Podpora bezhotovostních výkupů v programu SKLAD Odpadů 8 Téma: Podpora bezhotovostních výkupů v programu SKLAD Odpadů 8 Program: SKLAD Odpadů 8 Vypracovali: Radim Kopal, Tomáš Vrba Tento dokument popisuje novou funkcionalitu programu SKLAD Odpadů 8 podporu bezhotovostních výkupů a souvisejících činností v souvislosti se zavedením zákazu hotovostních výkupů některých druhů odpadů (kovů) novelizace vyhlášky 383/2001 Sb. vyhláškou 27/2015 Sb. s účinností od 1.3.2015). Změny ve verzi 8.6.4.3 jsou vyznačeny podtržením. Podporované způsoby úhrady za výkup V programu je možné na výkupkách použít tyto způsoby úhrady: - bezhotovostní převod na účet - složenka poštovní poukázka typu B (hotovost-účet) - složenka poštovní poukázka typu C (hotovost-hotovost) - jiný způsob (výplatní šek a jiné) Výchozí způsob (nejčastěji používaný) je možné nastavit v Možnostech programu (hlavní menu Program / Možnosti) na kartě Předvyplňování údajů volba Výchozí způsob platby výkupky. V Možnostech programu lze také nastatit omezení pro výběr způsobu úhrady na výkupkách, a to na kartě Skladové pohyby, záložka Skladové místo, volba Povolené způsoby úhrady na výkupkách. Vymáčknutím tlačítek s jednotlivými způsoby úhrady dosáhnete toho, že tyto způsoby nebudou na výkupkách k dispozici. Upozornění: Pokud je dodavatelem jiný subjekt než fyzická nepodnikající osoba (živnostník, firma, obec,...), doporučujeme používat výhradně standardní způsob úhrady fakturou. Zjednodušený způsob může být zpochybněn z daňového hlediska. Odpočet poplatků pomocí automatických služeb Pokud si přejete přenést náklady na bankovní převod nebo poštovné na dodavatele odpadu, tedy odečíst z výkupu poplatek v určité výši, je třeba nastavit pravidla, podle kterých program automaticky vloží na výkupku položku typu služba se zápornou cenou. Použitím této techniky nijak nedochází ke snížení výkupní ceny jednotlivých položek (a tím ani ke zkreslení průměrné výkupní ceny). Nastavení automatických služeb Nejprve je třeba vybrat popř. založit v číselníku služeb položku, která bude poplatek představovat (popřípadě i více služeb). Z názvu (popisu) by mělo vyplývat, že se nejedná o protiplnění k výkupu, ale o kompenzaci nákladů na finanční služby spojené s bezhotovostním převodem doporučujeme formulaci typu srážka ceny refundace finančních služeb. Cena této služby v číselníku může zůstat nulová, protože konkrétní částka se dá nastavit až na samotné automatické službě. Doporučujeme však zaškrtnout volbu Služba v režimu PDP a přiřadit základní sazbu DPH pro případ, že by dodavatelem byl plátce DPH (v tom případě ale doporučujeme použít způsob úhrady fakturou, viz upozornění výše). Tuto službu je třeba povolit na všech skladových místech, kde se budou odpočty poplatků uplatňovat.
Samotné nastavení se provádí v nové agendě Automatické služby, která je dostupná z číselníku služeb (hlavní menu Číselníky / Číselník služeb) nebo číselníku povolených služeb (hlavní menu Skladové místo / Povolené služby) pomocí tlačítka ( ) v panelu ovládacích tlačítek v horní části. Nejsnadnější způsob nastavení poplatků je pomocí funkce Nastavení poplatků pro bezhotovostní výkup tlačítko ( ). Zobrazí se následující formulář: Nejprve vyberte kód služby, kterou jste se rozhodli pro tento účel používat. Následně zaškrtněte volby, pro které způsoby úhrady se mají automatické služby vytvořit. V případě složenek typu B a C se vytvoří služby s cenami dle sazebníku České pošty (v základních cenách bez doplňkových služeb), a to pro výplaty až do výše 100.000 Kč. U bankovního převodu si nastavte konkrétní částku v korunách (kladné číslo), která má být od hodnoty výkupu odečtena. Vytvořené automatické služby lze upravovat nebo doplňovat také ručně pomocí editačního formuláře:
Základní volba Aktivní služba určuje, zda je automatická služba všeobecně platná. Následuje seznam podmínek, za jakých se služba má na skladové pohyby přidávat, přičemž se uplatňují pouze vyplněné údaje a zaškrtnuté volby. V dolní části se nastavují parametry samotné automatické služby výběr služby z číselníku, určení jednotky, množství a ceny. Použití automatických služeb na skladových pohybech Automatické služby se uplatňují pouze na vícepoložkových formulářích skladových pohybů. Pokud chcete standardně používat automatické služby, je vhodné v Možnostech programu (hlavní menu Program / Možnosti) na kartě Výkupky nastavit u parametru Výchozí typ formuláře volbu Vícepoložková výkupka. Pokud jsou automatické služby správně nastaveny, zobrazí se vždy při ukládání skladového pohybu okno se seznamem automatických služeb, u kterých jsou splněny podmínky pro jejich užití: Pokud některé nabídnuté služby nechcete uplatnit (například z důvodu, že dodavatel přiváží odpad vícekrát za den a vypořádání bude probíhat souhrnně jednou platbou), můžete zrušit zaškrtnutí na levém okraji řádku a tato služba nebude na skladový pohyb přidána. Případně lze hromadně označit nebo odznačit všechny nabízené služby stiskem tlačítek Všechno nebo Nic. Automatické služby lze také používat v tzv. tichém režimu, tzn. že se budou na skladové pohyby přidávat podle nastavených pravidel zcela automaticky bez potvrzování ze strany uživatele (okno s nabídkou služeb se vůbec nezobrazí). Tento režim lze zapnout v Možnostech programu:
Při editaci skladového pohybu jsou automatické služby odlišeny v tabulce položek grafickým symbolem ve sloupečku typ a dále použitím skloněného písma: Automatické služby lze smazat, ale nelze je editovat. Pozor při uložení jsou veškeré automatické služby opět nahrazeny novými, které splňují aktuální podmínky v okamžiku ukládání! (Pokud není žádná služba k přidání, program na situaci upozorní a nabídne smazání původní služby, která neodpovídá aktuálně nastaveným podmínkám.) V případě potřeby lze provést hromadný přepočet automatických služeb na více skladových pohybech v rámci funkce Přepočítat nevyfakturované, nevypořádané a neúčtované výkupky, respektive v rámci analogických funkcí v evidenci příjemek, výdejek a prodejek: Při použití této volby se na všech přepočítávaných skladových pohybech odstraní případné dosavadní automatické služby a nahradí novými podle aktuálně nastavených pravidel. (Přepočet se nevztahuje na zúčtované pohyby, tedy ty, které mají v tabulce pohybů ve sloupečku Fáze zelené podbarvení.) Výše popsaná agenda nahrazuje dřívější systém automatických služeb, který se nastavoval v Možnostech programu. Veškeré automatické služby zadané v původním systému jsou v rámci aktualizace databáze převedeny. Stejně jako v původním systému jsou automatické služby uplatňovány pouze na vícepoložkových formulářích. Rozdílem však je, že se služby přidávají až při ukládání skladového pohybu, nikoli při jeho otevření. Způsob úhrady: Převodem Tento způsob je z hlediska poplatků nejlevnější, proto bude zřejmě nejvíce využíván. Podmínkou pro jeho použití je vyplnění čísla účtu (případně i variabilního symbolu) na výkupce.
Evidence čísel účtů u jednotlivých subjektů (dodavatelů) U každého subjektu lze evidovat libovolné množství účtů s možností definovat výchozí účet, který se v případě volby způsobu úhrady Převodem bude na formuláři výkupky automaticky dosazovat a tisknout jako účet pro uskutečnění platby za dodaný odpad. Přidání nového účtu resp. volba výchozího účtu se provádí v číselníku subjektů na editačním formuláři subjektu na záložce Další údaje. Lze zde zadat také variabilní symbol, který se poté automaticky dosazuje do každé výkupky. Přidat účet nebo zvolit výchozí lze také přímo na pořizovacím formuláři výkupky. Po zvolení způsobu úhrady Převodem se automaticky odkryjí pole s číslem účtu a variabilním symbolem, a pokud má vybraný dodavatel již definován výchozí účet a/nebo variabilní symbol platby, dojde k automatickému dosazení těchto údajů. Zároveň je možné aktuálně zvolený účet definovat jako výchozí pro budoucí dosazování na nových výkupkách.
Pořízená výkupka převodem je v přehledu výkupek označena grafickým symbolem ( ). Tištěný doklad výkupka obsahuje výraznou informaci o čísle účtu (případně i variabilním symbolu, pokud je vyplněn), na který bude provedena úhrada za dodaný odpad/zboží a potvrzení dodavatele o souhlasu majitele účtu s jeho použitím (tento text lze uživatelsky upravit v Možnostech programu na kartě Výkupky parametr Dodatek na výkupkách převodem). Vypořádání výkupek převodem Výkupky převodem lze jednotlivě nebo hromadně vypořádat, tj. provést úkony vedoucí k uskutečnění platby a tuto skutečnost zaevidovat, tj. zaplacené (vypořádané) výkupky označit.
Vypořádání výkupek převodem se provádí v samostatném přehledu (agendě) Výkupky převodem, která je přístupná přímo z evidence výkupek pomocí tlačítka ( ) nebo z hlavního menu Skladové místo / Obchod / Výkupky převodem. Přehled Výkupky převodem je rozdělen na Vypořádané / Nevypořádané výkupky. Pokud jsou zobrazeny nevypořádané výkupky, lze je jednotlivě, popřípadě hromadně vypořádat. Vypořádání výkupek se nachází pod tlačítkem ( ) a jeho kontextovou nabídkou. Podporované způsoby vypořádání jsou: Export elektronického hromadného příkazu k úhradě (formáty ABO základní, ABO rozšířený a Multicash) vyexportuje se elektronický platební příkaz pro zadání platby pomocí internetového bankovnictví. Důležité upozornění: Je třeba zjistit, zda vaše banka a také vaše internetové bankovnictví podporuje import platebních příkazů ve formátu ABO nebo Multicash. Některé bankovní ústavy podporují pouze rozšířený formát ABO (například mbank, GE Money Bank a další). Tisk bankovního příkazu k úhradě vytiskne se klasický příkaz k úhradě (jednotlivý nebo hromadný) pro zadání platby na bankovní přepážce. Neurčitý (žádný) způsob slouží pouze k záznamu vypořádání v případě, že vypořádání probíhá mimo program SKLAD Odpadů. Pro všechny reálné způsoby vypořádání výkupek převodem platí, že v případě hromadného vypořádání (více výkupek najednou) lze zvolit varianty: Každá výkupka samostatně každá výkupka je hrazena v samostatné platbě Součtovat za číslo účtu a variabilní symbol všechny vypořádávané výkupky s vazbou na stejný bankovní účet a se stejným variabilním symbolem jsou shrnuty do jedné platby
Není-li variabilní symbol platby zadán přímo na výkupce, je přiřazen podle vybrané volby (vyznačeno červeným rámečkem): Upozornění: V případě, že provádíte více elektronických příkazů se stejným datem splatnosti, některé bankovní ústavy (například Komerční banka) vyžadují jejich rozlišení pořadovým číslem, jinak zpracují pouze první z nich a ostatní odmítnou coby duplicitní. Proto je na formuláři volba Pořadové číslo (na obrázku vyznačeno modrým rámečkem), pomocí kterého můžete požadované nastavení provést. Program vždy při novém vypořádání se stejným datem splatnosti nabízí nové pořadové číslo ve vzestupné číselné řadě. Pokud zaškrtnete na formuláři volbu Vložit do názvu (na obrázku vyznačeno zeleným rámečkem), bude se do názvu výstupního souboru automaticky doplňovat i datum splatnosti a případně i pořadové číslo příkazu. Pro všechny reálné způsoby vypořádání výkupek převodem dále platí, že v případě hromadného vypořádání výkupek převodem lze: s modulem HROMADNÉ OPERACE: generovat/tisknout platební příkazy s neomezeným počtem individuálních plateb bez modulu HROMADNÉ OPERACE: generovat/tisknout platební příkazy s maximálním počtem 35 individuálních plateb
Na konci úspěšného vypořádání program nejprve nabídne zaznamenání akce do evidence vypořádání. Vypořádání lze zaznamenat i automaticky bez dotazu toto nastavení se provádí v Možnostech programu, karta Výkupky, záložka Globální, parametr Automaticky zaznamenat vypořádání. Vypořádané výkupky jsou barevně odlišeny grafickým symbolem ( přesunou z režimu Nevypořádané do režimu Vypořádané. ) a v přehledu Výkupky převodem se Následně také program nabídne tisk podrobného přehledu právě vypořádaných výkupek. Zrušení vypořádání Pokud je třeba již vypořádanou výkupku označit jako nevypořádanou (např. z důvodu neuskutečněné platby nebo potřeby úpravy informací na výkupce a vytvoření nového platebního příkazu), lze tak učinit v přehledu (agendě) Výkupky převodem v režimu Vypořádané výkupky pomocí tlačítka ( ). Tím je výkupka vyjmuta z vypořádání, označena grafickým symbolem pro nevypořádané výkupky ( je možné provést požadované úpravy a následně nové vypořádání. Zrušení vypořádání je možné provést také hromadně v evidenci vypořádání tato funkce je dostupná pomocí tlačítka ( nevypořádaných výkupek): ) v přehledu Výkupky převodem (v režimu zobrazení vypořádaných i ) a V této evidenci lze procházet historii všech vypořádání a případně zrušit (odvolat) celé vypořádání pomocí tlačítka ( ) vlevo nahoře. Tím se všechny dotčené výkupky vrátí do stavu nevypořádaných. Zrušená vypořádání jsou v seznamu vyznačena šedým písmem. Způsob úhrady: Složenkou (typ B) Pro použití tohoto způsobu úhrady je třeba předem uzavřít smlouvu s Českou poštou, na základě které zasíláte předepsaným způsobem datové soubory s informacemi, kterým adresátům má být vyplacena jaká částka. Zároveň s tímto datovým podáním dáte ve své bance odpovídající příkaz(y) k úhradě vypořádávaných plateb a poštovních poplatků. Pošta se následně postará o tisk a distribuci poukázek adresátům.
Způsob práce s výkupkami je obdobný jako v případě výkupek hrazených převodem, pouze s těmito rozdíly: výkupky jsou vyznačeny grafickým symbolem ( ), popřípadě ( ), pokud je výkupka již vypořádána místo čísla účtu je vyžadováno vyplnění adresáta na složence na tištěném dokladu se zobrazuje informace, že vypořádání bude provedeno poštovní poukázkou typu B (i v tomto případě je možné tisknout uživatelský text, který se definuje v Možnostech programu na kartě Výkupky parametr Dodatek na výkupkách složenkou) na zadávacím formuláři výkupky není zobrazeno číslo účtu ani variabilní symbol výkupky se vypořádávají v přehledu Výkupky složenkou typ B (menu Skladové místo / Obchod) Určení adresáta na složence Na každé výkupce hrazené složenkou (typ B i C) je přesně specifikován a trvale uchováván adresát. Obvykle je jím dodavatel odpadu, ale v případě potřeby může být složenka zaslána na libovolnou adresu, popřípadě zcela jinou osobu nebo instituci. Po výběru dodavatele výkupky a způsobu úhrady složenkou se automaticky dosadí jméno, adresa (přednostně zasílací) a případně i datum narození do políčka Adresát na složence: Tlačítka s ikonou blesku slouží pro rychlé dosazení hlavní a zasílací adresy dodavatele odpadu, poslední tlačítko pro ruční zadání adresáta složenky. Je-li zadáno datum narození adresáta, je tento údaj ověřován Českou poštou při výplatě složenky. V případě, že tato situace není žádoucí, je možné datum narození na výkupce individuálně vymazat prostřednictvím ručního zadání adresáta, nebo trvale tuto možnost vypnout v Možnostech programu (karta Výkupky, záložka Globální, volba Uvádět u adresáta složenky datum narození). Datum narození, je-li na výkupce uloženo, je možné tisknout ke jménu i na složenkách typu C, ale je třeba tuto možnost mít povolenou v Nastavení tisku složenky. Údaje o adresátovi (včetně případného data narození) se zobrazují v dolní části i na tištěném dokladu:
Datový export pro Českou poštu Pro využití této funkce je třeba nejprve provést přípravu v těchto krocích: uzavřít s Českou poštou Dohodu o režimu předávání datových souborů k automatizovanému podání poštovních poukázek B (dále jen Dohodu) nainstalovat program pro šifrování souborů CRYPTA verze 2.2.0 nebo vyšší (ke stažení na stránkách České pošty) a provést jeho správné nastavení, tj. definici alespoň jednoho profilu s odpovídajícím jménem (CN) dle Dohody, instalaci vlastního bezpečnostního certifikátu (klíče) a import certifikátu partnera PKB CENTRUM do adresáře partnerů Upozorňujeme, že správné nastavení programu CRYPTA je po technické stránce poměrně komplikované a doporučujeme, aby jej provedl odborník v oblasti IT za asistence pracovníků helpdesku České pošty. INISOFT s.r.o. neposkytuje k této činnosti technickou podporu (nejedná se o součást programu Sklad odpadů). Formulář samotného vypořádání má tuto podobu: Pro úspěšné podání datového souboru je bezpodmínečně nutné, aby byly údaje Číslo odesílatele, Odchozí číslo účtu (popř. i Odchozí číslo účtu služba) a Specifický symbol vyplněny přesně podle dispozic v uzavřené Dohodě. V opačném případě Česká pošta soubor odmítne.
Datum odeslání souboru nemusí být naproti tomu nutně vyplněno přesně podle skutečnosti (doporučujeme pro přehlednost zadávat datum výkupek, které jsou odesílány). Podmínkou však je, že pokud se posílá v rámci jednoho dne více souborů (například za každou provozovnu zvlášť), je důležité rozlišit soubory pomocí pořadového čísla. Číslo odesílatele, datum a pořadové číslo v předepsaném formátu dohromady tvoří variabilní symbol, pod kterým se soubor posílá a zároveň je to variabilní symbol odpovídajícího bankovního převodu. Základním výstupem je textový soubor s názvem BPxxxxxx.TXT, kde xxxxxx je číslo odesílatele dle Dohody. Protože však Česká pošta přijímá z bezpečnostních důvodů pouze šifrované soubory, je potřeba tento soubor zašifrovat pomocí programu CRYPTA (viz výše). Doporučujeme provést tento úkon pomocí volby Zašifrovat soubor programem CRYPTA (záložka Šifrování souboru): Je třeba provést nastavení cesty (složky, ve které je program CRYPTA nainstalován), název platného profilu a jméno příjemce (standardně PKB CENTRUM). Heslo lze zadat buď trvale do formuláře vypořádání, nebo je na něj uživatel dotázán během vypořádání: Pozor, během zadávání hesla nedochází ke změně pozice kurzoru, nezobrazují se hvězdičky ani jiné znaky heslo je třeba zadávat naslepo a potvrdit stiskem klávesy Enter. Pokud bylo heslo zadáno chybně, zadaný profil neexistuje nebo došlo k jiné události, která brání úspěšnému zašifrování souboru (vypršení platnosti certifikátu, nedefinovaný příjemce atd.), program zobrazí obecné chybové hlášení a export je přerušen. Pokud proběhlo zašifrování úspěšně, do cílové složky se uloží soubor s názvem CxxxxxxxxxxK.VDS, kde xxxxxxxxxxx je variabilní symbol datového podání. Šifrování lze alternativně provádět přímo v uživatelském prostředí programu CRYPTA. Je však důležité přesně nastavit název výstupního souboru (včetně přípony), jinak jej Česká pošta odmítne.
Dále je třeba provést bezhotovostní převod na účet České pošty ve výši celkové částky zahrnující všechny výplaty i cenu za službu, popřípadě dva samostatné převody z různých účtů (jeden na výplaty a druhý na cenu služby), pokud je tento režim smluven v uzavřené Dohodě. V obou případech musí mít platba správně zadaný variabilní, konstantní i specifický symbol a číslo účtu odesílatele i příjemce musí být opět podle dispozic v Dohodě. Program umožňuje vytvoření elektronických platebních příkazů k úhradě ve formátu ABO nebo Multicash (záložka Příkaz(y) k úhradě): Nakonec program umožňuje v rámci vypořádání odeslat šifrovaný souboru emailem (záložka Odeslání souboru), a to buď prostřednictvím poštovního klienta (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird atd.) nebo přímo prostřednictvím protokolu SMTP: Předmět a tělo (obsah) emailu můžou, ale nemusí být definovány. Pokud je soubor odesílán prostřednictvím SMTP, je třeba definovat adresu odesílatele emailu (nastavte dle dispozic v Dohodě) a volitelně i adresu příjemce kopie (doporučujeme použít pro kontrolu, že byl email v pořádku odeslán).
Způsob úhrady: Složenkou (typ C) Standardní klasický způsob zaslání finanční částky odesílatel vyplní blanket poukázky a na poště uhradí danou částku, kterou pošta doručí adresátovi. Způsob práce s výkupkami je obdobný jako v případě výkupek hrazených složenkou typu B, pouze s těmito rozdíly: výkupky jsou vyznačeny grafickým symbolem ( ) výkupky nejsou vypořádávány jako v případě výkupek hrazených převodem nebo složenkou typu B, ale lze k nim obdobně jako k výkupkám na fakturu přiřadit datum nebo jiný údaj o odeslání (menu Výkupka / Zadat platbu výkupky), čímž výkupka změní barvu podkladu na zelenou a nelze ji již editovat, přepisovat při importech atd. Tato funkcionalita je dostupná i pro výkupky, které mají ve způsobu úhrady vyplněno jiný způsob (například výplatní šeky). program umožňuje vyplnit tiskem originální blanket (menu Výkupka / Tisk / Tisk složenek) Přehled bezhotovostních plateb Do evidence výkupek a rozhraní VÁHA byla přidána nová tisková funce Přehled bezhotovostních plateb, která obsahuje výpis výkupek, které mají nastaven způsob úhrady převodem, složenkou nebo jiným způsobem. Přehled je členěn podle způsobu úhrady. Při jeho spuštění je uživateli umožněno omezit výběr způsobů úhrady, které mají být v přehledu zahrnuty.