Nastavení komunikace mezi KEO-X a KEO-W verze 5 (1.12.2015) Obsah 1. / Základní nastavení vazby mezi KEO-X a KEO-W... 2 A/ Nastavení parametrů v programu KEO-X... 2 B /Nastavení parametrů v programu KEO-W... 7 2. / Nastavení komunikace mezi KEO-X Evidence hřbitovů a KEO-W... 10 A/ Nastavení číselníku v KEO-W... 10 B/ Nastavení volby, zda exportovat poplatky do KEO-W... 12 C/ Nastavení vazby mezi sazbami KEO-X a číselníkem KEO-W... 12 D/ Nastavení vazby mezi typem výpočtu KEO-X a číselníkem KEO-W... 14 E/ Vytvoření poplatku... 15 F/ Import neuhrazených poplatků do KEO-W... 19 3. / Nastavení komunikace mezi Evidencí smluv a KEO-W... 21 4. / Nastavení pro založení poplatků z KEO-X Evidence psů do KEO-W... 26 A/ Nastavení parametrů... 26 B/ Vytvoření poplatku... 29 C/ Hromadné generování poplatků... 31 1
1. / Základní nastavení vazby mezi KEO-X a KEO-W Pro modul Evidence hřbitovů, Evidence psů a Evidence smluv, byla zprovozněna vazba KEO-X KEO-W. Pro správné fungování programu obou programů je nutné nastavit parametry v programu KEO-X a v programu KEO-W. A/ Nastavení parametrů v programu KEO-X Nastavení je pro všechny moduly společné a je nutné ho pro každé pracovní místo nastavit jednotlivě, včetně uživatele-správce, který bude provádět párování poplatků nebo test spojení se SSL. Přejdeme do menu Parametry exportu do IS KEO Zde zvolíme Nastavit jako cílový IS pro export IS KEO-W (ACCESS) a stiskneme tlačítko Přidat. 2
V nově otevřeném okně vybereme pracovní místo, které má uživatel přiřazeno v parametrech programu KEO-X a nastavíme cestu k souboru EO08_data.mdb. Ta je vidět v programu KEO-W v modulu Připojení k databázím. Popis otevření modulu Připojení k databázím je popsán v kapitole Nastavení parametrů programu KEO-W. Jedná se o popis nad obrázkem, který je druhý v pořadí. Cesta je vypsána v parametru Cesta k databázi EO11_data.mdb. Zde pouze místo souboru EO11_data.mdb vybereme soubor EO08_data.mdb. Opakuji, tuto akci je nutné provést pro každé pracovní místo jednotlivě! V programu KEO-X ještě zkontrolujeme, zda běží webové služby. To provedeme jinak u instalace lokální a jinak u instalace serverové. Nejdříve zjistíme, jaký typ instalace programu KEO-X máme, a potom budeme postupovat návodem pro příslušnou instalaci. V adresáři programu KEO-X otevřeme soubor keox.ini a podíváme se, jaká hodnota je zadaná u parametru host. Pokud je tam parametr <local>, jedná se o lokální instalaci. V případě, že je uveden název serveru nebo IP adresa, jedná se o síťovou instalaci. 3
Lokální instalace zjištění aktivace webových služeb. Otevřeme program KEO-X a přejdeme do nabídky Nastavení/Události systému. Zde otevřeme nejmladší klientský log. 4
V otevřené logu pak vyhledáme informaci o spuštění webových služeb. Údaj o portu, na kterém webové služby běží, si poznamenáme pro nastavení parametrů v programu KEO-W. Pokud tam tento zápis není, zkontrolujeme, zda jsou v programu KEO-X webové služby povoleny. To zjistíme v souboru server.ini, který je umístěn v adresáři programu KEO-X. Na obrázku jsou webové služby aktivovány. Pokud tam tento údaj chybí, tak ho doplníme. V případě, že před tímto parametrem je znak #, tak tento znak odstraníme. Po uložení změn znovu spustíme program KEO-X a zkontrolujeme, zda log již informaci o spuštění webových služeb obsahuje. 5
Serverová instalace zjištění aktivace webových služeb Informaci zjistíme v serverovém logu, který je v adresáři programu KEO-X ve složce logs. Zde otevřeme nejmladší soubor server.xxxxxxxxxxxx.log a vyhledáme zápis o spuštění webových služeb dle obrázku. Údaj o portu, na kterém webové služby běží, si poznamenáme pro nastavení parametrů v programu KEO-W. Pokud tam tento zápis není, zkontrolujeme, zda jsou v programu KEO-X webové služby povoleny. To zjistíme v souboru server.ini, který je umístěn v adresáři programu KEO-X. Na obrázku jsou webové služby aktivovány. Pokud tam tento údaj chybí, doplníme ho. V případě, že před tímto parametrem je znak #, tak tento znak odstraníme. Po uložení změn provedeme restart aplikačního serveru (admin.exe) a zkontrolujeme zápis v serverovém logu. Tím je nastavení na straně programu KEO-X hotovo. 6
B /Nastavení parametrů v programu KEO-W Spustíme program KEO-W a přihlásíme se jako správce s heslem 4590. V zobrazeném okně zkontrolujeme, zda uživatel, který bude vazbu využívat, má ve sloupečku Uživatel KEO-X vyplněno přihlašovací jméno do programu KEO-X. Potom uzavřeme okno a přihlásíme se do programu KEO- W pod svým heslem. Na základní obrazovce programu KEO-W spustíme modul připojení k databázím. Zde zkontrolujeme parametr URL. Název serveru je shodný jako u parametru IP adresa serveru MySQL. Za dvojtečkou je uveden port webových služeb. Ten jsme si již zjistili ve výpisu serverového logu programu KEO-X, když jsme kontrolovali funkčnost webových služeb, a který jsme si poznamenali. Ještě zkontrolujeme, zda je označena volba KEO-X. Potom vše potvrdíme tlačítkem OK. V adresáři KEOWdata, jehož cesta je vidět v modulu Připojení k databázím, třeba u parametru Cesta k hlavní databázi EO_data.mdb ještě zkontrolujeme, zda je zde složka jre. V této složce je umístěna java. 7
Tím je nastavení parametrů programu KEOWdata dokončeno a provedeme test. Pokud máme instalaci programu KEO-X jako lokální, musí být program KEO-X spuštěn. Do programu KEO-W se přihlásíme se jako uživatel, který bude vazbu používat, a otevřeme modul Parametry. Zde zvolíme záložku Poplatky. Stiskneme tlačítko Spustit test připojení k SSL. 8
Nejdříve se zobrazí okno příkazového řádku. Pro pokračování testu stiskneme libovolnou klávesu. Nyní je již vidět odpověď ze SSL, tedy číslo jednací z podacího deníku spisové služby. Stiskneme tlačítko OK. Zde už jenom ukončíme test stiskem tlačítka Ano. Tím je nastavena základní vazba mezi programy KEO-X a KEO-W. 9
2. / Nastavení komunikace mezi KEO-X Evidence hřbitovů a KEO-W A/ Nastavení číselníku v KEO-W Další část nastavení spočívá v nastavení číselníků příjmových agend: Číselníky / uživatelské parametry / tlačítko Příjmové agendy. V číselníku založíme tolik typů číselníků, kolik máme typů výpočtů v KEO-X. Tlačítko Nový Založit číselník příjmové agendy. Podobně jako u číselníků nenapojených na KEO-X vyplníme příslušná pole číselníku. Perioda Pozor perioda cyklus poplatku poplatek pořizovaný přes agendu hřbitovy je nutné navolit jako poplatek Jednorázový, nikdy se z něj nebude v agendě KEO-W vytvářet další potomek, všechny poplatky budou vznikat v agendě KEO-X a v agendě KEO-W se budou jen evidovat a bude umožněno jejich uhrazení. Jakákoliv změna bude muset být nejdříve provedena v agendě Hřbitovy a následně se promítne do agendy KEO-W Příjmové agendy. 10
Datum a splatnost Nebudeme vyplňovat Datum a Splatnost, tyto údaje budou přeneseny z agendy Hřbitovy a to buď z detailu poplatku, nebo při hromadném exportu v dialogovém okně. DPH Na číselníku musíme určit, jakým způsobem se bude nakládat s poplatkem ve spojitosti s DPH. Zda bude poplatek vstupovat do evidence DPH a pod jakým typem. V Evidenci Hřbitovy není určen typ daně, jen sazba, to je pro evidenci nedostatečné, z toho důvodu je nutné na číselníku v KEO-W nastavit Typ daně a sazbu. Položky Na číselníku Příjmových agend nastavíme všechny položky, které přicházejí do úvahy v případě generování daného poplatku. V případě, že u některého konkrétního poplatku položka nevzniká, bude mít evidenční záznam všechny položky a ty, které na poplatku v evidenci hřbitovy nejsou, budou mít v evidenci v KEO-W nulovou hodnotu. Dobře pojmenujte názvy položek číselníku, pomůže to při napojování na sazby v KEO-X. Název poplatku v KEO-W odpovídá typu výpočtu v KEO-X. Jednotlivé položky poplatku v KEO-W odpovídají Sazbám v KEO-X. Do poplatku v KEO-W je potřeba nastavit všechny sazby, které připadají v úvahu (i když ve většině případů budou nepoužité). 11
B/ Nastavení volby, zda exportovat poplatky do KEO-W V Systémovém nastavení v Parametrech Evidence hřbitovů provedeme zatržení na záložce KEO/KEOW exportovat poplatky do KEO nebo KEO-W. C/ Nastavení vazby mezi sazbami KEO-X a číselníkem KEO-W Dále musíme nastavit vazbu mezi Sazbami v KEO-X a položkami na číselnících v KEO-W. V Sazbách vybereme konkrétní sazbu a stiskneme tlačítko Detail. 12
Na detailu sazby stiskneme tlačítko s třemi tečkami, z nabídky vybereme položku z číselníku v KEO-W. 13
Stiskneme tlačítko Převzít. Tím jsme vytvořili vazbu mezi Sazbou a položkou. Tuto akci provedeme pro všechny sazby. D/ Nastavení vazby mezi typem výpočtu KEO-X a číselníkem KEO-W Další akcí v nastavování je vytvoření vazby mezi typem výpočtu a číselníkem. Každý typ výpočtu musí mít odpovídající číselník v KEO-W. Vybereme typ výpočtu a stiskneme tlačítko Detail, ve formuláři detailu stiskneme tlačítko se třemi tečkami vedle údaje Číselník KEO-W. 14
Vybereme odpovídající číselník pořízený v KEO-W. Označíme jej a stiskneme tlačítko Převzít. Tím jsme dokončili nastavení propojení mezi aplikací Evidence hřbitovy a Ostatními příjmy. E/ Vytvoření poplatku Poplatek se vytváří obvyklým způsobem. V případě, že generujeme poplatky v modulu Evidence hřbitovů a máme nastavenou vazbu na KEO-W, automaticky se vytvářejí evidenční záznamy v KEO-W Poplatcích. Vybereme jeden nebo více hrobů, u kterých chceme vytvořit poplatek, označíme je a stiskneme pravé tlačítko myši. Zvolíme nabídku Generovat poplatky. Zvolíme období, za jaké chceme poplatky generovat, a nastavíme datum plnění DPH (v KEO-W datum U) a datum splatnosti poplatku. V případě, že zvolíme generování poplatků za období a nastavíme datum plnění DPH a splatnost, budou mít tyto poplatky pro všechna období stejné datum plnění DPH a splatnost (tzn. poplatky generované za období 2012-2015 budou mít ve všech letech stejné datum plnění DPH a datum splatnosti, a to data nastavená v této nabídce. 15
V případě potřeby je možné změnit datum plnění DPH nebo datum splatnosti: Stiskneme tlačítko Ok-generovat - připraví se návrh na vygenerování poplatků. Je nutné provést kontrolu, zda se vygenerovaly všechny poplatky, které jsme chtěli vytvořit a zda se vygenerovaly správně. Po provedení kontroly stiskneme tlačítko Ok-Generovat, v tomto okamžiku se vytvoří všechny poplatky, které byly na návrhu. Ve stejnou chvíli se vytvoří evidenční záznamy v KEO-W. 16
Je založen poplatek v KEO-X: Zároveň také evidenční záznam v KEO-W: 17
V případě, že potřebujeme provést změnu takto vytvořeného poplatku, je nutné provést změnu v KEO-X. Program hlídá, v jaké fázi se poplatek nachází v KEO-W, zda se jedná ještě o evidenční záznam bez vazby na Účetnictví, nebo je z něj i v KEO-W poplatek, s vytvořeným předpisem v účetnictví. Stav v KEO-W: 18
a) Evidenční záznam V tomto případě je možné v KEO-X poplatek zrušit a zároveň se zruší evidenční záznam v KEO-W. b) Poplatek V tomto případě je třeba nejdříve provést storno v účetnictví. Z poplatku v KEO-W se stane Evidenční záznam, následně je možné provést zrušení poplatku v KEO-X, tím dojde i ke zrušení evidenčního záznamu v KEO-W. F/ Import neuhrazených poplatků do KEO-W Aby přenos dat a napojení mezi KEO-X a KEO-W byl úplný, je nutné převést i neuhrazené poplatky za hřbitovy do KEO-W, aby bylo možné je kdykoli v budoucnu uhradit pomocí pokladny v KEO-W. Postup při importu poplatků je náročnější a vyžaduje několik kroků, které je potřeba udělat, aby byl import do KEO-W úspěšný, a nebylo potřeba provádět následné opravy, které by mohly narušit vazbu mezi KEO-W a KEO-X. Postup: I. Ještě když je systém napojen na KEO 1. Zkontrolovat, zda souhlasí poplatky v KEO a KEO-X a opravit, aby byly v souladu. 2. Zkontrolovat úhrady v KEO. 3. V KEO-X provést aktualizaci úhrad z KEO. 4. Přesměrovat komunikaci na KEO-W. II. Změnit napojení z KEO na KEO-W 1. Doplnit odkazy na položky KEO-W u všech typů sazeb (v případě, že předpis na daný poplatek již byl vytvořen, je nutné mít v KEO-W pro přenos dat speciální číselník automatického rozúčtování, protože se předpis nebude vytvářet znovu, musí se vytvořit prvotní doklad bez předpisu). 2. Doplnit odkazy na číselníky KEO-W do všech typů výpočtů (v případě, že předpis na daný poplatek již byl vytvořen, je nutné mít v KEO-W pro přenos dat speciální číselník automatického rozúčtování, protože se předpis nebude vytvářet znovu, musí se vytvořit prvotní doklad bez předpisu). 3. V seznamu Smlouvy spustit kontrolu smluv. 4. Vytisknout si přehled zjištěných chyb. 5. Odstranit zjištěné chyby. 6. Spustit přenos poplatků do KEO-W (Poplatky tlačítko Export neuhrazených poplatků do KEO-W). 19
20
Po provedení této akce budou všechny neuhrazené poplatky z KEO-X založeny v KEO-W. 3. / Nastavení komunikace mezi Evidencí smluv a KEO-W Podobně jako u Evidence hřbitovů je nutné při vytváření vazby mezi KEO-X a KEO-W splnit několik kroků pro bezproblémové naplňování poplatků nebo ostatních příjmů v KEO-W. 1. Nastavení exportu do KEO/KEO-W Nastavení - Systémové nastavení Moduly - Evidence smluv Parametry - záložka KEO provést zatržení, že chceme provádět export dat z KEO-X do KEO-W. 21
2. Nastavení číselníku Příjmových agend v KEO-W. Pro každý typ nájmu je nutné mít vlastní číselník v KEO-W. Doporučujeme mít pro každou kombinaci položek jeden typ číselníku v KEO-W. 3. Nastavení vazeb mezi KEO-X a KEO-W se provádí na rozpisech plateb. Je nutné určit, zda oprávněná osoba je plátcem DPH a zda je potřeba s touto položkou pracovat. V případě, že potvrdíme, že oprávněný je plátce DPH, je provedena kontrola na to, že na číselníku KEO- W je zatrženo DPH a zda je vyplněn typ DPH a sazba DPH. 4. Nastavíme odpovídající číselník KEO-W stiskneme tlačítko se třemi tečkami. 5. Objeví se dialog pro nastavení příslušného záznamu a položky. 22
6. Po kliknutí na tlačítko Záznam se zobrazí číselník KEO-W 7. Kliknutím na tlačítko Převzít - údaj nastavíme. 8. Stejně postupujeme i v případě položky. 9. Po nastavení obou údajů klikneme na OK. Údaje se převezmou do rozpisu a můžeme pořídit novou platbu. 23
10. Export můžeme spustit přímo na platbě nebo na jejím záznamu z menu na pravou myš. 11. Pokud je potřeba změnit datum plnění DPH nebo datum splatnosti, vyplníme je v následující tabulce: 24
12. Tlačítkem Ok-generovat se spustí export. 13. Záznam byl exportován do KEO-W. 25
4. / Nastavení pro založení poplatků z KEO-X Evidence psů do KEO-W Propojení mezi KEO-X Evidencí psů a KEO-W Poplatky je trochu jiné, než u výše uvedených agend (Hřbitovy + Smlouvy). Z Evidence psů se poplatky pouze zakládají. Jejich změny, případně zrušení se řeší samostatně jak v KEO-X Evidence psů, tak v KEO-W Poplatky. Existují dvě možnosti, jak provést zakládání poplatků z Evidence psů do KEO-W: 1. Založení poplatku za psa jednorázově V tomto případě se v KEO-W Poplatcích založí poplatek jako roční. Z evidence psů se vygeneruje první poplatek do KEO-W. Poplatky na další roky již vznikají jako potomci v agendě Poplatky. Změnu poplatkové povinnosti (změna výše poplatku, ukončení poplatkové povinnosti) je nutné udělat samostatně jak v modulu KEO-X Evidence psů, tak následně v KEO-W poplatcích. Automatické promítnutí změny do KEO-W není možné, protože změna v KEO-X může mít vliv na více poplatků v KEO-W, a je nutné, aby uživatel ručně upravil výši a stav jednotlivých dotčených poplatků v KEO-W. Pro ukončení nebo změnu poplatkové povinnosti jsou v KEO-W k dispozici služby pod tlačítkem Akce, které umožní provedení změny. 2. Založení poplatku za psa opakovaně (každoročně) V tomto případě se v KEO-W Poplatcích založí poplatek jako jednorázový. Z Evidence psů se každoročně vygenerují poplatky na dané období a v Poplatcích následníci nevznikají. Pro vznik poplatku na další období je nutné provést nové hromadné generování poplatku v KEO-X. I v tomto případě je potřeba změnu poplatkové povinnosti (změna výše poplatku, ukončení poplatkové povinnosti) udělat samostatně jak v modulu KEO-X Evidence psů, tak následně v KEOW Poplatcích. Pro ukončení nebo změnu poplatkové povinnosti jsou v KEO-W k dispozici služby pod tlačítkem Akce, které umožní provedení změny. A/ Nastavení parametrů 1. Nastavení exportu do KEO/KEO-W Nastavení, systémové nastavení, Moduly, Evidence psů, Parametry, záložka KEO provést zatržení, že chceme provádět export dat z KEO-X do KEO-W. A rozhodnout, zda se hodnota VS bude řídit číselníkem v KEO-W nebo zda se bude jako variabilní symbol vyplňovat číslo známky. 26
2. Dále je potřeba nastavit propojení mezi číselníky poplatků v KEO-W a KEO-X. V systémovém nastavení, moduly, evidence psů, stiskneme volbu - poplatky. Pozor, uživatel, který provádí napojení, tedy administrátor, musí mít také provedeno nastavení cest ke KEO- W, jak je popsáno výše. 27
3. Úprava číselníku se provádí přes tlačítko Upravit. Pokud číselník neobsahuje žádné záznamy, je potřeba jej nejprve naplnit - příslušný poplatek opsat z KEO-W a teprve poté provést napojení ve sloupci Poplatek v KEO-W. Přes tlačítko se 3 tečkami zobrazíme číselník poplatků z KEO-W a provedeme převzetí číselníku v KEO-W. 28
Stiskneme tlačítko Zapsat položku a OK-uzavřít. B/ Vytvoření poplatku 1. Pokud máme již evidenční záznam psa vytvořen, vstoupíme do jeho detailu a pokračujeme tlačítkem Změny poplatky. 29
V případě nového záznamu pak tlačítkem s tečkami u pole s textem poplatek: 2. Při vytváření poplatku na již existujícím záznamu se zobrazí dialog pro zadání důvodu změny: Pokračujeme změnou poplatku. 3. Následující okno je společné pro nový a existující záznam: 30
4. Tlačítkem s tečkami zobrazíme číselník poplatků v KEO- X a vybereme požadovaný záznam. 5. Ještě před vytvořením poplatku se zobrazí dialog s možností změnit datum plnění DPH nebo datum splatnosti pokud je potřeba. C/ Hromadné generování poplatků Hromadně se generuje vždy skupina stejných poplatků, pro seskupování je dobré si dodatečně zobrazit sloupec s názvem poplatku, to je užitečné především v případě, že jsou již pořízeny poplatky bez vazby pak je možné záznamy setřídit podle názvu poplatku a vytvořit tak skupiny. Dále je vždy možné použít dodatečné setřídění podle sloupce poplatek. 31
Před samotným generováním poplatků je doporučeno provést aktualizaci adresy majitele psa. Aktualizace adresy se provede po výběru skupiny záznamů (případně všech) a provede se volbou akce Aktualizace adresy v menu na pravou myš, nad vybranými záznamy. V případě, že adresa neexistuje není zatrženo, je potřeba u těchto záznamů aktualizovat adresu majitele a to na detailu přes tlačítko Změny - poplatky. 1. V základním okně modulu označíme záznamy, pro které chceme exportovat poplatek musejí to být záznamy, které ještě nemají vyexportovaný poplatek! Mohou mít nastavený poplatek v detailu, ale nesmí být již exportovaný, v opačném případě kontrola export zastaví. Je potřeba exportovat poplatky, které mají společný číselník v KEO-W. Použijeme sloupec název poplatku a podle něj vybereme poplatky stejného typu. 2. Po výběru poplatku, stiskneme pravé tlačítko myši a vytvoříme ze záznamu poplatek. 32
3. Zobrazí se dialog pro nový poplatek, pro vybrání společného typu poplatku z číselníku a nastavení částky. Údaje z tohoto dialogu jsou společné pro všechny poplatky, které byly vybrány k exportu. 4. Před samotným generováním se zobrazí ještě dialog s možností nastavení data: 5. Tlačítko Ok-generovat pak spustí samotný export. 33