Aplikace Elektronická podání Transakční část portálu veřejné správy Vysvětlení pojmů
Obsah Občan 3 Organizace 3 Zástupce 3 Uživatel 3 4 Zastupování 5 Služba 6 Transakce 6 Vlastník služby 6 Registrace 6 Přihlašování k aplikaci Elektronická podání 6 Přihlášení ke službě 6 Známý údaj 7 Vysvětlení pojmů Stránka 2 z 7
Občan Organizace Zástupce Uživatel Občan je z pohledu PVS fyzická osoba, která vyřizuje s veřejnou správou agendy související s osobním životem. Organizace je z pohledu PVS fyzická nebo právnická osoba vykonávající podnikatelskou činnost. Do této kategorie také patří např. charitativní a další organizace. Zástupce je z pohledu PVS fyzická nebo právnická osoba, která na základě plné moci, mandátní smlouvy apod. zastupuje občany nebo organizace. Do této kategorie např. patří firmy, které vedou jiným firmám účetnictví. V čistě právní terminologii platí, že organizace nebo občan je v tomto případě zmocnitel a zástupce je zmocněnec. Aplikace Elektronická podání se v základní podobě snaží vytvořit mechanismus pro respektování firemní hierarchie zaměstnanců a zároveň se pro ně snaží rozlišit různé úrovně oprávnění. Z tohoto důvodu jsou v rámci aplikace Elektronická podání definovány dvě kategorie uživatel a asistent. Tyto dvě kategorie jsou relevantní pouze pro organizace a zástupce. Grafické znázornění pro kategorie uživatel a asistent ve vazbě na organizaci a zástupce je na obr. 1. Uživatel je osoba, která nějakým způsobem reprezentuje organizaci nebo zástupce. Může se jednat o majitele, jednatele, zaměstnance atd. Pro vlastní funkci aplikace Elektronická podání není důležité postavení ve firmě, ale jaká práva v aplikaci Elektronická podání jsou uživateli dána. Uživatel má v aplikaci EP nejvyšší práva. V praxi to znamená, že uživatel může: vytvářet asistenty, asistentům přiřazovat služby, mazat asistenty, odebírat asistentům služby, vytvářet nové uživatele, přihlásit organizaci k dalším elektronickým službám, odhlásit organizaci od elektronických služeb, zasílat elektronická podání k přihlášeným elektronickým službám. Možnosti uživatele se dále dělí podle toho zda se jedná o uživatele za organizaci nebo zástupce. Uživatel organizace dále může: zadat zástupce pro vybrané elektronické služby, zrušit zástupce pro vybrané elektronické služby, změnit zástupce pro vybrané elektronické služby. Uživatel zástupce dále může: přiřadit svého uživatele nebo asistenta konkrétní organizaci nebo občanovi, zrušit přiřazení uživatele nebo asistenta, Vysvětlení pojmů Stránka 3 z 7
změnit přiřazení uživatele nebo asistenta. Uživatel je samozřejmě také občan. V tomto případě uživatel/občan může: zasílat elektronická podání k přihlášeným elektronickým službám, zadat zástupce pro vybrané elektronické služby, zrušit zástupce pro vybrané elektronické služby, změnit zástupce pro vybrané elektronické služby. je obdobně jako uživatel osoba, která reprezentuje organizaci nebo zástupce. V tomto případě se s největší pravděpodobností jedná o osobu, která vykonává konkrétní činnost na základě pracovní smlouvy v rámci svých běžných pracovních povinností. Zde si můžeme představit např. účetní. v rámci aplikace EP může: odesílat elektronické dokumenty pro služby, které jsou mu přiřazeny uživatelem. Rozdělení na uživatele a asistenty je plně v kompetenci dané firmy a záleží pouze na ní jaká práva udělí svým zaměstnancům. Princip vytváření uživatelů a asistentů umožňuje respektovat pracovní povinnosti osob vystupujících za firmu. Uživatel zodpovídá za všechny asistenty, které vytvořil. nemůže vytvářet ani odstraňovat jiné asistenty ani uživatele. Dále je zde v plné míře respektován fakt, že zaměstnanci do firem nastupují a odcházejí z nich. Každá změna zaměstnance se dá velmi jednoduše provést na stránkách aplikace Elektronická podání. Mechanismus vytváření uživatelů a asistentů odstiňuje veřejnou správu od personálních změn ve firmách, ale garantuje, že za firmu odesílají dokumenty pouze oprávněné osoby. Samozřejmě, že v určitých případech si může úřad veřejné správy rozšířit způsob ověřování osob o další mechanismy. Občan Organizace Zástupci Uživatel1 Uživatel2 Uživatel3 Uživatel1 Uživatel2 1 2 3 1 2 Obr. 1 - Vazby mezi uživateli a asistenty pro občany, organizace a zástupce Vysvětlení pojmů Stránka 4 z 7
Zastupování Po registraci občana, organizace a zástupce a následném vytvoření uživatelů a asistentů může nastat případ, kdy se jednotlivé subjekty rozhodnou o zastupování. V tomto případě se může občan nebo organizace (tj. zmocnitel) rozhodnout, že přenese zodpovědnost za odesílání elektronických dokumentů na zástupce (tj. zmocněnce). Aplikace EP umožňuje celou řadu scénářů a vazeb při zastupování. Obrázek 2. ukazuje některé varianty nastavení vazeb. Ukažme si jednu variantu na příkladu. Předpokládejme, že v aplikaci Elektronická podání je zaregistrována Organizace A. Organizace A má vytvořenou strukturu uživatelů a asistentů. Dále je zaregistrován zástupce B. I zde je vytvořena struktura uživatelů a asistentů. Organizace A se rozhodla, že se v komunikaci s ČSSZ nechá zastupovat zástupcem B, protože se jedná o účetní firmu, která organizaci A zpracovává účetnictví a mzdovou agendu. Oprávněný uživatel z organizace A na stránkách aplikace Elektronická podání určí, že pro službu ČSSZ bude zastupován zástupcem B. To udělá tak, že zadá jednoznačný identifikátor zástupce do příslušného formuláře na webových stránkách. Podrobný postup je popsán v uživatelské příručce k aplikaci Elektronická podání. Zástupce B pak následně může určit, kteří z jeho zaměstnanců (ať uživatelé nebo asistenti) jsou oprávněni odesílat elektronické dokumenty pro ČSSZ za organizaci A. Aplikace Elektronická podání v okamžiku příjmu dokumentu kontroluje oprávnění odesílající osoby. V případě, že odesílající osoba nemá oprávnění pro určitý druh zastupování je elektronický dokument odmítnut. Je nutné poznamenat, že pro některé druhy zastupování je nutné vyplnit formulář nebo sepsat plnou moc a dokument je nutné doručit příslušnému úřadu veřejné správy. Samozřejmě, že optimální varianta spočívá v tom, že existuje možnost plnou moc odeslat úřadu elektronicky. Organizace B Zástupce A Občan Organizace A Zástupce B Obr. 2 Ukázka vazeb mezi zástupci, organizacemi a občany Vysvětlení pojmů Stránka 5 z 7
Služba Transakce Služba je tvořena skupinou jedné či více transakcí. Službu definuje vlastník služby a ta je na základě definice implementována v aplikaci Elektronická podání a na DIS serveru. Služba představuje nejnižší možnou úroveň přístupu pro uživatele. Podmínkou pro využívání služby je přihlášení ke službě. Transakce je nejmenší jednotkou činnosti, kterou může uživatel provádět přes aplikaci Elektronická podání, například podání elektronického formuláře.. Vlastník služby Registrace Vlastník služby je úřad veřejné správy zodpovídající za danou službu. Vlastník služby určuje: transakce, které se v rámci dané služby budou provádět, známé údaje, které ověřují identitu odesílatele, úroveň požadovaného zabezpečení, funkce prováděné DIS serverem atd. Registrace je proces, kdy jsou uživateli vytvořeny přihlašovacích informace k aplikaci Elektronická podání. Jakmile jsou přihlašovací informace vytvořeny, mohou být použity k autorizaci uživatele. V aplikaci Elektronická podání existují dva typy přihlašovacích informací. První typ je definován identifikátorem uživatele a heslem. Druhý typ je definován certifikátem. Při registraci uživatel vyplní v aplikaci Elektronická podání základní formulář. Zde zadá své jméno, příjmení a e-mail adresu. Aplikace Elektronická podání v tomto případě nijak nezkoumá správnost těchto údajů. Uživatel se následně rozhodne zda se k aplikaci Elektronická podání bude přihlašovat za pomocí uživatelského identifikátoru a hesla nebo s pomocí certifikátu. K dokončení registrace je podmínkou přihlásit se k alespoň jedné službě. Přihlašování k aplikaci Elektronická podání Přihlašovací informace uživatel používá pro přihlášení k aplikaci Elektronická podání k provádění administrativních kroků a dále je používá při zasílání podání. Podání je aplikací Elektronická podání přijato pouze v případě, kdy souhlasí přihlašovací informace uživatele a známé údaje přiřazené ke službě. Přihlášení ke službě Přihlášení ke službě představuje proces vytvoření propojení mezi přihlašovacími informacemi a sadou známých údajů. Výsledkem úspěšného přihlášení je povolení používání dané služby uživateli. Přihlášení ke službě je jednorázový postup při kterém uživatel musí vyplnit tzv. tabulku známých údajů. Tabulku známých údajů si definuje vlastník jednotlivé služby. Mezi známé údaje můžeme např. zařadit rodné číslo, var. symbol nebo např. vygenerované bezvýznamové identifikátory. Důležité je, aby se na základě známých faktů dalo na straně resortu provést přiřazení ke konkrétní osobě v informačním systému. Zadávání známých údajů je při přihlášení jednorázovou záležitostí. Vysvětlení pojmů Stránka 6 z 7
Známý údaj Formulář pro odesílání do resortu pak musí obsahovat pole pro stejná známé údaje. Aplikace Elektronická podání při příjmu dokumentu provede kontrolu přihlášení na základě uživatelského identifikátoru a hesla (popř. certifikátu) a známých údajů. Po vyplnění tabulky známých údajů pro vybranou službu se provede kontrola na správnost v importovaných tabulkách. Je-li nalezen platný záznam je uživatel přihlášen ke službě. Při přihlášení ke službám je uživatel dotázán na tzv. známé údaje. Např. variabilní symbol přidělený Českou správou sociálního zabezpečení, IČO, PSČ apod. Tyto známé údaje jsou aplikací Elektronická podání kontrolovány zda jsou platné. Úřady, které provozují služby v rámci aplikace Elektronická podání, poskytují a definují známé údaje pro každou službu a zároveň poskytují pravidelné aktualizace těchto údajů. Na známé údaje můžeme pohlížet jako na sadu identifikátorů, které mají za úkol rozpoznat koncového uživatele nebo organizaci v okamžiku, kdy se hlásí k elektronickým službám. Je samozřejmě pravdou, že pro rozlišení koncového uživatele lze použít kvalifikovaný digitální certifikát (a má samozřejmě v celém procesu nezastupitelnou roli), přesto známé údaje slouží jako filtr, který dokáže při přihlášení rozlišit uživatele, kteří mohou zasílat data v el. podobě. Implementace řešení aplikace Elektronická podání v České Republice počítá s variantou tzv. automatické aktivace služby po zadání známých údajů při přihlášení uživatele. Z toho vyplývá, že úřad by v rámci přípravy známých údajů měl počítat s tím, že vedle standardních identifikátorů by uživatel měl získat navíc specializovaný identifikátor. Tento identifikátor by uživatel získal při návštěvě příslušného úřadu.. Vysvětlení pojmů Stránka 7 z 7