablny jsu hlavním nástrjem autmatizace dkumentů v Klesu. Šablnami mhu být předpřipravené textvé blky se zadanými prměnnými a metadaty. Kles pak zkmbinuje šablny s kntextvými infrmacemi ulženými v databázi Kles a vytvří pžadvaný dkument. Tent způsb ušetří mnh času při vytváření dkumentů. Pr více infrmací šablnách jděte d části Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.. Ovládací menu bsahuje tat tlačítka: Upravit. Otevře vybranu šablnu ve výchzím textvém editru (bvykle MS Wrd). Smazat. Imprtvat šablnu. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak šablnu. Imprtvat šablnu emailu. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak šablnu emailu. Imprtvat textvý blk. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak textvý blk. Textvé blky jsu stavebními kameny šabln a umžňují pakvané využití např. adresa klienta. Zbrazit. Duplikvat. Vytvří kpii vybrané šablny. Uzavřít. Ulží vybranu šablnu a nahraje ji d databáze Kles. Vrátit změny. Zahdí neulžené změny. Vlastnsti. Zbrazí mžnsti šablny s nastavením jména, ppisu neb slžky. Ostatní Slžky pracvních dkumentů Dkumenty jsu v kauzách rganizvány d virtuálních slžek. V tmt menu můžete vytvářet jejich strmvu strukturu pr všechny kauzy. 46
Činnsti Typy činnstí Činnst je pracvní úkn, který může být fakturván zákazníkvi. Různé typy činnstí bsahují různé fakturační plžky. Například činnst Reprezentace klienta může bsahvat dměnu advkáta a něklik výdajů (cestvné, htely a stravné). Z praktickéh hlediska je výhdné pd činnst zařadit lgicku skladbu fakturačních plžek a pjmenvat ji smysluplným bchdním názvem. Ovládací menu bsahuje příkazy: Nvý. Upravit. Deaktivvat/znvu aktivvat. Z důvdu zachvání celistvsti histrických záznamů není mžné typy činnstí mazat, ale puze deaktivvat. Pkud nějaký typ činnsti již nadále nechcete pužívat, tak jej deaktivujte. Opětvná aktivace je samzřejmě mžná. Zbrazit/skrýt neaktivní. 47
Každá činnst bsahuje jednu neb více fakturačních plžek, které můžete přidávat, upravvat a mazat. Typy fakturačních plžek Tt téma je v menu činnstí puze v případě, že není zakupen mdul fakturace. V případě přítmnsti fakturačníh mdulu se fakturační plžky nastavují v něm. Fakturační plžky jsu základními jedntkami pužívanými pr výpčet částek na faktuře. Fakturační plžka vyjadřuje specifický typ dměny, výdaje neb správníh/sudníh pplatku. Ovládací menu bsahuje tyt plžky: Nvý. Zalžení nvé fakturační plžky. Ple Druh značí, jestli se jedná dměnu neb výdaj. Upravit. Deaktivvat/znvu aktivvat. Smazat fakturační plžky není mžné, je mžné je puze deaktivvat. Zbrazit/skrýt neaktivní. Tabulky dměn Tabulky dměn bsahují výchzí hdnty fakturačních plžek a jedná se v pdstatě ceník. Každá z tabulek zahrnuje fakturační plžky a jejich částky. Výchzím bdem je standardní tabulka dměn, která může existvat vždy jen jedna v daný kamžik. Ta by měla bsahvat všechny plžky se standardními výchzími sazbami. Pkud je ptřeba dlišit například hdinvu sazbu, je mžné zalžit Vlastní tabulku dměn, kterých může být libvlné mnžství. 48
Pkud tut tabulku přiřadíte kauze a vlžíte nvu činnst, jsu sazby fakturačních plžek vyhledány nejdříve v tét vlastní tabulce, a pkud tam nejsu nalezeny, dplní se sazba z tabulky standardní. Tt se hdí v případě, že máte pr nějaku činnst více sazeb pr různé klienty. Standardní tabulka dměn pak může mít hdinvu sazbu 1.000 Kč/h a vlastní třeba 1.400 Kč/h, přičemž ve vlastní tabulce bude uvedena puze tat sazba a statní (kilmetrvné, prmeškaný čas ) budu uvedeny ve standardní tabulce. Ovládací menu bsahuje plžky: Nvá standardní tabulka dměn. Nvá vlastní tabulka dměn. Otevřít. Deaktivvat/znvu aktivvat. Tabulky dměn není mžné mazat, ale pkud již danu tabulku neptřebujete, je mžné ji deaktivvat. Duplikvat tabulku dměn. Vytvří kpii vybrané tabulky dměn. Odvdit tabulku dměn. Vytvří nvu tabulku dměn se stejnými hdntami jak zvlená. V případě, že nebude sazba nalezena v nvě dvzené, bude Kles hledat sazbu v tabulce, ze které byla tat dvzena a až následně ve standardní. Zbrazit/skrýt neaktivní. V kně tabulky dměn se definují sazby fakturačních plžek. Seznam se plní pmcí menu v hrní části kna: Nvá specifická dměna. Definice nvé specifické fakturační plžky. Nvá becná dměna. Definice nvé fakturační plžky dle typu. Otevřít. Smazat. 49
Pr více infrmací jděte d menu Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.. Kalkulace Typy úrků Zde je mžné definvat různé typy úrků. Ty se pužívají ve výpčtech eknmické hdnty některých fakturačních plžek. Pčet úrků není nijak mezen. 50
Pr každý typ úrku je mžné zadat různé hdnty pr různá bdbí. Pr přidání nvéh časvéh intervalu pužijte tlačítk Přidat. Intervaly se samzřejmě nemhu překrývat. Obecný Další ple pr kauzy Další ple služí jak mechanismus pr rzšíření strukturvaných infrmací ukládaných d kauz. Další ple nadefinvaná v tét sekci budu k dispzici ve všech kauzách, i v těch již vytvřených. 51
Ovládací menu bsahuje následující plžky: Přidat skupinu. Všechna další ple musí být sučástí nějaké skupiny. Skupina představuje dílčí zálžku na zálžce dalších plí v kauze. Pr přidání nvé skupiny stačí zadat její název. Přidat ple. Vytvří ple uvnitř vybrané skupiny. Nejdříve je třeba zvlit typ ple a pak zadat dplňující parametry jak výchzí hdntu neb rzměry. Psunut nahru/dlů. Vybrané ple neb skupina jsu psuvány pžadvaným směrem v seznamu. Smazat. Náhled. Je zbrazen reálný vzhled zálžky dalších plí se všemi skupinami a pli. Pr další infrmace Errr! Reference surce nt fund. jděte na stranu Errr! Bkmark nt defined.. Další ple pr sby Další ple služí jak mechanismus pr rzšíření strukturvaných infrmací ukládaných d kntaktů. Další ple nadefinvaná v tét sekci budu k dispzici ve všech kntaktech, i v těch již vytvřených. Ovládací menu bsahuje následující plžky: 52
Přidat skupinu. Všechna další ple musí být sučástí nějaké skupiny. Skupina představuje dílčí zálžku na zálžce dalších plí v kauze. Pr přidání nvé skupiny stačí zadat její název. Přidat ple. Vytvří ple uvnitř vybrané skupiny. Nejdříve je třeba zvlit typ ple a pak zadat dplňující parametry jak výchzí hdntu neb rzměry. Psunut nahru/dlů. Vybrané ple neb skupina jsu psuvány pžadvaným směrem v seznamu. Smazat. Náhled. Je zbrazena reálný vzhled zálžky dalších plí se všemi skupinami a pli. Pr více infrmací Errr! Reference surce nt fund. jděte na stranu Errr! Bkmark nt defined.. Návrhy Kles umžňuje ulžit předdefinvané seznamy návrhů, které se pužívají na různých místech jak nápvědný text. Návrhy je mžné ulžit pr tituly fyzických sb, zkratky právnických sb, typy adres a slvení. Všechny jsu ulženy jak nestrukturvané seznamy. 53
E-mailvé účty Zde se zbrazují a nastavují emailvé účty. Pčet účtů není nijak mezen, ale puze jeden je výchzí. Změna výchzíh účtu se prvádí tlačítkem Nastavit jak výchzí. Pr správné nastavení je třeba znát přístupvé údaje a technické nastavení účtu. Čast je třeba kntaktvat správce IT. Pužitelné typy emailvých účtů jsu POP3, IMAP a Exchange. Další infrmace Errr! Reference surce nt fund. jsu na straně Errr! Bkmark nt defined.. Mje nastavení a glbální nastavení Každé z těcht menu bsahuje něklik specifických parametrů, kterými lze přizpůsbit Kles. Nastavit lze následující plžky: Mje preference Zálžka Obecný Zbrazvat chyby kmpilátru. Při zapnutí zbrazí Kles seznam případných chyb při sestavvání dkumentů ze šabln. Editr šablny. Na výběr je mezi interním editrem a externím prgramem (bvykle MS Wrd). Imprtvat email z Outlku. Nastavuje frmát ukládanéh emailu, buď EML neb MSG. Zapnut známení dručení. Při zaškrtnutí jsu emaily z Klesu desílány včetně pžadavku na ptvrzení dručení. Zapnut známení přečtení. Při zaškrtnutí jsu emaily z Klesu desílány včetně pžadavku na ptvrzení přečtení. 54
Pužít pkrčilý editr. Při zaškrtnutí zbrazí Kles v emailvém editru všechny dstupné plžky. Místní nastavení. Otevře na daném pčítači plžku Windws pr místní přizpůsbení. Zálžka dkumenty Zálžka činnsti Zálžka událsti Výchzí frmát pr dkumenty. Na výběr je frmát DOC neb DOCX, přičemž dpručujeme nvější DOCX. Zapnut přímé uzavření. Při zaškrtnutí umžní autmatické nahrání dkumentu d Klesu, pkud jej dáte ulžit a zavřít v MS Wrdu. Platí u dkumentů vytvářených ze šabln. Není pvlena tichá knverze. Při zaškrtnutí zbrazí Kles chyby a upzrnění při lkálním převdu dkumentů d PDF. Ulžit PDF jak samstatný subr. Při zaškrtnutí je během vytváření PDF z dkumentů vytvřen samstatné PDF vedle půvdníh dkumentu. Přípny subrů jen pr čtení. Pkud má nějaký dkument některu z vyjmenvaných kncvek, Kles se jej nepkusí tevřít ve verzi pr editaci. Pvlit autmatický imprt subrů ze slžky. Pkud je tat vlba aktivní, budu všechny dkumenty, které se vyskytnu v nastavené slžce nabízeny Klesem k nahrání d databáze. Výchzí typ činnsti pr stpky. Zde se zadává typ činnsti, která bude vytvřena p zastavení stpek na dmvské brazvce. Fakturační plžka pr stpky. Fakturační plžka suvisející s činnstí zadanu v předchzím bdě. Zavírání kauzy. Výchzí typ činnsti. Pkud máte kauzu tevřenu déle než je níže nastavený časvý interval, nabídne Kles mžnst vlžení nvé činnsti, jejíž typ zde zadáváte. Zavírání kauzy. Minimální uplynulá dba. Dba, p jejímž uplynutí nabídne Kles při zavírání kauzy mžnst vlžit činnst. Vytvření dkumentu. Zadání výchzích typů činnstí při vytváření dkumentů, telefnních zpráv neb emailů. Imprt dkumentu. Zadání výchzích typů činnstí při imprtu dkumentů neb emailů. Úprava dkumentu. Zadání výchzích typů činnstí při úpravě dkumentů neb emailů. Zbrazit panel ptvrzení při přesunu schůzky v kalendáři. Výchzí vlastník událsti. Nastavení uživatele, který bude výchzím vlastníkem schůzek v kalendáři. Vytvření dkumentu. Zadání výchzích typů událstí při vytváření dkumentů, telefnních zpráv neb emailů. 55
Zálžka úkly Imprt dkumentu. Zadání výchzích typů událstí při imprtu dkumentů neb emailů. Úprava dkumentu. Zadání výchzích typů událstí při úpravě dkumentů neb emailů. Výchzí vlastník úklu. Nastavení uživatele, který bude výchzím vlastníkem úklů v kalendáři. Zbrazit úkl s lhůtu v plánvači. Pkud je zaškrtnut, tak se lhůty bjeví v kalendáři, jinak se bjeví puze v plánvači úklů. Vytvření dkumentu. Zadání výchzích typů úklů při vytváření dkumentů, telefnních zpráv neb emailů. Imprt dkumentu. Zadání výchzích typů úklů při imprtu dkumentů neb emailů. Úprava dkumentu. Zadání výchzích typů úklů při úpravě dkumentů neb emailů. Zálžka mžnsti synchrnizace Glbální nastavení Zálžka činnsti Zálžka kalendář Synchrnizvat plžky z x dnů v minulsti. Nastavení pčtu dní z minulsti, které bude Kles synchrnizvat událsti s Outlkem. Výchzí typy pr schůzku a úkl. Nastavení typu událstí a úklů při imprtu plžek z Outlku. Chvání při nvé schůzce/úklu v Outlku. Nastavení th, jak bude Kles přidávat plžky kalendáře z Outlku mžnsti jsu imprtvat bez udání kauzy (výchzí a nejrychlejší mžnst), zadat kauzu před imprtem a neimprtvat. Plžky změněné v Outlku i Klesu. Pkud Kles bjeví plžku, která byla upravena jak v Outlku, tak Klesu, nabídne jednu z těcht 3 mžnstí: zachvat změny z Outlku, zachvat změny z Klesu neb se zeptat. Dba trvání. Frmát pr zadávání dby činnstí. Buď HH:MM neb desetinný. Pkud tedy schůzka trvala hdinu a půl, tak v prvním případě se zapíše jak 01:30 a v tm druhém jak 1,5. Spravvat interní sazby. Kles umžňuje spravvat interní náklady na zaměstnance pr výpčet ziskvsti. Dba časvéh rzvrhu dne. Maximální dba pr zadávání denních činnstí ve správci činnstí. Výběr pracvníh intervalu a jeh dělení. Mžnst pr individualizaci časvých intervalů pr hdinvé typy činnstí. Výchzí délka schůzky. Zálžka dkumenty Pracvní dba. Má vliv na zbrazení kalendáře. 56
Zálžka fakturace Zálžka systém Správa verzí. Umžní nastavit chvání Klesu k verzím dkumentů buď budu vždy pvleny, vždy zakázány, neb se Kles u každéh dkumentu dtáže. Sledvání emailu. Pkud je zaškrtnut, tak d každéh emailu deslanéh z Klesu je vlžen ID řetězec, který je následně pužit při imprtu dpvědí na daný email a autmatické rztřídění d kauzy. Pvlit správu slžek v kauze. Při zaškrtnutí bude mci uživatel přidávat další slžky k jedntlivých kauzám. Při prcesu kmpilace pužít lkální sadu textvých blků míst sdílené. Šablna může bsahvat více textvých blků se stejnými prměnnými a tat mžnst určí, které textvé blky budu určeny jak hlavní. Režim zbrazení plžek. Ulžit fakturační dkument jak dkument kauzy. P vytvření zálhy, dbrpisu neb faktury jsu tyt dkumenty zkpírvány i d sekce dkumenty a lze s nimi nakládat jak s statními dkumenty. Upravit fakturační dkument p vytvření. Při zaškrtnutí je fakturační dkument p vytvření tevřen v režimu úprav a je mžné jej změnit. P zavření dkumentu již úprava mžná není. Dtázat se na vytvření dkumentu kdykliv je ulžena nvá faktura. Mžnst pr vypnutí/zapnutí vytváření dkumentů při vytváření faktur/dbrpisů atd. Pvlit perace hrmadné fakturace. Jedntlivé faktury pr dílčí kauzy v hrmadné fakturaci. Při vytváření hrmadných faktur je mžné dílčí kauzy spjit d jedné faktury, případně je rzdělit. Umžnit správu schvalvání návrhů faktur. Kles při zaškrtnutí umžní vybraným sbám schvalvat návrhy faktur před vytvřením závěrečných faktur. T služí pr lepší přehled ve větších kancelářích. Frmát jména klienta. Nastavení frmátu, v jakém se bude zbrazvat jmén klienta. Vynutit vypršení platnsti hesla. Pkud je tat mžnst aktivní, Kles bude p uživatelích kanceláře vyžadvat změnu hesla v nastaveném intervalu. Zálžka inslvenční rejstřík Zálžka sba Typ strany pr sledvání. Zde se zaškrtávají typy stran, které chcete autmaticky sledvat. Pkud je nějaká sba přiřazena d kauzy v dané rli, je autmaticky hlídána v inslvenčním rejstříku. Pvlit správu sb. P aktivaci umžní nastavit u sb určitu sbu z kanceláře jak prefervaný kntakt. Barva pr kalendář neb úkl Zde je mžné přidávat a upravvat barvy kalendáře a úklů. Pčet barev není nijak mezen. 57
Otestujte rychlst vašeh internetu Tat plžka prvede test rychlsti a zbrazí rychlst vašeh internetvéh připjení. Účty datvé schránky Zde se zbrazují a nastavují účty datvých schránek. Pčet účtů není nijak mezen, ale puze jeden je výchzí. Změna výchzíh účtu se prvádí tlačítkem Nastavit jak výchzí. Jak přístupvé údaje pužijte ty, kterými se přihlašujete d webvéh rzhraní datvých schránek. Při vytváření nvéh účtu v Klesu je prveden test, jestli je nastavení správné a prběhne přihlášení, při kterém budu všechny dručené zprávy pvažvány za přečtené! Šablny stylů Seznam šabln stylů, kde jsu definvány styly textů pužitých v šablnách dkumentů. Kles vytváří dkumenty kmbinací šabln textů a šabln stylů, kde mhu být definvány veliksti písma, barvy, typy, dsazení, dstavce atd. Pkud pak chcete u dkumentů najednu změnit fnt, lze t velmi snadn právě v šablnách stylů. Fakturace Vzry dkumentů Zde jsu bsaženy vzry faktur, dbrpisů i zálh, cž jsu všechn fakturační dkumenty Vzry jsu vytvářeny z předdefinvaných struktur a je mžné určit, které plžky budu zbrazeny neb skryty. Typy fakturačních plžek Fakturační plžky jsu základními jedntkami pužívanými pr výpčet částek na faktuře. Fakturační plžka vyjadřuje specifický typ dměny, výdaje neb správníh/sudníh pplatku. Sazby DPH 58
V tmt menu je mžné upravvat sazby DPH pr standardní neb sníženu sazbu. Šablny dkumentů Zde je mžné prhlížet, upravvat a mazat šablny fakturačních dkumentů, tedy hlavně faktur. Ovládací menu bsahuje tat tlačítka: Upravit. Otevře vybranu šablnu ve výchzím textvém editru (bvykle MS Wrd). Smazat. Imprtvat šablnu. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak šablnu. Imprtvat textvý blk. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak textvý blk. Textvé blky jsu stavebními kameny šabln a umžňují pakvané využití např. adresa klienta. Zbrazit. Duplikvat. Vytvří kpii vybrané šablny. Uzavřít. Ulží vybranu šablnu a nahraje ji d databáze Kles. Vrátit změny. Zahdí neulžené změny. Vlastnsti. Zbrazí mžnsti šablny s nastavením jména, ppisu neb slžky. Ostatní / Výdaje kanceláře Zde je mžné zadat sazbu pr výpčet výdajů kanceláře. Ta se pak autmaticky prmítne v každé vytvřené faktuře. 59
Ostatní / Další ple pr fakturaci Zde lze nastavit Další ple, která budu pužita pr fakturaci. Více infrmací najdete v sekci Errr! Reference surce nt fund. na straně Errr! Bkmark nt defined.. Fiskální subjekt Ve výchzím nastavení bsahuje Kles jeden fiskální subjekt, ale můžete si jich přidat libvlné mnžství. Fiskální subjekty služí k základní evidenci účetnictví. Účetnictví Každý fiskální subjekt může mít své vlastní účetnictví. Zde se nastavují i fiskální bdbí pr fakturaci. Ovládací menu bsahuje následující plžky: 60