PR04 - PŘÍPRAVA REALIZACE PŘIJÍMACÍCH ZKOUŠEK

PR04 - PŘÍPRAVA REALIZACE PŘIJÍMACÍCH ZKOUŠEK PROCES: PR04 - PŘIJÍMACÍ ŘÍZENÍ ČÍSLO 04 KARVINÁ, 2011 Publikováno:14.10.2013 12:21:18

Obsah OBSAH Obsah... 2 Úvod... 3 Workflow procesu příprava realizace přijímacích zkoušek... 4 PR04-1 Roztřídění uchazečů do skupin... 6 PR04-2 Upřesnění termínů zkoušek ve STAGu... 7 PR04-3 Roztřídění uchazečů do skupin ve STAGu... 8 Postup přesunu uchazečů ze sběrného termínu na konkrétní termíny stanovené vedoucím studijního oddělení.... 10 PRO04-4 Zadání kódu rozhodnutí a kódu zápisu... 13 Krok 1: Vyhledání oborů, pro které je vypsáno PŘ.... 14 Krok 2:Přidělení kódu rozhodnutí uchazečům na jednotlivých oborech.... 14 PR04-5 Rozeslání pozvánek k přijímacímu řízení... 20 2/20 SU OPF v Karviné

Úvod ÚVOD Workflow přijímacího řízení se skládá z šesti dílčích procesů, jak je popsáno v následující tabulce. Tento dokument popisuje přípravu realizace přijímacího řízení na OPF Slezské univerzity (proces PR04). Předpoklady: proces PR04 je možno zahájit až po dokončení procesů PR01 až PR03. Související procesy: Poznámka: související procesy jsou popsány ve svých vlastních dokumentech. Kód Název procesu. PR01 Nastavení parametrů přijímacího řízení. PR02 Vyplnění přihlášky ke studiu uchazečem, E-přihláška. PR03 Zpracování přihlášky a převod uchazečů z webu do STAGu PR04 Příprava realizace přijímacích zkoušek (popsáno v tomto dokumentu). PR05 Vlastní průběh přijímacích zkoušek a jejich vyhodnocení. PR06 Odeslání hlášení o přijímacím řízení na ÚIV Proces PR04-příprava realizace přijímacích zkoušek začíná v okamžiku, kdy byly přijaty a zpracovány všechny přihlášky ke studiu podané uchazeči a končí rozesláním pozvánek uchazečům (kromě SCIO) k přijímacímu řízení. Uchazečům SCIO je rozeslána pozvánka k zápisu. 3/20 SU OPF v Karviné

WORKFLOW PROCESU PŘÍPRAVA REALIZACE PŘIJÍMACÍCH ZKOUŠEK Workflow procesu příprava realizace přijímacích zkoušek Tabulka 1:Schéma procesu realizace přijímacích zkoušek. Pořadová čísla činností odpovídají číslům kapitol s podrobným popisem. PR04 Administrátor SU OPF v Karviné 18.1.2010 Příprava realizace přijímacího řízení Studijní oddělení Studijní oddělení 1 Roztřídění uchazečů do skupin a přidělení termínů přijímacích zkoušek skupinám. Konec února až začátek června Týden: 8-23 Stanoveno harmonogramem AR Vedoucí studijního oddělení: - rozdělí přihlášené uchazeče do skupin - skupinám přidělí termíny přijímacích zkoušek - sdělí přidělené termíny administrátorovi STAGu Administrátor 2 Upřesnění termínů zkoušek ve STAGu. Konec února až začátek června Týden: 8-23 Stanoveno harmonogramem AR Na základě podkladů předaných administrátorovi vedoucím SO, administrátor upřesní termíny zkoušek pro jednotlivé skupiny uchazečů zadané v procesu PR01. O upřesnění termínů zkoušek PŘ informuje vedoucího SO. Studijní oddělení 3 Roztřídění uchazečů do skupin ve STAgu. Konec února až začátek června Týden: 8-23 Stanoveno harmonogramem AR Studijní referentka převede uchazeče ze sběrného termínu na konkrétní termíny stanovené vedoucím SO 1 4/20 SU OPF v Karviné

Workflow procesu příprava realizace přijímacích zkoušek Tabulka 2:Schéma procesu realizace přijímacích zkoušek. Pokračování z předcházející stránky. Administrátor Studijní oddělení 1 Studijní oddělení 4 Zadání kódů rozhodnutí a kódů zápisu Konec února až začátek června Týden: 8-23 Stanoveno harmonogramem AR - Studijní referentka přidělí uchazečům (kromě SCIO) kód rozhodnutí 90 a kód zápisu 9. - Uchazečům SCIO bude přidělen kód rozhodnutí 72 a kód zápisu 9. Studijní oddělení 5 Rozeslání pozvánek k přijímacímu řízení Konec února až začátek června Týden: 8-23 Stanoveno harmonogramem AR - SO rozešle pozvánky uchazečům k přijímacímu řízení. - Uchazečům SCIO rozešle pozvánky k zápisu. Konec procesu PR04 Příprava realizace přijímacího řízení 5/20 SU OPF v Karviné

PR04-1 Roztřídění uchazečů do skupin PR04-1 ROZTŘÍDĚNÍ UCHAZEČŮ DO SKUPIN Vedoucí studijního oddělení (SO) vyexportuje uchazeče ze STAGu nabídkou Přijímací řízení > Adresní štítky > Adresní štítky do textového souboru dopis.txt, který následně načte do excelu. Obrázek 1 - Vyplnění údajů na výběrové obrazovce adresních štítků. Zobrazena horní část obrazovky. V excelu rozdělí uchazeče do skupin tak, aby počty uchazečů ve skupinách byly rovnoměrně zastoupeny na jednotlivých termínech přijímacích zkoušek. Rozdělení uchazečů po typech studia, formě studia a oborech oznámí administrátorovi STAGu v následující tabulce: Tabulka 3 - Příklad tabulky předané vedoucím SO administrátorovi STAGu s uchazeči rozdělenými do skupin. Skupiny jsou přiřazeny termínům PŘ. Tuto tabulku předá také studijním referentkám, budou podle ní roztřiďovat uchazeče na konkrétní termíny. Datum termínu PŘ Skupiny Počet uchazečů 07.06.xx P_HOSPOL+P_HOT 300 08.06.xx Kombinovaní+P_ECR 250 09.06.xx P_Ekoman bez P_ECR 500 10.06.xx SCIO 750 6/20 SU OPF v Karviné

PR04-2 Upřesnění termínů zkoušek ve STAGu PR04-2 UPŘESNĚNÍ TERMÍNŮ ZKOUŠEK VE STAGU Administrátor doplní do poznámky formuláře PJ0015 k příslušnému termínu skupinu určenou vedoucím SO. Po zadání skupin informuje administrátor STAGu vedoucího SO, aby znovu převedl uchazeče ze STAGu do excelu nabídkou Adresní štítky, nyní již včetně termínů označených konkrétní skupinou (popis a označením skupiny se zobrazí v poznámce u termínu). Obrázek 2 - Doplnění skupiny k termínu PŘ: 7/20 SU OPF v Karviné

PR04-3 Roztřídění uchazečů do skupin ve STAGu PR04-3 ROZTŘÍDĚNÍ UCHAZEČŮ DO SKUPIN VE STAGU Nyní, když je známo roztřídění uchazečů do skupin a přiřazení skupin jednotlivým termínům přijímacího řízení, musíte přesunout uchazeče ze sběrného termínu (O1_ST pro 1.kolo, O2_ST pro 2.kolo) na konkrétní termíny podle toho, do které skupiny uchazeč patří. Nejdříve se musíte přesvědčit, zda existují uchazeči bez přiděleného termínu. V nabídce STAGu Přijímací řízení > Komise, termíny, studenti na termínu si otevřete formulář PJ0015 a vyberte název zkušební komise. Ve vyhledávacím režimu zadáte Název zkušební komise. Název zkušební komise je zadán ve tvaru OPFrr_ckolo, kde rr znamená rok a c číslo kola (nabývá hodnot 1 nebo 2, např. OPF10_1kolo ). Název zkušební komise vyhledáte klávesou F8. Obrázek 3 - Volba prvního (OPFrr_1kolo) nebo druhého (OPFrr_2kolo) kola přijímacího řízení, kde rr = rok přijímacího řízení. 8/20 SU OPF v Karviné

PR04-3 Roztřídění uchazečů do skupin ve STAGu Nejprve musíte zkontrolovat, zda existují uchazeči bez přiděleného termínu. Nesmí existovat jediný uchazeč bez přiděleného termínu. Všichni uchazeči musí být přiřazeni sběrnému termínu, ze kterého se budou roztřiďovat na termíny určené vedoucím SO (viz Tabulka 3). Postup: Obrázek 4 - Zjištění uchazečů bez přiděleného termínu. Pro vybraný název zkušební komise a sběrný termín navolíte v poli Vybírat všechny uchazeče bez termínu. Zobrazené uchazeče si musíte poznamenat. Přiřadíte jim sběrný termín nabídkou Přijímací řízení > Zadání uchazeče jednotlivě (bohužel do formuláře PJ0015 nelze popis termínu přijímacích zkoušek zadat přímo). Po přiřazení popisu termínu přijímacího řízení uchazečům, kterým chyběl, proveďte kontrolu znovu. Seznam všech uchazečů Bez termínu musí být prázdný. 9/20 SU OPF v Karviné

PR04-3 Roztřídění uchazečů do skupin ve STAGu Postup přesunu uchazečů ze sběrného termínu na konkrétní termíny stanovené vedoucím studijního oddělení. KROK 1: Nejprve převedeme na SCIO termín všechny uchazeče, kteří mají v poznámce uvedeno SCIO (postup přesunu ostatních uchazečů je identický, řídí se skupinami oborů stanovenými v Tabulka 3). Uchazeče vybereme následovně: Obrázek 5 - Výběr uchazečů SCIO na sběrném termínu a jejich přesun na termín uvedený v Tabulka 3. Důležité: SCIO uchazeči se musí převést jako první, protože se vyskytují napříč obory. Zobrazí se formulář s odfiltrovanými uchazeči SCIO. Na formuláři si označíte všechny vybrané uchazeče a odhlásíte je z termínu O1_ST(viz Obrázek 7). Po odhlášení se zobrazí opět všichni zbývající uchazeči (kromě SCIO) na termínu O1_ST. Poznámka: Obdobně budete postupovat při roztřiďování uchazečů jednotlivých oborů na příslušné termíny. Např. pokud byste potřebovali vybrat všechny uchazeče o bakalářské prezenční studium oboru manažerská informatika, zadáte do pole Označení ve výběrovém režimu obrazovky kód oboru O1BP_MI a uchazeče vyberete klávesou F8. Další postup je shodný jako u SCIO. Obrázek 6 - Výběr uchazečů pro převod na konkrétní termín dle oborů provedete na formuláři PJ0015 dole v poli Označení. KROK 2: 10/20 SU OPF v Karviné

PR04-3 Roztřídění uchazečů do skupin ve STAGu Odhlášení uchazečů ze sběrného termínu. Obrázek 7 - Vybraní uchazeči (v tomto případě SCIO) na sběrném termínu. Jejich označení a odhlášení ze sběrného termínu. Uchazeče odhlásíte následovně: 1. Tlačítkem Označ vše označíte všechny vybrané uchazeče. 2. Označené uchazeče odhlásíte z termínu tlačítkem Odhlaš. Odhlášení uchazeči nebudou přiřazeni žádnému termínu. (To je také důvod, proč před započetím této operace nesmí existovat žádný uchazeč bez přiděleného termínu, viz Obrázek 4. Tito uchazeči by se míchali s korektně odhlášenými uchazeči v kroku 2). KROK 3: 11/20 SU OPF v Karviné

PR04-3 Roztřídění uchazečů do skupin ve STAGu Přihlášení uchazečů na nový termín. Termín musí existovat (zadává administrátor dle podkladů vedoucího SO). Obrázek 8 - Přihlášení uchazečů (v tomto případě SCIO) na termín stanovený vedoucím SO v Tabulka 3. Postup přihlášení uchazečů na nový termín: 1. Do polí Vybírat zadáte Všechny a Bez termínu. Počkáte, až se zobrazí uchazeči bez přiřazeného termínu (může chvíli trvat). Seznam musí přesně odpovídat těm uchazečům, kteří byli v předcházejícím kroku z termínu odhlášeni. Pro účely této operace je jedno, na kterém termínu je kurzor postaven (viz sekce Termín na formuláři PJ0015). 2. Nyní nastavíte kurzor na termín, do kterého si přejete uchazeče přesunout. 3. Označíte uchazeče tlačítkem Označ vše. 4. Uchazeče přihlásíte tlačítkem Přihlaš. Po ukončení operace se opět v seznamu zobrazí všichni uchazeči, kromě přesunutých. KROK 4: 12/20 SU OPF v Karviné

PRO04-4 Zadání kódu rozhodnutí a kódu zápisu Zobrazení uchazečů přesunutých na nový termín: Obrázek 9 - Zobrazení uchazečů přesunutých na jiný termín. V sekci Přiřazený termín musí Popis a Datum odpovídat novému termínu. Nastavíte kurzor na termín, do kterého jste uchazeče převedli. Do polí Vybírat zadejte Všechny a S daným termínem. Zobrazí se seznam uchazečů s daným termínem. V sekci Přiřazený termín musí být uveden nový popis a datum termínu. Tímto krokem je přesun uchazečů ze sběrného termínu na jiný (v našem příkladě z O1_ST na O1_SCIO) ukončen. Naprosto stejným způsobem přesunete uchazeče ze sběrného na jiné termíny dle oborů definovaných v Tabulka 3. Pro výběr uchazečů můžete použít kterékoliv červeně označené pole na následujícím obrázku. Důležité upozornění: Obrázek 10 - Pole, pomocí nichž lze vybírat uchazeče k přesunu na jiný termín PŘ. 1) Až přesunete všechny uchazeče ze sběrného termínu na konkrétní stanovené vedoucím SO, na sběrném termínu nesmí existovat žádný uchazeč. Kontrolu provedete postupem uvedeným na Obrázek 4. 2) Pokud by uchazeč podal přihlášku po uzávěrce přijímacího řízení v době, kdy jsou známy termíny PŘ jednotlivých oborů, můžete uchazeči přidělit přímo konkrétní termín PŘ nabídkou Přijímací řízení > Zadání uchazeče jednotlivě na kartě Termín zkoušky. PRO04-4 ZADÁNÍ KÓDU ROZHODNUTÍ A KÓDU ZÁPISU 13/20 SU OPF v Karviné

PRO04-4 Zadání kódu rozhodnutí a kódu zápisu Po roztřídění uchazečů na jednotlivé termíny PŘ studijní referentky přidělí uchazečům kódy rozhodnutí a kód zápisu následovně: pro SCIO uchazeče zadají kód rozhodnutí 72 a kód zápisu 9 pro všechny ostatní uchazeče kromě SCIO kód rozhodnutí 90 a kód zápisu 9. Kódy by se měly uchazečům přidělit v okamžiku, kdy je příprava PŘ ukončena a kdy je jisté, že se do příslušného kola PŘ již nebudou dodatečně přidávat žádní další uchazeči. Kódy se přidělují v nabídce Přijímací řízení > Přidělení rozhodnutí uchazečům. Doporučuje se, aby operaci provedla jedna referentka a přidělila kódy uchazečům postupně pro všechny obory. KROK 1: VYHLEDÁNÍ OBORŮ, PRO KTERÉ JE VYPSÁNO PŘ. Obrázek 11 - Vyhledání přijímacích oborů otevíraných v příštím akademickém roce. KROK 2:PŘIDĚLENÍ KÓDU ROZHODNUTÍ UCHAZEČŮM NA JEDNOTLIVÝCH OBORECH. Výsledkem hledání v předcházejícím kroku je seznam oborů s přihlášenými uchazeči. 14/20 SU OPF v Karviné

PRO04-4 Zadání kódu rozhodnutí a kódu zápisu Obrázek 12 - Zobrazení uchazečů přihlášených na daný obor. Uchazečům na oboru musí referentka zadat kódy rozhodnutí 72 pro SCIO a 90 pro ostatní uchazeče. Všem uchazečům bez rozdílu musí taktéž zadat kód zápisu 9. 15/20 SU OPF v Karviné

PRO04-4 Zadání kódu rozhodnutí a kódu zápisu KROK 3: VYHLEDÁNÍ SCIO UCHAZEČŮ. Obrázek 13 - Uchazeči, kteří absolvovali zkoušky SCIO, se dají dohledat pouze tehdy, pokud mají v poznámce uveden řetězec znaků SCIO. 1. Klikněte myší do pole Pozn. 2. Klávesou F7 přepnete obrazovku do vyhledávacího režimu. 3. V režimu vyhledávání zadáte do pole Pozn. řetězec znaků %SCIO%. 4. Vyhledávání spustíte klávesou F8. 16/20 SU OPF v Karviné

PRO04-4 Zadání kódu rozhodnutí a kódu zápisu KROK 4: PŘIDĚLENÍ KÓDŮ VYBRANÝM UCHAZEČŮM. Obrázek 14 - Přidělení kódu rozhodnutí a kódu zápisu vybraným a označeným uchazečům. Nyní máte vybrané uchazeče SCIO. Kódy rozhodnutí a výsledku zápisu jim zapíšete následovně: 1. Do červeně orámovaných polí vlevo od tlačítka Přiděl si přednastavíte hodnoty, které později zapíšete všem označeným studentům. Ze seznamu vyberete kód 72-SCIO. Datum nastavte na den, kdy provádíte přidělení kódů (datum může být jakékoliv před zahájením přijímacího řízení). 2. Přednastavíte si kód Zápis na 9- zápis dosud neproběhl. 3. Tlačítkem Označ všechny označíte všechny vybrané uchazeče. 4. Tlačítkem Přiděl zapíšete přednastavené kódy v krocích 1 a 2 označeným uchazečům. 17/20 SU OPF v Karviné

PRO04-4 Zadání kódu rozhodnutí a kódu zápisu Po přidělení kódů SCIO uchazečům musíte zbývajícím uchazečům na oboru přiřadit kód 90-nedostavil se. Obrázek 15 - Uchazeče na vybraném oboru, jimž nebyly kódy přiděleny, si zobrazíte volbou "bez rozhodnutí" a potvrdíte tlačítkem "Proveď". Nyní musíte zbývajícím uchazečům přidělit kód rozhodnutí komise 90-nedostavil se k přijímacímu řízení. Uchazeče bez přiřazeného kódu rozhodnutí si zobrazíte tak, že přepnete zobrazení na bez rozh. (červeně orámováno) a potvrdíte tlačítkem Proveď. 18/20 SU OPF v Karviné

PRO04-4 Zadání kódu rozhodnutí a kódu zápisu Zobrazí se seznam uchazečů na daném oboru, jimž ještě kódy rozhodnutí nebyly přiděleny. Obrázek 16 - Po zobrazení uchazečů, jimž rozhodnutí nebylo přiděleno, jim kódy přiřadíte postupem stejným jako na Obrázek 14. 1. Nastavíte kód rozhodnutí na 90. Datum rozhodnutí a kód zápisu zůstávají nastaveny z předcházejícího kroku (pokud ne, nastavte znovu). 2. Označíte vybrané uchazeče tlačítkem Označ všechny, kterým mají být kódy přiděleny. 3. Tlačítkem Přiděl kódy uchazečům přidělíte. Tímto je přidělování kódů rozhodnutí a zápisu pro vybraný obor ukončeno. Postup musíte opakovat pro každý obor od Krok 2: na straně 14. 19/20 SU OPF v Karviné

PR04-5 Rozeslání pozvánek k přijímacímu řízení PR04-5 ROZESLÁNÍ POZVÁNEK K PŘIJÍMACÍMU ŘÍZENÍ Po přidělení kódů rozhodnutí a zápisu vedoucí studijního oddělení pomocí nabídky Přijímací řízení > Adresní štítky > Adresní štítky exportuje uchazeče do excelu a provede následující operace: 1. Odfiltrováním kódu rozhodnutí (sloupec nadepsaný kod_rozhodnuti) zkontroluje, zda neexistují uchazeči bez přiděleného kódu rozhodnutí. Pokud ano, referentka musí chybějící kódy uchazečům přidělit. 2. Pomocí hromadné korespondence rozešle pozvánky uchazečům k přijímacímu řízení. K odfiltrování uchazečů využije sloupce nadepsané den (termín přijímacího řízení; uchazeči jsou již roztříděni na termínech referentkami, viz PR04-3 Roztřídění uchazečů do skupin ve STAGu) a popřípadě pozvanka_termin (obsahuje obory, které budou uchazeči v daný termín přijímacího řízení absolvovat, zadáno administrátorem viz kapitola PR04-2 Upřesnění termínů zkoušek ve STAGu). 3. Uchazečům SCIO rozešle pomocí hromadné korespondence pozvánky k zápisu. K odfiltrování uchazečů využije sloupce tabulky stejné jako v předcházejícím bodě. Tímto krokem je proces PR04 Příprava realizace přijímacího řízení ukončen. 20/20 SU OPF v Karviné